Rapport fra perioden Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune

Transkript

1 Rapport fra perioden Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune Gjennomgang av aktiviteten i perioden Status for behandling av rapporter Vedtaksoppfølging

2 Kontrollutvalgets sammensetning Medlem Tove Eivindsen (V), leder Olav Huseby (AP), nestleder Ragna Vorkinnslien (R) Egil Hestnes (H) Arne Braut (SP) Varamedlem Nils Prestmo (V) Eivind Stende (AP) Helge Rønsåsbjørg (R) Michael Momyr (H) Jorid Jagtøyen (SP) Kontrollutvalgets ressurser Kontrollutvalget får sekretariatsbistand fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, og revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS fram til Budsjettet for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten var i 2017 på kr Av dette utgjør honoraret til Revisjon Midt-Norge IKS , honoraret til Konsek utgjør kr Aktiviteten i kontrollutvalget utgjorde kr Kontrollutvalgets virksomhet Utvalget har hatt om lag 10 møter per år. Antall møter har vært tilstrekkelig for å behandle saksmengden. I perioden oktober 2015 august 2017 har kontrollutvalget behandlet 103 saker. Utvalget møtes som regel på fylkeshuset i Trondheim. Enkelte møter har vært kombinert med besøk og tilhørende orientering i en fylkeskommunal virksomhet. Kontrollutvalget har besøkt følgende virksomheter i perioden: Malvik videregående skole Kimen kulturhus, Stjørdal (fellesmøte med kontrollutvalget i Nord-Trøndelag) Ole Vig videregående skole (fellesmøte med kontrollutvalget i Nord-Trøndelag) Utvalget har fått disse orienteringene fra administrasjonen: Internkontroll Fylkessammenslåing på opplæringsområdet Oppfølging av forvaltningsrevisjon - avtaleoppfølging på innkjøpsområdet Orientering fra prosjektleder for fylkessammenslåingen Orientering om kjøp av snurrevad til skoleskipet Fru Inger Kontrollutvalget får også årlige orienteringer om elev- og lærlingombudets virksomhet. Faglig samarbeid Kontrollutvalgets medlemmer deltar på faglige samlinger som er relevante for utvalgets arbeid. Utvalget har vært representert på følgende samlinger: Årlig samling for kontrollutvalgene i Konseks eierkommuner. Utvalgets leder holdt innlegg på konferansen i 2016 Årlig nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund Årlig nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn. Kontrollutvalget er medlem i forumet og deltar på årsmøtene. Utvalgets leder deltok i 2016 på kurs for kontrollutvalgsledere i regi av Konsek. 2

3 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget behandler ulike saker knyttet til regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget uttaler seg om fylkeskommunens årsregnskap når dette legges fram for politisk behandling. Uttalelsen er rettet til fylkestinget, men ligger ved saken også i fylkesutvalgets behandling. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienterer utvalget om revisjonsstrategien. Utvalget blir orientert om revisjonens tilbakemelding til fylkeskommunen etter at årets revisjon er avsluttet og om fylkeskommunens svar. Revisjonen legger fram den årlige rapporten fra besøk på utvalgte enheter, der revisjonen tester enhetenes rutiner for internkontroll. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll I inneværende periode har fylkestinget vedtatt toårige planer for forvaltningsrevisjon der kontrollutvalgets innstilling til prioriteringsrekkefølge har fått tilslutning av fylkestinget. Planene baseres på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet basert. Analysen er utformet i medvirkning med administrasjon, øvrige politikere, hovedverneombudet og hovedtillitsvalgte. Rapporter fra forvaltningsrevisjon legges løpende fram for kontrollutvalget, deretter legges fram som orienteringer for de relevante fagkomiteene i fylkestinget, førfylkestingsbehandlingen. Rapporter som ikke faller inn under en fagkomite legges fram for fylkesutvalget før fylkestingsbehandling. Kontrollutvalget har positive erfaringer med denne ordningen. Kontrollutvalgets rapporterer vedtaksoppfølgingen videre til fylkestinget gjennom utvalgets årsmelding, eller gjennom konkrete saker. En oversikt over periodens forvaltningsrevisjoner, kontrollutvalgets og fylkestingets vedtak og status for oppfølging følger denne rapporten. Påseansvar overfor revisor Kontrollutvalget har etter kommuneloven et ansvar for å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Gjennom lov og forskrift stilles det en rekke formelle krav, som revisjonen skal kunne dokumentere at den har oppfylt. Revisjon Midt-Norge inngår årlige avtaler med kontrollutvalget om leveranse av revisjonstjenester. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Dette er forhold som har betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påseansvar. Avslutning Kontrollutvalget anser at hensynet til uavhengighet og partipolitisk nøytralitet vært godt ivaretatt i utvalget denne perioden. Kontrollutvalgets arbeid fordrer samarbeid med både fylkestinget og administrasjonen, kontrollutvalget mener at det har hatt en konstruktiv dialog med begge og vil takke for samarbeidet. Trondheim, Tove Eivindsen, kontrollutvalgets leder 3

4 Status for behandling av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i perioden Rapporttittel Status FT Kvalitet i fagopplæringen Bestilt - - Vigo IKS Bestilt - - Trondheim Bussterminal Bestilt - - Tilpasset opplæring Avsluttes Behandlet Ferdig Kollektivtrafikk i distriktene Følges opp Behandlet - Skjetlein Grønt Kompetansesenter Avsluttes Behandlet Ferdig Tilrettelagt skoleskyss Følges opp Behandlet Under arbeid Miljøpakken Avsluttes Behandlet Ferdig Kostnadsutvikling i investeringsprosjekt Følges opp Behandlet Under arbeid Nasjonal Digital læringsarena Følges opp Behandlet Under arbeid Mobbing og psykososialt arbeidsmiljø i vgo. Avsluttes Behandlet Ferdig Innkjøpsavtaler Avsluttes Behandlet Ferdig Økonomistyring Drift og vedlikehold av fylkesveger Følges opp Behandlet Ferdig Arbeid med kvalitet i opplæringen Orkdal vgs. Avsluttes Behandlet Ferdig Etikk og varsling i fylkeskommunen Avsluttes Behandlet Ferdig Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 Avsluttes Behandlet Ferdig Saksbehandling og dokumenthåndtering Avsluttes Behandlet Ferdig 4

5 Vedtaksoppfølging forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Forvaltningsrevisjon 2017 Kvalitet i fagopplæring Tilrettelagt skoleskyss Tilpasset opplæring Kollektivtrafikk i distriktene Skjetlein Grønt kompetansesenter Miljøpakken Kostnadsutvikling i investeringsprosjekt Nasjonal digital læringsarena Mobbing og psykososialt arbeidsmiljø i vgo Innkjøpsavtaler Økonomistyring - drift og vedlikehold av fylkesveger Arbeid med kvalitet i opplæringen - Orkdal videregående skole Etikk og varsling Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 Saksbehandling og dokumenthåndtering Selskapskontroll 2017 Vigo IKS Trondheim bussterminal 5

6 Sak Kvalitet i fagopplæringen Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Saksnr. KU 13/17, 21/17 Ikke påbegynt Bestilt Kontrollutvalget godkjente prosjektplanen i sak 21/17. Forvaltningsrevisjonen leveres innen Sak Tilrettelagt skoleskyss Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Saksnr. KU 23/16, 30/16, 18/17 1. Fylkestinget er tilfreds med at den økonomiske situasjonen i forbindelse med tilrettelagt skoleskyss nå ser ut til å være under kontroll. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å fortsette forbedringsarbeidet på området ved å: a. Sørge for at Sør-Trøndelag fylkeskommune og AtB kommer til enighet om hvem som skal være behandlingsansvarlig for data om brukerne av tilrettelagt skoleskyss b. Påse at AtB etablerer et tilfredsstillende system for internkontroll, herunder rutiner for håndtering av personopplysninger. c. Fortsette arbeidet med å forbedre styringsdata for tilrettelagt skoleskyss. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen rapporterer om status for arbeidet innen utgangen av Som innstilling Under arbeid Videre oppfølging R1-17 Fylkesrådmannen og AtB er enige om å gjennomføre et oppfølgingsmøte i tråd med behandling og vedtak i Fylkestinget. Fylkesrådmannen legger frem en orienteringssak for Fylkestinget om status for arbeidet innen utgangen av Saken bør følges opp videre. Kontrollutvalget kan be om en skriftlig eller muntlig orientering i denne forbindelse. 6

7 Sak Tilpasset opplæring Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Saksnr. KU 31/16-2, 37/16, 49/16, 19/17 Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar rapporten til orientering. Som innstilling Ferdig R1-17 Forvaltningsrevisjonens rapport på tilpasset opplæring er tatt til orientering og behandlet. Vedtaket tatt til orientering. Avsluttes Saken kan avsluttes. Sak Kollektivtilbudet i distriktene Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Saksnr. KU 31/16-2, 36/16, 50/17, 27/17 Saken legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering. 2. Fylkesrådmannen bes sørge for at rapporteringsbehov forankres i leveranseplanen. 3. Fylkesrådmannen bes sørge for en mer systematisk oversikt over bestillinger til Atb og gjennomføring av disse. 4. Fylkestinget ser frem til evaluering av prosjekt om bestillingsløsning, jf. FU-sak 192/16. Som innstilling. Ikke påbegynt Videre oppfølging Saken bør følges opp videre.< 7

8 Sak Skjetlein Grønt kompetansesenter Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Saksnr. KU 32/16, 35/16, 3/17 Rapporten oversendes fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget er ikke tilfreds med fylkesrådmannens oppfølging av Skjetlein grønt kompetansesenter, og anser ikke fylkestingets vedtak om opprettelse av senteret for gjennomført i tråd med fylkestingets forventninger. 2. Fylkestinget merker seg revisors konklusjoner og understreker viktigheten av at følgende ivaretas for eksisterende og fremtidige enheter i fylkeskommunen: a. Tydelig organisasjonsstruktur b. Tilstrekkelig budsjettering og fast økonomisk rapportering c. Fast styringsdialog knyttet til prioriteringer og mål d. Fast aktivitetsrapportering e. At utviklingsarbeid gis realistiske rammebetingelser Som innstilling Ferdig Avsluttes R1-17 Oppfølging av FTs behandling av saken pågår løpende. R2-16 SGK avviklet pr Utviklingsenhet etablert ved Skjetlein vgs. for oppfølging. Videre strategiarbeid pågår i tråd med politiske vedtak i STFK og i samarbeid med næringen. Saken kan avsluttes. Vedtaket gir generelle føringer for fylkeskommunens virksomhet som kontrollutvalget bør påse at følges opp i nye saker der det er relevant. 8

9 Sak Miljøpakken Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 99/16 Saksnr. KU 43/16 Kontrollutvalget legger rapporten fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten til orientering, og ber fylkesrådmannen jobbe videre med de problemstillinger som revisjonen omtaler. 2. Fylkestinget ber om at det avlegges en helhetlig årsrapport fra Miljøpakken som viser fremdrift i prosjektene og anvendelse av bevilgninger sett opp mot handlingsprogrammet, og forklarer eventuelle avvik. 3. Fylkestinget er bekymret for at fremdriften i prosjektene ikke er god nok. 4. Fylkestinget ber om at møter i kontaktutvalget holdes for åpne dører etter prinsippene i kommuneloven 30 og Fylkestinget ber om at beslutninger om prioriteringer dokumenteres skriftlig og rapporteres til samarbeidspartnernes beslutningsorganer. Som innstilling fra kontrollutvalget. Ferdig Avsluttes R2-16 Alle punkt er ivaretatt 1.Fylkestinget tar rapporten til orientering, og ber fylkesrådmannen jobbe videre med de problemstillinger som revisjonen omtaler. Status: STFK administrasjon jobber med å få løst problemene som revisjon omtaler. 2.Fylkestinget ber om at det avlegges en helhetlig årsrapport fra Miljøpakken som viser fremdrift i prosjektene og anvendelse av bevilgninger sett opp mot handlingsprogrammet, og forklarer eventuelle avvik. Status: Årsrapport fra Miljøpakken er underarbeid. Rapporten skal vise: -Fremdrift i prosjektene -Anvendelse av bevilgninger sett opp mot handlingsprogrammet -Forklaring av evt. avvik. 3.Fylkestinget er bekymret for at fremdriften i prosjektene ikke er god nok. Status: - Kontaktutvalget for Miljøpakken er også bekymret for dårlig fremdrift. Dette ble tatt opp på sist møte i utvalget Partene skal sammen se på hvordan man kan jobbe raskere. Partene skal gå sammen om å utvikle en "fast track" for planlegging av prosjekt som kan gjennomføres uten større avklaring. Dette skal bidra til nødvendige tiltak for hurtig realisering. - Det jobbes med kartlegging av erfaringer med samarbeidet og organisering av Miljøpakken. Hensikten er å rette fokus mot flaskehalser og hvordan vi organiserer oss for å jobbe effektivt. Alt dette skal opp på neste møte i kontaktutvalget Fylkestinget ber om at møter i kontaktutvalget holdes for åpne dører etter prinsippene i kommuneloven 30 og 31. Status: Møte i kontaktutvalget er pr. dags dato åpent for dører etter prinsippene i kommuneloven 30 og Fylkestinget ber om at beslutninger om prioriteringer dokumenteres skriftlig og rapporteres til samarbeidspartnernes beslutningsorganer Status: Det er ivaretatt: - Beslutninger om prioritering av tiltak og prosjekter er dokumentert skriftlig gjennom Handlingsplan Miljøpakken. - Dokumentet er rapportert til samarbeidspartnernes beslutningsorganer og til politisk behandling. - Alle endringer er behandlet opp til politisk behandling. Sak Kostnadsutvikling i investeringsprosjekt Saksnr. FT 28/16 Til innholdsfortegnelsen 9

10 Saksnr. KU 18/16 Rapporten legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar rapporten til orientering, og ber fylkesrådmannen om å: 1. Formalisere krav til risikovurdering av alle prosjekter på et nivå som er hensiktsmessig i forhold til den fasen prosjektet er i. 2. Innlemme betraktninger om risikoforhold i alle saksutredninger om investeringsprosjekter til politisk behandling. 3. Gjøre en nærmere vurdering av behovet for risikoavsetninger for investeringsprosjekter og hvordan dette eventuelt bør organiseres. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere til fylkestinget om dette innen utgangen av Som innstilling, med følgende tilleggspunkt: 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere hvordan sams veiadministrasjon og Statens vegvesen sin bruk av håndbøker påvirker risikoen for kostnadsoverskridelser på fylkesveiprosjekt. Under arbeid Videre oppfølging R1-17 Samferdsel og Bygge og eiendom innarbeider dette i sine rutiner gjennom det kontinuerlige forbedringsarbeidet. R2-16 Samferdsel og Bygge og eiendom innarbeider dette i sine rutiner gjennom det kontinuerlige forbedringsarbeidet Fylkesrådmannen skal etter vedtaket ha rapportert tilbake til fylkestinget innen utgangen av Dette har ikke blitt gjort, vedtaksoppfølgingen kan ikke sies å være god nok oppfølging av saken. Saken bør følges opp videre, eventuelt bør kontrollutvalget be FRM om en skriftlig eller muntlig orientering i saken. 10

11 Sak Nasjonal digital læringsarena Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 27/16 Saksnr. KU 20/16 Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget ser alvorlig på de forhold som er avdekket i Hordaland fylkeskommunes forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å stille krav til styret og følge opp arbeidet med utvikling av innkjøpsarbeidet i Nasjonal digital læringsarena og rapportere til fylkestinget om utviklingen innen utgangen av Som innstilling. Under arbeid R2-16 Det er utarbeidet forslag til nye vedtekter som kommer til behandling i Fylkestinget våren Se for øvrig vedtaksoppfølging R og 20. mai Videre oppfølging Saken bør følges opp videre til ny vedtekter er vedtatt. Kontrollutvalget bør be om skriftlig eller muntlig orientering før saken kan avsluttes. 11

12 Sak Mobbing og psykososialt Til innholdsfortegnelsen arbeid Saksnr. FT 52/16 Saksnr. KU 29/16 Kontrollutvalget legger fram rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens arbeid med psykososialt arbeidsmiljø og mobbing for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a. sørge for fungerende skolemiljøutvalg ved alle skolene, og at disse finner en form og et innhold som oppleves som nyttig for alle involverte i skolemiljøarbeidet. b. sørge for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse og verktøy for å kunne avdekke mobbing, inkludert sosiale medier som en arena hvor mobbing skjer. c. gjøre en vurdering av skolenes praksis knyttet til å unnlate å fatte enkeltvedtak i saker som omhandler mobbing. 2. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere tilbake om hvordan rapporten er fulgt opp innen Innstilling vedtatt med tillegg, nytt punkt d: Ferdig Avsluttet d. Etablere en tettere kontakt med Konfliktrådet hvor det avklares hvordan de kan benyttes i skolen som uavhengig tredjepart i mobbesaker. Det ses spesielt på hvordan de kan være en viktig bidragsyter hvor det har oppstått konflikt mellom skole og hjem. R2-16 Fylkesrådmannen har hatt egne møter med skolene med tema skolemiljøutvalg, mobbing (inkl på sosiale medier) og enkeltvedtak, samt igangsatt administrative tiltak. Kompetanse er kartlagt og nødvendige tiltak er igangsatt der det mangler. Kompetansetiltakene skreddersys ut fra behov. Skolene benytter i stor grad konfliktrådet, men fylkesrådmannen ser på hvordan vi kan tilrettelegge for et samarbeid på et overordnet nivå. 12

13 Sak Innkjøpsavtaler Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 2/16 Saksnr. KU 32/15, 9/16 og 54/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a. sørge for at brukerne av e-handelssystemet har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet b. sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert c. styrke brukergruppene ved blant annet å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side d. styrke samhandlingen med kommunene e. oppdatere kompetanseplanen i jus- og innkjøpstjenesten f. vurdere å inngå innkjøpsavtaler for varer og tjenester der slike mangler g. fokusere spesielt på leverandørenes bruk av lærlinger. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å orientere om hvilke tiltak som er satt i verk i etterkant av revisjonen innen 1. mars Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering Som innstilling Ferdig Ny innkjøpsstrategi vedtatt. Avsluttes R1-17 Videre arbeid med strategien og handlingsplan er avsluttet. Fortsetter videre i Trøndelag. Kontrollutvalget tok fylkesrådmannens redegjørelsen til orientering. Saken avsluttes. Kontrollutvalget kan ev. be om en orientering om ny innkjøpsstrategi. 13

14 Sak Økonomistyring Til innholdsfortegnelsen Drift og vedlikehold av fylkesveger Saksnr. FT 41/15 Saksnr. KU 33/15 Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten "Økonomistyring Drift og vedlikehold av fylkesveger" til orientering, og konstaterer at det overordnede bildet er en betryggende økonomistyring innenfor feltet. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen utarbeide en funksjonsbeskrivelse for forholdet mellom avdelinger i fylkeskommunen i oppfølging av fylkesvei. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomgå måleindikatorer for fylkesvei i BMS for å sørge for god styringsinformasjon om drift og vedlikehold 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for mer helhetlig og samordnet rapportering om økonomi, fremdrift og aktivitet for drift og vedlikehold av fylkesveg. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere om dette arbeidet senest til fylkestinget i juni 2016 Som innstilling fra kontrollutvalget. Ferdig R2-16 Nye måleindikatorer er lagt inn i leveranseavtale SVV - STFK Videre oppfølging R1-16 Det er laget forslag til nye måleindikatorer og mer samordnet rapportering, som er lagt inn i leveranseavtale SVV - STFK Det arbeides med å ferdigstille leveranseavtale. Egen rapport til fylkestinget ikke gitt i juni 2016 i tråd med vedtak. FRM er ferdig med arbeidet, saken bør følges opp videre med skriftlig eller muntlig orientering fra FRM. 14

15 Sak Arbeid med kvalitet i opplæringen Til innholdsfortegnelsen Orkdal vidaregåande skole Saksnr. FT 42/15 Saksnr. KU 32/15 Kontrollutvalget legger rapporten fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å dokumentere hvordan det nye systemet for å sikre kvalitet i videregående opplæring fungerer og sikre at systemet blir kjent og brukt ved skolene 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg de styrker og svakheter som er avdekket i kvalitetsarbeidet ved Orkdal vidaregåande skole og følge opp nødvendige tiltak overfor skolen. 3. Fylkestinget tar forøvrig rapporten til etterretning. Som innstilling fra kontrollutvalget Under oppfølging Fra fylkesrådmannens vedtaksoppfølging 1. halvår 2016: R1-16 Vedtaket er tatt til etterretning, og følges blant annet opp i fylkesrådmannens løpende dialog med skolene. Kvalitetshåndbok for videregående opplæring er nå revidert for i enda sterkere grad å reflektere det gjeldende kvalitetsarbeidet innenfor sektoren. Revidert utgave ble distribuert til skolene i desember Avsluttes Orientering ikke gitt i egen sak, men i sak om vedtaksoppfølging. KU kan eventuelt be om egen orientering om ønskelig. Sak Etikk og varsling i fylkeskommunen Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 101/14 Saksnr. KU 57/14 Kontrollutvalget merker seg rapportens konklusjoner og oversender den til fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger og: a. Sørge for at de etiske retningslinjene gjøres kjent blant alle ansatte b. Sørge for systematisk gjennomgang og eventuell oppdatering, slik at de etiske retningslinjene er aktuelle c. Sørge for systematisk diskusjon om etiske dilemmaer og problemstillinger i hele organisasjonen d. Sørge for å gjøre kjennskapen til retningslinjer for varsling kjent blant alle ansatte e. Sørge for informasjon og veiledning i forsvarlig varsling f. Vurdere gjennomgang og evaluering av retningslinjer for varsling og praksis i oppfølging og vurdering i slike saker. 2. Fylkestinget ber om en tilbakemelding fra fylkesrådmannen om oppfølgingen i fylkestingets møte i juni Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere å opprette en uavhengig varslingskanal, slik KS og Transparency International anbefaler. 4. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. Samme som kontrollutvalgets innstilling Notater Ferdig Punkt 1 er fulgt opp jf. rapportering i FT-sak 39/15. R1-17 Etiske retningslinjer vil bli laget for Trøndelag fylkeskommune gjeldene fra Avsluttes 15

16 Sak Reduserte FDV-kostnader i Til innholdsfortegnelsen skolebruksplan 3 Saksnr. FT 108/12 Saksnr. KU 61/12 Forklaring og Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 til orientering, og konstaterer at det er iverksatt tiltak for å gi reduksjoner i disse kostnadene for Gauldal og Charlottenlund videregående skoler. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at et tilstrekkelig system for oversikt over FDV-kostnader og måloppnåelse blir en del av fylkeskommunens styringssystem. Samme som kontrollutvalgets innstilling Oppfølging Ferdig R1-16 Delprosjekt knyttet til vedtatte hovedføringer er iverksatt og oppfølges fortløpende. Nøkkeltall FDV gjenstår Avsluttes Saken er under oppfølging av fylkesrådmannen gjennom eiendomsprosjektet. Kontrollutvalget kan på et seinere tidspunkt be om en orientering om resultatene av eiendomsprosjektet. 16

17 Sak Saksbehandling og Til innholdsfortegnelsen dokumenthåndtering Saksnr. FT 55/12 og 107/12 Saksnr. KU 39/12 og 30/13 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon "Saksbehandling og dokumenthåndtering" til orientering, og understreker viktigheten av at problemstillingene som reises i rapporten blir fulgt opp. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: 1. Sørge for at arkivplan for STFK ajourføres. 2. Gjennomgå sammenhengen mellom oppgaver og ressurser i arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan sørge for at tjenesten kan legge til rette for mest mulig effektiv saksbehandling i organisasjonen. 3. Gjøre en vurdering av tiltak for å kvalitetssikre at alle ansatte som driver saksbehandling har tilstrekkelig kompetanse innenfor: a. Betydningen av riktig dokumenthåndtering b. Vurdering av hva som er arkivverdig materiale c. Regler om offentlighet og innsyn KU ber Fylkesrådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget og fylkestinget innen 1. oktober Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon "Saksbehandling og dokumenthåndtering" til orientering, og understreker viktigheten av at problemstillingene som reises i rapporten blir fulgt opp. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: 1. Sørge for at arkivplan for STFK ajourføres. 2. Gjennomgå sammenhengen mellom oppgaver og ressurser i arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan sørge for at tjenesten kan legge til rette for mest mulig effektiv saksbehandling i organisasjonen. 3. Gjøre en vurdering av tiltak for å kvalitetssikre at alle ansatte som driver saksbehandling har tilstrekkelig kompetanse innenfor: a. Betydningen av riktig dokumenthåndtering b. Vurdering av hva som er arkivverdig materiale c. Regler om offentlighet og innsyn 4. Gjøre en vurdering av saksfremlegg til politisk behandling med tanke på kvalitativ og effektiv saksfremstilling, samt bruk av relevante saksvedlegg. Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget og fylkestinget innen 1. desember 2012 Under arbeid Sak FT-107/12 Fylkesrådmannens oppfølging av forvaltningsrapport saksbehandling og dokumenthåndtering : Fylkestinget tar fylkesrådmannens plan for oppfølging av forbedringstiltak knyttet til intern saksbehandling og dokumenthåndtering til etterretning Avsluttes KU-sak 30/13, vedtak: Kontrollutvalget tar orientering fra arkivtjenesten til orientering, og konstaterer at ny arkivplan er under utarbeidelse. Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding når denne er ferdigstilt. Punktet om arkivplan var ikke fullstendig oppfylt ved forrige gjennomgang, men dette anses ikke lenger relevant i sammenslåingsprosess. 17

18 Selskapskontroll Sak Trondheim bussterminal AS Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Saksnr. KU 7/17, 17/17 Ikke påbegynt Bestilt Kontrollutvalget godkjente prosjektplanen og ba om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, med levering innen Sak Vigo IKS Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Saksnr. KU 4/17, 20/17 Ikke påbegynt Bestilt Kontrollutvalget har bedt revisjonen legge frem plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Kontrollutvalgene i øvrige eierfylker/oslo kommune inviteres til å delta i selskapskontrollen. Kontrollutvalget har gitt revisjon og sekretariat fullmakt til å ta de nødvendige skritt for å sørge for videre framdrift i prosessen. 18