forvaltningsrevisjonsprosjektet

Transkript

1 Fylkesrevisjonen forvaltningsrevisjonsprosjektet FORVALTNING AV TILSKUDDSORDNINGER I KULTUR- OG MILJØAVDELINGEN Februar

2

3 Sammendrag I rapporten har vi sett på kultur- og miljøavdelingens forvaltning av søknadsbaserte tilskuddsordninger. Med søknadsbaserte ordninger menes faste tilskuddsordninger der en må fremme søknad etter gitte kriterier for å kunne få tilskudd. Formålet med dette prosjektet har vært å undersøke om kulturavdelingen forvalter tilskuddsordningene på en tilfredsstillende måte. De funn vi har gjort er basert ut fra en nærmere gjennomgang av 10 tilskuddsordninger. For å kunne si noe om forvaltningen av tilskuddsordningene har vi sett på: informasjon om tilskuddsordningene, interne kontrollsystemer, mål og retningslinjer, kontroll av bruken av midlene og evaluering av tilskuddsordningene. Fylkesrevisjonen mener det er forbedringspotensial på de fleste områdene vi har sett på. Det gjennomgående er at det er fravær av nedskrevne rutinebeskrivelser som de som arbeider med tilskuddsordningene kan forholde seg til. Det finnes praksis og rutiner for saksbehandlingen av tilskuddsordninger, men den praksis som har utviklet seg og de rutinene som følges er imidlertid ikke satt i system gjennom et samlet skriftlig rutineopplegg. Det er liten samordning både mellom de ulike driftsenhetene i avdelingen, og også innad i de enkelte driftsenhetene. Begge faktorene er med på å bidra til at det føres ulik praksis på mange områder i saksbehandlingen. Kultur- og miljøavdelingen har ikke et system hvor det på en enkel måte er mulig å kontrollere om alle vilkårene for utbetaling av tilskuddet er oppfylt og kontrollert av saksbehandler. Dette gjelder i første rekke rapport og regnskap. Det er flere faktorer som gjør en kontroll vanskelig; manglende oversikt over innleverte rapporter og regnskap, måten rapportene og regnskapene arkiveres på og uklarheter rundt hva en rapport skal inneholde for at det skal godkjennes. Det er stort rom for forbedring når det gjelder evaluering av tilskuddsordningene. Vi kan ikke se at avdelingen sørger for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om tilskuddsordningene er effektive i forhold til ressursbruk, organisering og fastsatte mål. Det er ikke innført rutiner for evaluering av tilskuddsordninger i avdelingen. Det er også i veldig liten grad foretatt dokumenterte evalueringer av ordningene. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 3 av 41

4 Innholdsfortegnelse FORORD... 2 SAMMENDRAG... 3 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING METODER OG GJENNOMFØRING REVISJONS-/VURDERINGSKRITERIER INFORMASJON OM TILSKUDDSORDNINGENE INTERNE KONTROLLSYSTEMER MÅL OG RETNINGSLINJER KONTROLL AV BRUKEN AV MIDLENE EVALUERING AV TILSKUDDSORDNINGENE FAKTA OG REVISORS VURDERING INFORMASJON OM TILSKUDDSORDNINGENE INTERNE KONTROLLSYSTEMER MÅL OG RETNINGSLINJER KONTROLL AV BRUKEN AV MIDLENE Rapport Regnskap Arkiveringsrutiner Funn regnskap og rapporter i sentralarkivet Utbetalingsrutiner og ubrukte midler EVALUERING AV TILSKUDDSORDNINGENE KONKLUSJON, ANBEFALING HØRINGSUTTALELSE REFERANSER Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 4 av 41

5 TABELLER TABELL 1 OVERSIKT OVER KULTUR- OG MILJØAVDELINGENS ENHETER TABELL 2 TILSKUDDSORDNINGER FYLKESREVISJONEN HAR SETT PÅ I RAPPORTEN TABELL 3 OVERSIKT OVER HVILKE ORDNINGER SOM HAR MAL PÅ TILSKUDDSBREV TABELL 4 OVERSIKT OVER HVILKE ORDNINGER SOM HAR MÅLKRITERIER OG BESTEMMELSER OM OPPFØLGING OG KONTROLL TABELL 5 INNHOLD I TILSKUDDSBREVET FOR DE ULIKE TILSKUDDSORDNINGENE - KRAV TABELL 6 INNHOLD I TILSKUDDSBREVET FOR DE ULIKE TILSKUDDSORDNINGENE - INFORMASJON TABELL 7 SKRIFTLIG OVERSIKT OVER LEVERT REGNSKAP OG RAPPORT FOR DE ULIKE ORDNINGENE TABELL 8 TYPE RAPPORT SOM KREVES LEVERT FOR DE ULIKE TILSKUDDSORDNINGENE TABELL 9 KULTURDAGER I NORDLAND - REGNSKAP OG RAPPORTER I SENTRALARKIVET TABELL 10 LOKAL AGENDA 21 REGNSKAP OG RAPPORTER I SENTRALARKIVET TABELL 11 UBENYTTEDE MIDLER AV INNVILGEDE TILSKUDD PR VEDLEGG VEDLEGG 1 OVERSIKT OVER DE ULIKE TILSKUDDORDNINGENE OG DRIFTSENHET VEDLEGG 2 FYLKESRÅDENS HØRINGSUTTALELSE Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 5 av 41

6 1. Innledning Utgangspunktet for dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er kontrollkomiteens plan for forvaltningsrevisjon for I planen fremgår det at fylkeskommunen forvalter flere tilskuddsordninger som omfatter betydelige ressurser innen kultur og øvrige deler av regional utvikling og at det er av interesse å vurdere fylkeskommunens praksis i forhold til statlig regelverk og fylkeskommunale bestemmelser. Fylkesrevisjonen la i mai 2006 fram en rapport om regionale utviklingsmidler i nærings- og samferdselsavdelingen. På bakgrunn av resultatene fra denne rapporten ble det i samråd med kontrollkomiteen ansett som hensiktsmessig å vurdere forvaltningen av tilskuddsordninger også i kultur- og miljøavdelingen. 2. Formål, problemstillinger og avgrensning Hovedmålsettingen med dette prosjektet er å undersøke om kulturavdelingen forvalter tilskuddsordningene på en tilfredsstillende måte. Kulturavdelingen forvalter både statlige og fylkeskommunale tilskuddsordninger og må således følge både statlige føringer og fylkeskommunale retningslinjer for hvordan midlene skal forvaltes. Fylkesrevisjonen har sett det som hensiktsmessig å se på forvaltningen av både de statlige og fylkeskommunale tilskuddsordningene. Ut fra hovedmålsettingen har vi definert de enkelte problemstillingene til: 2.1 Fungerer kunngjøringen av og informasjon om tilskuddsordningene på en tilfredsstillende måte? 2.2 Er det etablert et forsvarlig og hensiktsmessig internt kontrollsystem for tilskuddsforvaltningen? 2.3 Er det fastsatt mål og retningslinjer for tilskuddsordningene? 2.4 Er kontroll/oppfølging av bruken av midlene tilfredsstillende? 2.5 Finnes det system og rutiner for å evaluere tilskuddsordningene? 1 Fylkestingssak Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 6 av 41

7 For øvrig gjør vi oppmerksom på at følgende avgrensninger gjelder: Fylkesrevisjonen har hatt samtaler med syv saksbehandlere om 10 2 tilskuddsordninger. Kultur- og miljøavdelingen forvalter totalt 23søknadsbaserte tilskuddsordninger, se vedlegg 1. Når fylkesrevisjonen uttaler seg om forvaltningen av tilskuddsordningene i kultur- og miljøavdelingen er det forvaltningen av disse 10 tilskuddsordningene vi uttaler oss om. Fylkesrevisjonen har imidlertid ikke sett det som hensiktsmessig å uttale seg detaljert om hver enkelt ordning. Fylkesrevisjonen har sett på tidsperioden For å få et inntrykk av kontrollen av bruken av tilskuddene har fylkesrevisjonen sett på om tilskuddsmottakerne har levert rapport og regnskap ved å kontrollere om de ligger i sentralarkivet. Da dette viste seg å være veldig ressurskrevende har fylkesrevisjonen her kun sett på tre av de 10 utvalgte fylkeskommunale tilskuddsordninger. 3. Metoder og gjennomføring Dette forvaltningsprosjekt er gjennomført i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges Kommunerevisorforbund. For å innhente data er det benyttet dokumentanalyse og intervju. Det er blant annet gjennomført dokumentanalyse av regelverk, saksdokumenter, tildelingsbrev og regnskap. Fylkesrevisjonen har gjennomført intervju av nestleder 3 og syv saksbehandlere. Referat fra intervjuene er verifisert av den enkelte. Fylkesrevisjonen har også hatt skriftlig korrespondanse med fylkeskultursjefen og alle enhetslederne for å innhente informasjon og for å få tilbakemelding på foreløpige funn. Fylkesrevisjonen har gått gjennom sakspapirene i sentralarkivet for tre fylkeskommunale tilskuddsordninger for å kontrollere om tilskuddsmottaker har levert regnskap og rapport. Etter gjennomgangen har saksbehandlerne fått uttale seg om de funn som ble gjort her. 2 Spillemidlene til idrettsanlegg som omfatter ordinære anlegg, nærmiljø anlegg og forenkla ordning regnes i rapporten som en ordning. 3 Kultur- og miljøavdelingen oppnevnte avdelingens nestleder som kontaktperson i forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjektet. Vedkommende gikk over i ny stilling fra april Etter dette har økonomileder for avdelingens fellesadministrasjon vært kontaktperson. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 7 av 41

8 Fylkesrevisjonen har også vært i kontakt med kultur- og kirkedepartementet pr telefon og mail for å innhente informasjon om spillemidlene. 4. Revisjons-/vurderingskriterier Revisjonens vurderinger bygger på en sammenligning av fylkeskommunens praksis med revisjons-/vurderingskriterier som sier noe om hvordan praksisen bør være. Revisjons- eller vurderingskriterier kan utledes fra politiske vedtak, lover og forskrifter, anerkjent praksis osv. For å kunne vurdere fakta og besvare problemstillingene i punkt 2 vil kriteriene som fremkommer nedenfor legges til grunn. Revisjonskriteriene som vi vurderer fakta mot er hentet fra følgende dokumenter: Kommunelovens 23 punkt 2. Reglement for økonomistyring i staten 4 (heretter kalt økonomireglementet). Bestemmelser om økonomistyring i staten (heretter kalt økonomibestemmelsene). Bestemmelser. Om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2006 (V0732) 5 I denne rapporten er økonomireglementet og økonomibestemmelsene benyttet som revisjonskriterier. Fylkesrevisjonen har ikke funnet fylkeskommunale retningslinjer for mange av de problemstillingene som rapporten tar for seg. Fylkesrevisjonen mener imidlertid at økonomireglementet og økonomibestemmelsene sier noe om hvordan praksis bør være også for rene fylkeskommunale tilskuddsordninger. Vi har derfor funnet det hensiktsmessig å bruke økonomireglementet og økonomibestemmelsene som revisjonskriterier også for de fylkeskommunale tilskuddsordningene. 4 Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten trådte i kraft 1. januar På grunn av at et nytt bevilgningsreglement trådte i kraft 1. januar 2006 ble økonomireglementet og økonomibestemmelsene revidert for å ha riktige henvisninger til det nye bevilgningsreglementet. Det reviderte økonomireglementet og økonomibestemmelsene trådte også i kraft 1. januar I rapporten henviser vi til økonomireglementet og økonomibestemmelsene som trådte i kraft 1. januar Departementet har i V fastsatt særskilte krav til prosedyre og behandling av søknadene om midler for bygging av anlegg for idrett og fysisk aktivitet. Kultur- og kirkedepartementet opplyser pr mail at spillemidlene til idrettsformål ikke faller automatisk inn under økonomireglementet og økonomibestemmelsene pga at midlene til idrettsformål ikke bevilges av Stortinget. Styringen av spillemidlene er imidlertid lagt opp i samsvar med det statlige regelverket for økonomistyring, så langt det er hensiktsmessig. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 8 av 41

9 4.1. Informasjon om tilskuddsordningene I henhold til økonomibestemmelsene (2006 s. 53) skal kunngjøring foretas på en slik måte at man når hele målgruppen som tilskuddsbevilgningen tar sikte på. Tilskuddsforvalter, dvs fylkeskommunen, skal også følge bestemmelsene som er nedfelt i tildelings- eller oppdragsbrev og i eventuelt særskilt regelverk for tilskuddsordningen. Fylkesrevisjonen mener at det er rimelig å forvente at fylkeskommunen som tilskuddsforvalter informerer om tilskuddsordningene på en slik måte at hele målgruppen nås, dette for å sikre at alle i Nordland har lik mulighet til å søke på aktuelle tilskuddsordninger Interne kontrollsystemer Det er krav om at det skal etableres intern kontroll fra flere hold. I økonomireglementet (2006 s.19-20) kreves det at alle virksomheter skal etablere intern kontroll. Det fremgår her at det er virksomhetens ledelse som har ansvar for å påse at den interne kontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, og videre at den fungerer på en tilfredsstillende måte og at den kan dokumenteres. I økonomibestemmelsene (2006 s. 55) er det stilt krav om at det skal være intern kontroll hos tilskuddsforvalter. Det kreves her at tilskuddsforvalter skal ha etablert systemer, rutiner og tiltak som blant annet har til oppgave å forbygge, avdekke og korrigere feil og mangler. Dette er for å sikre korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av tilskudd. Det fremgår også av kommunelovens 23 punkt 2 at ledelsen i fylkeskommunen er ansvarlig for å påse at det etableres en betryggende kontroll for den virksomhet som drives Mål og retningslinjer I økonomireglementets 8 står det at departementet skal for den enkelte tilskuddsordning, herunder stønadsordning til privatpersoner, beskrive mål, kriterier for måloppnåelse og tildelingskriterier samt fastsette bestemmelser om oppfølging og kontroll. Videre står det at disse hovedelementene skal inngå i tildelingsbrev, oppdragsbrev til tilskuddsforvaltere utenom statsforvaltningen eller i særskilt regelverk for tilskuddsordningen. I økonomibestemmelsene (2006 s ) er det satt krav om at tilsagn om tilskuddsbeløp på grunnlag av innvilget søknad skal bekreftes med et tilskuddsbrev. Tilskuddsbrevet med eventuelle vedlegg skal beskrive: - formål og hva slags tiltak tilskuddet forutsettes benyttet til Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 9 av 41

10 - tilskuddsbeløp - utbetalingsordning - eventuelle vilkår for bruken av midlene og eventuell frist for mottakeren til å akseptere vilkårene - krav til rapportering - kontrolltiltak som kan bli iverksatt, med henvisning til bevilgningsreglementet 10 annet ledd - mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet 4.4. Kontroll av bruken av midlene I økonomireglementet (2006 s. 55) er det krav om at tilskuddsforvalter skal innhente rapporter fra tilskuddsmottaker som gjør det mulig å vurdere måloppnåelse. Det er videre krav om at tilskuddsforvalter kontrollerer informasjonen mottakeren sender inn som har betydning for tilskuddsforvalters beregning av tilskuddsbeløp og tildeling. Kontrollene skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Tilskuddsforvalter skal videre kontrollere rapporter som tilskuddsmottakeren sender inn om måloppnåelse. For alle tilskuddsordningene fylkesrevisjonen har sett på er det krav om at tilskuddsmottaker må levere regnskap og rapport. Tilskuddsmottaker blir informert om kravet i tilskuddsbrevet. Fylkesrevisjonen har valgt å se på om dette kravet blir fulgt for å få et bilde av kontrollen av bruken av midlene. Bakgrunnen for at man krever at rapport og regnskap skal leveres inn er at man skal kunne føre kontroll over at midlene blir brukt til det de er ment å brukes til. For at dette skal kunne gjøres er det ikke nok at regnskap og rapport blir sendt inn av tilskuddsmottaker. Innholdet i regnskapet og rapporten må kunne si noe om hva midlene er brukt til. Det er i tillegg viktig at regnskapet og rapporten blir kontrollert og at dette dokumenteres Evaluering av tilskuddsordningene I økonomibestemmelsene (2006 s. 57) er det krav om at departementet og tilskuddsforvalter skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om tilskuddsordninger er effektive i forhold til ressursbruk, organisering og fastsatte mål. Evalueringer må vurderes i sammenheng med kravene som stilles til rapportering. I økonomibestemmelsene (2006 s. 55) stilles det krav om at tilskuddsforvalter skal innhente rapporter fra tilskuddsmottakere som gjør det mulig å vurdere graden av måloppnåelse. Kriteriene for måloppnåelse skal være i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Kriteriene skal være så konkret og presist utformet at det kan foretas oppfølging uten Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 10 av 41

11 uforholdsmessig store kostnader. Tilskuddsmottakere må pålegges å sende inn rapport i henhold til disse kriteriene. Kravene til rapportering skal ikke gis større omfang enn det som er rimelig i forhold til den nytten tilskuddsmottaker har av tilskuddet. Det skal også tas hensyn til de praktiske mulighetene som hver enkelt mottaker har for å fremskaffe informasjon. 5. Fakta og revisors vurdering Avdelingen ledes av fylkesråden for kultur og miljø. Under fylkesråden ledes avdelingen av fylkeskultursjefen som støttes av en fellesadministrasjon. Denne driftsenheten skal ivareta diverse støttefunksjoner overfor hele avdelingen. I tillegg til fellesadministrasjonen er avdelingen delt inn i 10 driftsenheter. Lederne av driftsenhetene har ansvar for enhetenes virksomhet og rapporterer til fylkeskultursjefen. Lederne av driftsenhetene utgjør sammen med fylkeskultursjefen og lederen av fellesadministrasjonen avdelingens faste ledergruppe. En del av avdelingen har sitt virke i sentraladministrasjonen, mens en del av virksomheten er lokalisert andre steder i fylket (AI-sak ). Tabell 1 gir en oversikt over avdelingens driftsenheter. Tabell 1 Oversikt over kultur- og miljøavdelingens enheter Fylkeskultursjefen med fellesadministrasjon og prosjekter Driftsenheter lokalisert utenom sentraladministrasjonen ABM-enhet 6 Musikk i Nordland Nordland Kultursenter Nordland Kunst- og Filmskole Figurteateret i Nordland Driftsenheter lokalisert til sentraladministrasjonen Miljø og arealplanlegging Kulturminner i Nordland Fysisk aktivitet og folkehelse Scenekunst i Nordland Kunst i Nordland Det er ikke alle driftsenheter som forvalter midler til søknadsbaserte tilskuddsordninger. Se vedlegg 1 for en oversikt over hvilke driftsenheter som forvalter hvilke tilskuddsordninger. I rapporten har vi sett nærmere på 10 tilskuddsordninger som er forvaltet av fire driftsenheter, se tabell 2 for en oversikt. 6 ABM-enheten har ansvar for fylkeskommunens arbeid med arkiv, bibliotek og museum. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 11 av 41

12 Tabell 2 Tilskuddsordninger fylkesrevisjonen har sett på i rapporten Driftsenhet Tilskuddsordning Fylke Stat Felles Allmenne kulturformål F administrasjon Kulturdager i Nordland F Kulturminner Bygningsvern F Bygningsvern Fysisk Spillemidler til idrettsanlegg aktivitet og folkehelse Friluftslivsformål F Frivillige org. Aktivitetsmidler - FYSAK F Plan og miljø Lokal Agenda 21 F Miljømillionen F 5.1. Informasjon om tilskuddsordningene. Avdelingen har ikke noen overordnet informasjonsstrategi for tilskuddsordningene. Det foreligger ikke skrevne rutinebeskrivelser for hvordan og når man skal informere om de ulike tilskuddsordningene. Fellesadministrasjonen har ansvar for å sette inn annonser i avisa, men det foreligger ikke noen skrevne rutiner på hvordan og når dette gjøres. Det informasjonsmateriell som finnes om de ulike tilskuddsordningene er det som ligger på Nordland fylkeskommunes hjemmeside. S S S Kultur- og miljøavdelingen informerer om de ulike tilskuddsordningene hovedsakelig via fylkeskommunens nettsted, nfk.no. Ifølge avdelingen skal alle tilskuddsordningene være omtalt her med retningslinjer og nødvendige opplysninger 7. Etter en gjennomgang av fylkeskommunens hjemmeside har fylkesrevisjonen imidlertid ikke funnet informasjon om alle tilskuddsordninger. Det mangler informasjon om tilskuddsordningene husflidsaktiviteter, Bygningsvern i Vega Verdensarvområde og tilskudd til Museer. Informasjon om tilskuddsordningen idretts- og friluftslivstiltak får man kun tak i hvis en laster ned rundskrivet F1. Informasjon om de fleste tilskuddsordningene ligger hovedsakelig på ett sted, men det ligger informasjon om flere tilskuddsordninger på andre steder på Nordland fylkeskommunes nettsted. I de tilfeller hvor tilskuddsordningen er målrettet mot et avgrenset antall mulige søkere, blir det sendt informasjon direkte til de aktuelle søkerne. I enkelte tilfeller blir det også informert pr brev eller annen kunngjøring. Det blir satt inn annonser i de fleste aviser i Nordland via 7 Se vedlegg 1 for en oversikt over alle søknadsbaserte tilskuddsordninger som fylkeskommunen forvalter. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 12 av 41

13 Media Nor, mer eller mindre hvert år. Tilskuddsordninger blir ofte omtalt og informert om på ulike typer seminarer. For enkelte av tilskuddsordningene er det opplyst at det sendes ut informasjonsbrev til kommuner, organisasjoner, lag og foreninger som er ført opp på en adresseliste. En indikasjon på at dette er en viktig måte å informere på, er at søknadsmassen for tilskuddsordningen friluftslivsformål ble betydelig mindre da det ikke ble sendt ut informasjonsbrev om ordningen for Gjennom samtale med saksbehandlere har det kommet fram at det er ulik praksis for hvordan det informeres om de ulike ordningene. For driftsenheten fysisk aktivitet og folkehelse settes det inn en egen annonse i avisene i Nordland med informasjon om tilskuddsordningene og henvisning til ytterligere informasjon på Nordland fylkeskommunes hjemmeside. For denne driftsenheten er det også utarbeidet et rundskriv (F1) som delvis benyttes som en informasjonsbrosjyre. For noen av tilskuddsordningene sendes rundskrivet som vedlegg til informasjonsbrev som distribueres via adresseliste, mens for andre tilskuddsordninger er den bare tilgjengelig på Nordland fylkeskommunes hjemmeside. For 2007 er også to tilskuddsordninger fra driftsenheten plan og miljø tatt med i rundskrivet. Det er ikke utarbeidet tilsvarende brosjyre, eller informasjonsmateriell for de andre driftsenhetene. For spillemidlene til idrettsanlegg er det staten, ved kultur- og kirkedepartementet, som kunngjør søknadsfrist og krav til søknadene, jf. rundskriv V Revisors vurdering Som nevnt i faktabeskrivelsen har fylkesrevisjonen ikke funnet informasjon om alle tilskuddsordningene på fylkeskommunenes hjemmeside. Vi anbefaler derfor at informasjonen på nettsiden gjennomgås for å sikre at den er fullstendig og omfatter alle tilskuddsordningene. I og med at fylkeskommunens hjemmeside i de fleste tilfeller er avdelingens viktigste informasjonskanal er det også viktig at det er lett å finne fram på hjemmesiden. For fylkesrevisjonen kan hjemmesiden virke noe uoversiktlig og det synes å mangle en helhetlig strategi for hvordan informasjonen er lagt ut. Fylkesrevisjonen anbefaler avdelingen å se nærmere på hjemmesiden for å gjøre den mer brukervennlig, slik at de som søker informasjon om de ulike tilskuddsordningene lettere kan finne fram på siden. Informasjonsbrev til kommuner, organisasjoner, lag og foreninger ser ut til å være en viktig og hensiktsmessig informasjonskanal for enkelte ordninger. Vi anbefaler at en ser på om dette er en mulig vei å gå for andre tilskuddsordninger som ikke har benyttet seg av dette til nå. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 13 av 41

14 Fylkesrevisjonen synes det er positivt at det blir laget informasjonsbrosjyrer for å informere om de ulike tilskuddsordningene og anbefaler at dette blir gjort for alle tilskuddsordningene. Vi anbefaler også at avdelingen tar kontakt med nærings- og samferdselsavdelingen og eventuelt andre aktuelle avdelinger i Nordland fylkeskommune for å vurdere muligheten for å lage en felles brosjyre som omfatter alle aktuelle tilskuddsordninger som forvaltes av fylkeskommunen. Ut fra den informasjon vi har mottatt kan vi ikke se at det informeres om tilskuddsordningen husflidsaktiviteter. Det er vanskelig for de som er i målgruppen å søke på ordningen når det ikke opplyses om at ordningen eksisterer. Vi mener det er uheldig at det ikke informeres om ordningen og anbefaler at dette gjøres. Fylkesrevisjonen anbefaler at kultur- og miljøavdelingen som et minimum utarbeider en felles informasjonsstrategi for hele avdelingen. Vi mener for øvrig at det bør vurderes en felles informasjonsstrategi for alle søknadsbaserte tilskuddsordninger i fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen anbefaler derfor kultur- og miljøavdelingen å vurdere om dette er hensiktsmessig i samråd med aktuelle avdelinger. Gjennom en felles overordnet informasjonsstrategi bør det nedfelles rutinebeskrivelser for blant annet hvem (stilling) som har ansvaret for å utføre hvilke oppgaver, hva som skal gjøres når og hvilke informasjonskanaler som skal benyttes. Slik avdelingen informerer om tilskuddsordningene i dag er det etter vår mening en fare for at ikke hele målgruppen for de enkelte tilskuddsordningene nås. Avdelingen bør ha en gjennomgang av informasjonen som går ut i dag og hvilke informasjonskanaler som brukes for å se på hva som eventuelt kan gjøres annerledes Interne kontrollsystemer I kultur- og miljøavdelingen finnes det praksis og rutiner for saksbehandlingen av tilskuddsordninger. Den praksis som har utviklet seg og de rutinene som følges er imidlertid ikke satt i system gjennom et samlet skriftlig rutineopplegg. I likhet med i nærings- og samferdselsavdelingen er det ikke utarbeidet en kvalitetssikringshåndbok. Som vi skrev i forvaltningsprosjektet Regionale utviklingsmidler i nærings- og samferdselsavdelingen (2006 s.9) vil et samlet og helhetlig kvalitetssystem gjennom en kvalitetssikringshåndbok Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 14 av 41

15 omfatte alle regler og prosedyrer samlet på området. Dette vil etter vår oppfatning være: mål/prinsipper, fullmakter, retningslinjer/informasjon om de enkelte ordninger, saksbehandlingsrutiner/instrukser, godkjennings-, registrerings- og rapporteringsrutiner. Avdelingen opplyser at de nå har nedsatt ei gruppe som har fått ansvar for å utarbeide interne kontrollrutiner og at de vil samarbeide med nærings- og samferdselsavdelingen i dette arbeidet. Fylkesråden for kultur- og miljø har ansvaret for avdelingens virksomhet. Fram til oktober 2007 ble imidlertid folkehelseoppgavene ivaretatt av fylkesråden for økonomi. Fylkesråden fatter vedtak om fordeling av de midler som står til rådighet i henhold til fullmakt gitt i fylkesrådssak 29/03. Fylkesrådet har her delegert til den enkelte fylkesråd å fatte vedtak i kurante saker innenfor sitt ansvarsområde. I henhold til fylkesrådssak 27/00 har fylkesråden bevilgningsfullmakt i alle bevilgningssaker inntil kr ,-. Ved bevilgningssaker over kr ,- tilligger bevilgningsfullmakten fylkesrådet. Fylkeskultursjefen og enhetslederne har et overordnet ansvar for saksbehandlingen av tilskuddsordningene, mens saksbehandler for den enkelte tilskuddsordning har det praktiske ansvar. Saksbehandler har ansvar for hele prosessen fra mottak av søknad frem til attestasjon av utbetaling, mens enhetsleder anviser til utbetaling. Når søknadene kommer inn til fylkeskommunen blir de først sendt i arkivet hvor de blir registrert og lagret i Doculive. Søknaden blir så sendt til saksbehandler i avdelingen. Saksbehandler setter opp en liste over alle søknadene for sin tilskuddsordning. Det foreligger ikke noen mal eller retningslinjer for hvordan disse listene skal føres og hva som skal tas med. Det foreligger heller ikke retningslinjer om hvor listene skal lagres, eller at de skal være tilgjengelig for andre. Saksbehandler vurderer søknadene og utarbeider forslag til fordeling. Det foretas uformelle drøftinger mellom enhetsleder og noen ganger også andre saksbehandlere. Forslaget drøftes også med fylkeskultursjefen. Dersom enhetsleder godkjenner vurderingen som saksbehandler har gjort, blir det sendt et notat med forslag over hvilke søknader som bør innvilges og hvilke Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 15 av 41

16 som bør avslås til fylkesråden 8. Notatet undertegnes av fylkeskultursjefen som fremmer notatet til fylkesråden. Denne framgangsmåten har vært praksis fra og med Fram til 2006 gikk saksframlegget til fylkesrådet med innstilling til vedtak over fordeling av midlene til de ulike tilskuddsordningene 9. For de to statlige tilskuddordningene spillemidlene 10 og bygningsvern har fremgangsmåten vært at saksframlegget gikk til fylkesrådet, også for 2004 og For tilskudd under ,- kr har enheten for kulturminner fullmakt til administrativt å fordele tilskudd. Tilsagnene blir imidlertid skrevet i fylkesrådens navn og signert av råden. Enheten ønsker på denne måten å holde råden informert. I disse sakene skriver saksbehandler ned sin vurdering av hver enkelt søknad. Vurderingene blir ikke lagt ved saken i mappa, men blir sett på som et internt notat. Enhetsleder ser på det interne notatet og diskuterer vurderingene med saksbehandler. Det er imidlertid ikke dokumentert noe sted at enhetsleder har sett på det interne notatet og det foreligger dermed ikke noen dokumentasjon på at det er foretatt en kvalitetssikring av saksbehandlers vurdering. Ved oppstart av fylkesrevisjonens prosjekt var det ingen skrevne interne rutinebeskrivelser for saksbehandlingen av de ulike tilskuddsordningene i avdelingen. I 2006 ble det imidlertid satt i gang arbeid med å utarbeide interne rutinebeskrivelser som omhandler saksbehandlingen for både søknads- og klagebehandling. Fylkesrevisjonen har fått opplyst at rutinebeskrivelsene ble tatt i bruk for første gang ved behandling av søknadene på tilskuddsordningene som hadde søknadsfrist Vi har mottatt rutinebeskrivelsene som vedlegg til brev av fra ledelsen i avdelingen. Det fremgår imidlertid ikke hvem som har utarbeidet rutinebeskrivelsene, hvilke ordninger de skal gjelde for og hvilket tidspunkt de skal gjelde fra. Rutinebeskrivelsene som fylkesrevisjonen har mottatt beskriver heller ikke hvilke rutiner som skal følges forut for utarbeidelsen av notatet til fylkesråden, eller hvilke rutiner som skal følges etter at tilskuddsbrevet er sendt, med unntak av rutiner for klagebehandlingen. Med 8 For friluftslivformål inneholder notatet kun oversikt over de søknadene som foreslås innvilget. 9 For aktivitetsmidler - FYSAK var det administrativ tildeling i Dette gjelder spillemidler til ordinære anlegg og nærmiljø anlegg. 11 Fylkesrevisjonen sendte brev til kultur- og miljøavdelingen den med diverse spørsmål om forvaltningen av tilskuddsordninger. Kultur- og miljøavdelingen svarer på disse spørsmålene i sitt brev av til fylkesrevisjonen. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 16 av 41

17 tilskuddsbrev menes tilsagn om tilskuddsbeløp på grunnlag av innvilget søknad. Rutinebeskrivelsene tar også for seg innhold i notat til fylkesråden og standardtekst til tilskuddsbrev og vedtak om avslag. Når det gjelder standarden for tilskuddsbrevet viser den kun til hvordan brevet skal settes opp og at vilkårene for å få tilskuddet utbetalt kan tas med. Det vises til at vilkårene for utbetaling kan variere fra sak til sak og det gis noen eksempler på aktuelle vilkår. I standardteksten til vedtak om avslag går det fram at man skal begrunne avslaget og at det skal opplyses om klageadgang. I vår gjennomgang har vi funnet eksempler på at det ikke er samsvar mellom gjeldende retningslinjer for de ulike tilskuddsordningene og praksis. Innenfor tilskuddsordningen aktivitetsmidler - FYSAK opplyses det ikke om klageadgang i avslagsbrevet, fordi saksbehandler mener det ikke er klageadgang. Dette til tross for at det i rundskriv F1 som omtaler den aktuelle tilskuddsordningen opplyses at det er klageadgang for tilskuddsordningene. Det står også beskrevet i de nye rutinebeskrivelsene at søkerne skal ha klagemulighet. Det er også forskjell i praksis og retningslinjer mht ubrukte midler for tilskuddsordningen bygningsvern. Det står i retningslinjene at ubrukte midler skal returneres til staten, mens praksis er at de blir omdisponert til nye prosjekter. I tilskuddsbrevene står det at inndradde midler blir overført til andre restaureringsprosjekt. I de nye retningslinjene av er det imidlertid gjort endringer, slik at de er samsvar med praksis og det som står i tilskuddsbrevet. Gjennom samtaler med saksbehandlerne og gjennomgang av sakspapirer fremgår det at det er ulik praksis når det gjelder krav om revisorbekreftet regnskap, se tabell 5 på side 24 for en oversikt. For noen ordninger kreves det ikke revisorbekreftet regnskap, mens det kreves for andre. Det som avgjør om det kreves revisorbekreftelse eller ikke, er størrelsen på tilskuddet som varierer fra kr ,- til kr ,-. Det er også tilfeller hvor det ikke angis noe grense for beløp for når det kreves innlevert revisorbekreftet regnskap. I de nye rutinebeskrivelsene er det heller ikke skrevet noe om når man skal kreve revisorbekreftet regnskap. Fylkesrevisjonen har mottatt en del motstridende informasjon når det gjelder hvem som skriver under på tilskuddsbrevet. I brev til revisjonen av fra ledelsen i avdelingen er det opplyst at tilskuddsbrev utformes av saksbehandler og underskrives av leder av Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 17 av 41

18 driftsenheten med ansvar for den enkelte tilskuddsordning. I samtale med saksbehandlerne går det imidlertid fram at i åtte av de ti tilskuddsordningene vi har sett på så er det fylkesråden som skriver under på tilskuddsbrevet. For to ordninger 12 er det saksbehandler og enhetsleder som underskriver tilskuddsbrevet. I de nye rutinebeskrivelsene som skulle gjelde fra står det at tilskuddsbrevet skal ha fylkesrådet som avsender og at det skal undertegnes av fylkesråden. Fylkesrevisjonen har også mottatt noe ulik informasjon når det gjelder bruk av maler på tilskuddsbrev. I møte med ledelsen i avdelingen er det opplyst at det ikke er utarbeidet og lagret/arkivert maler med standardformuleringer som saksbehandlerne kan benytte i saksbehandlingen. Hvert år lager saksbehandlerne sine egne (nye) maler, men disse blir ikke lagret i et felles system. Det er også opp til hver enkelt saksbehandler å gjøre dette. Ifølge ledelsen i avdelingen er det innarbeidet en praksis med standardformuleringer knyttet til ulike behov i de enkelte tilskuddsordninger. For seks av de ti tilskuddsordningene fylkesrevisjonen har vært i samtale med saksbehandler om er det opplyst at det benyttes maler på tilskuddsbrev. Se tabellen nedenfor for en oversikt. Tabell 3 Oversikt over hvilke ordninger som har mal på tilskuddsbrev Tilskuddsordning Allmenne kulturformål Kulturdager i Nordland Bygningsvern, fylke Bygningsvern, stat Spillemidler til idrettsanlegg Friluftslivsformål Frivillige org. Aktivitetsmidler - FYSAK Lokal Agenda 21 Miljømillionen Mal på tilskuddsbrev Nei Nei Ja Ja Ja Ja Nei Nei Ja Ja Fylkesrevisjonen har fått opplyst både fra ledelsen og saksbehandlerne at avdelingen ikke har noe verktøy/skjema/kvalitetsikringsskjema som saksbehandler kan benytte ved behandling av søknadene på de ulike tilskuddsordningene 13. Det finnes for eksempel ikke noe skjema som dokumenterer saksbehandlers/enhetens gjennomgang av saken, eller skjema med avkryssing 12 Spillemidlene og friluftslivsformål. 13 For spillemidlene finnes det et avkryssingsskjema i KRISS, men dette benyttes ikke av saksbehandler. KRISS er kulturdepartementets saksbehandlerssystem og anleggsregister for idrettsanlegg og spillemidler. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 18 av 41

19 for hvilke punkter som er kontrollert før tildeling/utbetaling. Både ledelsen og saksbehandlerne har uttrykt at de ser nytte av å innføre dette. Avdelingen opplyser at de nå har sett på utkast til skjema som alle saksbehandlere skal bruke gjennom hele prosessen, fra innvilget tilskudd til oppfølging av rapport og regnskapsinnlevering osv. Reglene for del- og sluttutbetaling varierer noe fra ordning til ordning. I noen tilfeller blir tilskuddet utbetalt så snart mottakeren bekrefter at tiltaket vil bli gjennomført i henhold til planene, dette for å sikre likviditeten til mottakeren. I andre tilfeller blir tilskuddet utbetalt etter at tiltaket er gjennomført og rapport og revidert regnskap foreligger. Det fremgår av tilskuddsbrevet hvordan dette skjer i den enkelte ordning. Det varierer også innenfor hver enkelt ordning hvem som får utbetalt deler eller hele tilskuddet og på hvilket tidspunkt. Hvem som får utbetalt når, blir avgjort ut i fra hvilken erfaring man har med den enkelte tilskuddsmottaker fra tidligere år. Erfaringen er ikke nedskrevet, eller registrert i noen base. Det er saksbehandler som har all oppfølging knyttet til den enkelte tilskuddsmottaker og som kontrollerer at betingelsene i tilskuddsbrevet er oppfylt når det innvilgede tilskuddet anvises til utbetaling. Leder av driftsenhet anviser utbetalingen. Ut over dette er det ikke utarbeidet spesielle rutiner. Avdelingen har ikke utarbeidet noe skjema eller annet kontrollverktøy i forbindelse med godkjenning og del- og sluttutbetaling av tilskudd. Rutinene for utbetaling er som for øvrige utgifter, dvs attestasjon og anvisning. I brev til fylkesrevisjonen av opplyser avdelingen at økonomimedarbeiderne har utarbeidet en egen rutine ved bruk av regneark/lister for til en hver tid å være à jour med situasjonen når det gjelder gitte tilsagn og foretatte utbetalinger. Det foreligger ikke noen skrevne retningslinjer eller krav fra ledelsen om å føre disse. Det foreligger heller ikke noen skrevne retningslinjer over hvordan rapporteringen mellom økonomimedarbeiderne og saksbehandleren skal foregå. Vi har fått opplyst av økonomileder for avdelingens fellesadministrasjon at hun har laget en mal for hvordan listene over utbetalinger skal føres. De utbetalingslistene som fylkesrevisjonen har fått fra avdelingens tre økonomimedarbeidere viser imidlertid at det er stor variasjon i hvordan listene føres og hvordan listene ser ut. Det er ikke bare variasjon mellom økonomimedarbeiderne, men listene til den enkelte økonomimedarbeider varierer også mellom de ulike tilskuddsordningene. Dette varierer fra håndskrevne notater til elektroniske lister laget i excel og word. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 19 av 41

20 Ifølge ledelsen er det den enkelte saksbehandler som har ansvar for å holde oversikt over gitte tilsagn, utbetalinger og lignende innenfor eget ansvarsområde. Ut i fra samtalene med både saksbehandlere og økonomimedarbeidere synes de å ha en felles forståelse av at saksbehandlernes ansvar er å følge opp at tilskuddsmottakerne leverer rapport og regnskap med mer, og at økonomimedarbeidernes ansvar er å se til at utbetalingene blir korrekt håndtert. Foruten listene over søknader og lister over hvem som har fått utbetalt tilskudd er det ikke utarbeidet skjema eller annet kontrollverktøy som saksbehandler kan bruke i forbindelse med godkjenning av søknadene og del- og sluttutbetaling av tilskudd. Avdelingsledelsen har også her gitt uttrykk for at det ser behov for slike skjema. Revisors vurdering. Slik rutinene er beskrevet for fylkesrevisjonen er det saksbehandler som foretar all skriftlig vurdering frem til forslaget til fordeling av midlene er utarbeidet. Fylkesrevisjonen kan ikke se at det er lagt opp til et system der det dokumenteres at andre går gjennom saksbehandlingen og kvalitetssikrer arbeidet som er gjort. Den eneste dokumenterte godkjenning av saksbehandlers arbeid er fylkeskultursjefens signatur på notatet som oversendes fylkesråden 14. Fylkesrevisjonen kan ikke se at dette er et system som i tilstrekkelig grad dokumenterer kvalitetssikring av saksbehandlers arbeid. Gjennom samtale med ledelse, saksbehandler og økonomiansvarlig kommer det fram at det ikke benyttes noe kvalitetssikringsskjema, eller annet saksbehandlerverktøy. Fylkesrevisjonen anbefaler at det blir satt i verk arbeid for å utarbeide et system der en dokumenterer den interne kvalitetskontrollen. Det er derfor positivt at avdelingen nå har sett på utkast til skjema som alle saksbehandlere skal bruke i denne prosessen. I denne sammenheng anbefaler vi at disse rutinene vurderes drøftet med næringsavdelingen som allerede har slike skjema, både i forhold til intern kvalitetssikring og i forhold til utbetalingskontroll. I de ordningene fylkesrevisjonen har sett på er det hovedsakelig kun en saksbehandler pr ordning, noe som medfører at det kun er en saksbehandler som kan ordningen. Det er heller ingen formelle kontaktflater mellom saksbehandlerne for de ulike ordningene. Dette gjør at kunnskapen rundt de ulike tilskuddsordningene bygges opp rundt en saksbehandler, 14 I to tilfeller signerer også enhetsleder. For spillemidlene er dette litt annerledes, det tekniske blir gått igjennom av en fagperson. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 20 av 41

21 samt at det er liten informasjonsutveksling om det faglige rundt selve saksbehandlingen mellom saksbehandlerne. Et slikt system er veldig sårbart. Det er også risiko for at et slikt system ikke sikrer likebehandling, fleksibilitet og kvalitet. Fylkesrevisjonen anbefaler ledelsen å sette i verk tiltak for å etablere formelle møtepunkt for saksbehandlerne for tilskuddsordningene i avdelingen. Fylkesrevisjonen ser positivt på at det etter vår første kontakt ble påbegynt arbeid med å skrive ned rutinebeskrivelser og at disse nå er tatt i bruk i saksbehandlingen. Rutinebeskrivelsene som vi har fått forelagt i brev av er imidlertid ikke fullstendige og vi anbefaler derfor avdelingen å arbeide videre med disse, slik at de tar for seg hele saksbehandlingsprosessen. Vi går også ut i fra at dette er noe den nedsatte gruppa i kulturog miljøavdelingen vil vurdere. Fylkesrevisjonen anbefaler også at det utarbeides rutinebeskrivelser som omfatter økonomimedarbeidernes arbeid i tilknytning til tilskuddsordningene. Her bør det fremgå hva økonomimedarbeiderne skal gjøre og hvordan listene over utbetalinger skal føres. I dokumentet hvor rutinebeskrivelsene er nedtegnet bør det også fremgå hvem som har utarbeidet de, når de er laget, fra når de skal gjelde og lignende. Fylkesrevisjonen anbefaler også avdelingen å utarbeide maler til tilskuddsbrev for de tilskuddsordninger der dette ikke er gjort. I punkt 5.4 i rapporten har vi skrevet mer om innholdet i tilskuddsbrevet. Malene til tilskuddsbrev bør arkiveres/lagres på en lett tilgjengelig plass som er kjent for de som jobber med tilskuddsordningene, f.eks i en kvalitetssikringshåndbok. Ut fra det som fylkesrevisjonen har fått opplyst er det ikke lagt opp til at de kontrollene som skal foretas i forkant av en utbetaling blir dokumentert. Fylkesrevisjonen mener at dette bør gjøres. Det er viktig med dokumentasjon for å synliggjøre hvilke kontroller som er foretatt og av hvem. En måte å gjøre dette på er å lage skjema hvor en krysser av hvilke kontroller som er foretatt og hvem som har utført de. Det bør også dokumenteres at alle kravene i tilskuddsbrevet er kontrollert før utbetaling. Fylkesrevisjonen mener at et enkelt skjema hvor saksbehandler/økonomimedarbeider krysser av og signerer for utført kontroll bør ligge som dokumentasjon for utførte kontrollhandlinger. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 21 av 41

22 Som nevnt i faktabeskrivelsen mangler avdelingen skriftlig beskrevne rutiner som er systematisert og samordnet i en kvalitetssikringshåndbok. Et slikt system vil kunne bidra til en mer ensartet praksis i saksbehandlingen for de ulike tilskuddsordningene og gjøre det lettere for saksbehandlerne og ledelsen å orientere seg i hvilke lover, regler og retningslinjer som gjelder for ordningen. Dessuten vil slike rutiner være av stor betydning for ledelsens mulighet til å føre kontroll og tilsyn med saksbehandlingen. Med et slikt system kan det være lettere å sørge for at det er samsvar mellom praksis og retningslinjer. I denne sammenheng er det positivt at kultur- og miljøavdelingen i forbindelse med dette prosjektet har nedsatt ei gruppe som har fått ansvar for å utarbeide en kvalitetssikringshåndbok og at de vil gjøre dette i samarbeid med næringsavdelingen Mål og retningslinjer Det er uttalte mål, retningslinjer og tildelingskriterier for alle tilskuddsordningene fylkesrevisjonen har sett på. For de statlige ordningene er målene og retningslinjene uttrykt i stortingsmeldinger, rundskriv, tildelingsbrev eller i eget regelverk. For de fylkeskommunale ordningene er retningslinjene i hovedsak beskrevet i fylkestingssak 81/00 eller i rundskriv F1. Retningslinjene til Miljømillionen og Lokal Agenda 21 sto før 2007 på eget ark, mens det i 2007 også er tatt inn i rundskriv F1. Det fremgår ikke av rundskriv F1, eller av retningslinjene til Miljømillionen og Lokal Agenda 21 hvem som har utarbeidet disse og når de er blitt utarbeidet. Det er uklart om de er politisk eller administrativt bestemt. Retningslinjene inneholder informasjon om tilskuddsordningens formål, hvem som kan søke, hva det kan søkes tilskudd til, hva søknaden må inneholde, søknadsfrist og eventuelle spesielle opplysninger for den aktuelle tilskuddsordningen. Retningslinjene er rettet mot aktuelle søkere til tilskuddsordningen. Ifølge ledelsen i avdelingen finnes det ikke retningslinjer for tilskuddsordningen husflidsaktiviteter. Dette er en søknadsbasert ordning som fordeler ca kr hvert år. Den blir behandlet samtidig med tilskuddsordningen allmenne kulturformål. For årene er det de samme to organisasjonene som har fått tildelt midler fra denne ordningen. Fylkesrevisjonen kan ikke, ut i fra den informasjonen vi har fått fremlagt, se at det er utarbeidet målkriterier for seks av de syv fylkeskommunale tilskuddsordningene vi har sett Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 22 av 41

23 på. Se tabell 4 for en oversikt. Med målkriterier menes her kriterier som må være oppfylt for at man skal kunne si at målet for ordningen er oppnådd. For tilskuddsordningene Bygningsvern (både statlig og fylkeskommunal) er målkriteriene nedfelt i retningslinjene som er felles for Riksantikvarens og fylkeskommunens midler, samt retningslinjer gitt i tildelingsbrevet fra Riksantikvaren. Fylkesrevisjonen har ikke gått nærmere inn på de to andre statlige tilskuddsordningene på dette punktet. Når det gjelder fastsatte bestemmelser om oppfølging og kontroll er det forskjeller mellom de ulike tilskuddsordningene fylkesrevisjonen har sett på, se tabell 4 for en oversikt. Det er bestemmelser om oppfølging og kontroll for de statlige tilskuddsordningene. For den statlige tilskuddsordningen frivillige organisasjoner til forebyggende helsearbeid gjennom fysisk aktivitet opplyses det imidlertid ikke om dette i tilskuddsbrevet. For fire av de syv fylkeskommunale tilskuddsordningene finnes det ikke bestemmelser om oppfølging og kontroll. Det opplyses altså ikke her verken i retningslinjene, eller i tilskuddsbrevet om at fylkeskommunen har adgang til å kontrollere at vilkårene for tilskuddet overholdes. Tabell 4 Oversikt over hvilke ordninger som har målkriterier og bestemmelser om oppfølging og kontroll Tilskuddsordning Målkriterier Bestemmelser om oppfølging og kontroll Allmenne kulturformål Nei Nei Kulturdager i Nordland Nei Nei Bygningsvern, fylke Ja Ja Bygningsvern, stat Ja Ja Spillemidler til idrettsanlegg - Ja Friluftslivsformål Nei Nei Frivillige org. - Ja Aktivitetsmidler - FYSAK Nei Nei Lokal Agenda 21 Nei Ja Miljømillionen Nei Ja I fylkestingets budsjettvedtak for 2007, FT 124/2006, ble det vedtatt bestemmelser om oppfølging og kontroll av fylkeskommunen sine midler, eller av midler fylkeskommunen står som formidler av. Her gis det anledning for den som yter tilskuddet, eller fylkesrevisjonen til å foreta kontroll med at midlene blir brukt etter forutsetningene. Fylkesrevisjonen kan ikke se at lignende bestemmelser var gjeldende for perioden Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 23 av 41

24 Fylkesrevisjonen har også sett nærmere på tilskuddsbrev med vedlegg som sendes til de som får innvilget sin søknad 15. Alle tilskuddsordningene fylkesrevisjonen har sett på sender ut tilskuddsbrev. Det som er felles for alle tilskuddsordningene er at det står i tilskuddsbrevet hvor stort tilskuddsbeløpet er, tiltak midlene kan benyttes til, hvilke tidsfrister mottakeren må forholde seg til, utbetalingstidspunkt og -rutiner. For alle tilskuddsordningene står det også i tilskuddsbrevet at det må leveres rapport og regnskap. Det er også forskjell i hvilke krav som settes i tilskuddsbrevet til de ulike tilskuddsordningene, se tabell 5 for en oversikt. Dette gjelder for eksempel: krav om revisorbekreftelse og størrelsen på beløpet som eventuelt skal revisorbekreftes, krav om å akseptere vilkår før utbetaling, profileringskrav av Nordland fylkeskommune. For noen tilskuddsordninger stilles disse kravene, for andre ikke. For enkelte tilskuddsordninger står det eksplisitt i tilskuddsbrevet hvilke vilkår som gjelder for bruken av midlene, for andre tilskuddsordninger er ikke dette nevnt, mens for andre vises det til at tiltaket skal gjennomføres i henhold til søknaden. Tabell 5 Innhold i tilskuddsbrevet for de ulike tilskuddsordningene - krav Tilskuddsordning Krav om revisorbekreftelse Størrelse på tilskudd for å levere rev. bekreftelse Krav om aksept av vilkår før utbetaling Krav om profilering av Nordland fylkeskom. Vilkår for bruken av midlene Allmenne kulturformål Nei - Nei 16 Ja Nei 17 Kulturdager i Nordland Nei - Nei Ja Nei Bygningsvern, fylke Ja Ikke definert Ja - Ja Bygningsvern, stat Ja > ,- Ja - Ja Spillemidler til idrettsanlegg Ja > ,- Nei 18 - Nei 19 Friluftslivsformål Ja > ,- Nei Ja Nei Frivillige org. Nei 20 - Nei - Aktivitetsmidler - FYSAK Ja > ,- Nei Nei Lokal Agenda 21 Ja Ikke definert Ja Ja Ja Miljømillionen Ja Ikke definert Ja Ja Ja 15 For tilskuddsordningene det ikke benyttes maler har vi mottatt eksempler på tilskuddsbrev. 16 For allmenne kulturformål og kulturdager i Nordland må det sendes inn bekreftelse på at tiltaket vil bli gjennomført ihht søknaden. 17 For allmenne kulturformål og kulturdager i Nordland vises det til at det skal gjennomføres ihht søknaden. 18 Kommunen må imidlertid skrive under på at midlene blir benyttet i overensstemmelse med forutsetningene. 19 Dette står ikke i tilskuddsbrevet, men vilkårene er beskrevet i rundskrivet V Det opplyses ikke i tilskuddsbrevet om krav om revisorbekreftelse. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 24 av 41

25 I tilskuddsbrevene til de ulike tilskuddsordningene er det også forskjell i hvilken informasjon som gis til tilskuddsmottaker, se tabell 6 for en oversikt. Dette gjelder for eksempel: informasjon om mulighet for fristforlengelse, tilbakebetalingsplikt, mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet, konsekvenser ved ikke å overholde frister. For noen tilskuddsordninger gis det informasjon om dette, for andre ikke. Tabell 6 Innhold i tilskuddsbrevet for de ulike tilskuddsordningene - informasjon Tilskuddsordning Fristforlengelse Tilbakebetalingsplikt Reaksjon hvis ikke opptre i samsvar med forutsetningene Allmenne kulturformål Nei Nei Nei Nei Kulturdager i Nordland Nei Nei Nei Nei Bygningsvern, fylke Nei Ja 21 Ja Ja Bygningsvern, stat Ja Ja Ja Ja Spillemidler til idrettsanlegg Nei 22 Nei 23 Ja Ja Friluftslivsformål Ja Nei Ja 24 Nei Frivillige org. Nei Nei Ja Nei Aktivitetsmidler - FYSAK Nei Nei Nei Nei Lokal Agenda 21 Ja Nei Ja Ja Miljømillionen Ja Nei Ja Ja Konsekvens ved ikke å overholde frister Revisors vurdering. Kultur- og miljøavdelingen har oppfylt de fleste av kravene i økonomireglementet og økonomibestemmelsene som gjelder mål og retningslinjer. Det er uttalte mål, retningslinjer og tildelingskriterier for alle tilskuddsordninger fylkesrevisjonen har sett på. Dette synes imidlertid å mangle for tilskuddsordningen husflidsaktiviteter, noe fylkesrevisjonen mener er uheldig. Det er vanskelig å vite hvem som kan søke på ordningen når det ikke går fram av noen retningslinjer hvem som er målgruppen for ordningen. Fylkesrevisjonen anbefaler avdelingen å utarbeide retningslinjer også for denne ordningen, dersom den fortsatt skal være en søknadsbasert tilskuddsordning. 21 Dette står i de vedlagte retningslinjene og gjelder for både statlig og fylkeskommunal ordning. 22 Dette er imidlertid regulert i rundskrivet V Dette er informert om i rundskrivet V Dette er imidlertid kun i forhold til kravet om å profilere Nordland fylkeskommune. Fylkesrevisjonen i Nordland, februar 2008 Side 25 av 41