Overordnet analyse for Plan for forvaltningsrevisjon

Transkript

1 Overordnet analyse for Plan for forvaltningsrevisjon Bergen kommune Analysen er basert på de opplysninger som er forelagt Deloitte i forbindelse med utarbeidelsen av analysen. Ikke all informasjon som fremkommer i dokumentet er verifisert. Informasjonen bør derfor ikke benyttes til andre formål enn som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon. November 2012

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Metode Leserveiledning Oversikt over identifiserte risikoområder Sektorovergripende områder Finans og eiendom Sosial, bolig og områdesatsing Byutvikling, klima og miljø Kultur, næring, idrett og kirke Barnehage og skole Helse og omsorg Andre områder Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Prosjekter som er kategorisert med høy iboende risiko Andre prosjekter OM TJENESTEROMRÅDENE Om Bergen kommune Organisasjon Finansielle nøkkeltall Befolkning Sektorovergripende områder Målstyring Økonomistyring Informasjon og offentlighet Innkjøp Personalforvaltning Prosjektstyring Finans, eiendom og eierskap IKT Eiendom og utbygging Vikarservice Seksjon for konkurranse og eierskap Sosial, bolig og områdesatsing Sosiale tjenester Psykisk helse og rustjenester Bolig Områdesatsning Byutvikling, klima og miljø Byggesak og private planer Byggvedlikehold Plan og geodata Byantikvaren Klima og miljø Vann- og avløp Samferdsel Kultur, næring, idrett og kirke

3 9.1 Kunst og kultur Idrett Næring Kirke Bibliotek, Museer og Arkiv Landbruk Barnehage og skole Barnehage Grunnskole PPT Helse og omsorg Barn og familie Tjenester til eldre og særlig omsorgstrengende Helsetjeneste Andre områder Beredskaps, brann og redningstjeneste Skjenkesaker Bergen og Omland havnevesen (BOH) Gjennomførte forvaltningsrevisjoner

4 4 Risikokartlegging Bergen kommune

5 1 Innledning Kontrollutvalget er pålagt å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Dette dokumentet er et analysegrunnlag som skal danne grunnlag for kontrollutvalgets arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for For at planen skal gjenspeile de viktigste områdene i kommunen der det er behov for forvaltningsrevisjon, har Deloitte gjennomført en risiko- og vesentlighetsvurdering (overordnet analyse) av virksomheten til kommunen. I prosessen med den overordnede analysen har det blitt lagt opp til involvering, både av kontrollutvalget og av aktører i byrådsadministrasjonen og i bystyret. Det er gjennomført møter, intervjuer og spørreundersøkelse. Dette bidrar til at arbeidet med den overordnede analysen er forankret og at organisasjonen har kunnskap om informasjonsgrunnlaget for valg av forvaltningsrevisjoner. Analysen er gjennomført i henhold til «Revidert skisse for plan for forvaltningsrevisjon» som ble vedtatt av kontrollutvalget ved sekretariatet I prosjektskissen fremgår ramme og omfang av prosjektet. Analysen er av overordnet karakter, og i stor grad basert på innspill som har kommet frem gjennom intervju, spørreundersøkelse og gjennomgang av tilgjengelig skriftlig informasjon. Informasjon som har fremkommet i intervju og spørreundersøkelse er bare i begrenset grad verifisert av kommunen på nåværende tidspunkt. Informasjonen er i analysegrunnlaget brukt som indikasjon på risikoforhold som eventuelt bør eller kan følges opp/undersøkes i en forvaltningsrevisjon dersom kontrollutvalget og bystyret ønsker dette basert på en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering. På grunn av at ikke all informasjon i den overordnede analysen er verifisert, bør den ikke brukes til andre formål enn som et grunnlag for valg og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 1.1 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon I forskrift om kontrollutvalg går det frem at: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 1 Det er videre et krav om at planen skal være basert på en overordnet risiko- og vesentlighetsvurdering: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Formålet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjennomføre en forvaltningsrevisjon. Den overordnede analysen skal avdekke indikasjoner på avvik eller sårbare områder i forvaltningen, sett i forhold til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne sammenhengen viser risiko til sannsynligheten for og konsekvensene av at det kan forekomme avvik fra for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringer som kommunen har satt for virksomheten. En slik vurdering vil i stor grad handle om et områdes «iboende» risiko. Med det mener vi den underliggende risikoen virksomheten har før iverksettelse av tiltak og kontroller som kan redusere risikoen. 1 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 5

6 Risiko bør vurderes innenfor alle kommunens vesentlige tjenesteområder. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det utarbeides forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter og kontrollutvalget må avgjøre hvilke prosjekter de ønsker å prioritere i sin plan for forvaltningsrevisjon. 2 I regelverket går det fram at kontrollutvalget skal påse at virksomheten blir gjenstand for forvaltningsrevisjon, og er ansvarlig for å bestille forvaltningsrevisjon av revisjonen. Bestilling av prosjekter for forvaltningsrevisjon skal som hovedregel ta utgangspunkt i utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon som skal vedtas av bystyret.. I henhold til Kommuneloven 77 er forvaltningsrevisjon definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I forskrift om revisjon 7 kan tema for forvaltningsrevisjon være å: vurdere om forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger vurdere om forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive for å nå målene som er satt på området vurdere om regelverket etterleves vurdere om forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige vurdere om beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav vurdere om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd 3 I praksis har kontrollutvalget og bystyret stor frihet til å definere hvordan prosjektene skal utformes gjennom formål og problemstillinger. Forvaltningsrevisjon kan gjennomføres innenfor alle tjenesteområder i kommunen. Hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter kommunen ønsker å gjennomføre skal som nevnt over fremkomme i en plan for forvaltningsrevisjon. 1.2 Metode Denne overordnede analysen og utarbeidelse av analysegrunnlaget ble gjennomført i løpet av to måneder i perioden Dokumentanalyse Dokumentene som er gjennomgått er i hovedsak informasjon fra Bergen kommunes hjemmeside, årsmelding 2011, budsjett 2012 og økonomiplan , forslag til budsjett 2013 og økonomiplan , Levekårsundersøkelsen til Bergen kommune 2011, rapport fra ASSS-nettverket 2011 og 2012 og informasjon fra gjennomførte tilsyn med ulike tjenesteområder i kommunen. Vi har i tillegg gått gjennom noe annen dokumentasjon knyttet til enkeltområder, for eksempel bystyreeller byrådssaker, områdeplaner o.l. Innenfor rammen av prosjektet har vi ikke hatt anledning til å gå inn i all dokumentasjon som foreligger knyttet til de ulike tjenesteområdene. Dette er dokumentasjon som det kan være naturlig å gjennomgå ved en eventuell forvaltningsrevisjon. 2 For en nærmere presentasjon av overordnet analyse, se Kontrollutvalgsboken (KRD 2011) kapittel 6 (tilgjengelig på 3 Forvaltningsrevisjon er regulert i forskrift om revisjon av kommuner 7. Se også 6

7 1.2.2 Statistikk Offentlig statistikk er først og fremst hentet fra KOSTRA, og viser tall fra tjenesteområdene som er gjennomgått i analysen. KOSTRA gir mulighet for å sammenligne tall som gjelder for kommunen med andre storbykommuner. For denne analysens formål er det mest hensiktsmessig å sammenligne tall fra Stavanger, Trondheim og Oslo Intervju og møter Det er gjennomført intervju med et utvalg administrative og politiske ledere i kommunen. Intervjuene har hatt fokus både på generelle utfordringer kommunen står overfor og særskilte utfordringer innen ulike fagområder. Vi har gjennomført intervju med samtlige byråder og representanter fra de respektive byrådsavdelinger. Det er også gjennomført møter med komitelederne med unntak av en, samt byombudet. I tillegg er det sendt ut en forespørsel til alle politiske gruppeledere som er oppfordret til å komme med innspill til analysen enten på telefon eller på e-post. Vi har fått tilbakemelding fra fire gruppeledere Elektronisk spørreundersøkelse Det er sendt ut en elektronisk spørreundersøkelse til alle enhetsledere i kommunen. Svarene fra undersøkelsen er anonymisert. Spørreundersøkelsen ble sendt til 322 ledere og vi mottok svar fra 209 personer innen fristen. Svarene i undersøkelsen er behandlet anonymt. I spørreundersøkelsen svarte lederne på hvilke områder de mener det kan være risiko for manglende måloppnåelse, regeletterlevelse og iverksetting av politiske vedtak og andre føringer fra politisk og administrativt nivå. Representanter fra samtlige byrådsavdelinger har svart på spørreundersøkelsen. Det er variasjon når det gjelder antall respondenter fra hver byrådsavdeling. Av de 209 respondentene som svarte på undersøkelsen tilhører 99 respondenter byrådsavdeling for barnehage og skole og 58 respondenter byrådsavdeling for helse og omsorg. Øvrige byrådsavdelinger er representert med et mindre antall respondenter hver: byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing (18 respondenter), byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (13 respondenter), byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (11 respondenter) og byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø (5 respondenter). I tillegg oppgir 3 respondenter at de tilhører byrådsleders avdeling, og 2 respondenter oppgir at de tilhører kommunale foretak. Ettersom det er få representanter fra byrådsleders avdeling og kommunale foretak er disse ikke tatt med i oversikter der vi sammenligner enheter Prosessmøte med kontrollutvalget Innledningsvis i prosessen ble det gjennomført et risikospill i kontrollutvalget hvor det ble gjort en systematisk vurdering av risikoer innenfor det ulike tjenestesektorene i kommunen. Informasjonen fra prosessmøtet er tatt inn som en del av datagrunnlaget for rapporten. 1.3 Leserveiledning Innspillene som er samlet inn i forbindelse med den overordnede 7

8 analysen er systematisert og fremstilt i dette dokumentet. Dokumentet er ment som et grunnlag for kontrollutvalget for å velge ut og prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekter. I kapittel 1 blir arbeidet med å utarbeide en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse beskrevet, og metodisk framgangsmåte. I kapittel 2 presenteres oversikten over identifiserte risikoområder som er et resultat av undersøkelsene vi har gjort i forbindelse med analysearbeidet. Risikovurderingene danner grunnlag for forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter blir presentert i kapittel 3. Forslagene til prosjekter er ikke presentert i prioritert rekkefølge. Utvalg og prioritering av prosjekter vil fremgå av plan for forvaltningsrevisjon , som legges frem for bystyret. Risikovurderingene og forslag til prosjekter er basert på en overordnet gjennomgang av kommunens tjenesteområder. Sammenstilling av informasjon som er samlet inn ved hjelp av intervju, spørreundersøkelse, dokumentanalyse blir presentert i kapitlene 4 til 12. I kapittel 13 framgår en oversikt over tidligere gjennomført forvaltningsrevisjoner. 8

9 2 Oversikt over identifiserte risikoområder På bakgrunn av innsamlet og analysert informasjon (kap.4-12), vil vi i dette kapittelet oppsummere og vurdere risiko for manglende måloppnåelse, regeletterlevelse, vedtaksoppfølging og internkontroll som er identifisert innen de respektive områder for Bergen kommune som er gjennomgått. Bergen kommune har en kompleks politisk og administrativ struktur som består av ca. 300 resultatenheter med ansatte som har ansvar for et omfattende spekter av tjenester som er regulert av et betydelig sett av lover og regler. I denne analysen fokuserer vi på områder hvor det fremkommer opplysninger eller indikasjoner på spesielle utfordringer knyttet til manglende måloppnåelse, regeletterlevelse og oppfølging av vedtak. Deloitte kan ikke utelukke at andre områder burde eller kunne vært tatt med i oppstillingen nedenfor. Presentasjonen kan ikke tolkes slik at områder som ikke er presentert nedenfor, ikke er forbundet med noen form for risiko. Samtidig mener Deloitte at de viktigste risikoområder i Bergen kommune inngår i analysen. Risikonivå er i tabellene nedenfor farget med rødt som representerer høy risiko eller gult som representerer middels risiko 4 : Fargesymbol Beskrivelse av vurdering av risiko «Høy risiko» På områder som er merket med rødt mener Deloitte på bakgrunn av framlagte data og analyse, at det kan være høy risiko for enten manglende regeletterlevelse (herunder internkontroll jf. kommuneloven 20 nr. 2), måloppnåelse, vedtaksoppfølging eller rapportering. Vurdering av årsak og sannsynlighet for at risikoforholdet oppstår og virkning (konsekvens) danner grunnlag for Deloittes risikovurderingen for hvert område. «Middels risiko» På områder som er merket med gult mener Deloitte på bakgrunn av framlagte data og analyse, at det kan være middels risiko for enten manglende regeletterlevelse (herunder internkontroll jf. kommuneloven 20 nr. 2), måloppnåelse, vedtaksoppfølging eller rapportering. Vurdering av årsak og sannsynlighet for at risikoforholdet oppstår og virkning (konsekvens) danner grunnlag for Deloittes risikovurderingen for hvert område. Det er viktig å påpeke at risikovurderingene er skjønnsmessige, og vurderinger er basert på foreliggende informasjon. Kontrollutvalget kan vurdere risikoen knyttet til de ulike områdene som forskjellig fra det som er foreslått her i for forvaltningsrevisjon som blir lagt frem for bystyret. Deloitte har i henhold til revidert prosjektplan kun gjennomført en risikovurdering av de ulike områdene, og har ikke prioritert prosjektene ut fra en vesentlighetsvurdering. Utvalg og rekkefølge på prosjekter vil vedtas av kontrollutvalget og fremkomme i plan for forvaltningsrevisjon. Vi vil understreke at ikke all informasjon som fremkommer er verifisert av kommunen, og bør derfor ikke benyttes til andre formål enn som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon. 4 I en «svart-hvitt» versjon av dokumentet vil en kunne skille mellom en mørk og en lys farge på merkingen. 9

10 2.1 Sektorovergripende områder Sektorovergripende områder Område Årsak Virkning Risiko Kommentar Fullmaktstruktur Spørsmål om Vil kunne føre til uklar Dette området kan kobles fullmaktsstrukturen er ansvars- og til innkjøpsområdet. tilstrekkelig oppdatert oppgavefordeling og hensiktsmessig Samhandling på tvers av tjenesteområder og resultatenheter Samhandling er en viktig forutsetning for likeverdige tjenester og for å sikre gode tjenester til personer med sammensatte problemer Manglende samhandling mellom etater vil kunne gi negativ innvirkning på både måloppnåelse, regeletterlevelse og effektivitet i forvaltningen Dette området kan gjerne sees på innenfor et mer spesifikt tjenesteområde. Balansert målstyring (BMS) Ulik grad av implementering av BMS i avdelingene Utfordringer knyttet til å definere gode måleparametre Fare for at man ikke får informasjon om måloppnåelse/ rapportering Risiko for at politisk vedtak om styringssystemet ikke er gjennomført Risiko for målforskyvning er en pågående prosess, hvor deler av implementeringen skal Dette være ferdig ved utgangen av Internkontroll Ulik bruk av risikoanalyser Det blir stilt spørsmål om kommunen legger til rette for god rapportering og for melding om avvik og kritikkverdige forhold Økonomistyring Det stilles spørsmål om hvorvidt overordnede føringer for økonomistyring blir fullt ut implementert i alle avdelinger Det stilles spørsmål om det er tilstrekkelig med ressurser i økonomiseksjonen Risiko for at ledelsen ikke blir informert om kritikkverdige forhold Risiko for svikt i tjenestekvalitet og måloppnåelse Risiko for manglende regeletterlevelse Risiko for at enhetene ikke når sine budsjetter Kan vanskeliggjøre styring og kontroll av underliggende enheter Kan risikere at pålagte oppgaver ikke gjennomføres pga uoversiktlig ressursbruk er et område som kan undersøkes i forhold til nærmere bestemte Dette tjenesteområder. Basert på spørreundersøkelse og undersøkelsen forøvrig framstår det som mest hensiktsmessig å undersøke økonomistyring i enheter innen barnehage/skole og helse/omsorg. Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon knyttet til finansreglementet i Bergen kommune i Journalføring og offentlighet Ikke alle sakspapirer blir arkivert/ journalført Ulik praksis mellom enheter knyttet til arkivering og offentliggjøring Risiko for at publikum ikke får den informasjonen man har krav på Risiko for at saker ikke blir tilstrekkelig dokumentert for ettertiden Omdømmerisiko knyttet til mål om offentlighet og åpenhet I 2011 ble det også levert en forvaltningsrevisjon om budsjettet som styringsverktøy. Kontrollutvalget har bestilt en forvaltningsrevisjon knyttet til dette temaet i oktober

11 Offentlige anskaffelser Komplisert regelverk Stort omfang av innkjøp Betydelige verdier som forvaltes Risiko for at innkjøp ikke koordineres på hensiktsmessig måte Risiko for at kjøp ikke blir konkurranseeksponert i samsvar med kravene i regelverket Risiko for at kommunen ikke får tilstrekkelig kvalitet på de varer og tjenester som kjøpes inn Det ble i 2006 gjennomført en forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser i Bergen kommune. Kontraktsoppfølging Avtalene kommunen har inngått med tilbydere av varer og tjenester inneholder flere områder som skal følges opp Manglende ressurser og rutiner for oppfølging kan føre til at kontraktsoppfølging og kontroll ikke gjennomføres i tilstrekkelig grad Risiko for at varer/tjenester ikke leveres i henhold til avtale RIsiko for feilfakturering Risiko for økonomiske misligheter (f.eks. ved at tjenesteleverandører brukes privat) Sykefravær og inkluderende arbeidsliv Høyt sykefravær innen enkelte enheter Vil kunne påvirke både tjenestekvalitet og utgifter (i forbindelse med bl.a. behov for innkalling av vikar) Personalforvaltning og HR-strategi Det stilles spørsmål ved om personalforvaltningen i kommunen gjennomføres i henhold til vedtatt HR-strategi Det kommer frem at ikke medarbeidersamtaler alltid blir gjennomført Mangler ved personalforvaltningen vil kunne medføre risiko for sykefravær, høy «turnover» (avgang) mv Prosjektstyring av investeringsprosjekter Budsjetteringen av prosjekter skjer ofte på et tidspunkt kostnadsestimatene er usikre Komplekse, omfattende prosesser å følge opp. Avhengig av prissvingninger i markedet Risiko for økonomisk overforbruk Risiko for at tidsfrister ikke holdes Risiko for at prosjekter ikke fullføres etter planen jf. identifisert risikoområde knyttet til byggeprosjekter under

12 2.2 Finans og eiendom IT-sikkerhet innen utvalgte områder Finans og eiendom Område Årsak Virkning Risiko Kommentar Mange av Vil variere mellom ulike kommunens enheter enheter/avdelinger. behandler fortrolig informasjon og personopplysninger Prosjektstyring i byggeprosjekter Stadig utvikling av ny teknologi/ nye behandlingsformer for opplysninger Budsjetteringen av prosjekter skjer ofte på et tidspunkt kostnadsestimatene er usikre Komplekse, omfattende prosesser å følge opp. Avhengig av prissvingninger i markedet Internleie Intern utleie av kommunal eiendom oppleves som lite hensiktsmessig gjennomført Organisering av arbeidet med eiendom og utbygging Vedlikehold og inneklima i kommunale bygg Opplevd uklar rolle- og ansvarsfordeling Bestillerleverandørmodellen ved nybygg oppleves som lite hensiktsmessig Uklarheter ifm overføring av bygg fra etat for utbygging til etat for Eiendom Stilles spørsmål ved om kommunen har et tilfredsstillende avvikssystem Stort vedlikeholdsetterslep Stilles spørsmål ved om kommunens bygningsmasse er i samsvar med lov og forskrifter Universell utforming er en utfordring Risiko for at data/opplysninger kan komme på avveie eller mistes (risiko knyttet til datas tilgjengelighet, integritet og konfidensialitet) Risiko for økonomisk overforbruk Risiko for at tidsfrister ikke holdes Risiko for at prosjekter ikke fullføres etter planen Kan medføre økte kostnader og mer komplisert saksbehandling innen dette området Kan føre til feilprioriteringer i vedlikeholdsarbeidet Risiko for manglende regeletterlevelse Risiko for at bygg ikke er forsvarlige Risiko for at inneklimaet ikke er tilfredsstillende Det ble i 2009 gjennomført en overordnet forvaltningsrevisjon av informasjonssikkerhet og behandloing av personopplysninger i Bergen kommune. jf. identifisert risikoområde under 13.1 (prosjektstyring) Ny organisering. Bergen kommunale bygg ble omorganisert i 2012 og delt i to nye etater; Etat for eiendom og Etat for utbygging. Dette kan gjelde både offentlige tjeneste bygg og kommunale boliger og er også behandlet under de respektive områder. 12

13 2.3 Sosial, bolig og områdesatsing Samhandling og samordning av tjenester innen sosial, bolig og områdesatsning Sosial, bolig og områdesatsing Område Årsak Virkning Risiko Kommentar Samhandling mellom Risiko for at enhetene oppleves kommunen ikke har som utfordrende tilfredsstillende tilbud i Økende andel brukere med sammensatte behov Forebyggende arbeid Utfordrende å sikre tilstrekkelig prioritering av forebyggende arbeid Internkontroll innenfor sosiale tjenester Samarbeid mellom kommunal og statlig NAV Fylkesmannen har avdekket avvik ifm vedtakspraksis Ikke system for å fange opp at etatene ikke alltid klarer å levere lovpålagte tjenester Stilles spørsmål ved rutiner for rapportering Stilles spørsmål ved om samarbeidet fungerer tilfredsstillende Videreutvikling av samarbeidet vises til som en utfordring tråd med regelverk Risiko for manglende koordinert tjenestetilbud Risiko for manglende måloppnåelse Risiko for manglende regeletterlevelse Risiko for at personer ikke får hjelpen de har krav på Risiko for at brukerne ikke får rette ytelser Risiko for ikke optimal ressursutnyttelse Det ble i 2006 gjennomført en forvaltningsrevisjon av utviklingen i økonomisk sosialhjelp i Tilrettelegging og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet Utfordring å fremskaffe egnede arbeidsrettede tiltak Brukere har rett til å få en arbeidsevnevurdering. Risiko for manglende måloppnåelse Risiko for langvarig behov for sosialhjelp Gjennomføring av introduksjonsprogram for flyktninger Utfordring å øke arbeidsdeltakelse og selvstendighet Blir uttrykt at introduksjonsprogrammet ikke fungerer tilfredsstillende Behov for integreringstiltak Risiko for at flyktninger og innvandrere ikke får et tilfredsstillende tilbud Risiko for manglende måloppnåelse og integrering Byrådsavdelingen planlegger å gjøre en evaluering av introduksjonsprogrammet. Økonomisk rådgivningstjeneste og gjeldsrådgivning Økt etterspørsel Medfører utfordringer når det gjelder kapasitet og kompetanse Risiko for at brukere ikke får den hjelpen de har behov for 13

14 Tjenestetilbud, samhandling og vedtakspraksis til psykisk syke Utfordrende å tilrettelegge tjenester for denne gruppen Samhandlingen mellom etater oppleves ikke som tilfredsstillende Uttrykkes bekymring for om psykisk syke får et tilfredsstillende tjenestetilbud Risiko for manglende regeletterlevelse Risiko for at brukerne ikke får et tilfredsstillende tjenestetilbud Organisering og tjenestetilbud innenfor rusomsorgen Botilbud til psykisk syke og rusmisbrukere Utfordrende å tilrettelegge tjenester for denne gruppen Uttrykkes bekymring for om personer med rusproblemer får et tilfredsstillende tjenestetilbud Mangel på tilrettelagt bolig er en betydelig utfordring Tilrettelagt bolig er en nøkkeltjeneste som påvirker effekten av andre kommunale tiltak Risiko for manglende regeletterlevelse Risiko for at brukerne ikke får et tilfredsstillende tjenestetilbud Risiko for at kommunen ikke har tilfredsstillende tilbud i tråd med regelverk Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjons av bruk av tvang overfor rusmisbrukere i Det ble levert en forvaltningsrevisjonsrapport i 2012 om «Boligetatens boligsosiale tiltak» Rapporten skal legges frem for bystyret i slutten av Brukermedvirkning og utarbeidelse av individuelle planer Utfordring å sikre økt grad av brukermedvirkning på alle nivåer i sosialtjenesten Ikke alle har fått tilbud om utarbeidelse av individuell plan Risiko for manglende regeletterlevelse og måloppnåelse Risiko for at brukerne ikke blir behandlet i samsvar med de krav som stilles til tjenestene Vedlikeholdsetterslep på kommunale utleieboliger Vedlikeholdsetterslep i størrelsesorden på kr. 200 mill. i 2009 Generelt store utfordringer knyttet til vedlikeholdsetterslep ved kommunale bygg Risiko for at kommunen ikke har en kostnadseffektiv forvaltning av kommunale utleieboliger Risiko for at kommunale utleieboliger ikke er i tilfredsstillende stand 14

15 2.4 Byutvikling, klima og miljø Byutvikling, klima og miljø Område Årsak Virkning Risiko Kommentar Komplekst fagområde Manglende Strenge lovkrav internkontroll vil gi risiko for regelbrudd, brutte tidsfrister, ujevn kvalitet på saksbehandlingen Kvalitet og internkontroll innen byggesak og private planer Kontrollutvalget har bestilt prosjektplan for forvaltningsrevisjon knyttet til temaet i Tidligere er det gjennomført flere forvaltningsrevisjoner knyttet til dette området, bl.a. Service og informasjon innen byggesak og private planer Stor arbeidsmengde Organisering Utfordringer for service, bl.a. tilgjengelighet på telefon Effektivitet i saksbehandlingen i byggesaksavdelingen i Bergen kommune (2010) Svartediksveien 23 (2008) Byggesak ulovlighetsoppfølging (2007) Oppfølging av bystyrevedtak , Regulering av Storetveitåsen (2007) Selvkost innen byggesaker og private planer Komplekst fagområde Stor arbeidsmengde Høye gebyrer for saksbehandlingen sammenlignet med andre kommuner Rekruttering Problemer knyttet til å rekruttere tilstrekkelig med ansatte med riktig fagkompetanse Kan gjøre det vanskelig for byrådsavdelingen å nå sine mål og å gjennomføre sine oppgaver Gjelder bl.a. rekruttering til byggvedlikehold og byggesak og planer. Måling og rapportering knyttet til klima og miljø Utfordrende å finne gode mål i arbeidet med miljø og klima Kan gjøre at miljø- og klimarapportering oppleves som mindre relevant Mindre kunnskap om i hvilken grad miljøtiltakene har effekt Selvkost knyttet til Bergen Vann KF Bergen Vann leverer tjenester til andre (enn Vann- og avløpsetaten), på kommersiell basis. Øker risiko for at selvkostgebyret ikke gjenspeiler de reelle kostnadene ved å levere tjenesten til innbyggerne/brukerne i kommunen Veivedlikehold Økt vegetasjonsvekst og nedbør Økt antall bekymringsmeldinger knyttet til rasfare Større vedlikeholdsbehov på kommunale veier Økt vedlikeholdsetterslep Risiko for å ikke nå kommunale mål på området 15

16 Kulturminnevern Oppleves som utfordrende å nå målene knyttet til bevaring av historiske kultuminner Risiko for at man ikke i tilstrekkelig grad klarer å følge opp vedlikeholdsbehovet for kulturminner og å bevare av monumentalbygninger. Byggvedlikehold Stor mengde bestillinger til etaten Opplevd uklarhet i rolle- og ansvarsforhold Uklare rolle- og ansvarsforhold kan virke negativt inn på enhetens måloppnåelse har blitt gjennomført forvaltningsrevisjon innen etaten i Det Fra 2013 skal alle bestillinger av vedlikeholdstjenester gå gjennom Etat for eiendom. 2.5 Kultur, næring, idrett og kirke Anskaffelser innenfor kultur og idrett Kultur, næring, idrett og kirke Område Årsak Virkning Risiko Kommentar Utfordrende regelverk, Risiko for brudd på Det ble i 2012 spesielt innen disse regelverk gjennomført en områdene Omdømmerisiko forvaltningsrevisjon Spesielle utfordringer knyttet til habilitet Tilskuddsforvaltning innenfor kultur og idrett Måloppnåelse på næringsområdet Saksbehandling, system og rutiner for journalføring innenfor landbruk Utfordrende saksbehandling Utfordringer knyttet til habilitet Kommunen skal utøve kontroll med bruken av tilskudd IKT systemet ikke hensiktsmessig Utfordrende å følge opp handlingsplaner knyttet til næringsutvikling Utfordrende ressurssituasjon, begrenset kapasitet og kompetanse Behov for juridisk kompetanse System og rutiner for journalføring og saksbehandling er ikke tilstrekkelig implementert Risiko for manglede måloppnåelse Risiko for at feil bruk av kommunen sine midler Risiko for manglede måloppnåelse Risiko for at kvaliteten på tjenesten ikke er tilfredsstillende Risiko for manglende regeletterlevelse knyttet til internkontroll i Byråadavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Etaten har vært i en omstillingsfase. Bystyret vedtok å opprette landbruk som etat innen BKNI i juni

17 2.6 Barnehage og skole Realisering av barnehageutbyggingsplanen Barnehage og skole Område Årsak Virkning Risiko Kommentar Utfordrende å sikre Manglende tilstrekkelig måloppnåelse og barnehagedekning i regeletterlevelse samsvar med mål og regelverk Tilskuddsmodell for private barnehager Sykefravær og bruk av vikarer i barnehager Bruk av ekstra ressurser til styrket tilbud til førskolebarn Kommunen som tilsynsmyndighet på barnehageområdet Tildelingsmodellen for grunnskoler Enhetlig skole- og klasseledelse Det blir pekt på utfordringer på å utarbeide en modell som sikrer tilstrekkelig likebehandling av barnehageaktørene Regelverket for utregning av tilskudd er komplekst Økonomiske konsekvenser ved ev feilberegninger Risiko for ulikhet i kvalitet Høyt sykefravær Risiko for redusert Manglende kvalitet på tjenesten vikarbudsjett reduserer Risiko for regelbrudd kvaliteten i tjenesten ved sykefravær Utfordrende å gi et individuelt tilbud og sikre god kvalitet Bergen kommune ligger lavere enn utvalgte andre kommuner på andelen som får oppfølging Viktig tilbud i et forebyggende perspektiv Manglende informasjon om identifiserte avvik og hvordan disse følges opp Uklart hvilke sanksjonsmuligheter kommune har ved avdekking av avvik Utfordring å utarbeide en modell som ivaretar alle hensyn og sikrer likebehandling av skolene Avgjørende for gode læringsresultat Ulikheter mellom skoler Innføring av ny modell fra 2010 Risiko for at kvaliteten på tjenestene ikke er i samsvar med regelverket og behov for tjenester Risiko for manglende måloppnåelse knyttet til tidlig innsats Risiko for at sviktende kvalitet i barnehagene Risiko for at noen skoler ikke har tilstrekkelig ramme til å utføre oppgavene sine i samsvar med mål, vedtak og regelverk Risiko for svake læringsresultater Manglende effektivitet i organiseringen av arbeidet Ny modell implementeres nå. Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon om håndtering av egenbetaling innenfor SFO og barnehageområdet i

18 Sykefravær og bruk av vikarer i grunnskolen Høyt sykefravær Kostnader knyttet til vikarbruk Ikke alltid budsjett i skolene til å erstatte syke lærere med vikarer Vanskelig å nå budsjett Manglende kvalitet på opplæring Tilpasset opplæring og spesialundervisning i grunnskolen Utfordrende å gi tilstrekkelig grad av tilpasset opplæring Opplevelse av at det er liten tid til pedagogisk planlegging Økende andel elever som får spesialundervisning Risiko for at tjenestetilbudet ikke er godt nok Tiltak for barn som trenger spesialundervisning iverksettes for seint Avhengig av samhandling mellom skole og PPT Risiko for manglende regeletterlevelse Risiko for at barn ikke får den undervisningen som de har krav på Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon av spesialundervisning i Enhetlig vurderingsarbeid i skolen Gjennomføring av Tidlig innsats Vurderingsarbeidet preges av stor ulikhet mellom skoler Viktig forebyggende arbeid Viktig satsningsområde som krever stor grad av samhandling mellom barnehage og skole Det opplyses at tidlig innsats kan bli nedprioritert som følge av begrenset kapasitet Vanskelig å sammenligne og vurdere resultat Risiko for manglende måloppnåelse Risiko for at behov hos elever ikke blir fanget opp på et tidlig stadium Risiko for at en ikke klarerer å redusere behovet for spesialundervisning Gjennomføring og oppfølging av vedlikehold og helseverngodkjenning av skolebygg 18 skoler er pr dags dato ikke helseverngodkjente Stort vedlikeholdsetterslep Ikke tilfredsstillende inneklima Uklar rolle- og ansvarsfordeling mellom etater Utfordringer knyttet til avvikssystem Utfordrende å etterleve HMS-krav Risiko for manglende regeletterlevelse Risiko for at det fysiske arbeidsmiljøet og inneklimaet ikke er tilfredsstillende Risiko for at elever/ansatte får plager eller forverret helsetilstand Mye fokus på området i kommune og blant innbyggerne. Organisering og kvalitet i tilbudet om særskilt språkopplæring Bekymring for kvaliteten på tjenesten som følge av at Nygård skole legges ned Utfordrende å overføre relevant kompetanse til skolene etter desentraliseringen Risiko for at barn ikke får den opplæringen som de har krav på Risiko for at kvaliteten på tjenestene ikke er i samsvar med krav i regelverk 18

19 Journalsystem, IT sikkerhet og personvern innenfor barnehage og skole Utfordring å oppbevare personopplysninger Ikke tilfredsstillende journalsystem Mangler klare retningslinjer som sikrer at regelverk om personvern etterleves Nye system for at mapper skal følge elevene setter økt krav til IT sikkerhet og personvern Risiko for brudd på regelverk knyttet til personvern Psykososialt arbeidsmiljø i grunnskolen, vedtak om tiltak og klagebehandling Utfordrende å ha gode nok system og rutiner for å fange opp mobbing og iverksette tiltak Blir ikke alltid fattet vedtak og informert om klageadgang ved foreldrehenvendelser Tilsyn fra fylkesmannen viser avvik knyttet til psykososialt arbeidsmiljø ved flere grunnskoler Risiko for at det psykososiale arbeidsmiljøet i skolene ikke er tilfredsstillende Risiko for brudd på regelverk ifm saksbehandling Fylkesmannen gjennomførte tilsyn knyttet til elevene sitt psykososiale arbeidsmiljø ved seks grunnskoler i Enhetlig saksbehandling i PP-tjenestene og vedtakspraksis på skolene Utfordring med ventetid og å overholde tidsfrister Manglende personalressurser Ulik organisering av PPT-kontorene Risiko for brudd på regelverket Risiko for at barn ikke får den oppfølgingen som de har krav på Planlagt evaluering av organiseringen av PPT. 2.7 Helse og omsorg Internkontroll i barnevernet Helse og omsorg Område Årsak Virkning Risiko Kommentar Økt antall meldinger Risiko for brudd på I 2010 ble det levert en Stort press på regelverket forvaltningsrevisjonsrapport om Bergen saksbehandlingskapasiteten måloppnåelse kommunes etterlevelse Risiko for manglende Innfrir ikke alle Risiko for at tilbudet av FNs barnekonvensjon lovpålagte frister ikke er likeverdig og vurdering av Ulikheter mellom internkontroll. bydeler Risiko for at barn ikke får den hjelp som de har krav på Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon av barnevern i Bergen kommune i

20 Tilsyn, oppfølging og kontroll med fosterhjemsplasseringer Krav om økt bruk av fosterhjem Innfrir ikke krav til besøk og tilsyn av fosterhjem Innfrir ikke krav til at alle barn skal ha tilsynsfører Regelbrudd Manglende måloppnåelse Risiko for at det ikke avdekkes om barn ikke får nødvendig oppfølging i fosterhjem Risiko for at barn ikke får den hjelp de har krav på Anskaffelser og oppfølging av tiltak fra private leverandører av barneverntjenester Strenge krav til gjennomføring av anskaffelser Utfordrende å følge opp Risiko for brudd på anskaffelsesregelverket Risiko for at kvaliteten på tjenestene ikke er i samsvar med kravene til kommunen Refusjonskrav fra Bufetat Stilles spørsmål om alle utgifter som kommunen har krav på blir refundert av Bufetat Risiko for at kommunen ikke får de inntekter den har krav på Psykisk helsetjeneste til barn og unge og oppfølging av barn med store og sammensatte problem Ny organisering Avhengig av samhandling mellom flere enheter Utfordrende ansvarsdeling Ulikheter mellom bydeler Viktig forebyggende arbeid Manglende samordning av tjenester Ikke likeverdig tilbud Risiko for at barn ikke får den hjelp de har krav på Problemene og hjelpebehovet blir større på et senere tidspunkt Har ny organisering. Likeverdig skolehelsetjeneste Viktig forebyggende arbeid Mange enheter og utfordrende å sikre et likeverdig tilbud Ikke likeverdig tilbud Risiko for at barn og unge ikke får den hjelp de har krav på Problemene og hjelpebehovet blir større på et senere tidspunkt Ble styrket i budsjett for Saksbehandlingstid, effektuering og kvalitet på vedtak Spørsmål om vedtakene er i samsvar med lov og regelverk Lang tid fra vedtak fattes til de effektueres Spørsmål om det er samsvar mellom vedtak og tjenesten som utføres Spørsmål om det er lik praksis på tvers av forvaltningsenhetene Risiko for brudd på regelverk Risiko for at brukerne ikke får de tjenester de har krav på Risiko for manglende likeverdighet i tjenestene mellom bydeler Internkontroll på aldersog sykehjem Spørsmål om det eksisterer gode nok styrende dokumenter, prosedyrer og rutiner Utfordringer knyttet til å få alle til å ta i bruk avviksmeldesystem og å følge opp avvik Risiko for brudd på regelverk Manglende kontroll på kvaliteten i tjenestene Risiko for at brukerne ikke får de tjenester de har krav på 20

21 Forvaltning av klientmidler og beboermidler Kvalitet i eldreomsorgen etterlevelse av verdighetsgarantien Risiko for misligheter Blir jevnlig avdekket tilfeller av urettmessig bruk av beboermidler Stilles spørsmål om det er tilstrekkelig fokus på ernæring og omsorg Brudd på regelverket Urettmessig bruk av klient/beboermidler Risiko for manglende kvalitet i eldreomsorgen Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon av håndtering av penger til beboerer i kommunens bofellesskap i Brukermedvirkning og bruk av tvang Utfordrende område Avvik avdekkes ofte i tilsyn Utfordrende å etablere en lik oppfatning Brudd på regelverket Risiko for at brukerne ikke blir behandlet i samsvar med de krav som stilles til tjenestene Gjennomføres tilsyn på dette området. Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjons av bruk av tvang overfor rusmisbrukere i Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg Økt bruk av private leverandører av helsetjenester Strenge krav til gjennomføring av anskaffelser Utfordrende å følge opp kontrakter Krav til lønns- og arbeidsvilkår Risiko for brudd på anskaffelsesregelverket Risiko for at kvaliteten på tjenestene ikke er i samsvar med kravene til kommunen Risiko for brudd på lønns- og arbeidsvilkår Bergen Hjemmetjeneste KF Økonomiske utfordringer Samhandling mellom kommune og foretak Prising av tjenester Nedgang i antall vedtak og vedtakstimer Høyt sykefravær Høy grad av vikarbruk Stor andel spesielt utfordrende brukere Risiko for at foretaket ikke klarer å drifte tjenestene i samsvar med målsettingene og krav til budsjettbalanse Bemanning, sykefravær og vikarbruk innenfor eldreomsorg Høyt sykefravær Stor grad av vikarbruk Utfordringer med ufaglært arbeidskraft Økonomiske konsekvenser av sykefravær og vikarbruk for kommunen Konsekvenser for kvalitet i tjenestene Legemiddelhåndtering på alders- og sykehjem Avvik avdekkes ofte i tilsyn Stor grad av vikarbruk og utfordrende å gi tilstrekkelig opplæring Fare for liv og helse Utarbeidelse av individuelle planer (IP) Mange brukere med store og sammensatte problemer Ikke tilstrekkelig med brukere som har fått utarbeidet individuell plan innen flere tjenesteområder Brudd på regelverket Manglende koordinert tjenestetilbud for brukere med komplekse og langvarige problemer Fullmaktstruktur og håndtering av mindre innkjøp Det blir påpekt at fullmaktstrukturen ikke er oppdatert Risiko for at mindre innkjøp ikke håndteres på en god måte 21

22 Journalføring, pasientdokumentasjon og IT sikkerhet Utfordringer knyttet til å sikre tilfredsstillende journalføring og pasientdokumentasjon Risiko knyttet til IT sikkerhet Anbefalt å gjøre en vurdering av journalsystemet Manglende dokumentering av pasientinformasjon kan føre til fare for liv og helse Brudd på regelverk knyttet til personvern Støttekontakt og avlastningstjeneste til utviklingshemmede barn og unge Utfordrende å dekke behov for støttekontakt og avlastningstjeneste Ulike praksis mellom bydeler Ny organisering og normering Flere pårørende har reagert på manglende tilbud Manglende botilbud Brudd på regelverk Fare for at brukerne ikke får tjenester de har krav på Ikke likeverdige tjenester Ny organisering er i ferd med å tre i kraft. Legedekning i sykehjem, organisering og ansvarsdeling Påpekt uheldig ansvarsdeling mellom etaten som organiserer leger og sykehjem Anbefalt å gjøre en vurdering av organiseringen Manglende kontroll med legeressurser på sykehjem Fare for kvalitet på helsetjenestene Likeverdige ergo- og fysioterapitjenester Økt i omfang Utfordring å sikre likeverdig tjenestetilbud Utfordring knyttet til tilgjengelighet Påpekt at det kan være for mange enheter Manglende likeverdighet i tjenestene Utfordringer knyttet til effektivitet i tjenestene Forslag til ny organisering. Forvaltning av avtaler med privatpraktiserende fysioterapeuter En viktig del av fysioterapitilbudet i kommunen Utfordringer knyttet til standardisering av rutiner knytte til utlysning og tildeling av avtaler Risiko for ulik praksis knyttet til utlysning og tildeling Kommunens tilpasning til samhandlingsreformen Nye roller og oppgaver Ansvar for sykere pasienter med større krav til oppfølging Tidspress og kapasitetsmangel Utfordringer knyttet til vedtaksarbeid, overføring og pasientdokumentasjon Økonomisk belasting for kommunen Fare for at brukerne ikke får de tjenester de har krav på ved utskrivelse Helseverngodkjenning av skoler og barnehager Flere skoler og barnehager er ikke helseverngodkjent Brudd på regelverk Fare for utilfredsstillende inneklima og arbeidsmiljø for elever og barnehagebarn Mye fokus på området i kommune og blant innbyggerne. 22

23 2.8 Andre områder Bruk av risikovurderinger i brannvesenet Andre områder Område Årsak Virkning Risiko Kommentar Det stilles spørsmål Vil kunne øke risikoen ved hvorvidt knyttet til brann- og tilsynsarbeidet baserer eksplosjonsvern. seg i tilstrekkelig grad på gjennomførte risikoanalyser Saksbehandling og kontroll av skjenkesaker Bergen og Omland havnevesen (BOH) Stor saksmengde Omfattende kontrollvirksomhet BOH har en omfattende drift og en rekke ulike oppgaver. Virksomheten er skilt ut som et interkommunalt samarbeid Øker risiko for feil knyttet til saksbehandling av søknader og gjennomføring av kontroll Virksomhetens beskaffenhet gjør at det kan oppstå uklarheter knyttet til grenseoppgang mellom BOH og kommunen, bl.a. når det gjelder økonomi og oppfølging av bystyrets vedtak/intensjoner. Det ble levert en forvaltningsrevisjon i 2012 «Helhetlig gjennomgang av Bergen og Omland Havnevesen delrapport Salgsområdet 2010» I 2011 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon av «Habilitet i Bergen kommune og i Bergen og Omland Havnevesen» 23

24 3 Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt På bakgrunn av de analyser og risikovurderinger som er gjennomført er det identifisert flere områder som etter Deloittes mening kan representerer høy grad av iboende risiko, og hvor kontrollutvalget bør vurdere å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekter i Bergen kommune. Forslagene danner grunnlaget for prioriteringen som kontrollutvalget skal gjøre. Kontrollutvalget står fritt til å legge til og endre på prosjektene som er skisserte under. 3.1 Prosjekter som er kategorisert med høy iboende risiko I tabellen nedenfor presenterer vi potensielle prosjekter hvor det er vurdert høy iboende risiko på området. Presentasjonen inneholder ikke noen form for prioritering eller vesentlighetsvurdering, men er en opplisting av potensielle prosjekter under hvert område. Prosjekter innen finans og eiendom 1 Forvaltningsrevisjon av internkontroll innen utvalgte områder 2 Forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser innen utvalgte områder 3 Forvaltningsrevisjon av kontraktsoppfølging innen utvalgte områder 4 Forvaltningsrevisjon av informasjonssikkerhet innen utvalgte områder 5 Forvaltningsrevisjon av prosjektstyring i byggeprosjekter 6 Forvaltningsrevisjon av organisering av arbeidet med eiendom og utbygging Nøkkelpunkter System og rutiner Risikoanalyser Meldekultur Rapportering Oppfølging Organisering System og rutiner Regeletterlevelse System og rutiner Organisering Oppfølging av leveranse Oppfølging av krav i kontrakten Tilgjengelighet, konfidensialitet, integritet for personopplysninger og helseopplysninger Kunnskap om og etterlevelse av interne retningslinjer. Organisering System og rutiner Måloppnåelse Økonomistyring Rapportering, Bestiller/leverandørmodell, Rolle- og ansvarsfordeling, 24

25 7 Forvaltningsrevisjon av vedlikehold og inneklima i kommunale bygg Regeletterlevelse Avvikssystem Inneklima Universell utforming Prosjekter innen sosial, bolig og områdeforvaltning 8 Forvaltningsrevisjon av internkontroll innenfor sosiale tjenester 9 Forvaltningsrevisjon av tjenestetilbud, samhandling og vedtakspraksis til psykisk syke 10 Forvaltningsrevisjon av organisering og tjenestetilbud innenfor rusomsorgen 11 Forvaltningsrevisjon av botilbud til psykisk syke og rusmisbrukere 12 Forvaltningsrevisjon av vedlikehold av kommunale utleieboliger Prosjekter innen byutvikling, klima og miljø 13 Forvaltningsrevisjon av service og informasjon innen byggesak og private planer 14 Forvaltningsrevisjon av selvkost innen byggesak og private planer Prosjekter innen kultur, næring, idrett og kirke 15 Forvaltningsrevisjon av tilskuddsforvaltning innenfor kultur og idrett Nøkkelpunkter System og rutiner Saksbehandling Avviksmeldingssystem Sammenligne bydeler Organisering og samhandling System og rutiner Saksbehandling knyttet til tjenestetildeling Tjenestetilbud Organisering og samhandling System og rutiner Saksbehandling knyttet til tjenestetildeling Tjenestetilbud System og rutiner Saksbehandling Kapasitet Tjenestetilbud Planarbeid Etterslep System og rutiner Avviksmeldingssystem Nøkkelpunkter Organisering Måloppnåelse System og rutiner Tilgjengelighet System og rutiner Organisering Nøkkelpunkter System og rutiner for tildeling av tilskudd Habilitet Oppfølging av tildelte tilskudd 25

26 Prosjekter innen barnehage og skole 16 Forvaltningsrevisjon av sykefravær og bruk av vikarer i barnehager 17 Forvaltningsrevisjon av tilpasset opplæring og spesialundervisning i grunnskolen 18 Forvaltningsrevisjon av gjennomføring og oppfølging av vedlikehold og helseverngodkjenning av skolebygg 19 Forvaltningsrevisjon av journalsystem, IT-sikkerhet og personvern innenfor skole og barnehage 20 Forvaltningsrevisjon av elevenes psykososiale arbeidsmiljø, vedtak om tiltak og klagebehandling 21 Forvaltningsrevisjon av enhetlig saksbehandling i PPtjenestene og vedtakspraksis på skolene Prosjekter innen helse og omsorg 22 Forvaltningsrevisjon av internkontroll i barneverntjenesten 23 Forvaltningsrevisjon av tilsyn, oppfølging og kontroll med fosterhjemsplasseringer 24 Forvaltningsrevisjon av psykisk helsetjeneste til barn og unge og oppfølging av barn med store og sammensatte problemer 25 Forvaltningsrevisjon av forvaltningsenhetene knyttet til saksbehandlingstid, effektuering og kvalitet på vedtak Nøkkelpunkter Personaloppfølging System og rutiner System og rutiner Regeletterlevelse Sammenligning av skoler Planer System og rutiner Organisering System og rutiner Håndtering av personvern (elevinformasjon) System og rutiner Planer og tiltak Saksbehandling Sammenligning av skoler Samhandling System og rutiner Saksbehandling Sammenligning av praksis på skoler og PPT kontor Nøkkelpunkter System og rutiner Saksbehandling Avviksmeldingssystem Rapportering Organisering System og rutiner Regeletterlevelse Organisering Samhandling System og rutiner Bruk av individuell plan System og rutiner Saksbehandling Gjennomføring av tiltak i samsvar med vedtak 26

27 26 Forvaltningsrevisjon av internkontroll på alders- og sykehjem 27 Forvaltningsrevisjon av brukermedvirkning og bruk av tvang innen helse og omsorg 28 Forvaltningsrevisjon av anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg System og rutiner Risikovurdering Avviksmeldingssystem Regeletterlevelse Rapportering System og rutiner Regeletterlevelse Avviksmeldingssystem Organisering System og rutiner Regeletterlevelse Oppfølging av leveransekvalitet og krav i kontrakter 29 Forvaltningsrevisjon av Bergen Hjemmetjeneste KF Samhandling med andre enheter i kommunen Kommunens oppfølging Økonomi Sykefravær og vikarbruk Oppfølging av vedtak 30 Forvaltningsrevisjon av bemanning, sykefravær og vikarbruk innenfor eldreomsorg 31 Forvaltningsrevisjon av legemiddelhåndtering på alders- og sykehjem 32 Forvaltningsrevisjon av utarbeidelse av individuelle planer (IP) innenfor ulike avdelinger i Bergen kommune 33 Forvaltningsrevisjon av journalføring, pasientdokumentasjon og IT-sikkerhet innen helse og omsorg 34 Forvaltningsrevisjon av legedekning i sykehjem, organisering og ansvarsfordeling Organisering System og rutiner Bemanningsnorm Oppfølging av medarbeidere Kompetanse System og rutiner Regeletterlevelse Håndtering av sykefravær og vikarbruk Organisering Samhandling System og rutiner Sammenligne avdelinger System og rutiner Regeletterlevelse Etterlevelse av interne retninglinjer Organisering Samhandling System og rutiner Kapasitet 27

28 35 Forvaltningsrevisjon av kommunens tilpasning til samhandlingsreformen 36 Forvaltningsrevisjon av helseverngodkjenning av skoler og barnehager Organisering Samhandling System og rutiner Tjenestetilbud Økonomiske konsekvenser Plan Etterslep System og rutiner 3.2 Andre prosjekter Prosjekt 1 Forvaltningsrevisjon av økonomistyring innen utvalgte områder 2 Forvaltningsrevisjon av innføringen av balansert målstyring i ulike avdelinger 3 Forvaltningsrevisjon av sykefravær og inkluderende arbeidsliv 4 Forvaltningsrevisjon av personalforvaltning og HR-strategi 5 Forvaltningsrevisjon av praksis for internleie 6 Forvaltningsrevisjon av forebyggende arbeid 7 Forvaltningsrevisjon av samarbeid mellom kommunal og statlig NAV 8 Forvaltningsrevisjon av tilrettelegging og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet 9 Forvaltningsrevisjon av gjennomføring av introduksjonsprogram for flyktninger 10 Forvaltningsrevisjon av økonomisk rådgivningstjeneste og gjeldsrådgivning 11 Forvaltningsrevisjon av måling og rapportering knyttet til klima og miljø 12 Forvaltningsrevisjon av selvkost knyttet til Bergen Vann KF 13 Forvaltningsrevisjon av arbeidet med kulturminnevern 14 Forvaltningsrevisjon av anskaffelser innenfor kultur og idrett 15 Forvaltningsrevisjon av måloppnåelse på næringsområdet 16 Forvaltningsrevisjon av saksbehandling, system og rutiner for journalføring innenfor landbruk 17 Forvaltningsrevisjon av realisering av barnehageutbyggingsplanen 18 Forvaltningsrevisjon av tilskuddsmodell for private barnehager 19 Forvaltningsrevisjon av bruk av ekstra ressurser til styrket tilbud til førskolebarn 28

29 20 Forvaltningsrevisjon av kommunen som tilsynsmyndighet på barnehageområdet 21 Forvaltningsrevisjon av tildelingsmodellen for grunnskoler 22 Forvaltningsrevisjon av enhetlig skole- og klasseledelse 23 Forvaltningsrevisjon av enhetlig vurderingsarbeid i skolen 24 Forvaltningsrevisjon av gjennomføring av tidlig innsats 25 Forvaltningsrevisjon av organisering og kvalitet i tilbudet om særskilt språkopplæring 26 Forvaltningsrevisjon av anskaffelser og oppfølging av tiltak fra private leverandører av barneverntjenester 27 Forvaltningsrevisjon av system og rutiner for innkreving av refusjon fra Bufetat 28 Forvaltningsrevisjon av likeverdig skolehelsetjeneste 29 Forvaltningsrevisjon av forvaltning av klientmidler og beboermidler 30 Forvaltningsrevisjon av kvalitet i eldreomsorgen etterlevelse av verdighetsgarantien 31 Forvaltningsrevisjon av fullmaktstruktur og håndtering av mindre innkjøp innen helse og omsorg 32 Forvaltningsrevisjon av støttekontakt og avlastningstjeneste til utviklingshemmede barn og unge 33 Forvaltningsrevisjon av forvaltning av avtaler med privatpraktiserende fysioterapeuter 34 Forvaltningsrevisjon av veivedlikehold 35 Forvaltningsrevisjon av likeverdige ergo- og fysioterapitjenester 36 Forvaltningsrevisjon av saksbehandling og kontroll av skjenkesaker 29

30 OM TJENESTEROMRÅDENE 30

31 4 Om Bergen kommune 4.1 Organisasjon Bergen kommune har over ansatte (mer enn årsverk), og er regionens største arbeidsgiver. 5 Ettersom Bergen er en stor kommune, blir byen i mange sammenhenger delt inn i bydelene Arna, Bergenhus, Laksevåg, Åsane, Fana, Fyllingsdalen, Årstad og Ytrebygda. Bergen kommunes administrasjon er delt inn i ulike byrådsavdelinger: Byrådsleders avdeling Byrådsavd. for finans, eiendom og eierskap Byrådsavd. for sosial, bolig og områdesatsing Byrådsavd. for kultur, næring, idrett og kirke Byrådsavd. for byutvikling, klima og miljø Byrådsavd. for barnehage og skole Byrådsavd. for helse og omsorg Bergen kommune har innført en modell med to administrative myndighetsnivåer, dvs. en konsernledelse bestående av kommunaldirektørene og seksjoner, og et resultatenhetsnivå med delegerte fullmakter innenfor klare ansvars- og resultatområder (etater, resultatenheter, virksomheter). Delegasjonslinjen er som følger: Byrådet Fagbyråd Kommunaldirektør Etatsleder/resultatenhetsleder Etatene er underlagt byrådet og skal gi faglige vurderinger og sørge for den daglige driften innen sitt spesialområde. Byråden kan instruere etatene gjennom sin byrådsavdeling, men er ikke direkte ansvarlig for etatene overfor Bystyret. Virksomheter som er tjenesteytende, omfatter hele byen eller har et særskilt fagansvar, organiseres ofte som etater eller fagavdelinger. Resultatenhetslederne har fått vide fullmakter og et selvstendig økonomiansvar, herunder følger ansvar for drift av tjenestene, ansvar for kvalitet på tjenestene, samt et arbeidsgiveransvar i forhold til medarbeiderne. Resultatenhetslederne rapporterer til kommunaldirektør innenfor sitt virkeområde. 6 Flere i undersøkelsen viser til at fullmaktstrukturen i kommunen ikke er gjennomgått i senere år og at det derfor kan være en risiko for at den ikke fungerer etter intensjonen, eller at organisasjonen har utviklet seg slik at det er behov for en klargjøring av fullmaktstrukturen. Flere viser også til at det er en utfordring å sikre tilstrekkelig samhandling på tvers av etater og resultatenheter i kommunen. Konsekvensen av dette er at en ikke alltid får tilstrekkelig likhet i tjenestene som gis i ulike resultatenheter og bydeler, og at en ikke får koordinert tjenestene godt nok på tvers av tjenesteområder. Dette er spesielt utfordrende for personer med alvorlige og sammensatte problemer, som har behov for samordnede tjenester. Dette vil bli behandlet videre under de ulike tjenesteområdene dette gjelder. Bergen kommune har i dag tre kommunale foretak (KF): Bergen Bolig og Byfornyelse KF Bergen Hjemmetjenester KF Bergen Vann KF I motsetning til IKS og AS er et kommunalt foretak en del av kommunen som rettssubjekt. Dette innebærer bl.a. at bystyret er direkte overordnet foretaket, og det vil ikke være noe skille mellom 5 Bergen kommune. Forslag til budsjett 2012 / Økonomiplan s

32 foretakets og kommunens økonomi. Foretaket drives som en del av kommunens virksomhet, og dets budsjett og økonomiplan må vedtas av kommunestyret. De enkelte foretakene er omtalt under de tjenesteområdene hvor de tematisk hører hjemme. Flere i undersøkelsen viser til at Bergen kommune har lave kostnader knyttet til administrasjon. Dette blir bekreftet av tall fra KOSTRA, som viser at kommunen bruker en mindre andel av totale netto driftsutgifter til administrasjon og styring, enn det som er tilfellet i Stavanger, Oslo og Trondheim. Den prosentvise bruken av netto driftsutgifter til administrasjon og styring er også redusert i Bergen de siste årene, fra 7 % i 2009 til 6 % i Bergen Stavanger Oslo Trondheim Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i % av totale netto driftsutg 6 6,8 7 7,3 8,6 7,8 4.2 Finansielle nøkkeltall KOSTRA-tallene i tabellen under viser at Bergen har hatt et positivt netto driftsresultat de siste tre årene. I 2009 var det så vidt positivt (0,1 %), mens det i 2010 og 2011 gikk noe opp og var på hhv 1,6 % og 1,4 %. Dette er lavere driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, sammenlignet med Stavanger, Oslo og Trondheim. Fylkesmannen har påpekt at dette er lavere enn anbefalingene om positivt netto driftsresultat på minst 3 % av brutto driftsinntekter. 7 Videre påpeker fylkesmannen at den pålagte opptrappingen av overføring av momskompensasjon til finansiering av investeringer fram til 2014 vil føre til lavere driftsrammer for kommunen. Bergen Stavanger Oslo Trondheim Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 1,4 1,6 0,1 3,3 3,1 3,2 Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter 169,5 153,2 144,8 160,6 151,5 206,3 Skatt på inntekt og formue (inkludert naturressursskatt) i % av brutto driftsinntekter ,2 53,5 52,8 36,7 Statlig rammeoverføring i % av brutto driftsinntekter 28,2 14,2 14,7 17,5 18,4 27,2 Andre statlige tilskudd til driftsformål i % av brutto driftsinntekter 2,2 10,1 10,4 1,6 3,7 3,3 Eiendomsskatt i % av brutto driftsinntekter 1,1 1,1 1, Salgs- og leieinntekter i % av brutto driftsinntekter 13,4 12,5 12,6 13, ,7 Andre driftsinntekter i % av brutto driftsinntekter 12,1 16,1 15,9 11,8 13,1 14 Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per innbygger Netto driftsutgifter i kroner per innbygger Brutto driftsinntekter i kroner per innbygger Frie inntekter i kroner per innbygger Netto lånegjeld i kroner per innbygger Brev fra FM Hordaland til Bergen kommune datert

33 Skatt på inntekt og formue (inkludert naturressursskatt) utgjorde ifølge KOSTRA 43 % av brutto driftsinntekter i Bergen kommune, mens de i Stavanger utgjorde 53,5 % av inntektene, i Oslo 52,8 % av inntektene og i Trondheim 36,7 % av inntektene. 8 Ifølge KOSTRA får Bergen kommune 28,2 % av brutto driftsinntekter fra statlig rammeoverføring, noe som er en større andel enn Stavanger (17,5 %), Oslo (18,4 %) og Trondheim (27,4 %). I Bergen kommune har andelen statlig rammeoverføring økt fra 14,7 % i 2009 og 14,2 % i 2010 til 28,2 % av brutto driftsinntekter i KOSTRA viser at andelen andre statlige tilskudd til driftsformål har i Bergen i samme periode gått ned fra 10,4 % i 2009 og 10,1 % i 2010 til 2,2 % av brutto driftsinntekter i Andelen andre statlige tilskudd til driftsformål er likevel høyere enn i Stavanger, der andelen er 1,6 %, og lavere enn i Oslo og Trondheim der den utgjør hhv. 3,7 og 3,3 %. Bergen kommune har mindre andel av inntektene fra eiendomsskatt enn Stavanger og Trondheim. Mens Bergens eiendomsskatt utgjør 1,1 % av brutto driftsinntekter, utgjør de for Stavanger sin del 2 % og for Trondheim 4 %. I Oslo utgjør eiendomsskatt 0 % av brutto driftsinntekter. Bergen kommunes driftsinntekter besto i 2011 av skatt på inntekt og formue, statlig rammeoverføring, andre statlige tilskudd til driftsformål, eiendomsskatt, salgs- og leieinntekter og andre driftsinntekter. Den relative andelen av inntektskildene til Bergen kommune kan synliggjøres i følgende figur: Andre driftsinntekter 12 % Eiendomsskatt 1 % Andre statlige tilskudd til driftsformål 2 % Salgs- og leieinntekter 14 % Statlig rammeoverføring 28 % Skatt på inntekt og formue (inkludert naturressursskatt) 43 % Figur 1 Bergen kommunes inntektskilder i prosent av brutto driftsinntekter. 8 Fylkesmannen i Hordaland har opphevet bystyrets vedtak om føring av deler av BKK-utbyttet i drift i 2010 og 2011, og har heller ikke godkjent bystyrets vedtak om utskriving av eiendomsskatt for Kilde: Bergen kommune. Forslag til budsjett 2012 og økonomiplan s