Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 22. januar 2015 TID: STED: Fylkets hus, møterom Sætra A202, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/15 Referatsaker 002/15 Kontroll og tilsyn Detaljbudsjett /15 Kontrollutvalgets årsrapport /15 Forvaltningsrevisjon RUP Næringslivsperspektivet, Prosjektplan 005/15 Endring i prosjektmedarbeider i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon NTE Holding AS - Revisors uavhengighet 006/15 Orientering fra regnskapsrevisor Rapport Intern kontroll på virksomheter 007/15 Planlegging av studietur Steinkjer, 15. januar 2015 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 001/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 001/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Saksprotokoll FT-sak 58/14 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering 2 NTFK Saksprotokoll FT-sak 57/14 Forvaltningsrevisjon - kulturminnevern 3 KomSek Trøndelag IKS Kontrollutvalgets postjournal KomRev Trøndelag IKS Informasjon om selskapskontroll av NTE Holding AS og NTEs bredbåndsutbygging 5 KomRev Trøndelag IKS Informasjon om selskapskontroll i NTE Holding AS og NTEs bredbåndsutbygging 6 KMD Sanksjon og ikrafttredelse av endringer i kommuneloven og offentleglova 7 KMD Deloitte - Evaluering Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat 8 NTFK Økonomirundskriv 2014 del III årsoppgjøret informasjon og frister 9 NKRF e-info 15-1 Redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale Steinkjer 15. januar 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef

3 SAK 002/145 KONTROLL OG TILSYN - DETALJBUDSJETT 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 002/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2015: Konto Konto(T) Ansvar Tjeneste B Trekkpliktig reisegodtgjøring Fast godtgjøring heldags folkevalgte Fast årlig godtgjøring folkevalgte Møtegodtgjørelse ombud Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud Gruppelivsforsikring arbeidstaker Ulykkesforsikring arbeidstaker Arbeidsgiveravgift Aviser/faglitteratur Servering v/møter, etc Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester Hotell, diett etter regning osv Representasjon Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil mv folkevalgte/ombud Andre oppgavepliktige godtgjørelser Møte/reiseutgifter - transport Yrkesskadeforsikring OU-trekk Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste Fordeling av budsjett (dummykonto) Kjøpte tjenester (bedrifter) Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager Refusjoner 10 Kontroll og tilsyn

4 Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Fylkestinget sak 65/14 Årsbudsjett 2015 og økonomiplan Kontrollutvalgets sak 032/14 - Kontroll og tilsyn, forslag til Budsjett 2015 Økonomiplan Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2015 den 3/ under sak 032/14, med en ramme på kr Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn samler budsjettet for kontrollutvalget, kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester, og var fordelt slik: Budsjett Forslag Forslag Forslag Forslag Kontroll og tilsyn ØP 2016 ØP 2017 ØP 2018 Lønn Kjøp av varer og tjenester Kjøpte tjenester bedrifter Kjøp fra IKS der fylkeskom. selv er deltager TOTALT KONTROLL OG TILSYN Budsjett for kontroll og tilsyn ble vedtatt i fylkestinget 4. desember sak 65/14 Iht. fylkestingets vedtak i sak 65/14, pkt 7 heter det bl.a.: «Fylkesrådet og kontrollutvalget skal innen utgangen av 2013 fordele fylkestingets bevilgninger for 2015 innenfor eget ansvarsområde i samsvar med budsjettreglementet. ( )» Iht. vedtaket skulle kontrollutvalget innen utgangen av 2014 fordelt bevilgningen innenfor eget ansvarsområde. Vurdering Kontrollutvalget har ikke hatt møte mellom fylkestinget den 4. desember og 31. desember, der kontrollutvalget kunne fordele sin bevilgning. Kontrollutvalget må derfor vedta sin fordeling nå. Kontrollutvalgets budsjett for 2014 er fordelt iht. til budsjettforslaget som lå til grunn for kontrollutvalgets sak 032/14. På bakgrunn av dette tilrås at kontrollutvalget slutter seg til følgende fordeling for kontroll og tilsyns samlede budsjett for 2014:

5 Konto Konto(T) Ansvar Tjeneste B Trekkpliktig reisegodtgjøring Fast godtgjøring heldags folkevalgte Fast årlig godtgjøring folkevalgte Møtegodtgjørelse ombud Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud Gruppelivsforsikring arbeidstaker Ulykkesforsikring arbeidstaker Arbeidsgiveravgift Aviser/faglitteratur Servering v/møter, etc Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenester Hotell, diett etter regning osv Representasjon Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, bil mv folkevalgte/ombud Andre oppgavepliktige godtgjørelser Møte/reiseutgifter - transport Yrkesskadeforsikring OU-trekk Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste Fordeling av budsjett (dummykonto) Kjøpte tjenester (bedrifter) Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen selv er deltager Refusjoner 10 Kontroll og tilsyn Steinkjer 15. januar 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef

6 SAK 003/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 003/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte utkast til kontrollutvalgets årsrapport for 2014, fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 og oversendes fylkestinget til endelig behandling. 2. Kontrollutvalget innstiller på at Fylkestinget gjør slikt vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport 2014 tas til orientering. Vedlegg Utkast til Kontrollutvalgets årsrapport 2014 Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets virksomhetsplan (årsplan) 2014 Saksopplysninger Ifølge kommunelovens 76 har fylkestinget det øverste tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger fylkestinget et kontrollutvalg, jf. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn fylkestingets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til fylkestinget. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for fylkestinget. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til fylkestinget, jf. 4 i forskriften. Utvalget rapporterer til fylkestinget når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av kontrollutvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til fylkestinget om det tilsyn kontrollutvalget utøver på fylkestingets vegne.

7 Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt fylkesordfører, fylkesrådet og administrasjonssjefen. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til fylkeskommunen og det politiske nivået. Fylkesordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Vurdering Ut fra tidligere praksis er det også for 2014 utarbeidet en årsrapport til fylkestinget der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i En anbefaler kontrollutvalget at årsrapporten oversendes fylkestinget med forslag om at fylkestinget tar kontrollutvalgets årsrapport 2014 til orientering. Steinkjer 15. januar 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef

8 SAK 004/15 FORVALTNINGSREVISJON RUP NÆRINGSLIVSPERSPEKTIVET, PROSJEKTPLAN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak Vedlegg Prosjektplan - ettersendes Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 048/14 Forvaltningsrevisjon - oppstart nytt prosjekt Saksopplysninger Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak i sak 048/14 Forvaltningsrevisjon - oppstart nytt prosjekt Kontrollutvalget ber revisor utarbeide utkast til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt RUP Næringslivsperspektivet til førstkommende møte En har foreløpig ikke mottatt noen prosjektplan, da revisjonen først vil ha denne klar etter møte med fylkesutviklingssjef/stedfortredende adm.sjef den 16/1-15. Prosjektplanen vil bli ettersendt. Vurdering Et vellykket forvaltningsrevisjonsprosjekt betinger bl.a. at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig slik at de er mulig å besvare for revisjonen. Prosjektplanen vil bli gjennomgått av revisor i møtet, og kontrollutvalget har mulighet til å komme med innspill og forslag til endinger i prosjektplanen. Dersom utvalget er av den oppfatning at prosjektplanen er dekkende, anbefales det utvalget og slutte seg til denne. Steinkjer 15. januar 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef

9 SAK 005/15 ENDRING I PROSJEKTMEDARBEIDER I SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON NTE HOLDING AS REVISORS UAVHENGIGHET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Kommuneloven 79 Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 047/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Nord- Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS Orientering fra forvaltningsrevisor 2. Kontrollutvalgets sak 041/14 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Nord- Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS - Prosjektplan Saksopplysninger Viser til følgende e-post mottatt fra KomRev Trøndelag IKS (KomRev) den 10. desember 2014, der KomRev skriver slik: Endring av prosjektmedarbeider i selskapskontroll m/fr i NTE Holding AS I den vedtatte prosjektplanen er Arnt Haugan oppgitt som prosjektmedarbeider i selskapskontrollen. Etter å ha blitt oppmerksom på at hans far tidligere var daglig leder i NTE Bredbånd og nå er ansatt i NTE Marked, har vi valgt å endre prosjektmedarbeider på grunn av habilitetsproblem. Arnt er inhabil jfr. kommuneloven 79 som sier at «den som foretar revisjon for en ( ) fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for ( ) fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet.» Vi har samtidig vurdert habiliteten til prosjektleder og oppdragsansvarlig, og mener at disse ikke rammes av habilitetsreglene. Dette til orientering for kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune Eierskapskontroll ifm selskapskontroll er obligatorisk, mens forvaltningsrevisjon er frivillig.

10 Iht til vedtatt prosjektplan for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i tilknytning til Nord- Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med datterselskaper (sak 041/14) skal revisor under forvaltningsrevisjonsdelen undersøke forhold i tilknytning til både den kommersielle bredbåndsutbyggingen og utbygging av bygdefiber, jf. kontrollutvalgets sak 041/14 og 047/14. Vurdering Prosjektleder og oppdragsansvarlig revisor rammes ikke direkte av koml punktum om uavhengighet og objektivitet, men daglig leder i KomRev har familieforhold til tidligere daglig leder i bredbåndselskapet, jf punktum om særegne forhold. Denne personen fratrådte som daglig leder i bredbåndsselskapet juli Selv om dette ansettelsesforholdet er noe tilbake i tid, må kontrollutvalget likevel vurdere om utførende revisorer har tilstrekkelig uavhengighet i denne konkrete saken. Tidsperspektivet her tilsier at det er lite sannsynlig at en gjennom forvaltningsrevisjon skal vurdere tidligere daglig leders arbeid i bredbåndsselskapet. Dersom kontrollutvalget finner denne familieforbindelsen uproblematisk kan kontrollutvalget ta saken til orientering, og forvaltningsrevisjonen gjennomføres som planlagt med KomRev som utfører. Steinkjer 15. januar 2015 Liv Tronstad kontrollsjef

11 Vedlegg 1 sak 005/15 79.Revisors uavhengighet Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om revisors uavhengighet. 0 Tilføyd ved lov 12 des 2003 nr. 113 (ikr. 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915).

12 SAK 006/15 ORIENTERING FRA REGNSKAPSREVISOR RAPPORT - INTERN KONTROLL PÅ VIRKSOMHETER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg 1. Rapport Intern kontroll på virksomheter, lønnsområdet Nord-Trøndelag fylkeskommune 2. Rapport Intern kontroll på enheter, salgsområdet Nord-Trøndelag fylkeskommune Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor har i løpet av høsten 2014 besøkt 5 virksomheter i fylkeskommunen i tillegg til økonomiavdelingen på fylkets hus. Revisor har sett på intern kontroll for lønnsområdet og intern kontroll salgsområdet. Rapport etter disse besøkene er vedlagt saken. Rapportene viser at det ikke avdekket forhold av vesentlig karakter for regnskapet. Revisor vil gi en orientering i møte om resultatene av disse besøkene. Dersom revisors orientering kommer inn på informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om dette, og møte må lukkes, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer 15. januar 2015 Liv Tronstad kontrollsjef

13 SAK 007/15 PLANLEGGING AV STUDIETUR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 007/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber sekretær fortsette arbeidet med å tilrettelegge for studietur til Troms og Tromsø mars Vedlegg Skisse til program, agenda, oversikt over aktuelle flytider m.m. ifm. studietur Troms/Tromsø Ikke trykte vedlegg 1. Årsplan Kontrollutvalgets sak 033/14 og 038/14 Studietur Kontrollutvalgets sak 015/14 - Orientering fra sekretær Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 038/14 studietur 2014, der kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: 1. Studieturen utsettes til Dato fastsettes ifm årsplanen Reise- og oppholdsutgifter for sekretær og oppdragsansvarlige revisorer dekkes av kontrollutvalget Målet for studieturen er å få kunnskap om og trekke erfaringer fra andre fylkeskommuner/kommuner som har innført parlamentarisme, både ut fra et kontrollperspektiv og fra et politisk perspektiv. Iht til årsplanen skal studieturen gjennomføres i mars. For at kontrollutvalget skal få så godt utbytte som mulig må studieturer planlegges og tilrettelegges på en god måte, og i god tid Kontrollutvalgene i Tromsø kommune og Troms fylkeskommune er forespurt, og har takket ja til å ta i mot besøk fra Nord-Trøndelag. De ønsker et felles møte mellom alle tre utvalgene den 4. mars. Vurdering Før det gjøres nærmere avtaler og bestillinger ønsker sekretær en tilbakemelding på programskisse, skisse til agenda, reiseplan og om dato passer for samtlige av kontrollutvalgets medlemmer. I tillegg ønskes det også tilbakemelding på om det skal forsøkes å få en avtale med fylkesrådet i Troms og/eller byrådet i Tromsø. Steinkjer 15. januar 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef

14 Vedlegg til sak 007/15 SKISSE TIL PROGRAM, AGENDA, OVERSIKT OVER AKTUELLE FLYTIDER M.M. IFM. STUDITUR TIL TROMS/TROMSØ SKISSE TIL PROGRAM Dag 1 08:00 Oppmøte Værnes (Siste frist for innsjekk 08:30) 09:05 Avreise Værnes 11:20 Ankomst Tromsø 11:40 Transport til Tromsø kommune/troms fylkeskommune 12:00 Lunsj Møte med KU i Tromsø/Troms Egen agenda for møter med kontrollutvalgene 14:30 Avslutning 15:00 Innlosjering på hotell 16:00 Sightseeing i Tromsø 19:00 Felles middag Ev. dag 2 09:00 Møte med fylkesrådet i Troms, ikke avklart 11:00 Avslutning 12:00 Lunsj 12:45 Transport til flyplass 13:55 Avreise Tromsø 16:00 Ankomst Værnes

15 SKISSE TIL AGENDEA FOR MØTER MED KONTROLLUTVALGENE: Lunsj Presentasjonsrunde alle tilstedeværende Kontrollutvalgets sammensetning Partitilhørighet - Posisjon/opposisjon Hvem har lederen - Posisjon/opposisjon Hvem har flertallet i kontrollutvalget - Posisjon/opposisjon Erfaringsutveksling Ser kontrollutvalget andre utfordringer for å drive kontroll og tilsyn innenfor den parlamentariske styringsmodellen enn innenfor formannskapsmodellen Mindretallsrettigheter Erfaringsutveksling Hvordan jobber kontrollutvalget Møtehyppighet Saker Besøk ved avdelinger/enheter Rapporteringsrutiner til fylkestinget/kommunestyret Oppfølging av forvaltningsrevisjoner Erfaring med høring som kontrollform? Erfaringsutveksling Samspillet med sekretariatet Samspillet med revisjon Faglig utvikling/samarbeide med andre kontrollutvalg? Erfaringsutveksling Er det spesielle saker utvalget kan trekke frem som de har jobbet med Hva kan utvalgene si om Granskingen av Troms kraft AS Sak om brann og redning i Troms kommune Avslutning

16 FLYTIDER Værnes - Tromsø, Tromsø - Værnes uke 10 Flyselskap Utreise fra Ankomst Reisetid uke 11 Værnes Tromsø Man-,tirs-, SAS 06:50 09:00 02:10 onsdag SAS 09:05 11:10 02:05 SAS 11:20 13:35 02:10 Norwegian 06:30 10:15 03:45 uke 10 Selskap Utreise fra Ankomst Reietid uke 11 Tirs-,ons-, torsdag Tromsø Værnes SAS 13:55 16:00 02:05 SAS 15:20 18:55 03:35 SAS 16:30 18:40 02:05 SAS 17:10 20:25 03:15 SAS 18:40 21:50 03:10 SAS 19:40 21:50 02:10 Norwegian 13:35 17:15 03:40 Norwegian 17:40 22:55 05:15 Det kan være mindre tidsavvik for oppgitte ankomsttider for de ulike datoene TRANSPORT T/R FLYPLASS Værnes Hver enkelt deltager har ansvar for egen transport t/r Værnes Oppmøte i god tid før flyavgang Tromsø Her reiser deltagerne enten med flybuss eller drosje. Dette avgjøres under vegs på reisen ut fra hva som er mest hensiktsmessig. Oppmøte i god tid før flyavgang HOTELLOVERNATTING Iht til Fylkeskommunens hotellavtale er det Rica hoteller i Tromsø som skal benyttes. Ved manglende kapasitet er det Thon hoteller som skal benyttes.