Bergen, 03.mars Torsdag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U.off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 03.mars Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Toralf Røen (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 08/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 09/11 Protokoll frå møte i kontrollutvalet Vedlegg 10/11 Orienteringssaker 11/11 Meldingar Vedlegg 12/11 Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 13/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt for å finna årsaker til stor ressursbruk innan pleie- og omsorgssektoren 14/11 Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. 15/11 Gjennomgang av møteprotokollar Vedlegg Vedlegg 16/11 Val av revisor Ymse 2

3 3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Møterom 2. høgda i rådhuset Saknr.: 01/11 07/11 MØTELEIAR Toralf Røen (Ap) DESSE MØTTE Benedicte Meyer (SV) Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen Ordførar Harald Rydland møtte i sak 05/11 Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/11 Protokoll frå møte i kontrollutvalet /11 Orienteringssaker 04/11 Meldingar 05/11 Om sak som gjeld oppnemning av gruppe for å finna årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg, samt å føreslå tiltak som kan retta på dette 06/11 Møteplan for kontrollutvalet for /11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 4 01/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 03/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Utvalsleiar Orientering om sak som kan vera aktuell å ta opp i kontrollutvalet 2 Sekretariatet Kontrollutvalsboka og evt. oppfølging av 85 tilrådingar. 3 Sekretariatet Nye reglar for revisjonsberetning frå og med regnskapsåret Forslag om endring i kommunelova vedr. møteoffentligheit. 4 Deloitte Interimsrevisjon Fitjar kommune 2010, revisjonsrapport nr. 9. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTET: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Utvalsleiar Mogleg sak som kan vera aktuell å ta opp, gjeld orientering om HMS-arbeid i kommunen. Dette vert utsett til neste møte. Kontrollutvalet ønskjer då å få ei orientering om stoda innan HMS-arbeidet. 2 Sekretariatet Kontrollutvalsboka og evt. oppfølging av 85 tilrådingar var gjennomgått og drøfta. Sekretariatet førebur sak til neste møte om oppfølging av 85 tilrådingar. Kontrollutvalet bad og om å få utlevert Kontrollutvalsboka til neste møte. 3 Sekretariatet Nye reglar for revisjonsberetning frå og med regnskapsåret 2010, og forslag om endring i kommunelova vedr. møteoffentligheit vart referert og teke til orientering. 4 Deloitte Else Holst Larsen gjennomgjekk notat om interimsrevisjon Fitjar kommune 2010, revisjonsrapport nr. 9. I interimsrevisjonen er det sett på rutinar og kommunen sin interne kontroll innanfor rekneskapsområda. Det er gjort ei tilråding som peikar på at kommunen har lite skriftlege rutinar for området. Kontrollutvalet vil be om at rådmann gjev ei orientering om dette på neste møte. Ymse Ingen orienteringssaker under ymse. 2

5 VEDTAK: Vedr. orienteringssak nr. 1: Kontrollutvalet ønskjer då å få ei orientering om stoda innan HMS-arbeid på neste møte. Vedr. orienteringssak nr. 2: Sekretariatet førebur sak til neste møte om oppfølging av 85 tilrådingar. Kontrollutvalet bad og om å få utlevert Kontrollutvalsboka til neste møte. Vedr. orienteringssak nr. 4: Kontrollutvalet ber rådmann gje ei orientering om arbeid med skriftlege rutinar innan rekneskapsområdet på neste møte Kontrollutvalet tek elles orienteringane til orientering. 04/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fitjar kommune Budsjett for kontroll og tilsyn for 2011 Førebels rekneskap for kontroll og tilsyn for Helse- og sosialsjef Melding om: Avslutning av tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune Delegert mynde etter Sosialtenestelova 3 Kommunestyret Selskapsoversikt i Fitjar kommune, sak i kommunestyret Sekretariatet Byggesaksgebyr i kommunane i Hordaland - melding vert lagt fram i møtet 5 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Medlemsbrev nr Medlemsbrev nr Ymse HANDSAMING I MØTET: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fitjar kommune Budsjett for 2011 og rekneskapstal for 2010 for kontroll- og tilsynsområdet vart gjennomgått og teke til orientering 2 Helse- og sosialsjef Avslutning av tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune og delegert mynde etter Sosialtenestelova vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet vil ikkje be om ytterlegare orientering på noverande tidspunkt. 3 Kommunestyret Selskapsoversikt i Fitjar kommune, sak i kommunestyret vart gjennomgått og kommentert. Det er intensjonen at denne oversikta skal oppgraderast til hausten. Kontrollutvalet tek meldinga til orientering. 4 Sekretariatet Byggesaksgebyr i kommunane i Hordaland, avisnotis om dette vart lagt fram og drøfta. Kontrollutvalet vil be om ei orientering frå administrasjonen om dette saksfeltet, om retningslinjer og praktisering i Fitjar kommune. Sekretariatet får i oppdrag å syta for ei slik orientering. 5 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 5 Medlemsbrev nr og nr vart gjennomgått og kommentert. 3

6 6 Ymse Sekretariatet la fram følgjande meldingar under ymse: Melding om vedtak i kommunestyret vedr. val av ny leiar i kontrollutvalet. Oppdatert liste med oversyn over medlemmer i kontrollutvalet, i kommuneadministrasjonen, revisjonen og sekretariatet, med adresse, telefonnummer og adresse. VEDTAK: Vedr. melding nr. 4: Kontrollutvalet vil be om ei orientering frå administrasjonen om saksfelt som gjeld byggesaksgebyr, m.a. om retningslinjer og praktisering i Fitjar kommune Kontrollutvalet tek dei øvrige meldingane til orientering. 05/11 OM SAK SOM GJELD OPPNEMNING AV GRUPPE FOR Å FINNE ÅRSAKER TIL STOR RESSURSBRUK INNAN PLEIE OG OMSORG, SAMT Å FØRESLÅ TILTAK SOM KAN RETTA PÅ DETTE FORSLAG TIL INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Saka vert lagt fram utan forslag til innstilling. HANDSAMING I MØTET: Ordførar var med under handsaming av saka, og orienterte om kva som var bakgrunn, og kva som var gjort tidlegare. Det er bl.a. utført undersøkingar v/ressurssenteret når det gjeld analyse av Kostra-tal, men ut frå dette var det ingen årsaker til stor ressursbruk som kunne peikast ut. Ordførar uttalte og at det ikkje er ønskjeleg at kontrollutvalet ser på denne saka på det noverande tidspunkt, og at det bør vera den gruppa som er oppnemnt som står for gjennomgangen av ressursbruken i pleie og omsorg. Deloitte var og til stades i møtet, og kom med innspel på kva som kan vera bakgrunn og intensjon for å gjennomføra slike undersøkingar som forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalet drøfta saka. Det vart påpeika at det er eit godt initiativ av kommune å gjera ein slik gjennomgang. Men etter grundig drøfting, konkluderte utvalet med at arbeidet med gjennomgang av ressursbruk i pleie og omsorg bør gjennomførast i regi av kontrollutvalet. Det bør vera ein ekstern gjennomgang og vurdering av problemstillingane i saka. Vidare vart det sett fram forslag om at prosjektet kan gjennomførast ved eit samarbeid mellom kontrollutvalet og den interne gruppa som er oppnemnt, ved at denne vert med i prosjektet som ressursgruppe. Konklusjonen i kontrollutvalet vart at ein vil oppmoda kommunestyret om å vurdera saka på nytt. Kontrollutvalet ville at sekretariatet utarbeider eit meir utfyllande notat / samandrag av dei synspunkt som kom fram av drøftinga i møtet, som kan vera grunnlag for debatten i kommunestyret. Kontrollutvalet vil også at det vert formulert eit framlegg til vedtak for kommunestyret / innstilling i saka. Samandrag av drøfting i kontrollutvalet, saman med innstilling til kommunestyret, skal sendast ut til kontrollutvalsmedlemmane, på mail, til godkjenning, før saka vert sendt over til kommunestyret. Deretter skal saka oversendast kommunen v/ordførar, for framlegging på førstkomande kommunestyremøte. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføra forvaltningsrevisjonsprosjekt med å sjå på årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg i Fitjar kommune 2. Den oppnemnde gruppa, som er samansett av administrasjon og politikarar, kan arbeida som ressursgruppe for prosjektet. 3. Arbeid med forvaltningsrevisjonsprosjektet skal gjennomførast i tråd med notat som følgjer saka. 4. Kontrollutvalet skal legga fram rapport etter forvaltningsrevisjonen til kommunestyret. 4

7 7 06/11 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALET FOR 2011 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for første halvår 2011: Dato: Merknad: Under avvikling Kontrollutvalet sin møteplan vert å legga inn i kommunen sin møteplan for 1.halvår HANDSAMING I MØTET: Kontrollutvalet drøfta møteplanen. Forslag til møteplan vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for første halvår 2011: Dato: Merknad: Under avvikling Kontrollutvalet sin møteplan vert å legga inn i kommunen sin møteplan for 1.halvår /11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering HANDSAMING I MØTET Under drøfting av møteprotokollar vart det peika på at nokre av formuleringar i protokollane kan vera vanskeleg å forstå samanhengen i, for personar som ikkje kjenner til saka. Dette vart drøfta medan ordførar var tilstades i møtet, og han lova å sjå på dette. Det var ingen særskilde saker som kontrollutvalet ville sjå nærare på no. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering YMSE Det var ingen saker under ymse. Toralf Røen Leiar Kari Nygard Sekretær 5

8 8 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10.mars 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 10/11 10/11 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen Stoda vedr. Kommuneplanlegging i Fitjar kommune Oppfølging etter Rapport etter forvaltningsrevisjon om arealplanlegging i Fitjar kommune. 2 Administrasjonen Arbeid med skriftlege rutinar innan rekneskapsområdet Førebels rekneskap for Administrasjonen Om byggesaksgebyr retningslinjer og praktisering Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

9 9

10 10

11 11 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10.mars 2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 11/11 11/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Ove Helland Motteke brev med klage på vedtak / sakshandsaming. Vert lagt fram til drøfting i kontrollutvalet. 2 Forum for Kontroll Medlemsbrev nr og Tilsyn (FKT) Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Motteke brev frå Ove Helland datert (til formannskapet) og brev datert (til kontrollutvalet) Medlemsbrev nr frå FKT Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 FKT 18 FORUM for KONTROLL og TILSYN. Ein møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, og deira sekretariat. Medlemsbrev nr. 2 / Dato: 16. feb ORGANISASJON & INFORMASJON. Vil først ønskja Samnanger kommune velkomen som ny medlem. I dette medlemsbrevet vil FKT informera om følgjande: 1. KRD SKRIV AV TIL HEDMARK REVISJON IKS. I sist medlemsbrev mottok du eit førebels svar frå KRD til Hedmark Revisjon IKS. Her følgjer endeleg svar, som var sendt med kopi til FKT, vedlagt (s 2-6). Her framgår bl.a. at ein forvaltningsrevisjonsrapport ikkje er verna etter åndsverklova, og at det bl.a. har slik følgje: enhver kan fremstille eksemplar av verket/dokumentet, utgi det og spre det utenfor det private område. Fleire nyansar i skrivet. FKT har tidlegare bede kontrollutvala om fullmakt til å leggja ut rapportar etter forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar. Hald fram med å senda fullmakter og rapportar, så vil styret drøfta 16. mars d.å. om fullmakt er overflødig jmf. avklaringar i dette skrivet. KS v/ Etikkportalen har samarbeid med FKT om tilgang til rapportar, og har link til dei rapportane som FKT har lagt ut, t.d. forv.rev.rapportar: 2. KONTROLLUTVALSBOKA. Deloitte AS har skrive kontrollutvalsboka på vegne av KRD. FKT deltok i referansegruppa for denne, både med leiar Martin Engeset og tidl. leiar Terje Hermansen. Deloitte AS vil presentera boka på sekr.konf. 17. mars. Når boka føreligg på begge målføre, vil den bli sendt ut frå KRD til kommunane. Her er link til boka: 3. FAKTAOPPLYSNINGAR OM 449 KONTROLLUTVAL. Kjell Tore Wirum har samla inn diverse informasjon om samtlege 430 kommunale og 19 fylkeskommunale kontrollutval. Materialet vert første gong presentert på FKT sin konferanse for sekretariata, i Oslo 17 mars FKT har laga ein liten omtale av den rykande ferske rapporten. vedlagt (s 7). Her er link til heile rapporten: Det er framleis ledige plassar på sekr.konf.: 4. FAGKONFERANSE MED ÅRSMØTE I Minnar om FKT sin årlege fagkonferanse med årsmøte, Gardermoen juni 2011, inkl. sosial utflukt på Mjøsa med Skibladner. Fagprogram vert sendt ut når det er klart. 5. FKT FÅR SNART NY LOGO. Styret hadde telefonmøte 15. febr. d.å., og avgjorde då at FKT skal få ny logo. Det er utarbeidd skisse frå eit profesjonelt firma, som vil bearbeida utkast til logo, før lansering. Med helsing Martin Engeset (s) Leiar i FKT Hogne Haktorson Kontrollsjef / dagleg leiar Sekretariat: FKT c/o Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet, Pb. 7900, 5020 Bergen. Fax Direkte telefon: / Mobil / E-postadresse: sekretariat.kuv@post.hfk.no Heimeside: Org. nr Bankkto. nr

19 19 2

20 20 3

21 21 4

22 22 5

23 23 6

24 24 NYTT OM 449 KONTROLLUTVAL! Kjell Tore Wirum har eit omfattande materiale om alle kommunale (430) og fylkeskommunale (19) kontrollutval i Norge. FKT har hatt hyppig kontakt med han undervegs i arbeidet, og er imponert over kor detaljrik informasjon han har framskaffa. Mange funn er med i ein rykande fersk rapport. Denne vert første gong presentert på FKT si samling for sekretariata, i Oslo 17. mars d.å. Her er framleis ledige plasser, om du vil ha meir inngåande kjennskap til denne rapporten, eller til andre sentrale tema. Visste du at: Opposisjonen har leiaren i 7 av 10 kontrollutval. (Fylkeskommunen i 9,5 av 10 KU) Nestleiarvervet er meir likt fordelt mellom posisjon og oposisjon Posisjonen har fleirtal i 45,7 % av kontrollutvala. Det er likt fordelt med kontrollutval på 3 og 5 medl. Nokre utval er større. Er det greitt?? At det er mannlig leiar i heile 82,5 % av dei kommunale kontrollutval At 13 kom. ikkje oppfyller minstekravet om 1 KU-medlem i kommunestyret At det finst kontrollutval i Norge, der posisjonen har alle plassane. At 12 kontrollutval kun er samansett av menn. Dette er berre ein liten smakebit av informasjonen som no er tilgjengeleg om kontrollutvala, eller om dàrkkistanlàvdegoddi, som er det samiske namnet. 7

25 25 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10.mars.2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 12/11 12/11 KONTROLLRAPPORT 2010 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Bakgrunn: Utdrag frå brev av , frå Skattedirektoratet lyder: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Drøfting: Med bakgrunn i desse utsegnene frå skattemyndigheitene vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune lagt fram til drøfting i kontrollutvalet: Årsrapport for 2010 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune, datert Fitjar Kontrollrapport 2010 vedk. skatteoppkrevjarfunksjonen, datert Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

26 Årsmelding 2010 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar har, saman med saksframlegg frå rådmann, vore lagt fram som sak for formannskapet ( ) og kommunestyret ( ). Rådmann har i sitt saksframlegg peika særleg på årsverk / ressurssituasjonen, vurdering av skatteinngangen og gjort greie for kva margin inneber, og om dette bør endrast. Det har vore skifte når det gjeld skatteoppkrevjar i Fitjar kommune i Ny person tok til i stillingen 26.april Når nå årsrapportane også vert lagt fram for kontrollutvalet, vil sekretariatet påpeika nokre andre moment som ein bør merka seg i årsrapportane frå skatteoppkrevjar og skatteetaten: Skattekontoret har i 2010 gjennomført kontorkontroll av skatteoppkrevjarkontoret for områda skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll, og det er gjeve tilbakemelding på dei tilrådingar som er gjeve. Det er gjennomført 2 kontrollbesøk. Ved første besøk vart det gjeve fleire pålegg om regnskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapet frå regional kontrolleinheit. Det er ikkje motteke pålegg ved andre kontrollbesøk, og rapporten frå dette besøket stadfester at tidlegare pålegg er sett på som oppfylte. Skatteoppkrevar peikar på at bemanning/ressursar ved kontoret er for liten, og at kontoret er svært sårbar ved sjukdom og ferieavvikling: Kontoret kan ikkje oppfylle lovpålagte oppgaver tilfredstillende for fremtiden med dagens bemanning. Det er og sagt vidare: Skatteoppkreveren ser det som nødvendig at det for å opprettholde forsvarlig daglig drift tilføres meir ressurse4r til kontoret, enten ved ytterligere bemanning eller ved å søke sammenslåing av skatteoppkreverkontoret med nærliggende kommuner. Frå årsrapporten til skatteetaten er det følgjande å merka seg om ressurssituasjonen: Etter ei samla vurdering finn skattekontoret at skatteoppkrevjarkontoret er organisert slik at gjeremåla i høve til skatteoppkrevjarinstruksen kan utførast tilfredstillande. Skattekontoret har ingen særskilte merknader til kontoret sin ressurssituasjon. Det vert likevel merka at skatteoppkrevar i sin årsrapport har peika på at kontoret treng meir ressursar for å kunne utføre alle lovpålagde oppgåver som ligg til kontroet i tilstrekkeleg omfang. Til ressurssituasjonen uttaler rådmann: Rådmannen vil fylgja opp begge strategiar, og koma med ei nærare vurdering seinare. 26 Det var planlagt å gjennomføra 6 arbeidsgjevar-kontrollar i 2010, som utgjer 5,8 % av totalt antal leverandørar av lønns- og trekkoppgåver i kommunen. Antal gjennomførte kontrollar i 2010 er 5 (6 stk. utført, 1 stk. ikkje ferdigstilt), som utgjer 4,9 %. Skattekontoret finn, etter ei samla vurdering, at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, retningslinjer og vert utført i tilstrekkeleg omfang. Kontrollutvalet bør merka seg at prosenten som skatteetaten set som målsetting for gjennomføring av arbeidsgjevar-kontrollar er 5 %, og at denne så og sei er oppnådd. Dette er betre enn i dei fleste andre kommunar. Kontrollutvalet bør og merka seg det omfattande arbeidet som er gjennomført når det gjeld opprydding i etterslep over ei rekkje år, og at situasjonen ved kontoret er vesentleg betre enn nokon gong tidlegare, både når det gjeld oversyn og saldo på uteståande. Når det gjeld framlegging av årsrapportane som gjeld skatteoppkrevjarfunksjonen, så har det vore vanleg at kontrollutvalet har fått gjeve sin uttale, før rapportane vert lagt fram for formannskap / kommunestyre. Dette er gjort annleis i år ved at rapporten frå skatteoppkrevjar alt er lagt fram for desse fôra. Kontrollrapporten for 2010 frå skatteetaten Skatt Vest - har ikkje blitt lagt fram saman med årsmeldinga frå skatteoppkrevjaren i Fitjar. 2

27 27 Kontrollutvalet bør drøfta om det kan vera aktuelt å be om å få følgjande saksgang når det gjeld desse årsrapportane vidare framover: 1. Årsrapport frå skatteoppkrevjar i Fitjar vert også sendt til kontrollutvalet når denne føreligg. Etter fristen skal denne føreligga 20.januar kvart år. 2. Kontrollrapport frå skatteetaten Skatt Vest vert også sendt til kontrollutvalet (slik som nå). Fristen for framlegging av denne rapporten er 15.februar kvart år. 3. Kontrollutvalet gjev sin uttale til årsrapportane og sender dei vidare til kommunestyret. 4. Dersom rådmannen ønskjer å uttala seg til innhaldet i årsrapportane før dei vert lagt fram for kommunestyret (og evt. formannskapet), kan rådmannen sitt saksframlegg, saman med kontrollutvalet sin uttale, leggast fram. Kontrollutvalet bør drøfta denne tilrådinga. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune totalt sett for 2010 er i samsvar med gjeldande regelverk. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Utvalet tilrår ein saksgang i 4 punkt, jmf. Saksframlegget, som standard saksgang, for seinare år i tilsvarande sak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Årsrapport for 2010 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune, datert Fitjar Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen, datert

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10.mars.2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 13/11 13/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT FOR Å FINNA ÅRSAKER TIL STOR RESSURSBRUK INNAN PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN Bakgrunn: Det vert vist til sak på møte i kontrollutvalet , sak 05/11 Om sak som gjeld oppnemning av gruppe for å finne årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg, samt å føreslå tiltak som kan retta på dette. Konklusjonen vart at kontrollutvalet sende oppmoding til kommunestyret om å vurdera saka på nytt. Sekretariatet vart og beden om å utarbeida eit meir utfyllande notat / samandrag av dei synspunkt som kom fram. Dette notatet ligg ved her som vedlegg. Kontrollutvalet gjorde slik innstilling i saka til kommunestyret: 1. Kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføra forvaltningsrevisjonsprosjekt med å sjå på årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg i Fitjar kommune 2. Den oppnemnde gruppa, som er samansett av administrasjon og politikarar, kan arbeida som ressursgruppe for prosjektet. 3. Arbeid med forvaltningsrevisjonsprosjektet skal gjennomførast i tråd med notat som følgjer saka. 4. Kontrollutvalet skal legga fram rapport etter forvaltningsrevisjonen til kommunestyret. Då saka vart handsama i kommunestyret vart tilrådinga vedteke med 13 mot 4 røyster. Drøfting: Kontrollutvalet har såleis fått i oppdrag av kommunestyret å gjennomføra prosjekt for å sjå på årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg, samt å føreslå tiltak som kan retta på dette. Prosjektet må gjennomførast som ein forvaltningsrevisjon, og kontrollutvalet må drøfta korleis arbeidet skal utførast og kva bestillinga til revisor skal omfatta. For å få ei god gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt er det viktig at bestillinga er av god kvalitet. Viktige punkt å vurdera i kontrollutvalet si drøfting av saka vil vera: Å formulera eit klart og tydeleg formål for forvaltningsrevisjonen. Så må problemstillingar formulerast korleis ein skal oppnå formålet. Ein må og drøfta kva arbeidsmetodar som skal nyttast (intervju, spørjeundersøking, innhenting av dokumentasjon, kontakt med andre kommunar ein kan samanlikna med, osv.). I denne saka må ein og drøfte rolla til den oppnemnde gruppa, som er samansett av administrasjon og politikarar, i forhold til gjennomføring av prosjektet. Kontrollutvalet må og sjå på disponible ressursar som er til rådvelde for arbeidet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

46 46 Konklusjon: Saka vert såleis lagt fram for kontrollutvalet til drøfting. Det bør fokuserast på drøfting knytt til formulering av føremål, problemstillingar, definering og avgrensing / omfang av prosjekt. Ein bør ha som målsetting at det så snart som råd vert utarbeida ferdig prosjektplan. Prosjektplanen bør innehalda m.a. føremål med forvaltningsrevisjonen og dei problemstillingar utvalet vil ha svar på. Vidare bør utvalet be Deloitte skissere kor mange timar dei reknar med det vil gå med til forvaltningsrevisjonen og når utvalet kan forvente at rapport ligg føre. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon som gjeld ressursbruk innan pleie- og omsorgssektoren i Fitjar kommune. 2. Prosjektplan vert å utarbeida i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, metodar og ressursbruk. 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne den endelege prosjektplanen. 4. Godkjend prosjektplan skal sendast til kontrollutvalet og kommunen som orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Samandrag / notat i sak 05/11 frå møte i kontrollutvalet i Fitjar kommune Særutskrift frå kommunestyremøte , sak 07/11. 2

47 47 SAMANDRAG / NOTAT I SAK 05/11 FRÅ MØTE I KONTROLLUTVALET I FITJAR KOMMUNE /11 - OM SAK SOM GJELD OPPNEMNING AV GRUPPE FOR Å FINNE ÅRSAKER TIL STOR RESSURSBRUK INNAN PLEIE OG OMSORG, SAMT Å FØRESLÅ TILTAK SOM KAN RETTA PÅ DETTE Kontrollutvalet viser til utskrift frå møteboka frå kontrollutvalsmøte og til innstilling i saka som kontrollutvalet legg fram for kommunestyret. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret drøftar saka på nytt ut frå ei oppsummering av drøftinga i kontrollutvalet: 1. Kontrollutvalet som kontrollorgan for kommunestyret: Innanfor kontrollutvalet sitt ansvarsområde ligg at ein skal påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) ( 77.4 i Kommuneloven). Det har vore liten tradisjon i Fitjar kommune for å nytta kontrollutvalet som kontrollorgan, kun ein forvaltningsrevisjon er gjennomført (Arealplanlegging i 2010), sjølv om årlege forvaltningsrevisjonar i mange år har vore ei lovpålagt oppgåve for kontrollutvalet. Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet kan bruka for å sikra at kommunen vert driven på ein måte som ivaretek innbyggarane sitt behov best mogleg. Dette handlar både om at forvaltninga gjer tinga på rett måte, og om at forvaltninga gjer dei rette tinga. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøka om kommunen etterlever regelverk, når fastsette mål, og om ressursane vert forvalta på ein effektiv måte. 2. Årsaksundersøking ved hjelp av intern gruppe (administrasjon og politikarar), kontra ekstern undersøking ved hjelp av kontrollutvalet / revisjonen. Kontrollutvalet påpeikar at ei ekstern undersøking vil gje ein meir uhilda tilstandsrapport. Ein uhilda tilstandsrapport vil vera av stor verdi for å finna fram til kva som kan vera årsaker til høg ressursbruk, og koma med tilråding på kva tiltak ein skal arbeida vidare med for å oppnå å betra ressursbruken. Det er viktig at dei som veit kor skoen trykker er sentrale medspelarar i eit slikt prosjekt, men at ei slik gruppe kjem inn som ressursgruppe i prosjektet. 3. Ressursbruk for å gjennomføre prosjektet som ein forvaltningsrevisjon. Dersom kommunestyret ønskjer at kontrollutvalet skal stå for gjennomføringa av prosjektet, planlegg kontrollutvalet å nytta midlar som er avsett til forvaltningsrevisjonsarbeid i 2011 til dette. Dersom ein vel løysing med intern undersøking ved hjelp av gruppa som er oppnevnt vil også dette medføre kostnadar. Slike kostnader vil evt. innehalda medgått tid til administrasjon og politikarar når det gjeld møter, sakshandsaming, evt. reiser / reisekostader ved å besøka andre kommunar.

48 48 4. Samordning av ressursar for å gjennomføra prosjektet. Kontrollutvalet gjer framlegg om at det vert eit samarbeid mellom kontrollutvalet, også ved revisjonen, og gruppa som er oppnemnt, for å gjennomføra prosjektet. Gruppa som er oppnevnt vil vera ein aktiv ressurs når det gjeld å: - Koma med innspel til utforming av spørsmålstillingar - Skaffa til veges naudsynt intern informasjon og grunnlagsmateriale og andre opplysningar som kontrollutvalet / revisjonen ber om. Konklusjonen til kontrollutvalet er såleis at ein vil oppmoda kommunestyret om å vurdera saka på nytt.

49 Fitjar kommune 49 Arkivkode: 153 Saksmappe: 2011/37 Sakshandsamar: Dato: SAKSFRAMLEGG Om sak som gjeld oppnemning av gruppe for å finne årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg, samt å føreslå tiltak som kan rette på dette. Utval sak Utval Møtedato 7/11 Kommunestyret Vedlegg: Saksframlegg sak 05/11 i kontrollutvalet Særutskrift sak 05/11 i kontrollutvalet Notat tiltak 05/11 i kontrollutvalet Samandrag: Kontrollutvalet handsama i møte i sak 05/11 sak som gjeld oppnemning av gruppe for å finne årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg, samt å føreslå tiltak som kan rette på dette. Kontrollutvalet sender saka over til kommunestyret med følgjande; Tilråding frå kontrollutvalet: 1. Kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføra forvaltningsrevisjonsprosjekt med å sjå på årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg i Fitjar kommune. 2. Den oppnemnde gruppa, som er samansett av administrasjon og politikarar, kan arbeida som ressursgruppe for prosjektet. 3. Arbeid med forvaltningsrevisjonsprosjektet skal gjennomførast i tråd med notat som følgjer saka. 4. Kontrollutvalet skal legga fram rapport etter forvaltningsrevisjonen til kommunestyret. Behandling i Kommunestyret : Representanten Torunn Aarskog (KrF) kom med slikt framlegg til vedtak: 1. Fitjar kommunestyre held fast på sitt vedtak om at gruppa som er nedsett for å sjå på ressursbruken innan pleie og omsorg, samt å føreslå tiltak som kan retta på dette, får starte dette arbeidet. 2. Dersom denne gruppa ikkje kjem fram til nokon løysing, for revidert budsjett, vil kommunestyret vurdere å be kontrollutvalet ta saka vidare. Røysting: Ved alternativ røysting fekk framlegg frå KrF 4 røyster og fall, framlegg frå kontrollutvalet vart vedteke med 13 røyster.

50 Vedtak: (13 mot 4 røyster) Som framlegg. 50 Atle Tornes Rådmann

51 51 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10.mars.2011 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 14/11 14/11 OPPFØLGING AV 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE Bakgrunn for saka: Rapporten 85 tilrådingane for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommunane vart send til kommunar og fylkeskommunar frå statsråden i Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) i brev Brevet frå departementet vart lagt fram for kontrollutvalet som melding i møte og meldinga vart teken til orientering. I kontrollutvalsmøte vart det gjeve ei orientering om Vegleiar for kontrollutval og oppfølging av 85 tilrådingar, og kontrollutvalet drøfta dei ulike emna, og kom med innspel til viktige ting å følgja opp. Som ein lekk i oppfølginga av dei 85 tilrådingane (tilråding 55 som omhandlar forvaltningsrevisjonsrapportar på nettet) gjorde kontrollutvalet vedtak i sak 23/10 (møte ). Kontrollutvalet godkjenner at Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) får legge ut Fitjar kommune sine revisjonsrapportar i PDF-format på heimesida si. ( Drøfting: Arbeidet med dei 85 tilrådingane er meint å vere ein pågåande prosess der kontrollutvalet og tar på seg pådrivarrollen i kommunen for å styrka eigenkontrollen. Rapporten om dei 85 tilrådingane vart send til kommunar og fylkeskommunar frå KRD som vedlegg til eit brev Dette brevet ligg ved saman med desse delane av sjølve rapporten: 1. Overordna vurderingar 13. Oversikt over tilrådingar i del Oversikt over tilrådingane i del 3 Sekretariatet har merka seg m.a. dette i brevet frå statsråden i KRD: Arbeidsgruppa har 85 tilrådingar som er retta mot kommunestyra, fylkestinga, ordførarane, kontrollutvala, administrasjonssjefane, revisjonsmiljøa, organisasjonane og staten. 85 tilrådingar er mange tilrådingar. Eg trur ikkje det er enkelt eller fort gjort å følgje opp framlegga frå arbeidsgruppa. Like fullt meiner eg at det er viktig at kommunane, fylkeskommunane og staten tek seg tida til å sjå korleis eigenkontrollen kan og bør styrkjast. Eg oppmodar derfor kommunane og fylkeskommunane til å lese rapporten, diskutere han og finne fram til kor ein vil starte det lokale arbeidet med å styrkje eigenkontrollen. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

52 52 Vidare har ein merka seg dette i punkt 1.1 i rapporten: Arbeidsgruppa har gjennom arbeidet sitt kome fram til tre hovudtilrådingar for å styrkje eigenkontrollen: Internkontrollen til administrasjonssjefane i kommunane må utviklast og styrkjast. Det må vere god forståing av rollene og godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen, det vil seie kommunestyret, kontrollutvalet, administrasjonssjefen og revisor. Kompetansen hos revisor og i sekretariatet må vere høg og bør sikrast. Tilrådingar som er aktuelle å følgje opp Slik sekretariatet ser det vil det vera ei føremon å prioritere kva tilrådingar kontrollutvalet bør følgje opp. Nokre av tilrådingane har kommunen gode rutinar på allereie, og desse vert naturleg nok ikkje omtala her. Etter vår oppfatning bør prioritering av tilrådingane vera slik innafor desse kategoriane: 1. Tilråding 8: Opne møter i KU 2. Tilråding 1, 6, 7 Val til kontrollutvalet 3. Tilråding 12-14, 16-25, Rådmannen sin internkontroll 4. Tilråding 39-40, 45, 49-50, 79 Revisor orienterer om rekneskapsrevisjonen 5. Tilråding 53-59, 63 Forvaltningsrevisjon/Selskapskontroll 6. Tilråding 2, 3, 34, 54, Folkevaldopplæring a. Tilråding 56 Erfaringsutvekslingar i KU b. Tilråding 76 Opplæring kommunestyret 7. Tilråding Kyrkjeleg fellesråd Tiltak som kan vera aktuelle å gjennomføre På bakgrunn av prioriteringa over kan kontrollutvalet t.d. legge opp til slike aktivitetar for å følgje opp desse tilrådingane: 1. Tilråding 8: Opne møter i KU Sekretariatet er gjort kjend med at det er fleirtal i Stortinget om å endre kommunelova ved at møta i kontrollutvalet skal vera opne. Det er ikkje fastsett når ei evnt. lovendring kjem. Konklusjon: Kontrollutvalet bør på bakgrunn av dette vurdere om møta bør opnast allereie nå, eller om ein skal vente til lovendringa trer i kraft. 2. Tilråding 1, 6, 7 Val til kontrollutvalet I samband med kommunevalet hausten 2011 bør det sitjande kontrollutvalet bidra til å sikre at val av nytt kontrollutval vert gjort i tråd med dei aktuelle tilrådingane slik at ein unngår ekstra rundar med utskiftingar og nyval. Det viktigaste å ta omsyn til her er at kontrollutvalet vert vald på det konstituerande kommunestyremøtet saman med ordførar og formannskap (jf. tilråding 1). Vidare at det vert sikra at dei som vert valde inn i kontrollutvalet ikkje sit i andre komitear eller har sentrale verv i kommunalt eigde selskap (jf. tilråding 6 og 7). I dette bør det også vurderast om vararepresentantar til kontrollutvalet bør velgast i rekkefølgje (avtalevalg 38 a) eller med forholdstal etter politisk fordeling i kommunestyret. Konklusjon: Sekretariatet har planar om å sende ein e-post til alle våre kommunar om korleis dei bør gjera det for å sikre at det vert vald reine kontrollutval. Kontrollutvalet bør vurdere om dei skal gjera ei henvending direkte til kommunestyret med tanke på å få tilstrekkeleg antall vararepresentantar til utvalet i neste periode. 3. Tilråding 12-14, 16-25, Rådmannen sin internkontroll Det er mange tilrådingar som omhandlar rådmannen sitt ansvar for internkontrollen i kommunen. Dette ansvaret er regulert i kommunelova 23.2 som lyder slik: 2

53 53 Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det er fleire måtar som kan vera aktuell for kontrollutvalet å følgje opp desse tilrådingane på. Eit alternativ er å be rådmannen møte opp i kontrollutvalet for å presentere det etablerte internkontrollsystemet i kommunen på generell basis. Eit anna alternativ er å utfordre rådmannen på å gje kontrollutvalet ein status i eit møte på kva kommunen har gjort for å styrke internkontrollen i høve tilrådingane i rapporten. Eit tredje alternativ kan vera å be rådmannen møte i kontrollutvalet for å gjera greie for kva konkret som er gjort i høve dei enkelte tilrådingane i rapporten ( til saman 21). Konklusjon: Kontrollutvalet bør ta stilling til korleis dei vil følgje opp rådmannen sin internkontroll. 4. Tilråding 39-40, 45, 49-50, 79 Revisor orienterer om rekneskapsrevisjonen Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at rekneskapen i kommunen vert revidert på ein betryggande måte og at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dette er regulert i kommunelova 77.4 som m.a. lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Vidare står det m.a. dette i forskrift om kontrollutval 4: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Som eit ledd i dette ansvaret har kontrollutvalet som kjent bede revisor ved fleire høve i 2010 om å orientere om sitt arbeid med rekneskapsrevisjonen. Dette er gjort m.a. ved at revisor har presentert plan for rekneskapsrevisjonen, kva dei legg i revisjonsmandatet, presentasjon av den gjennomførte interimsrevisjonen, årsoppgjersbrev og revisjonsmelding. Desse orienteringane bør gjerast årleg/etter behov. I tillegg til dette bør kontrollutvalet vurdere om dei skal be om meir orientering frå revisor t.d. om kva dei gjer for å sjå til at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggande måte (jf. tilråding 49-50). Vidare bør utvalet vurdere om korleis samspelet mellom administrasjonen og revisor fungerer (jf. tilråding 79). Konklusjon: Kontrollutvalet bør be revisor orientere meir om kva dei gjer i høve rådmannen sin økonomiske internkontroll og samspelet med administrasjonen. 5. Tilråding 53-59, 63 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er etter sekretariatet si meining nokre av dei viktigaste oppgåvene for kontrollutvalet. Det er difor stort behov for opplæring av kontrollutvalet på desse områda. Slik det har vore til no har denne opplæringa skjedd ved at utvalet var med på folkevaldopplæring i starten av valperioden, ved at nokre av medlemmene i kontrollutvalet har delteke på konferansar i regi av FKT eller NKRF, men for det meste gjennom det arbeidet som har vore gjort i kontrollutvalet. Slik vi ser det vil det vera ei føremon om kontrollutvalet får ei meir konkret opplæring i kva forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er, arbeidet med overordna analysar. dei einskilde rollane i forvaltningsrevisjon, korleis ein bør lage ein bestilling osv. (jf. tilråding og 57-59). 3

54 54 Dette kan løysast på fleire måtar. Ein kan t.d. be vald revisor, eller andre med kompetanse på området, gjennomføre eit kurs for kontrollutvalet der også administrasjonen kan verta invitert til å delta. Eit slikt kurs bør ein vurdere om ein skal arrangere saman med andre kommunar. Det er konstatert at det kan vera ei utfordring å samordne selskapskontroll i selskap der det er fleire kommunar som er eigarar, (jf. tilråding 63). Vi er kjend med at det andre stader i landet vert arrangert felles samlingar for fleire kontrollutval der m.a. slike spørsmål vert drøfta. Slike samlingar kan også nyttast til opplæring innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og til ei generell erfaringsutveksling (jf. tilråding 56). På bakgrunn av dette bør kontrollutvalet vurdere om ein vil sette i gang opplæringsaktivitetar innan forvaltningsrevisjon / selskapskontroll. Det vil uansett vera naturleg at slik opplæring vert gjeve som ein del av folkevaltopplæringa som må gjerast etter valet til hausten. Det bør vurderast om det skal takast initiativ til å få i stand samlingar for fleire kontrollutval som ein arena for erfaringsutveksling og opplæring. Konklusjon: Kontrollutvalet bør vurdere kva ein vil gjera i høve opplæring i forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samordning av selskapskontroll i selskap der fleire kommunar eig saman, og ideen om arenaer for erfaringsutveksling. 6. Tilråding 2, 3, 34, 54, Folkevaldopplæring For at medlemmer i kontrollutvalet skal gjera ein best mogeleg jobb i utvalet er dei avhengig av å få tilstrekkelig med opplæring. Slik sekretariatet ser det er det stort potensiale for å kunne gjera denne opplæringa betre for dei som vert vald inn i kontrollutvale hausten Fleire av tilrådingane i rapporten frå arbeidsgruppa viser at behovet er stort. Opplæringa bør skje på fleire arenaer. For det første bør det nyvalde kontrollutvalet, inkludert nokre eller alle vararepresentantar, få tilbod om ei grundig opplæring heilt i starten av valperioden. Dette bør det leggast til retta for at kontrollutavlet får tilbod om. Vi er kjend med at FKT og KS skal samarbeide om eit felles opplæringsopplegg særskilt tilrettelagt for kontrollutval. For det andre bør medlemmene i kontrollutvalet, også dei som ikkje har fast sete i kommunestyret, få tilbod om å delta på den generelle folkevaltopplæringa som kommunen legg opp til for medlemmer i kommunestyret. Vidare har erfaringar vist at det kan vera føremålstenleg at det nye kontrollutvalet presenterer seg for det nye kommunestyret. Samstundes bør kontrollutvalet nytta høve til å orientere kommunestyret t.d. om kva oppgåver kontrollutvalet har, kva kommunestyret kan bruke kontrollutvalet til, korleis rolledelinga mellom kommunestyret, ordførar, kontrollutval, revisor og sekretariat bør vera (jf. tilråding 76). Det bør også leggjast til rette for arenaer for erfaringsutveksling og eigne kurs som omhandlar forvaltningsrevisjon/selskapskontroll slik som omtala i punkt 5 over. Konklusjon: På bakgrunn av det som kjem fram over bør det sitjande kontrollutvalet sterkt oppmode det nye kontrollutvalet om å gjennomføre desse opplæringstiltaka: Delta på særskilt opplæring for kontrollutval Be om å få delta på folkevaldopplæring som vert gjeve for medlemmer i kommunestyret Presentasjon av kontrollutvalet og orientering i kommunestyret om KU Delta på kurs i forvaltningsrevisjon/selskapskontroll 4

55 55 Legge til rette for arenaer for erfaringsutveksling 7. Tilråding Kyrkjeleg fellesråd Tradisjonelt sett har ikkje kontrollutval vore opptatt av dei kyrkjelege fellesråda. For å bøte på dette kan kontrollutvalet vurdere om dei vi be rådmannen møte i kontrollutvalet for å gjera greie for korleis rutinar i høve kyrkjeleg fellesråd fungerer. Konklusjon: Kontrollutvalet bør vurdere å be rådmannen møte i utvalet for å orientere om rutinar i høve kyrkjeleg fellesråd. Konklusjon: På bakgrunn av det som kjem under drøfting over bør kontrollutvalet diskutere seg fram til kva utvalet kan gjera for å bidra til å styrke eigenkontrollen i Fitjar kommune, både på kort og på lang sikt. Saka vert difor lagt fram utan forslag til vedtak. FORSLAG TILVEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar 5

56 56 Vedlegg sak 07/11 til KU DET KONGELEGE KOMMUNAL- OG REGIONALDEPARTEMl ll.and FYLKESKOMMUNE Statsråden Kommunane Fylkeskommunene 0 8 FEB Arkivm-^^^^ Saksh, Eksp. U.off. Dykkar ref Vår ref 09/ Dato n mim 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane og fylkeskommtmane Eg er glad for å kunne sende kommunane og fylkeskommunane ein rapport med 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll. Rapporten er sluttproduktet frå ei arbeidsgruppe som departementet oppretta i november No når arbeidsgruppa er ferdig, fortset arbeidet lokalt og sentralt. Her som elles er nok det lokale arbeidet viktigast. Arbeidsgruppa har 85 tilrådingar som er retta mot kommunestyra, fylkestinga, ordføfrarane, kontrouutvala, administrasjonssjefane, revisjonsmiljøa, organisasjonane og staten. 85 tilrådingar er mange tilrådingar. Eg trur ikkje det er enkelt eller fort gjort å følgje opp framlegga frå arbeidsgruppa. Like fullt meiner eg at det er viktig at kommunane, fylkeskommunane og staten tek seg tida til å sjå korleis eigenkonfrollen kan og bør styrkjast. Eg oppmodar derfor kommunane og fylkeskommunane til å lese rapporten, diskutere han og finne fram til kor ein vil starte det lokale arbeidet med å styrkje eigenkonfrollen. Eg legg ved fre eksemplar av rapporten. Tanken bak er at ordførar, konfrollutvalsleiar og adminisfrasjonssjefen kan få kvart sitt eksemplar å lese. Det er sjølvsagt opp til kommunane og fylkeskommunane sjølve å fordele posten sin, men eg ønskjer å sfreke under to poeng. For det første: Eg er oppteken av levande lokalsamfunn i heile landet, av levande lokaldemokrati, av engasjement og av dialog mellom dei valde representantane og innbyggjarane. Eit levande folkestyre føreset at dei folkevalde har både styring og konfroll. Gode konfrollrutinar må til for å sjå til at ressursane vert nytta slik dei folkevalde vil og med ønskt resultat Derfor har dei folkevalde ei senfral rolle i den kommunale eigenkonfrollen, og derfor bør ordføraren og kommunestyret kjenne til Postadresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59, Telefon: , Telefaks: Org.nr.: