FELLESNEMNDA MØTEINNKALLING

Transkript

1 FELLESNEMNDA FELLESNEMNDA MØTEINNKALLING Møtedato: Møtestad: Rom 126, Fusa Møtetid: 12:00-15:00 Medlemmer: Atle Kvåle Gustav Bahus Helge Steinum Jon Sivert S. Rykkel Laila Marie Reiertsen Lars Erik Dalland Magne Djuvik Marie Elisabeth Lunde Bruarøy Mikael Leigland Ranveig Næss Parti Ap - F FrP AP V FrP H - F FrP - F H SP - F H - F Medlemmer som ikkje kan møta må snarast melda frå til Os kommune, via politikerportalen eller tlf /mail: politikar@os-ho.kommune.no Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Os, den Marie E. L. Bruarøy Leiar Atle Kvåle Nestleiar Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng derfor ikkje underskrift

2 Sakliste Saksnr Arkivsaknr./Tittel Side 17/ /3094 Godkjenning av innkalling, møteprotokoll og saksliste 3 18/ /2774 Delegering av mynde til prosjektansvarleg 19/ /2774 Milepælsplan 20/ /2774 Prosjektstyring / mal for arbeidet vidare 21/ /2774 Budsjett / /2774 Politisk organisering av arbeidet med kommunereformarbeidet Fusa- Os 23/ /2856 Fordeling av Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman 24/ /3094 Eventuelt 25/ /3094 Orienteringssaker

3 Side 3 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Elisabeth Vinje Nydal Arkivkode: 033 Arkivsaksnr.: 17/3094 JournalpostID: 17/31608 Saksnr: Utval: Dato: 17/2017 Fellesnemnda Godkjenning av innkalling, møteprotokoll og saksliste Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Det var ingen merknader til innkallinga. Møteprotokoll frå var godkjent. Det var ingen merknader til sakslista. Os, den

4 Side 4 Saksopplysningar: Fast møtesak for godkjenning av innkalling, møteprotokoll og saksliste. Os, den Elisabeth Vinje Nydal Konsulent/Møtesekretær

5 Side 5 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/31773 Saksnr: Utval: Dato: 18/2017 Fellesnemnda Delegering av mynde til prosjektansvarleg Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Fellesnemnda delegerer mynde til prosjektansvarleg i tråd med vedlagte reglement Os, den

6 Side 6 Vedlegg: Delegering av mynde til prosjektansvarleg Saksopplysningar: I mandat for Fellesnemnda vedteken av dei to kommunestyra 25. august 2017 står det i pkt. 1: Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Fellesnemnda skal gå gjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen Vidare står det i pkt. 14: Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politiske underutval og/eller administrativ styringsgruppe å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter Alle prinsipielle saker skal handsamast av politisk nivå. Kurrante saker vert delegert til prosjektansvarleg. Ein sak oppfattast som kurrant når det ligg føre retningsliner for korleis saka skal handsamast, det er praksis frå behandling av tilsvarande saker, saken ligg innanfor budsjett, og saka er i tråd med overordna planar, forskrift og lov. I saker der det oppstår tvil om ein sak er prinsipiell eller ikkje, vert dette drøfta med leiar av Fellesnemnda. Delegert mynde fører med seg eit stort ansvar. Rammene for delegert mynde gir fridom som administrasjonen må nytte til det beste for kommunen sine innbyggjarar, ansatte, kommunen som organisasjon og tenestene. Ved utøving av delegert mynde skal følgjande prinsipp ivaretakast Samsvar med politiske føringar Effektiv ressursbruk Medarbeidarane sine rettar i samsvar med lov og avtaleverk Til det beste for innbyggjarane i Bjørnafjorden kommune Os, den

7 Side 7 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/31774 Saksnr: Utval: Dato: 19/2017 Fellesnemnda Milepælsplan Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Mellombels milepælsplan vert tatt til etteretning, og Fellesnemnda ber prosjektansvarleg starte arbeidet i tråd med denne. Os, den

8 Side 8 Vedlegg: milepælsplan Saksopplysningar: Som ramme for vidare arbeid har administrasjonen utarbeida ein mellombels milepælsplan som viser noko av dei ulike aktivitetane som skal gjerast fram mot Denne milepælsplanen er kun eit første utkast. Dei ulike prosjekta som er lista opp vil rapportere via ei skyteneste/nettbasert der det vi vere høve til å følgje dei ulike prosessane kontinuerleg. Det er noko ulikt kva detaljeringsnivå milepælsplanen skal ha. I framlegget er detaljnivået noko ulikt. Frå dei overordna store prosjekta som til dømes oppvekst og kultur / helse og omsorg til meir konkrete gjeremål. Administrasjonen vil difor gjennom prosessen arbeide for å få fram gode verktøy for både styring, leiing og rapportering av dei ulike prosjekta. Os, den

9 Side 9 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/31386 Saksnr: Utval: Dato: 20/2017 Fellesnemnda Prosjektstyring /mal for arbeidet vidare Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Programansvarlege får fullmakt til å starte arbeidet med å vidareutvkle prosjektdirektiv, prosjekthandbok og gå til anskaffing av eit digitalt verktøy som gjer kommunikasjonslinene tenelege. Os, den

10 Side 10 Vedlegg: PROSJEKTDIREKTIV_mal Saksopplysningar: Mal for prosjekt Gjennom ei felles tilnærming til prosjektarbeidsformen ynskjer rådmennene å skape ein god prosjektkultur, der verksemda sin forståing for prosjektarbeidsformen blir auka gjennom eit felles omgrepsapparat og ei felles oppfatning av kva det inneber å delta i eit prosjekt. Programansvarlege vil ta utgansgspunkt i difi sin prosjektvegvisar og har som mål at: Ein har grunnlag for å starte planleggingsfasen gjennom godkjend prosjektforslag Ein har grunnlag for å kunne levere prosjektets produkt Ein har sikra overordna styring og kontroll i heile prosjektets levetid Ein har sikra oppfylging av prosjektets forretningsmessige forankring i heile prosjektets levetid Verksemdas leiinga har eit grensesnitt til prosjektet Ein har myndigheit til å avslutte prosjektet Planer for å realisere vinster blir fylgt opp Prosjektdirektiv for samanslåingsprosessen er ein måte å standardisere visse sider ved prosjektarbeidet, der viktige element i eit prosjekt har blitt fastlagt slik at direktivet kan fungera som ein kontrakt mellom prosjektet, styringsgruppa og prosjekteigar. Mal for prosjektdirektiv ligg som vedlegg i saka. Det er eit ønskje å utvikla eit prosjektrom/skyteneste som har til oppgåve å forenkla informasjonsflyt i prosjekter, samt å sikra at vi har kontroll på dokumenta, frå start til slutt i prosjektet. Det vil vere hensiktsmessig å utarbeide ein digital prosjekthandbok/system for prosjektstyring. Administrasjonen vil difor starte arbeidet med anskaffelse av eit slikt system. Os, den

11 Side 11 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/30718 Saksnr: Utval: Dato: 21/2017 Fellesnemnda Budsjett Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Fellesnemnda godkjenner vedlagte budsjett for 2017,2018 og Fellesnemnda ber om at det vert rapportert kvartalsvis på budsjettet. Budsjettet vert tatt opp til vurdering og revidering gjennom prosjektperioden. Os, den

12 Side 12 Saksopplysningar: I tråd med inndelingslova 15 vert tilskot til dekking av eingangskostnader gjort etter ein standardisert modell. Departementet har utbetalt 25,6 millioner kroner i tilskot til Os og Fusa kommuner for dekking av eingangskostnader i kommunereformen. Midlene er utbetalt etter avtale til Os kommune. I tillegg til eigangstilskotet vil kommunen få reformstøtte. Denne vil bli utbetalt etter innbyggjartal. Os og Fusa er i gruppa innbyggjarar og tilskotet er på kr. 20. Dette tilskotet vert ikkje utbetalt til kommunane før i Det er difor etter prosjektansvarleg sitt syn ikkje mogleg å starte bruken av desse midlane før etter 1. januar Dette gjer at prosjektet etter programansvarleg sitt syn ikkje får same kraft i utviklingsarbeidet som prosjektet kunne hatt dersom desse midlane hadde vore tilgjengeleg i Fellesnemda bør drøfte korleis dette skal handterast. Sjå følgjande nettadresse for meir informasjon om tilskot til kommunereforma: For å få ein god start på arbeidet har prosjektansvarleg har gjort vurdering av fordeling av eingongstilskotet gjennom prosjektperioden. I 2017 vil kommnane ha nokre administrative kostnader og nokre kostnader knytta til samlingar. Det vert foreslått å avsette 1 mill for Budsjettramma for 2018 og 2019 vert likt fordelt med 12,3 mill kr pr år. Framlegg til budsjett har prioritert frikjøp av nøkkelpersonell, arbeid med IKT infrastruktur og digitalisering (sjå tabell under) Budsjettskisse for 2018 og 2019 TILTAK Prosjektleiarar Digitalisering IKT drift / infrastruktur Juridisk kompetanse Kyrkjeleg fellesnemd Frikjøp tillitsvalde Næringsutvikling Driftskostnader organisasjon Til Fellesnemnda sin disposisjon Politisk 1 1 Sum

13 Side 13 På noverande tidspunkt er det ikkje mogleg å fastlegge kostnader i detalj. Fleksibilitet mellom budsjettpostane er naudsynt, og budsjettet vil verte oppdatert til Fellesnemnda gjennom kvartalsrapportar. Nærare om dei ulike budsjettpostane: 1. Prosjektleiararar: Innanfor dei store tenesteområda er det behov for prosjektleiarar som skal styre dei ulike delprosjekta. Totalt ca. 3,5 årsverk til prosjektleiing 2. Digitalisering: Det er eit behov for å skape nye måtar å levere og tilby offentlege tenester på, og digitalisering vil vere ei viktig kraft for å forenkle og forbetre den nye kommunen. Os og Fusa har starta eit samarbeid med regionkommunane rundt Bergen og Bergen kommune som vil gi Bjørnafjorden gode fellesløysingar for framtida. 3. IKT-drift/infrastruktur: Kommunane har ulike system, ulike digitale løysingar, ulike leverandørar m.m. Det vil verte naudsynt å gjere anskaffingar på nye fellessystem og programvare samt kompetansehevande tiltak for dei tilsette. 4. Juridisk kompetanse: På fleire område vil det vere behov for juridisk kompetanse. Det største behovet vil nok vere på offentlege anskaffingar og kontraktar, men også eigedom, eigedomskatt, innanfor personal og mot nokre innbyggjartenester vil det bli behov for juridisk kompetanse 5. Kyrkjeleg fellesnemnd: Kyrkja er i gang med sitt prosjekt. Det har eigen organsiering og får eit tilskot på kr. 300 pr år. 6. Frikjøp tillitsvalde: Dei fire hovudsamanslutningane i dei to kommunane får 20% frikjøp kvar. Det betyr 80% totalt for begge kommunane. 7. Næringsutvikling: Arbeidet er godt i gang. For å kunne gjere gode prosjekt i perioden fram til 2020 er det framlegg om 600 til føremålet. Det vil vere behov for å tilsetje ein personressurs i delt stilling 8. Driftskostnader organisasjon: Reiseutgifter, leige av kontorplass, utstyr, m.m. Det vil også vere naudsynt med noko kjøp av konsulenttenester 9. Til Fellesnemnda sin disposisjon: I kommunane er det ei rekke ulike lag og organisasjonar som vil ha ulike prosjekt for å bidra til at bygginga av den nye kommunen vert god. Budsjettmidlane er sett av for å stimulere til felles utviklingsprosjekt som vil bidra til å knytte dei to kommunane tettare saman. Midlane skal ikkje gå til ordinær drift. 10. Politisk: Møteverksemd, reiser, drift politisk Os, den

14 Side 14 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/30103 Saksnr: Utval: Dato: 22/2017 Fellesnemnda Politisk organisering av arbeidet med kommunereformarbeidet Fusa- Os Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Fellesnemnda oppretter to politiske underutval: Utval for tenesteutvikling Utval for nærings- og samfunnsutvikling Dei to utvala skal ha 7 representantar og oppgåver i tråd med saksutgreiinga i denne saka. Os, den

15 Side 15 Vedlegg: Prosjektorganisering Bjørnafjorden kommune (2) Saksopplysningar: For å få til ein heilskapleg organisering av arbeidet med å bygge ein ny Bjørnafjorden kommune har det i ei tid vore arbeida med ein skisse for prosjektorgansiering. Denne skissa er meint å vere eit overordna modell for korleis prosjektet i hovedtrekk vert organisert. Fellesnemnda er det styrande organet for arbeidet. Dei to kommunestyra har gitt Fellesnemnda mandat for arbeidet. Jf. rundskriv i frå dep er Etter 26 første ledd skal medlemmene i fellesnemnda veljast av og blant medlemmane i kommunestyra eller fylkestinga. Dermed er nemnda knytt tett til dei ansvarlege organ i kvar einskilde kommune, og har eit særskilt ansvar for å rapportere attende til kommunestyra om prosessen. Administrasjonen foreslår at Fellesnemnda utnevner 7 representantar i kvart av utvala til neste møte. Fellesnemnda har tre ulike underutval: 1. Partsamansett utval: Dette utvalet er samansett av fellesnemnda ( 10 repr.) og tillitsvalde (6 repr). Partsamansett utval (psu) skal sakshandsame alle saker som angår dei tilsette i kommunane. 2. Utval for tenesteutvikling Utvalet har 7 representantar Utvalet skal ha spesielt fokus på utvikling av tenestene i den nye kommunen. Dei ulike delprosjekta innanfor oppvekst, kultur, helse og omsorg skal rapportere til tenesteutviklingsutvalet. Tenesteutviklingsutvalet skal ha eit særskilt fokus på innovasjon, tverrfagleg arbeid og samhandling, kvalitet, og utvikling av tenestene i den nye kommunen. Utvalet rapporterer direkte til fellesnemnda. Saker med økonomisk konsekvens for prosjektet eller for den nye kommunen skal til Fellesnemnda for avgjerd. 3. Utval for samfunns- og næringsutvikling Utvalet har 7 representantar Utvalet skal arbeide med saker innan samferdsel og infrastruktur som får innverknad for den nye Bjørnafjorden kommune. Utvalet skal også arbeide med arealrelatert infrastruktur som avlaup, vatn, energi og trafikksikring. Utvalet skal starte arbeidet med arealplanlegging av ny kommune. I dette ligg arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel og etter kvart også kommuneplanens arealdel. Andre relevante planar innanfor areal, samferdsel og infrastruktur vert utvalet sitt ansvar. Utvalet skal ha eit særskilt fokus på at Bjørnafjorden kommune har eit framtidsretta miljø- og klimafokus.

16 Side 16 Utvalet skal også arbeide med næringsutvikling. Utvalet skal ha ein aktiv rolle for at Bjørnafjorden vert foretrekt for nyetablerarar og for at allereie eksisterande næringsliv skal ha konkuransedyktige vilkår. Utvalet skal ikkje sakshandsame einskildsaker. Dette er det dei to kommunane som har ansvar for fram til 1. januar Utvalet rapporterer direkte til fellesnemnda. Saker med økonomisk konsekvens for prosjektet eller for den nye kommunen skal til Fellesnemnda for avgjerd. Os, den

17 Side 17 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Aina Tjosås Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 14/2856 JournalpostID: 17/31292 Saksnr: Utval: Dato: 23/2017 Fellesnemnda Fordeling av Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Fellesnemnda vedtar at tilskot på 4 millionar frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet blir brukt slik: 1. Digitalisering av eigedomsarkivet Fusa kr ,- 2. Opparbeiding av gangsveg/tursti frå krysset Hauge/Fv 137 og busstopp ved Bøvegen, samt utbetring av undergang under Fv 552 Os kommune kr ,- 3. Utarbeiding reguleringsplan for del av strekket Venjaneset Eikelandsosen, Fusa kommune kr 500.,- 4. Forprosjekt for å erstatte bru over fjorden kr 500.,- Til saman kr. 4..,- Os, den

18 Side 18 Vedlegg: Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman Tilskot til vegar og digitaliseringstiltak i kommunar som skal slå seg saman Vedlegg 2 gangveg under bru Vedlegg 1 Gangveg Søknad om Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen Saksopplysningar: Bakgrunn I brev frå departementet datert kunngjer Kommunal- og regionaldepartementet at kommunar som slår seg saman i kommunereforma, kan søkje om tilskot til vegar og andre infrastrukturtiltak. Det blir lagt vekt på at betre infrastruktur kan legge til rette for og forsterke effekten av ein ny og meir føremålstenleg kommunestruktur. Os kommune og Fusa kommune sende ein felles søknad Det blei søkt om midlar til: 1. Opparbeiding av gangsveg/tursti frå krysset Hauge/Fv 137 og busstopp ved Bøvegen, Os kommune 2. Utbetring av eksisterande undergang under Fv 552, Os kommune 3. Utarbeiding reguleringsplan for del av strekket Venjaneset Eikelandsosen, Fusa kommune 4. Digitalisering av eigedomsarkiv, Fusa kommune I tillegg ba vi om at søknad frå 2016 om tilskot til eit forprosjekt for å erstatte ferje over Fusa/Samnangerfjorden med bru igjen blei vurdert. Søknad ligg vedlagt. Svar frå departementet fekk vi svar frå departementet om at kommunane Os og Fusa har fått tildelt 4 millionar til infrastrukturtiltak. Tilskotet må brukast til tiltak omtalt i søknaden. Kommunane kan sjølv prioritere midlane innanfor tiltaka som er omtalt i søknaden. Tiltaket må vere ferdig innan , og kommunane må rapportere til departementet om bruken av midlane innan

19 Side 19 Svar frå departementet ligg vedlagt. Fordeling av midlane Det blei søkt om midlar til fire konkrete tiltak. Samstundes er det eit sterkt ønskje frå begge kommunane å få på plass eit forprosjekt for å erstatte ferje over fjorden. I svarbrevet frå departementet står det at kommunane fritt kan bruke midlane til tiltak som er omtalt i søknaden. Vi tolkar det slik at eit forprosjekt for bruløysing ligg innanfor og administrasjonen føreslår difor ei slik disponering: 1. Digitalisering av eigedomsarkivet Fusa kr ,- 2. Opparbeiding av gangsveg/tursti frå krysset Hauge/Fv 137 og busstopp ved Bøvegen, samt utbetring av undergang under Fv 552 Os kommune kr ,- 3. Utarbeiding reguleringsplan for del av strekket Venjaneset Eikelandsosen, Fusa kommune kr 500.,- 4. Forprosjekt for å erstatte bru over fjorden kr 500.,- Til saman kr. 4..,- Administrasjonen får fullmakt til å gjere mindre endringar i fordelinga innanfor prioriteringa ovanfor. Os, den Aina Tjosås Kommunalsjef samfunnsutvikling

20 Side 20 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Elisabeth Vinje Nydal Arkivkode: 033 Arkivsaksnr.: 17/3094 JournalpostID: 17/31885 Saksnr: Utval: Dato: 24/2017 Fellesnemnda Eventuelt Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Os, den

21 Side 21 Saksopplysningar: Fast møtesak. Os, den Elisabeth Vinje Nydal Konsulent/Møtesekretær

22 Side 22 FELLESNEMNDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Elisabeth Vinje Nydal Arkivkode: 033 Arkivsaksnr.: 17/3094 JournalpostID: 17/31886 Saksnr: Utval: Dato: 25/2017 Fellesnemnda Orienteringssaker Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Ingen vedtak i saka Os, den

23 Side 23 Saksopplysningar: Fast møtesak Os, den Elisabeth Vinje Nydal Konsulent/Møtesekretær