Konkurransegrunnlag anskaffelse Analyseinstrument m/forbruksvarer Blodbanken Molde sjukehus

Transkript

1 Konkurransegrunnlag anskaffelse Analyseinstrument m/forbruksvarer Blodbanken Molde sjukehus Table of contents

2 Table of contents 1 OPPDRAGSGIVER 2 OPPDRAGSBESKRIVELSE 2.1 Omfang 2.2 Lokaler krav til bygningsmessige og infrastrukturelle tiltak 3 INNSTRUKS TIL TILBYDER 3.1 Bekreftelse 3.2 Kommunikasjon 4 KONKURRANSEBESTEMMELSER 4.1 Generelt 4.2 Anskaffelsesprosedyre 4.3 Utprøving/demonstrasjon 4.4 Forbehold/avvik 4.5 Kostnader 4.6 Offentlighet 5 KVALIFIKASJONSKRAV 6 TILBUDET 6.1 Tidsfrister 6.2 Innsending av tilbud 6.3 Tilbudets utforming ved innsending 7 EVALUERING OG TILDELING AV KONTRAKT 7.1 Tilbudsåpning 7.2 Evalueringsmetodikk 7.3 Tildelingskriterier 8 KONTRAKTER

3 1 OPPDRAGSGIVER Helse Møre og Romsdal HF (Org. nr ) er oppdragsgiver og vil være kontraktsspart. 2 OPPDRAGSBESKRIVELSE 2.1 Omfang 2.2 Lokaler krav til bygningsmessige og infrastrukturelle tiltak Leverandøren skal gjøre seg kjent på brukerstedet for å sikre at eventuelle krav om forhold på brukerstedet kan framgå av tilbudet. Krav som blir stilt etter tilbudsåpning vil ikke bli akseptert. Dette gjelder både bygningsmessige og øvrige tekniske forhold(infrastruktur). Besvares under fanebladet "minimumskrav". 3 INNSTRUKS TIL TILBYDER Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i forespørselsdokumentene, som består av: - Dette konkurransegrunnlag Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Kravspesi kasjon Oversikt over analyser og antall pr. år Kjøpsavtale utstyr Rammeavtale forbruksvarer Evalueringsmodell HMS egenerklæring Vilkår utprøving av utstyr. 3.1 Bekreftelse Dette skal gjøres elektronisk i Mercell ved at man trykker på fanebladet Gi tilbud, og deretter på knappen Jeg ønsker å tilby evt. Jeg ønsker ikke å tilby. Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter om de ønsker å tilby så raskt som mulig. 3.2 Kommunikasjon All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter på ikonet "Send". Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen. 4 KONKURRANSEBESTEMMELSER 4.1 Generelt Oppdragsgiver tar forbehold om at konkurransen kan bli redusert/endret/avlyst grunnet budsjettmessige forhold(endring i bevilgning). Oppdragsgiver kan også avlyse konkurransen eller forkaste tilbud der kontraktssum overstiger tilgjengelige økonomiske rammer. 4.2 Anskaffelsesprosedyre Tildelingen av kontrakt vil skje etter åpen anbudskonkurranse over terskel i henhold til lov om offentlige

4 Tildelingen av kontrakt vil skje etter åpen anbudskonkurranse over terskel i henhold til lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser del I og III. Oppdragsgiver oppfordrer tilbyderne til å gjøre seg kjent med ovennevnte regelverk. 4.3 Utprøving/demonstrasjon Evalueringen av produktene vil fortrinnsvis foretas på bakgrunn av den produktbeskrivelse, dokumentasjon og annen relevant informasjon som fremkommer i tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til å be om demonstrasjon av tilbudt produkt. Dersom oppdragsgiver allerede har god kjennskap til tilbudte produkter, vil disse ikke bli gjenstand for demonstrasjon i forbindelse med denne konkurransen. Evalueringen vil i slike tilfeller baseres på dokumenterte erfaringer fra allerede gjennomførte kjøpsforhold, eller demonstrasjon av produktet. Viser til vedlegg "Retningslinjer for utprøving av medisinsk forbruksmateriell og kapitalvarer ". 4.4 Forbehold/avvik Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet.det samme gjelder avvik. Besvares under fanebladet "Minimumskrav" 4.5 Kostnader Oppdragsgiver dekker ikke kostnader som tilbyderne har i forbindelse med deltakelse i denne konkurransen. 4.6 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19 mai 2006 nr. 16 om offentlighet i forvaltningen (offentleglova). Eventuelle forespørsler om innsyn vil bli vurdert i hvert enkelt tilfelle under hensyn til de forpliktelser som blant annet følger av lovbestemt taushetsplikt, jf offentleglova 13 og forvaltningsloven 13, 1. ledd nr 2. 5 KVALIFIKASJONSKRAV

5 5 KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med å stille minstekrav til tilbyders kvali kasjoner er å sikre at tilbyder økonomisk, organisatorisk og teknisk sett er i stand til å oppfylle en kontrakt i hele avtaleperioden. Tilbyder kan bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvali kasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Dersom disse vedlegg/bekreftelser ikke kan fremskaffes, vil tilbudet bli avvist. Tilbyder skal besvarer og dokumentere kvali kasjonskravene under fanebaldet "Kvali kasjonskrav i Mercell løsningen. Documentation demands to suppliers organisation and legal position KK - 01 Skatteattest for skatt. Det er et krav at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatter. Dokumentasjonskrav. Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter.(i Norge: Attest(RF 1244) fra skattefogd samt kommunekasserer/kemner ikke eldre enn 6 måneder.) Dersom tilbyder planlegger å benytte underleverandør må skatteattest for skatt også leveres for disse. KK - 02 Skatteattest for mva. Det er et krav at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av mva. Dokumentasjonskrav. Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift.(i Norge: Attest(RF 1244) fra skattefogd samt kommunekasserer/kemner ikke eldre enn 6 måneder.) Dersom tilbyder planlegger å benytte underleverandør må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse. KK - 03 Firmaattest - Krav: Tilbyder skal være lovlig etablert foretak/enkeltmannsforetak eller selskap under stiftelse (SUS) Dokumentasjonskrav. Etablerte foretak: Attest fra foretaksregisteret eller attest for registrering i det faglige register jamfør lovgivningen i det land tilbyder er etablert. Nyetablerte /under etablering: Attest fra Foretaksregisteret eller hvis slik ikke foreligger stiftelsesdokument (AS) KK - 04 Krav: Framlegge Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: Fylle ut egenerklæingen som er vedlagt Documentation demands on suppliers economical and nancial capacity KK - 05 Krav: Bekrefte at man ikke er i pågående gjeldsakkord eller konkursforhandlinger. Dokumenteres med egenerklæring,bankbekreftelse, revisjonsrapport e.l. KK - 06 Krav. Vedlegge Foretakets siste åreberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dokumentasjonskrav: Årsberetning til Brønnøysundregisteret. Documentation demands to suppliers technical quali cations

6 KK - 07 Krav: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssytem.(iso 9000 eller tilsvarende). Dokumenteres med serti seringsbevis eller annet som dokumenterer kvali kasjonskravet. KK - 08 Krav: Tilbyder skal ha et serviceapparat som har god kompetanse og erfaring med service/reparasjon av tilbudt utstyr. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av serviceavdeling/organisasjon med cv. KK - 09 Krav: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumnetasjonskrav: Liste opp leveranser av samme type og omfang i Europa. Oppgis med kontaktperson, telefonnummer og salgsår for de 3 siste år. 6 TILBUDET

7 6 TILBUDET 6.1 Tidsfrister For å sikre reell mulighet til å besvare eventuelle spørsmål fra tilbyderne og at svarene skal kunne meddeles til alle innen tilbudsfristens utløp, ber vi om at fristen for å sende spørsmål blir overholdt. Dersom spørsmål ankommer etter denne fristen kan ikke oppdragsgiver garantere at svar blir sendt før tilbudsfristens utløp. Spørsmål må fremmes i meldingsfunksjonalitet i KGV løsningen. Svarene blir lagt i samme løsning. Tilbudsdokumentet må være sendt oppdragsgiver før tilbudsfristens utløp, da det ikke vil være mulig for tilbyder å sende inn tilbud(via KGV) etter at tilbudsfristen er utløpt. Det er meget viktig at innsending av tilbudet gjøres i god tid før fristen. Vedståelsesfristen er den tiden oppdragsgiver krever at tilbudet er bindende for tilbyder. 6.2 Innsending av tilbud Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.) Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på des.com, eller Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig. 6.3 Tilbudets utforming ved innsending Etterspurte dokumenter skal legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold Dokumentasjon på kvali kasjonskrav skal legges ved hvert krav under fanebladet Kvali kasjonskrav i Mercellportalen: Se punktet Kvali kasjonskrav ang. hvilke dokumenter som skal leveres. Øvrige dokumenter skal legges ved under fanebladet Minimumskrav i Mercell-portalen: Se punkt under fanebladet "minimumskrav" for hvilke dokumenter/dokumentasjon som kreves. 7 EVALUERING OG TILDELING AV KONTRAKT

8 7 EVALUERING OG TILDELING AV KONTRAKT 7.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning(elektronisk) vil bli gjennomført av 2 personer fra oppdragsgiver. Tilbudsåpningen er ikke offentlig eller åpen for tilbyderne. 7.2 Evalueringsmetodikk I denne konkurransen brukes ikke evalueringen som er innebyggd i mercell løsningen men oppdragsgivers egen modell/metodikk. Se excel l "evalueringsmodell" og punkt Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge leverandør ut fra hva som innebærer det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier med angivelse av hvilken vekt disse gis i evalueringen: Levetidskostnader score vektes 40 % Kvalitetsmessige egenskaper score vektes 60 % Se vedlegg evalueringsmodell. Levetidskostnader, blir beregnet ved at kostnadselementene nedenfor neddiskonteres med en rente på 5 % over en periode på 7 år.(nåverdi) Utstyrsanskaffelsens pris. Forbruksvarekostnader(reagens/forbruksmateriell) Serviceavtale kostnader. Opplæringskostnader.(bruker/teknisk/superbruker og lignende.) Kostnader relatert til garantitid og ytelser i garantiperioden. Kostnad bygningsmessige(infrastruktur) tiltak som er spesiell for den enkelte installasjon. Oppgraderinger som måtte gjennomføres likevel og er like for tilbyderne blir ikke tillagt beregningen. Tildelingskriteriet kvalitetsmessige egenskaper består av ere delpunkt, der kravspesi kasjonen vedlegg 2 konkretiserer kravene gjennom underpunkt. Underpunktenes vekting framgår av vedlegg 2. Det vil generelt bli lagt vekt på produktegenskaper som kvalitet, kapasitet, funksjonalitet, brukervennlighet, ergonomi osv. ut fra formålet med anskaffelsen og de oppgaver anskaffelsen 8 KONTRAKTER Vedlagte kontrakter for kjøpsavtale der Kontraktsformularet er basert på AKS 2000/Statens Standard for ITkontrakter (SSI). Rammeavtale er også vedlagt for forbruksvarene.