Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 3. september 2014 TID: 10:00 STED: Fylkets hus, møterom Setra A 202, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 027/14 Referatsaker 028/14 Fylkeskommunens praksis knyttet til fylkeskommunens medfinansiering av midler tildelt fra kulturrådet, bl.a. MINK - svar 029/14 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Den årlige uavhengighetserklæring 030/14 Orientering fra revisor - Revisjonsstrategi /14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon oppstart nytt prosjekt 032/14 Kontroll og tilsyn, forslag til Budsjett 2015 økonomiplan /14 Studietur /14 Midt-norsk kontrollutvalgskonferanse - orientering 035/14 Orientering fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor vedrørende pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer, 27. august 2014 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 027/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 027/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Økonomirundskriv 2014, del II

3 SAK 028/14 FYLKESKOMMUNENS PRAKSIS KNYTTET TIL FYLKESKOMMUNENS MEDFINANSIERING AV MIDLER TILDELT FRA KULTURRÅDET, BL.A. MINK - SVAR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 028/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om hvordan lokal medfinansiering blir løst og senere fulgt opp. Vedlegg 1. Notat fra fylkeskultursjefen i e-post av 22/6-14 med vedlegg 1-9 Ikke trykte vedlegg 1. Brev fra kontrollutvalget 16/ Forespørsel om dokumenter og andre relevante opplysninger 2. Fylkestingets spørretime 11. juni Skriftlig spørsmål fra Thomas Iver Hallem 21. februar og svar fra fylkesråd for utdanning kultur May Britt Lagesen. 4. Oppslag i Trønder-Avisa knytet til medfinansiering til MINK i. 5. juni 2014 ii. 4. juni 2014 iii. 15. mai 2014 iv. 21. februar 2014 v. 14. februar MINKs hjemmeside Saksopplysninger Midtnorsk kompetansenettverk for rytmisk musikk (MINK) er et nettverk som iht deres nettside består av fem parter: Rock City Namsos Stiftinga Hilmar Alexandersen Tempo Midtnorsk jazzsenter Molde International Jazz Festival Det er Rock City Namsos og Stiftinga Hilmar Alexandersen som er lokalisert til Nord- Trøndelag. Norsk kulturråd offentliggjorde i februar i år at de støttet MINK med under forutsetning av 40 % lokal medfinansiering.

4 Fylkeskommunen har ikke funnet rom innenfor budsjett for den lokale andelen til medfinansiering som utgjør kr ,-, og Nord-Trøndelags to parter i MINK har foreslått en alternativ løsning til medfinansiering. Saken har vært omtalt i media, vært tatt opp i skriftlig spørsmål og svar til fylkesrådet, tatt opp i fylkestingets spørretime, og i kontrollutvalget. Viser til kontrollutvalgets møte 6. juni 2014 sak 026/14, der kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalget ber om at det utarbeides en oversikt over sakens dokumenter (inklusive all korrespondanse i saken) og praksis fra andre kommuner/ fylkeskommuner i lignende saker. På bakgrunn av dette vedtaket ble det den 16. juni sendt en forespørsel til NTFK om å få oversendt alle relevante opplysninger og dokumenter relatert til MINK og medfinansiering av midler tildelt fra Norsk kulturråd. I første rekke ble det bedt om å få oversendt: Sakens dokumenter inklusive all korrespondanse i tilknytning til denne Andre relevante opplysninger og dokumenter som kan ha betydning for å opplyse saken I brevet ble det også henvist til spørretimen i Fylkestinget den 11. juni der Fylkesråd for kultur viste til praksis fra andre kommuner/fylkeskommuner i lignende saker. Dokumentasjon og opplysninger om dette var det også ønskelig å få oversendt. Svar ble mottatt fra fylkeskultursjefen i e-post av 22. juni, med følgende 1. Tidslinje for MINK Midtnorsk Kompetansenettverk for rytmisk musikk inkludert mailer mellom Nord-Trøndelag fylkeskommune og de to aktuelle aktørene (Vedlegg 1 til 8 til notatet) 2. Modell for utbetaling av restbeløp MINK/ norsk kulturråd og Trondheim kommune 2014 (Vedlegg 9 til notatet) Fylkeskultursjefen viser til modell for utbetaling av restbeløp MINK/ norsk kulturråd og Trondheim kommune Dette er et brev av fra Norsk kulturråd til MINK der det står: Vi viser til mottatt bekreftelse fra Trondheim kommune av om at driftstilskuddet til Midtnorsk Jazzsenter (MNJS) kan disponeres til MNJs avdelinger etter senterets egne faglige vurderinger. Vi viser dessuten til signert bekreftelse fra MNJS av om at kr vil bli anvendt på MNJSs avdeling MINK i MINK oppfyller dermed kravet om at 40% av den totale offentlige bevilgningen er regional. Vi vil nå overføre restbeløpet for Den 25. august sendte sekretær en e-post til fylkeskultursjefen med forespørsel om det forelå noen nye opplysninger i saken etter den 22. juni. Dette er foreløpig ikke besvart, og en er derfor ikke kjent med om tilsangsbrev er skrevet. Vurdering Kontrollutvalget bør holde seg orientert om hvordan denne saken endelig blir løst, og senere fulgt opp.

5 Notat : angående MINK 1. MINK Midtnorsk Kompetansenettverk for rytmisk musikk MINK har vært et prosjekt i perioden fra 1999/ som et av tiltakene foreslått i St.meld nr 21 Samspill ( ). Prosjektet styrt av Norsk Kulturråd I midtnorge har følgende aktører vært med i nettverket i prosjektperioden: Midtnorsk Jazzsenter: ( Nord-Trøndelag fylkeskommune gir ikke driftsmidler hit) Tempo, Trondheim et nettverk for artister, arrangører og andre musikkaktører i Trondheim Molde International Jazz Festival Stiftinga Hilmar Alexandersen Rock City Namsos Målsetting for MINK: Være pådriver for utvikling og styrking av det rytmiske fagfeltet i Middt-Norge Utveksle erfaring og kompetanse på tvers av sjangergrenser Skape arenaer for samhandling og kompetanseoverføring 2. Evaluering av kompetansenettverkene Videreføring I 2011/12 gjennomførte Norsk Kulturråd en evaluering av prosjektet: regionale kompetansenettverk Konklusjonen her var at disse kompetansenettverkene ikke hadde løst det de var satt til å gjøre og at effekten av dem uteble. Uten å ta kontakt med medfinansiører ble likevel videreføringen gjort fra Norsk Kulturråd.

6 3. Nord-Trøndelag fylkeskommunens økonomi i prosjektperioden a) Nord-Trøndelag fylkeskommune ga i prosjektperioden tilskudd over Regionalt Utviklingsprogram (RUP) Til sammen : De har fått følgende tilskudd; FK kr ,- FK kr ,- RF kr ,- Til sammen: kr De andre partnerne som har vært med i prosjektperioden er: Namsos kommune, Steinkjer kommune, Sør-Trøndelag fylkeskommune, Trondheim kommune og Molde kommune. ( Møre og Romsdal fylkeskommune ville ikke være med i prosjektperioden, men har fra 2014 bevilget kr ) I 2013 har det ikke vært noen ny utbetaling fra Nord-Trøndelag fylkeskommune men MINK har bruk det som var igjen av midlene tildelt fra RUP. Fra 2014 ledelsen i MINK vedtatt at fra 2014 skal den offentlige finansieringen gå bare fra fylkeskommunene ( ikke kommunene) b) Det har vært avholdt møte mellom MINK og de tre fylkeskommunene hver for seg. I møte med Nord-Trøndelag fylkeskommune 27. januar 2014 var vi representert med Fylkesråd May Britt Lagesen, musikkleder Anders Skaugen, fylkeskultursjef Ragnhild Kvalø MINK Bjørn Willadsen, Erik Bartnes, Åsmund Prytz Her ble det fra fylkesråd Lagesen tydelig sagt at det er svært vanskelig finne driftsmidler til MINK over fylkeskommunens driftsbudsjett men om det er mulig å vri

7 virksomheten mot den nye RUP (2014) skulle ikke hun nekte dem å søke med utgangspunkt i at de andre fylkeskommunene ble med. 4) 2014 a) 6. februar : Tilsagn til MINK fra Norsk Kulturråd med utgangspunkt i deres søknad av med likelydende brev til fylkeskommunene om følgende tekst: «Det forutsettes et regionalt tilskudd på minimum 40% av samlet offentlig tilskudd. Regional medfinansiering må kunne dokumenteres før hele tilskudd kan utbetales.» b) 6. mars : kontakt mellom Åsmund Prytz og Ragnhild Kvalø i forbindelse med møte i kulturnæringsforum. Åsmund Prytz tok opp muligheten om å kunne omfordele tilskudd til Rock City og Hilmarstiftelsen ( nå regionalt senter for folkemusikk) for 2014 disse to institusjonene er på fylkeskommunens driftsbudsjett 2014 satt opp med midler da MINK aksepterte fylkesråd Lagesen sin informasjon fra møte 27. januar om at det er vanskelig å finne friske driftsmidler til MINK over driftsbudsjettet. Åsmund skulle ta saken opp med Bjerkem i Hilmarstiftelsen. c) 18. mars et uformelt møte mellom Bjerkem, Prytz og Kvalø i forbindelse med festivalkonferansen spørsmålet var når Bjerkem kunne komme med tilbakemelding på Prytz sin løsning. d) 24. mars har MINK søkt Nord-Trøndelag, Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag fylkeskommune om tilskudd for 2014 Søknad til Nord-Trøndelag fylkeskommune er: kr ( som er vår andel av kravet om regional samlet finansiering på kr ) Verken Nord- eller Sør-Trøndelag fylkeskommune har for 2014 greid å sette av egne friske midler til MINK. e) 4. mai tilbakemelding fra Bjerkem at også de gikk for omfordeling slik Prytz ønsket 6. mai mail fra Ragnhild til Prytz og Bjerkem om hvordan denne omfordelingen vil se ut økonomisk: Rock city : kr Regionalt folkemusikksenter kr Sum kr

8 f) 8. mai mail fra både Bjerkem og Prytz om at de aksepterte denne modellen og de økonomiske utslagene. g) Det er pr i dag ikke skrevet egne tilsagnsbrev verken til MINK eller til de to aktørene Rock City og Regional senter for folkemusikk ( tidligere Hilmarsenteret) h) Omfordeling for å sikre dette tilskuddet fra Norsk Kulturråd har vært gjort for 2012 fra Trondheim kommune, i) Viktig å påpeke at tilsagnet fra staten/ Norsk Kulturråd / Kulturdepartementet til Rock City, Namsos og Regionalt Folkemusikksenter ikke inneholder samme krav om regional medfinansiering slik tilsagnsbrevet for MINK gjør.

9 Oversikt over vedlegg i e-post av 22. juni Fylkesrådets sak 11/ Vedtatt budsjett MINK Årsrapport MINK Regnskap og Balanse MINK Søknad fra MINK 6. Løsning i Nord-Trøndelag Rock City 7. Løsning i Nord-Trøndelag - Stiftinga Hilmar Alexandersen 8. MINK løsning i Nord-Trøndelag - NTFK Utbetaling av restbeløp Norsk kulturråd

10 SAK 029/14 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 029/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Nord-Trøndelag fylkeskommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS valgt i 2013 å dele revisjonsoppdraget for Nord-Trøndelag fylkeskommune mellom, hhv. oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet, og skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig regnskaps revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Kontrollutvalget fikk seg forelagt vandelsattest senest i Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor vil gå gjennom sin årlige egenvurdering i møte. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor la for øvrig frem sin uavhengighet og vandelsattest i forbindelse med skifte av oppdragsansvarlig i møte den 4. april, sak 013/14, og legges ikke frem på nytt nå.

11

12

13

14 SAK 030/14 ORIENTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 030/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2014 i møtet. Vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.

15 SAK 031/14 SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON OPPSTART NYTT PROSJEKT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 031/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber revisor til førstkommende møte utarbeide utkast til prosjektplan for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. NTE Holding AS - organisasjonskart 2. Fylkestingets sak 12/50 Plan for selskapskontroll 3. FT sak 11/41, NTE Holding AS med datterselskaper selskapskontroll 4. Kommuneloven 5. Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger Viser til plan for selskapskontroll vedtatt av fylkestinget 14. juni 2012, sak 50/12. Iht planen er neste prosjekt Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS (NTE Holding AS), der det i tillegg til den obligatoriske eierskapskontroll også er lagt opp til forvaltningsrevisjon. Hjemmel for selskapskontroll ligger i koml. 77 nr 5, og innsyn- og undersøkelsesretten i koml. 80 og om fatter bl.a. fylkeskommunale/kommunale heleide aksjeselskap og heleide datterselskaper til disse. NTE Holding AS med datterselskaper var også omfattet av selskapskontroll i 2011, jf FT sak 11/41, der FT gjorde slikt vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering. 2.Fylkestinget ønsker bl.a. fokus på eierstyring og selskapsledelse gjennom folkevalgtopplæringen. 3. Fylkestinget vil ta revisors vurderinger i betraktning når ny eierskapsstrategi overfor NTE skal utvikles Selv om selskapet var omfattet av selskapskontroll i 2011, har selskapet en så stor betydning for innbyggerne i fylket og fylkeskommunens økonomi at det vil være naturlig med selskapskontroll i tilknytning til selskapet i løpet av hver valgperiode.

16 Det er nå tid for å starte opp et nyttselskapskontrollprosjekt, men før igangsetting er det viktig at kontrollutvalget kommer med innspill til prosjektplan ut fra hvilken vinkling kontrollutvalget ønsker. Vurdering En vellykket selskapskontroll med forvaltningsrevisjon betinger bl.a. at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig, slik at de er mulig å besvare for revisjonen. Før revisor starter opp prosjektet i tilknytning til NTE Holding AS med datterselskaper er det derfor ønskelig at kontrollutvalget kommer med innspill til prosjektplan. Prosjektplan forventes lagt frem for kontrollutvalget i neste møte

17 SAK 032/14 KONTROLL OG TILSYN, FORSLAG TIL BUDSJETT 2015 ØKONOMIPLAN Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget Liv Tronstad 032/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontrollog tilsyn - med en total ramme på kr Forslaget oversendes fylkesrådet for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til detaljert driftsbudsjett for 2015 for kontroll og tilsyn sendes bare kontrollutvalget Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Budsjettvedtak i representantskapet for KomSek Trøndelag IKS den Budsjettvedtak i representantskapet for KomRev Trøndelag IKS den NTFK FT sak 034/14 - Økonomistrategi NTFK FT-sak 75/13 Årsbudsjett 2014 og økonomiplan Årsregnskap NTFK 2013 sektor 6, kontroll og tilsyn 6. Årsregnskap NTFK 2012 sektor 6, kontroll og tilsyn 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor fylkestinget. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 410.

18 Iht økomiplan vedtatt av fylkestinget i sak 11/82 skulle driftsnivået for NTFK tas ned fra Det ble den gang meldt at dette også ville ha konsekvenser for kontrollutvalget, og i økonomiplanen for var dette hensyntatt Regjeringens forslag til nytt inntektssystem for fylkeskommunene fra og med 2015 viser en ytterligere svekking av fylkeskommunens økonomi i forhold til økonomiplanen , noe som også får betydning for kontrollutvalgets rammer. Fylkestinget gjorde bl.a. slikt vedtak ifm behandlingen av økonomistrategi : Fylkestinget mener at dagens rammefordeling i økonomiplan videreføres. Det betyr at reduserte inntekter som følge av nytt inntektssystem i utgangspunktet fordeles forholdsmessig mellom sektorene. I løpet av økonomiplanperioden får dette derfor stor betydning for budsjettrammene for kontroll og tilsyn, og som først og fremst rammer lønn, kjøp av varer og tjenester og kjøpte tjenester bedrifter. For kontrollutvalgets budsjett for 2015 er antatt aktivitet lagt til grunn, tilpasset de nye rammene. Budsjett Forslag Forslag Forslag Forslag Kontroll og tilsyn ØP 2016 ØP 2017 ØP 2018 Lønn Kjøp av varer og tjenester Kjøpte tjenester bedrifter Kjøp fra IKS der fylkeskom. selv er deltager TOTALT KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 5. mai budsjett 2015 og økonomiplan Det er her lagt inn enn forutsetning om en kostnadsvekst på 3 % i forhold til 2014 kr. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er fylkeskommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.). Representantskapet i KomRev Trøndelag IKS (KomRev) vedtok den 5. mai budsjett 2015 og økonomiplan Det er her lagt inn enn forutsetning om en kostnadsvekst på ca 5 % i forhold til 2014-kr, som bl.a. begrunnes ut fra økte utgifter til KLP. Som for tidligere år er det lagt opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er fastsatt av fylkestinget. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet fylkestinget. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i fylkesrådet/administrasjonen og i de

19 øvrige politiske organer fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor fylkets innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller fylkeskommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til fylkestinget for kommende års ramme for kontroll og tilsyn.

20 Konto Konto(T) Ansvar Tjeneste R 2013 B 2014 B 2015 ØP 2016 ØP 2017 ØP Trekkpliktig reisegodtgjøring , Fast godtgjøring heldags folkevalgte , Fast årlig godtgjøring folkevalgte , Møtegodtgjørelse ombud , Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud , Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud Gruppelivsforsikring arbeidstaker , Ulykkesforsikring arbeidstaker , Arbeidsgiveravgift , Aviser/faglitteratur , Servering v/møter, etc , Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester , Hotell, diett etter regning osv , Representasjon , Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) , Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil mv folkevalgte/ombud , Andre oppgavepliktige godtgjørelser Møte/reiseutgifter - transport , Yrkesskadeforsikring , OU-trekk , Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste Fordeling av budsjett (dummykonto) Kjøpte tjenester (bedrifter) Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager , Refusjoner ,00 10 Kontroll og tilsyn , KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

21 SAK 033/14 STUDIETUR 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 033/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak Vedlegg: Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 015/14 - Orientering fra sekretær 2. Årsplan 2014 Saksopplysninger Iht årsplan 2014 er det planlagt studietur også i Opprinnelig dato var 7. mai, senere endret til november. Målet for studieturen i 2014 er å få kunnskapen om og trekke erfaringer fra andre fylkeskommuner/kommuner som har innført parlamentarisme, både ut fra et kontrollperspektiv og fra et politisk perspektiv. Foreløpig er innføringen av parlamentarisme i fylkeskommuner og kommuner noe begrenset. Det er derfor vurdert å reise nordover der både Nordland og Troms fylkeskommune har innført parlamentarisme. Av disse to har Troms tidligere blitt foretrukket, ut fra at en samtidig kan forsøke å få et møte med Tromsø kommune som også har parlamentarisme. For at kontrollutvalget skal få så godt utbytte som mulig må studieturer planlegges og tilrettelegges på en god måte, og i god tid. Ved budsjettering av eierkommunenes deltageravgift i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) og KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er det ikke budsjettert for reise og oppholds utgifter i forbindelse med kontrollutvalgs studieturer av denne art, dvs. studieturer utenfor fylkesgrensen/kommunegrensen både innenlands og utenlands, og studieturer som foregår over flere dager. Dersom KomSek og KomRev skal være deltager på en slik studietur betinger det at reise- og oppholdsutgifter dekkes av kontrollutvalget. Vurdering Før det gjøres nærmere avtaler ønsker sekretær en tilbakemelding på tidsplan, innhold i program, og om datoen fortsatt passer for samtlige av kontrollutvalgets medlemmer. I tillegg må kontrollutvalget ta stilling til om sekretær, samt om oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor og / eller oppdragsansvarlig regnskapsrevisor skal delta der kontrollutvalget dekker reise og oppholdsutgifter. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

22 SAK 034/14 MIDT-NORSK KONTROLLUTVALGSKONFERANSE - ORIENTERING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 034/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til etterretning. Vedlegg: Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets saker: /14 Orientering fra sekretær /13 Virksomhetsplan /13 Innspill til virksomhetsplan 2014 Saksopplysninger Midt-norsk kontrollutvalgskonferanse er en konferanse som har vært arranger hvert år siden 1993, og gått på omgang mellom deltagerne. Tre Svensken lân kom med i 2002 og konferansen vekslet 2. hvert år mellom Norge og Sverige til svenskene trakk seg ut i Trondheim kom med i 2007 etter initiativ fra svenskene, og Nord-Trøndelag var ikke aktivt med i perioden I løpet av sommeren ble det sendt ut invitasjon med program, med kontrollutvalget i Nord- Trøndelag fylkeskommune som årets arrangør. Programmet var i hovedsak utarbeidet i fellesskap med sekretærene for de 4 kontrollutvalgene, der skisser til program var drøftet i de respektive kontrollutvalgene. Da påmeldingsfristen 19. august var gått ut var det godt under halve av antall inviterte kontrollutvalgsmedlemmer som hadde meldt seg på. Det ble derfor foretatt en purring, og noen flere utvalgsmedlemmer viste da sin interesse for konferansen, hhv. 11 utvalgsmedlemmer tirsdag og 12 onsdag. På bakgrunn av den lave interessen for årets konferanse, avtale med hotellet og respekt for innleide forelesere og deltagere hadde sekretærene for kontrollutvalgene i de tre fylkeskommunene et møte den 22. august der det ble bestemt at konferansen for 2014 skulle avlyses. Det var også liten deltagelse på konferansen i 2013, der det også ble erfart stort forfall like før og under konferansen. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

23 Det vil bli tatt initiativ til at lederne i de 4 kontrollutvalgene sammen med sekretærene i løpet av høsten møtes, der lederne får komme med innspill i forhold til fremtidige konferanser. Møtet vil bli lagt til Stjørdal eller Trondheim. Dato vil en komme tilbake til. Vurdering Dette er en konferanse som har vært arranger i over 20 år, og har bl.a. vært med på å sette fokus på kontroll og tilsynsarbeidet, engasjere kontrollutvalgsmedlemmer, dele kunnskap over fylkesgrensene, og etablere kontakt mellom ulike kontrollutvalg. På grunn av dårlig oppslutning om konferansen de siste årene er det nødvendig å ta stilling til konferansens fremtid. Kontrollutvalgene oppfordres til å gi tilbakemelding på hva en ser for seg med konferansen fremover. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no

24 SAK 035/14 ORIENTERING FRA OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR - VEDRØRENDE PÅGÅENDE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 035/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en kort orientering om det pågående forvaltningsrevisjonsarbeidet. Vurdering Dersom det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Det kan derfor bli nødvendig å lukke møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: ; e-post: post@komsek.no