Det innkalles til styremøte kl. 13:00 på møterommet i 1.etasje, på Majorstua. Lunsj vil bli servert fra kl

Transkript

1 Styremedlemmer Oslo,12. april 2013 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles til styremøte kl. 13:00 på møterommet i 1.etasje, på Majorstua. Lunsj vil bli servert fra kl Innkallingsbrev med saksframlegg sendes som e-post til alle medlemmer og varamedlemmer. Saksdokumentene unntatt offentlighet sendes bare til de faste medlemmene. Alle sakspapirer sendes også som post til styrets faste medlemmer. Norges musikkhøgskole Postboks 5190 Majorstua 0302 Oslo Tel: Faks: E-post: mh@nmh.no Bankgiro: Besøksadresse Slemdalsveien 11 Styremedlemmer som er forhindret fra å møte bes varsle Liv Thorvaldsen Liv.thorvaldsen@nmh.no, snarest slik at vararepresentant kan innkalles. Med vennlig hilsen Eirik Birkeland rektor Tove Blix direktør

2 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold HS 11/13 Regnskap per 28. februar 2013 HS 12/13 HS 13/13 Revidert fullmaktsstruktur Arv av eiendom HS 14/13 Oppnevning av klagenemnd for perioden HS 15/13 Sammensetning av delegasjon fra styret til etatsstyringsmøtet i 2013 HS 16/13 Tilsetting i professorat i harpe X HS 17/13 Opprykk til professor X Orienteringssaker OS 2/13 Rektor og prorektorvalg U.off.

3 Saksframlegg Dato: Arkivsaksnr: /693 Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret 11/ REGNSKAP PER 28. FEBRUAR 2013 Saksbehandler Birgit Marøy Økonomisjef Direkte tel: Det er ikke gjennomført full regnskapsavslutning ved utgangen av februar. Det betyr blant annet at fullstendige periodiseringer ikke er foretatt. Driftsresultat per er 1,511 mill kroner (1,882 mill kroner per ). Resultatet er 3,178 mill kroner bedre enn budsjett. Driftsinntektene er 0,853 mill kroner over budsjett. Dette skyldes ikke periodiserte prosjektinntekter. Lønn og sosiale kostnader viser et underforbruk på 1,410 mill kroner sammenlignet med budsjett. Timelønn og fastlønn alene viser et underforbruk på til sammen 1,535 mill kroner. Det forventes at disse kostnadene vil påløpe mer i takt med budsjett utover året. Det er ikke avsatt for alle påløpte kostnader knyttet til drift i regnskapet, noe som medfører underforbruk på andre driftskostnader på 0,869 mill kroner sammenlignet med periodisert budsjett. Når det gjelder investeringer i 2013 vil vi prioritere å legge ut anbud på innkjøp av øveklaverer, konsertflygel og øveorgel innen 1. juni Det er også igangsatt arbeid med investeringer i lyd- og lysutstyr i salene og ambisjonen er at nytt utstyr skal monteres i desember. Avvik både på inntekts- og kostnadssiden er relatert til periodiseringer og vi forventer at årsprognosen vil være i samsvar med budsjett for 2013.

4 Forslag til vedtak: Styret tar regnskapet per til etterretning. Tove Blix direktør Birgit Marøy økonomisjef vedlegg: regnskap per

5 BUDSJETTOPPFØLGING RESULTATREGNSKAP Budsjett Regnskap Avvik budsjett/ per per regnskap Driftsinntekter Inntekt fra bevilgninger Gebyrer og lisenser Tilskudd og overføringer fra andre Gevinst ved salg av eiendom, anlegg og maskiner Salgs- og leieinntekter Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønn og sosiale kostnader Varekostnader Andre driftskostnader Kostnadsførte investeringer og påkostninger Avskrivninger Nedskrivninger Sum driftskostnader Ordinært driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Finansinntekter Finanskostnader Sum finansinntekter og finanskostnader Inntekter fra eierandeler i selskaper m.v. Utbytte fra selskaper m.v Sum inntekter fra eierandeler i selskaper m.v Resultat av ordinære aktiviteter Avregninger Avregning med statskassen (bruttobudsjetterte) Avregning statlig og bidragsfinansiert aktivitet (nettobudsjetterte) Sum avregninger Periodens resultat

6 RESULTATREGNSKAP Driftsinntekter Inntekt fra bevilgninger Gebyrer og lisenser Tilskudd og overføringer fra andre Gevinst ved salg av eiendom, anlegg og maskiner 0 56 Salgs- og leieinntekter Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønn og sosiale kostnader Varekostnader Andre driftskostnader Kostnadsførte investeringer og påkostninger Avskrivninger Nedskrivninger Sum driftskostnader Ordinært driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Finansinntekter 3 57 Finanskostnader 2 10 Sum finansinntekter og finanskostnader 0 47 Inntekter fra eierandeler i selskaper m.v. Utbytte fra selskaper m.v. Sum inntekter fra eierandeler i selskaper m.v. 0 0 Resultat av ordinære aktiviteter Avregninger Avregning med statskassen (bruttobudsjetterte) Avregning statlig og bidragsfinansiert aktivitet (nettobudsjetterte) Sum avregninger Periodens resultat 0 0 4

7 BALANSE EIENDELER A. Anleggsmidler I Immaterielle eiendeler Forskning og utvikling Rettigheter og lignende immaterielle eiendeler Sum immaterielle eiendeler 0 0 II Varige driftsmidler Bygninger, tomter og annen fast eiendom Maskiner og transportmidler Driftsløsøre, inventar, verktøy og lignende Anlegg under utførelse Beredskapsanskaffelser Sum varige driftsmidler III Finansielle anleggsmidler Investeringer i datterselskaper Investeringer i tilknyttet selskap Investeringer i aksjer og andeler Obligasjoner og andre fordringer Sum finansielle anleggsmidler 0 0 Sum anleggsmidler B. Omløpsmidler I Varebeholdninger og forskudd til leverandører Varebeholdninger Forskuddsbetalinger til leverandører Sum varebeholdninger og forskudd til leverandører 0 0 II Fordringer Kundefordringer Andre fordringer Opptjente, ikke fakturerte inntekter 0 0 Sum fordringer III Investeringer Tøyenfondet og Observatoriefondet Sum finansielle omløpsmidler 0 0 IV Kasse og bank Bankinnskudd på konsernkonto i Norges Bank Andre bankinnskudd Andre kontanter og kontantekvivalenter Sum kasse og bank Sum omløpsmidler SUM EIENDELER

8 VIRKSOMHETSKAPITAL OG GJELD C. Virksomhetskapital I Innskutt virksomhetskapital Innskutt virksomhetskapital Sum innskutt virksomhetskapital 0 0 II Opptjent virksomhetskapital Opptjent virksomhetskapital Sum opptjent virksomhetskapital 0 0 Sum virksomhetskapital 0 0 D. Gjeld I Avsetning for langsiktige forpliktelser Ikke inntektsført bevilgning knyttet til anleggsmidler Andre avsetninger for forpliktelser Sum avsetning for langsiktige forpliktelser II Annen langsiktig gjeld Øvrig langsiktig gjeld Sum annen langsiktig gjeld 0 0 III Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldig skattetrekk Skyldige offentlige avgifter Avsatte feriepenger Forskuddsbetalte, ikke opptjente inntekter 0 0 Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld IV Avregning med statskassen Avregning med statskassen (bruttobudsjetterte) Avsetning statlig og bidragsfinansiert aktivitet (nettobudsjetterte) Ikke inntektsførte bevilgninger og bidrag (nettobudsjetterte) Ikke inntektsførte gaver og gaveforsterkninger Sum avregninger Sum gjeld SUM VIRKSOMHETSKAPITAL OG GJELD

9 Saksframlegg Dato: Arkivsaksnr: /449 Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret 12/ REVIDERT FULLMAKTSSTRUKTUR Saksbehandler Birgit Marøy Økonomisjef Direkte tel: Fullmaktsstrukturen ved NMH ble behandlet i styret 22. juni Hvert år gjennomgår vi eksisterende fullmaktsstruktur og definerte fullmakter for å oppdatere eventuelle endringer som er gjennomført siste året. Fullmaktsoversikten (per person) oppdateres jevnlig og oppdatert versjon legges ut på ansatte sidene hvert tertial. Vesentlige endringer som er implementert i revidert versjon per : Dokumentet er forenklet slik at det er lettere å lese og det er gjort noen presiseringer vedrørende innhold i beløpsgrensene Studie- og FOU-sjef er gitt utvidet budsjettdisponeringsfullmakt fra kr til kr Det samme gjelder vedkommendes stedfortreder. Rektoratet er inkludert med bestillingsfullmakt Det er i tillegg utarbeidet fullmaktskort som skal brukes ved endring i fullmakter per person. Signerte fullmaktskort arkiveres i Ephorte. Forslag til vedtak: Styret vedtar revidert fullmaktsstruktur. Tove Blix direktør Birgit Marøy økonomisjef Vedlegg: revidert fullmaktsstruktur fullmaktsoversikt per person

10 2

11 Fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole 1. INNLEDNING Dette dokumentet omhandler fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole (NMH) og gir en beskrivelse av roller, definisjoner, utøvelse og ansvarsforhold i tilknytning til dette. Reglement og retningslinjer for utøvelse og kontroll av budsjettdisponeringsmyndighet og bestillings- og attestasjonsfullmakt ved NMH er regulert i følgende dokumenter: Reglement for økonomistyring i staten Bestemmelser om økonomistyring Utdannings- og forskningsdepartementets hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler Instruks for økonomiforvaltningen ved NMH 2. FULLMAKTSOVERSIKT Følgende oversikt viser de som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) ved NMH: Benevnelse Budsjettenhet Beløpsgrense (eks. mva.) Direktør Alle Innenfor vedtatt budsjett Studie- og FOU-sjef Definert i vedlegg Seksjonssjef drift, personal og IT* Definert i vedlegg Kommunikasjonssjef Definert i vedlegg Økonomisjef Alle Innenfor vedtatt budsjett Avdelingsleder formidling Definert i vedlegg Seksjonsleder bibliotek Definert i vedlegg Fagseksjonsledere Definert i vedlegg *Har anledning til å godkjenne remittering eller lønn/reise i bank utover kr dersom økonomisjef eller stedfortreder til økonomisjef er fraværende. 2.1 Ubegrenset budsjettdisponeringsmyndighet Direktør og økonomisjef er de eneste ved NMH som har budsjettdisponeringsmyndighet på alle koststeder og uansett beløpsstørrelse, men begrenset til vedtatt budsjett. 2.2 Rektorat Rektoratet har ikke budsjettdisponeringsmyndighet. Rektoratet har ikke tilgang til de administrative systemene og kan formelt sett ikke utøve sine fullmakter. Bestillingsfullmakt er gitt fordi medlemmer av rektoratet disponerer egne drosjekort og har således mulighet til å forplikte NMH økonomisk. Det er direktør eller økonomisjef som anviser, der medlemmer av rektoratet har utøvet sin bestillingsfullmakt. 2.3 Beløpsgrensene Beløpsgrensene gjelder per kjøp per leverandør. Den som har fullmakter har et spesielt ansvar for å vurdere hvorvidt det er planlagt å kjøpe samme type tjeneste/vare fra samme leverandør i løpet av nærmeste fremtid. Dette vil kunne ha betydning for om anskaffelsen vil bli underlagt krav om for eksempel innhenting av minimum tre tilbud og protokollføring.

12 Beløpsgrensene for budsjettdisponeringsfullmakt og attestasjonsfullmakt kan overstige angitte grenser dersom attestasjon eller anvisningen gjelder avtaler, som for eksempel husleie til Statsbygg. 3. INNHOLD I FULLMAKTER 3.1 Budsjettdisponeringsmyndighet Budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmeste avgrensede formål, skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten. Alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: Påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler Påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen Påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Personlige utlegg for direktøren skal anvises av økonomisjef. Personer med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) har: Fullmakt til å godkjenne innkjøp og utbetaling av varer og tjenester, samt utbetaling av lønn og andre oppgavepliktige ytelser (inkludert reiseregninger) innenfor definerte budenheter og beløpsgrenser Fullmakt til å godkjenne fravær innenfor definerte budenheter 3.2 Attestasjons- og bestillingsfullmakt Alle utgifter skal være attestert før utbetaling finner sted. I attestasjonsoppgaven ligger en del kontrollhandlinger som skal utføres, og de omfatter kontroll av: At en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale. Ved refusjon av utlegg er det ikke anledning til å attestere eller anvise egne utleggsrefusjoner. Personer som har attestasjons- og bestillingsfullmakt har: Fullmakt fra en person som har BDM til å foreta bestillinger av varer og tjenester på vegne av NMH. Fullmakt fra en som har BDM til å kontrollere at reiseregninger er belastet riktig budenhet, formål og prosjekt Fullmakt til å attestere variable lønnstransaksjoner (f.eks. timelister) Lønnsmedarbeiderne i Økonomiseksjonen kontrollerer at alle utgiftene er dokumentert med kvittering før reiseregningen skal attesteres. Alle fast ansatte ved NMH skal registrere reiseregninger i Portalen. Dette gjelder også stipendiater. Alle administrativt ansatte skal registrere reiseregninger og fravær i Portalen. 2

13 4. DOKUMENTASJON AV FULLMAKTER En gang i året blir oversikt over hvem som har fullmakter sendt ut til seksjonene for gjennomgang og kontroll. Korrigert oversikt blir sendt direktøren for godkjennelse og signering. Dokumentet oppbevares i arkivsystemet. Alle som har fullmakter har signert et fullmaktskort som lagres i arkivsystemet. Fullmaktskortet viser hvilke budsjettenheter og formål den enkelt har fullmakter til. Fra og med endres fullmaktskortet ved at det henvises til fullmaktsoversikten når det gjelder hvilke formål som vedkommende har fullmakt til å attestere eller anvise på. Fire ganger i året blir tilganger til lønnssystemet SAP med modulen Portalen gjennomgått og kontrollert av lønnsmedarbeiderne i Økonomiseksjonen. Endringer meldes inn til DFØ Kristiansand i systemet Solman (Solution Manager). NMH betaler lisenser basert på den kvartalsvise opptellingen av brukere. 5. UTØVELSE AV FULLMAKTENE Fullmaktsstrukturen ved NMH skal: Være fullt ut i samsvar med gjeldende økonomiregelverk. NMH vil bl.a. forholde seg til regelverket ved å verne om ansvaret som tilligger budsjettdisponeringsmyndigheten. I praksis er derfor antall personer med budsjettdisponeringsmyndighet begrenset, og det er også fastlagt beløpsgrense for myndigheten. Gi god arbeidsflyt innenfor elektroniske godkjenninger. Dette betyr i praksis bl.a. at de personer som har behov for å bestille varer og tjenester normalt skal ha fullmakt til å foreta bestillinger. Alle personer som har fått delegert fullmakt til å bestille varer og tjenester er definert i et eget fullmaktsregister med oversikt over budenhet og beløpsgrenser. 5.1 Innkjøp/anskaffelser med faktura Begrenset budsjettdisponeringsmyndighet Delegeres av direktøren til seksjonsledere. Disse personene har fullmakt til å godkjenne innenfor definerte budenheter og beløpsgrenser (se vedlegg 1). Når fagseksjonslederne og stabslederne selv attesterer skal økonomisjef eller direktør være anviser. Direktør er anviser når økonomisjef attesterer. Direktør eller økonomisjef skal godkjenne alle som skal ha budsjettdisponeringsmyndighet i det elektroniske fakturahåndteringssystemet Basware. Det er definert stedfortredere i hver seksjon i administrasjonen, som har tilsvarende myndighet som sin nærmeste leder ved nærmeste leders fravær. Attestanter Alle personer som er definert i fullmaktsstrukturen har fått delegert adgang til å bestille varer og tjenester på vegne av NMH v/respektive seksjonsledere. Attestanter som bestiller varer og tjenester skal ha innhentet godkjennelse av nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet før bestilling utføres. Denne godkjennelsen kan gis enkeltvis eller for hvert budsjettår gjennom muntlige eller skriftlige avtaler. Det er opp til den som har budsjettdisponeringsmyndigheten å avgjøre avtaleformen. Ved bestilling skal bestillerreferanse alltid oppgis. For øvrig vises det til lov om offentlige anskaffelser og NMHS egne retningslinjer på dette området. 3

14 Om fagseksjonslederne spesielt Fagseksjonslederne har budsjettdisponeringsmyndighet, se vedlegg 1. I praksis vil de som oftest være attestanter for anskaffelser knyttet til egne driftsmidler. Dersom en fagseksjonsleder skal fungere som anviser, vil det medføre at en faglig ansatt i den aktuelle fagseksjonen må ha en rolle som attestant og være bruker av fakturasystemet. Det er ikke lagt opp til at andre faglig ansatte utenom fagseksjonslederne skal inn i fullmaktsstrukturen eller i NMHs fakturasystem. Økonomisjef vil være anviser for anskaffelser i fagseksjonene. 5.2 Lønn og andre oppgavepliktige ytelser Budsjettdisponeringsmyndighet for godkjenning av fastlønn Budsjettdisponeringsmyndigheten utøves ved inngåelse av arbeidskontrakt ved ansettelse. Direktør godkjenner lønnsbetingelser for alle nyansettelser ved høgskolen. Ved eventuelle senere lønnsjusteringer fremkommer utøvd budsjettdisponeringsmyndighet i form av protokoller eller egne brev til den ansatte. Ved ansettelse av timelærere beregner personalmedarbeiderne som hovedregel lønn etter ansiennitet. Attestasjon av lønnsutbetalinger Lønnsmedarbeiderne i Økonomiseksjonen kontrollerer lønn før utbetaling skjer. Budsjettdisponeringsmyndighet for godkjenning av variable lønnstransaksjoner Variable lønnstransaksjoner blir godkjent av nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet eller på bakgrunn av inngåtte avtaler (EK-tjenester telefon, bredbånd m.m.) der en person med budsjettdisponeringsmyndighet har godkjent dette. Her vil det være unntak for fagseksjonene, der studie- og FOU-sjef vil godkjenne variable lønnstransaksjoner, både for ansatte og timelærere i fagseksjonene. Attestasjon av variable lønnstransaksjoner De personene som har fått fullmakt fra en med BDM kontrollerer at utbetaling av variable lønnstransaksjoner er i henhold til inngåtte avtaler og regler før ferdig attesterte og anviste timelister etc leveres Økonomiseksjonen for registrering og utbetaling. Attestasjon av variable lønnstransaksjoner som belastes fagseksjonenes egne driftsmidler skal foretas av respektiv fagseksjonsleder. Eksempel på dette er godtgjørelse til gjestelærere. Budsjettdisponeringsmyndighet for godkjenning av reiseregninger Nærmeste leder til reiseregningsutsteder utøver budsjettdisponeringsmyndighet ved elektronisk godkjenning av reiseregninger i Portalen. Her vil det være unntak for fagseksjonene, der studie- og FOU-sjef eller økonomisjef vil anvise reiseregninger, både for ansatte, timelærere og ledere i fagseksjonene. Attestasjon av reiseregninger Innehaver av attestantrollen i SAP kontrollerer at reisen er godkjent, og at reiseregningen belastes riktig budenhet, formål og prosjekt. Spesielt for fagseksjonslederne Fagseksjonslederne vil ha en attestasjonsrolle i Portalen vedrørende reiseregninger for egne ansatte som har hatt faglige reiser og der reisekostnadene skal belastes fagseksjonenes egne driftsmidler. Disse reisene anvises av økonomisjef. Dette gjelder også fagseksjonsledernes egne reiser. 4

15 Reiseregninger som gjelder FOU eller internasjonalisering attesteres av medarbeidere i FOU og internasjonalisering i Studieseksjonen og anvises av studie- og FOU-sjef. Kontroll av reiseregninger Lønnsmedarbeiderne i Økonomiseksjonen kontrollerer at alle utgiftene er dokumentert med kvittering før reiseregningen attesteres og sendes videre til reiseregningsutsteders nærmeste leder for endelig godkjenning. Lønnsmedarbeiderne kontrollerer også at regelverket for reiser er fulgt. Lønnsmedarbeiderne i økonomiseksjonen vil ha denne rollen for alle reiseregninger ved NMH. 5.3 Betalingsformidling Det må være to godkjennere for å kunne gjennomføre betalinger i banken. Overførte betalingsfiler fra lønnssystemet godkjennes som hovedregel av økonomisjef og økonomisjefens stedfortreder. Ved økonomisjefens fravær eller når økonomisjefens stedfortreder er fraværende har seksjonssjef for personal, drift og IT godkjenningsfullmakt sammen med enten økonomisjef eller økonomisjefens stedfortreder. Ved betaling av filer fra økonomisystemet kan økonomikonsulent eller økonomisjefens stedfortreder overføre filen og økonomisjefen godkjenner. Hvis økonomisjefen er fraværende er det økonomikonsulenten som overfører fil til banken og økonomisjefens stedfortreder som godkjenner overføringen. Alle som har en rolle når det gjelder betalingsformidling ved NMH har signert egen fullmakt. Revidert fullmaktsstruktur er vedtatt av styret ved NMH 19. april

16 Fullmaktoversikt Dato oppdatert: Personer med budsjettdisponeringsmyndighet er markert med rødt. Stedfortreder er markert med grønt. Når person med budsjettdisponeringsmyndighet er fraværende over en viss periode, aktiverer Økonomiseksjonen stedfortreder. De andre som står på listen, har bestillings- og attestasjonsfullmakt. Bestillingsfullmakten er begrenset til det beløpet som står under beløpsgrenser og til budsjett. Den som ikke finner sitt navn på listen, har IKKE adgang til å bestille varer og tjenester på vegne av NMH. Beløpsgrensen på kr gjelder for innkjøp per leverandør per bestilling. Personer som har fullmakt til å gjøre innkjøp for over kr eks. mva, SKAL ha kompetanse på anskaffelsesreglementet. Navn Budsjettenhet Formål Beløpsgrenser eks. mva. Tove Tvedt Blix alle alle Styrevedtatt budsjett Knut Jarbo , , , , Robert Haugan 3200, , 87, Liv Thorvaldsen 3200, , Sissel E. Myhre Lasse Berge 3200, , Håvar Mathiesen Cathrine Eskeland Tore Terje Trippestad 3200, , Driftstekniker 3200, , Tor Olav Torgersen 3200, , Mats Claesson 3100, 3200, , 84, Håkon Kvidal Bjørn Arne Løken Birgit Marøy Overordnet fullmakt Kjetil Solvik , , 3100, 9002, , 12-48, 63,68, Hege Brodahl , , 3100,3900, , 12-48, 63,68, Anniken Leegaard Cathrine Nymoen Dorg , Cecilie Flaatin , Guro Høimyr , 17, Guro Schjelderup , Ellen Haldar , 19, Knut Myhre 3100, , Otto Pay , , 40, 42, Renate H. Sund Silje H. Nygaard , Silje M. Skeie , , 27, Torolf Karlsen , Tonje Ø. Skeie Åse Karin Hjelen , 19, Solveig Christensen 3100, , 17, 25, Birgit Marøy Overordnet fullmakt Anders Eggen Ingrid H.Sollie Trond A. Tune Birgit Marøy Overordnet fullmakt Alison B. Aarsten Stig Gunnar Ringen Kjetil Myklebust Knut Vik 3200, , Yngve Guddal 3203, , Lars Holmen Kurverud Birgit Marøy Overordnet fullmakt Birgit Marøy alle alle Styrevedtatt budsjett Tore Broholt alle alle Styrevedtatt budsjett Natalia Eriksen alle alle Heidi Ramberg alle alle Ljubica Matosic alle alle Steinar R.Holst alle alle Thanh Thi Nguyen alle alle Tove Blix Overordnet fullmakt Tone Elofsson Otlu Alsvik Birgit Marøy Overordnet fullmakt Fagseksjonslederne Matz Pettersen , 42, Morten Carlsen , 42, Hilde Ringlund , 42, Svein Bjørkøy , 42,

17 Fullmaktoversikt Dato oppdatert: Personer med budsjettdisponeringsmyndighet er markert med rødt. Stedfortreder er markert med grønt. Når person med budsjettdisponeringsmyndighet er fraværende over en viss periode, aktiverer Økonomiseksjonen stedfortreder. De andre som står på listen, har bestillings- og attestasjonsfullmakt. Bestillingsfullmakten er begrenset til det beløpet som står under beløpsgrenser og til budsjett. Den som ikke finner sitt navn på listen, har IKKE adgang til å bestille varer og tjenester på vegne av NMH. Beløpsgrensen på kr gjelder for innkjøp per leverandør per bestilling. Personer som har fullmakt til å gjøre innkjøp for over kr eks. mva, SKAL ha kompetanse på anskaffelsesreglementet. Navn Budsjettenhet Formål Beløpsgrenser eks. mva. Morten Halle , 42, Bjørg Bjøntegaard , 42, Peter Tornquist , 42, Birgit Marøy Overordnet fullmakt Rektoratet* *Har bestillingsfullmakt på inntil kr pga. drosjekort.

18 Saksframlegg Dato: Arkivsaksnr: /975 Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret 13/ ARV AV EIENDOM Høgskolen har arvet eiendommen Hoffsveien 78 fra Elsa Margrete Meyer, som døde i november 2012, 103 år gammel. Hun var musikkinteressert, og hadde ingen nære slektninger. Hun har i sitt testamente satt høgskolen som enearving. Det er en forutsetning i testamentet at det opprettes et legat i hennes og hennes manns navn til fordel for høgskolens studenter. Testamentet følger vedlagt. Høgskolen vil for øvrig be Unifor om å bestyre legatet. Advokatfirmaet Hjorth DA bestyrer boet. Saksbehandler Cathrine Følstad Eskeland personalrådgiver Cathrine.F.Eskeland@nmh. no Direkte tel: Det er rykket inn proklama og ved fristens utløp var det meldt inn noen mindre krav fra Hafslund, Kredinor og Oslo kommune. Verdien i boet overstiger klart boets gjeld og det er ikke forbundet med risiko å overta boet. I og med at det er Norges musikkhøgskole som er arving, må i følge Oslo byfogdembete samtlige av styrets medlemmer undertegne erklæring om privat skifte. Vedlagt følger erklæring om privat skifte, som også vil bli sirkulert for underskrifter i styremøtet. Da legatet ikke vil motta midler før boet er gjort opp (det vil si at avdødes bolig er solgt, bokostnader er dekket og boet er liknet) må det opprettes et interimstyre til å ivareta legatets interesser under bobehandlingen. Forslag og innstilling til sammensetning av et interimstyre legges frem i styremøtet. Forslag til vedtak: Norges musikkhøgskole aksepterer arv etter Elsa Margrete Meyer og styrets medlemmer undertegner Erklæring om privat skifte Som medlemmer av interimstyre oppnevnes.. Tove Blix direktør Knut Jarbo seksjonssjef Vedlegg Erklæring om privat skifte Testamente

19 2

20

21

22

23

24

25

26

27

28 Saksframlegg Dato: Arkivsaksnr: /301 Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret 14/ OPPNEVNING AV KLAGENEMND FOR PERIODEN Saksbehandler Kjetil Solvik studie- og FoU-sjef Direkte tel: Universitets- og høyskoleloven fastsetter i 5-1 at universiteter og høyskoler skal ha en klagenemnd. Bestemmelsen i loven er slik: 5-1. Klagenemnd og særskilte nasjonale klageorgan (1) Universiteter og høyskoler skal opprette en klagenemnd som skal behandle klager over enkeltvedtak og, etter styrets bestemmelse, andre klagesaker for kandidatene. (2) Klagenemnda skal ha fem medlemmer med personlige varamedlemmer. Leder og varamedlem for leder skal fylle de lovbestemte krav for lagdommere. Leder og varamedlem for leder skal ikke være ansatt ved institusjonen. To av medlemmene skal være studenter. (3) Representanter for institusjonens eier eller medlem av institusjonens styre kan ikke være medlem av klagenemnda. (4) Klagenemnda er vedtaksfør når lederen eller varamedlem for leder og to andre medlemmer er til stede. (5) Klagenemndas vedtak i klagesaker kan ikke påklages. (6) Departementet kan gi forskrift om saksbehandlingen i klagesaker. (7) Departementet kan opprette særskilte nasjonale klageorgan som skal behandle klager over enkeltvedtak for bestemte områder. Styret oppnevnte klagenemnd for perioden fram til Klagenemndas funksjonsperiode er sammenfallende med styreperioden. Det har ikke vært nødvendig med mange møter i klagenemnda, men det er nå et par saker som venter på behandling. Imidlertid er det nå bare ett medlem igjen i den klagenemnda som ble oppnevnt i Dels skyldes det at lederen, som ved oppnevningen var dommer i Borgarting lagmannsrett, senere er blitt høyesterettsdommer og finner at hun ikke

29 lenger kan ha vervet. Dels skyldes det at andre medlemmer er gått av med pensjon, mens studentmedlemmer uansett oppnevnes for ett år om gangen. Det foreslås derfor at det nå oppnevnes nye medlemmer til klagenemnda for neste styreperiode, inkludert resten av inneværende styreperiode. Forslag på navn fremmes i møtet. Til orientering vedlegges de fastsatte bestemmelser om sammensetning av og mandat for klagenemnda. Forslag til vedtak: Styret oppnevner følgende medlemmer til klagenemnda for perioden fram til oppnevnes som leder av klagenemnda, med som vara. oppnevnes som medlem, med som vara oppnevnes som medlem, med som vara Følgende studentmedlemmer oppnevnes for perioden fram til : oppnevnes som medlem, med som vara oppnevnes som medlem, med som vara Tove T. Blix direktør Kjetil Solvik studie- og FoU-sjef Vedlegg: Sammensetning av og mandat for klagenemnda 2

30 KLAGENEMNDA KLAGENEMNDAS SAMMENSETNING OG FUNKSJONSTID Klagenemnda skal ha 5 medlemmer oppnevnt av styret. Leder og varamedlem for leder skal fylle de lovbestemte krav for lagdommere og skal ikke være tilsatt ved Norges musikkhøgskole. 2 medlemmer med personlige varamedlemmer skal være ansatte i undervisnings- og forskerstilling og oppnevnes etter forslag fra seksjonene. 2 medlemmer med personlige varamedlemmer skal være fra studentene. Medlem av styret kan ikke være medlem av klagenemnda. Medlem som har medvirket ved saksbehandlingen eller avgjørelse i det påklagde saksforhold, kan ikke delta ved behandling av klage over dette i klagenemnda. Klagenemnda har samme funksjonstid som styret. Dog oppnevnes studentmedlemmer og -varamedlemmer for ett år om gangen. MANDAT Klagenemnda behandler følgende saker: a) Klager over vedtak om opptak til studium fag eller emner b) Klager over vedtak om dispensasjon eller fritak for eksamen eller prøve c) Klager over vedtak om å nekte oppmelding/adgang til eksamen d) Klager over formelle feil ved: - eksamens- eller prøveavvikling - gjennomføring av sensur - godkjenning av praksis eller andre aktiviteter som er obligatorisk del av studiet e) Klager over andre enkeltvedtak f) Saker etter universitets- og høyskolelovens 4-7 som gjelder annullering av eksamen eller prøve g) Saker etter universitets- og høyskolelovens 4-8 om utestengning eller bortvisning h) Saker etter universitets- og høyskolelovens 4-9 om utestengning grunnet straffbare forhold i) Saker etter universitets- og høyskolelovens 4-10 om utestengning etter skikkethetsvurdering Klagenemnda avgjør saker i møte. Klagenemnda er vedtaksfør når lederen og to andre medlemmer er til stede. Nemnda avgjør om det er grunn til å innkalle klageren til å møte for nemnda eller til å innhente uttalelser fra andre instanser. Klagenemndas vedtak i saker som nevnt i pkt. a - e kan ikke påklages. Klagenemndas vedtak i saker som nevnt i pkt. f - i kan påklages til departementet eller særskilt klageorgan, jf universitets - og høyskolelovens 4-7.3, 4-8.4, og

31 Saksframlegg Dato: Arkivsaksnr: /299 Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret 15/ SAMMENSETNING AV DELEGASJON FRA STYRET TIL ETATSSTYRINGSMØTET I 2013 Saksbehandler Tove Blix direktør tove.t.blix@nmh.no Direkte tel: I tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet av ber departementet om at styret selv setter sammen en delegasjon fra styret på inntil sju representanter hvorav styreleder og styremedlem valgt av studentene er obligatoriske deltakere. Departementet ønsker å møte et representativt utvalg av styret og ber styret legge vekt på dette i sammensetningen av delegasjon til møtet. I tillegg til styrets medlemmer ønsker departementet at styrets sekretær (dvs. direktør) deltar. Etatsstyringsmøtet har en tidsramme på inntil to timer, og er berammet til 3. juni 2013 fra kl i Kunnskapsdepartementets lokaler, Kirkegata 18 i Oslo. Med bakgrunn i ovennevnte foreslås følgende delegasjon fra styret: -Inger Hegstad Krüger -Bernt Bauge -Kari Gjesteby -Peter Tornquist -Hege Brodahl -Sigurd Tunestveit ev. Vilde Sandve Alnæs I tillegg møter rektor og direktør. Forslag til vedtak: Styret slutter seg til den foreslåtte sammensetning av delegasjon fra styret til etatstyringsmøtet Dersom noen av de foreslåtte ikke har anledning til å møte, kan rektor oppnevne andre av styrets medlemmer til å være med i møtet. Tove Blix direktør

32 2

33 Orienteringssaker

34 Orienteringssaker

35 Saksframlegg Dato: Arkivsaksnr: /954 Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret 2/ REKTOR OG PROREKTORVALG Saksbehandler Cathrine Følstad Eskeland personalrådgiver no Direkte tel: Det ble avholdt urnevalg på rektor og prorektor for perioden Ved forslagsfristens utløp var det kommet to forslag på kandidatpar: Svein Bjørkøy som rektor og Bjørg J. Julsrud som prorektor, og Peter Tornquist som rektor og Hilde Ringlund som prorektor. Peter Tornquist ble valgt til rektor og Hilde Ringlund til prorektor med ca. 62% av stemmene. Vedlagt følger til orientering valgprotokollen. Valg av styremedlemmer blir foretatt , og talt opp 12.04, og orientering om valgets utfall vil bli gitt i møtet. Tove Blix direktør Knut Jarbo Seksjonssjef Vedlegg: Valgprotokollen

36 PROTOKOLL REKTOR- OG PROREKTORVALG Rektorvalget gjelder for perioden Ved forslagsfristens utløp var det kommet følgende to forslag på kandidater: 1. Rektor: Svein Bjørkøy, prorektor: Bjørg J. Bjøntegaard 2. Rektor: Peter Tornquist, prorektor: Hilde Ringlund Valget ga følgende resultat: Faglig tilsatte: (60 % av stemmene) Antall stemmeberettigede: 152 Avgitte stemmer totalt: 118 Valgdeltakelse: 77,6% Stemmer for Bjørkøy/Bjøntegaard: 43, 21,86% Stemmer for Tornquist/Ringlund: 75, 38,14% Blanke stemmer: 3 Teknisk- administrativt tilsatte:(20 % av stemmene) Antall stemmeberettigede: 51 Avgitte stemmer totalt: 42 Valgdeltakelse: 82,4% Stemmer for Bjørkøy/Bjøntegaard: 23, 10,95% Stemmer for Tornquist/Ringlund: 19, 9,05% Studenter: (20 % av stemmene) Avgitte stemmer totalt: 173 Antall stemmeberettigede: 599 Valgdeltakelse: 28,9% Stemmer for Bjørkøy/Bjøntegaard: 43, 4,97% Stemmer for Tornquist/Ringlund:130, 15,03% Blanke stemmer: 2

37 Peter Tornquist ble valgt til rektor og Hilde Ringlund til prorektor med 62,21% av stemmene. Svein Bjørkøy og Bjørg Bjøntegaard fikk 37,79% av stemmene. Morten Halle Guoste Tamulynaite Knut Jarbo Liv Thorvaldsen