DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET EFFEKTIV SMB. Svindel Luk ut dårlige betalere og uærlige kunder. Vi skaper fornøyde PC-brukere!

Transkript

1 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Bokføring Kjenn til endringene i bokføringsloven Egeninkasso Reduser antall kredittdager, bedre likviditeten Nr. 2 / juni 10 EFFEKTIV SMB DEN KOMPLETTE GUIDEN TIL Å FINNE RIKTIG STRATEGI OPPNÅ VEKST OG SUKSESS Har riktig fokus: Gründeren Bård Eker gir deg sine beste tips. FOTO:EKER GROUP Outsourcing Slik får du mer tid til å fokusere på kjernevirksomhet SANDRA RIISE, NARF Svindel Luk ut dårlige betalere og uærlige kunder INGUN LILLEBO JOHNSEN, NKF Videokonferanse Fjellkraft sparer store summer med enkle grep Outsource IT-driften? Vi skaper fornøyde PC-brukere! En profesjonell IT-avdeling for SMB - levert som èn tjeneste til en fast pris info@intility.no.

2 2 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET UTFORDRINGER De mindre bedriftene er Norges ryggrad for verdiskaping. 99 prosent av alle norske bedrifter er små og står for 60 prosent av sysselsettingen. Langt over halvparten av disse er familiebedrifter, eiet av aktive eiere med helt vanlige inntekter. Smarte løsninger for smarte småbedrifter Mange starter en bedrift -og blir dermed eier i eget selskap fordi man ivrer etter å lykkes. Det er en drøm for mange å leve av sin egen bedrift og med det skape arbeidsplasser og bidra til verdiskaping. Det betyr lange arbeidsdager, og ofte stor risiko ved å satse sparepenger i eget selskap. Denne virkeligheten må både beslutningstakere i samfunnet ta inn over seg og leverandører til de mindre bedriftene. Ett grunnleggende godt råd til alle som forholder seg til mindre bedrifter, er nettopp å forstå nøkkelforholdene i en mindre bedrift sterk eierstyring, stor endringsvilje, mulighets- og løsningsstyrt og svært opptatt av å ha moro i arbeidet! Erobre nye markeder Som leder av en mindre bedrift er jeg særlig opptatt av 1 tre forhold. 1) Hvordan erobre nye markeder og nye kunder 2) hvordan sikre bunnlinjen og 3) politiske rammebetingelser som støtter opp under de to forrige punktene. Økt topplinje er oftest overlatt bedriften selv å utvikle. Samtidig må ofte mindre bedrifter konsentrere seg om de etablerte kundene, og vil kanskje ha få ressurser til å utvikle seg i retning nye kunder. Nye kunder finnes blant det offentlige, i andre land og i eksisterende markeder. Her kan tjenesteleverandørene hjelpe mindre bedrifter med markedsutvikling, slik at bedriften blir orientert mot nye markeder, og kvalifisert til å levere bl.a. til det offentlige. Denne type kunnskapsbidrag fra leverandørene vil kunne øke de mindre bedriftenes konkurranseevne og det er bra for hele verdiskapingskjeden! Thomas Heyerdahl Leder for NHOs utvalg for mindre bedrifter Vi krever derfor forenklinger, særlig knyttet til innrapportering og informasjonsbehandling. Kostnadskontroll Kostnadskontroll er sentralt 2 for alle, også vare- og tjenesteleverandører til mindre bedrifter. Det er derfor unødvendig for meg å ta opp hvorfor bedriftene må være opptatt av effektivitet. Men jeg vil gjerne trekke en parallell fra det politiske kravet som de mindre bedriftene ofte retter mot politikerne, nemlig å forenkle hverdagen gjennom lovverket m.v. Regjeringen har nylig gjennomført en kartlegging av hva informasjonskravene i lovverket krever av næringslivet. Summen var ca 54 mrd. Kroner i året, og de mindre bedriftene sto for ca 40 av disse. Vi krever derfor forenklinger, særlig knyttet til innrapportering og informasjonsbehandling. Kanskje dette kravet like gjerne kan rettes mot leverandørene også. Trekk heatet Hva koster informasjonsinnhenting, avvik-behandling, 3 faktureringsbehandling, kontrollsystemer knyttet til leveranser til de mindre bedriftene? Behøver leverandørene til de mindre bedriftene også et forenklingsmål, slik at vi fjerner skrekkbildene der bedriftseieren/ lederen bruker lørdagskvelden til å punche eviglange KID-nummere? Som krevende kunde kjenner jeg mitt ansvar i å etterspørre nye tjenester, som derved gjør leverandørene sterkere. Min oppfordring i denne runde vil derimot være at leverandøren deltar i å trekke heatet, og tenker på hvordan deres tjenester kan utvikles til både å øke mitt salg samtidig som vi holder kostnadene på et forsvarlig nivå. VI ANBEFALER SIDE 18 Tone Hoddø Bakås Seniorrådgiver i NorSIS Hvilken informasjon er det som er viktig for virksomheten din, og hvorfor er den viktig? Er det fordi informasjonen og IKTsystemene er viktig i den daglige driften? Prioriter riktig s Derfor kan Norsk nødhjelp fokusere på nødhjelp og tillitsarbeid mot givere Eksperten svarer s Dette bør du fokusere på for å stå best mulig rustet for fremtiden Vi hjelper våre lesere til å lykkes! EFFEKTIV SMB, 2. UTGAVE, JUNI 2010 Adm.dir.: Thomas A. Berge Redigerer: Erlend Lans Pedersen Prosjektleder: Madeleine Reuterdahl Telefon: E-post: Distribueres med: Dagens Næringsliv Trykk: Dagblad-trykk Kontakt Mediaplanet Telefon: Faks: E-post: synspunkter@mediaplanet.com Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører. Det gjør vi gjennom å motivere leserne til å handle for å løse relevante problemer, eller møte fremtidige utfordringer med suksess. Ta betalt på nettet PayEx Betalingsportal den mest komplette betalingstjeneste for netthandel i det nordiske markedet. Med Betalingsportalen kan betalinger gjennomføres enkelt, raskt og sikkert. Kredittkort Direktebank Faktura Avbetaling Gavekort/Verdikoder PayPal PayEx er til for å gjøre deres arbeid enklere, deres kunder mer fornøyd samt senke deres kostnader. PayEx Betalingsportal forenkler deres administrasjon, support, teknikk og gir dere full kontroll over alle betalinger. VI ER EKSPERTER PÅ BETALINGER. Mellom bedrifter. Mellom mennesker. Mellom mennesker og bedrifter. Besøk

3 Kr 0,69 Kr 0,69 Kr 0,69 Network Norway Verden Ring rimelig til utlandet Vi er stolte av å lansere Network Norway Verden for vi har nå redusert prisen i over 30 land, og du kan ringe fra kr 0,69 i minuttet. Det gjør det like rimelig å ringe til utlandet fra mobiltelefon som fra fasttelefon. Kort fortalt, du betaler en fast månedsavgift på kr 29,- og deretter ringer du for markedets laveste minuttpris. RING FOR FOR RING RING FOR 0,69 0,99 PER MINUTT TIL Venezuela Kina Indonesia Malaysia Hong Kong Chile Singapore USA Thailand Canada PER MINUTT TIL Pakistan Spania Danmark Polen Finland Frankrike Sverige Hellas Latvia Litauen Mexico Australia Tyrkia Portugal India UK Brasil Tyskland Japan Russland 1HWZRUN 1RUZD\ HU PRELORSHUDWďUHQ IRU EHGULIWHU 9HONRPPHQ WLO RVV

4 4 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 1TIPS S TYRK DIN FRIGJØR TID, ØK FOKUS BEDRIFT MED OUTSOURCING Spørsmål: Hvordan kan en SMB-leder få frigjort tid til økt fokus på oppgaver som styrker bedriften og bidrar til økt vekst? Svar: Et godt råd er å outsource administrative funksjoner for å oppnå mer tid til kjernevirksomhet samt oppnå økt fl eksibilitet og trygghet, redusert sårbarhet og tilgang til større kompetansenettverk. Mange små og mellomstore bedrifter bruker alt for mye tid på andre aktiviteter enn kjernevirksomhet. Fokus på kjernevirksomheten er kritisk det kan være det som skiller deg fra konkurrentene og kan bety forskjellen mellom vekst og stagnasjon. En småbedriftsleder drukner imidlertid ofte i administrative oppgaver, og får sjelden anledning til å fungere som leder. Som SMB-bedrift er du dessuten mer sårbar enn større bedrifter, og det er en utfordring å skaffe intern kompetanse til alle oppgaver. Siden det er kjernevirksomheten som skaper inntjening, kan det være en ide å outsource visse administrative funksjoner. Du kan oppnå større trygghet og mer stabil drift ved at arbeidsoppgavene utføres av eksperter. Samtidig blir du mindre utsatt ved tap av kompetanse. Drukner i administrasjon Administrerende direktør i NARF, Sandra Riise, viser til at av de rundt aktive foretak som finnes i Norge, har bare mer enn 100 ansatte. 96 prosent av alle bedrifter har mindre enn 20 ansatte. Det som kjennetegner en liten bedrift, er gjerne en gründer eller eier som er god på sitt fag og dermed selv aktiv i produksjonen. Disse bedriftene har som regel få eller ingen ansatte, og de føler ofte at de drukner i administrasjon. De aller fleste fortviler over et komplisert lovverk, et stort skjemavelde og mye byråkrati. Mye av ansvaret for forenklinger og administrative besparelser tilligger våre myndigheter. Mens vi venter på politiske resultat, er det viktig å gjennomføre tiltak i eget hus, påpeker Riise. Unngå sårbarhet Kompetanse, teknologi og ledelse er ifølge Riise tre viktige kriterier, foruten kapital, for å oppnå nødvendig effektivitet og lønnsomhet. Dette medfører spesielt store utfordringer for SMB-bedrifter. Når det gjelder kompetanse, er det stor konkurranse om de beste hodene. Det er også ressurskrevende å være en god arbeidsgiver samtidig som sårbarheten er særlig stor i bedrifter med få ansatte. Av den grunn kan det være lurt å konsentrere seg om bedriftens kjernefunksjon og sette ut andre funksjoner til eksterne samarbeidspartnere. Med outsourcing reduserer man sårbarhet, konstaterer Riise. Man slipper å ta ansvar for opplæringskostnadene og alt ekstraarbeid ved at folk slutter, tar ferie eller blir syke. Leverandøren du outsourcer til kan fordele slike kostnader over alle kundene, noe som betyr bedre ressursutnyttelse. I tillegg har du fordelen av å kunne spille på den totale kompetansen hos outsourcingsleverandøren. Outsourcer du oppgaver, kjøper og betaler du dessuten kun det du har bruk for. Ha tid til ledelse Så kommer den viktige, store utfordringen: å ha tid til ledelse. Riise ser at SMB-ledere ofte kommer i skvis med hensyn til tid til kunder og ansatte, videreutvikling av produkter eller tjenester og tid til strategi og ledelse. Med manglende ressurser blir det ekstra krevende om man i tillegg skal sette seg inn i et komplisert lovverk på regnskap, skatt og avgift et regelverk i stadig endring. Riise mener derfor det kan være lurt å vurdere outsourcing til noen som har dette som kjernekompetanse. GUNN IREN KLEPPE redaksjonen@mediaplanet.com REDUSER SÅRBARHETEN Ved å outsource slipper man å ta ansvar for opplæringskostnadene og alt ekstraarbeid ved at folk slutter, tar ferie eller blir syke. I tillegg kan du fokusere på kjernevirksomheten, mener Sandra Riise. FOTO: NARF Sticos Oppslag Alt på ett sted Alltid oppdatert Rask tilgang til regelverk og faglitteratur Sticos Oppslag er din trygghet i arbeidet. Her får du rask tilgang til lover, forskrifter, uttalelser, standarder og faglitteratur. Du finner fyldig omtale av tema innen fagområdene skatt, avgift, regnskap, lønn og personal. Med Sticos Oppslag finner du korrekt informasjon raskt og enkelt. Enkelt, trygt og effektivt for deg og for kunden! For demo eller mer informasjon, ring eller se

5 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET JUNI Få mer tid til det som virkelig betyr noe Hjelpeorganisasjon oppnår mindre sårbarhet, større fokus på hjelpearbeidet og mer tillit hos givere og samarbeidspartnere med outsourcing av økonomifunksjoner. Med kun en deltidsansatt regnskapsarbeider, var Norsk Nødhjelp spesielt sårbar ved ferier og fravær. Tid brukt til manuell bilagshåndtering og personalansvar, skulle gjerne vært brukt på kjernevirksomheten som er hjelpearbeid. Det var også tungt å skulle bruke tid og ressurser på oppgradering og videreutvikling av økonomisystemer. Stiftelsen Norsk Nødhjelp distribuerer innsamlede verdier for nesten 15 millioner per år til fattige i flere land. Med bare fire fast ansatte, er stiftelsen opptatt av å forvalte ressursene så effektivt og ansvarlig som mulig. Det er veldig viktig for oss med ryddighet i økonomien. Våre resultater måles på en litt annen måte enn i vanlige bedrifter, forklarer daglig leder Bjørn Lindvig. Stiftelsens mål er at mest mulig av de innsamlede midlene skal nå de som trenger det. Det er en forutsetning å ha orden på økonomien for at givere og samarbeidspartnere skal ha tillit til dem. Vær alltid ajour Norsk Nødhjelp har derfor outsourcet økonomifunksjonen. En fast regnskapsfører fra Visma jobber nå en dag per uke hos stiftelsen. Lønnsadministrasjon skjer hos leverandøren og både lønnsgrunnlag og reiseregninger rapporteres via internett. Bilag skannes inn og oveføres elektronisk. MER TID TIL DET VIKTIGE. Samarbeidet med en profesjonell leverandør gir Norsk Nødhjelp en mer tillitvekkende økonomifunksjon, spesielt overfor bidragsytere og samarbeidspartnere, mener daglig leder Bjørn Lindvig. FOTO: NORSK NØDHJELP Med dette er bilag og regnskap alltid ajour. Håndtering av bilag og reiseregninger tar dessuten mye mindre tid. I tillegg er alle nødvendige rapporter tilgjengelige på web. Samarbeidet med en profesjonell leverandør gir stiftelsen en mer tillitvekkende økonomifunksjon, spesielt overfor bidragsytere og samarbeidspartnere. Mindre sårbare Med regnskapsfører fra Visma er vi mye mindre sårbare enn da vi hadde egen deltidsansatt medarbeider, sier Lindvig. Vi er alltid ajour med regnskapet, og vi trenger ikke bekymre oss i forbindelse med fravær eller ferieavvikling. Det er en trygghet som betyr mye for oss. Lindvig synes det er en fordel å slippe personalansvaret og stiftelsens regnskapfører er nå del av et større fagmiljø hos leverandøren. Med mye internasjonal reisevirksomhet, er det spesielt nyttig å kunne registrere reiseregninger og lønnsgrunnlag via web. Lindvig er også fornøyd med å kunne ta ut de rapportene de ønsker til enhver tid. Vi kan for eksempel hente opp rapporter direkte mens vi sitter i styremøte. Det å kunne rapportere tilbake til støttespillere og partnere på en ryddig og oversiktlig måte betyr veldig mye, konstaterer Lindvig. Samarbeidet med en samarbeidspartner som har økonomifunksjonen som kjernevirksomhet, gir dessuten tilgang til moderne systemer uten å måtte bruke egne ressurser på oppgradering og videreutvikling. Det har vi store fordeler av. GUNN IREN KLEPPE redaksjonen@mediaplanet.com 4 RIISES BESTE TIPS Tenk strategi Aller viktigst er at det må 1 være en strategisk forankret beslutning, dvs. behandlet på styrenivå. Vær OBS på at outsourcing ikke betyr at du plutselig er fri for ansvar. Informer i god tid internt om det som skal skje. Spesifiser Lag kravsspesifikasjon før 2 du innhenter anbud. Spesifiser hva du trenger hjelp til og hvilke behov som er viktigst å få dekket eksternt. Innhent flere tilbud slik at du har flere å velge mellom. Innhent referanser før du bestemmer deg. Velg rett leverandør Velg den leverandøren som 3 best tilfredsstiller dine krav. Du må bl.a. vurdere pris, kvalitet, kjemi, kompetanse samt de ressurser leverandøren stiller til disposisjon, herunder størrelsen på leverandørens virksomhet. Bruk den tid du trenger på beslutningsfasen. Det skal utarbeides en skriftlig avtale der oppdraget og arbeidsfordelingen er tydelig definert. Ha jevnlige møter Bli kjent med din samarbeidspartner. Rutinegjen- 4 nomgang og jevnlige møter for å gjennomgå rapporter og fokusere på forbedringsområder, er et must. Vær åpen med hensyn til det du er fornøyd og ikke fornøyd med, så nødvendige justeringer kan foretas. Din regnskapsfører skal gjøre daglig leder god på økonomiområdet og bidra til å øke din lønnsomhet. Ta gjerne med regnskapsfører i banken når det skal gis økonomisk informasjon og når finansieringsløsninger og betingelser skal diskuteres. Med en outsourcingsavtale innen regnskap og lønn får du tilgang til hundrevis av fageksperter The efficiency experts visma.no/bpo

6 6 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER Slik beskytter du deg mot dårlige betalere Spørsmål: Hvordan kan ditt fi rma beskytte seg mot dårlige betalere og svindlere? Svar: Ved å ta noen forhåndsregler kan du luke ut dårlige kunder. Hva er en god kunde? Svaret på det spørsmålet kunne hindret store tap for mange små og mellomstore bedrifter som har problemer med betalingen av sine tjenester. Nå gjør nye reglene i forhold til hva man kan ta i salær til utestående skyldner som ikke betaler det enda mer kostbart å kjøre inkasso og kreve inn utestående penger. - Med noen forhåndsregler kan man minske sjansen for å få en dårlig betaler som kunde betraktelig, sier Ingun Lillebo Johnsen, styreleder i Norsk Kredittforum. Styremedlem Bente Thorbjørnsen er enig. - Nordmenn er utrolig naive. Det re mye mer svindel i Norge enn før, og det er visse forhåndsregler bedrifter må ta selv om de er små, sier hun. SIKRE DEG. Med noen forhåndsregler kan man minske sjansen for å få en dårlig betaler som kunde betraktelig, sier Ingun Lillebo Johnsen, styreleder i Norsk Kredittforum. FOTO: RINGNES AS Hvem er kunden? - For det første må du vite hvem du handler med. Det finnes mye tilgjengelig gratisinformasjon om bedrifter, for eksempel på Brønnøysundregisteret. Har du erfaring med kunden fra før, sjekk med tidligere erfaringer. Samtidig er det ikke nødvendigvis slik at en god betaler i går, er en god betaler i dag, sier Lillebo Johnsen. - Det er også et tips å sjekke foretaksformen, sier Thorbjørnsen. - Hvis kunden din har et firma med begrenset ansvar, er det greit å vite om det, sier hun. Både AS, ASA, stiftelser, foreninger og norskregistrerte utenlandske foretak (NUF), er selskaper med begrenset ansvar. NUF har dessuten den høyeste andelen av konkurser. FAKTA Dette innebærer de nye salærreglene Etter politisk press i forbindelse med den såkalte fattigdomsbekjempelsen foretok regjeringen en endring i forskriften til inkassoloven, som medfører betydelige reduksjoner i inkassoomkostningene for dem som blir sendt til inkasso, fra årsskiftet. For små og mellomstore bedrifter kan dette bety større utgifter når inkasso må tas i bruk. Den nye inkassoloven innebærer blant annet at det gjøres et skille mellom forbruker og næringsdrivende hvor forbruker følger en lavere sats en næringsdrivende. For forbrukersaker kuttes salærene mellom 20-50%, og for Vær nøye - Det er også viktig å være påpasselig med innholdet i din egen faktura. Har du skrevet riktig navn, og adresse? Det virker kanskje opplagt, men faktum er at mange av inkassosakene skyldes feilaktige opplysninger, sier Lillebo Johnsen. næringslivssaker kuttes salærene 10-25%. Inkassosalærene har siden inkassoloven kom, fulgt en trappetrinnsmodell som betyr at dess høyere hovedkrav, dess høyere salær. En slik modell følges fortsatt, men med færre trappetrinn. Dette betyr at det blir lengre beløpsmessig størrelse mellom hver salærøkning, noe som fører til at det i de større inkassosakene blir lavere inkassosalær. Tiden for påslaget for tungt salær er utvidet til tidligst 28 dager etter forfall i betalingsoppfordringen mot 14 dager, slik det var tidligere. 2TIPS LUK UT DÅRLIGE KUNDER - Hvis du er usikker på hvem som er juridisk ansvarlig kan du sjekke i brønnøysundregisteret, sier hun. - Oppfølging av fakturaer er noe mange mindre bedrifter ikke har så stort fokus på, men hvis bedriften følger inkassoloven og følger opp, går prosessen raskere og bedriften kan unngå de store problemene, som den kanskje kan oppleve hvis større betalinger ikke blir innbetalt, sier Thorbjørnsen. - Hvis saken skulle gå til inkasso, må de dessuten begynne på nytt hvis opplysningene ikke er riktig, eller inkassoloven ikke er fulgt. Det kan bli tidkrevende og vise seg å være fatalt for små firmaer hvis regningen er stor, sier Thorbjørnsen. Hent opplysninger Lillebo Johnsen og Thorbjørnsen er enige om at det er nødvendig å knytte til seg et opplysningsselskap. - Det finnes rimelige opplysningsselskap, som tilbyr diverse tjenester, fra større til mindre. Alt fra betalingsanmerkninger til en fullstendig analyse av potensielle kunder kan bestilles gjennom slike firmaer. Det som er viktig er å knytte til seg et firma som kan tilby oppdaterte opplysninger innenfor det området som er viktig for din bedrift. Det samme gjelde inkassobyråene, sier Thorbjørnsen. - Med disse forhåndsreglene burde det være mulig å luke ut mange dårlige betalere, men dette er bare minimum av hva alle burde gjøre når de knytter til seg en ny kunde, sier en samstemt ledelse i kredittforum. HEGE KOFSTAD redaksjonen@mediaplanet.com 4 GODE TIPS Avtal på forhånd En del detaljer, som betalingsfrister og lignende kan 1 være fordelaktig å avtale med kunden på forhånd. På den måten kan du unngå misforståelser og gnisninger mellom ditt firma og kunden. Hvis firmaet ditt har innkjøpskostnader, må det også avtales mulig pant, depositum eller lignende. Gjør research Gjør research, det finnes 2 mye tilgjengelig gratisinformasjon om bedrifter, for eksempel på Brønnøysundregisteret. Sjekk opp hvilke erfaringer din bedrift har med kunden fra før. Sjekk foretaksformen - handler du med noen som har begrenset ansvar, slik som AS, ASA, stiftelser, foreninger og norskregistrerte utenlandske foretak (NUF) er det greit å vite det. Vær nøyaktig Sjekk at det står riktig navn 3 og adresse. Hvis du er usikker på hvem som er juridisk ansvarlig kan du sjekke i brønnøysundregisteret. Send alltid fakturaer i samsvar med inkassoloven. Knytt til deg et opplysningsselskap Det finnes rimelige opplysningsselskap, som til- 4 byr diverse tjenester, fra større til mindre. Alt fra betalingsanmerkninger til en fullstendig analyse av potensielle kunder kan bestilles gjennom slike firmaer. Det viktigste er å knytte til seg et firma som kan tilby oppdaterte opplysninger innenfor det området som er viktig for din bedrift. Det samme gjelde inkassobyråene. Med Inka Egeninkasso er du ditt eget inkassobyrå Fordelene du oppnår med egeninkasso er blant annet: Inka-programmet

7 Få effektiv og forutsigbar IT fra en av markedets beste SMB leverandører OfficeTeam er den naturlige partneren for SMB-virksomheter som trenger en IKT leverandør som kan snu seg rundt enten du har behov for IT-konsulenter jevnlig eller når problemer oppstår. OfficeTeam kan bli din neste totalleverandør av IT. Kompetente konsulenter: Dersom din bedrift velger IT-løsninger fra OfficeTeam AS får dere tilgang til det høyeste nivå av kompetanse og ekspertise innen teknologi. Med over 14 års erfaring som IT-leverandør og vår status som en offisiell HP Preferred Gold Partner, Microsoft Gold Partner og SonicWALL Gold Partner, er vi det sikreste valget for gode og effektive IT-løsninger. OfficeTeam ble kåret til Årets SMB Partner 2009 av Microsoft Norge. Forutsigbare IT kostnader: Via våre driftsløsninger gir vi deg forutsigbarhet på dine IT investeringer. Ved en driftsavtale fra oss kan vi tilby kostnadseffektive investeringer, enklere administrasjon, stabil IT-drift og en fast pris på dine driftsløsninger. Fornøyde kunder: På våre hjemmesider kan du lese eller se referansevideo fra noen av våre fornøyde SMB kunder. Ønsker du å handle smart, spare penger og bruke ressurser på virksomhetens kjernekompetanse, ta kontakt med oss på telefon eller på e-post: SonicWALL utvikler og produserer sikkerhetsløsninger som gir bedrifter sikker aksess mot internett og sikker kommunikasjon over internett. SonicWALL har løsninger for små og mellomstore bedrifter, store bedrifter, tjenstetilbydere og butikkløsninger. OfficeTeam AS er en GOLD Preffered Partner av Hewlett- Packard Norge AS. Dette sikrer våre kunder at vi har HP/ Compaq sertifisert kompetanse. Sertifiseringsprogrammet omfatter våre tekniske konsulenter med ASE-sertifisering, såvel som våre selgere med sertifiseringen HP Certified Professional.

8 8 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 3TIPS Kjenn til endringene i bokføringsloven Spørsmål: Kjenner du til de nye endringene i bokføringsloven? Svar: Flere bedrifter i dag er ikke klar over de nye reglene. 50 prosent av norske ledere oppgir i en undersøkelse at de ikke kjenner til endringene i ny bokføringslov. Det nye lovverket får nemlig konsekvenser for de aller fleste bedrifter. Derfor bør din bedrift vurdere om de skal sette bort disse oppgavene til et profesjonelt selskap slik at de vet med sikkerhet at de overholder nye regler. Riktig ajourhold I forbindelse med innføringen av ny bokføringslov ble merverdiavgiftsloven endret for alle bokføringspliktige. Hvor stor denne endringen er for ditt firma kommer an på hvordan dere tilpasset dere de gamle reglene. De gamle reglene var uklare og tillot ulik praktisering. Nå skal faktura skrives ut noenlunde fortløpende og bokføringen skal skje etter fakturadato. Fakturaer som du mottar skal bokføres etter leverandørens fakturadato. Problem oppstår når fakturadato og faktisk leveranse skjer i ulike perioder. Spesielt ved årsskifte, men også ved utgangen av mva-perioder. I praksis vil denne lovendringen si at man må være à jour med alle føringer som følger av pliktige regnskapsrapporteringer gjennom året. For de fleste vil det si at alle føringer som vedrører mva-terminene og skattetrekk/arbeidsgiveravgift hver annen måned må være à jour. Når det gjelder avskrivinger o.l. er det ikke krav om hyppigere ajourhold enn tidligere. I dag finnes det selskaper som tar seg av nettopp dette, slik at din bedrift kan konsentrere seg om sin kjernevirksomhet. NYE KRAV STILLES Du må vite hva endringene vil ha å si for ditt selskap 50% av norske ledere sier at de ikke gjør nettopp det. SØK PROFEJO- NELL HJELP Skjerpede krav Den nye Bokføringsloven fører nok til flere skjerpede krav enn til forenklinger for oss som er Bokføringspliktige. Men fritt valg av oppbevaringsmedium er opplagt en forenkling. Loven deler inn i primærdokumentasjon (årsregnskap, revisjonsberetning, lovbestemt dokumentasjon, bilagene mm) som har 10 års oppbevaringsplikt, og i sekundærdokumentasjon (avtaler, korrespondanse, utgående pakksedler, prisoversikter) som skal oppbevares i 3,5 år. Fakturaer og annen dokumentasjon som opprinnelig har kommet på papir, kan dermed skannes og oppbevares elektronisk uten samtidig å måtte beholde papiroriginalen. Dersom man velger elektronisk lagring så er det naturlig nok krav om forsvarlig lagring og man er ansvarlig for oppbevaring på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele perioden. Selskaper som tar seg av disse oppgavene har ofte en integrert mulighet for skanning, mottak og utsending av fakturaer elektronisk. Ved å bruke fakturamottak kan administrasjonen i bedriften motta fakturaer, både elektronisk og på papir, lese disse inn i bedriftens økonomisystem, tildele disse til innkjøpssjef/ avdelingsleder for godkjenning og få disse tilbake til betaling og bokføring. Alt foregår inne i et program, forutsatt at man kjører på en felles server. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com HUSK! Når skal bokføring skje? Dette sier loven Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes! art og omfang tilsier og Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned står det i 7 i Bokføringsloven. Enklere sagt Det betyr at store foretak bør bokføre daglig,! mens små foretak kan nøye seg med sjeldnere bokføring. Hver annen måned Dette betyr at for de fleste firma blir det et krav! at man må være à jour hver annen måned. Firma som har årsoppgave for mva (samt firma som ikke er avgiftspliktige) har et mindre strengt minstekrav. Her er det nok å være à jour hver fjerde måned eller så sjelden som en gang i året. Outsourcing av sentralbordet? aintet fravær aaldri opptatt akortere svartider alavere kostnader aøkt Kundeservice Kontakt oss i dag. La oss gi deg de hyggelige svarene. Tlf Telefonsekretæren håndterer daglig sentralbordet for hundrevis av selskaper fra alle deler av landet. Stadig flere selskaper velger å outsource sentralbordet til våre hyggelige og effektive medarbeidere. Våre kunder består av alt fra små enmanns bedrifter til børsnoterte selskaper. Telefonsekretæren tilbyr sentralbordservice til kostnader som følger trafikken. I år er vi år og har gjennom dyktige medarbeidere og avansert teknologi blitt ledende innen personlig sentralbordservice. La oss håndtere sentralbordet så kan du la bedriften og nøkkelpersonell konsentrere seg om kjernevirksomheten! Teknologi: Synkronisering av Outlook kalender med eller uten Exchange Wap Mobil tilgang til sentralbordet for alle ansatte Ekstranett: oppdatering av person- og firmainfo, fravær- og avtaleadministrasjon, lese og sende meldinger. Superbrukere kan administrere alle ansatte, fravær og kontaktelementer. Key Account med tett oppfølgning av din bedrifts sentralbordservice. EN DEL AV BELL COMMUNICATION, ETABL VELKOMMEN TIL NORGES STØRSTE SENTRALBORD

9 Accepta har kompetanse på hele økonomiprosessen Enten du trenger bistand med krevende IFRS-rapportering eller tradisjonelle regnskapstjenester, så leverer Accepta varene. Vi har mer enn 70 dyktige fagfolk som gir deg en komplett tjeneste fra registrering av bilag til finansiell rapportering. Med én leverandør blir hverdagen din enklere. Vi er spesialister på IFRS og annen fi nansiell rapportering for børsnoterte selskaper Vi er ledende på outsourcingstjenester innenfor regnskap og skatt til oljevirksomheter Vi tilbyr fl eksible outsourcingstjenester innenfor lønn og regnskap og har utviklet en effektiv systempakke for elektronisk fakturabehandling (scanning), reiser og timeregistrering samt dynamisk webbasert analyseverktøy Vi rekrutterer de beste fagfolkene og ønsker stadig nye medarbeidere velkommen Accepta leverer hele verdikjeden innenfor regnskap og rapportering Daglig leder Pål Søilen flankert av Øyvind Hammerstad (t.v.) og Arne Dale Accepta AS Tlf: E-post: Oslo / Drammen / Stavanger Strategi Prosessoptimalisering og -automatisering Virksomhetsarkitektur IKT-arkitektur Integrasjon og tjenesteorientering IKT-utvikling greenbird Integration Technology AS I Hoffsveien IC N-0275 Oslo, Norway I I info@greenbird.com make your data y greenbird Integration Technology

10 10 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON Spørsmål: Hvilke råd har en suksessfull grïnder som Bård Eker for SMB bedrifter i vekst? Svar: Fokuser på det bedriften til enhver tid gjør best og som har det beste potensialet, og finne din egen måte å gjøre tingene på. Slik s ikrer du vekst og suksess for din bedrift LEDER TIL LEDER STRATEGIER FOR VEKST Bård Eker er en kjent norsk gründer som har begynt i det små og har opplevd stor vekst og suksess. Hans prisbelønte foretak startet som et enmannsprosjekt i Fredrikstad i I dag har de rundt 250 medarbeidere og kunder over hele verden. Eker Group AS består av Eker Design AS, Hydrolift AS, Spirit of Performance AS, Eker Communications AS og med deleierskap i Koenigsegg AB og Cargine AB. Som deleier i Koenigsegg er de mest kjent for verdens raskeste supersportsbil mens Hydrolift er kjent for sine raske sportsbåter. Det letteste er å la bedriften vokse organisk, det vil si fylle på med de funksjonene der hvor det trengs umiddelbart, svarer Bård Eker på spørsmålet om hvordan best håndtere vekst. Utfordringen blir mer å forutse hvilke støttefunksjoner og systemer som er riktig å satse på for bedriften over tid. Vår filosofi har alltid vært å implementere alle funksjonene i de ansatte, forklarer han. Dette har betydd at de utførende selv har måttet ta ansvar for egen totalleveranse og at de har måttet se sitt eget arbeid i et større perspektiv. Eker vet av erfaring at dette kan være en utfordring, men mener det gir mer selvsikre arbeidstakere på lengre sikt. Glem ikke fundamentet Utfordingene i en vekstperiode er de hyggelige det er langt verre når bedriften skal bygges ned i situasjoner hvor markedet svikter og man plutselig oppdager å ha ledig kapasitet, sier Eker. Det er lett å la veksten ha en midlertidig form. Går det for lenge uten å følge opp med fundamental struktur kan det lett bli et byggverk uten grunnmur, advarer han imidlertid. Samtidig vet han hvor vanskelig det kan være å vite når timingen er riktig. Ingen ønsker heller en for tung grunnmur med for mye systemer. Dette ser han som et evighetsdilemma. Han anbefaler at du tenker ut din egen beste kombinasjon av tyngde, fleksibilitet og hastighet. En må fokusere på det som bedriften gjør best og til enhver tid har det beste potensialet, sier Eker om det å ivareta kundene best mulig samtidig som man opplever vekst. Du må også utnytte muligheter som andre ikke har sett før andre gjør det. Du er garantert fornøyde kunder om du leverer det beste de kan få. Selvgående medarbeidere Ekers filosofi har vært å ha dedikerte, PROFIL Bård Eker Født: I Fredrikstad i 1961 Stilling: Managing Director, Industrial Designer MNID Utdannelse: Statens Håndverk- og Kunstindustriskole, Oslo og Pratt Institute of Design, New York Aktuell: Startet eget designfirma i Gjenoppbygget Hydrolift. Hovedeier i svenske Koenigsegg AB. Medeier i svenske Cargine. Driver Eker Group, Eker Design og Eker Communication ansvarsbevisste og selvgående medarbeidere. For ham har det betydd å balansere ut det å ha fingrene i alt og la andre styre sine deloppgaver. Samtidig blir ens egen oppgave mer en synkroniseringsoppgave hvor det er viktig å påse at alle går i samme takt og overvåke kvaliteten på leveransene. Eker har for det meste unnlatt å outsource. Hans filosofi har vært å basere seg på insourcing. Det vil si at de har gjort så mye som mulig selv, spesielt når det gjelder nøkkelkompetanse. Unntaket er der hvor vi har funnet unike underleverandører med hensyn til kvalitet og hurtighet som gjør at vi også blir mer fleksible med hensyn til valg av metode og verktøy. Ta utvikling på alvor Det er ikke noe vits i å være etterpåklok, svarer han på spørsmålet om han ville gjort noe annerledes. Alt kunne definitivt vært gjort bedre men vi lever med prosjekter i individuelle tidsvinduer og det som gjaldt i går har forandret seg til i dag. I retrospekt ser han at det kanskje kunne ha vært enda større fokus på medarbeideres og underleverandørers utviklingsprosess. Det samme gjelder koordinering og styring av de ulike prosessene. Dette ser han kunne vært timet enda bedre. De små tingene viktig Eker mener hans egen suksess kan skyldes at han jobber mer, tar større risiko og kjører fortere. Det er ofte de små tingene som er viktige, sier han imidlertid. Limet mellom medarbeidere, mellom oppdragsgivere og mellom underleverandører er viktig. Han innrømmer at det å være opptatt av høy hastighet i prosjekter kan gå ut over de mykere sidene og relasjonene i et prosjekt eller prosess. Samtidig har tid og effektivitet vært vår nøkkel til suksess og det er kanskje ikke det letteste å kombinere. Samtidig er det viktig å finne sin egen måte å gjøre tingene på, understreker han. All verdens tips og råd overgår ikke evnen til å se muligheter med den arbeidsstokken en har. Dette sammen med kunnskap, beliggenhet og kundepotensiale. Deretter mener han det er opp til bedriften, lederne og de ansatte å få satt intensjonene ut i livet. Det er som oftest utførelse og gjennomføring det strander på og ikke ideer og forslag. GUNN IREN KLEPPE redaksjonen@mediaplanet.com Vi fakturerer for deg! I dagens marked med utfordrende kredittvilkår er det viktig å ta kontroll over egen bedrifts innkreving. Invoicia gir deg muligheten til å fokusere fullt ut på egen kjernevirksomhet og skape trygghet og frigjort tid. Invoicia skal være en ledende utfordrer innenfor faktura- og inkassoadministrasjon, og skal gi din bedrift optimale kredittadministrative løsninger. Invoicia s ulike rapporteringsverktøy gir din bedrift full kontroll 24/7. Ta kontakt med oss så skal vi fortelle deg hvordan du: Reduserer risiko Forbedrer likviditeten Reduserer kostnader Oppnår økt kontroll og oversikt Les mer på INVOICIA Oslo København Mo i Rana Tel: E-post: salg@invoicia.no Web:

11 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET JUNI HÅNDTER VEKST RIKTIG Det letteste er å la bedriften vokse organisk, det vil si fylle på med de funksjonene der hvor det trengs umiddelbart, svarer Bård Eker. FOTO: EKER GROUP 5 EKERS BESTE TIPS Definer Definer hva som skal til for 1 å lykkes, hvilke kunnskapsfelt bedriften må håndtere og hvilke du ønsker bedriften selv skal besitte. Finn frem til de dyktigste personene i kombinasjon med de som passer sammen. Eker understreker at kjemien her er viktigere enn fagkunnskapen. Tenk langsiktig Eker anbefaler at du setter 2 sammen et lederteam som dekker hele feltet av disipliner din bedrift er avhengig av for å lykkes ti år fremover. Det er viktig at denne ledergruppen får utviklet seg i takt sammen. Vær OBS på at det kan være svært vanskelig å flette inn toppledere senere i prosessen. Stol på deg selv Og dine nøkkelmedarbeidere. Eker mener råd fra 3 rådgivere kan være direkte destruktive hvis de ikke behandles og settes inn i system av deg selv som leder og din ledergruppe. Vurder grundig Eker viser til sin tidligere 4 teamsjef i Spirit of Norway: Det er mange verdensmestere der ute men bare noen har pokal. Med dette mener Eker at du må stole mest på deg selv og din egen vurderingsevne men at du må gjøre grundige vurderinger først. Oppnå progresjon Skal du klare å bygge opp en 5 bedrift på ti år har du veldig dårlig tid. Dette betyr at det må oppnås progresjon hver eneste dag i forhold til den målsetningen bedriften har. Jobbe alene - eller i fellesskap med andre? evolve! Sandaker Sandakervn. 24 C 0473 Oslo evolve! IT Fornebu Martin Linges vei Fornebu evolve! Er et annerledes arbeidsfelleskap for konsulenter, minibedrifter, kreative og enkeltmannsforetak. For en månedlig medlemsavgift får du tilgang til både en kontorplass og representative møtelokaler - alt i spennende veldesignede omgivelser. Du blir også en del av et unikt og inspirerende miljø. Medlemsavgift er kr 4 100,- +mva. pr måned, alt inkludert. For mer info ring eller besøk

12 12 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON Erik Andersen Informasjonssjef/ Fagredaktør, Elektronikkbransjen Bli mer effektiv med videokonferanser Spørsmål : Hvordan kan du spare tid og penger, forbedre kommunikasjon mellom lokasjoner og samtidig skåne miljøet? Svar: Ved bruk av videokonferanser oppnår Fjellkraft forbedret kommunikasjon mellom kontorer og prosjekter ute i felten, samtidig som de oppnår kostnads-, tidsog miljøbesparelser. SLIK LYKTES VI EFFEKTIVE VIDEOKONFERANSER Fjellkraft er en av Norges ledende utviklere av miljøvennlig vannkraft. Med over 120 kraftprosjekter geografisk spredt over hele Norge, er det sjelden vi alle er på samme sted til samme tid, forteller analytiker Kjetil Forseth. Selskapet, som har hovedkontor i Oslo, ble i fjor kjøpt opp av Nordkraft, som har sitt hovedkontor i Narvik. Tiden etter oppkjøpet har blitt brukt til å forene kompetansen og erfaringen som ligger i de to selskapene. Selskapet teller nå over 20 personer fordelt på fire kontorer. Dette stiller store krav til effektiv interkommunikasjon. For å løse dette har Fjellkraft valgt å rulle ut videokonferanseløsninger på tvers av organisasjonen, sier Forseth. Effektiv bruk av systemet Fjellkrafts virksomhet består i stor grad av prosjektering og planlegging av selskapets mange kraftverksprosjekter. Det er vanskelig å diskutere tekniske problemstilinger uten kart, tegninger og bilder, konstaterer Forseth. Problemet løses gjennom videokonferanser hvor personer på de forskjellige lokasjonene kan dele skjermbildet og jobbe med dokumenter fra hver sin kant. Forseth ser dette som en svært effektiv bruk av systemet. FAKTA Vi ser helt klart vesentlige besparelser ved bruk av videokonferanser. Kjetil Forseth Analytiker, Fjellkraft Flystans førte ikke til møtestans Vulkanaktiviteten på Island har truet den daglige driften for mange selskaper. Stenging av luftrommet har ført til utsatte møter og økt risikoen for tap i produktivitet og reduserte inntekter. Selskaper med tilgang til videokonferanseutstyr har kunnet føre tilnærmet normal møtevirksomhet selv med full stans i flytrafikken. Fjellkraft hadde planlagt et viktig strategimøte på Gardermoen, og ventet folk fra Narvik, Mo i Rana og Oslo. Med stor usikkerhet i flytrafikken valgte Fjellkraft å gjennomføre sitt møte ved bruk av videokonferanse. For Fjellkraft har konsekvensene av Islandsk aske og flystans foreløpig vært liten, og selskapet ser det som en stor fordel å ha videokonferanseutstyr under slike omstendigheter. De ser det også som en klar fordel for selskaper med høy reiseaktivitet å ha tilgang til videokonferanse dersom vulkanutbrudd og askeproblemer skulle tilta igjen. SPAR PENGER OG MILJØ Et videomøte kan spare Fjellkraft for nærmere kroner pr. person i reisekostnader for en dagsreise tur/retur Oslo - Mo i Rana, i tillegg til store tidsbesparelser. Samtidig spares miljøet. FOTO: ISTOCK Fjellkraft bruker et helt vanlig videokonferansesystem. I tillegg har man valgt å benytte såkalte smartboards som gjør at alle konferansedeltakere kan jobbe med notater, tegninger og skisser på tvers av lokasjonene. Fjellkraft har videre valgt å benytte egne PC klienter som gjør hele systemet mobilt. Tanken er at våre folk ute i felten skal ha lettbetjente, bærbare datamaskiner som de kan bruke til videokonferanser, forklarer Forseth. Videosystemet kan koble flere brukere opp på samme plattform, noe som gjør at fellesmøter, prosjektering o.l. kan gjennomføres selv om folk er ute på prosjektene. Vesentlige besparelser For at et videokonferansesystem skal foretrekkes fremfor fysiske møter er god lyd og tydelige, skarpe bilder uten forsinkelse viktig. En utfordring i denne sammenheng er kravet til båndbredde. Jo bedre lyd og bilde, jo større er kravene til båndbredde, forklarer Forseth. Vi var spesielt spente på å se hvordan dette ville fungere på de mobile klientene, men vi konstaterer at denne bekymringen i stor grad var grunnløs. Vi ser helt klart vesentlige besparelser ved bruk av videokonferanser. Et videomøte kan spare Fjellkraft for nærmere kroner per person i reisekostnader for en dagsreise tur/retur Oslo - Mo i Rana, i tillegg til store tidsbesparelser. Samtidig sparer vi miljøet, sier Forseth. For et selskap som har som formål å utvikle miljøvennlig vannkraft, er det viktig med en miljøvennlig profil. Det er en positiv gevinst, konkluderer han. GUNN IREN KLEPPE redaksjonen@mediaplanet.com FAGLIG INNSIKT Se verdien av å bruke den digitale møteplassen Forberedelser til reise. Lang reisetid. Dyre opphold. Tid borte fra jobben. For mange er videokonferanser forlengst blitt en del av arbeidssituasjonen. Trusselen fra askeskyer ser ut til å gjøre det mer urikkert å komme frem eller hjem til fastsastt tid. Den digitale tidsalder og internettet kan løse mange slike oppgaver. Kanskje bør ressurssparing og miljøhensyn anspore langt flere til å gjøre møtene digitale. Videokonferanse betyr enkelt forklart at møtet blir holdt på nett og at deltakerne ikke er på samme sted. Selv med normal datakapasitet i firmaet, kan man avholde slike møter. Utstyret består av datamaskiner, rutere, videokameraer og mikrofoner. De enkelte firmaers databaser kan supplere møtene med informasjon. I tillegg til digital overføring blir signalene komprimert, slik at de tar mindre plass i datanettverket. Moderne videokameraer for konferanser kan produsere bilder i farger med såkalt HD-kvalitet. Dette skaper meget gode muligheter til å gjengi detaljer fra for eksempel produkter eller skriftlig materiale som deltakeren skal diskutere. Se på kapasiteten Bredbåndet som distribuerer lyd- og bildesignalene kan ha forskjellig kapasitet, det vil si ulik datamengde per sekund. De fleste firmaer har i dag bredbånd med høy datakapasitet. Dette vil normalt gjøre det mulig å kunne holde videokonferanser med høy teknisk kvalitet. Det vil også kunne tillate bruk av flere videokameraer samtidig, slik at det for eksempel kan være knyttet et kamera til hver deltaker. I så fall må det være utstyr som gjør at disse signalene kan mikses til et videosignal ut i fra firmaet. Skal man ha høy kvalitet også hos de andre firmaene, må selvfølgelig data kapasiteten her være stor nok. Som nevnt innledningsvis, er det store miljøgevinster å hente for videokonferanser. Selv om det i dag kan være meget lave priser på flyreiser, snakker vi fortsatt om miljøforurensninger. I tillegg kommer ressursbesparelser for eventuelle overnattinger og reisevirksomhet utenom flyreisen.

13 FREMTIDENS MØTEFORM KAN MERKES PÅ BUNDLINJEN KOM OG OPPLEV DET HOS OSS EFFEKTIVISER DIN ARBEIDSDAG VED HJELP AV VIDEOKONFERANSE Den mest moderne teknik på markedet innen videokonferanse kalles Telepresence. Med Telepresence blir det virtuelle møte nærmest som å møtes ansikt til ansikt. Det er faktisk bare håndtrykket som mangler. Til gjenngjeld kan du og dine medarbeidere unngå å tape tid og penger på transport til og fra tallrike møter i inn- og utland. SEEING IS BELIEVING POLYCOMS high-tech lyd og bilde gir deg en unik følelse av nærvær det føles faktisk som om alle sitter i samme lokale. PRØV ET TELEPRESENCE-MØTE LIVE Kontakt oss for og avtale en tid til en demonstrasjon av de mange muligheter som fi nnes innenfor POLYCOM videokonferanse. Vi står klar med kvalifi sert rådgivning, så du kan velge en løsning som dekker dine behov. Solutors er skandinavias ledende virksomhet innen integrerte AV-løsninger. Vi kan tilby rådgivning og etablering av alt fra interaktive medier over videokonferanse til komplette prosjekter i forbindelse med ny- og ombygning. Solutors A/S Billingstadsletta BILLINGSTAD Tlf info@solutors.com

14 14 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET 4TIPS NYHETER KREV INN PEN- GENE SELV HUSK! Dette kan påføre oppdragsgiverne betydelige ekstrautgifter, og øke etterspørselen etter rimeligere og mer effektive løsninger. Det betyr gode dager for egeninkassobransjen, i følge administrerende direktør i Inka Management, Per Ivar Myklebust. - Stadig flere oppdager fordelene med egeninkasso, sier Myklebust. Bransjen har opplevd vekst i 2009, men det er i år vi virkelig vil se økende interesse, sier han. Egeninkasso betyr at kreditor selv gjennomfører inkassorutinene uten hjelp fra inkassobyrå eller advokat. - Egeninkasso fremstår som et mer aktuelt alternativ etter reduksjonen i inkassogebyrene. Det henger først og fremst sammen med at de private inkassobyråene har fått redusert sine inntekter betydelig og ikke lenger kan tilby kundene gratis inkasso, men må ta seg betalt for sine tjenester. Dette gjør at mange vil se seg om etter alternativer og da er egeninkasso et meget bra og effektivt alternativ, sier Myklebust. BEDRE LIKVIDITETEN Ikke vær bank for kundene dine. Å komme igang med egeninkasso er enkelt, og du kan løse dine egne saker uten bruk av unødvendig mye ressurser. FOTO: ISTOCK Spar penger med bruk av egeninkasso Spørsmål: Hvorfor bør man satse på egeninnkasso? Svar: Inkassobyråene har fra 1. januar 2010 fått sine gebyrsatser kraftig redusert. Bedre likviditeten Gebyrene med egeninkasso sammenlignet med fremmedinkasso er vesentlig lavere. Dette gjør at det i mange tilfeller blir enklere for skyldnere med betalingsproblemer å gjøre opp for seg. Som egeninkassator kan du selv velge om purringer og inkassovarsel skal sendes, noe som gjør saksbehandlingstiden kortere. Forfalte krav kan sendes til Namsmannen uten forutgående purringer og inkassovarsel. For private skyldnere er forutsetningen at det er sendt et såkalt Varsel om utlegg. Hvis skyldneren er et foretak kan det som et mer effektivt alternativ sendes Betalingsoppfordring med 28 dagers frist, og deretter et Konkursvarsel gjennom Stevnevitnet med 14 dagers frist. - Jeg vil anbefale bedrifter som er opptatt av å redusere antall kredittdager og derigjennom bedre likviditeten, om å ta i bruk egeninkasso. Det er dyrt og unødvendig å være bank for kundene sine, sier Myklebust. HEGE KOFSTAD redaksjonen@mediaplanet.com EGENINNKASSO Slik kommer du i gang - Det er enkelt for en bedrift å komme i gang med egeninkasso, sier Per Ivar Myklebust i Inka Management. - Levering, oppsett og opplæring er avhengig av bedriftens størrelse, men tar normalt fra 1-4 timer. Programmet har et brukervennlig grensesnitt, som setter fordringshaveren i stand til å løse alle sine egne saker med små ressurser. Programmet har automatiske tabeller for renter, salærer og offentlige gebyrer, samt database for norske postnummer og rettsinstanser. Lovpålagte varsler og rettslige dokumenter genereres med utgangspunkt i enten manuelt registrerte fakturaopplysninger, eller elektronisk innlastede data fra økonomisystemet. - Programmet lager dokumentene i samsvar med gjeldende regler og styrer prosessen automatisk. Ved hvert forfall får saksbehandler nye dokumenter sendt til sin e-postadresse ferdig adressert til riktige instanser og med oppdaterte renter og gebyrer. Det eneste man har å gjøre er å skrive ut dokumentene og postlegge dem, sier Myklebust. Egeninkasso leveres både som WEB løsning og PC/server løsning, og er integrert med de fleste ledende økonomisystemer på markedet. Spark inkassobyrået Nettjeneste for egeninkasso stopper dårlige betalere Behold alle renter og gebyrer selv 91% av sakene løses* Laveste pris på markedet, fra 190,- per mnd. Rask saksgang, korteste vei til Namsmannen *) Gjennomsnitt for inkassosakene vi behandlet i 2009 Gratis demo på Det tradisjonelle inkassofirmaet fikk inn litt lommerusk fra noen få av kundene. Conta driver inn noe helt sinnsykt. Dette er bra! Fredrik Frej, daglig leder og innehaver Overvåkningsbutikken.no, Strømmen Ring for mer informasjon! FÅ RASKERE BETALT

15 Blekk HP Valuepack Fotopakke Spar penger og kjøp to patroner HP-blekk Blekk HP Valuepack Fotopakke Pakken inneholder: cyan, magneta og gul. gjelder også denne pakken! HP Alt-i-ett skriver OfficeJet 4500 wifi Skriveren er er laget for hjemmekontorer/mikrobedrifter som trenger en rimelig, nettverksklar enhet som gir profesjonell fargeutskrift til enlav pris per side, med praktiske, innbygde verktøy for skanning, kopiering og faks. Tilbudene gjelder i butikk Gled deg over økonomien og bekvemmeligheten med fire kraftige verktøy fargeutskrift, skanning, kopiering og faksing. Spar også strøm med en skriver som er ENERGY STAR -kvalifisert.

16 16 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET EKSPERTEN SVARER Spørsmål 1: Hvilke økonomiske utfordringer har finanskrisen gitt små og mellomstore bedrifter? Spørsmål 2: Hva mener du små og mellomstore bedrifter bør fokusere på for å stå best mulig rustet for fremtiden? Spørsmål 3: Hva er ditt beste råd for en bedriftsleder som ønsker orden og kontroll i bedriften? Lars Martin Melbøe Produktansvarlig, Zirius AS Finanskrisen har ført til en stagnasjon i mange markeder. Dette har igjen medført at det har blitt tyngre å selge produkter og tjenester spesielt for små og mellomstore bedrifter. Det kan bli en økonomisk utfordring av beslutningsprosessene tar lengre tid enn forventet, eller stagnerer helt. Det reduserte markedet skaper sterkere konkurranse som gjør at bedriftene må være mer aktiv på tross av reduserte ressurser. Spesielt for nyetablerte og bedrifter med svak egenkapital er det en utfordring at finanskrisen har medført innskrenkede muligheter for lånefinansiering for drift eller nye prosjekter. Det er viktig å vurdere hvilken effekt finanskrisen har for det markedet en jobber mot. Ved en slik analyse kan man søke og tilpasse egen drift til de økonomiske utfordringene. Driften kan tilpasses ved å endre eget tilbud eller man kan dreie driften mot mindre konjekturavhengige bransjer som det offentlige. Det er også viktig å fokusere på innfordring av egen utestående kapital. Mitt beste råd er at bedriften har et forretningssystem som gjør det mulig for bedriftsleder å enkelt kontrollere og holde oversikt over bedriftens økonomiske situasjon. Dette vil kunne muliggjøre å raskere kunne iverksette de rette tiltakene i rett tid. Forretningssystemer som utnytter moderne teknologi kan i langt større grad kommunisere elektronisk med andre aktører og forretningsforbindelser. Dette gir raskere informasjon om bedriftens status, i tillegg til å være en automatisering av manuell kontrollrutiner. INSPIRASJON TIPS Strukturer din kontorhverdag, bli mer effektiv Jobber du i et miljø med flere, er det store sjanser for å bli distrahert slik at arbeidet blir utført tregere, og du dermed også får mindre gjort. Hver gang du blir distrahert går sekunder og minutter med på å komme seg inn på rett spor igjen. Plutselig er dagen omme og du sitter igjen med en masse uferdig arbeid og ligger dermed på etterskudd. Med små og enkle tiltak kan du komme opp på et effektivt nivå og dermed også kunne avslutte dagen med god samvittighet og kanskje til og med være foran skjemaet. SLIK BLIR DU EFFEKTIV 1. Rydd både det fysiske og det digitale skrivebordet ditt. For å kunne jobbe effektivt må hodet være klart og man må fjerne alle muligheter for distraksjoner. 2. Ha det komfortabelt mens du jobber. Ha gode, ergonomiske arbeidsredskaper som tastatur og mus. En god stol og riktig høyde på bordet er viktig. 3. Jobb med én oppgave om gangen. Ikke sjongler flere arbeidsoppgaver samtidig, noe som vil forstyrre arbeidsflyten. Det tar tid å omstille seg skriv gjerne lister på hva du skal gjøre når og hvor. ALLE FOTO: ISTOCK

17

18 18 JUNI 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET FAGLIG INNSIKT Vær etterpåklok, på forhånd. Etterpåklokskap er den beste klokskap sies det, og for mange virksomheter er det kanskje slik man ivaretar informasjonssikkerheten. I mange tilfeller er det først når det smeller at man tenker på hvilke sikkerhetstiltak man burde hatt. Informasjon på ville veier Har du tenkt igjennom om din virksomhet tåler at noen bryter seg inn og stjeler mange PC-er med verdifull informasjon? Hva hvis serverne med kundesystem, regnskap og andre viktige systemer får alvorlige vannskader eller brannskader? Eller hva om PC-ene blir virusinfiserte eller blir brukt til å lagre ulovlig innhold? De fysiske PC-ene er lette å kjøpe nye igjen, men informasjonen på dem kan være helt umulig å gjenskape. Ta sikkerhet på alvor Hvilken informasjon er det som er viktig for virksomheten din, og hvorfor er den viktig? Er det fordi informasjonen og IKT-systemene er nødvendige i den daglige driften eller er det skadelig om bedriftens konkurrenter får tilgang til informasjonen? Hva om ansatte skriver ufordelaktig om kunden på Facebook eller publiserer personopplysninger eller annen konfidensiell informasjon på bedriftens hjemmeside? Det er viktig at norske ledere tar informasjonssikkerhet på alvor En gang jeg var hos frisøren hadde hun mistet oversikt over timelistene sine pga. virus på PC-en. Leverandøren sa at hun måtte sende inn PC-en, men uten PC-en hadde hun ikke kassasystem og måtte stenge salongen! Hvordan er det hos din bedrift? Informasjonen er en del av virksomhetens verdi. I dagens teknologiske hverdag lagrer vi daglig store mengder informasjon. Det kan være forretningshemmeligheter, patenter, personopplysninger, forretningsplaner, børsinformasjon osv. Enhver virksomhet bør gjøre en vurdering av hvor verdifull informasjonen er og til enhver tid beskytte den i henhold til det. Du som leder må gå foran som et godt eksempel og vise hvor viktig god informasjonssikkerhet er for din bedrift. Informasjonssikkerhet er å sikre at data og informasjon er tilgjengelig for de som trenger det, at informasjonen er korrekt og pålitelig og at uvedkommende ikke får tilgang. SIKKERHETSTILTAK Du som leder må gå foran som et godt eksempel og vise hvor viktig god informasjonssikkerhet er for din bedrift. Tone Hoddø Bakås Seniorrådgiver, NorSIS Kjenn risikoen! Som bedriftens leder må du kjenne hvilke trusler bedriften kan bli utsatt for og vurdere om du skal investere i tiltak for å forebygge disse. De fleste tenker at en brann kan skje og forsikrer seg mot det, selv om sannsynligheten er liten. En god årlig øvelse er å gjennomgå mulige trusler på samme måte som vi automatisk tenker når det gjelder brann: Hva kan skje? Er det sannsynlig? Hva blir konsekvensen? Bør vi gjøre tiltak for å redusere skadene? Ved å behandle informasjonssikkerhet på styremøter og i bedriftens årsrapport synliggjør ledelsen overfor kunder, samarbeidspartnere, leverandører og andre at bedriften ønsker å sikre sine verdier. Sjekk leverandørens sikkerhet Dersom IT-tjenester kjøpes av en leverandør bør du ha en avtale om informasjonssikkerhet. Dersom du har personopplysninger som blir behandlet av en leverandør er det et lovkrav at du har en skriftlig avtale med leverandøren om informasjonssikkerhet. Kontroller også om leverandøren følger opp sikkerheten, med f.eks. årlige kontroller. Ikke ta for gitt at leverandører har god sikkerhet. Husk det er deg det går ut over om han ikke har det. Viktige spørsmål til leverandøren er om han har gode rutiner for: Kontroll på tilganger til systemer og datamaskiner. Oppdatering av programmer. Sikkerhetskopiering. Beredskapsløsning og øvelser. Bevisste medarbeidere Selv med god teknisk informasjonssikkerhet er gjerne de ansatte den viktigste sikkerhetsbarrieren. Det er viktig at de ansatte får god opplæring, slik at de forstår: Hvorfor informasjonssikkerhet er viktig og hvilken informasjon som er viktig for bedriften. Hva som ikke kan sendes på e- post. Hva som ikke kan tas med på minnepinne og bærbare PC-er. At man aldri låner bort brukernavn og passord. 5 BAKÅS BESTE TIPS Sikre PC-en 1. Sett på automatisk oppdatering på operativsystem og programmer 2. Gjennomfør oppdateringene når de kommer 3. Slett programmer du ikke bruker 4. Sjekk alle programmer for oppdateringer. På no finner du verktøy som kan bistå med oppdateringer 5. Ha alltid oppdatert antivirusprogram 6. Ha et godt og langt passord, f.eks. en liten setning med mer enn 15 tegn 7. Krypter data på bærbare PCer 8. Ta jevnlig sikkerhetskopi av data God sikkerhetsledelse 1. Lag retningslinjer for informasjonssikkerhet 2. Lær opp de ansatte i informasjonssikkerhet 3. Gjennomfør risikovurdering 4. Ha gode rutiner for å oppdatere alle programmer. 5. Sjekk at også IT-leverandørene gjør det! 6. Installer brannmur mellom bedriftens IT-systemer og Internett 7. Ha gode rutiner for sikkerhetskopiering 8. Oppbevar også en sikkerhetskopi et annet sted 9. Sjekk at sikkerhetskopiene fungerer, slik at data kan hentes tilbake igjen 10. Lag en beredskapsplan som forteller hva som skal gjøres dersom f eks store deler av IKT systemene svikter eller dere må evakuere lokaler pga. brann 11. Øv på beredskapsplanen En fullstendig oversikt over ditt regnskap er bare et tastetrykk unna Netledger er et nyskapende selskap med 40 entusiastiske ansatte som tilbyr outsourcing av økonomi og lønnsfunksjonen Oppdatert informasjon Accounting Positioning System Alt på ett sted Tilgang via internett når og hvor du vil Tilgang til skannede dokumenter Netledger AS Østensjøveien 39/ Oslo. Telefon: there`s no ledger like Autorisert XLEDGER.NET partner

19 Uni Økonomi - nå med ny og moderne lønnsmodul! Lønnsmodul med blant annet: ubegrenset antall lønns- og trekkopgaver - samme pris uansett integrasjon mot Telefonkatalogen Bedrift - hent ansatt info direkte lønnslipp som e-post - med passordbeskyttelse elektronisk overføring til Altinn Ekport av OTP - lønnsdata på XML format - direkte til ditt forsikringsselskap Vi gjør lønn enkelt! Tlf

20 Utfordre oss! ION NOR er et av de ledende, raskest voksende offshoring-selskapene med fokus på tjenestelevering fra India til de Nordiske markedene. Vi leverer høyteknologiske løsninger til svært konkurransedyktige priser til både små og store bedrifter. Tør du ta spranget? Norman ASA har samarbeidet med ION NOR for å etablere en utviklingsavdeling i India siden Vårt engasjement i India har vokst kraftig siden oppstarten, og har vært en styrking av vår utviklingsavdeling i Norge. Virksomheten i India omfatter analyse, utvikling og kvalitetssikring av våre produkter. ION NOR gir oss tjenester og effektiv kundebehandling, hvor ingen oppgaver er for små. Vi kan på det varmeste anbefale ION NOR da de tilbyr hjelpemidler som skaper gode resultater enkelt. STÅLE EKELUND, CHIEF TECHNOLOGY OFFICER, NORMAN ASA Dette vil du oppnå: 50 80% lavere kostnader Større fl eksibilitet Samarbeid med en profesjonell partner med høyteknologiske løsninger spesialtilpasset ditt behov Kontakt oss nå for nærmere informasjon: Tomas Pinås, Sales Manager, ION NOR AS Telefon: