REFERAT FRA ÅRSMØTET I ULLERUDFARET VEL

Transkript

1 REFERAT FRA ÅRSMØTET I ULLERUDFARET VEL Sted: Flerbrukshuset Dato: Før årsmøtet ble det holdt et møte angående den planlagte skoleutbyggingen på Ullerudåsen. SAK 1: ÅPNING/OPPROP Det ble foretatt opprop og det var 16 stemmeberettige tilstede. SAK 2: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkallingen og dagsorden ble godkjent. SAK 3: VALG AV MØTELEDER OG REFERENT Roger Schåffer ble valgt som ordstyrer og Jon-Ivar Paulsen ble valgt til referent. SAK 4: ÅRSMELDING Roger Schaffer redegjorde for årsmeldingen. Årsmeldingen ble godkjent. SAK 5: REGNSKAP FOR 1996 Regnskapet ble gjennomgått og godkjent. SAK 6: INNKOMNE SAKER 6. 1: Vedtektsendring - vararepresentants funksjonstid Roger Schåffer redegjorde for forslaget, som deretter ble vedtatt. 6.2 Vedtektsendring - styrets sammensetning Roger Schåffer redegjorde for forslaget, som deretter ble vedtatt. 6.3 Vedtektsendring - frist for årsmøte Roger Schaffer redegjorde for forslaget, som deretter ble vedtatt Vedlikehold/drift av ballplass Roger Schåffer redegjorde for forslaget. Det ble en diskusjon, og nere anså at vellet bør awente en henvendelse fra kommunen og supervellets evt. beslutninger. Forslaget ble deretter trukket. 6.5 Engasjement i "super-ve/" Roger Schåffer redegjorde for forslaget, som deretter ble vedtatt. SAK 7: FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 1996 Roger Schåffer redegjorde for Styrets forslag til budsjett for 1996, og dette ble godkjent med følgend~ merknad: Det bør settes et tak på fondsavsetningen. SAK 8: VALG Kirsten Larsen redegjorde for valgkomiteens innstilling, og årsmøtet foretok følgende valg: Styret: Leder Vara : Revisor: Valgkomite: Vara: Egil Johnsen (1 år) Elise Grønseth (2 år) Geir Kristiansen (2 år) Wenche Thaysen (1 år) ikke på valg Rune Lokøy (t. år) suppleringsvalg Ragnhild Mamen (1 år) Vigdis Isaksen (1 år) Erlend Røkkum (1 år) Liv-Kari Kroken (1 år) Anita Hansen (1 år) Vedlegg: 2 1 : Reviderte og gjeldende vedtekter for Ullerudfaret vel 2: Oppdatert medlemsliste referent

2 Vedl.du.er Ullerudfard vel, revidert Formål Velforeningens fom1ål er å ivareta gjennomforingen av felles forpliktelser og interesser innen feltet, bl. a. vedlikehold og drift av interne anlegg og fellesareal. Forovrig oppgaver av trivselmessig karakter. Foreningen opptar til behandling enhver sak som kan tjene disse formål. Foreningens styre kan samarbeide med andre foreninger eller institusjoner i saker ay felles interesse. 2. Medlemskap Enhver som eier bolig i Ullerudfaret felt C-4 plikter å være medlem i foreningen. Foreningens medlemmer fester foreningens festearealer gjennom sitt medlemskap. Eier av bolig kan gi fremleier fullmakt til på eiers vegne å utøve medlemsretter etter nærmere avtale. 3. Kontigenter og andre inntekter Årsmøte fastsetter medlemskontingenten, som innbetales forskuddsvis til kassereren. Festeavgiften for foreningens fellesareal skal betales av medlenuuene i tillegg til den årlige medlemskontigent. For å skaffe midler til foreningens virksomllet kan styret arrangere tilstelninger, så som lotteri, bingo o.l. 4. Foreningens ledelse STYRET Foreningen skal ledes av et styre som skal bestå av 4 - fire - medlemmer: leder, nestleder, sekretær og kasserer, samt 1 - en - vararepresentant. Styret er beslutningse,iyktig når et flertall av styrets representanter, deriblant leder eller nestleder, er tilstede. Leder, eller i hans fravær nestleder, leder stytets moter. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall. Ved stenunelikhet har leder dobbeltstemme. Alle saker og all korrespondanse skal legges fram på et styremøte. Styrets vedtak skal protokolleres. Styret har disposisjonsrett over foreningens midler til alminnelige administrative formål og rett til å bevilge beløp til foreningens formål ( I). Alle utbetalinger av kassa skal være anvist av foreningens leder og kasserer i fellesskap. Regnskapsåret for fra MEDLEMSMØTER Medlemsmøter avholdes når styret finner det nødvendig og skal bekjentgjøres minst 8 dager forut. Lovlig bekjentgjort medlemsmøte har besluttende myndighet også i bevilgningsspørsmål. Beslutninger fattes ved alminnelig flertall, og hvis det forlanges ved skriftlig avstemning. Side 1av2

3 Vedtekter læerudfard vel, revidert ÅRSMØTET Den øverste myndighet i foreningen utøves av årsmøtet. Ordinært årsmøte skal holdes hyert år innen to måneder etter utgangen av regnskapsåret. Årsmøtet innkalles av styret. Bekjentgjøring må skje med et varsel på minst 6 uker. Ekstraordinært årsmøte kan likevel avholdes når styret finner det påkrevet, eller når minst!/3 av medlemmene kommer med skriftlig krav om dette. Forslaget som et medlem ønsker behandlet av det ordinære årsmøtet, skal være skriftlig og styret i hende minst 3 uker før årsmøtet. Når det gjelder forslag til lovendring, må det være innkommet skriftlig til styret minst 4 uker før årsmøtet. Styret setter opp saksliste og kunngjør denne for medlemmene minst 2 uker før årsmøtet. Kunngjøringen skal inneholde styrets årsmelding, revidert regnskap og innkommende forslag som behandles på årsmøtet. Årsmøtet behandler: Årsmeldingen Regnskap Behandle budsjett og fastsette årsavgift Valg i henhold til 5 Innkonunende forslag Årsmøtets beslutninger fattes med alminnelig flertall blant de fremmøtte. Lovendringer krever minst 2/3 flertall. Det velges dirigent til å lede årsmøtet. Denne må gjerne være leder. Årsmøtet beslutninger protokolleres og sendes sammen med referatet fra årsmøtet til samtlige medlemmer. På årsmøtet/medlemsmøtet har hver husstand. og som har betalt sin siste forfalte Vel-avgift, l - en - stemme Huseier/beboer kan møte personlig eller ved skriftlig fullmakt la en representere av et annet medlem av foreningen. Et medlem kan dog bare møte med 1 - en - fullmakt. 5. Valg Årsmøtet skal velge: Leder. 3 - tre representanter til Styret. 1 - en vararepresentant. l - en revisor. Valgkomite på 3 - tre representanter med I - en vararepresentant. Eventuelle komiteer som det måtte være behov for (f. eks. turkontite, festkomite, bamehagekomite, gatelyskomite og veikomite). Lederen velges for ett år av gangen, styrerepresentantene for to år. Ved første valg velges to styrerepresentanter for etl år, slik at to er på valg hvert år. Vararepresentanter til styret velges for to år. Revisor velges for ett år. Styret konstitueres seg selv. Samtlige kan gjenvelges. Enhver representant er pliktig til å motta valg, men kan frasi seg valg i like lang tid som han har fungert. Side 2 av 2

4 Innkalling til årsmøte i Ullerudfaret vel onsdag 9. April kl i Flerbrukshuset. NB! Det inviteres til informasjonsmøte kl i forkant av årsmøtet om skoleutbyggingen. Representanter fra Teknisk etat er invitert for å redegjøre for hvordan skolen blir plassert og hvordan arbeidet blir gjennomført. ~ ;LS..-a tl-iea-t Dagsorden: ~ ~ 1. Åpning I opprop 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av møteleder og referent 4. Årsmelding fra styret 5. Regnskap 6. Innkomne saker 6.1 Vedtektsendring - vararepresentants funksjonstid 6. 2 Vedtektsendring - styrets sammensetning i Vedtektsendring - frist for årsmøte 6.4 Vedlikehold/drift av ballplass. 6.5 Engasjement i «super-vel» 7. Budsjett 8. Valg Huseier kan møte personlig eller ved skriftlig fullmakt la seg representere av et annet medlem av foreningen. Et medlem kan dog bare mote med 1 - en - fullmakt. For øvrig vises det til vedtektene for Vellet. Jeg gir med dette fullmakt til å representere meg på årsmøtet i Ullerudfaret vel den 9. April Dato, Navn Ullerudfaret nr.

5 Årsmelding tør Ullerudtaret vel 96/91 Det er i perioden vært avholdt 7 styremøter. Styret har avholdt to dugnader og gjennom dette holdt fellesområdene vedlike. Videre er det: o etablert kompostbinge i syd O etablert avløp på plen i øst o satt opp skilt ved innkjøring til feltet Det er utført avtalt snøbrøyting. Styret har videre hatt sin representant i utbyggingen og avslutning av ballplassen. Styret har engasjert seg i skoleutbyggingen med tanke på å: O sikre mest mulig av grønt-arealet mellom vellet og skole/barnehage o få etablert gang- og sykkelsti for å kanalisere skolebarna utenom vårt vel-område Styret har ti Is krevet kommunen vedrøren_de drenering i området syd hvoretter kommunen har påtatt seg ansvar for å utbedre problemet Styret har gjennom året holdt medlemmene orientert gjennom 3 utgivelser av «Vel-Info».

6 REGSKAP FOR ULLERUDFARET VEL 1996 INNTEKTER: Velavgift Renteinntekter INNTEKTER: UTGIFTER: Faste kostnader: Festeavgift Avgift inkassobyrå Leie av grendehus Vedlikeholdskostnader: Brøyting/strøing Leie av container kalk/gjødsel Maling, olje, og annet vedlikeholdsutstyr Sand til sandkasser Diverse: Blomster Dugnadsfester Gebyrer Uforutsette kostnader VidereutYikling: Område syd Område nord Sikring av lekeplass Drenering Kompostbinger UTGIFTER ÅRSRESULTAT: REGNSKAP , ,- 793, ,- 4061, , ,- 303,- 63, ' 927, BUDSJETT , kr BALANSE PR : Eiendeler: Innestående på bank og postgiro Gjeld og egenkapital: Egenkapital Årsresultat , , ,- kr Regnskapet er revidert og godkjent av Veiers revisor: JIJ.. ~q1 ~ ~~, ~~~

7 FORSLAG TIL BUDSJETT 1997 FOR ULLERUDFARET VEL 1. Mål Budsjettet er vellets økonomiske handlingsplan forankret i mål og løper fra et årsmøte til det neste. Ullerudfaret vel har som budsjettmessig mål for 1997 å.../ opprettholde tilfredsstillende standard eksisterende anlegg.../ videreutvikle feltet og fellesarealene innen noen få prioriterte områder.../ budsjettere med et "overskudd" for opparbeidelse av fondsavsetning jfr. Pkt. 4. Til grunn for budsjettforslaget legger Styret diskusjoner fra forrige årsmøte og egen vurdering av behov. 2. Opprettholdelse av tilfredsstillende standard Det er viktig for trivsel og eiendomsverdi at vi løpende kan ha en tilfredsstillende standard på feltet totalt og på fellesarealene. Med tilfredsstillende standard mener vi at.../ vellet gjennom 2 dugnader i året (på fellesarealer) : klipper plen, busker og kanter rydder områder og fjerner avfall rengjør kummer, stikkrenner og asfalt vedlikeholder benker, lekeapparater postkasse-stativer gjødsler og evt. vanner plener borttransport av avfall (leie av containere) 3. Videreutvikling av feltet og felles arealer Hva foreslåes av videreutvikling (dvs. tiltak utover normalt vedlikehold): a) Område syd: Etablere grussti innenfor et budsjett på kr Drenering av overflatevann, kommunen ansvarlig. b) Område nord: Montering av benk ved Ballplass. I forbindelse med bygging av gangvei forbi balløkka og en gjennomgang fra Ullerudfaret ved nr. 53/40 til denne vil det kreves investeringer og dugnadsinnsats. Dette vil være beplantning av busker, tilsåing av gress, samt kjøp av heller og materialer for gjerde. Kostnadene er estimert til Kr (materialer, busker m. m.) c) Området øst Rydding av nærområdet. d) Sikring av kant på lekeområde mellom 28/32: Gjennom kontakt med naboen nedenfor lekeområdet vil en samarbeide om en løsning. Kostnadene er estimert til Kr e) Kompostbinger: Det er viktig at fellesarealene og nærområdene ikke forringes ved lagring av hageavfall og søppel. Derfor er en kompostbinge realisert. Det foreslåes at man for 1997 setter opp ytterligere 2 kompostbinger (nord og øst). Kostnadene anslås til Kr 2.50.

8 - f) Sikring av lekeplass: Ny forskrift gjør det nødvendig å utbedre lekeplassene slik at de er i forskriftsmessig stand. Det er en overgangsordning frem til Dette innebærer reorganisering av gjerder, større sandområde under husker m.m. Det foreslås at arbeidet påbegynnes i 1997 innen en ramme på kr Finansiering av større fremtidige vedlikeholdsoppgaver/investeringer Vellet vil med all sannsynlighet få behov for større vedlikeholdsoppgaver noen år frem i tid. Dette vil trolig være knyttet til: nyasfaltering tømming av kummer drenering skifte av ledningsnett J Styret foreslår i overensstemmelse med de signaler som er kommet frem under tidligere årsmøter at det opparbeides et fond. Vellet har en egenkapital pr på ca. kr i henhold til regnskap. Det er behov for ca kr for å betjene løpende utgifter. Det foreslås at en oppretter en egen avkastningskonto for fondet hvor en setter inn kr Årlig fast sum til fondsavsetning settes til kr fra og med budsjettåret Styret gis årsmøtets fullmakt til å benytte av fondet ved behov for å ivareta større vedlikeholdsoppgaver. 4. Velavgift for 1997 Budsjettet forutsetter en velavgift på 1.20 pr. medlem pr. år.

9 FORSLAG TIL BUDSJETT 1997 FOR ULLERUDFARET VEL INNTEKTER: BUDSJETT 1997 ANDRE INNTEKTER INNTEKTER REGNSKAP 1996 UTGIFTER: Faste kostnader: Festeavgift Avgift Inkassobyrå Leie av grendehus Vedlikeholdskostnader: Broyting/Strøing Leie av container Kalk/Gjodsel Vedlikehold av benker, stativer o.l Sand til sandkasser VELAVGIFT i2 () (), Diverse: Dugnadsfester Blomster Gebyrer Uforutsette kostnader Fondsavsetting Videreutvikling: Område syd Område nord Sikring av lekeområde mellom nr. 28/32 Sikring av lekeplassene i henhold til ny forskrift Kompostbinger Drenering ,, ,- 518,- 63, Q \r ' 7 J;f;U tavol-0 cj,; l. ;.Jv~ ~ J e ( < cj? 250 (, r/< vu? /.~...f'oj, ' ,- 793, ,- 4061, , UTGIFTER TOTALT , RESULTAT ======================================================================

10 Årsmøtesak 1997 FORSLAG TIL VEDTEKTSENDRING Når det gjelder styrets sammensetning har vi i år kommet opp i den situasjon at bare en styrerepresentant blir sittende et år til. Alle de andre går ut av sine verv. Dette gir dårlig kontinuitet i styret. For å endre på situasjonen foreslår vi å endre på valgperioden for vararepresentanten til styret fra 1 til 2 år. Denne endringen må først tre i kraft fra 1998 for å komme i «tur». Valgkomiteen fremmer derfor følgende forslag : 5 Valg «Vararepresentant til styret velges for to år» Vedtaket gjøres gjeldende fra årsmøtet i velet i Valgkomiteen

11 Forslag til vedtektsordning: 4. Foreningens ledelse første ledd endres til: Foreningen skal ledes av et styre som skal bestå av 4 medlemmer: leder, nestleder sekretær og kasserer, samt et varamedlem. e På vegne av Styret

12 Forslag til vedtektsendring: 4 under beskrivelsen av Årsmøtet er det åpnet for inntil 6 måneders forskyvning mellom regnskapsåret og styrets funksjonstid. Sittende styre vil da være i en situasjon at en ikke har noe budsjett som er vedtatt av noe årsmøte. Regnskapsår og styrets funksjonstid bør sammenfalle bedre. Årsmøtene har de senere årene falt i april. Dette gir dårlig tid.. for nyvalgt styre å konstituere seg og samtidig få arrangert vårdugnad. Derfor foreslås følgende vedtektsendring: «4 Foreningens ledelse» har et underpunkt som heter «Årsmøte». Første ledd herunder foreslås endret til: Den øverste myndighet i foreningen utøves av årsmøtet. Ordinært årsmøte skal avholdes hvert år innen to måneder etter utgangen av regnskapsåret.

13 Det vises til vedtak i Formannskapet : 1. Frogn kommune overtar for drift og vedlikehold ballplass i Ullerudåsen, del av gnr. 16, bnr. 34 og gnr. 68, bnr Administrasjonen bes legge fram en oversikt over driftskostnader til nærmiljøanlegg/ballplasser og en vurdering av om vedlikehold/drift av disse kan overlates til vellene mot driftstilskudd. Utfra erfaringer med dugnadene de senere årene anbefaler styret ikke at vellet påtar seg noe i denne anledning. Forslag til vedtak: Ullerudfaret vel ønsker ikke å påta seg noe drift eller vedlikeholdsansvar for ballplassen. Vellet anser det som ønskelig at Frogn kommune påtar seg oppgavene.

14 Styreleder i Årnålveien vel, Dyrløkkeåsen velforening 1 og Ullerudfaret vel har gjennomført et konstituerende møte i interimsstyret for Dyrløkke/Ullerudåsen fellesutvalg. Lederne var enige om at det var viktig å samarbeide om saker som berører flere vel og som en kan stå sterkere i gjennom å gjøre felles front. Eksempler på fellessaker er veivedlikehold og brøyting, ledningsnett, skoleutbygging, ballplass m.m. Det var enighet om å be om støtte fra respektive årsmøter for å videreutvikle samarbeidet samt å invitere andre aktuelle vel å delta i samarbeidet. På denne bakgrunn foreslås følgende vedtak i årsmøtet: Påtroppende styre får fullmakt til å videreføre samarbeidet gjennom Dyrløkke/Ullerudåsen fellesutvalg i henhold til vedtektene i Ullerudfaret vel.

15 Valgkomiteens innstilling til verv i Ullerudfaret vel Styret: Leder: Egil Johnsen (1 år) Elise Grønseth (2 år) Geir Kristiansen (2 år) Wenche Thaysen (1 år) (Ikke på valg) Vara: Rune Lokøy (1 år) Revisor: Ragnhild Mamen (1 år) Valgkomite: Vigdis Isaksen (1 år) Erlend Røkkum (1 år) Liv-Kari Kroken (1 år) Vara: Anita Hansen (lår)