Nettskjema og elektronisk dokument- og informasjonsfangst konsekvenser for arkivarens arbeidsoppgaver og organisering av hverdagen

Transkript

1 Nettskjema og elektronisk dokument- og informasjonsfangst konsekvenser for arkivarens arbeidsoppgaver og organisering av hverdagen Gunn Sværen, rådgiver Bærum Kommune Dokumentsenteret 1

2 Agenda Kort om Bærum kommune Arkivtjenestens rolle og organisering Nettbaserte tjenester/automatisert data-/dokumentfangst o Status i Bærum kommune o Konsekvenser for arkivarenes oppgaver og organisering av arbeidet Oppsummering Dokumentsenteret 2

3 Nøkkeltall 5,6 milliarder 2011 driftsbudsjett innbyggere 200 tjenestesteder 3,8 milliarder HP forslag investeringsbudsjett Ca ansatte I overkant av 130 barnehager, hvorav 36 kommunale 42 grunnskoler inkl spesialskoler sosialtjenester: 2,5 milliarder Dokumentsenteret 3

4 Verdier Dokumentsenteret 4

5 Rådmannens plattform God arbeidsgiverpolitikk, godt omdømme, læring, endringsvilje, nytenking, lean, medarbeiderskap nettbasert, tilgjengelig, åpen, god service, digitalt førstevalg, innbyggerdialog Dokumentsenteret 5

6 Roller og ansvar Rådmannen Formannskapskontoret Ansvarlig for dokumentasjon knyttet til politisk møtebehandling i WebSak Dokumentsenteret Overordnet arkivansvar Sentralt arkiv Elektronisk arkiv og saksbeh.-system Digitale tjenester PP-tjenesten Barnevern Helse- og sosialtjenesten Ansvar for daglig drift av arkiver for pasient/klient Ledere og saksbehandlere Følge regler og retningslinjer Dokumentsenteret 6

7 Plass i organisasjonen Antall tjenestesteder: over 200 Tilrettelegging Støtte Tjenesteyting og forvaltning Brukere og borgere Dokumentsenteret 7

8 Organisering av Dokumentsenteret Beskrivelse av oppgaver innen funksjonsområdene Enhetssjef Administrasjon / informasjon Koordinering daglig drift / Kompetanseutvikling Post Åpning/ sortering Distribusjon /henting Klargjøring /utgående Skanning Arkiv Registrering Inngående post Skanning Import filer Papir- Arkiv Ordning framfinning fjernarkiv personalarkiv Opplæring Bruker- Støtte Kvalitetssikring Systemadm/drift E-skjema Utvikling Depot prosjekt Årsverk : 32,75 Dokumentsenteret 8

9 Status elektronisk arkiv Oppstart elektronisk sak/arkivsystem WebSak Sentralisert postmottak WebSak etablert i sikker sone i 2012 tilrettelagt for elektronisk arkivering av personsensitive saker Fagsystem for Plan- og bygg, anskaffelse m.fl. Antall brukere: ca (aktive) Antall saker totalt: ca Antall journalposter (status=j,a) totalt: ca oo0oo Dokumentsenteret 9

10 Visjon og mål e-forvaltning Yte gode digitale tjenester overfor innbyggere, organisasjons- og næringsliv, samt ansatte Bidra til en samordnet og effektiv utvikling og forvaltning av digitale tjenester Oppnå effektiviseringsgevinster gjennom o utvikling av avanserte og brukervennlige innbyggertjenester o skjermdialogbaserte tjenester o automatisk dataflyt og saksbehandling Dokumentsenteret 10

11 Utviklingstrappen SFO Automatisert saksbehandling og arkivering Barnehagesøknad Innmelding 1.klasse Halvautomatisk saksbehandling og automatisk arkivering E-Skjema integrert med fagsystem/websak Halv/hel-automatisk arkivering Skjema integrert med WebSak Enkle e-skjematjenester Manuell saksbehandling og arkivering Dokumentsenteret 11

12 Integrasjoner fagsystemer og arkiv Prosjekter o Samarbeid IKT, Dokumentsenter og fagsystemeier, sak/arkivleverandør (Acos), og fagsystemleverandør Integrasjonsstrategi basert på SOA (tjenesteorientert arkitektur) o WebService Autoarkiver (beriket Noark4 WS) utviklet av Acos o Mål er helautomatisk arkivering hvor kvalitetssikring er bygget inn i løsningen Dokumentsenteret 12

13 Integrasjoner fagsystem og WebSak Fagsystem/løsning Tjenesteeier Leveranse LØP Rekruttering (WebCruiter) Personalenheten Arkivering av dokumenter, ansettelse (ferdig utviklet, i drift innen ) LØP - personalmapper Personalenheten Opprettelse av personalmapper (drift) Extens Barnehagesøknadsløsning Barnehagekontoret 1) Automatisk arkivering av barnehagesøknadsskjema (Drift) 2) Søknadsdata til Extens 3) Arkivering av utgående dokumenter (utv) Extens - E-dialog Hjem-skole 1) SFO Innmelding, endring, oppsigelse 2) Innmelding 1.trinn E-skjemaløsning (Acos) Skole Dokumentsenteret (forvalter løsning, tilrettelegger for tjenestene) 1) Automatisert saksbehandling i Extens med svar tilbake (Betalingsavtale). Automatisk arkivering av PDF 2) Automatisk arkivering av innmelding (PDF), Søknadsdata til Extens 1) Arkivering av e-skjema enkel løsning (drift) 2) Automatisk arkivering (utv) Intranettportal/Internett-portal (drift/utv) Kommunikasjonsensenheten 1) Visning av WebSak-kurver (Skrivebord) på intranettet (drift) 2) Arkivering av episerver-artikler (inkl. håndbøkene) (settes i drift innen 1. halvår 2012) Plania (FDVU-system) Eiendom. Drift Arkivering av bestillinger (utv) Prosjekthotell (utv) Utbyggingsprosjekter Eiendom. Prosjekter 1) Arkivering av dokumenter fra prosjekthotell til WebSak 2) Publisering fra WebSak til prosjekthotell Dokumentsenteret 13

14 Nettbaserte tjenester e-skjema Ca 70 digitale tjenester (e-skjema) Stort spenn i kompleksitet i løsningene fra enkle skjema til helautomatisert saksbehandling og arkivering 2012 o Konsolidering av tjenesten for utvikling og forvatning av e-skjema Fra prosjekt til linje o Utvikling og implementering av ny skjemaløsning Dokumentsenteret 14

15 E-skjema - halv-automatisk arkivering Regler for arkivering pr skjema: Sakstittel, Tilgang/gradering, j.posttittel, j.status. Innsending av skjema til dedikert postkasse skjemapost@baerum.kommune.no som betjenes av arkivar Midlertidig løsning målet er helautomatisk arkivering Dokumentsenteret 15

16 E-skjema helautomatisk arkivering Eksempel søknad om barnehageplass Eget digitalt skjemamottak som sørger for komplett journalføring/arkivering barnehagesøknader Betjenes av arkivar 3 ganger daglig, ca 1-2 minutter pr gang Alle mottatte søknader blir arkivert i en operasjon Når import er fullført, åpnes sak som viser siste importerte journalpost Kvalitetssikring: stikkprøver. Erfaring: Svært sikker løsning med tilnærmet null feil Volum i 2011: i overkant av 5000 søknader Dokumentsenteret 16

17 Helautomatisk saksbehandling Eks: Innmelding, endring, oppsigelse SFO. fra innbygger til fagsystem og arkiv uberørt av menneskehender med svar til innbygger Innbygger logger på med fødselsnummer Pålogging Skjema Presenteres forhåndsutfylt med relevant informasjon Innbygger fyller ut resten av skjema Skjema Innsending av utfylt og kontrollert skjema Automatisert prosess - Henter og bearbeider informasjon - Klargjør for utfylling av skjema Automatisert prosess - Mottar utfylt skjema - Styrer videre behandling Fagsystem 1 Leverer relevant informasjon om pålogget bruker Fagsystem 2 Leverer relevant informasjon om pålogget bruker Fagsystem Automatisk registrering av relevant informasjon fra skjemaet Arkivering av skjema epost Eventuell melding til tjenestested med informasjon fra skjemaet Dokumentsenteret 17 prosjektet

18 Hva blir oppgavene for arkivarene? (1) UTVIKLING Delta i spesifisering av arkivkrav knyttet til prosessen o o o o Saksbehandlingen hvor er den? Både i fagsystemet og i arkivsystemet Fagsystemets metadata, saksstruktur, dokumentstruktur og dokumentformater? Fra manuell til automatisk arkivering ofte behov for å endre i registreringsreglene Arkivstruktur arkivdel, enkeltsaker, samlesaker, tilgang i sakene Mål: standardisering, ingen enkeltvurdering for eksempel knyttet til offentlighetsvurdering Automatisk avskriving dersom saksbehandlingen skjer i fagsystemet? Fordel å kjenne til Noarks tekniske feltbetegnelser spesifiseringen må være så presis som mulig Delta i testing o Sjekke at arkiveringen blir iht spesifikasjon viktig at dette gjøres grundig o Gjentakende prosess inntil arkiveringen er korrekt!! Dokumentsenteret 18

19 Hva blir oppgavene for arkivarene? (2) Implementering o Utarbeidelse/revisjon av arkivrutiner/veiledninger o Utarbeide informasjon til arkivpersonale og brukerne o Delta i opplæring/informasjonsmøter DRIFT o Arkivering (hvis ikke helautomatisk) Kunne betjene ulike importløsninger for arkivering Håndtere mange ulike filformater Aktivt gi innspill til forbedringer o Kvalitetssikring oppfølging av avvik Nye rutiner for kvalitetskontroll og oppfølging Fra enkeltkontroll til mer overordnet systemkontroll Finne effektive metoder for å fange opp avvik Samarbeide tett med tjenesteeier om forbedringer/videreutvikling Dokumentsenteret 19

20 Organisering av hverdagen Tydelig nedgang i papirbasert post medfører en dreining fra tradisjonelt arkivarbeid til nye arbeidsmåter Innføring av nettbaserte tjenester medfører ofte endring av arkivansvar (dvs overføres fra fagavdeling til sentralt arkiv) Må løpende tilpasse organisering ift behov må ha en fleksibel arbeidsdeling Kompetanseoverføring gjennom jobbrotasjon for å unngå sårbarhet Økt fokus på overordnet kvalitetsarbeid samtidig mer bevisst prioritering Deltar aktivt i LEAN-arbeid sammen med fagavdelinger med formål å jobbe smartere og fjerne unødvendige oppgaver o Eks Byggesak Dokumentsenteret 20

21 Hva oppnås (fokus på arkivtjenesten)? Redusert tid til manuelt arbeid frigjør tid til å jobbe systematisk med utviklings-/forbedringsarbeid Kan øke tjenestenivå/omfang uten å øke bemanningen Kompetanseutvikling gjennom deltakelse i utviklingsarbeid sammen med IKT, tjenesteeiere/fagavdeling, mv Mer fullstendig arkivering mer komplette arkiver Bedre kvalitet på registrering (standardisering) og gjenfinning Redusert fare for menneskelige feil som kan medføre at sensitive personopplysninger kommer ut Bedre forankring av eierskap og forståelse for arkivets betydning hos arkiveier Økt status knyttet til arkiv og arkivarbeid Dokumentsenteret 21

22 Oppsummering Grip dagen! Arkivaren/arkivtjenesten må ha en sentral plass i utvikling av e-forvaltning - Vi må være aktive og pågående Vi må henge med på økende krav til kompetanse og ha vilje til åpenhet og omstilling o Generell IKT forståelse kunne kommunisere o Kunne bruke faget vårt Arkivstruktur, metadata og filformater, gjenfinning, etc o Prosess- og organisasjonskompetanse o Brukere i fokus o Ha mot til å slakke litt på kontrollbehovet Dokumentsenteret 22

23 Dokumentsenteret 23

24 Beredt og modig i fremtiden... Takk for meg! Noen? Dokumentsenteret 24