Møtereferat 26. april 2019

Transkript

1 Møtereferat 26. april 2019 Møtested: St. Olavs hospital, AHL-senteret, 1. etasje, møterom AHM13 klikk her Deltaker Deltaker Ikke tilstede Gjest/Observatør Danielsen, Karina Fjerdingen, Maj-Britt På skype kl 10 Hansen, Trine Hauge, Åse Furunes Lehtonen, Marianne Naversen, Rut Nyborg, Grete Selvnes, Kari Opøien Steen, Tove Penna Stølan, Rut Perly Sundstrøm, Berit Ca fra kl 10 Svenning, Aslaug Welve, Heidi Selboe Wik, Jane Øverås, Marit Ålberg, Bjørn Ståle Odd Gunnar Ellingsen Leder fagråd INN/UT Anne Cathrine Svenning Leder fagråd PH/RUS 1. Møtereferat og dagsorden Møtereferat fra 14. mars 2018 godkjent klikk her. Dagsorden for dagens møte ble supplert med noen eventueltsaker som framkommer av referatet under. 2. Avklare oppgaver og ansvar mellom fagråd for INN/UT, PH/RUS og digital samhandling Lederne for fagråd INN/UT Odd Gunnar Ellingsen og PH/RUS Anne Cathrine Svenning deltok under denne saken. Rut og Trine orienterte om retningslinjer for og organisering av Fagråd digital samhandling i søndre Trøndelag. En utfordring for vårt fagråd er at vi har et mer spisseet ansvarsområde enn fagrådene i NT og MR: Deres mandat omfatter ansvar/oppgaver som hos oss er lagt til INN/UT og PH/RUS. Vi har derfor et behov for å koordinere oss og sikre informasjonsflyt så vi unngår dobbeltarbeid. Samhandlingsrådgiver Marit Øverås er medlem i både digital samhandling og INN/UT. Skulle digital samhandling hatt en observatør eller representant i PH/RUS også for å sikre at det ikke fattes vedtak som går på tvers av felles retningslinjer for digital samhandling? Kommunal betalingsplikt innføres for utskrivningsklare pasienter innen PH/RUS fra 1. januar De to inviterte fagrådslederne var enige om at spørsmålet om hvilke kriterier som skal være fylt for at en pasient skal defineres som utskrivningsklar innen PH/RUS, må avklares av fagmiljøene. De ønsker å ta initiativ overfor sin ledelse at dette må tas opp og avklares i regionalt fagledernettverk for å oppnå en felles regional forståelse. Dette vil bidra til standardisering på tvers av HF og lik samhandlingsflyt. KomUt-koordinator Trine formidlet at kommunene har etterlyst fagdag innen PH/RUS for å fokusere på spørsmål og problemstillinger knyttet til dette fagområdet. Et tiltak kan være å arrangere fellessamling for kommune/sykehus med tema Psykisk helsevern for å presentere endringene pga Side 1 av 12

2 innføring av betalingsplikt. Med bidrag fra INN/UT og PH/RUS, samt repetisjon og begrunnelse for felles meldingsflyt. Konklusjon Enighet om at meldingsflyt om pasient må være lik uansett fagområde. Når pasienten er vurdert utskrivningsklar, skal meldingsflyten være lik. Fagråd digital samhandling avventer faglig avklaring/konkretisering av hva utskrivningsklar betyr innen PH/RUS. Dette bør være avklart innen 1. september dersom informasjon skal kunne formidles forsvarlig både i kommuner og HF før 1. januar Ansvar: Odd Gunnar og Anne Cathrine. Tilføyelse etter møtet: Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter beskriver i 9 Vilkår for at en pasient er utskrivningsklar klikk her. Det omfatter pasienter innen psykisk helsevern og rusbehandling. 3. Retningslinjer for fagråd digital samhandling søndre Trøndelag I følge samhandlingsrådgiver Gisle Meyer i e-post til Rut 26. april, vil de nye retningslinjene legges ved samarbeidsavtalen som har gyldighetsperiode 2018 og Ser ut som at Sør-Trøndelag vil endre navn til «søndre Trøndelag». Ellers ingen endringer i teksten. Samarbeidsavtalen skal på sakskartet i neste ASU-møte. 4. Innføring av regionalt anbefalte sjekklister for fagmeldinger ved inn- og utskrivning Sjekklistene er anbefalt både lokalt og regionalt. Minimanualer som er utviklet regionalt, er et godt hjelpemiddel for implementering i kommunene. Egner seg godt som innhold i en eventuell felles fagdag om PH/RUS til høsten. Ansvar: Ikke avklart i møtet. Aktuelt tema til høsten 5. Meldingsflyt PH/RUS regional arbeidsgruppe Regionalt fagråd etterspør deltakelse i regonal arbeidsgruppe for å beskrive felles meldingsflyt. Vårt fagråd ser nå at dette kanskje er litt prematurt for oss. Vi etterlyser framdrift hos samhandlingssjef i HNT Olav Bremnes i arbeidet med å avstemme samarbeidsavtaler. Det er de som legger føringer for hvilken meldingsflyt vi skal ha når pasienten er utskrivningsklar via Regionalt fagråd. Det er betydelige forskjeller mellom de tre HF-enes samarbeidsavtaler når pasienten er utskrivningsklar. Også viktig: Samkjøring av tidspunkt for revisjon av avtalene. Ansvar: Marit. 6. Ansvar for meldingstjener til helsestasjonstjenesten i kommunene Berit Sundstrøm arbeider nå med opplæring i å SENDE meldinger som henvisninger og dialogmeldinger hos helsestasjoner som tidligere kun har MOTTATT meldinger. Det har avdekket at det i mange små kommuner er uavklart hvem som har ansvar for oppfølging og oppsett av kommunikasjonsparter i meldingstjeneren til helsestasjonen. Dette er ulikt organisert også for PLOsystemene. KomUt-kontaktene i kommunene har ofte ikke ansvar for helsestasjonene. Hun har opplevd at IT-avdelingen sier at dette ikke er deres ansvar, at det er helsestasjonen som må ivareta det. Utfordringen er at helsestasjonen i små kommuner ikke har åpent alle dager, og helsesøster kan ha en deltidsstilling. Det er ikke rimelig og forsvarlig at helsesøster skal være ansvarlig for oppfølging av meldingstjeneren i slike situasjoner, mener Berit. Side 2 av 12

3 Helsestasjonen får opplæring i å sende papirutskrift når kvittering ikke mottas fra mottaker, så helseopplysningene blir sendt av gårde slik at barnet sikres helsehjelp. Men det er bekymringsfullt at problem som kan ligge i helsestasjonens meldingstjener, ikke blir korrigert. Konklusjon Det er helt naturlig at ansvar for oppfølging og konfigurering av meldingstjeneren til helsstasjonen(e) er ulikt organisert i ulike kommuner. Ansvaret må være plassert hos noen som har kapasitet og forutsetninger for å følge opp forsvarlig. Det er kommunen sitt ansvar å organisere dette i tråd med de krav norm for informasjonssikkerhet stiller. Det kan være at små kommuner kan anbefales å inngå databehandlingsavtale med en større kommune, eller at flere små kommuner kan gå sammen om å sikre forsvarlig overvåking. Når mangelfull oppfølging avdekkes og det skyldes manglende organisering, må bekymringsmelding rettes til ansvarlig for området i kommunen. 7. Brukerstøtteplakaten er oppdatert tydelig nok? Brukerstøtteplakaten ble oppdatert 14. mars. Ser OK ut. Tilgjengeliggjort i pdf som eksterne også får tak i - klikk her 8 Midt-Norsk tjenestekatalog versjon 4 Anbefalt av regionalt fagråd. Vi avventer nasjonale føringer og datoer for når visse av tjenesteadressene endres eller utgår. Saken tas opp igjen når dette er på plass. Lenke til katalogens siste versjon klikk her 9 Revidert rutine for varsling av nedetid til/fra kommuner og helseforetak Regional rutine er revidert etter sak fra Grete Nyborg. Tydeligere krav til hva som skal stå i emnefeltet i e-posten og telefonnummer for kontakt under avbrudd/forsinkelse løftes høyere opp. Les oppdatert og publisert rutine her. Konklusjon Kommunene informeres om endringen. Ansvar: Trine 10. Overvåking av meldingstrafikken i kommunene 24/7 Handler om de tre viktigste områdene for overvåking av meldingstrafikken 24/7 alle dager (1) melding om innlagt og utskrivningsklar pasient (2) sendte meldinger (3) kontaktpunkt ved stopp/forsinkelse Konklusjon Det er gjennomført kartlegging av organisering av overvåking i kommunene klikk her som viser at det er mangelfull overvåking av meldingstrafikken i mange kommuner. KomUt-koordinatorene skal kartlegge feilsending av meldinger til kommunene nå i mai. Saken utsettes til høsten, slik at vi kan ha en samlet gjennomgang av disse to sakene. 11. Eventuelt og orienteringssaker 1) Fagdag for fagrådsmedlemmer i Ålesund 28. og 29. august. KomUt har satt av noen midler for å dekke reiseutgifter (helt eller delvis) til kommunale representanter. Deltaker kan henvende seg til Trine Hansen som formidler. 2) Møteplan høsten 2018 er OK (plassholdere sendt ut tidligere). Møterom må bestilles. Ansvar Rut Side 3 av 12

4 3) Åse har erfart at noen sender forespørselsmelding der avsender har valgt inn temaet «Status plan for utskrivning» Her stilles det spørsmål om kommunen har korttidsplass osv. Tiltak: Svar på meldingen blir å be om Melding om utskrivningsklar pasient og oppdatert Helseopplysning i stedet for. Er det mulig å fjerne lista med disse valgene på sykehussiden? Kanskje ikke, siden dette ligger i standarden for meldingstypen? 4) Åse har gått gjennom kommunens svar på Melding om utskrivningsklar pasient, og erfarer at det det er mange svarvarianter, ikke alle er like klare og tydelige. Det hadde vært greit å ha standardtekst til hjelp for de som skal svare ut meldingene. Vi ber Åse sende inn forslag til slik tekst til neste møte. Ansvar Åse 5) HF-enes Brukerveiledning hovedrutine inneholder mer detaljer om hva sykehuset gjør i ulike scenarier enn Utskrivningsplakaten. Vi ønsker at den skal være publisert i fellesmappa for fagområdet Ansvar Jane 6) Eventueltsaker som ble utsatt til neste møte: a) Fagdag fysio/ergo b) Innføring av elektronisk rekvirering av laboratorieanalyser for legevakter i kommunene. Side 4 av 12

5 Handlingsplan status og framdrift: Nummer i tabellen svarer til nummer i handlingsplanen. Ikke oppdatert per møtet 14. mars Innføring henvisning fra kommune til sykehus : Test/godkjenning av elektronisk henvising vil foregå i uke 19 og 20 for alle kommuner i søndre Trøndelag. Trine har sendt ut e-post til meldingsansvarlig i alle kommunene med forlag til testdato i disse ukene. Frist for tilbakemelding/påmelding er 4. mai. Samtidig testes også forespørsel/svar fra legetjeneste i sykehjem : Trine og Grete har laget framdriftsplan. Fokus på uke 5-6 og 9-10, og tar da både henvisning og forespørselsmelding, fysioterapi og ergoterapi i samme runde Orkdal: Ny versjon f.k. mandag 30/10. Trine skal jobbe med teknisk tilrettelegging av adresser og maler hos andre kommuner. Begynner i kommunene til representantene i fagrådet først. Trine og Grete lager framdriftsplan Orkdal kommune er tilrettelagt teknisk, men vil gjerne vente til ny henvisningsmal kommer om kun kort tid. Trine planlegger aksjon etter at vi har gjennoført evalueringsmøte fysio-fysio for å kunne klargjøre for dem med det samme (barneadresser) Uendret status. Innføring vil skje med større tyngde til høsten : Innføring pågår. Profil sender ikke med annet enn ATC-kode på legemidlene. Hva er kontaktinformasjon? Navn på henviser og telefon til helsestasjonen der journalen er. Kjent feil viser det seg. KomUt-koordinatorene Atle Betten (MR) og Tanja Skjevik (NT) følger opp saken hos leverandøren : Innføring fra PLO-systemene starter nå. Se ref fra i dag for detaljer. Orkdal neste, Oppdal testet og OK, Meldal skal sende testmelding og så kommer Rindal etter hvert. Tydal har allerede aktivert henvisningsadressene. Rut sender Excelark med henvisningsadresser, Trine har gode anbefalinger om hvilke som er aktuelle å ta i bruk for kommunene : Siden siste møte har St. Olav mottatt: henvisninger per uke. Oppdal har sendt testmelding OK, har en lege i 80 % stilling som ønsker å starte opp. Rut sender oppdatert oversikt over henvisningsadressene til Oppdal : Første henvisning sendt 17. januar, siden det mottatt 12, nå er det sendt ut informasjon til alle legene. Trine har styringen her, hjelper Gericakommunene med å konfigurer henvisningsadressene. KomUt-koordinator MR Atle Betten bistår Profilkommunene (skal være enklere oppsett der). De som kommer først til mølla osv. Mål å være ferdig innen 1. juni for å unngå ferien : Et viktig fokus i Mest jobb å gjøre for kommunene her: Det må tilrettelegges henvisningsadresser (jf punktet om Midt-norsk adressekatalog), og gjennomføre opplæring av de som skal henvise. Sykehusene har henvisningspostkasser og mottak som fungerer for fastlegene allerede. Mange klinikker er knyttet til Felles postmottak, som skanner papirhenvisninger og sender dem elektronisk til klinikkene. Side 5 av 12

6 2 Avklare bruk og registrering av e-postadresse til meldingsansvarlig Meldingsansvarligadresser finnes i alle kommuner og fungerer. Saken avsluttes Vi får bruke meldingsansvarligadressen til mer enn å melde avbrudd: profilkommuner kan varsle om feilsendte meldinger og kommunen kan også varsle sykehus om pasient med hjelpenummer som har fått fødselsnummer der sykehuset ikke har flettet hjelpenummer og journal ennå. Beskrevet i regional rutine og brukerstøtteplakat : Da er endelig regional varslingsrutine avklart i regionalt fagråd 22. september. Meldingsansvarligadresse for Helse Midt-Norge er også avklart: meldingsansvarlig@helsemidt.no les her : Uendret status, enighet om at eksisterende rutine gjelder inntil ny er etablert. Enkel måte å nå ut med eventuelt oppdatert informasjon til kommunene før sommeren: Bruk kommunenes meldingsansvarligadresse Det er opprettet meldingsadresse for Helse Midt-Norge, men teknisk er ikke alt oppe og går ennå iflg Aslaug Forslag til felles rutiner ble gjennomgått. Viktig at meldingsansvarlig-rollen kan ivaretas av flere, og at kommunen har egen rutine for hvem som skal varsles internt. Brukerstøtteplakat må kvalitetssikres. Melding om avbrudd (planlagt, ikke planlagt) til drift.biztalk@hemit.no gjelder inntil ny rutine er avklart Alle kommuner har disse adressene i ST. Lage regional veiledning om bruk. Noen stikkord: Presis angivelse av mottaker som systemadministrator, IT-ansvarlig eller begge. Kunne bruke dem både til varsling og gi relevant informasjon eller beskjeder. Også kunne brukes ved antatt tekniske problem som at sykehuset ikke mottar kvitteringsmeldinger fra kommunen etc Nasjonalt har alle kommuner opprettet epostadresser som heter meldingsansvarlig@navn.kommune.no. Adressene er opprettet for alle kommuner i Sør- Trøndelag, men det er ikke gjennomført registrering i NHN-adresseregister. Side 6 av 12

7 13 Innføring basismeldinger + dialogmeldinger CGM helsestasjon : CGM systemet nå klart for innføring, Berit har sendt info til alle i sørlige Trøndelag. Førstemann til mølla får hjelp hos CGM. I sørlige Trøndelag ønsker både Malvik og Klæbu å starte opp. Overfører sak om tidlig varsel om nyfødt (sak 16) til denne, kan gå paralellt : Testing utført, men meldingsutveksling er stoppet da alt ikke er krystallklart ennå. Problemet er særlig null-brukere som har hjelpenummer. Ifølge Malvik venter de på enda en ny versjon 123 (?) som skal løse problemet : Malvik helsestasjon er klar for testmeldinger. Trond Kvaal sender testmeldinger for epikriser, lab og røntgensvar og Rut forespørselsmelding i morgen : Berit S, med følge av Marit Overengen og Turid Ulla fra Ålesund helsestasjon (CGM) besøkte Malvik helsestasjon. Teknisk skal være klart, testing starter neste uke håper vi. Fokus på epikriser, labsvar og røntgensvar i første omgang Ble ikke nevnt under møtet, men st. Olav mottok første henvisning fra Malvik kommunes helsestasjon i dag. Ble avvist pga helsestasjonen ikke var aktivert som henvisningsavsender Malvik deltar i pilotering i ST. Berit følger opp status : Helsestasjonen i Malvik ønsket å delta som pilot, men det er gitt tilbakemelding om at IT-avdelingen har vært tilbakeholdende pga mange oppgaver. Berit mener dette ikke representerer så mye arbeid for kommunen. Synes det blir for lenge å vente til august. Viser seg at det kanskje er Frode som er den riktige til å konfigurere systemet, i alle fall Vismalink. Frode og Berit avklarer. Eventuelt finne ny pilotkommune ved behov : Regionalt møte med CGM førstkommende fredag om erfaringer med piloten i Ålesund, avklare hvilke meldinger er klare for innføring (epikrise, henvisning, dialog?), framdriftsplan for innføring, kostnader (kjøp eller inngår i vedlikehold). 14 Henvisninger fra HsPro helsestasjon til sykehus : Henvisninger er nå under innføring. Problem med at de ikke har oppgradert siste Vismalinken. Berit er på rundtur og hjelper til : Henvisninger i massevis fra Trondheim. Fungerer veldig bra. Trondheim helsestasjon er pilot, så etter oppdatering av siste Vismalink er det klart for oppgradering av øvrige HsProstasjoner snart! St. Olav har mottatt 8 henvisninger Kontaktinfo må legges inn manuelt. Jf over. Pilot fortsatt. Kvitteringene går litt her og der etter hvor henviser er tilknyttet organisatorisk Trondheim skal pilotere ny versjon av Vismalink fk torsdag. Håper alle kvitteringer går greit, og at vi deretter kommer raskt i gang med innføring av henvisninger fra HsProstasjoner Kan sende, men får ikke kvittering inn i fagsystemet. Det skal skje oppgradering av HsPro fredag 17. mars, deretter oppgradering av VismaLink 27. mars. Kanskje klare etter dette? 16 Innføring tidlig varsling av fødsel til helsestasjoner med CGM Følger elektronifisering av CGM helsestasjon Problem med melding for nyfødt som har hjelpenummer. Venter på ny versjon av CGM Testmelding varsling sendes sammen med øvrige testmeldinger Dialogmelding innføres samtidig med henvisning når dette er klart Når programvare og pilot er klar. Pilot pågår i MR nå. Side 7 av 12

8 17 Innføring av dialogmelding mellom helsestasjon og fastlege Berit fylle ut? Dette fungerer nå for HsPro ifølge Berit, med unntak av enkelte avtalespesialister som ikke gir riktige kvitteringer. Endelig! Henvisning og dialog innføres samtidig når de øvrige HsPro-stasjonene får ny versjon 123 av programvaren Lav framdrift synes Trine. Aslaug holder i denne saken overfor leverandøren nå. I Trondheim planlegges møte i august mellom Enhet for legetjenester og smittevern (ELS), tillitsvalgte og kommuneoverlege for å få helsestasjonene omfattet av retningslinjene for elektronisk kommunikasjon med fastlegene System x møte i morgen regionalt. Trine deltar Dialogmelding til helsestasjon fra System går til PLO-systemet Gerica i Trondheim kommune Egentlig en feil? Hos System eller hos Gerica i Trondheim? Forslag til samarbeidsrutine utarbeidet sammen med Seksjon for legetjenester og er sendt på høring. 18 Barn under 16 og år skal sykehuset sende meldinger til Helsestasjonsstjenesten eller Fysioterapitjenesten? Fysio-fysio-pilot Trondheim kommune St. Olav : Epikriser og brev sendes til helsestasjon for alle barn til og med 10. skoleår. Da lukkes journal. For unge over 16 år og gravide som går til jordmor eller mottar tjenester fra helsesøster, avhenger det av henvisning fra helsestasjon/jordmor eller at pasienten opplyser at han/hun følges opp der : Rut refererte fra møte 9. oktober. Positive erfaringer. Fysioterapeutene ønsker å kommunisere med alle når de først starter, ikke bare fysio-fysio. Innføring må legge opp til det. Helsestasjonene stenger journal for unge når de har fullført 10. skoleår. For unge som er 16 år eller eldre er det noen og ikke alle som har helsestasjonsjournal. Så da må det vurderes tjenstlig behov, om helsestasjonen skal følge opp eller om helsestasjonen er henvisende instans : Uformelle rapporter fra fysioterapeutene tyder på at det fungerer bra! Evalueringsmøte har blitt flyttet et par ganger. Nå gjennomføres det 9. oktober : Pilotering i gang. Utfordring med meldinger for nyfødte som ikke har f.nr. ennå. Men tidlig tildeling av f.nr. vil kanskje redusere dette problemet : Pilotering fysio fysio mellom kommunefysioterapeuter i Trondheim kommune og St. Olavs fysioterapeuter. Høring på arbeidsflyt sendt ut regionalt. Ikke sendt til fagrådet ved en feil! Pilot starter 1. juni mellom kommunefysioterapeuter i Trondheim kommune og sykehusfysioterapeuter ved St. Olav. Piloten varer ut august. Deretter oppsummering av erfaring og anbefaling for videre innføring : Referat gitt fra pilotering fysio-fysio. Kopi av fysioepikrise bør sendes helsestasjon for alle barn under 16 år. Ikke alle har helsestasjonsjournal fra år. Fysioterapitjenesten er veldig ulikt organisert i kommunene Kommer tilbake til saken : Settes opp på sakskartet neste gang. Side 8 av 12

9 22 Brukerstøtteplakat e-meldinger kommune. Inneholder noen uaktuelle telefonnumre : Regional varslingsrutine fra kommune til sykehus er oppdatert i møte 19. april Brukerstøtteplakaten ble oppdatert 14. mars 2018 klikk her. Saken avsluttes : Det har vært noen hendelser med avbrudd for kommunene som har satt plakaten og oss på test: (1) Hva er telefonnummer til Hemit utenfor åpningstida til kundesenteret (07-20). Hitra 20. desember trodde de ikke kunne ringe da problem oppsto utenfor angitt tid. Men telefonnummeret kan brukes hele døgnet. Dersom kundesenteret er stengt, får man opplyst telefon til vakthavende. Må presiseres på plakaten. Åse (Oppdal) opplevde også at førstelinja på kundesenteret ikke hadde peiling på utfordringene da de fikk nedetid i nettverket. Kunne ikke sende melding til meldingsansvarligadressen en gang. Også Grete (Orkdal) meldte fra om at de har opplevd tilsvarende utfordring. Rut ber om konkrete hendelser for å følge opp overfor kundesenteret : Utvidet bruk av meldingsansvarligadressen er avklart og innarbeidet i plakaten. Likeså er det blitt avklart at nummeret til overvåkerne ved Dokumentasjonssenteret ikke slår over til vakta automatisk. Har derfor satt inn to numre der, ett til overvåkerne på hverdager, og et annet for å få hjelp utenfor ordinær åpningstid (alle dager 07-22) f eks hvis epikrise kun sendt til fastlege eller til sykepleietjeneste osv. Brukerstøtteplakaten kan nå distribueres : Oppdatert brukerstøtteplakat skal sendes ut nå etter at vi har fått klarsignal for noe utvidet bruk av meldingsansvarlig-adressen : Da er meldingsansvarligadresse og varslingsrutine klar! Da sendes oppdatert brukerstøtteplakat til alle meldingsansvarligadressene. Avslutter saken : Kan sende oppdatert plakat til meldingsansvarligadressene når den er klar Rut venter på avklaring på varslingsadresse regionalt, da all info bør være klar når plakaten oppdateres. St. Olavs Felles skrive- og oppfølgingstjeneste har oppgitt et eget telefonnummer som på dagtid går direkte til MTM-overvåkerne (epikriser og brev) (hovednummer er ) Rut kvalitetssikrer. 23 Tilpasning av fagmeldingene til Psykisk helsevern sine kommunikasjonsbehov Sjekkliste for fagmeldingene vedtatt anbefalt på regionalt fagrådsmøte. Det er laget minimanualer for hvordan de kan implementeres i de tre PLO-systemene vi har i Midt-Norge. Det er også laget endringsønske og brukerhistorie for sykehusenes utgående fagmeldinger (helseopplysninger og utskrivningsrapport) for bedre støtte : Felles forslag til videreutvikling av sjekklistene for fagmeldingene foreligger og skal på høring i de lokale fagrådene : Presentert for regionalt fagråd digital samhandling. Blir nedsatt regional arbeidsgruppe for å få felles forslag innen utgangen av året : Karina, Trond og Jane har hatt et møte. Ønske om å noen endringer, helst en egen arkfane for PH hvis mulig. Bruke VIPS PH trenger noen flere stikkord for å få beskrevet bedre. Viktig å prøve å få med i første leveranse. Vi bestiller endring nå i tidlig høst for leveranse i uke Pasientsikkerhet viktigste prioriteringskriterium : St. Olav oppretter arbeidsgruppe med Karina, Jane, Trond Kjølås og lager forslag som sendes til gjennomgang og kvalitetssikring i fagråd lokalt og regionalt. Må også ses i sammenheng med PLO ver 2.0 Side 9 av 12

10 26 Medsending av kontaktinformasjon til enhet og ansvarlig for rapport i Innleggelsesrapporten : Fortsatt et problem, vil lette samhandlingen om det er med. Aslaug tar det med nasjonalt og i møte av leverandører, systemene må forbedres og støtte valg av riktig telefon bedre. Vi må jobbe med dette i hver kommune og sykehus. Stikkontroller av alle innleggelsesrapporter sendt ut en dag eller uke, og oppfølging av enkeltpersoner som trenger det : Ny sjekk før sommeren. Gericakommunene rollen den som er innlogget settes inn automatisk, men i dag er det problem hvis pasienten har flere tjenester. Orkdal superbrukere: Enige om å bruke notat (gullapp) der alle lager en signatur som de lagrer og og kan lime inn i meldingen : Flere tiltak beskrevet som kan gjøre at kontaktinformasjon settes inn automatisk av systemet i Innleggelsesrapporten: Registrere telefonnummer på enhet, tjeneste og ansatt, registrere yrkesrolle på ansatt, registrere en av eventuelt flere tjenester som hovedansvarlig. 27 Fagrådets sammensetning Rut Perly Stølan og Tove Penna Steen er på plass. Saken avsluttes Rut Perly Stølan fra Melhus kommune er oppnevnt for Trondheimsområdet. Fosenområdet vil gi tilbakemelding om representasjon etter møte i begynnelsen av februar. Har også betydning om vi klarer å endre møteplanen vår slik at Tove Penna Steen kan delta Frode Overvik har ny stilling og må erstattes for Trondheimsområdet. Fosen: Dersom Bjørn ikke kan delta, bør han enten erstattes eller ha en personlig vara som får all informasjon fortløpende og innkallinger og dermed kan fungere som stedfortreder. Like viktig å bringe med problemstillinger fra kommunesiden og påvirke fagrådet som å spres informasjon fra fagrådet til kommunene Synd at Fosen og fjellregionen er så mangelfullt representert med tanke på standardisering av rutiner og forberedelse til Helseplattformen. Åse representerer i grunnen mer Cosdoc-kommuner (5 stk) enn Fjellregionen. Ingen felles møtepunkt. Må jobbe videre med det. Fosen og Fjellregionen vil bli bedt om å gi tilbakemelding på at informasjon om rutiner er formidlet videre til kommunene: Eksempler: informasjon som skal sendes med pasient i ambulanse, informasjon om nye varslingsrutiner, kommunikasjon for pasienter som overflyttes DMS, stikkprøve av sendte innleggelsesrapporter for å verifisere at riktig kontaktinformasjon sendes med osv. 29 Sjekkliste for klargjøring av info til legevaktslege på sykehjem Trine sender Trondheim kommunes til representantene. Kan være nyttig Utført eller ikke aktuell? Foreslår uansett at saken avsluttes nå Vi purrer igjen Trine hadde glemt å sende den. Vi purrer på henne ;) 37 PH: Pasient som mottar boligveiledning, og kan få helsehjelp av boligkoordinator hvor dokumentere dette? PH fikk tilbakemelding om at en pasient som var under boligveileding ikke mottok kommunale helsetjenster. Da pasienten ble bedre viste det seg at boligkoordinator hadde mange verdifulle opplysninger om pasienten, men de var ikke dokumentert som helsehjelp men i annet system. Rutiner for dokumentasjon av helseopplysninger? 38 Nødvendig med full meldingsportefølje ved utskrivning av pasienter som kun mottar enkle tjenester? Pasienter som får dusjing x 1 per uke eller har kun trygghetsalarm. Hvorfor full meldingsportefølje for disse pasientene? Side 10 av 12

11 42 Informasjon til kommuner og sykehus om medsending av helseopplysninger ved ambulansetransport Regional rutine er anbefalt. Foreslår at saken avsluttes her Vi har avklart at det ambulansetjenesten trenger er diagnoseliste, CAVE og legemiddelliste. Det er laget brukerveiledninger for de tre kommunesystemene for hvordan dette skal produseres hos avsender. Info gitt i flere omganger på sykehusene. Sykehuset sender med kopi av epikrise og utskrivningsrapport og eventuelt kopi av kurve med legemidler administrert i dag. Rapport sendt til Fagråd Inn/Ut og Fagråd for prehospitale tjenester Forhandlinger pågår. 44 Visning av ledetekster på Helseopplysninger forskjell på om pasienten er ny for kommunen eller ikke? Den er lik. Saken avsluttes Rut tror den er lik om man sender Helseopplysning (24-timer) eller (Oppdatert). Her må det testes! 45 Informasjon om ny regional varslingsrutine til kommunene + responstid Publisering utført. Er informasjon spredt? Kan avsluttes her? Endelig rutine må publiseres! Kan da spre info om den 47 Publisering av fysioterapi og ergoterapiadressene i Roan og Osen kommune : Roan og Osen har nå publisert fysioterapiadressene, men ikke ergoterapi. Tove følger opp? : Tove ta opp riktig publisering med Roan og Osen over jul? : Roan har publisert fysioterapitjeneste knyttet til helsestasjon, mens Osen ikke har publisert fysioterapitjenesten i det hele tatt. Trine sende regionalt brev til kommuneledelsene. 48 Sykehuset ber kommunen sende legemiddelliste for pasient som ikke er innlagt : Utført? Kan saken avsluttes her? : Kommunen kan da sende innleggelsesrapport til sykehuset. Jane informerer superbrukernettverket om at det er innleggelsesrapporten man da får med legemiddelinformasjon 52 Profil: Ta opp med Visma at de må lage løsning for å avvise meldinger sendt på null-brukere : Dette er formidlet nasjonalt til SamUT av Atle Betten og Aslaug, for å se om man nasjonalt kan ta dette mot leverandør : Aslaug følger opp 53 Vi trenger regional mappe for godkjente og endelige rutiner + utgave i word for gjenbruk av tekst i egne kvalitetssystem osv : Utført. Avsluttes her : Mappe for gjeldende dokumenter er på plass på nettstedet til det regionale fagrådet. Lenke til fagrådet finner du i lenkesamlinga vår : Hva er gjeldende dokumenter? Forvirring på hva som er utkast og hva som er endelig. Vi skal bruke vannmerke Utkast på det som er utkast. Endelige dokumenter skal gjøres til pdf og legges på et åpent sted på ekstra-nettet slik at lenke kan gjenbrukes i andre lokale dokumenter : Aslaug lager 54 Invitere meldingsovervåkere fra de ulike fagmiljøene på sykehuset til et fagrådsmøte Fint å etablere gjennomgang av hverandres rutiner, bli kjent med hverandre. Finne møtedato når møteplanen er avklart for våren. Forutsetter også at tjenesten hos Hemit har utviklingskapasitet for HF-siden av dette. Side 11 av 12

12 55 Utvikle rapporter for feilsendte meldinger fra kommune og sykehus for å følge trend innen kvalitet : KomUt-koordinatorene har definert feilsending til kommune, og overvåker feilsendte meldinger i (hvilke kommuner Trine?) manuelt i mai og juni for å få et bilde på omfang. Asbjørn Kjelsvik og Rut ser om vi kan få til noe i våre MTM-rapporter forutsetter avklaring av hva som konstituerer en feilsending 56 Forenklet adressering i epikrisemelding for pasienter som mottar kommunale helsetjenester Forslag om at epikriser kun skal adresseres til sykepleietjenesten ble fremmet, men ble avvist. Det var særlig uttrykt bekymring for at tilsynsleger ikke ville lese epikriser eller bruke PLO-systemet om de ikke ble entydig adressert til lege. Kan ha sammenheng med ulike epikriserutiner i de tre HF-enes samarbeidsavtaler. Vi trenger imidlertid like rutiner overfor alle kommuner i regionen, og opprettholder eksisterende praksis. St. Olav oppdaterer rutine for adressering og formidler til LIS1. Kan bli aktuelt å ta opp igjen når det blir snakk om å harmonisere rutinene for meldingsutveksling for utskrivningsklare pasienter Regional arbeidsgruppe samhandling ønsket at vi skulle gjennomføre risikovurdering. Utført. Se dagens referat. Fremmes regionalt igjen Positiv innstilling til at Sykepleietjenesten skal være kommunal tjenestemottaker av epikrise enten pasienten skrives ut til hjemmet eller overflyttes til sykehjem. Tas opp regionalt. Innarbeides i prosedyre og opplæring 57 Retningslinjer for fagråd digital samhandling : Retningslinjer for fagrådet er behandlet og vil bli lagt ved for perioden : Trine og Marit tar utgangspunkt i retningslinjene for fagrådet i NT sine (oppdatert i høst). Legges fram på fagrådsmøtet i februar : Vi mangler oppdaterte retningslinjer og må lage nye. Finne siste versjon og se på retningslinjer som eventuelt finnes for de andre fagrådene og ta utgangspunkt i dem. 59 Nyfødt intensiv varsel om innlagt pasient til helsestasjonstjenesten : Hva er status her Jane, kan du gi meg en oppdatert status som kan skrives inn her. Bør dette kanskje fremmes som regional rutine nå? Rutinen til avdelingen er at de skal gi beskjed til avdelingen når barnet legges inn, både ved overflytting fra barsel og ved reinnleggelse etter utskrivning av prematurbarn. Det må de nå bruke telefon til. Tidkrevende. Berit og Jane skal på møte med avdelingen for å avklare rutine. Bruke forespørselsmelding kanskje? 60 Test forespørselmelding fra Fysioterapitjenesten til helsestasjon Eventuell ny status? Kan denne saken utgå herfra nå? xx.xx.17trondheim kommune (Gerica) til HsPro. Gikk OK. Vil bli brukt til å sende epikrise fra fysioterapeut PLO til helsestasjon. Oppdal kommune (Cosdoc): Fikk sendt, men lang responstid før vi mottok applikasjonskvittering. Vi har begge DIPS Communicator som meldingstjener. Skal sende flere testmeldinger. Avventer beskjed/avtale med Helsestasjonen for å sende flere testmeldinger. Utskifting av personal/nye ansatte ved Helsestasjonen har medført at testinga drar litt ut i tid Side 12 av 12