Møtereferat 10. mai 2017

Transkript

1 Møtereferat 10. mai 2017 Møtested: Øya Helsehus, Mauritz Hansens gate 2, Trondheim Deltaker Deltaker Ikke tilstede Gjest/Observatør Hansen, Trine (TH) Danielsen, Karina (KD) Fjerdingen, Maj-Britt (MBF) Hauge, Åse Furunes (ÅFH) Lehtonen, Marianne (ML) Naversen, Rut (RN) Nyborg, Grete (GN) Overvik, Frode (FO) Sundstrøm, Berit (BS) Svenning, Aslaug (AS) Welve, Heidi Selboe (HSW) Ålberg, Bjørn Ståle (BSÅ) Øverås, Marit (MØ) Wik, Jane Kirsten Mo Haga Avdelingssjef AMK Erlend Sundland Avdelingssjef Ambulanse Frode Strømman Kvalitetsrådgiver ANFOU Orienteringssaker HEMIT-konferansen: IKT for liv og helse vår Aslaug ønsker å få med kommuneperspektivet også på konferansen. Har vi noen innspill, tema eller foredragsholdere som er relevant både for kommune og spesialisthelsetjeneste. Forslag ønskes. Settes som som aktivitet til høsten (Nr 28) Mandat Regionalt fagråd digital samhandling i Midt Norge. Aslaug har vært en runde i alle ASU/OSU. Ønske om tydeligere grensegang mot Helseplattformen. Dessuten må det avklares hvordan rådet skal finansiere eventuell fastlegerepresentant. Ny runde i HF-enes ASU/OSU: ST 20. juni, MR 18. Juni og NT 15. juni Godkjenning av referat Referat fra 19. april 2017 ble godkjent 2. Helseopplysninger til amulansetjenesten Under denne delen av møtet deltok avdelingssjef AMK Kirsten Mo Haga, avdelingssjef Ambulanseavdelingen Erlend Sundland og kvalitetsrådgiver Frode Strømman Kopi av ref fra : Problemstilling: Ambulansetjenesten melder om at de ofte ikke lengre får nødvendig informasjon om pasienten etter at vi har begynt med elektronisk meldingsutveksling mellom sykehus og kommune. Det vises til at informasjonen er sendt og tilgjengelig i journalsystemene. Gjelder både når pasienten sendes fra kommunal døgninstitusjon til legevakt,

2 innleggelse og undersøkelse ved sykehuset, og når pasienten overflyttes mellom sykehus eller fra sykehus til kommunal døgninstitusjon i regionen. Viktig å skille mellom ambulansetransport med helsepersonell og pasienttransport (Hvit ambulanse). Sistnevnte trenger ikke trenger helseopplysninger medsendt. planlagt vs akutt pasienttransport med helsepersonell. Det er større krav til medsendt informasjon når transporten er planlagt vs akutt. Ambulansepersonell er helsepersonell og har utvidede fullmakter og kan gi legemidler under transport ved bestemte kriterier. For å sikre at dette blir forsvarlig, mener Erlend at de minimumm trenger følgende informasjon: (1) Aktuell problemstilling, (2) Diagnoseliste, (3) Aktuelle medikamenter og (4) CAVE-opplysninger Sykehuset bestiller transport Bestilling skjer elektronisk i AMIS. Informasjonen er da elektronisk tilgjengelig for AMK og ambulansen. Men sykehus må likevel sende med utskrifter i tillegg så informasjon er tilgjengelig for ambulansen under transporten i tilfelle avbrudd. Akutt overflytting mellom sykehus: Sende med fersk og relevant henvisning eller epikrise og tilgjengelige helseopplysninger samlet inn i forbindelse med den aktuelle hendelsen. Planlagt overflytting av pasient til kommune eller annet sykehus: Sende med utskrift av epikrise og utskrivningsrapport og eventuelt kurve. Kommunen bestiller transport Det aktuelle formidles muntlig og telefonisk fra sykehjem eller hjemmetjeneste til AMK som legger informasjonen inn i AMIS. Kommune sender med utskrift av aktuell medisinliste, CAVE og diagnoseliste. Skriv ut den eventuell fersk og relevant epikrise eller henvisning fersk og relevant. Akutt: AMK må få nok opplysninger til at det kan angis hastegrad. AMK ansvarlig for å innhente informasjon ved mottak av transportbestillingen fra kommunen. Frode anbefalte ISBAR som metode for å sikre god og avstemt informasjon om aktuell problemstilling når det haster: Identifikasjon Situasjon Bakgrunn Aktuelle vurderinger Råd og anbefalinger. Kjernejournal: Kirsten sa at AMK kan i tillegg bruke kjernejournal som kilde, men den vil ofte være mangelfull for sykehjemspasienter (medisinlista er for eksempel blank for langtidspasienter og ikke korrekt for korttidspasienter siden sykehjemslege kan ha gjort endringer siden pasienten ble innlagt) Trondheim kommune har en mal for tilkalling av legevaktslegen i Trondheimsområdet og klargjøring av informasjon som skal klargjøres ved tilkalling av legevakts. Samme gjelder i Værnesregionen, men dette er ukjent i fjellregionen og Orkdalsområdet. Kan være til hjelp også for de andre kommuneområdene selv om de ikke har legevaktutrykning på samme vis? Trine sender Trondheim kommunes mal til gruppa (Nr. 29) Planlagt: Er sjelden et problem. Kommunen klargjør og sender med ønsket informasjon Hvordan utføre utskrift av ønsket informasjon fra kommunesystemene? (1) Visma Profil: Utskrift av hovedkort med eventuell aktuelle som tillegg/sammenfatning. (2) Cosdoc: Utskrift av oversiktsbilde og medisinliste. (3) Gerica: Trine og Grete lager forslag på KomUt-samling for Gericakommuner i Orkdal 1. juni Oppsummering og forslag til tiltak (rutinebeskrivelse og informasjon) oversendes Fagråd beredskap/akuttmedisin og inn/ut før sommerferien.

3 3. Tilpasning av mandat til felles mandatmal for fagrådene Forslag lagt fram. Vedtatt at dette kan oversendes ASU for godkjenning. Merk at det er krav om å legge fram handlingsplan for fagrådet. Vi mener at Aksjonslista vår fyller dette kravet og at vi kan døpe om den til Handlingsplan. Avklares med ASU 4. Eventuelt Sykehjemspasienter og legevakt. På møtet i april oppfattet Rut Naversen det som at legevakt ikke kom på legebesøk til pasienter innlagt sykehjem, og at pasientene derfor kan bli sendt til legevakt dersom problemstillingen ikke kan avklares over telefon. Avklaring: Dette gjelder kommuner som ikke dekkes av Legevakten for Trondheim, Malvik, Klæbu, Melhus og Midtre Gauldal, da den rykker ut ved behov. Fosen-kommunene har ikke vært representert på møtene i vår. Det er uheldig, da det er forventing både om å komme med problemstillinger og innspill fra kommunene og ta forslag om tiltak og anbefalte tiltak tilbake til egne kommuner. Trine Hansen følger opp overfor ASU 5. Handlingsplanen gjennomgang og framdrift Nummer i tabellen svarer til nummer i handlingsplanen. 1 Innføring henvisning fra kommune til sykehus : Innføring pågår. Profil sender ikke med annet enn ATC-kode på legemidlene. Hva er kontaktinformasjon? Navn på henviser og telefon til helsestasjonen der journalen er. Kjent feil viser det seg. KomUt-koordinatorene Atle Betten (MR) og Tanja Skjevik (NT) følger opp saken hos leverandøren : Innføring fra PLO-systemene starter nå. Se ref fra i dag for detaljer. Orkdal neste, Oppdal testet og OK, Meldal skal sende testmelding og så kommer Rindal etter hvert. Tydal har allerede aktivert henvisningsadressene. Rut sender Excelark med henvisningsadresser, Trine har gode anbefalinger om hvilke som er aktuelle å ta i bruk for kommunene : Siden siste møte har St. Olav mottatt: henvisninger per uke. Oppdal har sendt testmelding OK, har en lege i 80 % stilling som ønsker å starte opp. Rut sender oppdatert oversikt over henvisningsadressene til Oppdal : Første henvisning sendt 17. januar, siden det mottatt 12, nå er det sendt ut informasjon til alle legene. Trine har styringen her, hjelper Gericakommunene med å konfigurere henvisningsadressene. KomUt-koordinator MR Atle Betten bistår Profilkommunene (skal være enklere oppsett der). De som kommer først til mølla osv. Mål å være ferdig innen 1. juni for å unngå ferien : Et viktig fokus i Mest jobb å gjøre for kommunene her: Det må tilrettelegges henvisningsadresser (jf punktet om Midt-norsk adressekatalog), og gjennomføre opplæring av de som skal henvise. Sykehusene har henvisningspostkasser og mottak som fungerer for fastlegene allerede. Mange klinikker er knyttet til Felles postmottak, som skanner papirhenvisninger og sender dem elektronisk til klinikkene.

4 2 Avklare bruk og registrering av e-postadresse til meldingsansvarlig Det er opprettet meldingsadresse for Helse Midt-Norge, men teknisk er ikke alt oppe og går ennå iflg Aslaug Forslag til felles rutiner ble gjennomgått. Viktig at meldingsansvarlig-rollen kan ivaretas av flere, og at kommunen har egen rutine for hvem som skal varsles internt. Brukerstøtteplakat må kvalitetssikres. Melding om avbrudd (planlagt, ikke planlagt) til gjelder inntil ny rutine er avklart Alle kommuner har disse adressene i ST. Lage regional veiledning om bruk. Noen stikkord: Presis angivelse av mottaker som systemadministrator, IT-ansvarlig eller begge. Kunne bruke dem både til varsling og gi relevant informasjon eller beskjeder. Også kunne brukes ved antatt tekniske problem som at sykehuset ikke mottar kvitteringsmeldinger fra kommunen etc Nasjonalt har alle kommuner opprettet epostadresser som heter meldingsansvarlig@navn.kommune.no. Adressene er opprettet for alle kommuner i Sør-Trøndelag, men det er ikke gjennomført registrering i NHN-adresseregister. 12 Fagrådets sammensetning Venter på ny deltaker fra St. Olav somatikk fra ASU. Sak meldt samhandlingsrådgiver Merete Knudsen. 13 Innføring basismeldinger CGM helsestasjon Malvik deltar i pilotering i ST. Berit følger opp status : Helsestasjonen i Malvik ønsket å delta som pilot, men det er gitt tilbakemelding om at IT-avdelingen har vært tilbakeholdende pga mange oppgaver. Berit mener dette ikke representerer så mye arbeid for kommunen. Synes det blir for lenge å vente til august. Viser seg at det kanskje er Frode som er den riktige til å konfigurere systemet, i alle fall Vismalink. Frode og Berit avklarer. Eventuelt finne ny pilotkommune ved behov : Regionalt møte med CGM førstkommende fredag om erfaringer med piloten i Ålesund, avklare hvilke meldinger er klare for innføring (epikrise, henvisning, dialog?), framdriftsplan for innføring, kostnader (kjøp eller inngår i vedlikehold). 14 Henvisninger fra HsPro helsestasjon til sykehus St. Olav har mottatt 8 henvisninger Kontaktinfo må legges inn manuelt. Jf over. Pilot fortsatt. Kvitteringene går litt her og der etter hvor henviser er tilknyttet organisatorisk Trondheim skal pilotere ny versjon av Vismalink fk torsdag. Håper alle kvitteringer går greit, og at vi deretter kommer raskt i gang med innføring av henvisninger fra HsPro-stasjoner Kan sende, men får ikke kvittering inn i fagsystemet. Det skal skje oppgradering av HsPro fredag 17. mars, deretter oppgradering av VismaLink 27. mars. Kanskje klare etter dette? 16 Innføring tidlig varsling av fødsel til helsestasjoner med CGM Når programvare og pilot er klar. Pilot pågår i MR nå. 17 Innføring av dialogmelding mellom helsestasjon og fastlege System x møte i morgen regionalt. Trine deltar Dialogmelding til helsestasjon fra System går til PLO-systemet Gerica i Trondheim kommune Egentlig en feil? Hos System eller hos Gerica i Trondheim? Forslag til samarbeidsrutine utarbeidet sammen med Seksjon for legetjenester og er sendt på høring.

5 18 Barn under 18 år skal sykehuset sende meldinger til Helsestasjonsstjenesten eller Fysioterapitjenesten? : Pilotering fysio fysio mellom kommunefysioterapeuter i Trondheim kommune og St. Olavs fysioterapeuter. Høring på arbeidsflyt sendt ut regionalt. Ikke sendt til fagrådet ved en feil! Pilot starter 1. juni mellom kommunefysioterapeuter i Trondheim kommune og sykehusfysioterapeuter ved St. Olav. Piloten varer ut august. Deretter oppsummering av erfaring og anbefaling for videre innføring : Referat gitt fra pilotering fysio-fysio. Kopi av fysioepikrise bør sendes helsestasjon for alle barn under 16 år. Ikke alle har helsestasjonsjournal fra år. Fysioterapitjenesten er veldig ulikt organisert i kommunene Kommer tilbake til saken : Settes opp på sakskartet neste gang. 19 PLO ver 2.0 ny standard er publisert, vi må gjøre oss kjent med den : Sett opp på møte første møte til høsten helst Invitere noen fra e-helse til gjennomgang? I løpet av våren. Se spesielt på standarden i forhold til PH-behov vi har beskrevet. 20 Ny mal for mandat for Fagråd : Forslag vedtatt : Frist for å tilpasse mandatet til malen er 1. juni. Skal sendes inn til ASU for godkjenning. 21 Fortsatt parallell papirutskrift av laboratoriesvar for noen kommunale rekvirenter ? Riktig tiltak? Marianne ta ut rapport over dette, så kan hun og Rut avvikle papir sammen, involverer kommune når aktuelt 22 Brukerstøtteplakat e-meldinger kommune. Inneholder noen uaktuelle telefonnumre Rut venter på avklaring på varslingsadresse regionalt, da all info bør være klar når plakaten oppdateres. St. Olavs Felles skrive- og oppfølgingstjeneste har oppgitt et eget telefonnummer som på dagtid går direkte til MTM-overvåkerne (epikriser og brev) (hovednummer er ) Rut kvalitetssikrer. 23 Tilpasning av fagmeldingene til Psykisk helsevern sine kommunikasjonsbehov : St. Olav oppretter arbeidsgruppe med Karina, Jane, Trond Kjølås og lager forslag som sendes til gjennomgang og kvalitetssikring i fagråd lokalt og regionalt. Må også ses i sammenheng med PLO ver Kvitteringsmeldinger på epikriser og brev. I dag må kommunesystemene sende avviksmelding på disse. De oppfører seg annerledes i MTM. Burde vært like med de som kommer fra legekontorsystemene (pasient ikke kjent for eksempel) Berit sier HsPro er klare for nye endringer. Rut innhenter info om hvordan hvordan legekontorenes kvitteringer er ordnet. Kanskje kan vi få tilsvarende fra HsPro?

6 25 Helseopplysninger til ambulansetjenesten. Får ingen opplysninger medsendt : Se dagens referat. Sende respons tilbake til Fagråd Akutt/Beredskap og Inn/Ut : Se dagens ref for forslag til hva som kan sendes med fra de forskjellige kommunesystemene. Sykehus kan sende med utskrift av epikrise eller tilsvarende informasjon. Informasjon til superbrukernettverk og poster, samt gi tilbakemelding til fagråd akuttmedisinske kjede som har meldt behovet. Invitere representanter fra AMK og ambulansetjeneste for å drøfte informasjonsbehovet, deretter informere kommunene. 26 Medsending av kontaktinformasjon til enhet og ansvarlig for rapport i Innleggelsesrapporten : Ny sjekk før sommeren. Gericakommunene rollen den som er innlogget settes inn automatisk, men i dag er det problem hvis pasienten har flere tjenester. Orkdal superbrukere: Enige om å bruke notat (gullapp) der alle lager en signatur som de lagrer og og kan lime inn i meldingen : Flere tiltak beskrevet som kan gjøre at kontaktinformasjon settes inn automatisk av systemet i Innleggelsesrapporten: Registrere telefonnummer på enhet, tjeneste og ansatt, registrere yrkesrolle på ansatt, registrere en av eventuelt flere tjenester som hovedansvarlig.