MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET

Transkript

1 NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET TID: kl (budsjettseminar 28. og 29. oktober 2015) STED: Kommunestyresalen Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. TILLEGGSAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 94/15 95/15 DESIGNHÅNDBOK FOR NORDRE LAND KOMMUNE PLAN- OG UTVIKLINGSRÅDGIVERSTILLINGEN I SENTRALADMINISTRASJONEN - KONSEKVENSER AV Å FJERNE STILLINGEN NORDRE LAND KOMMUNE, den 19. oktober Liv Solveig Alfstad ordfører

2 Lnr.: 14993/15 Arkivsaksnr.: 15/3573 Arkivnøkkel.: 060 Saksbehandler: IBO Utskrift til: økonomiavdelingen, her DESIGNHÅNDBOK FOR NORDRE LAND KOMMUNE Plan for strategisk kommunikasjon angir visjoner og mål for kommunikasjonsarbeidet i Nordre Land kommune, og skal brukes til å tydeliggjøre ansvarsforhold og gjøre ansatte i stand til å løse kommunikasjonsoppgaver på best mulig måte. I den forbindelse er det vedtatt å utarbeide og innføre en designhåndbok. Kommunikasjonsteamet har i løpet av våren 2015 jobbet fram et forslag og rådmannen anbefaler at designhåndboka vedtas. Vedlegg: Designhåndbok forslag vedlegg 1. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Plan for strategisk kommunikasjon for Nordre Land kommune , vedtatt av kommunestyret i sak 57/13. 19/ Saksopplysninger: Strategisk kommunikasjon vil si at kommunen i alle faglige, politiske, økonomiske og praktiske valg også tar hensyn til at beslutninger og handlinger skal kommuniseres. Nordre Land kommune ønsker å bruke kommunikasjon som et strategisk verktøy for å nå kommunens mål og løse oppgaver på en effektiv og god måte. Kommunelovens 4 pålegger kommunen å drive aktiv informasjon om sin virksomhet, og legge forholdene best mulig til rette for offentlig innsyn i forvaltningen. I følge plan for strategisk kommunikasjon skal det utarbeides og innføres en designhåndbok. Utarbeidelsen av designhåndbok har vært gjennomført av kommunikasjonsteamet ved Anne Marit Tangen Eng, Jon Nybakke, Stine Røen og Ingrid Bondlid. Designer har vært Anne Hilde Taraldstad. I løpet av prosessen har det blitt holdt orientering i Formannskapet, Ungdomsrådet, Eldrerådet, Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, Arbeidsmiljøutvalget, Hovedutvalg for landbruk, miljø og teknisk og Hovedutvalg for levekår. Innspillene i prosessen har vært entydige og det er gitt en klar anbefaling om å bruke kommuneblomsten; skjeggklokka som designelement.

3 Kommunikasjonsteamet har hatt fokus på å utarbeide et verktøy som er brukervennlig og dekker kommunikasjonsbehovet til Nordre Land kommune. Det er hentet inspirasjon fra designhåndboka til Oppland fylkeskommune. Designhåndboka vil bli gjort tilgengelig for alle ansatte på kommunens hjemmeside. Vurdering: Rådmannen mener at en designhåndbok vil gjøre kommunikasjonen fra Nordre Land kommune mer enhetlig og tydeliggjøre avsender. Rådmannen anbefaler derfor at designhåndboken vedtas og innføres i hele organisasjonen. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde formannskapet å legge saken fra for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Designhåndbok for Nordre Land kommune. NORDRE LAND KOMMUNE, den 15. oktober Jarle Snekkestad rådmann Ingrid Bondlid rådgiver

4 VISUELL KOMMUNIKASJON

5 POWERPOINT MALER PowerPoint malene kommer i kun 3 forskjellige typer for å kunne på en enkel måte få et gjenkjennelig og helhetlig uttrykk når kommunens ansikt utad presenteres digitalt. Forside/mellomside med designelement høyrestilt. Forside/mellomside med designelement venstrestiltstilt. Enkeltside med toppstripe med dekor og logo.

6 Logoen er pusset opp og satt med nytt skriftsnitt; Helvetica. LOGO Det er kun lov å bruke disse versjonene. INGEN annen skrifttype må brukes sammen med kommunevåpenet. Det finnes stående og liggende format, både i farge og gråtoner.

7 CMYK CMYK FARGER Kun denne ene blåfargen skal brukes i kommunens visuelle profil. Det vil finnes fargekoder til de forskjellige fargerommene i designmanualen. Fargene blå og gul skal i hovedsak brukes i alle kommunens trykksaker og visuelle profil. En sort 80% erstatter den blå og en 20% sort erstatter den gule. CMYK CMYK

8 Ola Normann Storgata Dokka næring plan miljø BREVARK Kommunens brevark vil ligge som mal i Word hos alle kommunens ansatte. Alle malene vil være like, med unntak av navn på avdeling øverst til høyre på arket. Avdelingen det gjelder står i blå, de andre i grå. Saksbehandler: Stine Røen Vår ref: STR/5823/07/U01 Deres ref: Dato: MØTEINNKALLING - UTVIKLINGSFORUM - STRATEGISK NÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLAN (SNU) Skriftsnittet Georgia i pkt str 11 skal brukes på alle kommunens brev. Georgia er et mer lesbart alternativ til Times New Roman pga. bl.a. høyere x-høyde. Tidspunkt: Torsdag 23. august kl Sted: Ankaltrud gård Dagsorden: Presentasjon av nåsituasjon for Nordre Land kommune rådgiver Stine Røen Presentasjon av avgresninger og rammer for SNU rådgiver Stine Røen Gruppearbeid Informasjon om DA-midler Saksbehandler: Stine Røen Vår ref: STR/5823/07/U01 Deres ref: Dato: Ola Normann Storgata Dokka næring plan miljø Hvis noen ikke har anledning til å møte er det fint om det kan meldes til Stine Røen, tlf.: eller stine.roen@nordre-land.kommune.no. MØTEINNKALLING - UTVIKLINGSFORUM - STRATEGISK NÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLAN (SNU) Vi ønsker alle velkommen til møte. Med hilsen Stine Røen rådgiver Tidspunkt: Torsdag 23. august kl Sted: Ankaltrud gård Dagsorden: Presentasjon av nåsituasjon for Nordre Land kommune rådgiver Stine Røen Presentasjon av avgresninger og rammer for SNU rådgiver Stine Røen Gruppearbeid Informasjon om DA-midler Hvis noen ikke har anledning til å møte er det fint om det kan meldes til Stine Røen, tlf.: eller stine.roen@nordre-land.kommune.no. Vi ønsker alle velkommen til møte. Med hilsen Stine Røen rådgiver Saksbehandler: Stine Røen Vår ref: STR/5823/07/U01 Deres ref: Dato: MØTEINNKALLING - UTVIKLINGSFORUM - STRATEGISK NÆRINGS- OG UTVIKLINGSPLAN (SNU) Tidspunkt: Torsdag 23. august kl Sted: Ankaltrud gård Dagsorden: Presentasjon av nåsituasjon for Nordre Land kommune rådgiver Stine Røen Presentasjon av avgresninger og rammer for SNU rådgiver Stine Røen Gruppearbeid Informasjon om DA-midler Hvis noen ikke har anledning til å møte er det fint om det kan meldes til Stine Røen, tlf.: eller stine.roen@nordre-land.kommune.no. Vi ønsker alle velkommen til møte. Med hilsen Stine Røen rådgiver Storgt. 28, 2970 Dokka l postadresse - NLK, postboks 173, 2882 Dokka l e-post - postmottak@nordre-land.kommune.no Storgt. 28, 2970 Dokka l postadresse - NLK, postboks 173, 2882 Dokka l e-post - postmottak@nordre-land.kommune.no Storgt. 28, 2970 Dokka l postadresse - NLK, postboks 173, 2882 Dokka l e-post - postmottak@nordre-land.kommune.no

9 Stine Røen rådgiver Storgata 28 telefon: Dokka mobil: næring plan miljø VISITTKORT Alle kommunens ansatte bør ha visittkort, og disse skal utformes universielt med unntak av avdelingsnavn satt på samme måte som brevark.

10 DEKORELEMENT Et dekorelement er utformet til bruk på f.eks plakater, foto og andre flater der det er behov for å vise tydelig tilhørighet til kommunens visuelle profil. Dette kan brukes i alle hjørner, men i kun ett hjørne av gangen. Dekorelementet kan brukes på ulike måter, dvs. plasseres på foto, kan speilvendes og snus ettersom hva passer best til flaten osv.

11 Lnr.: 14999/15 Arkivsaksnr.: 15/3575 Arkivnøkkel.: 400 Saksbehandler: JSN Utskrift til: PLAN- OG UTVIKLINGSRÅDGIVERSTILLINGEN I SENTRALADMINISTRASJONEN - KONSEKVENSER AV Å FJERNE STILLINGEN Sammendrag: Plan- og utviklingsrådgiveren ivaretar en rekke lovpålagte overordna planoppgaver, plan- og strategioppgaver pålagt av kommunestyret og rådmannen, prosjektledelse og prosjektarbeid, samt løpende saksbehandling. Konsekvensene av å fjerne stillingen, er at kommunens planleggings- og saksbehandlingskapasitet reduseres. De viktigste lovpålagte oppgavene må uansett ivaretas, og da løses av andre, med den konsekvens at andre medarbeidere må påregne endret stillingsinnhold. Det vil bli behov for noe kompetanseheving hos disse. Planog utviklingsrådgiverstillingen er holdt vakant i 2015, for å sikre en ettårig innsparing. Den er av formannskapet så langt, holdt vakant også i 2016 som bidrag til å saldere budsjettet. Rådmannen vurderer det slik at det er små utsikter til at lønnsmidler til denne stillingen blir tilbakeført fra 2017, og anbefaler derfor stillingen fjernet, slik at de oppgavene som må løses kan fordeles på mer permanent basis. Den som er tilsatt i stillingen vil bli ivaretatt i tråd med Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Protokoll fra F-sak 58/15, formannskapets budsjettseminar, juni Protokoll fra F-sak 90/15, den Saksopplysninger: I F-sak 90/15 om Handlingsplan-økonomiplan-budsjett bestemte formannskapet følgende; Formannskapet avgjorde imidlertid at det fremmes egen sak vedr plan- og utviklingsrådgiverstillingen som behandles i forkant av formannskapets budsjettseminar. Plan- og utviklingsrådgiverstillingen, eller den gamle kommuneplanleggerstillingen, er en sentral stilling i rådmannens administrasjon. Stillingen er pt. plassert i Sentraladministrasjonen, Faggruppe Utvikling. Oppgavene og lovgrunnlaget:

12 Plan- og bygningslovens kapittel IV om Kommunal planlegging danner rammene for et viktig arbeidsområde for stillingen; Kommunal planstrategi Kommunestyret skal minst én gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi Kommuneplan Kommunen skal ha en samlet kommuneplan som omfatter samfunnsdel med handlingsdel og arealdel Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens samfunnsdel skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon.. Plan- og utviklingsrådgiverstillingen har ansvaret for koordineringen av det samlede planarbeidet, men selve arealplanleggingen skjer i regi av enheten Plan og næring. Det har de siste årene vært jobbet med Kommuneplanens arealdel, som snart er ferdigstilt og vedtatt. Arbeidet med kommunal planstrategi, revidert planprogram og ev. revisjon av Kommuneplanens samfunnsdel, blir oppgaver som må løses i første del av den nye perioden. Plan- og utviklingsrådgiveren har en hovedrolle i plansystemet i kommunen. Plansystemet kan beskrives slik; Kommunal planstrategi Fireårig rullering Revisjon etter avklaring av behov i planstrategi KOMMUNEPLAN KOMMUNEPLANENS Samfunnsdel Arealdel KOMMUNEDELPLAN KOMMUNEDELPLAN Samfunnstema Areal Fag- og temaplaner Handlingdsel med økonomiplan Årsrapport Arbeidsprogram Regnskap Kvartalsrapport Årlig rullering Årsbudsjett Plan- og utviklingsrådgiveren vil naturlig ha hovedfokus i venstre del av plansystemet, det fireårige rullerende, men også være involvert i den årlige rulleringen av Handlingsplanen, for å ivareta Kommuneplanens mål og strategier i dette arbeidet.

13 Plan- og utviklingsrådgiveren har i tillegg en rekke plan- og prosjektoppgaver, og ansvar for løpende og nødvendig saksbehandling. Hovedoppgavene kan listes opp slik; 1. Kommuneplanlegging (se over). 2. Prosjektledelse for kommunedelplaner/kommunale planer. 3. Oppgaver innenfor annen planlegging, ledelse og deltakelse i prosjekter, pålagt av rådmannen (eks.: bidra i Handlingsplanutarbeidelsen, statistikk/analyser, folkehelseplanlegging, miljøspørsmål, vannforvaltning, samferdsel, delta i regionalt arbeid). 4. Generell saksbehandling for politiske utvalg. Vurdering: Konsekvensene av fjerning av stillingen som plan- og utviklingsrådgiver kommenteres relatert til hver av oppgavene som er nevnt; Ad. 1: Kommuneplanleggingen: Arbeidet med Kommuneplanens samfunnsdel (langsiktig del) er lovpålagt og må ivaretas. Dette er et tidkrevende arbeid, som pågår over en lengre periode. Det nye kommunestyret skal i løpet av 2016 utarbeide og vedta en ny planstrategi. Det er heller ikke usannsynlig at det nye kommunestyret ønsker å revidere kommuneplanens samfunnsdel, for å fornye de mål som kommunen skal styres etter. Dette arbeidet vil kreve omkring en % stillingsressurs i 2016, og kanskje også i Oppgaven må løses av andre i sentraladministrasjonen. Alternativt kan noe av arealplanleggerressursen i Plan- og næring brukes, med den konsekvens at viktige arealplanoppgaver må utsettes. Alternativt kan det være aktuelt å leie inn bistand i en periode, enten for å ivareta planoppgaver, eller for i en periode å erstatte de som må ivareta planoppgaver. Dette vil imidlertid ikke bidra til saldering, hvis det da ikke fondsfinansieres. Mest nærliggende er det å se på hvilke oppgaver som prioriteres innenfor Faggruppe Utvikling i sentraladministrasjonen. Trolig vil næringsutvikling og arbeidet med skolekoordinering/barnehagekoordinering, eller pågående prosjekter, måtte nedprioriteres over en periode. Ad. 2: Prosjektledelse av kommunale planer: Tidligere plan- og utviklingsrådgiver løste flere slike oppgaver. Disse er nå i stor grad fordelt på andre ansatte. Enhetene må også bidra med noe mer tid til planleggingsoppgaver. Et eksempel er den varslede kommunale planen for helse og omsorg, der fag- og kvalitetsleder i enheten Omsorg og rehabilitering må ivareta planprosess og prosjektledelse. Dette er relevant for enhetene(e), men vil selvsagt gå på bekostning av det operative fag- og kvalitetsarbeidet. Ad. 3: Oppgaver innenfor annen planlegging, prosjekter osv. Det ansvaret som plan- og utviklingsrådgiveren tidligere hadde på disse områdene, er i stor grad lagt over på andre stillinger allerede. Eksempler på dette er at ansvaret for oppfølgingen av Plan for strategisk kommunikasjon lagt til Faggruppe Utvikling, som sammen med Faggruppe Service, informasjon og forvaltning, også ivaretar informasjonsteamet. Likeledes

14 er ansvaret for Tiltaksplan for Folkehelse lagt til folkehelsekoordinatoren. Andre eksempler er at alt som handler om statistikk, analyser og koordinering av brukerundersøkelser, ivaretas av Faggruppe Strategi og økonomi. Ad. 7. Generell saksbehandling: Kapasiteten har allerede vært mindre, etter at plan- og utviklingsrådgiver sluttet den Administrasjonen har maktet å kompensere for mye av dette. Rådmannen vurderer det slik at det viktigste savnet for kommunen, vil være knyttet til kommuneplanleggerfunksjonen, og arbeidet med planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel. Ved å holde vakant, eller fjerne stillingen, må rådmannen finne kapasitet til de lovpålagte og viktigste oppgavene. Anslagsvis vil dette kreve % stilling over noe tid. Kompetanse må bygges opp hos andre medarbeidere til å håndtere oppgavene på en profesjonell måte, og kapasiteten må reduseres innenfor andre oppgaver. Denne fullmakten innehar rådmannen. Rådmannen ser ingen grunn til å endre sin anbefaling når det gjelder å holde stillingen vakant i 2016, noe som gir en innsparing på kr ,-. Hvis det er små utsikter til at lønnsmidler til denne stillingen blir tilbakeført fra 2017, bør stillingen fjernes, slik at en mer permanent oppgaveløsning kan implementeres. Dette vil gi en forutsigbarhet for de som skal overta oppgaver, og et bedre grunnlag for kompetanseheving hos de som da skal løse oppgavene. Rådmannen vurderer det slik at utsiktene til en tilbakeføring av lønnsmidler til denne stillingen er små, og vil derfor anbefale at stillingen fjernes. Den som er tilsatt i stillingen vil bli ivaretatt i tråd med Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil anbefale formannskapet om å fatte slikt vedtak: Plan- og utviklingsrådgiverstillingen fjernes fra og med Stillingshjemmelen slettes og lønnsmidler innenfor Sentraladministrasjonen, Faggruppe Utvikling, reduseres med kr ,-, slik forslaget til budsjett for 2016 forutsetter. NORDRE LAND KOMMUNE, den 19. oktober 2015 Jarle Snekkestad rådmann