KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE - RAMMEAVTALE PÅ KOPIMASKINER OG MULTIFUNKSJONMASKINER

Transkript

1 - KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE - RAMMEAVTALE PÅ KOPIMASKINER OG MULTIFUNKSJONMASKINER 3 årig rammeavtale med mulighet for 2 år (1 + 1) forlengelse Vedlegg 1: Avtaleformular Vedlegg 2: Sjekkliste

2 Innhold 1 OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Anskaffelsens omfang Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Anbyders kontaktperson Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Framdriftsplan ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre KRAV TIL LEVERANDØREN TILDELINGSKRITERIER FOR VALG AV LEVERANDØR Produktkvalitet og sortiment Priser, levering og betaling a Prising av kopimaskinene Driftskostnader for kopimaskiner b Prising av service og driftsavtalene for kopi maskiner Leverandørkvalitet, service og oppfølging Krav til utførelse av service- og driftsavtaler Krav til responstid Oppetid Miljøaspekt Leveringstid/leveringspresisjon Referanser KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING Innleveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuds-/prisskjema Forbehold

3 5.6 Endre og tilbakekalle tilbud Tilbudets utforming Språkkrav AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN

4 1 OM KONKURRANSEN 1.1 Oppdragsgiver Kort om NGU NGU er landets sentrale institusjon for kunnskap om berggrunn, mineralressurser, løsmasser og grunnvann. NGU er en etat under Nærings- og handelsdepartementet (NHD). NGU skal aktivt bidra til at geofaglig kunnskap utnyttes til en effektiv og bærekraftig forvaltning av landets naturressurser og miljø. NGUs kompetanse kan også utnyttes i bistandsprosjekter. Som forskningsbasert forvaltningsorgan er NGU også de andre departementenes faginstans i geofaglige spørsmål. NGU har som hovedoppgaver å samle, bearbeide og formidle kunnskap om de fysiske, kjemiske og mineralogiske egenskapene til landets berggrunn, løsmasser og grunnvann. I sitt arbeid skal NGU legge hovedvekt på brukernes behov for: Oppbygging, drift og vedlikehold av nasjonale databaser og kartverk om geologiske egenskaper og prosesser. Geologisk kartlegging av Norges land- og sjøområder. Anvendt forskning og metodeutvikling. Rådgivning og informasjon. NGU hadde i 2004 en omsetning på 148 millioner kroner. NGU mottok 104 millioner kroner over statsbudsjettet via NHD. Resten finansieres eksternt gjennom samfinansieringsprosjekter og oppdrag. NGU har 213 ansatte, hvorav ca. 60 prosent er vitenskapelig personale. Strategiplanen for setter som hovedmål at NGU skal bidra til: Bedre kunnskap om natur og miljø Økt verdiskaping i mineralindustrien Bedre planlegging og arealforvaltning Effektiv bistandsvirksomhet For mer informasjon, se NGU`s nettside: 4

5 1.2 Anskaffelsens omfang Produktområde Anbudet gjelder rammeavtaler for kjøp av kopimaskiner/flerbruksmaskiner med muligheter for telefaks, skanning og nettverksløsning samt service- og vedlikeholdsavtaler for maskinene. For maskinene kan det også være aktuelt med leasing eller leie. Status Volum Fargekopi-/print NGU har to mer enn 7 år gamle fargekopimaskiner i sitt kopisenter (CLC1000 og CLC700). Begge står tilkoblet nettet, og har en viktig funksjon ifm med produksjon av rapporter og informasjonsmateriell. NGU produserer alt slikt materiell selv og stabil drift innen fargekopi og -print er derfor særdeles viktig ved NGU. CLC1000 er sterkt belastet og har det siste året hatt hyppig driftsstans. Serviceavtalen går ut 1 august. CLC700-maskinen fungerer som en backup for den andre for å sikre kontinuerlig drift. Denne har ingen serviceavtale. Det finnes i tillegg en del små fargeblekkskrivere distribuert ute i organisasjonen, men bruken av disse er ubetydelig i denne sammenheng pga kostbart driftsmateriell og lave printhastigheter. Årsvolumet for A4-fargeproduksjonen ble i 1998 anslått til dvs samlet volum på kopier over 7 år. Avlest volum 12/3-04 var på kopier. Avlest volum var samlet på mill. kopier, og som er en god del større enn estimert i I 2004 ble det kjørt ut ca A4-ark fra CLC 1000/700 hvorav ca var transparenter, noe som utgjør et månedsvolum på ca I forbindelse med 2004 årsproduksjonen på 2500 rapporter (til sammen ca A4-sider og en ubetydelig mengde A3) var 40% i farger. Økende bruk av farger i rapporter og administrative dokumenter tilsier at volumet forventes å være stigende. Sv/hv kopimaskiner og printere I forbindelse med en tilbudsrunde i 1998 kjøpte NGU 10 stk. Aficio maskiner fra Ricoh (se tabell nedenfor). Disse er spredt rundt om på institusjonen i forskjellige bygg, alle har postscript og er tilknyttet nettverket. Flere av maskinene fungere fortsatt brukbart, mens ca. 3. maskiner må betegnes som utslitt. Volumberegningen kan imidlertid ikke benyttes i detalj fordi maskiner har vært flyttet på og omorganiseringer ved NGU har medført at aktiviteter/personer har skifte arbeidssted i løpet av de 7 årene. Generelt kan man allikevel si at det årsvolum som ble anslått i 1998 og anslått volum etter 5 år var for høyt. Kun 2 av maskinen har nådd dette volumet etter 7 års drift. 5

6 Oversikt over Aficio-maskinene fra Ricoh: Brukersted type telleverk 04/2005 Anslått volum/år /5år KOPISENTER (Aficio 650) MELLOMBYGG 1:etg: (Aficio 350) feb MELLOBYGG 2: etg. (Aficio 350) BIBLIOTEKET (Aficio 450) GEOLOGIBYGG 2 etg. (Aficio 450) GEOLOGIBYGG 2 etg. (Aficio 350) GEOLOGIBYGG 3 etg. (Aficio 350) LABBYGG 1etg (Aficio 350) LABBYGG 2 etg (Aficio 350) LØKKEN (Aficio 200) I forbindelse med sitt tilbud i 1998 oppgav Ricoh følgende tall på volum: Aficio 350 kunne ha maks sider/år og en garantert levetid på 5 år og 2.4 mill. kopier Aficio 450 kunne ha maks sider/år og en garantert levetid på 5 år/3 mill. kopier Tall for Aficio 650 ble ikke gitt men må antas å ligge noe høyere enn for Aficio 450. Faktisk kopivolum er derfor for alle maskinene godt under det som var garantert volum over 5 år levetid. Imidlertid har maskinene stått i arbeid i snart 7 1/2 år, og alderen alene har trolig noe å si for mekaniske delere og driftspåliteligheten. Årsaken til et lavere faktisk volum kan tilskrives at det gjennom alle årene har vært tilgjengelig et 10'talls sv/hv laserskrivere, og man mangler oversikt over hvor mye som er produsert på disse laserskriverne. Antall service oppdrag for Ricoh-maskinene varierte i 2004 fra 1 9 besøk, og i 2005 var det behov for å sette inn reservemaskin i en periode pga av større service med bestilling av deler. I 2004 ble 5 av laserskriverne erstattet med nye skrivere, for å avlaste Aficio-maskinene ytterligere etter hvert som servicebehovet her økte. Skriverne var av type HP 2300 og har i løpet av 7-8 måned hatt en produksjon som tilsvarer en årsproduksjon på sider. Videre kan det være viktig å legge til at dette tilsvarer et forbruk på 45 toner kassetter til en årskostnad på kr (nå redusert til ). Skriverne kostet kr med en antatt levetid på 5 år og anslått driftskostnader pr side er kr (Toner 36000/ = kr , Avskriving 5*11502/5*270000= kr ). Papirkostnadene er her ikke tatt med da de antas å vil bli de samme uavhengig av skrivertype. Det antas videre at skriverne ikke vil ha behov for annet vedlikehold eller annen reparasjon enn det som dekkes av garanti. Aficio 650-maskinen er plassert i kopisenteret og benyttes til kopiering av rapporter. I 2004 var volumet på ark. Det ble dette året produsert 2500 rapporter. 6

7 Behovet for nye maskiner Farge Utstyret til standardformat farge/svarthvit produksjon i kopisenteret trenger fornyelse. NGU ønsker å opprettholde en mest mulig sentral fargeproduksjon i sitt kopisenter fordi kompetansen innen høykvalitet fargeproduksjon ligger her og hovedproduksjon av kombi farge/svarthvit rapporter skjer her. Men volumet av produksjonen består av svart/hvit tekstsider med innslag av fargefoto og enklere fargediagrammer hvor en kunne tenke seg at en kombi-maskin kunne gjøre jobben for å slippe tunge manuelle sorteringsjobber. Den bør ha ferdiggjøringsutstyr (sorterer, bretting, stifting). Subsidiært ønsker vi tilbud på en enkel svart/hvit kopimaskin (350 sider/min) til støtte for kombimaskinen (erstatning av Aficio 650) i kopisenteret. NGU ønsker å vurdere tilbud både ved kjøp m/serviceavtale og leieavtale (leasingavtale). NGU setter store krav til en del av fargeproduksjonen, spesielt fordi en del av NGUs kartmateriale inneholder/ består av fargeraster som er vanskelig å reproduserer på rimeligere fargemaskiner. Dette er trolig en produksjon en kombimaskin ikke vil klare. I så tilfelle bør det i tillegg anskaffes en maskin med høyere kvalitetskrav, men som ikke behøver å ha den samme hastigheten som kombimaskinen. Antall Maskintype Anslått årsvolum (antall sider A4) Hastighet (fsider/min) Zoom Tosidig Sorterer Stifting Dok.- mater Nettkobling Annet 1 Kombi farge/svhv x x x x x x Bretting, transparenter 1 høykvalitet farge x x x Transparenter Denne oversikten over kravene er ikke absolutte, men er satt opp for å tilstrebe mest mulig sammenlignbare tilbud. Avtalt responstid på 4 timer. Svart/hvit Det er ønskelig å opprettholde 10 distribuerte lokasjoner for sv/hv utskrift og kopi i organisasjonen pluss en ny i 3 etg. NGUlab. enten maskinparken må fornyes helt eller gradvis. Evalueringen av nødvendig volum og kapasitet er at flere av de eldre maskinene trolig har hatt større kapasitet enn det som var nødvendig. NGU har ingen statistikk på hvor stort utskriftsvolumet er i forhold til kopivolumet, men en kan anta at utskrift er det som dominerer. En slik dominans vil trolig bare øke parallelt med at dokumenter i økende grad distribueres som vedlegg til e-post og at nytt dokumenthåndteringssystem (public360) er under innføring. Som tidligere nevnt ble det i tillegg anskaffet 5 nye laserprintere i NGU er kjent med at moderne maskiner innenfor kopi/print tilbyr en rekke ny funksjonalitet. 7

8 Erfaringsmessig ser vi imidlertid at de fleste av våre brukere ikke kommer til å ta slike i bruk, men er mer opptatt av lett tilgang til utstyr som ikke krasjer under bruk. Vi ber om tilbud på kjøp/leasing av 3-tre sv/hv maskiner med kapasitet på omkring 350 sider/min. Ønsker også tilbud på utskifting av alle 10 maskinene pluss en maskin nr. 11. enten i form av en gradvis utskifting ved kjøp eller en samtidig utskifting gjennom leieavtale på henholdsvis 3 og 5 år. Maskinene bør ha sorterer, stifting, 2-sidig kopiering, nettverkskobling og mulighet for postskript. Antall Maskintype Anslått årsvolum Hastighet (sider/min) Zoom Tosidig Sorterer Stifting Dok.- Nettkobling mater Annet 3 kopi-print x x x x x x Postscript. Skanning til fil og e-post? 8 kopi-print x x x x x x Postscript. Denne oversikten over kravene er heller ikke absolutte, men er satt opp for å tilstrebe mest mulig sammenlignbare tilbud. Anslått årsvolum er et slags gjennomsnitt. Avtalt responstid på 4 timer. Tilbudene knyttet til farge/svart-hvit produksjon i kopisenteret og de distribuerte svart-hvit kopi/print maskinene bør kunne vurderes samlet eller hver for seg. Det er ønskelig med demonstrasjon av funksjonaliteten på maskinene. Spesielt for fargeproduksjon er det påkrevet med egenutført uttesting av kvaliteten på maskinene før valg av løsning foretas. Logging av bruk Det er ønskelig at det er mulighet å få logget bruken av de ulike maskinene. Hvem sender hva til hvilken skriver, til hvilken tid og til hvilken kostnad. Kostnadsoversikter fordelt på prosjekter og grupper av prosjekter (lag) er ønskelig å få frem helst samlet og uten for mye manuelle inngrep. Tilbudet bør si noe om i hvilken grad dette er mulig og de eventuelle tilleggskostnader dette medfører. Materiell NGU ber også om tilbud på materiell som inngår i produksjonen tilknyttet produksjonen i kopisenteret. Dette gjelder: Høykvalitet papir for fargeproduksjonen A4/A3 100g 160g (årsvolum ca ). Transparenter farge (eventuelt for en kombimaskin). Årsvolum ca Tonere etc (dersom ikke tilknyttet serviceavtale). 8

9 1.3 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av følgende avtaleformular; Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved anskaffelser av IT av mindre omfang. Avtalen følger i vedlegg 1. Anbyder skal gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på eventuelle forhold som ikke er tatt med i denne spesifikasjonen, når dette kan ha innvirkning på den praktiske gjennomføringen av avtalen. Eventuelle forbehold må prissettes av anbyder. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen. 1.5 Anbyders kontaktperson Oppdragsgiveren ber anbyder innen kort tid etter å ha hentet ut dette konkurransegrunnlaget på vår nettside å sende inn navn og adresse på kontaktperson. Dette vil lette vårt arbeide dersom det skulle oppstå behov for å formidle korrigeringer eller tilleggsopplysninger knyttet til konkurransegrunnlaget. 1.6 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom anbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Per Rygghaug på følgende e-postadresse; per.ryghaug@ngu.no Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter innen rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Slike justeringer vil bli meddelt alle som har mottatt konkurransegrunnlaget i henhold til pkt. 1.5 og oppgitt kontaktperson. Opplysningene som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra èn anbyder, vil umiddelbart også bli gitt til alle de øvrige. 1.7 Framdriftsplan Vi tar sikte på følgende framdriftsplan: Kunngjøring: Tilbudsfrist: kl 15:00 Tildelings av kontrakt innen: Avtalestart: umiddelbart etter kontraktsinngåelse 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 9

10 2.1 Regler for konkurransen Konkurransen er definert som åpen anbudskonkurranse i hht Lov og offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, jfr del I og II i Forskrift om offentlige anskaffelser av Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men der forhandlinger ikke er tillatt. 3 KRAV TIL LEVERANDØREN Oppdragsgiver stiller følgende kvalifikasjonskrav for deltakelse i konkurransen: 1. Leverandøren må være á jour med innbetaling av skatter og avgifter. 2. Leverandøren må tilfredsstille krav gitt av offentlig myndighet til registrering. 3. Leverandøren må ikke være i pågående gjeldsakkord eller konkursforhandlinger. 4. Leverandøren må ha en profesjonell og etisk forretningsførsel. 5. Leverandøren må ha en finansiell stilling som gjør det mulig for Oppdragsgiver å ha et samarbeide med leverandøren i hele kontraktsperioden. 6. HMS-egenerklæring for de leverandører som leverer tilbud på tjeneste. Tilbud som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Som dokumentasjon for oppfyllelse av kravene, skal følgende legges ved tilbudet: Krav 1: Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest utstedt av den kompetente myndighet som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Krav 2: Attest for registrering i faglig register ( Firmaattest fra Brønnøysundregistrene) Krav 3, 4 og 5: Som dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet ønskes; - foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall, 10

11 - framleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag av dette samt - erklæring om foretakets omsetning de siste årene som har betydning for denne kontrakten. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som Oppdragsgiver har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Krav 6 HMS-erklæring signert av daglig leder og representant for ansatte. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Dersom disse dokumentene ikke kan framskaffes innen tilbudsfristens utløp, evt. etter en kort tilleggsfrist, vil tilbudet bli avvist. Anbyderne må videre være forberedt på at Oppdragsgiver kan be om tilleggsdokumentasjon på krav 3, 4 og 5. 4 TILDELINGSKRITERIER FOR VALG AV LEVERANDØR Evaluering og innstilling av leverandør vil bli gjort av en intern brukergruppe på NGU. Valg av leverandør vil bli gjort etter en totalvurdering av det økonomiske mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av nedenstående kriterium. Kriteriene er oppført i uprioritert rekkefølge; 4.1 Produktkvalitet og sortiment 4.2 Priser, levering og betaling 4.3 Driftskostnader 4.4 Leverandørkvalitet, service og oppfølging 4.5 Miljøaspekt 4.6 Leveringstid/leveringspresisjon 4.7 Referanser 4.1 Produktkvalitet og sortiment Det stilles følgende krav til løsninger; Støtte for TCP/IP, SNMP Mulighet for å skru av tjenester som ikke brukes. Mulighet for å sette passord på en web-server evt mulighet for å legge inn tilgangskontroll basert på ip-adresse. God kryptering. Kun SSLv3 og TLS aksepteres. Støtte for Internet Printing Protocol, IPP Postscript 11

12 Angi tydelig hvilken type programvare/os boksen er basert på. NGU forbeholder seg retten til en selvstendig vurdering av programvare/os. Vi må ha mulighet til gjøre firmware oppgraderinger selv, eventuelt må disse være gratis. På grunn av sikkerhet, tillates ikke ekstern tilkobling. Tilbudte maskiner skal ha minimum 2 års garanti mot material- og/eller fabrikasjonsfeil. Alle elektriske komponenter skal tilfredsstille gjeldende bestemmelser. Kopimaskinene skal ha minimum 5 års driftsgaranti, forutsatt at service- og vedlikeholdsavtale er tegnet, og at snittvolumet på maskinen ligger innenfor det kopivolum den er beregnet/tilbudt for. Alle produkter som tilbys skal oppfylle krav i henhold til Forskrift om elektrisk utstyr av 15. august 1995, som sikrer gjennomføringen av de direktiver som omfattes av EØS-avtalen og som gjelder elektrisk utstyr. Sikkerhetskrav og krav til EMC (elektromagnetisk forenlighet) skal oppfylles og produktene skal være CE merket. Dersom maskinene krever elektrisk opplegg utover det som er standard (1-faset 220V og 10 amp. sikringer) må dette oppgis. Brukermanualer skal foreligge på norsk for alle maskiner som kan beskrives som standard maskiner i det norske marked, unntaket vil være maskiner som av ulike årsaker ikke er tilgjengelig på det norske marked og må anses som skaffevare - her forventes det at manualer er i engelsk språkform. Dette gjelder også maskindisplay. 4.2 Priser, levering og betaling Prisene skal angis i norske kroner ekskl. mva. Det forutsettes at de oppgitte priser dekker levering, installasjon og igangkjøring. Fakturerings- og ekspedisjonsgebyr skal ikke beregnes. Nødvendig opplæring skal også være inkludert i prisen. Prisene skal være faste det første avtaleåret. For prisendringer etter dette, se avtaleformular, vedlegg 1. For samtlige tilbudte modeller skal veiledende priser i norske kroner på anbudstidspunktet oppgis, både for kjøp og leasing. For valutaavhengige varer skal dagens valutakurs og andel av prisen som er valutaavhengig oppgis. Leveringsbetingelsene er fritt levert til Oppdragsgivers lokaliseringer : Norges geologiske undersøkelse Leiv Eirikssons vei Trondheim 12

13 4.2 a Prising av kopimaskinene Maskinprisen skal være å forstå slik at maskinen leveres i driftsklar stand hos bruker, inklusive trommel, toner/pulver, stifter og annen nødvendig rekvisita for driften. Dersom maskinene kan tilkobles tilleggsutstyr slik som sorterer, dokumentmater, stort arkmagasin, tosidig magasin etc. ønskes pris på dette. Likeså ønskes pris på ekstra kassetter etc. For tilleggsutstyr skal prisen være å forstå som komplette enheter ferdig montert på maskinen hos bruker. Standard farge(r) inkludert i prisen skal oppgis. Dersom en maskin har mulighet til å benytte flere farger, gis pris på deler, pulver/toner etc. Kan noe av rekvisitaene gjenbrukes gjennom etterfylling, skal dette opplyses, og priser oppgis. For flerfunksjonelle maskiner skal grunnversjonen av maskinen prisberegnes, inkl. dokumentmater, sorterer og nødvendig papirmagasin (på samme måte som analoge maskiner). En må oppgi om nettverkstilkobling for skriverfunksjon er inkludert i maskinen, eller om dette er tilleggsutstyr. Oppkobling mot typer av nettverk og pris for dette skal oppgis. Opplysninger om prosesseringsmåten og tidsforbruk for skriving (linje- eller sideskriver) må også oppgis. Videre er det ønskelig med priser og opplysninger for utbygging til skanner. Flerfunksjonelle maskiner krever at leverandøren har kompetanse innen de fagfelt som gir mulighet for å utnytte funksjonene i maskinene. Det er også ønskelig å få opplysninger om hvilken tilpasning som følger ved kjøp av de forskjellige funksjoner, samt hva som må kjøpes separat og prisen for dette. Pris ved leasing. Leverandøren bes oppgi kostnader ved å lease de samme maskiner som det er bedt om priser på. Prisene skal oppgis som pris pr. år, for kvartalsvis etterskuddsbetaling. Prisene skal oppgis for 3-årig leasingavtale, med % vis endring for 5-årig avtale. 4.3 Driftskostnader for kopimaskiner For å kunne skille maskinene fra hverandre kapasitetsmessig, er disse inndelt i volumgrupper etter en tabell. Tabellen gir også oversikt over hvilke krav som stilles til minimumshastigheter på maskinene innen de forskjellige volumgruppene. Farge og farge/svhv: Antall Maskintype Anslått årsvolum (antall sider A4) Hastighet (fsider/min) Zoom Tosidig Sorterer Stifting Dok.- mater Nettkobling Annet 1 Kombi farge/svhv x x x x x x Bretting, transparenter 1 høykvalitet farge x x x Transparenter 13

14 Svart/hvit: Antall Maskintype Anslått årsvolum Hastighet (sider/min) Zoom Tosidig Sorterer Stifting Dok.- Nettkobling mater Annet 3 kopi-print x x x x x x Postscript. Skanning til fil og e-post? 8 kopi-print x x x x x x Postscript. 4.2 b Prising av service og driftsavtalene for kopi maskiner Driftsutgifter som vedlikehold, deler, toner og lignende dekkes gjennom fast pris pr kopi (klikk), og faktureres kvartalsvis etterskuddsvis. Dette gjelder for service- og driftsavtaler både ved kjøp og leasing. Prisen skal samlet dekke service- og vedlikeholdskostnadene på maskinen inklusive tilleggsutstyr. Dersom en maskin har mulighet til å benytte flere farger, gis pris på sort/hvit og farger hver for seg. Kan noe av rekvisitaene gjenbrukes gjennom etterfylling, skal dette opplyses, og priser oppgis. Det er ikke anledning til å splitte opp prisen på de forskjellige enhetene maskinen består av. I prisen skal innberegnes alle forhold som har betydning for drift og bruk av maskinen slik som toner, trommel, deler, startsett, stifter, fuseroil, spillbeholdere, papir- og klikksvinn som følge av service, etc. Ved leasing kan prisen gjøres variabel i forskjellige steg avhengig av kopieringsvolum på maskinen. Klikkpris for service- og driftsavtaler oppgis Leverandørkvalitet, service og oppfølging Det vil bli lagt vekt på om leverandøren har et tilfredsstillende kvalitetsstyringssystem. Vi ber derfor om beskrivelse og/eller dokumentasjon på dette. Vi ber også om beskrivelse av hvordan salgs- og servicearbeidet skal organiseres overfor Oppdragsgiver, med opplysninger om oppbyggingen av servicenettet og dets ressurser og kompetanse. Dersom anbyders organisasjon også består av frittstående forhandlere skal forhandlerstrukturen oppgis. Vi gjør oppmerksom på at anbyder må være i stand til å gi statistikk pr leveringssted, også på vegne av forhandlerne. Ved utskifting av harddisk/lagringsmedium skal Oppdragsgiver beholde komponenten kostnadsfritt. Når det gjelder service og driftsavtaler for kopi-og flerfunksjonelle maskiner stilles følgende krav; 14

15 4.4.1 Krav til utførelse av service- og driftsavtaler Leverandøren skal holde et nærlager som skal kunne dekke Oppdragsgivers generelle behov for toner, reservedeler, stifter o.l. Det forventes at leverandøren selv opprettholder dette lageret. Ved bruk av underleverandører (og forhandlere) av service, deler, eller hele maskiner er det leverandøren som bærer ansvaret for feil, eller annet misforhold som kan oppstå i forbindelse med underleverandørs arbeid med oppdragsgiver. Leverandøren skal i størst mulig grad søke å benytte faste teknikere hos den enkelte virksomhet, dette for å opprettholde best mulig kjennskap til oppdragsgiver maskinpark. Ved gjentatte klager på en maskin skal diagnose stilles av leverandørens tekniske leder, og vurdering av maskinbytte utføres av serviceleder, den teknisk operative leder, maskinoperatør og den kopimaskinansvarlige på institusjonen. Skulle feil oppstå som er umulig å rette opp innen ett døgn forventes det at leverandøren stiller med maskinbackup dersom bruker skulle ønske dette. Avtaler og tilrettelegging av slike backup-løsninger avtales direkte med Oppdragsgiver. Leverandøren må i samarbeid med Oppdragegiver kunne legge opp servicerutiner slik at de i god tid vet når tekniker vil komme, hva som er feil med maskinen og forventet servicelengde Krav til responstid Med responstid mener vi den tid som medgår fra servicemelding er gitt til leverandørens tekniker er fysisk tilstede, ved den gjeldende maskin. Leverandøren må kunne garantere 4 timer responstider på alle volumgruppene. Leverandører som har avvikende responstider må oppgi disse. Som en oppfølging av respons- og oppetider vil Oppdragsgiver arrangere årlige statusmøter. Som en forberedelse til møtene skal begge parter utarbeide oversikter og sammenligningsgrunnlag som vurderes i forhold til hverandres dokumentasjon Oppetid Med oppetid mener vi den tid som maskinen er i operativ stand fra siste service er avsluttet til en ny servicemelding blir meddelt. I anbudsbesvarelsen skal anbyder angi garanterte oppetider i %. Anbyder bes oppgi oppetids-prosent for hver volumgruppe. 4.5 Miljøaspekt Oppdragsgiver vektlegger miljøaspektet i valg av leverandører. Anbyder bør derfor være i stand til å gi en selvdeklarering i henhold til miljødeklarasjonen utarbeidet av IKT-Norge. Som dokumentasjon ønsker vi derfor at denne miljødeklarasjonen innleveres som del av anbudsbesvarelsen. For mer informasjon ta derfor kontakt med: IKT-Norge (tidligere KDL) 15

16 Postboks 546 Skøyen 0214 OSLO Telefonnummer: Internett: Vi ber også om beskrivelse av hvilke rutiner som nyttes ved avhending og kassering av maskiner og deler. Herunder systemer for resirkulering og gjenbruk av materialer og deler, samt destruksjonsmåter for miljøskadelig avfall. I den grad maskiner blir levert eller returnert gjennom forhandlere, ønskes en beskrivelse av hva slags miljøprofil disse følger. Oppdragsgiver forventer at leverandøren legger opp rutiner for avhenting og selv avhenter brukte toner- og spillkassetter. 4.6 Leveringstid/leveringspresisjon Det vil bli lagt vekt på at leverandøren har et godt utbygd distribusjons- og servicenett som sikrer avtalte leveringstider. Leveringstid for tilbudte produkter skal angis i antall dager. Med leveringstid menes tiden fra ordremottak til varen er levert på bestillers leveringsadresse. Leverandøren bes oppgi leveringspresisjon. 4.7 Referanser Det skal legges ved en kort oversikt som viser aktuelle kunder av produktene i anbudet. Oversikten må inneholde totalt årsvolum pr. kunde, kontaktperson og telefonnummer. Oppdragsgiver vil ta kontakt med referansekunder uten nærmere informasjon til anbyder. 5 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING 5.1 Innleveringssted Tilbudet bes sendes: Norges geologiske undersøkelse V/ Per Ryghaug 7491 Trondheim Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal være oss i hende på denne adresse innen fristen. 16

17 5.2 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er kl 15:00. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5.3 Vedståelsesfrist Anbyder er bundet av tilbudet i 3 måneder etter tilbudsfristen. 5.4 Tilbuds-/prisskjema Anbyder utarbeider eget tilbudsskjema som innleveres i utfylt stand, og skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. 5.5 Forbehold Forbehold må presiseres og fremgå klart i tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med anbyderen. Det vises spesielt til vedlegg Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Tilbudets utforming Vi ber om at tilbudet settes inn i en perm/hefte med firmanavn og merkes med; Åpen anbudskonkurranse rammeavtale på kopi- og multifunksjonsmaskiner. Permen/heftet skal organiseres med skilleark slik: 0: Tilbudsbrev signert av firmarepresentant. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Vedlegg 2 (sjekkliste) fylles ut, signeres og legges bak tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal framkomme her. Anbyder skal oppgi konsekvenser om forbehold ikke blir tatt til følge. I tillegg legges tilbudet på en CD og sendes sammen med det fysiske eksemplaret. Tilbudet skal ikke sendes elektronisk. Skilleark 1: Skilleark 2: Prisskjema. Prisskjema skal være signert og tydelig merket firmaet sitt navn. Rabatt på øvrige produktspekter. Beskrivelse av; Produktkvalitet og sortiment 17

18 Priser, levering og betaling Driftskostnader for kopimaskiner Leverandørkvalitet, service og oppfølging Miljøaspekt Leveringstid/leveringspresisjon Referanser Skilleark 3: Firmaopplysninger (Kvalifikasjonskrav) Jfr dokumentasjonskrav i pkt 3. Tilbudet skal leveres i ett papir eksemplar. Produktbrosjyrer/kataloger eventuelle vareprøver leveres separat. Tilbudet skal leveres i samsvar med den oppbygging og informasjon som vi ber om. 5.8 Språkkrav Tilbudet skal skrives på norsk. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget og det vil bli gitt en frist på 10 dager for anbydere til eventuelt å klage over beslutningen. 18