KONKURRANSE - RAMMEAVTALE PÅ LEIE AV MULTIFUNKSJONSMASKINER

Transkript

1 KONKURRANSE - RAMMEAVTALE PÅ LEIE AV MULTIFUNKSJONSMASKINER Table of contents

2 Table of contents 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver 1.2 Anskaffelsens formål 1.3 Kontraktens omfang 1.4 Kontraktsperiode 1.5 Kontrakt 2 Frister, levering og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist 2.2 Vedståelsesfrist 2.3 Tidsplan for behandling av tilbud 3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen 3.2 Anskaffelsesprosedyre 3.3 Kunngjøring 3.4 Tilleggsopplysninger/kommunikasjon 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget 3.6 Endring av tilbud 3.7 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 3.8 Tilbudsåpning 3.9 Avvisning av tilbud 3.10 Alternative tilbud 3.11 Tilbud på deler av oppdraget 3.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen 3.13 Avlysning/forkastelse 3.14 Innstilling på kontraktstildeling 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming 4.2 Språk 4.3 Forbehold 4.4 Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller 5 Krav til leverandøren 5.1 Kvali kasjonskrav 6 Infrastruktur og annen informasjon 6.1 Infrastruktur 6.2 Annen informasjon 7 Kravspesi kasjon 7.1 Datatekniske krav 7.2 Telleverk etc. 7.3 Maskinene Generelt om multifunksjonsmaskinene Andre generelle krav til multifunksjonsmaskiner Tekniske krav knyttet til IT Sikker sletting Betalingssystem "Follow me" - løsninger Sikker utskrift Administrasjons- og overvåkingsverktøy Driveroppdateringer Katalogtjenester 7.4 Bestilling

3 7.4 Bestilling 7.5 Produktkatalog 7.6 Leieavtalen 7.7 Opplæring, faglig oppdatering og teknisk oppfølging 7.8 Faglig assistanse 7.9 Feilkategorisering 7.10 Eksamensperioder 7.11 Responstid 7.12 Reparasjonstid 7.13 Oppetid 7.14 Backup-løsninger 7.15 Teknisk assistanse 7.16 SLA 7.17 Miljøkrav 7.18 Statusmøter 8 Tildelingskriterier 8.1 Pris 8.2 Kvalitetsprøver 8.3 Egenskaper 9 Oversikt over vedlegg

4 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver og Kolumbus AS, heretter også kalt Oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse. Informasjon om Oppdragsgiver nnes på og Anskaffelsens formål Rogaland fylkeskommune og Kolumbus AS, heretter kalt Oppdragsgiver, inviterer til åpen anbudskonkurranse for leie av multifunksjonsmaskiner. Oppdragsgiver vil velge én leverandør for hele rammeavtalen. Rogaland fylkeskommune og Kolumbus AS er selvstendige rettssubjekter og vil inngå separate kontrakter med vinner av konkurransen. Det er Rogaland fylkeskommune som har sekretariatsfunksjonen i anskaffelsen, og som håndterer all kontakt med tilbydere i konkurransen. Oppdragsgiver har i dag rammeavtale med Konica Minolta Business Solutions Norway AS. Hver maskin har en underliggende avtale på 5 år. Per i dag har Oppdragsgiver ca. 190 multifunksjonsmaskiner på de forskjellige virksomhetene. De underliggende avtalene på ca. 80 % av disse maskinene utløper i løpet av den nye avtaleperioden. IKT- og Arkivseksjonen forvalter IKT for alle virksomhetene i Rogaland fylkeskommune, i tillegg til foretaket Tannhelse Rogaland og aksjeselskapet Kolumbus AS. Utskiftning av maskiner vil foregå gradvis i avtaleperioden. Det er kun nye maskiner som skal tilbys. Kjøp av multifunksjonsmaskiner kommer utenom denne rammeavtalen. Basert på tall fra 2014 vil denne rammeavtalen ha en totalverdi på ca. 15 millioner kroner over re år. Dette beløpet er et anslag, og vil kunne avvike gjennom ny rammeavtale. Generell informasjon om Oppdragsgiver nnes på og Kontraktens omfang Avtalen har en estimert kontraktsverdi for hele den mulige kontraktsperioden (inklusive opsjoner) på 15,000,000 kroner eksklusive merverdiavgift. Antatt kontraktsverdi er kun av informativ karakter og Oppdragsgiver er ikke bundet av denne. Volumet vil kunne avvike fra det ovennevnte som følge av endringer i blant annet økonomiske ramme vilkår, endringer i behovet, markedssituasjonen og politiske vedtak. 1.4 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 2 år. Oppdragsgiver skal i tillegg ha opsjon til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 år + 1 år år på samme vilkår. Oppdragsgiver forventer at kontraktsoppstart vil være 1/1/ Kontrakt Bindende kontrakt er sluttet når kontraktsdokumentene er signert av begge parter. Kontraktens innhold er de nert i vedlagte kontraktsvilkår. 2 Frister, levering og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist Frist for innlevering av tilbud er: 7/17/ :00 PM Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.) Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan

5 Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: eller på e-post til: support@mercell.com. Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på des.com, eller Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig. 2.2 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 9/30/ :59 PM 2.3 Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud 7/17/ :00 PM Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 7/9/ :59 PM Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) 8/20/2015 Klagefrist (tentativt) Kontraktsinngåelse (tentativt) 8/31/ :00 PM 9/30/2015 Tilbudets vedståelsesfrist 9/30/ :59 PM 3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og deliii. Informasjon om regelverket er å nne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 3.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort til TED/MTS/Shortlist 3.4 Tilleggsopplysninger/kommunikasjon Dersom leverandøren nner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger via kommunikasjonsmodulen i Mercell innen angitt frist. Anonymisert spørsmål med svar vil bli presentert for samtlige leverandører via Mercell. Eventuelle feil eller uklarheter som oppdages i konkurransegrunnlaget bes meldt Oppdragsgivers kontaktperson omgående.

6 All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter på ikonet "Send". Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen. 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal tilgjengeliggjøres på en måte som sikrer likebehandling mellom leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i Mercell. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell portalen. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet Tilleggsinformasjon i Mercell portalen. Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Følge da denne linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen. 3.6 Endring av tilbud Innlevert tilbud kan nullstilles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skjer ved å trykke på "Gi nytt tilbud" i Mercell, og deretter kan Tilbyder slette informasjonen som er lagt inn, og sende inn et blankt tilbud. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i konkurransegrunnlaget. 3.7 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 3.8 Tilbudsåpning Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen av tilbudene. 3.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver følger reglene i FOA om avvisning av tilbud Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud jf. FOA 3.11 Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes av Leverandøren Avlysning/forkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige Tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det.

7 3.14 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode. Oppdragsgiver kan tidligst inngå kontrakt etter utløpet av karensperioden. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Etterspurte dokumenter skal legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold: NB! Vennligst lever dokumentene med de lnavn som står i denne tabellen. Dokumentasjon på kvali kasjonskrav skal legges ved hvert krav under fanebladet Kvali kasjonskrav i Mercellportalen: Se punktet Kvali kasjonskrav ang. hvilke dokumenter som skal leveres. Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet Dokumenter i Mercell-portalen: Dok 01 - Tilbudsbrev - Signert og datert Dok 02 - Besvarelse kravspesi kasjon Dok 03 - Besvarelse kvalitetsprøver Dok 04 - Utfylt prisskjema 4.2 Språk Tilbudet, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. 4.3 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Forbehold bør klart fremgå i eget vedlegg. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Leverandøren bes beskrive de økonomiske konsekvensene forbeholdet vil ha for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Forbehold som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. 4.4 Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller I henhold til offentleglova vil anskaffelsesprotokollen og mottatte tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til tilbud er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige. Oppdragsgiver har likevel taushetsplikt etter forvaltningsloven 13. Dersom tilbudet inneholder opplysninger som Leverandøren anser som taushetsbelagte skal dette tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres leverandørene å levere en versjon av tilbudet som er sladdet for slike opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver likevel gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 5 Krav til leverandøren Kvali kasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvali kasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og serti kater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra Oppdragsgiver. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil kunne føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA.

8 Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil kunne føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet for å kunne kvali sere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring fra disse foretakene jf. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. Med andre leverandører menes annen juridisk enhet (rettssubjekt) enn leverandøren selv. 5.1 Kvali kasjonskrav Documentation demands to suppliers organisation and legal position K 01 Skatteattest for skatt og mva. Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumenteres ved: Det skal leveres attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn seks måneder ved tilbudsfristens utløp. Se: Dersom Leverandør planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. K 03 Firmaattest - Krav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak. Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat. K 04 HMS egenerklæring - Krav: Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og veri sere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dokumenteres ved: Signert HMS egenerklæring Documentation demands on suppliers economical and nancial capacity K 05 - Kredittvurdering - Krav: Leverandøren skal ha økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjon: Oppdragsgiver innehenter, kredittvurdering fra Experian. Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig. Leverandøren må ha gjort seg kjent med registrerte opplysninger om foretaket og samtykker ved innlevering av tilbudet til at opplysningene innhentes og legges til grunn for vurderingen av leverandørens økonomiske forhold. Hvis leverandøren er kjent med at kravet til økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten ikke kan imøtekommes gjennom kredittvurdering som angitt ovenfor, kan leverandøren vedlegge tilbudet annen dokumentasjon som bekrefter at den økonomiske evnen er tilfredsstillende. Documentation demands to suppliers technical quali cations K 06 - Erfaring. Krav: Det kreves at leverandør har erfaring fra minst to relevante oppdrag for utleie av multifunksjonsmaskiner til større oppdragsgivere med mange brukere. Det kreves dokumentert meget god gjennomføringsevne. Dokumenteres ved: Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, og denne skal inneholde kortbeskrivelse av oppdraget, størrelse/verdi på leveransene, tidspunkt, navn på kundene og kort beskrivelse, tlf, epost-adresse og navn på kontaktpersoner hos kundene.

9 6 Infrastruktur og annen informasjon 6.1 Infrastruktur Netware 6 SP 8 NDPS printserver SLES (Suse Linux Enterprise Server) 10 og 11, SP3/OES2 (Open Enterprise Server) SP3 printserver Våre printservere er Windows server 2008 R2 (2012 kommer i løpet av avtaleperioden) Windows Server 2008 sp2 Terminalserver med Citrix Presentation Server 4.0 Klient: Windows 8, Windows 7 32/64, XP 32, Windows Server 2003 og 2008 R2 terminalservere. Linux-klienter Chrome OS Håndholdt utstyr (ipad og lignende) 6.2 Annen informasjon I kalenderår 2016 vil de este arbeidsmaskiner være Windows 7/8/10, Mac OS X og Citrix XenApp 6 med Windows 2008/2012. Alle multifunksjonsmaskiner kommer til å stå i det samme nett som der klientene står. 7 Kravspesi kasjon De krav som fremkommer i dette kapittelet, skal regnes som minstekrav. 7.1 Datatekniske krav Multifunksjonsmaskinene skal leveres med nødvendig programvare, kabler, nettverkskort og annet som er nødvendig for kobling til Oppdragsgivers nettverk. Drivere må være kompatible med angitte operativsystem. For Metaframeløsning kreves det at driver er Microsoft-serti sert og godkjent for bruk i Citrix Metaframe. Maskinene må kunne stå i TCP/IP-nettverk. Driveroppsett inklusive installasjon bør kunne utføres sentralt med standardverktøy. Det skal leveres èn universaldriver som støtter alle Windows-plattformer. Denne skal fungere for alle modeller og støtte alle funksjoner. Det skal være ett standard passord for administrator-bruker. 7.2 Telleverk etc. Det må være mulig med direkte nettverkskontakt med multifunksjonsmaskinen for å kunne gi en nøyaktig diagnose i tilfelle feil på enheten. Telleverk-rapportering skal skje over internett. Dette skal skje utenom arbeidstid for å unngå at nettverket overbelastes. Tidspunktet settes opp i samsvar med IKT-avdelingen. Bestilling av forbruksmateriell skal skje automatisk. 7.3 Maskinene Generelt om multifunksjonsmaskinene Med multifunksjonsmaskin menes en digital erbruksmaskin som har følgende funksjoner: print, skann, faks, e-post og kopiering. Disse funksjonene medfører at maskinene må kunne bli satt i et nettverk. En multifunksjonsmaskin skal kunne skrive både farge og sort/hvitt etter behov. Gulvmodeller som tilbys skal som et minimum kunne støtte følgende funksjoner: skanning til l og e-post, utskrift, duplex, stifteenhet, kabinett med minimum 2 A4 magasin, sidemater og sidemottak med evne til arkforskyvning, og A3 magasin. Kvaliteten på utskrift fra multifunksjonsmaskiner skal som et minimum være 600 x 600 dpi (ppt) for alle tilbudte maskiner. Bordmodeller som tilbys skal ha samme funksjonalitet som for gulvmodeller med unntak for følgende: Modellene skal kunne støtte kabinett med minst ett A4 magasin, og det kreves ikke at de støtter stiftefunksjon eller arkforskyving.

10 eller arkforskyving Andre generelle krav til multifunksjonsmaskiner Produktene skal tilfredsstille alle gjeldende forskrifter og lover for de aktuelle produktgruppene. Alle maskinene skal være CE merket Tekniske krav knyttet til IT Alle maskinene som tilbys skal støtte server og klients operativsystem som angitt i punkt 6. Infrastruktur og annen informasjon. Drivere skal være godkjente for Microsoft operativsystemer, Citrix terminalserver og Windows terminalserver. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver vederlagsfritt installere rmware. Oppdragsgiver bestemmer hvilken versjon av rmware som skal brukes. Dette omfatter også nettverkskort, og gjelder i hele maskinens leieperiode. Multifunksjonsmaskiner som støtter sikker utskrift skal ha harddisk. Alle multifunksjonsmaskiner skal kunne skanne til lformatene PDF, PDF/A, JPG, TIFF og til de formater som til enhver tid gjelder etter forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, FOR nr Alle multifunksjonsmaskinene skal ha et web-basert administrasjons-grensesnitt. Gulvmodellene skal ha mulighet til å støtte OCR Sikker sletting Alle multifunksjonsmaskinenes harddisker skal ha slettefunksjon. All lagring på harddisk skal slettes når maskinene forlater virksomhetene. Dette gjelder også ved eventuell ytting av maskiner mellom avdelinger hos Oppdragsgiver. Kryptering av data kan ikke erstatte sikker sletting. Skriftlig bekreftelse på sletting skal sendes virksomhet. Samlet oversikt gis på statusmøter med IKTavdelingen. Brudd på dette punktet regnes som et vesentlig avvik fra kravspesi kasjonen Betalingssystem Alle multifunksjonsmaskinene skal kunne støtte og tilpasses elektroniske betalingssystemer fra ulike systemprodusenter, for eksempel: Gespage, EBS, Sagio, Safecom, Safeprint og Equitrack "Follow me" - løsninger Alle multifunksjonsmaskinene skal, som et minimum støtte følgende løsninger; Safecom, Safeprint, Gespage, Equitrack, Bifrost og Print Manager Plus. Både print og kopi skal være støttet, for eksempel via låsekabel Sikker utskrift Maskinene må støtte sikker utskrift via driver, for eksempel pin-kode Administrasjons- og overvåkingsverktøy Leverandøren skal overvåke maskinene elektronisk, fra leverandørens lokasjon. Maskinene skal rapportere direkte til leverandøren om feil som krever teknisk assistanse fra leverandøren Driveroppdateringer Dersom leverandøren oppdager at drivere på utplasserte multifunksjonsmaskiner trenger oppdatering, skal IKTavdelingen hos Oppdragsgiver gis beskjed om dette. Leverandøren skal kunne tilby eldre drivere på forespørsel Katalogtjenester Alle multifunksjonsmaskiner skal ha integrasjon mot adresselisten i LDAP for å søke opp navn, brukernavn og e-postadresser.

11 e-postadresser. I tillegg skal maskinene kunne autentisere seg mot AD for direkte tilgang til lagring på UNC-stier på tjenere. 7.4 Bestilling Leverandøren skal ved nyanskaffelser medvirke til behovsanalyser, slik at den best egnede maskinen blir valgt til brukssituasjonen. Spesielt skal det søkes etter løsninger som reduserer det totale antall maskinenheter hos det enkelte bestillende sted hos Oppdragsgiver. 7.5 Produktkatalog Valgt leverandør skal lage en produktkatalog på norsk. Denne skal minimum inneholde: Modeller som tilbys, inkludert spesi kasjoner Tilleggsutstyr Pris på leie, klikkpris, og pris på tilleggsutstyr Generelle vilkår 7.6 Leieavtalen Leieavtalen for den enkelte maskin inngås mellom leverandør og den bestillende virksomhet. Etter godkjent bestilling skal maskinen normalt være operativ på brukerstedet senest innen 15 virkedager. Med operativ menes at maskinen er satt opp i henhold til IKT-avdelingens spesi kasjoner. Slik installasjon skal være kostnadsfri. Leieavtalen opphører automatisk ved leieavtalens utløp, og leverandør skal kostnadsfritt hente maskinene. Dersom brukerstedet ønsker å forlenge leieforholdet, og dette ikke strider med den til enhver tid gjeldende rammeavtale, kan dette avtales nærmere med leverandør. Leverandør har ikke rett til å forlenge leieforholdet automatisk. Vilkårene i leieavtalene skal være i samsvar med dette konkurransegrunnlag og tilhørende vedlegg. Vilkårene skal gjennomgås og godkjennes av Oppdragsgiver før oppstart av rammeavtalen. 7.7 Opplæring, faglig oppdatering og teknisk oppfølging Leverandøren skal kostnadsfritt gi relevant opplæring til superbruker(e) for hver maskin som leveres. 7.8 Faglig assistanse Leverandøren skal ved behov kostnadsfritt gi nødvendig teknisk assistanse til IKT-avdelingen sentralt hos Rogaland fylkeskommune. Leverandørene skal oppdatere oppdragsgiver på nye modeller, ny teknologi og miljøforbedringer. 7.9 Feilkategorisering Feil på multifunksjonsmaskiner deles i to kategorier, A- og B-feil. A-feil er feil som forårsaker stopp på utskrift eller kopi. B-feil er feil som reduserer kvalitet, hastighet eller andre feil som ikke stopper utskrift eller kopi Eksamensperioder For skolene er eksamensperioder kritiske. I disse periodene regnes B-feil som A-feil dersom kunden er en skole og feilen er gjeldende i en eksamensperiode. Dette gjelder høst-eksamen og vår-eksamen. Vår-eksamen er i perioden fra midten av mai til midten av juni. Høst-eksamen er i perioden fra midten av november til midten av desember Responstid Med responstid menes den tid det tar fra feilmelding på maskin er meldt leverandør til leverandørens tekniker har påbegynt arbeidet med gjeldende feil. Responstid skal være maksimalt tre arbeidstimer innenfor normal arbeidstid. Med normal arbeidstid menes tidsrommet klokken 7-17.

12 menes tidsrommet klokken Reisetid medregnes ikke i responstiden. Ved kontraktsinngåelse de neres reisetid fra leverandør til de enkelte virksomhetene. Andre enheter som har høye krav til produksjon/drift kan avtale kortere responstid med leverandør, for de tilfeller hvor dette er aktuelt Reparasjonstid A-feil skal være løst innen 6 arbeidstimer innenfor normal arbeidstid fra feilen er meldt. Dette vil si at responstiden er inkludert i reparasjonstiden. B-feil skal være løst innen 8 arbeidstimer innenfor normal arbeidstid fra feilen er meldt. Dette vil si at responstiden er inkludert i reparasjonstiden.. Med normal arbeidstid menes tidsrommet klokken Reisetid medregnes ikke i reparasjonstiden. Ved kontraktsinngåelse de neres reisetid fra leverandør til de enkelte virksomhetene. Brudd på reparasjonstiden bøtelegges med 200 kr for hver påbegynte time. Bot skal normalt motregnes mot løpende leie. Dersom det leveres lånemaskin (Back Up løsning) frafalles bot fra tidspunktet hvor denne maskinen er koblet opp av Leverandør. NivåKategoriBeskrivelse A B Kritisk feil Alvorlig feil 7.13 Oppetid - Feil som medfører at systemet stopper, at data går tapt eller at andre funksjoner som er kritiske for Oppdragsgiver ikke virker som avtalt. - Feil som fører til at funksjoner som er viktige for Oppdragsgiver ikke virker som avtalt og som det er tids- og ressurskrevende å omgå. Med oppetid menes den tid maskinen er i operativ stand innen normal virketid (07:00-17:00 mandag til fredag). Oppetiden (gjennomsnittlig) pr. enhet skal være minimum 98 % i løpet av en halvårsperiode Backup-løsninger Oppstår det feil som ikke er rettet innen seks 6 arbeidstimer, skal leverandøren tilby backupløsninger/lånemaskin når feil medfører at det er kritisk for det bestillende sted. At feilen er kritisk for det bestillende sted kan for eksempel være at det kun nnes én multifunksjonsmaskin tilgjengelig. Backupløsningen skal dekke kundens behov inntil feilen er rettet. Tilrettelegging av slike backupløsninger avtales direkte med det enkelte bestillende sted. I de tilfeller hvor feil med maskinen ikke er kritisk for det bestillende sted, skal leverandøren tilby backupløsning når feil ikke er rettet innen 5 virkedager. Ved akutt behov for forbruksdeler av ikke teknisk art eller annet driftsutstyr er leverandøren ansvarlig for å kunne skaffe dette innen 1 virkedag. Dersom mangelen ikke lar seg rette innen to måneder skal maskinen byttes med en tilsvarende ny maskin Teknisk assistanse IKT-avdelingen hos Oppdragsgiver skal ha en fast teknisk kontaktperson hos Leverandør som kan kontaktes direkte dersom det oppstår behov for teknisk assistanse. Slik assistanse skal være kostnadsfri SLA Forslag til SLA legges ved tilbudet Miljøkrav Tilbyder skal tilby produkter som til enhver tid oppfylle miljøkrav som følger av gjeldende lover, forskrifter og EU-direktiv. Produktene skal tilfredsstille gjeldende krav til miljøvennlighet, både ved fremstillingsprosess, emballering, distribusjon, bruk og ved avfallshåndtering, slik at de reduserer miljøbelastningen.

13 emballering, distribusjon, bruk og ved avfallshåndtering, slik at de reduserer miljøbelastningen. Maskinene skal kunne gå over i energibesparende stilling når de ikke er i bruk. Reduksjon i energiforbruk skal minimum være 50 %. Tilbyder er forpliktet til å vederlagsfritt hente maskiner etter endt leieforhold. Dette gjelder også i de tilfeller leieforholdet løper ut over den tid rammeavtalen er gjeldende. Leverandør skal vederlagsfritt ta tilbake kasserte deler og forbruksmateriell, eller vederlagsfritt tilrettelegge for en adekvat returordning for dette. All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar. Dette gjelder også ved bruk av paller og lignende. Leverandør skal fjerne emballasje eller lignende som det ikke er naturlig for den enkelte oppdragsgiver å beholde Statusmøter Valgt leverandør skal delta på statusmøter med Oppdragsgiver. Frekvensen avtales nærmere etter avtaleinngåelse, men estimeres til ca. 2 til 4 ganger per år. 8 Tildelingskriterier Name Type Weight 1 Pris Price 50.0% Totalpris i henhold til prisskjema legges inn. 2 Kvalitetsprøver No Response 30.0% Det gis en samlet poengsum for vareprøver som leverandøren har gitt inn, i henhold til konkurransegrunnlagets punkt Egenskaper No Response 20.0% Det gis en samlet poengsum for de egenskaper som er spesi sert i konkurransegrunnlagets punkt Pris Prisskjema (Vedlegg 1) fylles ut av Leverandør. Det er kun celler med hvit bakgrunn som skal fylles ut. Alle priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift. Evalueringsvolum per år er sider per maskin i gjennomsnitt, med 40 % farge og 60 % svart/hvitt. Evalueringsvolum Antall maskiner og sider: Liten multifunksjons-maskin (30spm) Mellomstor multifunksjonsmaskin (55 spm) 15 stk 100 stk 30 stk Stor multifunksjons-maskin (75 spm) / / / Det er kun nye maskiner som skal prises. Evalueringsvolumet er basert på statistikk for 2014 og er kun veiledende. Volumet medfører ikke rettigheter for tilbyder eller plikter for oppdragsgiver.

14 Alle priser skal inkludere øvrige kostnader, herunder frakt/porto og offentlige avgifter. Prisene skal inkludere alle forbruksdeler av ikke teknisk art (tonere, etc), teknisk vedlikehold og reklamasjon/garantiarbeid. Prisene skal likevel ikke inkludere stifter. Pris per side og leiepriser skal være faste i hele avtaleperioden, inkludert eventuell opsjonsforlengelse. Øvrige konsulenttjenester I prisskjemaet skal det oppgis timepris for øvrige konsulenttjenester 1) Timepris konsulent, innenfor og utenfor kontortid 2) Timepris seniorkonsulent, innenfor og utenfor kontortid Oppdraget starter når konsulent ankommer Oppdragsgivers lokaler. Reisekostnader dekkes i henhold til statens regulativ. Evalueringsvolum for konsulent og senior konsulent vil være 10 timer per år per kategori. 8.2 Kvalitetsprøver Leverandørene skal levere inn kvalitetsprøver i tilknytning til tilbudene. Kvalitetsprøver skal leveres på papir som oppdragsgiver deler ut til leverandørene, for å få best mulig evalueringsgrunnlag. Oppdragsgiver leverer også ut minnepinner med originaldokumenter som skal skrives ut. Leverandørene skal også skanne inn dokumenter på minnepinnene. Tilbyder må ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få utlevert dette, eller få det tilsendt per post. Se Vedlegg 2 for mer informasjon vedrørende kvalitetsprøver. 8.3 Egenskaper Leverandørene skal besvare følgende, og svarene vil inngå i evalueringen av tilbudene: 1. Beskriv system for registrering av feilmeldinger 2. Beskriv håndtering av feilmeldinger og rekvisita-informasjon 3. Beskriv sikkerhetsegenskaper på løsningene og muligheten for kryptering av data 4. Oppstartstid for alle modeller skal angis. Dette gjelder fra maskinene er helt slått av til de er klar til skann, utskrift og kopiering. Tilsvarende skal oppstartstid angis fra hvilemodus til de er klar til skann, utskrift og kopiering. Alle modeller skal oppfylle minstekrav oppgitt i Vedlegg 1 Prisskjema. Meroppfyllelse i forhold til minstekrav vil hensyntas i evalueringen. 5. Beskriv hvordan den enkelte modell håndterer multitasking / eroppgavekjøring. 6. Beskriv brukervennligheten til de tilbudte modeller. Dette kan for eksempel gjelde menysystemet, antall trykk for å utføre de vanligste operasjoner, antall trykk for reset av innstilinger, hvordan legge inn e-postadresser i lokal adressebok, osv. 7. Beskriv driverfunksjonalitet. 9 Oversikt over vedlegg Vedlegg: Vedlegg 1 - Prisskjema Vedlegg 2 - Kvalitetsprøver Vedlegg 3 - HMS-egenerklæring Vedlegg 4 - Adresselister Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår Vedlegg 6 - Standard kontraktsvilkår