E-postarkivering. SaaS Archiving. Brukerveiledning Revisjon D

Transkript

1 Brukerveiledning Revisjon D SaaS Archiving E-postarkivering E-postarkivering er en skybasert tjeneste som automatisk arkiverer e-posten din i et sikkert og sentralt lager. Med e-postarkivering kan du i tillegg søke i arkivert e-post slik at du raskt kan finne og hente meldinger når du trenger dem. Figur 1 Arkitektur for e-postarkivering 1

2 Søke i arkivet Du kan finne, vise og eksportere e-postmeldinger som oppbevares i arkivet. Når du skal opprette et søk, skriver du inn det du vet om meldingen (eller meldingene) i kriteriefeltene og klikker på Søk. Forbedre søkeresultatene Du kan forbedre søkeresultatene ved å følge noen beste praksiser og retningslinjer. Bruk den rette kombinasjonen av søkeuttrykk og filtreringsfunksjoner for å raskt finne e-postene du trenger. Grunnleggende søkeregler Fyll ut minst ett søkefelt når du skal begynne et nytt søk. Jo flere felt du fyller ut, jo mer presist blir søket ditt, og på den måten begrenser du søkeresultatet enda mer. Søkefeltene skiller ikke mellom små og store bokstaver. Et søk etter Salgsrapporter er det samme som et søk etter salgsrapporter. Velg søkeuttrykkene nøye. Bruk ord eller fraser som er unike for meldingene du vil finne. Unngå å bruke vanlige ord og fraser som en, den og det. Flere regler for sammensatte søk De fleste spesialtegn (inkludert +-&!><) tolkes som ren tekst når de brukes i et ord eller i en frase. Andre spesialtegn (blant annet #) ignoreres. Jokertegn som asterisk (*) og spørsmålstegn (?) bak søkeuttrykkene, støttes. En asterisk ser etter ett eller flere tegn. Et spørsmålstegn ser etter et enkelt tegn. Du kan søke etter e-postadresser ved hjelp av hele adressen, bare domenet eller en annen del av adressen. Velg Frase, Ethvert ord eller Alle ord for å bestemme hvordan du vil at søkefunksjonen skal tolke teksten du skrive inn. Retningslinjer for spesialtegn Spesialtegn skal ikke brukes. Noen spesialtegn er tillatt og kan tolkes som ren tekst når de legges til som en del av en alfanumerisk streng. Spesialtegn på begynnelsen eller slutten av en streng blir ofte ignorert. Tabell 1 Spesialtegn tolket som ren tekst Spesialtegn Navn + Pluss - Tankestrek & &-tegn Stolpe! Utropstegn ) Høyreparentes ( Venstreparentes { Venstre krøllparentes 2

3 Tabell 1 Spesialtegn tolket som ren tekst (fortsatt) Spesialtegn Navn } Høyre krøllparentes [ Venstre hakeparentes ] Høyre hakeparentes ^ Cirkumfleks " Anførselstegn ~ Tilde : Kolon Søk med jokertegn Arkivsøket støtter to typer jokertegn, asterisk (*) og spørsmålstegn (?), når de brukes inne i en streng eller på slutten av en streng. Du kan ikke bruke jokertegn på begynnelsen av en tekststreng. Du bør unngå å bruke jokertegn for tidlig i et søkeuttrykk eller i et søkeuttrykk med få tegn. Et søkeuttrykk som hest* gir deg bedre og raskere resultater enn h* eller h*s. Du kan ikke bruke jokertegn i frasesøk. Kombinasjon av jokertegn med spesialtegn kan føre til inkonsekvente søkeresultater. For eksempel gir.doc* og doc* forskjellige resultater. Eksempler på jokertegn med asterisk (*) Stjernen (*) leter etter ett eller flere tegn. Tabell 2 Eksempler på jokertegn med asterisk (*) Søkeuttrykk Returnerer... greg* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian jo* jon, john, johnsen, jonsen, jondalen jordbær jo*n *jon john, johnsen, jondalen er ikke tillatt Eksempler på jokertegn med spørsmåltegn (?) Spørsmålstegnet (?) søker etter et enkelt tegn. Tabell 3 Eksempler på jokertegn med spørsmåltegn (?) Søkeuttrykk Returnerer... greg? gregs, gregg jo? jon, john, jonsen jo?n john jo??n jorun?jon er ikke tillatt 3

4 E-postadresser I meldingshodet kan du søke etter e-post-adresser i feltene Fra og Mottaker. Du kan søke etter en fullstendig e-post-adresse som Jon.Svendsen@eksempel.no, kun den lokale delen (Jon.Svendsen) eller bare domenet (eksempel.no). Du kan i tillegg søke i den lokale delen og domenedelen ved å bruke søkeuttrykk som Jon, Svendsen, eksempel eller no. Bruk de ulike søkealternativene strategisk for å utvide eller avgrense søkeresulatene. Bruk den fullstendige adressen for å avgrense resultatene til en bestemt adresse. Bruk den lokale delen til å finne alle meldinger knyttet til en bestemt brukerkonto eller navn. Bruk domenedelen til å finne alle meldinger knyttet til et bestemt domene. Bruk bare deler av en adresse for å utvide søket for å finne alle adresser knyttet til en eller flere uttrykk. Du kan søke etter enhver del av et uttrykk som finnes i en e-postadresse, uavhengig av bruk av liten eller stor bokstav eller teksttype. Tekst atskilt med et spesialtegn. Bytte mellom store og små bokstaver. Bytte mellom alfabetiske og numeriske tegn. Du kan bruke jokertegn i søkeuttrykk i en e-postadresse. Du kan ikke søke etter en kombinasjon av søkeuttrykk som ikke utgjør en fullstendig lokal del, domene eller adresse. Tabell 4 Søk etter e-postadressen: JonH.Svendsen7@sub.eksempel.no Søker etter deler av e-postadressen... Fullstendig e-postadresse Lokal del Domene Gyldige søkeuttrykk omfatter... JonH.Svendsen7@sub.eksempel.no JonH.Svends en7 Jon 7 H sub.eksempel.no sub eksempel no Svendsen Ugyldige søkeuttrykk omfatter... JonH.Svendsen7@sub.eksempel Svendsen7@sub.eksempel.no JonH Svendsen7 JonH.Svendsen sub.eksempel eksempel.no I enkelte tilfeller vises et navn på skjermen sammen med e-postadressen. For eksempel Jon Svendsen <admin@eksempel.no>. Her vil et søk etter fornavnet Jon eller etternavnet Svendsen gi resultater knyttet til Jon Svendsen og e-postadressen admin@eksempel.no. 4

5 Eksempler på søk etter e-postadresse Tabell 5 Eksempler på søk etter e-postadresse Søkeuttrykk Returnerer... petter Jon Solstad <jon@firma.no> Jon Larsen <jon.larsen@annet.com > Jon Larsen <jlarsen@test.com> Jon Knutsen <jon99@test.com> Jon Knutsen<jk99@special.c om> Inge Larsen <jon111@special.com> Inge Knutsen <inge.knutsen@jon.com > geir larsen Jon Solstad <jon@firma.no> Geir Larsen <geir@annet.no> Jon Larsen <jlarsen@test.com> Jon Knutsen <jon99@test.com> Jon Knutsen<jk99@special.c om> Inge Larsen <jon111@special.com> Inge Knutsen <inge.knutsen@jon.com > Inge Larsen <ilarsen99@test.com> Knut Larsen <klarsen@firma.no> HansJ <hans_larsen@annet.co m> Inge Solstad <i.solstad@jon.com> firma.no sub.firma.no geir@firma.no Jon Solstad <jon@firma.no> Knut Larsen <klarsen@firma.no> Geir Brun <geir@sub.firma.no> Jon Svendsen <jsvendsen@sub.firma.no> Jon Solstad <jon@firma.no> Tom Jensen <geir@firma.no> jo* Jon Knutsen<jk99@special.c om> Johan Tylden <jt@test.com> Inge Larsen <jon111@special.com> Patrik Sandheim <joha333@firma.no> Inge Knutsen <inge.knutsen@jon.com > Fredrik Berg <fberg@joheim.com> 5

6 Søke med frase, ethvert ord eller alle ordene Du kan bruke arkivsøket til å søke etter spesielle ord eller fraser i en e-post. Du kan også legge til regler i enkelte tekstfelt for å filtrere resultater. Når du skriver inn flere søkeuttrykk i et tekstfelt, kan du velge at de skal behandles som med nøyaktig ordlyd (frase), som individuelle uttrykk eller som en gruppe uttrykk. Unngå å bruke vanlige ord som en, den eller det når du søker. Vanlige ord blir normalt ignorert i søket. Bruk i stedet ord og fraser som er særegne for e-postene du vil vise eller laste ned. Frasesøk: finner e-post som inneholder den nøyaktige ordlyden (frasen) med nøyaktig ordrekkefølge. Ethvert ord-søk: finner e-post som inneholder ett eller flere ord uavhengig av rekkefølge. Alle ord-søk: finner e-post som inneholder alle ordene uavhengig av rekkefølge. Du kan ikke bruke jokertegn i et frasesøk. Eksempler på frase, ethvert ord eller alle ord Ved å søke med uttrykket bergen-notat vil du få forskjellige resultatsett avhengig av hvilke regler du bruker. Tabell 6 Søk etter bergen-notat med Frase, Ethvert ord eller Alle ord Regel Returnerer tekst... Men ikke... Frase tirsdag bergen-notat bergen-notat tilbakemelding bergen transpo rt notat trondhe im-nota t notat til bergen transpo rt notat trondhe im transpo rt Ethvert ord tirsdag berge n-notat trondhei m-notat trondheim transport berge n-notat tilbakem elding notat til bergen bergen transpor t notat transpor t notat Alle ord tirsdag bergen-notat bergen-notat tilbakemelding bergen transport notat notat til bergen trondheim-notat trondheim transport transport notat 6

7 Unngå stoppord Stoppord inkluderer vanlige ord som ignoreres av systemet når du angir et søk, fordi de sannsynligvis ikke gir unike resultater. Når du angir et søk, skal du bruke ord og fraser som er spesifikke for e-postmeldingene du ønsker å finne, og unngå å bruke generiske eller ofte brukte ord og fraser. E-postarkivering støtter flere språk og fører en liste over stoppord for hvert språk. Vise en melding Du må åpne og vise e-postmeldinger for å lese innhold, hente vedlegg og gå gjennom meldingshodeinformasjon og metadata. Før du begynner Du må først kjøre et søk og deretter sortere resultatene for å finne e-posten du vil vise. Åpne meldingen fra resultatpanelet ved å utføre ett av følgende: Dobbelklikk på meldingen for å vise meldingen i vinduet Melding. Velg et alternativ i menyen Forhåndsvisning for å åpne meldingen i ruten Melding. Hvis du valgte Forhåndsvisning, vises meldingen i ruten Melding. Ellers vises meldingen i et eget vindu. Vise en arkivert e-post Du kan åpne og vise all e-post som er lagret i arkivet direkte fra panelet for søkeresultater. Du kan bruke både meldingsforhåndsvisningen og meldingsvinduet til å se innholdet i meldingen, meldingshoder, alle vedlegg som er tilknyttet meldingen og arkivspesifikk informasjon, inkludert ID og utløpsdato. Finne e-post ved hjelp av søk Du kan bruke søkeskjemaet til å finne e-post ut fra e-postadresse, et datoområde eller tekst. Følg disse retningslinjene: Fyll ut ett felt hvis du vil finne meldinger som samsvarer med en enkelt verdi. Fyll ut flere felter hvis du vil finne meldinger som samsvarer med alle verdiene. Du kan kombinere ytterligere felter med et Meldingstekst-søk og filtrere resultatene i et Frase-, Ethvert ord- eller Alle ord-søk. Du kan ikke bruke jokertegn når du velger Frase. Oppgave Klikk på Hjelp i grensesnittet for definisjon av alternativer. 1 Velg E-postarkivering Arkiverte meldinger. Søk vises som standard. 7

8 2 Fyll ut ett eller flere av følgende felter: Fra Mottaker Datoområde Meldingstekst 3 Klikk på Søk. E-post som samsvarer med søkekriteriene dine vises i panelet Resultater. Søkeeksempler De følgende eksemplene sammenligner resultatene fra to lignende søk, ett bruker Frase, mens det andre bruker Ethvert ord i et Meldingstekst-søk. 8

9 Tabell 7 Søkeeksempler Kriterier Returnerer... Ikke... Mottaker: jon@domene.no Datoområde: til Meldingstekst med Frase: bergen-notat E-post sendt til Jon mellom juli og oktober i 2009 som inneholder frasen bergen-notat. E-post sendt til Jon i juni 2009 som inneholder frasen bergen-notat. E-post sendt til Jon i august 2009 som inneholder frasen notat til bergen. E-post sendt til Steffen mellom juli og oktober i 2009 som inneholder frasen bergen-notat. Mottaker: jon@domene.no Datoområde: til Meldingstekst med Ethvert ord: bergen-notat Mottaker: jon@domene.no Datoområde: til Meldingstekst med Alle ord: bergen-notat E-post sendt til Jon mellom juli og oktober i 2009 som inneholder ordene bergen eller notat, inkludert: bergen-notat tur til bergen trondheim-notat E-post sendt til Jon mellom juli og oktober i 2009 som inneholder ordene bergen og notat i emnefeltet, inkludert: bergen-notat notat til bergen-kontoret notat angående bergen-programvare E-post sendt til Jon i juni 2009 som inneholder ordene bergen eller notat, inkludert: bergen-notat, reise til bergen, trondheim-notat. E-post sendt til Steffen mellom juli og oktober i 2009 som inneholder ordene bergen eller notat, inkludert: bergen-notat, reise til bergen, trondheim-notat. E-post sendt til Jon i 2009 som inneholder ordene bergen og notat i emnefeltet, inkludert: bergen-notat og notat til kontor i bergen. E-post sendt til Jon mellom juli og oktober i 2009 som inneholder bare ett av ordene bergen og notat i emnefeltet, inkludert: bergen-kongress, reise til bergen, trondheim-notat. E-post sendt til Steffen mellom juli og oktober i 2009 som inneholder begge ordene i emnefeltet, inkludert bergen-notat, notat til bergen-kontoret og notat angående bergen-programvare. E-post sendt til Jon mellom juli og oktober i 2009 som inneholder ordet bergen i emnefeltet og notat i brødteksten. 9

10 Eksportere meldinger Du kan laste ned én eller flere meldinger fra et søk og vise dem i en e-postklient. Når du eksporterer meldinger, komprimeres de i en ZIP-fil. Du kan enten eksportere meldinger fra panelet Resultater eller fra visningen Melding. Retningslinjer for zip-filer Reglene som styrer ZIP-filen du laster ned når du eksporterer meldinger, avgjør den totale filstørrelsen, hvilke e-poster som legges til, hvordan e-postfilene navngis og formatet til e-postene. Den totale størrelsen på filen du laster ned, kan ikke være større enn 2 GB. Hvis resultatsettet er større, bør du avgrense søkekriteriene og begrense resultatene. Under nedlasting utfører systemet det opprinnelige søket igjen. På grunn av endringer i arkivet, kan derfor meldingssettet i zip-filen avvike fra de opprinnelige søkeresultatene. Meldinger lagres som eml-filer. Hvert filnavn samsvarer med meldingens unike arkiv-id. Formatet for hver e-post varierer ut fra hvilken brukerrolle du har: Brukere mottar originalmeldingen. Kundeadministratorer mottar konvoluttjournalen, i tillegg til originalmeldingen som legges til som et vedlegg. Et ZIP-filverktøy er nødvendig for å kunne pakke ut e-postfilene. Vise.eml-filer E-postfilene du laster ned, bruker filformatet.eml og krever en kompatibel e-postklient. McAfee anbefaler Microsoft Outlook Express eller en nyere versjon av Microsoft Outlook. Tabell 8 E-postklienter for visning av.eml-filer Operativsystem Foreslåtte e-postklienter omfatter... Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 med KB Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird 10

11 Eksportere meldinger Du kan laste ned e-postmeldinger fra arkivet og vise dem i e-postklienten din. Dette alternativet er tilgjengelig fra både resultatpanelet (for flere meldinger) og meldingsvisningen (for enkeltmeldinger). Før du begynner Du trenger følgende: Et zip-filverktøy for å kunne pakke ut e-postmeldingene etter de er lastet ned. En e-postklient som kan vise.eml-filer Oppgave Klikk på Hjelp i grensesnittet for definisjon av alternativer. 1 Kjør et søk i panelet Kriterier. 2 Gjør ett av følgende valg når du skal velge meldinger til nedlasting. Alternativ Eksporter alle i panelet Resultater Definisjon Klikk på Eksporter Eksporter alle for å laste ned alle søkeresultatene. Eksporter utvalgte i panelet Resultater Eksporter i visningen Melding Velg avmerkingsboksen for hver av meldingene, og klikk på Eksporter Eksporter utvalgte for å laste ned søkeresultatene du har valgt. Dobbeltklikk på meldingen, eller velg meldingen og klikk på Forhåndsvisning. Deretter klikker du på Eksporter for å laste ned den individuelle meldingen. En dialogboks vises i nettleseren. 3 Følg instruksjonene i nettleseren din for å åpne eller lagre filen. Filen lagres på det lokale systemet. 4 Finn filen, og åpne den med zip-filverktøyet. Zip-filen og innholdet vises. 5 Pakk ut meldingene fra zip-filen og lagre dem i en mappe. Enkeltmeldingene lagres nå på det lokale systemet. Du kan nå åpne og vise meldingene i e-postklienten fra denne plasseringen. 11

12 Copyright 2014 McAfee, Inc. Ikke kopier uten tillatelse. McAfee og McAfee-logoen er varemerker eller registrerte varemerker for McAfee, Inc. eller dets datterselskaper i USA og andre land. Andre navn og merker kan hevdes som andres eiendom. 12 SEWS-ARC- UG-8.1.0D29