PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL

Transkript

1 Gjøvik kommune Kontrollutvalgets PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Behandlet i kontrollutvalget: 19. oktober Vedtatt av kommunestyret:

2 INNHOLD 1. INNLEDNING PLANPROSESSEN FORVALTNINGSREVISJON HVA ER FORVALTNINGSREVISJON? PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER SELSKAPSKONTROLL HVA ER SELSKAPSKONTROLL? PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITERINGER...10 Kontrollutvalget Side 2

3 1. INNLEDNING Kontrollutvalget utfører på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen, herunder påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgets oppgaver kan i hovedsak deles i tre områder: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll I forskrift om kontrollutvalg går det frem at kontrollutvalget skal lage en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planene skal vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget har valgt å samle de to planene i ett dokument. 2. PLANPROSESSEN I forskrift om kontrollutvalg går det frem at plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. I tillegg til å legge vekt på risiko- og vesentlighet i sitt arbeid med prioritering av områder/tema for kontroll, har kontrollutvalget også lagt vekt på følgende: Prosjektets potensielle bidrag til å skape forbedringer i forvaltningen Politisk aktualitet og interesse Betydningen de offentlige tjenestene har for brukerne/innbyggerne Gjennomførbarhet (praktisk og økonomisk) Erfaringer fra andre kommuner Utfordringen med den overordnede analysen er å sikre at analysen er tilstrekkelig overordnet, slik at man får et oversiktsbilde av hele den kommunale virksomheten, samtidig som den går tilstrekkelig dypt til å danne et meningsfullt grunnlag for prioritering av konkrete områder. Ved valg av metode og opplegg for overordnet analyse er disse hensynene balansert opp mot kontrollutvalgets budsjettmidler. Den overordnede analysen ble gjennomført som en prosess i kontrollutvalget. Som grunnlag for risiko- vesentlighetsvurderingen er det innhentet kunnskap fra en rekke kilder, bl.a.: Kontrollutvalget Side 3

4 Kommunale planer og rapporter (handlingsplan, økonomiplan, årsrapporter mv.) Tilgjengelig statistikk (i hovedsak kostra-tall) Gjennomførte revisjonsprosjekter/evalueringer i andre kommuner Foranalyse av utvalgte områder. Avisomtale, erfaringer fra andre kommuner mv. Det er også gjennomført samtaler med ordfører og rådmann for å få synspunkter på utvalgets arbeid med ny plan. 3. FORVALTNINGSREVISJON 3.1 HVA ER FORVALTNINGSREVISJON? Kommuneloven 77 nr 4, 2. punktum beskriver forvaltningsrevisjon slik: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I en forvaltningsrevisjon kan man ha flere forskjellige perspektiver. Hvilket perspektiv man legger hovedvekten på avhenger av intensjon med undersøkelsen. Mulige perspektiver Brukerperspektiv Resultatperspektiv Vedtaksperspektiv Produktivitets- og effektivitetsperspektiv Ledelsesperspektiv Økonomisk perspektiv Forvaltningsrevisjon Organisasjonsperspektiv Styringsperspektiv Regeletterlevelse Systemperspektiv På grunn av at tema og vurderingstype kan spenne vidt, stilles det derfor store krav til både metode- og fagkunnskap hos den som skal gjennomføre revisjonen. Kontrollutvalget Side 4

5 3.2 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERINGER Kontrollutvalget har prioritert følgende tema/områder i sitt arbeid med forvaltningsrevisjon (ikke prioritert rekkefølge): Prioriterte områder/tema Innkjøp Kommentarer Komplisert regelverk. Eventuell svikt kan få betydelige økonomiske konsekvenser og tap av omdømme. Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser Felles innkjøpskontor i Gjøvik- regionen (måloppnåelse, fungerer ordningen etter hensikten?) Kommentar: En evt. kontroll av det interkommunale innkjøpskontoret vil bli gjennomført i samarbeid med de andre kommunene/kontrollutvalgene i Gjøvikregionen. Det er i 2012 igangsatt et arbeid med å utvikle strategiplan, handlingsplan og plan for gevinstrealisering for innkjøpssamarbeidet. Kontraktsoppfølging Eventuell svikt i f.m. inngåtte avtaler/kontrakter kan få betydelige økonomiske konsekvenser. Rammeavtaler (lojalitet, oppfølging/kontroll) Konsulentavtaler Avtaler med private Sosial dumping Eiendomsforvaltning Krevende område med betydelig økonomi. Politisk interesse. Stort fokus fra media, særlig skolebygg. Ressursbruk, forsvarlig vedlikehold, vedlikeholdsetterslep. Planlegging/vedlikeholdsstrategi. Organisering. Overholdelse av lover/forskrifter på området. Budsjettering. Kommunikasjon til politisk nivå. Kontrollutvalget Side 5

6 Barnevern Har vært et bekymringsområde i flere år mht. kapasitet, fristoverskridelser mv. Situasjonen i 2011 har bl.a. vært preget av høyt sykefravær. Kostra-tall 2011: Høye brutte driftsutgifter pr. barn utenfor opprinnelig familie sammenlignet m/andre. Svikt kan få alvorlige konsekvenser for barn/unge. Politisk interesse, herunder signal fra kommunestyret til kontrollutvalget om å prioritere området. Saksforberedende arbeid i f.m. Fylkesnemda. Kartlegging av årsaker til de høye utgiftene til barn utenfor opprinnelig familie (se nærmere på forskjellene mellom Gjøvik, Lillehammer og Hamar) Overordnet ledelse og styring av tjenesten. Kommunikasjon og omdømme. Oppfølging av tidligere tilsyn fra Fylkesmannen/helsetilsynet: I hvilken grad er praksis endret som følge av tilsynet? Kommentar: En eventuell kontroll må koordineres med andre tilsynsmyndigheter, bla. Fylkesmannen. Selvkostberegninger Komplisert regelverk. Eventuell feil i beregningsgrunnlaget med påfølgende feil i avgiftsnivået kan får store konsekvenser for omdømme. Politisk interesse. Etterlevelse av regelverket, herunder dokumentasjon av beregninger. IKT Vesentlig område for kommunen, da bruk av IKT benyttes i større eller mindre grad innenfor alle tjenesteområder. Svikt kan få store konsekvenser, både personlig for den som rammes (svikt i håndtering av personopplysninger) og for kommunens omdømme Informasjonssikkerhet, herunder etterlevelse av personopplysningsloven. Kontrollutvalget Side 6

7 Andre aktuelle områder/tema til observasjon Samhandlingsreformen Flyktningtjenesten / NAV Gjøvik Kommentarer Betydelig reform med store konsekvenser for flere tjenesteområder i kommunen. Stor politisk interesse. På kort sikt: Økonomirutiner På lengre sikt: Måloppnåelse, oppfølging av inngåtte avtaler med Sykehuset Innlandet, økonomi/finansiering Kommentar: Evt. kontroller må koordineres/samordnes med evt. andre aktører som evaluerer ordingen. Felles revisjonsprosjekt i Gjøvik-regionen i slutten av valgperioden? Ikke ubetydelig omfang i Gjøvik kommune. Politisk interesse. Integrering: I hvilken grad nås målene? Er planverket på området tilfredsstillende? (måling og rapportering av resultater) Hvordan ivaretas oppgavene til den tidligere integreringskonsulenten? Finansforvaltning Betydelig økonomisk område for kommune (ca millioner kroner til forvaltning). Svikt i styring og kontroll med forvaltningskapitalen kan få betydelige konsekvenser. Politisk interesse. Etterlevelse av kommunens eget finansforvaltningsreglement. Etterlevelse av kommunelovens regler om finansforvaltning, herunder forskrift om finansforvaltning i kommuner. Kontrollutvalget Side 7

8 Intern kontroll Rådmannen har ansvar for å ha betryggende kontroll, jf. kommunelovens 23. Ansvaret er betydelig, dvs. et vesentlig område å ha kontroll/styring med. Implementering av helhetlig styringssystem inkl. evt. kvalitetssystem Integrering av risikostyring som del av internkontrollsystemet System for avviksrapportering og håndtering. Helsetjenester for unge Kostra-tall: Helsetjenester for ungdom synes ikke å være spesielt tilgjengelig. Viktig lavterskeltilbud. Svikt kan få store samfunnsmessige konsekvenser. I hvilken grad nås målene som er satt, og hvordan rapporteres dette? Sykefravær Relativt høyt sykefravær i kommunen. Høyt fravær kan få store konsekvenser for kvaliteten på tjenestene. Sammenligning ( benchmarking ) med kommuner som lykkes med sitt arbeid med sykefravær (vurdering av egen kommune opp mot best practice ). Gjennomgang av detaljert sykefraværsstatistikk i kommunen. Oppfølging av IA-avtalen Evaluering av tiltak. Kommunens arbeid med langtidsfravær. Særlig fokus på fravær ved skolene. Arbeidsgiverpolitikk ved organisasjonsendringer som følge av politiske salderingsvedtak. Krevende prosesser. Arbeidstaker har rett til å bli tilbudt annet arbeid ved overtallighet. Etterlevelse av lover/regler, interne retningslinjer og vedtatt arbeidsgiverpolitikk i f.m. Kontrollutvalget Side 8

9 omplasseringer av ansatte. Beredskap Økt fokus etter 22. juli Planlegging og risikovurderinger Kommentar til plan for forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt over. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Før igangsetting/bestilling av et revisjonsprosjekt vil kontrollutvalget vurdere å foreta en foranalyse som endelig beslutningsgrunnlag for gjennomføring. 4. SELSKAPSKONTROLL 4.1 HVA ER SELSKAPSKONTROLL? Selskapskontroll er en ny oppgave for kontrollutvalget, som ble inntatt ved lov- og forskriftsendring Kommuneloven 77 nr 5 sier følgende: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg 14 beskriver selskapskontroll slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Ovenstående beskriver selskapskontrollens obligatoriske del. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon (frivillig). Oppgavene kan illustreres slik: Kontrollutvalget Side 9

10 Kommunestyret Kontrollutvalget Eierskapskontroll Utøver av kommunens eierinteresse Generalforsamling/ representantskapsmøte Revisor Forvaltningsrevisjon Styre Fristilt virksomhet organisert som AS eller IKS Bestemmelsene om selskapskontroll må ses i sammenheng med kontrollutvalgets rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet, jf. kommuneloven 80. Disse bestemmelsene er gitt med tanke på interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - PRIORITERINGER Kontrollutvalget prioriterer følgende i sitt arbeid med selskapskontroll: Område/selskap Eierstyring Kommentar Obligatorisk del av lovbestemt selskapskontroll (eierskapskontroll) Generelle utfordringer/risiko knyttet til styring av fristilte selskaper Politisk interesse Aktuelle tema/problemstillinger: Evaluering av etterlevelse av kommunens vedtatte eierskapspolitikk GLT-avfall IKS Hovedbegrunnelse for valg av selskapet/temaet: Viktig kommunalt selskap (driver lovpålagte oppgaver på vegne av kommunen) Store endringer i rammevilkårene for selskapet de senere årene. Kontrollutvalget Side 10

11 Kommunene har ubegrenset økonomisk ansvar. Politisk interesse Aktuelle fokusområder: Selskapets håndtering av økonomisk risiko. Eierstyring. Etterlevelse av selvkostbestemmelsene. Industribygg AS Betydelig selskap som er 100 % eid av Gjøvik kommune. Selskapet forvalter store verdier Politisk interesse Prioritert tema/problemstilling: Rollen som utleier, evaluering av kundetilfredshet Andre tema/problemstillinger: Når man kommunens mål med selskapet? Drives selskapet effektivt? Hvordan utøver kommunen sin eierrolle? Er kommunikasjon og rapportering mellom eier og selskap tilfredsstillende? Eiendomsforvaltning, herunder planlegging, organisering og nivå på vedlikehold. Kommentar til plan for selskapskontroll: Kontrollutvalget vil igangsette nødvendige undersøkelser på eget initiativ dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn de som er nevnt over. Kommunestyret vil bli orientert om kontrollutvalgets prioriteringer gjennom egne forvaltningsrevisjonsrapporter, og/eller gjennom kontrollutvalgets årsrapport. Før igangsetting/bestilling av en selskapskontroll vil kontrollutvalget vurdere å foreta en foranalyse som endelig beslutningsgrunnlag for gjennomføring. Ved kontroll av selskaper som kommunen eier i samarbeid med andre kommuner vil kontrollutvalget søke å koordinere/samordne sine kontroller med kontrollutvalgene i de øvrige deltakerkommunene. Gjøvik, 19. oktober Roar Løken Lunder leder av kontrollutvalget Kontrollutvalget Side 11