ORGANISASJON. Politiattester. Arkivarens hodebry Norsk arkivråd Region Sør Arkivsjef Grete gavelstad

Transkript

1 Politiattester Arkivarens hodebry Norsk arkivråd Region Sør Arkivsjef Grete gavelstad

2 Hvorfor politiattest Sikre at arbeidsgiver ikke ansetter personer som har gjort overtredelser innen feltet de skal jobbe med Det skal opplyses om kravet til politiattest i utlysingsteksten Det er kun den som tilbys stillingen det kan kreves politiattest av Det er arbeidstakeren som selv innhenter politiattesten Attesten må ikke være mer enn 3 måneder når den framlegges for den som har krevd attesten Arbeidsgiver KAN innhente denne, men må da oppgi formål mm 2

3 3

4 Hvorfor gir det oss hodebry? Fram til nylig sto det på politiattesten at den skulle makuleres etter bruk Som følge av at noen av lovene kun har krav om at politiattest skal «framlegges» mangler ofte politiattesten i personalmappene I Kristiansand er det åpnet for at leder kan produsere x-notat i personalmappa med følgende standardtekst: Det bekreftes at politiattest med referanse (politiets ref) av (dato) er lagt fram for Kristiansand kommune. Attesten inneholder ingen opplysninger som er til hinder for ansettelse i den aktuelle stillingen. 4

5 Arkivfaglige lover Politiattester er saksdokument og dermed journalføringspliktig jf Forskrift om offentlege arkiv 9 (tidl. 2-6) Arkivloven går over særlovene når det gjelder sletting også personopplysningsloven når dokumentet inngår i arkiv jf arkivlova 9 Særlover som omhandler politiattester i kommunen 5

6 Lov om barnehager 19 Den som skal ansettes fast eller midlertidig i barnehage skal legge frem politiattest. Det kan også kreves politiattest for andre personer som regelmessig oppholder seg i barnehagen eller har vesentlig innflytelse på barnehagens drift. Forskrift om politiattest i barnehager Attesten skal ikke være eldre enn 3 måneder Politattest skal foreligge før søkeren ansettes Det skal framgå av saksdokumentene at søker har levert politiattest til arbeidsgiver 6

7 Lov om grunnskolen og den videregåande opplæringa (opplæringslova) 10-9 Politiattest Krav om at politiattest for alle som gir leksehjelp, skolefritidsordning, musikk- og kulturskole og grunnskolen om å «leggje fram politiattest» Gjelder også personer som regelmessig oppholder seg i grunnskolen eller tilbud som over Lov om barneverntjenester 6-10 Både de som ansettes og de som skal godkjennes som fosterforeldre skal «legge fram» Forskrift om politiattest iht barnevernloven 1-8 Ikke være eldre enn 3 måneder og attesten skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende 7

8 Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) 20a Attesten skal ikke være eldre enn 3 måneder Attesten skal «fremlegges» Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (helse- og omsorgstjenesteloven 5-4 Kommunen skal «kreve fremlagt politiattest». 8

9 Politiattesten og journalføringen Et helt ordinært saksdokument med journalføringplikt Søkeren mottar attesten digitalt fra Politiet Har kommunen gode løsninger for at søker kan videresende denne i sikker kanal og enkel importeres til personalmappa? Godtar vi at søkeren «legger fram» attesten ved å vise den på mobilen? Aktuell leder må skrive notat som inneholder all vesentlig informasjon. Kan Politiet dokumentere innholdet i alle attestene de produserer?. I arkivfaglig sammenheng er autentisiteten svært viktig, men her åpner vi for unntak som følge av lovteksten Ved tilsyn i f.eks. en barnehage skal lederen kunne dokumentere at alle de ansatte har levert politiattest 9

10 Kommunesammenslåing og politiatter Krav om at nye attester må innhentes ved ansettelse i ny kommune? Har Politiet i Vadsø ressurser til å utstede attester slik at de er under 3 måneder ved mottak i kommunen? Automatisert prosess for å ta i mot og importere politiattesten til korrekt personalmappe med å sette opp integrasjon? 10

11 Kristiansand kommune Telefon