Styret for SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Styret for SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Styret for SEKOM-sekretariat Møtested: Førde rådhus, møterom Anga i 4. etasje Dato: Tid: Kl. 11:00 Lunsj ca kl 12:00 Innkalling: Faste medlemar i styret Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/17 Skriv og meldingar 03/17 Rekneskap 2016 for SEKOM-sekretariat 04/17 Årsmelding 2016 for SEKOM-sekretariat 05/17 Arbeidsplan /17 Eventuelt Med helsing Terje Engvik Leiar

2 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 01/17 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå dagleg leiar: Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 02/17 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Oversikt over styret med varamedlemar Møteprotokoll Arbeidsutvalet i SEKOM Møteplan SEKOM-sekretariat Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 Notat til styret om felles samling for kontrollutval 15. juni 2016 Referat frå sekretærforum for Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane den Referat frå møte i styringsgruppa : Eventuell omorgansiering av den interkommunale revisjon i Sogn og Fjordane Mogeleg felles revisjonseining: Møtereferat frå styringsgruppa Tilråding frå dagleg leiar: Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 SEKOM-sekretariat Notat Dato: Vår referanse: 17/416 Arkiv: Oversikt over styret med varamedlemar Kommune Fast medlem Personleg varamedlem Askvoll Jorunn Blom Aalen Oddbjørn Aalen Bremanger Bjørg Kleiven Stig Bakke Eid Vigdis Heimdal Reksnes Oddvin Hansen Fjaler Magne Norddal Anny Mari Holm Solheim Flora Terje Kjerpeset Oscar Bergheim Førde Terje Engvik Frode Gjerde Gaular Joar Aarnes Kjerstin Haugsbø Gloppen Per Rune Vereide Ragnar Eimhjellen Gulen Arnhild Kjellevold Aslak Nyhammer Hornindal Tom Øyvind Solheim Ralf Bjarne Taraldset Hyllestad Randi Gåsdal Ingunn Sognnes Jølster Inger Jorun Årseth Arne Lesto Naustdal Ole Erik Thingnes Johnny Gustavsen Solund Arne Leif Osland Edel F Bontveit Stryn Rune Myklebust Aud Jorunn Hool Egge Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

5 Arbeidsutvalet i SEKOM SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Førde rådhus, møterom Anga Dato: Tid: Kl. 10:30-12:45 Faste representantar som møtte: Jorunn Sølvi Blom Aalen Per Rune Vereide Terje Engvik Forfall faste representantar: Randi Gåsdal Vigdis Heimdal Reksnes Fylgjande vararep. møtte: Sakliste Sak nr. Sakstittel 07/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 08/16 Skriv og meldingar 09/16 Arbeidsplan drøfting i arbeidsutvalet 10/16 Kommunestruktur - drøfting i arbeidsutvalet 11/16 Lønsvilkår for tilsette - prosedyre for forhandlingar 12/16 Møteplan /16 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat v/arnar Helgheim og Audhild Ragni Vie Alme Underskrifter: Terje Engvik Jorunn Blom Aalen Per Rune Vereide

6 07/16: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Tilrådinga vart samrøystes vedteke. AUT- 07/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 08/16: Skriv og meldingar Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Tilrådinga vart samrøystes vedteke. AUT- 08/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 09/16: Arbeidsplan drøfting i arbeidsutvalet Tilråding frå dagleg leiar: Arbeidsplan vert lagt fram til styrehandsaming vinteren Frå hausten 2017, vert arbeidsplan handsama samstundes med årsbudsjett for selskapet. SEKOM-sekretariat sender budsjett og arbeidsplan til kontrollutvala i eigarkommunane til informasjon. Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Tilrådinga vart samrøystes vedteke. AUT- 09/16 VEDTAK: Arbeidsplan vert lagt fram til styrehandsaming vinteren Frå hausten 2017, vert arbeidsplan handsama samstundes med årsbudsjett for selskapet. SEKOM-sekretariat sender budsjett og arbeidsplan til kontrollutvala i eigarkommunane til informasjon. Side 2

7 10/16: Kommunestruktur - drøfting i arbeidsutvalet Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Saka vert lagt fram til drøfting. Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Arbeidsutvalet drøfta saka. AUT- 10/16 VEDTAK: 11/16: Lønsvilkår for tilsette - prosedyre for forhandlingar Tilråding frå dagleg leiar: Saka vert lagt fram utan tilråding. Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Arbeidsutvalet drøfta saka. Framlegg til vedtak: Leiar og nestleiar vert forhandlingsutval, og resultatet av forhandlingane skal godkjennast av arbeidsutvalet. Framlegget vart samrøystes vedteke. AUT- 11/16 VEDTAK: Leiar og nestleiar vertforhandlingsutval, og resultatet av forhandlingane skal godkjennast av arbeidsutvalet. Side 3

8 12/16: Møteplan 2017 Tilråding frå dagleg leiar: Arbeidsutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: Styremøte 17. mars kl Arbeidsutvalsmøte 21. juni kl Styremøte 29. september kl Arbeidsutvalsmøte (ved behov) 15. november kl Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Nytt framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: Styremøte 17. mars kl Arbeidsutvalsmøte 21. juni kl Styremøte 20. september kl Arbeidsutvalsmøte 22. november kl Det nye framlegget vart samrøystes vedteke. AUT- 12/16 VEDTAK: Arbeidsutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: Styremøte 17. mars kl 11 Arbeidsutvalsmøte 21. juni kl Styremøte 29. september kl Arbeidsutvalsmøte (ved behov) 15. november kl /16: Eventuelt Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Det vart ikkje teke opp saker under eventuelt. AUT- 13/16 VEDTAK: Side 4

9 Arbeidsutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 12/16 Arbeidsutvalet i SEKOM Arkiv Sakshandsamar FE Arnar Helgheim Møteplan 2017 Tilråding frå dagleg leiar: Arbeidsutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: Styremøte 17. mars kl Arbeidsutvalsmøte 21. juni kl Styremøte 29. september kl Arbeidsutvalsmøte (ved behov) 15. november kl Arbeidsutvalet i SEKOM Handsaming: Nytt framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: Styremøte 17. mars kl Arbeidsutvalsmøte 21. juni kl Styremøte 20. september kl Arbeidsutvalsmøte 22. november kl Det nye framlegget vart samrøystes vedteke. AUT-12/16 Vedtak i: Arbeidsutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: Styremøte 17. mars kl 11.00Arbeidsutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: Styremøte 17. mars kl Arbeidsutvalsmøte 21. juni kl Styremøte 20. september kl Arbeidsutvalsmøte 22. november kl Saksutgreiing: Dagleg leiar gjer framlegg om å legge opp tilsvarande møteplan som dei seinaste åra. I 2016 er det 2 møte i arbeidsutvalet mot 1 til vanleg. I tilrådinga, set eg av eit tidspunkt til novembermøte dersom det er behov for dette.

10 Fra: FKT- Forum for Kontroll og Tilsyn Sendt: 24. februar :56 Til: FKT- Forum for Kontroll og Tilsyn Emne: Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 Vedlegg: FKT Fagkonferanse program 2017.pdf Til FKTs medlemmer Vi har gleden av å invitere medlemmene til årets store FKT-begivenhet - fagkonferanse og årsmøte på Scandic Ishavshotel i Tromsø juni Leder av Stortingets kommunal- og forvaltningskomite, Helge André Njåstad (Frp), åpner det hele med et innlegg hvor ganske sikkert Stortingets arbeid med kommune- og regionreform blir et tema. Programmet for øvrig dekker i tillegg mange temaer som bør være midt i blinken både for kontrollutvalgsmedlemmer og -sekretærer og andre med interesse for kontroll og tilsyn i kommunal sektor - offentlige anskaffelser, korrupsjon, kommuneregnskap og kontrollutvalgssekretariat. Det ordinære årsmøtet avholdes 7. juni kl samme sted. Innkalling og sakspapirer blir sendt ut senere. Det sosiale programmet starter med en omvisning på Mack - verdens nordligste bryggeri og avsluttes med felles middag på hotellet. Nærmere informasjon om hele arrangementet følger vedlagt. Påmelding kan skje via et særskilt skjema på våre nettsider >> < Påmeldingsfristen er tirsdag 4. april. Vi ser fram til å møte dere i Tromsø. Send gjerne denne invitasjonen videre til resten av medlemmene i kontrollutvalget/de ansatte i sekretariatet, og til andre som kan være interessert i å delta. God helg! Vh Bjørn Bråthen (for sekretariatet) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo E-post: fkt@fkt.no <mailto:fkt@fkt.no> Tlf.: < < FKT - En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat

11 Du mottar denne e-posten fordi du er oppført i vårt medlemsregister som kontaktperson for kontrollutvalgets/sekretariatets medlemskap i FKT.

12 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN Tromsø 7-8. juni 2017 Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 7. juni 2017 #fkt2017

13 Dag 1 Onsdag 7. juni Registrering med mat Velkommen til fagkonferansen Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT 10: Åpning Stortingsrepresentant Helge André Njåstad (Frp), leder av Stortingets kommunal- og forvaltningskomité Spørsmål og kommentarer fra salen OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Fjord1-saken Kontrollutvalgsleder Frank Willy Djuvik (Frp), Sogn og Fjordane fylkeskommune Helseinnkjøpssaken Kontrollutvalgsleder Gunnar Topland (H), Grimstad kommune Åpenhet og etikk Spesialrådgiver Tor Dølvik, Transparency International Norge Pause (Kaffe) OFFENTLIGE ANSKAFFELSER paneldebatt med åpning for spørsmål og kommentarer fra salen Medvirkende: Djuvik, Topland og Dølvik Lunsj ÅRSMØTE 2017 I FKT Registrering til årsmøte Årsmøte Sosialt program omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri Felles middag på hotellet

14 Dag 2 Torsdag 8. juni (m/innlagt pause) Korrupsjon i kommunal sektor slappe kontrollutvalg? Professor Petter Gottschalk, Handelshøyskolen BI Spørsmål og kommentarer fra salen Pause/utsjekking Kommuneregnskap for politikere Revisjonssjef Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Lunsj Kommuneregnskap for politikere, forts Spørsmål og kommentarer fra salen Pause Hva kan kontrollutvalget forvente av sekretariatet? Rådgiver Torbjørn Berglann, KonSek Midt-Norge IKS Spørsmål og kommentarer fra salen Avslutning Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT

15 PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM ÅRSMØTET Årsmøtet er åpent for alle, men det er kun medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) som har tale-, forslags- og stemmerett. Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen seks uker før årsmøtet, altså innen 26. april Styret sender ut sakspapirene senest to uker før årsmøtet, innen 24. mai Dersom din kommune/ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 24. mai Leder i valgkomiteen: Anne-Karin Femanger Pettersen, daglig leder i Østfold kontrollutvalgssekretariat akfp@fredrikstad.kommune.no Mobil: Tlf.: Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se nettsiden eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT Bjørn Bråthen: Tlf E- postadresse: fkt@fkt.no

16 PÅMELDING Påmelding via særskilt skjema på FKTs nettside: Bindende påmelding innen tirsdag 4. april Det tas forbehold om endringer i programmet. Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr 500 i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. DELTAKERAVGIFT Deltakelse med overnatting (helpensjon): Kr (Ikke medlem kr 6 900) Deltakelse uten overnatting, sosialt program og middag (dagpakke): Kr (Ikke medlem kr 5 500) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting fra juni 2017: Kr ANNEN INFORMASJON Omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri Bli med på en innholdsrik omvisning i Macks historiske lokaler og få en spennende bryggeriopplevelse. Omvisningen starter i Kjeller 5. Turen fortsetter inn i Kjeller 4 for filmvisning, deretter går vi videre i de gamle ølkjellerne fra 1877, hvor dere får et innblikk i Macks fargerike historie. Turen fortsetter til vårt moderne mikrobryggeri. Mack ligger i gangavstand fra hotellet. Scandic Ishavshotel, Fredrik Langesgate 2, 9008 Tromsø Nettside Det går både flybuss og ordinær rutebuss fra Tromsø lufthavn Langnes til hotellet. Reisetiden er ca. 15 minutter.

17 SEKOM-sekretariat Notat Dato: Vår referanse: 17/412 Arkiv: FE Notat til styret om felles samling for kontrollutval 15. juni 2016 Den 15. juni 2017, vert det fagdag for kontrollutvala i Sogn og Fjordane og søre Sunnmøre på Skei hotel. Programmet vert ferdigstilt i løpet av kort tid, og eg har difor laga dette korte notatet som informasjon til styret. Programskisse Oppmøte med registrering. Rundstykker / frukt Velkomen og informasjon ved arrangørane FKT ved Benedikte Muruvik Vonen: Litt om FKT Kontrollutvalet si rolle ved kommunesamanslåing Pause Erfaringsutveksling - Korleis arbeider kontrollutvala? Lunsj Erfaringsutveksling forts.: Samarbeid kontrollutval (og sekretariat) administrasjon Varsling kommunane sitt ansvar og kontrollutvalet si rolle Barnevern Gruppearbeid om erfaringar (nokre konkrete problemstillingar for drøfting) inkl. pause Oppsummering frå gruppearbeid og felles drøfting Avslutning ved arrangørane Tidsplan og tema kan bli noko endra til det endelege programmet. Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

18 SEKRETÆRFORUM FOR KONTROLLUTVALSSEKRETÆRANE I MØRE OG ROMSDAL OG SOGN OG FJORDANE MØTE NR.: 1/17 TID: 7. februar 2017 STAD: Hotell Ivar Aasen i Ørsta MØTEREFERAT Til stades frå forumet: Einar Ulla, Arnar Helgheim, Jostein Støylen, Sveinung Talberg, Tor Harald Hustad, Jane Anita Aspen, Sigrid Torbjørnson Tidsplan Oppmøte med felles middag 5. februar kl Start 6. februar kl 9.00 Lunsj kl Start etter lunsj kl Program maks til kl Tema 1. «Agderrapporten» Informasjon om rapporten og FKT sitt arbeid ved Einar: FKT hadde møte med departementet som tar med seg synspunkta vidare. FKT blir invitert til å delta i samling med fylkesmenn. Kontrollutvalskomiteen i NKRF har også handsama rapporten med tilsvarande haldning som FKT, men den er ikkje (så langt Einar veit) handsama i NKRF sitt styre. 2. Større fagmiljø Nokre stikkord frå diskusjonen: Fleire kommunesamanslåingar påverkar. Regionreform påverkar også. Fokus må vere på kva som skal bli betre innan faglegheit og økonomi Temaet vert med vidare i forumet. 3. Metodeverk for påsjå-ansvar Innleiing og presentasjon ved Tor Harald. Nokre stikkord frå diskusjonen: Nærare erklæring frå revisor om kva dei har gjort? Utfylling av sjekklister. Kor langt kan vi gå i vurderinga av revisor? Vi må stille spørsmål til revisor for å få bekrefta kva som er gjort i høve til plan for revisjonen. Vi må få utarbeidd eit felles metodeverk, som alle kan bruke. Skilje omtale av påsjåansvar og omtale av rekneskapsuttale. Nøkkelspørsmål: Kva revisjonshandlingar er endra frå i fjor til i år? Lite å hente frå NKRF sin rettleiar om påsjåansvar. Ein del frå revisjonsutval i børsnoterte selskap for likskap og læring. Tor Harald sender ut presentasjonen han brukte med endringar etter innspel mottatt i møtet til alle i forumet, og ber om tilbakemelding frå gruppa.

19 Tor Harald bearbeider etter innspela fram til presentasjon på FKT-samling 21. mars. 4. Neste samling Det blir Vestlandssamling på Alexandra hotell i Loen den 5. og 6. oktober. Vi prioriterer denne samlinga, og vart samde om å ikkje ha eiga samling på hausten før denne. Med helsing Arnar Helgheim, sekretær

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 Sekom postmottak Fra: Terje Førde Sendt: 23. februar :35 Til: Frida Melvær; Håkon Loftheim; Gunhild Berge Stang; Martin Lundgård; Terje'; Olve Grotle; Ole John Østenstad; Mathias Råheim; Atle Fasteland; Hallvard Oppedal; Reidun Halland; Morten Askvik; Bente Nesse; Oddmund Klakegg; Thor Ove Farsund; Ellen Jensen; Håkon Myrvang; Øyvind Bang-Olsen; Gunn Åmdal Mongstad; Erik Askeland; Askvoll postmottak; Fjaler Postmottak; Førde Postmottak; Gaular Postmottak; Gulen Postmottak; Hyllestad Postmottak; Jølster Postmottak; Naustdal Postmottak; Solund Postmottak; Sekom postmottak Kopi: 'Trygve Jacobsen' Ringstad'; Kari Birkeland; 'Tom Erik Sandal'; 'Charlotte Skjølberg' Emne: Møtereferat , Styringsgruppa for evt omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Vedlegg: Møtereferat styringsgruppa , omorganisering kommunerevisjonen.pdf; Oversikt over medlemmane i Styringsgruppa.doc; OVERSIKT REPRESENTANTAR KRYSS REVISJON ajourført xls Møtereferat frå Styringsgruppa for eventuell omorganisering av den interkommunale revisjon i Sogn og Fjordane : Vedlagt følgjer møtereferat frå styringsgruppa sitt møte den , vedr. eventuell omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane. Det vert vist til tidlegare oversende referat frå møte den og Styrinsgruppa ønskjer å få plass til litt tid i eit komande kommunestyremøte i kvar av eigarkommunane, med litt informasjon til dei folkevalde i eigarkommunane sine kommunestyremøte, og kontrollutvala sine møte. Gjennom ei slik orientering vil dei folkevalde kunne få nærare informasjon om dei prosessar som er på gong for om mogleg å (slå saman dei tre revisjonseiningane i dag)/ omorganisere den interkommunale revisjon til ei felles, fylkesdekkande interkommunal revisjonseining i fylket. Føremålet med informasjonen er å formidle det som er på gong no, og å kunne få ei tilbakemelding frå dei styrande i kommunen, om dette har noko for seg, om dagens eigarkommunr vil dette, eller skal ein stoppe opp, eventuelt halde på det ein har, eller finne andre løysingar, eller om dei pågåande prosessar skal halde fram. Ein presentasjon til kommunestyret/fylkestinget vil vere likelydande overfor alle eigarkommunane i fylket, og vil bli presentert av styreleiar/revisjonsjef i kvar av dei tre revisjonseiningane, overfor sine respektive kommunestyre. Vi vil kome attende med spørsmål om kva tid det kunne høve å få plass til ei slik kort orientering i Dykkar kommunstyremøte. Målsettinga er å ha fått gjennomført ein slik informasjon til alle kommunestyra i løpet av ettervinteren/våren (før ferien). Ein ser for seg ein liten seanse på 10-15(-20) min.; avhengig av spørsmål som evt måtte kome. Dersom omorganiseringsprossane skal halde fram, vil ein utgreiingsrapport kunne kome til realitetshandsaming politisk i løpet av hausten 2017, når Stortinget har gjort sine vedtak kring både regionreforma, kommunereforma og iverksettinga av ny kommunelov. Etter den framdriftsplan som Styringsgruppa har gjort vedtak om, så skal ein endeleg utgreiingsrapport ligge føre til handsaming i [Side #]

31 Styringsgruppa i eit møte den 18. august Dette vil vere eit ope møte som vil bli halde på Thon Hotel, på Skei, den , kl. 10:00. Leiar i styringsgruppa er KRYSS Revisjon sin styreleiar, Trygve Jacobsen, e-post: trygve.jacobsen@sfj.no, mobil Sekretær i styringsgruppa, og medlem i Arbeidsgruppa er underteikna, Terje Førde, terje.forde@kryssrevisjon.no; mobil Kopi av denne e-posten går også til eigarkommunane sine valde representantane i representantskapen/samstyret i Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord (KRYSS Revisjon). Skulle det vere spørsmålsstillingar til det pågåande arbeidet, kan ein ta kontakt med leiar i styringsgruppa, evt. underteikna, eller kommunen sin valde representant i representantskapen/samstyret for KRYSS Revisjon. Vedlagt følgjer møtereferatet frå møtet den 14. d.m., samt oversikt over dei politisk valde representantane til dei styrande organ i KRYSS Revisjon. Ein legg også ved oversikt over dei som er med i styringsgruppa. Med helsing for Styringsgruppa Terje Førde, Sekretær c/o KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no [Side #]

32 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 03/17 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Rekneskap 2016 for SEKOM-sekretariat Vedlegg i saka: Revisjonsmelding Rekneskapshefte 2016 for SEKOM-sekretariat 7185 Tilråding frå dagleg leiar: Rekneskap 2016 for SEKOM-sekretariat vert godkjent. Saksutgreiing: Eg syner til den vedlagde dokumentsamlinga med rekneskapstal og til revisjonsmeldinga datert frå Kommunerevisjonen i Nordfjord. Rekneskapsresultat Netto forbruk kr ,86 under budsjettet. Dette vert attendebetalt til eigarkommunane i form av tilsvarande reduksjon i innbetaling i Fondsavsetjing Det er sett av kr til bufferfond i tråd med styret sitt budsjettvedtak. Pr er fondet på kr Pensjon og arbeidsgjevaravgift Den største delen av innsparinga samanlikna med budsjett er på pensjon og arbeidsgjevaravgift. Pensjonskostnadane vart ca kr lågare enn budsjettert men ca kr høgare enn førre rekneskapsår. Arbeidsgjevaravgifta var ca kr under budsjettet. Utvikling i pensjonskostnad dei seinaste åra:

33 Kommunetilskotet Finansieringa frå eigarkommunane vert berekna slik: 50% ut frå folketal 25% fast sum 25% ut frå tidsbruk Samla tilskot frå eigarkommunane har auka med ca 5,3% frå kr ,06 i 2015 til kr ,82 i I gjennomsnitt har tilskotet auka med 2,5% pr år frå 2008 til Endring i pensjonskostnad og vakanse i stillingar er faktorar som har ført til at kommunetilskotet ikkje har hatt ei jamnare utvikling. Andre postar Utgiftene til reiser har innbyrdes avvik mellom dei 3 postane (11600, og 11705). Samla forbruk er ca kr over budsjett. Husleige er ca kr høgare enn budsjettert. Her er sjølve husleiga og SEKOM sin del av kostnadar til forvaltning, drift og vedlikehald ført samla. Posten heng såleis saman med ei innsparing på post (Serviceavtalar, reparasjonar, vaktmeisterteneste). Post (kjøp frå andre) gir oss rom til å kjøpe inn eksterne ressursar dersom det vert behov for dette. Det vart ikkje brukt av posten i 2016, men eg meiner dette er ein viktig post som gir handlingsrom for å løyse spesielt utfordrande saker. Viser elles til tabellen med budsjettavvik i det vedlagde rekneskapsheftet.

34

35

36 SEKOM-sekretariat Notat Dato: Vår referanse: 17/333 Arkiv: FE Rekneskapshefte 2016 for SEKOM-sekretariat Følgjande dokument er lagt ved: o Detaljrekneskap 2016 o Budsjettavvik (drift) o Hovudoversikt rekneskapsskjema 1 o Rekneskapsskjema balanse o Balanserekneskapen o Endring i arbeidskapitalen o Notar til rekneskapen Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

37 Detaljrekneskap 2016 Konto Konto - tekst Rekneskap 2016 Rev budsjett 2016 SEKOM-sekretariat Oppr budsjett 2016 Rekneskap Fast løn , , , , Anna løn og trekkpliktig godtgjersle 0, , , Telefongodtgjerdsle 8 784, , , , Trekkpliktig km.godtgjersle 4 350,90 0,00 0, Godtgjersle folkevalde , , , , Pensjonsinnskot - KLP , , , , Gruppeliv- og ulukkesforsikring 2 924, , , , Arbeidsgjevaravgift , , , , Kontormateriell 9 825, , , , Kopieringsmateriell 3 286, , , , Faglitteratur 2 895,00 0,00 0, , Matvarer , , , , Utgifter, ikkje oppgåvepliktige (løn) 2 574,00 0,00 0, , Velferdstiltak tilsette 2 470, , , , Bankgebyr 1 140, , , , Telefon , , , , Porto og frankering 0, , ,00 952, Motpost fordel Elkomm , , , , Opplæring, kurs/seminar , , , , Utgift./godtgjersle reiser, diett, bil mm oppg.pl , , , , Transport og drift av eigne/leigde transportmidde ,46 0,00 0, , Refusjon av utlegg til skyss/transport 3 934, , , , Yrkesskadeforsikring 1 985, , , , Leige av lokale og grunn , , , , Avgifter, gebyr, lisensar o.l , , , , Kontingentar 1 125,34 0,00 0,00 740, Kjøp og finansiell leasing av driftsmidlar 0, , ,00 0, Inventar og utstyr , , , , Serviceavtaler, reparasjonar, vaktmeistertenester , , ,00 0, Kjøp av tenester frå kommunar , , , , Kjøp av tenester frå andre (private) 0, , , , Meirverdiavgift som gjev rett til momskomp , , , , Overføringar til andre (private) 1 400,00 0,00 0, Forseinkingsrenter 301,00 0,00 0,00 81, Utlån (Eigenkapitalinnskot KLP) , , , , Avsetnader til disposisjonsfond , , , , Kompensasjon mva Driftsrekneskapen , , , , Refusjon frå kommunar ,00 0,00 0, Refusjon frå andre (private) m/opdg 0, , , , Overføringar frå kommunar , , , , Renteinntekter 0, , ,00 0, Renteinntekter ,00 0,00 0, , Utbytte og eigaruttak -436,00 0,00 0,00-419, Sekom 0,00 0,00 0,00 0,00

38 Budsjettavvik 2016 Konto Konto - tekst Rekneskap 2016 SEKOM-sekretariat Rev budsjett 2016 Budsjett- avvik Fast løn , , , Anna løn og trekkpliktig godtgjersle 0, , , Telefongodtgjerdsle 8 784, , , Trekkpliktig km.godtgjersle 4 350,90 0, , Godtgjersle folkevalde , , , Pensjonsinnskot - KLP , , , Gruppeliv- og ulukkesforsikring 2 924, , , Arbeidsgjevaravgift , , , Kontormateriell 9 825, ,00-174, Kopieringsmateriell 3 286, ,00-713, Faglitteratur 2 895,00 0, , Matvarer , , , Utgifter, ikkje oppgåvepliktige (løn) 2 574,00 0, , Velferdstiltak tilsette 2 470, , , Bankgebyr 1 140, ,00 140, Telefon , ,00 5, Porto og frankering 0, , , Motpost fordel Elkomm , , , Opplæring, kurs/seminar , , , Utgift./godtgjersle reiser, diett, bil mm oppg.pl , , , Transport og drift av eigne/leigde transportmidde ,46 0, , Refusjon av utlegg til skyss/transport 3 934, , , Yrkesskadeforsikring 1 985, , , Leige av lokale og grunn , , , Avgifter, gebyr, lisensar o.l , , , Kontingentar 1 125,34 0, , Kjøp og finansiell leasing av driftsmidlar 0, , , Inventar og utstyr , , , Serviceavtaler, reparasjonar, vaktmeisterteneste , , , Kjøp av tenester frå kommunar , , , Kjøp av tenester frå andre (private) 0, , , Meirverdiavgift som gjev rett til momskomp , ,00-110, Overføringar til andre (private) 1 400,00 0, , Forseinkingsrenter 301,00 0,00 301, Utlån (Eigenkapitalinnskot KLP) , ,00-97, Avsetnader til disposisjonsfond , ,00 0, Sum avvik på utgiftssida , , ,59

39 Driftsrekneskap Sekom 2016 Inntekter Aktivitetar, tiltak Sal av driftsmidlar/fast eigedom Rekneskap 2016 Revidert budsjett Oppr budsjett Rekneskap Refusjonar/overføringar , , Kalk.innt. Ved komm.tj.yting Statlege tilskot Refusjon Førde kommune Tilskot , , Gåver, sponsor inntekter Rekneskapsskjema 1 9 Sum driftsinntekter , ,35 Utgifter Løn og sosiale utgifteer , , Kjøp av varer og tenester , , Refusjonar/overføringar , , Kalk.utg. ved komm. tj.yting Tilskot/gåver , , Reserverte løyvingar 15 Sum driftsutgifter , ,35 16 Brutto driftsresultat , , Renteinntekter , , Motteke avdrag på utlån Renteutgifter og låneomkostningar 301,00 81, Avdrag på lån Avsetning eigenkapital, KLP , ,00 22 Netto finansinntekter/-utgifter , , Avskrivingar Motpost avskrivingar 25 Netto driftsresultat , ,00 Interne finansieringstransaksjonar Bruk av udisponert frå tidl.år Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserve 30 Sum bruk av avsetningar 0,00 0,00 0,00 0, Avsett til dekning frå tidl.år Avsett til disposisjonsfond , , Avsett til bundne fond Avsett til styrking av likv.res Overført til investeringsrekneskapen 36 Sum avsetningar , , Rekneskapsmessig mindreforbruk 980 Rekneskapsmessig meirforbruk 0,00 0,00 0,00 0,00 Førde Agnar Åsnes Terje Guddal

40 Rekneskapssjema - Balanse Sekom Eigendelar A Kap. 2.2 Anleggsmidlar Fast eigedom og anlegg Utstyr, maskiner og transportmidlar Utlån Aksjer og andelar , ,00 Sum anleggsmidlar , ,00 B Kap. 2.1 Omløpsmidlar Kortsiktige fordringar , , Aksjer og andelar Sertifikater Obligasjonar Kasse, bankinskot , ,91 C Sum omløpsmidlar , ,91 Sum eigendelar , ,91 D Kap 2.5 Eigenkapital Disposisjonsfond , , Bundne driftsfond Ubundne driftsfond Bundne investeringsfond Rekneskapsmessig mindreforbruk Rekneskapsmessig meirforbruk Likviditetsreserve Kapitalkonto , ,00 Sum eigenkapital , ,00 E Kap. 2.4 Langsiktig gjeld Ihendehavarobligasjonar Sertifikatlån Andre lån Sum langsiktig gjeld 0,00 0,00 F Kap 2.3 Kortsiktig gjeld Kassakreditlån Anna kortsiktig gjeld , ,91 Sum kortsiktig gjeld , ,91 G Sum gjeld og eigenkapital , ,91 Kap 2.9 Memoriakonti Ubrukte lånemidlar Andre memoriakonti Motkonto for memoriakontiane 0,00 0,00 Førde Agnar Åsnes Terje Guddal

41 Balanse SEKOM-sekretariat Konto Konto (T) Spes Spes (T) Pr Pr Bankkonto folio , , Bankkonto OCR 1 435, , Skattetrekk , , MVA-kompensasjon NY , , Eigenkapitaltilskot 1010 KLP , , Skattetrekk , , Tariffesta OU fond , , Feriepengar oppteningsår , , Arb.gj.avg. oppteningsår , , Leverandørgjeld (manuelle) , , Avsett arb.gj.avg. pliktig løn , , Avsett arb.gj.avg. andel pensjon , Øredifferanse -0, Disposisjonsfond 1060 Disposisjonsfo , , Kapitalkonto 1090 KLP , ,00 0,00 0,00

42 Endring arbidskapitalen Pr Balanserekneskap Endring 2.1 Omløpsmidlar , , Kortsiktig gjeld , ,91 Drifts og investeringsrekneskape , , ,00 Økonomisk oversikt drift: Driftsinntekter ,41 Driftsutgifter ,41 Avskrivingar 590 0,00 Eksterne finansinntekter ,00 Eksterne finanskostnader ,00 Motpost avskrivingar 0,00 Endring arbeidskapital , ,00 0,00 Førde Agnar Åsnes

43 Notar Rekneskap for SEKOM-sekretariat Rekneskapsprinsipp og vurderingsreglar Rekneskapen for SEKOM-sekretariat er ført i samsvar med forskrift om årsregneskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) og god kommunal rekneskapsskikk. Inntekter og utgifter er ført etter anordningsprinsippet. Kjende inntekter og utgifter som gjeld rekneskapsåret er tekne med i rekneskapen. 2. Tilskot frå eigarkommunane I tråd med samarbeidsavtala mellom eigarkommunane om sekretærtenester for kontrollutvala, vert kostnadane dekka etter følgjande fordelingsnøkkel: Foketal 50%, tidsbruk 25% og fast sum 25%. Innbetaling frå kvar kommune skjer etter stipulert tilskot basert på folketal året før og tidsbruk dei 2 seinaste åra. Ved avslutning av rekneskapen vert dette avrekna med følgjande oppsummering for 2016: Kommune Folketal % tid 2016 Avrekna tilskot Innbetalt jf budsjett Avreknast mot tilskot 2017 Askvoll ,3 % Bremanger ,0 % Eid ,5 % Fjaler ,4 % Flora ,0 % Førde ,1 % Gaular ,4 % Gloppen ,2 % Gulen ,7 % Hornindal ,6 % Hyllestad ,3 % Jølster ,6 % Naustdal ,7 % Solund 785 4,2 % Stryn ,9 % Totalt ,0 % Løns- og personalutgifter Konto Konto - tekst Rekneskap 2016 Budsjett 2016 Rekneskap Fast løn , , , Anna løn og trekkpliktig godtgjersle , Telefongodtgjerdsle 8 784, , , Trekkpliktig km.godtgjersle 4 350, Godtgjersle folkevalde , , , Pensjonsinnskot - KLP , , , Gruppeliv- og ulukkesforsikring 2 924, , , Arbeidsgjevaravgift , , ,00 Sum løns- og personalutgifter , , ,83 Pr er dagleg leiar si årsløn kr Reiseutgifter for tilsette vert dekka etter staten sitt regulativ. SEKOM-sekretariat følgjer lover og sentrale avtaler i KS-området. Styret har vedteke at selskapet for presiseringar ut over dette følgjer det som er vedteke i Førde kommune.

44 4. Pensjon Alle tilsette er knytt til felles kommunal pensjonsordning(klp) i samsvar med tariffavtala i KS-området. Oversikt over pensjonskostnadar: Oppgåve frå KLP Premie kollektiv pensjonsforsikring Reguleringspremie Tilskot AFP utjamning Tilskot tidlegpensjon - utjamning Tilskot bruttogaranti - utjamning Overføringar frå premiefond Rentegarantipremie Sum totalt Arbeidstakar dekker pensjonsinnskot med 2% av løna. Selskapet dekker resten, på same måte som pensjonskostnadar hjå eigarkommunane. Selskapet dekker reguleringspremie for ein høgare del pensjonistar enn det som er vanleg hjå kommunane. SEKOM-sekretariat kjem difor ut med høgare pensjonsutgifter målt i prosent av løna enn kommunane. SEKOM-sekretariat betalte kr i eigenkapitalinnskot til KLP. Samla er det bokført eigenkapitalinnskot på kr ,- i balansen. 5. Fond Etter avklaring med selskapet sin revisor i 2014, har styret vedteke avsetjing til eit bufferfond. Det har ikkje vore andre føringar enn avsetjing til fond i 2015 og 2016: Dipsonsisjonsfond Beløp Avsett Avsett Sum balanseført pr Førde, 13. februar 2017

45 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 04/17 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Årsmelding 2016 for SEKOM-sekretariat Vedlegg i saka: Årsmelding SEKOM-sekretariat 7170 Tilråding frå dagleg leiar: Framlegg til årsmelding 2016 for SEKOM-sekretariat vert godkjent. Saksutgreiing: Eg viser til det vedlagde framlegget til årsmelding for Det er stort sett nytta same mal for årsmeldinga som i fjor.

46 SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat Årsmelding 2016 Styret si handsaming Dato: Saksnummer: Referanse:

47 Vår referanse: «Sdo_DokID» Organisering SEKOM-sekretariat er ei interkommunal verksemd etter kommunelova 27. Det er 15 deltakarkommunar og kvar av kommunane har ein styrerepresentant. Sekretariatet sitt føremål / oppgåve (vedtektene 3): Sekretariatsamarbeidet har som føremål/oppgåve å syte for at kontrollutvala i deltakarkommunane får naudsynt bistand til å få utført kontrollutvalsoppgåver slik det kjem til uttrykk i kommunelova kap og forskrift om kontrollutval for kommunar og fylkeskommunar av Nokre av styret sine oppgåver etter 6 i vedtektene:: Vedtak av budsjett Fastsetjing og godkjenning av årsrekneskap Fordeling av kostnadane på kommunane etter vedteken fordelingsnøkkel Utarbeide årsmelding som sendast deltakarkommunane Vedtekter og samarbeidsavtale ligg på nettsidene Styre og arbeidsutval Styret pr Kommune Fast medlem Personleg varamedlem Askvoll Jorunn Blom Aalen, nestleiar Oddbjørn Aalen Bremanger Bjørg Kleiven Stig Bakke Eid Vigdis Heimdal Reksnes Oddvin Hansen Fjaler Magne Norddal Anny Mari Holm Solheim Flora Terje Kjerpeset Oscar Bergheim Førde Terje Engvik, leiar Frode Gjerde Gaular Joar Aarnes Kjerstin Haugsbø Gloppen Per Rune Vereide Ragnar Eimhjellen Gulen Arnhild Kjellevold Aslak Nyhammer Hornindal Tom Øyvind Solheim Ralf Bjarne Taraldset Hyllestad Randi Gåsdal Ingunn Sognnes Jølster Inger Jorun Årseth Arne Lesto Naustdal Ole Erik Thingnes Johnny Gustavsen Solund Arne Leif Osland Edel F Bontveit Stryn Rune Myklebust Aud Jorunn Hool Egge Leiar Nestleiar Terje Engvik Jorunn Blom Aalen 2

48 Vår referanse: «Sdo_DokID» Arbeidsutvalet pr Medlem Personleg vara nr 1 Personleg vara nr 2 Terje Engvik, leiar Joar Aarnes Inger Jorun Årseth Jorunn Blom Aalen, nestleiar Terje Kjerpeset Ole Erik Thingnes Per Rune Vereide Rune Myklebust Tom Øyvind Solheim Vigdis Heimdal Reksnes Arnhild Kjellevold Arne Leif Osland Randi Gåsdal Bjørg Kleiven Magne Norddal Møte og saker Styremøte Tal saker Arbeidsutvalsmøte Tal saker 17. mars juni september november Sum 17 Sum 13 Stillingar og tilsette Verksemda har 2 tilsette i 100% stilling: Dagleg leiar Arnar Helgheim og rådgjevar Audhild Ragni Vie Alme. Kontorstad er i 3. etasje i Førde rådhus. Årsløna til dagleg leiar er pr på kr ,-. Reiseutgifter for tilsette vert dekka etter statens regulativ og andre utgifter etter dokumentert rekning. Tilsette følgjer dei til ei kvar tid gjeldande lover, forskrifter og avtaler i KS-området. For utfyllande reglar, følgjer SEKOM-sekretariat dei reglementa som er gjeldande i Førde kommune. Etter avtale som Førde kommune tok initiativ til, flytta SEKOM-sekretariat til andre kontorlokale i Førde rådhus i juni Vi er framleis i 3. etasje, men har fått tilsvarande kontor og lager i ein annan fløy. Arbeidsåret 2016 Nedanfor er status for dei ulike tiltaka i arbeidsplanen som styret har vedteke. Oppstart etter kommunevalet Mål Dei nye kontrollutvala skal vere operative raskast mogeleg. Kontrollutvalsmedlemane skal oppleve vervet som nyttig og interessant. Kontrollutvalsmedlemane skal få den kunnskapen dei treng for å utføre vervet på ein god måte. Tiltak Opplæring som del av kontrollutvalsmøta. Både sekretariat og revisor tilbyr dette etter avklaring med kvart utval. Status Felles opplæring for kontrollutval i fylket i januar I regi av NKRF, med bidrag blant anna frå SEKOM. 51 av 67 medlemar i dei 15 kontrollutvala deltok (ca 75%). I tillegg deltok 12 varamedlemar. 3

49 Vår referanse: «Sdo_DokID» Tilby samlinga av fleire utval med fagleg innhald. Gjerne med ekstern bidragsytar i tillegg til sekretariat og revisor. Sekretariat (og gjerne revisor) bidrar om utvala ønskjer det til å presentere plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalet sitt arbeidsområde og arbeidsmåte for kommunestyra. I førre arbeidsplan, var dette lagt opp til før sommaren Både framdrifta i utvala og den fyldige saklista på kommunestyra sine juni møte gjer at vi no tek sikte på første haustmøte i kvart kommunestyre. Drøfte mogeleg auke i tal møte pr år med kontrollutvala. Gjeld først og fremst dei som pr no har 4 eller 5 møte pr år. Fast orienteringssak om plan for rekneskapsrevisjon på haustmøte i utvala. Planlegg felles samling for kontrollutvala i fylket I regi av FKT (Forum for kontroll og tilsyn), SEKOM, Vest kontroll og kontrollsjefen i fylkeskommunen. Leiar for FKT deltek. Planane vart handsama av kommunestyra / bystyra anten rett før eller rett etter sommarferien. 2 unnatak vart handsama seinare i hausthalvåret. Den 15. og siste planen vart handsama av kommunestyret i Naustdal den 14. desember. Det viste seg ikkje realistisk å gjennomføre deltaking på dei aktuelle kommunestyremøta. Framlegging vart drøfta i kontrollutvala. Så langt det let seg gjere, presenterte kontrollutvalsleiarane planen for kommunestyret. 2 av utvala hadde 4 møte i Dei andre hadde 5 8 møte. Totalt arrangerte SEKOM 83 kontrollutvalsmøte med 663 saker i I møteplanen for 2017 som vart vedteken i kvart utval på seinhausten 2016 er det planlagt minimum 5 møte pr utval. Rekneskapsrevisor har informert om arbeidsmåtar og status for finansiell revisjon hausten 2016 i alle dei 15 utvala. Dette er lagt inn som fast sak kvart år. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Mål Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal bidra til kvalitetsutvikling i kommunane. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal vere handsama av kontrollutvala seinast oktober Minst 1 forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll kvart år i valperioden. Tiltak Samarbeide med dei to revisjonsselskapa både om utgreiing til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og tinging av enkeltprosjekt. Status Vi har kontakt med revisor ved utarbeiding av tilråding til bestillingsvedtak. Revisjonsselskapa utarbeidde overordna analyse som var eit viktig grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Revisor deltok også i drøftingane i kontrollutvala heilt fram til planen var ferdig handsama. 4

50 Vår referanse: «Sdo_DokID» Bidra til at dei prioriterte revisjons- og kontrollprosjekta er relevante og i tråd med vurdering av risiko og vesentlegheit. Utnytte både sekretariatet og revisjonsselskapa sine ressursar på ein effektiv måte gjennom samarbeid på tvers av kommunane. Sjå andre punkt om utgreiing ved bestilling. Vi prøvar å bidra til at kontrollutvala har ein god dialog med rådmann og revisor, slik at dei kjenner organisasjonen godt. Samstundes som kontrollutvalet ikkje skal oppleve urimeleg press frå andre på kva som skal prioriterast. Ved bestilling, hentar vi problemstillingar frå liknande prosjekt som revisor har utført hjå andre kommunar. Greie ut og tilrå tydelege og godt avgrensa tingingar til revisjonsselskapa. Særleg unngå for mange vide og uklare prosjekt med lang leveringstid. Følgje opp og drøfte framdrift, problemstillingar, ressursbruk med meir med revisjonsselskapa. Bidra til praktiske avklaringar og forventningsavklaring mellom revisjonsselskap og kontrollutval. Dette er spesielt aktuelt der det prioriterte punktet i vedteken plan ikkje er nærare avgrensa. Vi har dialog med revisor om korleis dei ulike prosjekta kan avgrensast. I nokre høve, har vi merka at det er utfordrande for kontrollutval som ønskjer mange svar å spisse prosjektet. (Ein balansegang som sjeldan har fasitsvar). Med jamne mellomrom har vi møte med dei to forvaltningsrevisorane i KRYSS Revisjon (11 av 15 kommunar). Her går vi gjennom status for alle prosjekta saman med dei, og har gjensidige avklaringar. Kommunerevisjonen i Nordfjord har 4 av 11 kommunar. Her har vi dialog for kvart prosjekt. Informasjonsarbeid Mål Alle dokument som kan vere offentlege skal vere både offentlege og tilgjengelege. Kontrollutvalet sine dokument skal vere minst like lett tilgjengelege for omverda som dokument i eigarkommunane. Kontrollutvalet som synleg utval der særleg kommunestyra og administrasjonen kjenner både utvalet og oppgåvene. Tiltak Vidareutvikle bruken av Acos sine løysingar: Infolink (nettsida) og WebSak (sak/arkivsystem). Nyheitssak på kommunane sine nettsider med innkalling og sakliste til kontrollutvalsmøta. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Status Vi nyttar WebSak til all post- og sakshandsaming og Infolink til nettsida. I tillegg til møteplan med saker som WebSak og Infolink produserer, oppdaterer vi framleis ein artikkel for kvart utval med samla pdfdokument både for innkalling og møtebok. Dette vert gjort i ein del kommunar. Endra nettside for mange kommunar, gjorde dette noko mindre aktuelt. 5

51 Vår referanse: «Sdo_DokID» Kontrollutvalet som eit synleg, fast menypunkt på kommunane sine nettsider. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Søkbar postjournal på nettsida med inn- og utgåande dokument tilgjengelege for direkte nedlasting. Bidra til godt samarbeid mellom utvalsleiar og ordførar / rådmann i kvar kommune. Mellom anna for å sikre at sakene vert lagt fram på ein god måte i kommunestyret, helst med innleiing frå kontrollutvalsleiar. Vi hadde ein gjennomgang hausten 2016 med tanke på at kontrollutvalet bør vere presentert saman med andre folkevalde organ. God respons frå kommunane sin administrasjon når vi tok kontakt. Vi meiner no at dette er bra ivareteke i alle kommunane. Ei utfordring er presentasjon i kvar kommune sin møteplan. Sidan SEKOM har eigen database, har vi også eigen møteplan. Det er nokre få kommunar som registrerer møtedato for kontrollutvalet i eigen møteplan. Vi har så langt ikkje lagt meir vekt på å få dette til, då løysinga er upraktisk å vedlikehalde og gir risiko for manglande oppdateringar. Postjournalen ligg tilgjengeleg med søkemogelegheiter både på dokument og sak i tillegg til journal sortert på dato. Alle utvala hadde forventningsavklaring med rådmann og ordførar i eit av dei første møta vinteren Sekretariatet er mellomledd i kommunikasjonen når kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmann eller ordførar og når dei vert kalla inn til møta. SEKOM meiner dialogen er god med kommuneleiinga i dei 15 kommunane. Vi har likevel hatt nokre eksempel der saker frå kontrollutvalet ikkje har kome fram til handsaming så raskt som dei burde. Dei kontrollutvala det gjeld, har teke dette opp i kvart høve. Økonomi Rekneskap 2016 Rev budsjett 2016 Rekneskap 2015 Lønsutgifter Andre utgifter Brutto utgifter Inntekter Netto (=overføring frå eigarkommunane) Sjå også eiga styresak om godkjenning av rekneskapen. 6

52 Vår referanse: «Sdo_DokID» Avslutning av rekneskapen Styret har budsjettert med kr i avsetjing til bufferfond. Når det er teke omsyn til denne avsetjinga, er netto forbruk kr under budsjettert. Dagleg leiar rår til at dette vert avrekna med redusert betaling frå eigarkommunane i 2017 (sjå tabell under ressursbruk). Slik avrekning har vore gjort årleg i selskapet. Pensjon og arbeidsgjevaravgift Pensjonskostnadane svingar ein god del, og gjekk opp med ca kr frå 2015 til Summen av pensjon og arbeidsgjevaravgift er likevel den største innsparinga samanlikna med budsjett. Ressursbruk Vi fører timelister fordelt på kommunane og felles/administrasjon. Reiseutgifter til og frå kontrollutvalsmøte vert ført på fellesutgifter. Eigarkommunane har gjennom samarbeidsavtale, bestemt slik fordeling av driftstilskot til SEKOM-sekretariat: Fast del 25% Etter tidsbruk 25% Etter folketal 50% Kommune Folketal % tid 2016 Avrekna tilskot Innbetalt jf budsjett Avreknast mot tilskot 2017 Askvoll ,3 % Bremanger ,0 % Eid ,5 % Fjaler ,4 % Flora ,0 % Førde ,1 % Gaular ,4 % Gloppen ,2 % Gulen ,7 % Hornindal ,6 % Hyllestad ,3 % Jølster ,6 % Naustdal ,7 % Solund 785 4,2 % Stryn ,9 % Totalt ,0 % Andre tilhøve Likestilling Det er ein kvinneleg og ein mannleg medarbeidar. Begge i 100% stilling. Styret er sett saman av 9 menn og 6 kvinner. I arbeidsutvalet er det 2 menn og 3 kvinner. 7

53 Vår referanse: «Sdo_DokID» Arbeidsmiljø Det har ikkje vore registrert fysiske skader eller ulukker i Selskapet har godt eigna lokale i Førde rådhus som er grunnlag for eit godt fysisk arbeidsmiljø. Lokalisering saman med ein kommuneadministrasjon med meir gir også eit større arbeidsfellesskap, noko som er nyttig for eit selskap med berre 2 tilsette. Ytre miljø SEKOM-sekretariat si verksemd forureinar ikkje det ytre miljø. Underskrifter Førde, Jorunn Blom Aalen, Askvoll Bjørg Kleiven, Bremanger Vigdis Heimdal Reksnes, Eid Magne Norddal, Fjaler Terje Kjerpeset, Flora Terje Engvik, Førde Joar Aarnes, Gaular Per Rune Vereide, Gloppen Arnhild Kjellevold, Gulen Tom Øyvind Solheim, Hornindal Randi Gåsdal, Hyllestad Inger Jorun Årseth, Jølster Ole Erik Thingnes, Naustdal Arne Leif Osland, Solund Rune Myklebust, Stryn 8

54 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 05/17 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Arbeidsplan Vedlegg i saka: Arbeidsplan (framlegg) 6956 Tilråding frå dagleg leiar: Framlegg til arbeidsplan for vert vedteke. Saksutgreiing: Klipp frå møtebok frå arbeidsutvalet sitt møte den , der innhald og arbeidsmåte knytt til arbeidsplanen vart drøfta: Sak 09/16 Arbeidsplan drøfting i arbeidsutvalet Arbeidsplan vert lagt fram til styrehandsaming vinteren Frå hausten 2017, vert arbeidsplan handsama samstundes med årsbudsjett for selskapet. SEKOM-sekretariat sender budsjett og arbeidsplan til kontrollutvala i eigarkommunane til informasjon. Det vert altså lagt opp til at styret handsamar oppdatering av planen på dette møtet, og at ein etter dette følgjer same handsamingstid som budsjettet. Arbeidsutvalet har førebuande drøfting i junimøtet. Nærare om prioriteringar I planen er prioriterte oppgåver kommentert under desse deloverskriftene: Tenester til kontrollutvala Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

55 Informasjonsarbeid Andre prioriteringar Samanlikna med førre plan, er det ein del endringar både på mål og tiltak. Ein viktig grunn til endringane er at kontrollutvala går over frå oppstartfase etter valet til gjennomføringsfase av vedtekne planar. Dagleg leiar har også teke med tre nye moment under «Andre prioriteringar». Klipp frå framlegget til plan: Andre prioriteringar SEKOM-sekretariat er opne for å drøfte mogelege strukturendringar med andre kontrollutvalssekretariat. Selskapet er også ope for å drøfte tenester til andre enn dei 15 eigarkommunane jf 3 i vedtektene. SEKOM-sekretariat melder seg inn i KS Bedrift frå og med Kostnaden i 2017 vert på ca kr ,-. Medlemskontingenten er ein fast del på med tillegg av 0,25% av grunnlaget for arbeidsgjevaravgift (ca kr *0,25%). Kostnaden vert dekka innanfor det vedtekne budsjettet. For 2015 og 2016, har styret vedteke avsetjing av til saman kr i bufferfond. Meininga er at fondet skal vere så stort at selskapet kan dekke spesielle svingingar i utgifter eller inntekter. Særleg er det pensjonskostnadane som svingar frå år til år. Frå 2013 til 2014 auka til dømes desse kostnadane med ca kr , før dei gjekk ned ca kr til Svingingar i pensjonskostnad tilsvarar rundt 10% av kommunetilskotet, og eit bufferfond på det nivået bør såleis gi ei rimeleg trygg drift.

56 SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat Arbeidsplan 2017 og 2018 Vedteken av styret for SEKOM-sekretariat: Dato: Saksnummer: Referanse: 16/507