Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Transkript

1 1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: 13/131 Møtedato/tid: , kl. 13:00 Møtested: HAMOS, Grønøra kl 13 Møtestart for saksbehandling i Rådhuset, kommunestyresalen fra kl Møtedeltakere: Tormod S. Slupphaug, leder Nils Prestmo Lisa Ofstad Vigdis Troøyen Foseide Torkel Christiansen Forfall: Ingen. Andre møtende: Steinar Gaustad, ass rådmann (sak 24) Tom Døsvik, enhetsleder barnevern (Sak 24) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, Wenche Holt Revisjon Midt-Norge IKS (RMN),Espen Langseth RMN, ordfører, rådmann, postmottak RMN og postmottak Orkdal kommune. Kontrollutvalgene i Meldal og Skaun og representant fra kontrollutvalget i Agdenes deltar ved besøket på HAMOS, samt er tilstede i kontrollutvalget ved behandlingen av sak 24/13. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tormod S. Slupphaug (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek

2 2 Sakliste 024/13 025/13 026/13 027/13 028/13 029/13 030/13 031/13 Oppdatert status barnevern - ny rapport vedrørende arbeidsmiljøkartlegging. Bedriftsbesøk HAMOS - orientering og omvisning. Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Prosjektplan - Helhetlig innsats overfor barn og unge. Selskapskontroll TrønderEnergi - prosjektplan. Forslag til budsjett 2014 og økonomiplan for kontrollutvalget. Eventuelt. Side

3 3 Oppdatert status barnevern - ny rapport vedrørende arbeidsmiljøkartlegging. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 24/13 Arvid Hanssen 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar rapporten vedrørende arbeidsmiljø kartleggingen ved barnevernstjenesten til orientering. 2. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg KS_2013_09_04_innkalling - Rapport fra Coperio bedriftshelsetjeneste Arbeidsmiljørapport barnevern (Unntatt Offentlighet off.l. 13 jfr fvl. 13 nr. 1) Saksutredning Kontrollutvalget har siden oktober 2012 behandlet barnevernsaken i 4 møter. Viser til følgende saker: 1. Sak 33/ : Orientering om oppfølging av tilsynssak barnevern, herunder intern kommunikasjon i Orkdal kommune. 2. Sak 3/ : Barnevern - oppdatert status for interkommunal barnevernstjeneste for Orkdal, Skaun, Meldal og Agdenes kommune. 3. Sak 12/ : Interkommunal barnevernstjeneste - oppdatert status pr Sak 20/ : Barnevern - oppdatert status per og gjennomgang av kontrollutvalgets tidligere behandling av saken. Kontrollutvalget er holdt løpende orientert om utviklingen i barnevernsaken. Rapporter som er utarbeidet er fremlagt for utvalget og rådmannen har møtt, orientert og svart på spørsmål fra kontrollutvalget i alle møter hvor saken har vært oppe. Kontrollutvalgets vedtak i viser at kontrollutvalget har vært fornøyd med informasjonen rådmannen har gitt. Utvalget har hatt fokus på kommunens arbeid med å bedre forholdene innen barnevernet. Kontrollutvalget har ikke satt i gang egne undersøkelser knyttet til konkrete forhold som har vært oppe i tilknytning til saken. I siste møte hadde kontrollutvalgets leder en grundig gjennomgang av utviklingen i barnevernsaken fra oppstarten i 2012, til sommeren 2013.

4 4 Følgende vedtak ble fattet i sak 20/13, den : 1. Kontrollutvalget har rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget finner ingen grunn til å foreta en gransking av Barnevernsaken slik Torstein Larsen ber om i sitt brev av 10.mai Kommunen har allerede startet mange tiltak for å bedre forholdene innen barnevernet og det er ennå undersøkelser på gang som ikke er avslutta. Kontrollutvalget vil inntil videre avvente rapporten fra Coperio Bedriftshelsetjeneste og behandlingen i kommunestyret. Som følge av utvalgets gjennomgang per , påpekes imidlertid følgende: Kontrollutvalget finner ikke brudd på tidsfrister i forbindelse med sak 14/13, da tidsfrist ikke er definert i vedtaket. Utvalget oppfordrer kommunestyret til å sette tidsfrist i førstkommende kommunestyremøte Kommunestyret fikk en orientering om arbeidsmiljørapporten fra Coperio Bedriftshelse på møtet Kun et sammendrag av rapporten, som også er vedlagt saksfremlegget til kontrollutvalget, ble lagt frem for kommunestyret. Følgende ble vedtatt i kommunestyret : - Kommunestyret ber om at den fullstendige rapporten fra Coperio legges fram som politisk sak. Saken fremmes for arbeidsgiverutvalget. Kommunestyret tar rapporten fra Coperio til orientering. Kontrollutvalget bes orientere kommunestyret etter sin gjennomgang av saken. Barnevernssaken evalueres av arbeidsgiverutvalget. Rådmannen opplyser at formannskapet, som også er arbeidsgiverutvalg, vil få fremlagt hele rapporten fra Coperio i egen sak på møtet Rapporten er unntatt offentlighet og saken i formannskapet vil, iflg. Rådmannen, bli behandlet i lukket møte. Formannskapet vil ikke evaluere barnevernssaken som helhet i møtet Arbeidsmiljøkartleggingen som er gjennomført viser at det har vært - og fortsatt er utfordringer knyttet til den interkommunale barnevernstjenesten. Dette til tross for at ansatte også svarer positivt på spørsmål på flere områder i kartleggingen. Sekretariatet og kontrollutvalgets faste medlemmer har fått tilgang til hele rapporten (unntatt offentlighet) fra Coperio. Selv om konklusjonene i undersøkelsene også fremgår av sammendraget som er offentlig, bør den komplette rapporten gi nyttige signaler som må tas med i prosessen for å bedre forholdende innen barnevernet. Rådmannen, ved assisterende rådmann og barnevernsleder, vil orientere om arbeidsmiljøkartleggingen og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. De vil også gi en status for Orkdal kommunes oppfølging av barnevernstjenesten og det videre arbeid.

5 5 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kommunestyrets vedtak om at formannskapet, som arbeidsgiverutvalg, skal behandle rapporten og også foreta en evaluering av barnevernssaken viser at det fortsatt også er politisk fokus for å bedre forholdene. Rapporten viser at ansatte i barnevernet har hatt en krevende arbeidssituasjon. Det er viktig at det videre arbeidet, både politisk og administrativt, bidrar til at organisasjonen får en bedre driftssituasjon. Dette bør igjen sikre at lovpålagte tjenester blir ivaretatt på en god måte for brukerne i alle kommuner, som deltar i det interkommunale samarbeidet. Kontrollutvalget kan, uavhengig av prosessene som nå foregår,vurdere om det er sider ved behandlingen av barnevernsaken som de ønsker å gå nærmere inn på i sin tilsynsfunksjon. Dette kan gjerne gjøres i etterkant av prosessene som nå er i gang, slik at utvalget kan ta stilling til kommunens samlede behandling av saken, hvis dette blir aktuelt.

6 6 Rapport fra arbeidsmiljøkartlegging i interkommunal barneverntjeneste Av Utført av Coperio BHT på oppdrag fra Orkdal Kommune 6LGH

7 7 Innledning I denna rapport presenteres resultat fra en arbeidsmiljøkartlegging på Barnevernet i Orkdal kommune. Arbeidsmiljøkartleggingen er et tilltak utifrån arbetsgivarens undersökelseplikt mot bakgrund av en antatt belastning i arbeidsmiljøet, men har også til formål å bidra og utvikle videre tilltak for Barnevernets behov. Arbeidsmiljøkartleggingen har til formål å belyse viktige faktorer i arbeidsmiljøet som gjennom forskning er kjent for å påvirke helsen. Å kartlegge helseskadelige arbetsbelastningar er et viktig ledd i å skapa en helsefremmende arbeidsplass der ansatte trives og kjenner seg motiverte men også for å kvalitetsäkra de tjenester som en arbeidsplass evner å leverere til klienter. I detta fall handler det om barn og ungdommer som av ulike skäl hamnat i svåra livssituationer og som behover kommunens støtte for att utvikle sine liv i en positiv riktning Vi vil fortydliga att en arbeidsmiljøkartlegging aldrig kan være en lösning i seg själv men er en del av et hälsofrämjande utvecklingsarbete på en arbeidsplass. Detta innebär att det er ledelsen som står ansvarliga for att videre tolka resultatet fra arbeidsmiljøkartleggingen og planera lämpliga tilltak. Vi syftar til å saklig presentera resultatet og knyta an det til forskning samt gi forslag på utviklingsområder, men det er ledelsen tillsammans med sine ansatte som skal bedriva det fortsatta arbeidet. Videre er det viktig å betone at samtlige resultat er indikationer snarare enn exakta beskrivningar, hvilket innebär at resultat og slutsatser fra denna typ av undersøkelse alltid bør tolkas med en viss forsiktighet. Arbeidsmiljøkartleggingen bidrar med et underlag for videre diskussion og reflektion i det utvecklingsarbete som Orkdal kommune inlett på Barnevernet. 6LGH

8 8 Rapportens opplegg Vi har anvendt oss av intervjuer og spørreskjema for insamling av informasjon. Resultatet fra intervjuene og spørreskjemaet sammanvävs med relevanta og forskningsforankrade teorier kring arbeidsmiljø. Rapporten er således indelad i ulike teoretiska begrep gällande arbeidsmiljø med tillhörande resultat fra intervjuer og spørreskjema. Samtlige teoretiska begrep forklaras for att underlätta koppling mellom teori og resultat og dermed bidra til en djupare forståelse av resultatet. I slutet av rapporten presenteres slutsatser fra arbeidsmiljøkartleggingen og forslag på utviklingsområder. I övrigt får ni chansen att praktisera ert tålamod då denna rapport er en hybrid mellom språken svenska og norska. Tack for ert tålamod og overseende. Metode Innsamling av data Vi har anvendt oss av både intervjuer og spørreskjema for innsamling av informasjon. For att stärka tillforlitligheten av resultatet i denna arbeidsmiljøkartlegging valde vi å använda oss av QPSNordic som er et etablerat spørreskjema og et standardiserat kvalitetssäkrat måleinstrument for kartlegging av psykologiska og sosiale faktorer i arbeidet. QPSNordic er utviklet for kartlegging i forbindelse med utvecklingsarbete og tilltak innenfor arbeidsmiljø. Utvecklarna bakom QPSNordic anbefaler at användare av QPSNordic overväger å kartlegge ytre faktorer som kan påvirke svarsresultatet hvilket vi har gjort i og med att vi har intervjuat hver anställd og etablerat en intern styrningsgrupp på Barnevernet. QPSNordic kompletteras dermed av intervjuene og tillsammans ger de oss en mer tillforlitlig bild av de ansattes opplevelse av arbeidsmiljøet. Att även ha med intervjuer medfor en mer levande beskrivning av dem ansattes opplevelse av arbeidsmiljøet og framfor alt bidrar til forståelse for ytre faktorer som kan påvirke svarene i spørreskjemaet. Deltagare I samråd med den interne styrningsgruppen var det totalt 17 ansatte som skulle medverka i arbeidsmiljøkartleggingen. Kriteriet for å medverka i arbeidsmiljøkartleggingen var att samtlige deltagare måste ha någon form av anställning i Barnevernet i Orkdal Kommune. Intervjuer Samtlige ansatte på Barnevernet deltok i en intervju som værede i gjennomsnitt 40 minuter. To representanter fra Coperio BHT holdt samtlige intervjuer hvilke gjennomfordes under en period av to dagar. Videre fikk hver anställd innan intervjuens start informasjon om att en arbeidsmiljøkartlegging syftar til att beskriva opplevelser av psykologiska og sosiale faktorer i arbeidet i nåtid og ikke dåtid. Om någon likväl började prata om det forflutna avbröts dem og påmindes om att beskriva 6LGH

9 9 opplevelser utifrån rådande organisatoriska forutsättningar og arbetssituationer. I några intervjufall fikk intervjukandidater fortelle om tidigare opplevelser av arbeidsmiljøet. Samtlige intervjukandidater informerades att enskilda svar ikke skulle presenteres i den skriftliga rapporten, utan alle resultat skulle presenteres på grupp- og organisasjonsnivå. Vi valde att fortydliga detta for intervjukandidatene for att skapa forutsättningar for så utömmande og sanningsenliga svar som möjligt. Samtlige intervjuer spelades in med hjelp av en diktafon. Vi var nøye med å formedla til samtlige intervjukadidater att det var kun representanter fra Coperio BHT som hadde tillgang til det inspelade materialet samt att inspelningarna var underlagt tystnadsplikt. Intervjuene hadde en semistrukturerad form hvilket innebär at vi på forhand hadde utformat en overgripande mal for å sortera informasjon. Intervjumalen bestod av tre matriser som dekte samtlige arbeidsmiljøfaktorer i QPSNordic. Arbeidsmiljøfaktorerna er inndelt i tre ulike nivåer; oppgavenivå, gruppeog organisasjonsnivå og individnivå. Samtlige intervjupersoner fikk følgende spørsmål: Hva fungerar bra og hva fungerar mindre bra på din arbeidsplass? og Hva er viktig for dig att det fungerar bra på din arbeidsplass men som ikke fungerar bra idag? samt Hvordan trives du på ditt arbeide?. Svaren följdes av uppmuntrande kommenterar som fortell mer for å hjelpa intervjukandidatene utvikle sine svar. Disse relativt åpne spørsmålene ledet til at intervjukandidatene selv styrde innehållet i intervjuene ettersom de tog upp det som var viktig for dem. I slutet av intervjuene fikk samtlige intervjukandidater spørsmålet om de fikk sagt alt som er viktig for dem. Om de sværede nej fikk de den tiden de behövde for å få sagt allt som de tänkt formedla. På det viset säkerställde vi oss om att alle hadde fått säga sitt. Ettersom intervjukandidatene til stor del styrde hva de ville prata om var intervjumalen kun til for att kategorisera deres svar. I några fall kunde vi ställa kompletterande spørsmål for att bedre dekke intervjumalens matriser. Spørreskjema QPSNordic består av ulike arbeidsmiljøfaktorer og det er dem som vi använde som underlag for intervjumalen. Arbeidsmiljøfaktorerna definieras av et antal ulike begrep hhvilke måles av diverse spørsmål. Følgende tabell (neste sida) som viser hvilke arbeidsmiljøfaktorer som tillhör ulike begrep. Vi lister ikke alle spørsmål, disse presenteres senare i resultatdelen. Samtlige begrep måles gjennom et antal spørsmål. Exempelvis for å måle kvantitative krav,som til arbeidsmiljøfaktoren jobbkrav, kan et spørsmål se ut som følgende: Er arbeidsbelastningen din ujevn slik at arbeidet hoper seg opp? Totalt er det 129 spørsmål i QPSNordic. De fleste spørsmål har en kontinuerlig skala fra 1 til 5, der 1 er meget sjelden eller aldri og 5 er meget ofte eller alltid. QPSNordic administrerades over internet og på norsk. Samtlige ansatte fikk en link skickad til sin adress tillsammans med en instruktion om att klicka på linken for att komma til og besvære spørreskjemaet QPSNordic. Linken var tillgjengelig under en periode på ca sju dager. 6LGH

10 10 Presentasjon av data Vi begynner med att presentera sedvanlig bakgrunnsdata for att illustrera generell informasjon for de som har besværet spørreskjemaet. I bakgrunnsdata har de som ikke har besværet spørreskjemaet exkluderats. Det var totalt 15 av 17 ansatte som deltog i intervjuene. Videre var det totalt 11 personer, av de 15 deltagare som besværede spørreskjemaet. Data fra intervjuene vävs in i og presenteres i textform under respektive arbeidsmiljøfaktor, hvilket innebär att de fire personer som ikke deltog i intervjuene ändå inkluderes til viss grad in i resultatet. Vi vil poängtera at inga data vil presenteres på en måte som kan identifisere enkeltpersoner Resultatet fra spørreskjemaet presenteres for hver arbeidsmiljøfaktor tillsammans med tillhörande begrep. Videre for respektive begrep visas tillhörande spørsmål. Inga avancerade statistiska analyser har gjennomforts då antalet deltagare for denna arbeidsmiljøkartlegging er alldeles for få (n=11). Istället har kvalitativa bedömningar gjorts utifrån samlade slutsatser grundade i resultatet fra QPSNordic og intervjuene. Det er viktig att ha i åtanke at testresultat grundade på abstrakta teoretiska psykologiska begrep er svårtolkade og slutsatser kring resultat bør gjøres med stor forsiktighet. Videre er antalet deltagande (n=11) for lite for at QPSNordic skal garantera en viss grad av kvalitetssäkring. Vi har dock ändå valgt å gjennomføre spørreskjemaet, men resultatet bør användas i et sammenheng og som et komplement i diskussioner med dem ansatte. 6LGH

11 11 Resultat Jobbkrav Arbeidsmiljøfaktoren jobbkrav består av følgende områden: kvantitative krav, beslutningerningskrav, krav til läring og i slutet finns även øvrige spørsmål som kan være relevanta. 1. Kvantitative krav Detta området handler om de ansattes arbeidsmengde og tid til att gjennomfora arbeidsoppgaver. Forskning viser att den optimala fordelningen av arbeidsmengde og tid er den som motværer ansattes opplevelse av positiv utfordring i arbeidet. Er det for stor arbeidsmengde i forhold til opplevd tid og ressurser finns det risk for att ansatte upplever stress istället for positiva utfordringer i arbeidet. Her handler det således om resurser i form av tid i forhållande til opplevelsen av mengden arbeidsoppgaver. Ansattes opplevelse av att ha mye att gjøre i kombinasjon med for lite tid og ressurser til å gjøre det under längre perioder kan betraktas som en helseskadelig belastning i arbeidet. I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner upplever en høy arbetsbelastning i form av mengden arbeidsoppgaver. De beskrev en hektisk arbeidshverdag der det ofta tenderar att handla om prioritera arbeidsoppgaver som har störst konsekvens om de ikke adresseras. Detta beskrevs leda til bristende prioritering bland arbeidsoppgaver; mye brannslukking. De fleste intervjupersoner opplevde att bristen på tid og overbelastning gällande mengden arbeidsoppgaver ledde til att kvaliten i tjänsterna blev lidende. Videre beskrev de fleste intervjupersoner att arbetsbelastningen er ujevnt fordelad bland kollegaer. Denna snedfordelning berodde på ulike faktorer exempelvis ansvarsområde, arbetslivserfarenhet, komptensnivå, sykemeldinger etc. Samtidigt beskrev de fleste intervjupersoner att det er spännande att arbeta i et høyt tempo men beskrev att over tid er det oerhört slitsamt for psykiska helsen. De fleste intervjupersoner opplevde att mengden arbeidsoppgaver er den faktor som bidrar mest til stress og svekket tilltro på egen arbeidsevne. 2. Beslutningerningskrav I intervjuene opplevde de fleste intervjupersoner att de ofta måste ta forhastade avgjørelser i arbeidet som kanskje ikke er dem bästa men nödvändiga ettersom det sjelden finns tid eller en tillåtande arbetsstruktur til att gjøre det på något annat vis. Detta opplevdes som frustrerande. 3. Krav til læring I intervjuene opplevde de fleste intervjupersoner att innlæringskurven for diverse arbeidsoppgaver/arbetsområden er oerhört brant. Detta var speciellt tydligt hos personer med 6LGH

12 12 relativt kortare arbetslivserfarenhet for arbeidsoppgaver typiska for Barnevernet. Videre kände de fleste intervjupersoner att de ikke fikk nog med opplæring for att ha tilltro på sin egen arbeidsevne i den grad att de upplever arbetsuppgifternas svårighetsgrad som positiv. Detta beskrevs leda til att vissa arbeidsoppgaver bland annat undveks helt eller ble tatt over av andra kollegaer som hadde tillräcklig med kunskap for att kunna gjennomfora dem. Framfor alt hadde bristen på opplæring en negativ effekt på kvalitetssikring av leverade tjenester innenfor Barnevernet. Øvrige spørsmål I intervjuene framkom det att samtlige intervjupersoner upplever att det er stor variaton på arbeidsoppgaver, hvilket upplevs mestadels som positivt. Dock behövdes mer opplæring for å kunne klara av detta. Samtidigt som den breda variationen bidrog til kunskap innenfor flera arbetsområden ställs det således krav på mer opplæring. Rolleforventninger Arbeidsmiljøfaktoren rolleforventninger består av følgende områden: rolleklarhet og rollekonflikt. Her handler det om de ansatte upplever att det råder tydliga arbetsroller på arbeidet. Forskning har visat att det er viktig for ansatte att veta hva som forväntas av dem i en organisasjon. Detta er en forutsättning for bland annat kunna ge feedback som er viktig for att kunna utvecklas i sin yrkesroll. Tydliga forväntningar og uppsatta mål er knutet til arbeidsmotivasjon og helse. I intervjuene framkom det att de fleste kjenner til arbetsuppgifternas mål og hvilke ansvarsområden de arbeider innenfor. Kontroll i arbeidet Arbeidsmiljøfaktoren kontroll i arbeidet består av følgende områden: positiva utfordringer i jobben, kontroll over avgjørelser og kontroll over arbetsintensitet. 1. Positiva utfordringer i jobben Her handler det om hvordan ansatte upplever arbeidet som positivt utmanade eller ikke. Att uppleva arbeidet sitt som positivt utmanande er viktig for arbeidsmotivasjon og således arbetsprestation. Meningsfullhet i arbeidet er også en bidragade faktor til arbeidsmotivasjon. Utmanande og meningsfulla arbeidsoppgaver er hälsofrämjande innenfor arbetslivet. I intervjuene tyckte samtlige intervjupersoner att deres arbeidsoppgaver er väldigt meningsfulla. De fleste intervjupersoner upplever arbeidet som positivt utmanande men att andra skadliga faktorer såsom brist på tid og resurser gör att utfordringarna istället upplevs som negativa. 2. Kontroll over avgjørelser Her undersöks hvordan de ansatte upplever att de kan påvirke beslutninger som rör deres arbeidsoppgaver og arbetssituation. Forskning har visat att ansatte som tar del av viktige beslutninger rörande sitt arbeide kjenner økt arbeidsmotivasjon då de upplever att deres meninger 6LGH

13 13 värderes av chefen og/eller organisasjonen. Detta har i sin tur kunnat kopplas til høyre kvalitet i prestationer, lavere fravær på arbeidet og allmänt økt tillfredsställelse i arbeidet. I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner ansåg att de selv kunde velge sitt arbetssätt innanfor organisasjonens ramar. Videre framkom det att de fleste intervjupersoner var frustrerande over att ikke kunna påvirke mengden tilldelade arbeidsoppgaver. Kontroll over arbetsintensitet Her handler det om hvordan ansatte kan selv påvirke graden av intensitet under en arbeidshverdag, exempelvis når det gjelder arbetstempo og arbetstid. I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner kan til viss grad påvirke graden av arbetsintensitet i arbeidshverdagen. Arbeidets forutsigbarhet Arbeidsmiljøfaktoren arbeidets forutsigbarhet er indelad i følgende områden: forutsigbarhet i den kommande månaden og to åren, preferanser for utfordringer og øvrige spørsmål. 1. Forutsigbarhet De fleste intervjupersoner fortalte att de kjenner en høy grad av utrygghet ettersom framtiden for organisasjonen oppleves uviss. Samtidigt fortalte mer enn halvparten av disse att de har tilltro på att det kommer att bli bra og visade forståelse for att oforutsägbarheten er orsakad av forandringer i ledelsestrukturen. Vilken typ av utfordringer ansatte foredrar er exempelvis viktige for ledelsen att kjenne til. Detta for å i sin tur kunna matcha rätt typ av arbeidsoppgaver. Ansattes preferanser for utfordringer hänger samman med bland annat hvilke färdigheter og kunskaper de behärskar. Om ansatte upplever utfordringer i arbeidet som går i linje med deres prefarenser bidrar det til økt arbeidsmotivasjon. I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner satt pris på utfodringer som handler om att testa nye arbeidsoppgaver eller bytte miljöer i arbeidet. De triggades positivt av omväxlingen i arbeidet. Mestring av arbeidet Arbeidsmiljøfaktoren mestring av arbeidet består av følgende områden: opplevelse av arbeidet og øvrige spørsmål. I intervjuene formedlade de fleste intervjupersoner att de får god feedback på deres arbeide av de personer vars uppdragen/arbeidsoppgavene berör (brukare og pårörande). De fleste intervjupersoner tyckte att informasjon, fra ledelse, om kvaliteten på utfort arbeide var for lite i forhållande til hva som krävs for denna typ av arbeide. 6LGH

14 14 Sosialt samspill Arbeidsmiljøfaktoren sosialt samspill har følgende områden: stötte fra nårmeste overordnede, stötte fra kolleger, stötte fra venner & familie og mobbing & trakassering. Støtte fra nårmeste overordnede Her handler det om de ansattes opplevelse av att få støtte fra nårmsta ledaren hvilket er viktig for att ansatte bland annat skal kjenne trygghet og utveckling i arbeidet. Avsaknad av støtte er en viktig aspekt i arbeidstilfredsstillelse og således viktig i hver organisasjon. I intervjuene framkom det informasjon om att de fleste intervjupersoner har fått et positivt bemötande av det nye ledelsen. Hva gjelder hjelp i arbeidet opplevde de fleste att de ikke får nog med faglig støtte, hvilket de ansåg være viktigest for att de skal kunna mestra sine arbeten. De beskrev att en til fagledare snart kommer på plats og att saker og ting forhoppningsvis blir bedre. De fortalte även om att en ny form av faglig veiledning kommer snart igång. Detta opplevdes som väldigt väsentligt for att de skal kunna få den hjelp de tränger. Når det gjelder att få arbetsresultaten värdesatta opplevde de fleste att når de väl tar kontakt med ledaren så får de den värdering og uppskattning de behover. Videre påstod de fleste intervjupersoner att det handler ikke så mye om kvaliteten hos ledelsen men framforallt tillgängligheten Støtte fra kollegaer I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner värderar sine kollegaers kompetens og støtte av ulike former, både sosialt og kunnskapsmessig. Dock beskriver de fleste intervjupersoner att ettersom det er relativt många som er nyanställda så finns det et större behov av att få støtte av kollegaer med längre arbetslivserfarenhet. De beskrev att ettersom det finns många ulike sett att arbeta på er det oerhört viktig att få inspill fra en erfaren kollega for att kunna komma videre i sine arbeidsoppgaver. Ledelse Arbeidsmiljøfaktoren ledelse består av følgende områden: bemyndigande ledelse og rettferdig ledelse. 1. Bemyndigande ledelse Her handler det om hvordan de ansatte kjenner att nårmsta ledaren har en forstärkande effekt på ulike sett exempelvis uppmuntrande. De fleste intervjupersoner opplevde att ledelsen er forstärkande på ulike sett exempelvis støtte og råd. Dock opplevde de fleste intervjupersoner att de ofta saknar färdigheter og kompetentenser for att lyckas på et tillfredsställande sett med sine arbeidsoppgaver. 6LGH

15 15 2. Rettferdig ledelse Her handler hvordan de ansatte upplever att ledelsen praktiserar rättvisa. Detta bidrar til en konsekvent ledelse hvilket forskningen viser er viktig for at ansatte bland annet skal oppleve forutsigbarhet i arbeidet og trivsel på jobben. Under intervjuene framkom det at de fleste intervjupersonene upplever att alle blir rettferdig behandlade. Organisasjonsklima Arbetmiljöfaktorn organisasjonsklima består av følgende områden: sosial klima, innovasjonskultur og vektlegging av mennesklige ressurser. Under intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner på det stora hela trives på sin arbeidsplass og synes att klimaet på arbeidsplassen er relativ god. Samtidigt som de fleste beskrev att det finns informella prosesser som pågår på arbeidsplassen og til en viss grad har en negativ påvirkning (bland annat misstänksamhet) på det sosiale klimaet. Forslag på utviklingsområder Av det sammanvägda resultatet kan vi se att det finns et antal risk- og skyddsfaktorer gällande arbeidsmiljøet. Hvorvidt disse faktorer forhåller seg til værendra er svårt att uttala seg om. Vissa faktorer kan være distinkta og oavhängiga de andra faktorerna medan andra kan hänga ihop og ha en gemensam utlösande årsak. Vi foreslår derfor att de interna forhållandena innenfor organisasjonen undersöks nårmare. Gjennom att utvikle og forändra den interna organisasjonen hva gjelder prosesser samt kulturella og strukturella aspekter kan man eventuellt lösa många av de problemområden som kan avläsas i resultatdelen. I følgende oversikt sammanfattas utviklingsområder som vi anser være mest kritiska for ansattes arbeidstilfredsstillelse og välbefinnande.!! Enheten må få ro til å igangsette nødvendige tiltak basert på kartleggingen som er gjennomført Ledelse bør gis tid og oppfølging i arbeidet med resultatene fra rapporten 6LGH

16 16! Det bør i gangsettes et strukturert tiltak med mål om kontinuerlig forbedring på flere områder. Disse områdene bør velges ut av ledelse, i samarbeid med ansatte og bedriftshelsetjenesten som har gjennomført kartleggingen. I den forbindelse er det viktig at det etableres både langsiktige og kortsiktige målsetttinger. Vi anser at det vil være av stor betydning for de ansatte at de opplever rask endring på noen områder. Innledningsvis bør dette bl.a fokusere på: - Kartlegging av reelt kompetansebehov med definerte utviklingsmål både for den enkelte ansatte og enheten som helhet - System for faglig oppdatering og veiledning - Gjennomgang av interne samhandlingsrutiner! Dersom de tiltak som skal gjennomføres skal vurderes av personer utenfor lokal ledelse bør dete gjøres av kommunens Arbeidsmiljøutvalg Del 2 Intervju med tidligere ansatte Sammendrag Resultatet från denna organisationsanalys visar att Barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun har fått motstå stora organisatoriska utfordringar både vad gäller omorganisering på grund av sammanslagning av Barneverntjenesten från grannkommuner och relativt hög omsättning av ledare samt förändring av ledarskapsstruktur. Ett instabilt ledarskap i kombination med omorganisering under kort tid har orsakat otrygghet bland anställda inom Barneverntjenesten. En sammanslagning av grannkommuner är en långsiktig satsning som förutsätter att det finns en stabil ledare och ledelse struktur för att klara av att skapa stabilitet och därmed trygghet för anställda samt de brukare som Barneverntjenesten ämnar hjälpa. Metod För att samla in information kallades samtliga tidigare anställda till en frivillig intervju där de fick berätta öppet om hur de upplevde sin arbetsperiod på Barneverntjenesten. Det var totalt 14 personer som fick en invitation till intervju via ett brev som sändes hem till var och en. Intervjuerna varade mellan minuter beroende på deltagarnas behov av att förmedla sina arbetslivserfarenheter på Barneverntjenesten. Deltagarna hade diverse positioner; ledare, teamledare, administratörer, saksbehandlare etc. Det var en god variation vilket gav underlag för en bredare bild av hur Barneverntjenestets verksamhet fungerade för några år tillbaka i tiden. 6LGH

17 17 Av de 14 personer som kallades till en intervju var det 3 stycken som tackade nej av olika skäl. Vanligaste skälet var ointresse. I syfte att samla in ytterligare information valde vi även att ta del av en fagrapport för den interkommunale Barneverntjenesttjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun i perioden Bearbetning av resultatet Intervjuerna analyserades på grupp- och organisationsnivå vilket var även det som samtliga deltagare blev informerade om i början av intervjuerna. Information på individnivå är inte intressant av främst anonymitetsskäl men också då organisatoriska förutsättningar är mer intressanta att analysera i syfte att utveckla förslag på utvecklingsområden. Svårigheter i bearbetning av data Eftersom deltagarna har olika yrkesbakgrunder och anställningsperioder är det svårt att dra säkra slutsatser som löper över tid. Det går dock ändå att urskilja vissa faktorer som ständigt dyker upp i intervjuerna och som vi tror har en signifikant påverkan på de tidigare anställdas upplevelser av sin arbetstid på Barneverntjenestet. Eftersom deltagarna varierar i både anställningsperiod och yrkeskompetens/position inom Barneverntjenesttjenesten kommer vi inte att använda en strukturerad sedvanlig metodik som vanligen bruks vid arbetsmiljökartläggningar exempelvis ordna information enligt vissa faktorer som tros vara viktiga för arbetsmiljö. Analysmetod Med hänsyn till uppdraget är det mer lämpligt att använda sig av en metod som kallas för OBM organizational behavioral management, på svenska kallas det för tillämpad beteendeanalys inom organisationer. OBM används inom organisationer för att förstå och predicera mänskligt beteende. Kortfattat innebär denna analysmetod att informationen från intervjuerna analyseras utifrån konsekvenser. En konsekvensanalyskedja omfattas av A = själva situationen, B = beteenden/situationer som utlöses av A och C = vilka konsekvenser A och B medför i praktiken. En sista kolumn införs då vi även har försökt predicera långsiktiga konsekvenser. Den arbetsmiljökartläggning som gjordes av BHT Coperio under våren 2013 har använts för att analysera långsiktiga konsekvenser. Utifrån den insamlade informationen har vi valt att analysera vissa signifikanta faktorer som vi tror påverkar mer än de övriga. Istället för att lista all data i en ostrukturerad form har vi valt att enbart ta upp information som är relevant enligt analysmetodiken OBM. Dessa signifikanta faktorer benämner vi som nyckelsituationer och de är uppdelade i huvudsakligen två olika nivåer; organisation- och gruppnivå. Vi har även tagit med en tredje nivå som är övriga faktorer. Resultat Nyckelsituationer & Nyckelbeteenden 6LGH

18 18 Organisationsnivå Den sista kommunens inträdande har inneburit stora förändringar med till lika stora utfodringar på kort tid. Barneverntjenestets arbetsuppgifter karaktäriseras av emotionella utfordringar, vilket i en instabil verksamhet med nya ledare som lovar förbättringar, kan leda till stress, överbelastning vilket ökar risken för psykisk ohälsa bland anställda. En grupp anställda utan en stabil ledare och i en ständigt förändrande organisation tenderar att bli stark i sig själv för att kunna motstå all stress utifrån. Detta fenomen kan bana väg för informella ledare, strukturer, överdrivet fokus på stress i arbetet och eller fokus på generellt negativa aspekter i arbetet. Ett överdrivet fokus på det negativa kan i sin tur medföra obehagliga konsekvenser både för de anställdas psykiska hälsa men också för de nya ledare som försöker att styra en grupp osäkra och negativt inställda medarbetare. Det är vanligt att felaktiga beteenden tenderar att förstärkas i instabila arbetsmiljöer såsom exempelvis att se andras brister och felaktigheter, skvaller, olika former av utfrysning, mobbning, etc. Orealistiska krav på förändring i verksamheten i form av ultimatum från anställda kan då ställas på rådande ledelse vilket kan skapa förvirring kring vem/vilka det är som egentligen har bemyndigande att kunna fatta avgörelser inom verksamheten. Makten i en instabil organisation kan därav felaktigt flyttas över till de anställda vilket inte är givetvis bra för varken ledelsen eller de anställda. Det är utmanande för en ledare att leda en flock som har börjat leda sig självt genom indirekta metoder såsom backsnackning, tvivel, informella möten utan ledarens vetskap/godkännande. Dock brukar det råda en viss ambivalens bland de anställda; samtidigt som de vill ha en ledare kommer de att på grund av dåliga erfarenheter/förstärkta negativa beteenden att försöka utmana ledaren på olika sätt för att undersöka huruvida ledaren är tillräckligt stabil eller inte. Förslag på utvecklingsområden Se över Barneverntjenestets omfattning av samarbetande kommuner och analysera det utifrån rådande situation på Barneverntjenestet, se vår senaste arbetsmiljökartläggning. Är det realistiskt för en ny ledare att kunna skapa en stabil verksamhet på egen hand? Om ja, vad behöver den nya ledaren för resurser för att klara av det arbetet? Ett tilltak som redan är fastställt är att BHT Coperio ska bistå den nya ledaren för Barneverntjenestet som tillkommer under hösten Ytterligare ett tilltak kan förslagsvis vara att en ny bedömning av Barneverntjenestets sannolikhet att kunna klara av samtliga kommuner bör ske i samarbete med den nya ledaren. Beslut bakom stängda dörrar utan hänsyn till hur ledarna för Barneverntjenestet bedömer organisationen med dess utfordringar bör undvikas så långt som möjligt. Det är viktigt i rådande situation att stötta 6LGH

19 19 nya ledaren genom att samarbeta med denna för att bäst skapa en stabil Barneverntjenesttjenest. Gruppnivå Att ha rutiner och övriga procedurbeskrivningar på papper innebär inte att de efterföljs i det dagliga arbetet. Det är därför viktigt att se över konsekvenssystemet inom verksamheten. Vilka rutiner, procedurer finns det inom verksamheten och vilka konsekvenser medföljs om dessa inte följs av dem anställa? Det finns en portion av verksamheten som är i ständig utveckling för att klara av att anpassa sig efter nya lagförändringar, organisatoriska förutsättningar etcetera där blir det svårare att skapa fasta rutiner. Dock finns det en del rutiner som är fasta och oerhört nödvändiga för att skapa en stabil verksamhet, oftast handlar dessa rutiner om tillsynes självklara saker såsom proceduren för att varsla, skyddsombud, regler för hur anställda framför sina åsikter, anställdas plikt etc. Det hela kan sammanfattas som HMS-arbete. En lämplig metafor i detta sammanhang är att skelettet måste vara på plats för att köttet ska byggas på. Det blir svårt att börja i omvänd ordning. Utifrån detta föreslår vi att BHT Coperio finns tillgänglig under hösten 2013 för att hjälpa den nya ledaren etablera och förankra nödvändiga rutiner och forum för vad som gäller kring hanterandet av diverse vanliga arbetsrutiner såsom varsel, skyddsombud, sakshantering, anställdas plikt med mera. Dette er et sentralt anliggende i Orkdal kommune og bør styres med utgangspunkt i sentrale retningslinjer og rutiner Övriga faktorer Ett förslag gällande rekryteringsprocesser är att överväga extern rekryteringskonsulting. Det är vanligt med internrekrytering och i vissa fall är det oundvikligt men då är det viktigt att själva rekryteringsprocessen sköts på ett vis som upplevs rättvist inom organisationen. Råd vad gäller det kan ges av BHT Coperio. När det gäller information är den saken ganska lätt hanterad med en ny varaktig fagligt lämplig ledare som tar tag i saken och etablerar riktlinjer samt forum för viktiga informationsflöden inom verksamheten. 6LGH

20 20 Bedriftsbesøk HAMOS - orientering og omvisning. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 25/13 Arvid Hanssen /132-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Utvalget har de senere år behandlet flere saker knyttet til kommunens eieroppfølging. Orkdal har kommet langt på dette området. Kommuneloven har bestemmelser om at det skal utarbeides plan for selskapskontroll i hver valgperiode. Planen skal være behandlet i kommunestyret innen utgangen av året etter kommunevalget. Gjeldende plan for årene er vedtatt i kommunestyret i sak 39/12 den Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS (KonSek) har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler, og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Neste rullering vil skje tidlig i Orkdal kommune prioriterte HAMOS og TrønderEnergi som nummer 1 og 2 i gjeldende plan for selskapskontroll. Da mange andre eierkommuner hadde et sterkt ønske om et større fellesprosjekt i forhold til TrønderEnergi, omprioriterte kontrollutvalget og bestilte selskapskontroll inn mot TrønderEnergi. Dette prosjektet er i gang. Som et ledd i å skaffe seg informasjon i tilknytning til arbeidet med rullering av plan for selskapskontroll vil kontrollutvalget få omvisning hos HAMOS og en orientering om selskapet før den ordinære saksbehandlingen starter i kontrollutvalgets møte den Etter avtale med daglig leder i selskapet deltar også kontrollutvalgene i kommunene Skaun og Meldal, samt mulige enkeltrepresentanter fra andre kontrollutvalg hvor kommuner deltar på eiersiden. Det er rasjonelt og effektivt for selskapet å ha dialog med flere kontrollutvalg samtidig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget vil gjennom omvisning, orientering og muligheter til å stille spørsmål, få informasjon som er viktig for det videre arbeid med rullering av plan for selskapskontroll.

21 21 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 26/13 Arvid Hanssen 13/131-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på

22 22 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 27/13 Arvid Hanssen 13/131-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg RundskrivH-2-13 Iverksetting av endringer i kommuneloven mm Budsjettkontroll KU per 1.september 2013 Invitasjon til samling for kontrollutvalgsmedlemmer Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Rundskriv H 2/13, datert , fra Kommunal- og regionaldepartementet. Endringer i kommunesloven m.m - egenkontroll. (Vedlagt) 2. Budsjettkontroll Kontroll og tilsyn per 1.september (Vedlagt) 3. Samling for kontrollutvalgsmedlemmer på Tiller Arrangør KonSek Midt-Norge IKS. (Invitasjon vedlagt)

23 23 Rundskriv Agdenes kommune Kommunene Fylkeskommunene Fylkesmennene Nr. Vår ref Dato H-2/ Rundskriv om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m. - egenkontroll mv. 1. Innledning Stortinget vedtok 17. desember 2012 endringer i kommuneloven, lov om interkommunale selskaper (IKS-loven), inndelingsloven og hvitvaskingsloven. Vedtaket ble sanksjonert av Kongen i statsråd 8. februar Lovendringene bygger på forslag fra departementet i Prop. 119 L ( ) Endringar i kommunelova m.m (eigenkontroll mv.). Endringene i kommuneloven trer i kraft 1. juli Unntatt fra dette er endringen i kommuneloven 50 nr. 1 andre punktum, som trer i kraft 1. januar 2014, og endringen i 77 nr. 2 som trer i kraft 1. november Endringene i IKS-loven trer i kraft 1. januar Endringene i inndelingsloven og hvitvaskingsloven trer i kraft 1. juli Departementet har også vedtatt enkelte endringer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Disse trådte i kraft 1. januar Departementet gir i dette rundskrivet en oversikt over lovendringene og knytter noen korte kommentarer til disse. Vi viser til Prop. 119 L ( ) og Innst. 128 L ( ) for ytterligere omtale av lovendringene. Når ikke annet er sagt, blir begrepet kommune brukt som en felles betegnelse på både kommuner og fylkeskommuner. Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Telefon Telefaks

24 24 2. Endringer i kommuneloven egenkontroll 2.1 Kontrollutvalget tidspunkt for valg Kommuneloven 17 nr. 2 er endret slik at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet i kommunestyret, etter valg av formannskap og ordfører. Formålet med endringen er å sikre at kontrollutvalget blir korrekt sammensatt, ved at minst ett medlem av kontrollutvalget blir valgt inn i kommunestyret. På bakgrunn av dette blir også 17 nr. 3 endret for å slå fast at kontrollutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet. Endringen trer i kraft 1. juli Kontrollutvalget åpne møter Kommuneloven 77 nr. 8 om at møtene i kontrollutvalget holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet, blir opphevet. Det innebærer at den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i 31 også vil gjelde for kontrollutvalget. Etter lovendringen vil derfor hovedregelen være at møtene i kontrollutvalget skal være åpne. En forholdsvis utførlig omtale av reglene i 31 er gitt i kapittel 8 i departementets rundskriv H-4/11 av 24. august Vi viser også til Prop. 152 L ( ) (møteoffentlegheit). Endringen trer i kraft 1. juli Kontrollutvalget valgbarhet Det er foretatt en utvidelse av kretsen over hvilke grupper som ikke er valgbare til kontrollutvalget. Kommuneloven 77 nr. 2 er vedtatt endret slik at også varamedlemmer til kommunestyrekomiteer skal være utelukket fra valg til kontrollutvalget. Denne endringen trer ikke i kraft før 1.november 2015, men omtales her for oversiktens skyld. 2.4 Kontrollutvalget og revisor rett til innsyn i selskaper Overskriften i 80 er endret til Innsyn og undersøkelser i selskap. Dette for å bringe overskriften i samsvar med innholdet i bestemmelsen. Videre er det vedtatt endringer i bestemmelsen delvis med sikte på å klargjøre hvilke type selskaper det er innsynsrett i, delvis med sikte på å utvide kretsen av selskaper det er innsynsrett i. I 80 er interkommunale samarbeid etter 27 tatt inn. Det betyr at det vil bli innsynsrett også i de 27-samarbeider som er egne rettssubjekter. Aksjeselskaper der kommune(r) eller interkommunale selskaper (IKS) direkte eller indirekte eier alle aksjer, er også tatt inn i lovteksten som innsynsobjekt. Et eksempel kan være aksjeselskap som er eiet av et interkommunalt selskap (IKS), enten alene eller sammen Side 2

25 25 med en eller flere kommuner. Også datterdatterselskaper vil kunne være eksempel på dette. Endringen trer i kraft 1. juli Rapporteringsplikt i årsberetningen I kommuneloven 48 nr. 5 innføres det et krav om rapportering om internkontrollen i årsberetningen til kommunen. Dette er ment som et virkemiddel til å sette arbeidet med internkontrollen på dagsordenen lokalt. Kravet innebærer at det skal gjøres rede for både iverksatte tiltak og planlagte tiltak for å sikre betryggende kontroll. Endringen trer i kraft 1. juli Endringer i hvitvaskingsloven egenkontroll Rapporteringsplikt for regnskapsrevisor Den som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune eller kommunalt foretak får rapporteringsplikt etter hvitvaskingsloven. Denne plikten etableres ved at disse tas inn i oppramsingen over rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven 4 andre ledd nr. 1. Plikten innebærer å undersøke og eventuelt rapportere dersom revisor har mistanke om at en transaksjon er knyttet til hvitvasking eller terrorfinansiering. Endringen trer i kraft 1. juli Endringer i kommuneloven kommunale foretak 4.1 Åpne styremøter Kommuneloven 68 nr. 5 om at styrets møter holdes for lukkede dører dersom ikke kommunestyret har bestemt noe annet i vedtektene, blir opphevet. Det innebærer at den alminnelige bestemmelsen om møteoffentlighet i 31 også vil gjelde for styremøtene. Etter lovendringen vil derfor hovedregelen være at styremøtene skal være åpne. Lovendringen skjer på bakgrunn av at det ikke synes å være behov for en så vid adgang til å lukke møtene. Det er også departementets vurdering at åpenhet i kommuner, som foretakene er en del av, er med på å skape tillit til kommunal virksomhet og å styrke lokaldemokratiet. Endringen trer i kraft 1. juli Daglig leders internkontrollansvar Det er foretatt en presisering i kommuneloven 71 nr. 2, som regulerer daglig leders internkontrollansvar. Det bør ikke være noen tvil om at daglig leder har et helhetlig internkontrollansvar. Ordlyden er derfor endret for at bestemmelsen skal speile det reelle innholdet i internkontrollansvaret. Bestemmelsen får derfor en utforming etter mønster av kommuneloven 23 nr. 2, som regulerer administrasjonssjefens intenkontrollansvar. Side 3

26 26 Endringen trer i kraft 1. juli Endringer i kommuneloven økonomi Avdrag på likviditetslån og trekkrettigheter Kommuneloven 50 nr. 7 bokstav b regulerer oppgjør av likviditetslån og trekkrettigheter. Bestemmelsen blir nå opphevet, fordi den anses som overflødig i det regelverket som kommunesektoren er underlagt i dag, og at dette bør stå uregulert. Endringen trer i kraft 1. juli Endringer i inndelingsloven Sammensetningen av fellesnemnda Det er foretatt endringer inndelingsloven 26 første ledd. Etter lovendringen er det ikke lengre et krav om at fellesnemnda skal speile av innbyggertallet i de enkelte kommunene, loven sier nå at den bør speile av innbyggertallet. I tillegg er minimumstallet på antall medlemmer fra hver kommune redusert fra fem til tre. Endringen trer i kraft 1. juli Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Erland Aamodt seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent, og sendes uten signatur Side 4

27 27

28 28 inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober 2013 Quality Hotell Panorama, Tiller

29 29 Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN 10:10 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Innledning ved Tor Arne Stubbe - Revisjon Midt-Norge IKS 10:40 Beinstrekk 10:45 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Innledning ved Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS 11:15 Beinstrekk 11:25 GRUPPEDISKUSJON 12:00 PLENUM 12:30 Lunsj 13:30 HØRINGER SOM VERKTØY Are Hilstad Ordfører i Meldal 14:10 Beinstrekk 14:20 REGNSKAP - HVA LIGGER I TALLENE Innledning ved Inge Storås Revisjon Midt-Norge IKS 14:50 Beinstrekk 15:00 Spørsmål og diskusjon 15:20 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:30 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta de gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: Innen: 23. september 2013 Konferanseavgift: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Faktura: Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf

30 30 Prosjektplan - Helhetlig innsats overfor barn og unge. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 28/13 Arvid Hanssen /29-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte prosjektplan. Vedlegg Prosjektplan ekstern_barn og unge Orkdal.pdf Saksutredning Kontrollutvalget har gjennom 2 møter hatt en grundig prosess, herunder dialog med revisor. Revisjonen presenterte ulike vinklinger for prosjektet i møtet , som et supplement til signalene som kontrollutvalget gav i sitt møte Følgende ble vedtatt i sak 15/13 i møtet : 1. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 2. Revisor tar med seg innspillene som ble gitt i møtet i det videre arbeidet Selv om kontrollutvalget ikke har bedt om at den endelige prosjektplanen legges frem for godkjenning i egen sak legges den, i forståelse med revisjonen, frem for kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vurderer at planen er i tråd med signaler gitt av kontrollutvalget og anbefaler kontrollutvalget og slutte seg til prosjektplanen.

31 31 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Orkdal Prosjekt: Helhetlig innsats for barn og unge 2013 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2155 Styringsgruppe, dato: Helhetlig innsats overfor barn og unge 1. BESTILLING Kontrollutvalget har bestilt en forvaltningsrevisjon av helhetlig innsats for barn og unge, sak 004/2013. I protokollen framgår følgende: Kontrollutvalget ser det som viktig og sentralt å få avklart hvordan Orkdal kommune jobber for å identifisere barn og unge som får-/kan få problemer og hva som gjøres for å forebygge og følge opp disse. Revisjon Midt-Norge v/anna Ølnes skisserte i Kontrollutvalgets møte den mulige innretninger på forvaltningsrevisjonen under sak 015/2013. Utvalget kom med innspill til innretning og avgrensing av arbeidet. Utvalget ønsker at man ser på hvordan kommunen har tilrettelagt for at de ulike tjenestene skal kunne samarbeide om det forebyggende arbeidet overfor barn og unge. I tillegg burde revisor undersøke hvordan kommunen arbeider for å identifisere/avdekke grupper av barn og unge som er i en utsatt situasjon, da med spesielt øye for kriminalitet, rus, fysisk og psykisk helse herunder mobbeproblematikk. Dernest er det viktig at revisor undersøker hvordan kommunen håndterer og følger opp med tiltak overfor barn og unge, og hvordan denne samlede innsatsen evalueres. Kontrollutvalget mente at revisor burde konsentrere seg om tjenestene barnehage, grunnskole og helsestasjon, og vurdere behovet for undersøkelser i de øvrige kommunale tjenestene. 2. BAKGRUNN 1.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING Orkdal kommune innførte en såkalt tonivå-modell. Modellen gir økt delegering av driftsmyndighet til de tjenesteytende enhetene. Fra 2012 har kommunen 18 resultatenheter som rapporterer direkte til rådmannsnivået. Det er 2 sentrale ledergrupper i kommunen. Overordnet ledergruppe består av rådmann, to assisterende rådmenn og plan- og forvaltningssjef. Driftsledergruppen består av overordnet ledergruppe og enhetslederne. I tillegg er det opprettet fagnettverk for områdene: side 1 av 7

32 32 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Orkdal Prosjekt: Helhetlig innsats for barn og unge 2013 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Skole Barnehage Helse og omsorg Kultur, næring og tekniske tjenester Prosjektnr.: 2155 Styringsgruppe, dato: Disse har blant annet et spesielt ansvar for samordning innenfor sine sektorer. I strategiske saker suppleres overordnet ledergruppe med representanter fra driftsledergruppen ved behov. Ledelse og styring i Orkdal kommune tar utgangspunkt i at myndighet plasseres så nær brukerne som mulig. Enhetsledere har derfor et fullstendig og helhetlig ansvar for personalspørsmål, økonomi, resultatoppnåelse og drift innenfor sine ansvarsområder. Ledelse er avtalebasert ved at formannskapet årlig inngår lederavtale med rådmannen, og at rådmannen årlig inngår lederavtaler med alle stabs- og enhetsledere i organisasjonen. Balansert målstyring er et sentralt element i alle lederavtaler. Figur 1. Administrativt organisasjonskart Orkdal kommune pr Kilde: Orkdal kommune side 2 av 7

33 33 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Orkdal Prosjekt: Helhetlig innsats for barn og unge 2013 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2155 Styringsgruppe, dato: TJENESTER OVERFOR BARN OG UNGE De største og mest omfattende tjenestene som kommunene har ansvar for er barnehage og skole. I tillegg har kommunen ansvar for barnevernstjeneste, pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og helsestasjon/helsesøster. Kommunen har dessuten ansvar for sosiale tjenester gjennom NAV kommune, hvor enkelte sosiale og økonomiske tjenester er spesielt rettet mot barn. Kommunene yter dessuten tjenester og støtte innenfor kultur- og fritidsområdet, herunder kulturskole, fritidsklubber, støtte til frivillige organisasjoner som organiserer aktiviteter for barn og unge. 1.3 TJENESTER OVERFOR BARN OG UNGE I ORKDAL KOMMUNE Det er 18 resultatenheter i Orkdal kommune og av disse er 14 enheter direkte involvert i å yte tjenester til barn og unge. Det er 6 skoler/oppvekstsenter, 5 barnehager og barneverntjenesten. I tillegg har man enheten Helse og familie, som inkluderer flere tjenester for barn og unge (PPT, psykisk helse og rusarbeid, helsestasjon og skolehelsetjenesten m.fl.). Kultur og fritid er også en enhet som tilrettelegger for mye aktivitet og yter tjenester overfor barn og unge, bl.a. gjennom ungdomsklubb, ungdomsråd, utekontakt, kino osv. 3. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I denne forvaltningsrevisjonen vil det vektlegges å møte kontrollutvalgets ønske om å undersøke hva kommunen gjør for å sikre et helhetlig tjenestetilbud for barn og unge, spesielt overfor barn som kan stå i fare for å falle utenfor. Det dreier seg både om forebyggende innsats i den enkelte tjeneste (primær,sekundær- og tertiærforbyggende), og helheten i kommunens forebyggende arbeid overfor barn og unge (samordning og samarbeid mellom tjenester). 3.1 AVGRENSNING Kontrollutvalget har i dialog med revisor gitt uttrykk for at undersøkelsene i hovedsak bør knyttes til tjenestene i barnehage, skole og helsestasjon, men at revisor kan gjøre undersøkelser i andre tjenester der dette er hensiktsmessig. side 3 av 7

34 34 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Orkdal Prosjekt: Helhetlig innsats for barn og unge 2013 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2155 Styringsgruppe, dato: Revisor kommer ikke til å se på barnehagen og skolens primære oppgaver, men se på hvordan de fanger opp barn og unge som kan komme i en utsatt situasjon. Undersøkelsene vil konsentrere seg om hvilke tiltak som iverksettes og hvilket apparat de har for dette. Vi vil heller ikke se på barnevernsfaglige eller helsefaglige problemstillinger. Vi vil være opptatt av hvordan tjenestene driver forebyggende arbeid, hver for seg og i samarbeid med hverandre. Vi vil i utgangspunktet ikke vurdere samarbeid som er rettet mot tjenester utenom kommunen. 3.2 PROBLEMSTILLINGER På grunnlag av kontrollutvalgets bestilling og gjennom revisors dialog med utvalget, har revisor formulert følgende foreløpige problemstillinger: 1. Har kommunens tjenester etablert planer, rutiner og forebyggende tiltak overfor barn og unge som står i en utsatt situasjon? Problemstillingen fokuserer på om de enkelte tjenestene hver for seg driver nødvendig forebyggende arbeid for barn og unge i en utsatt situasjon. Med utsatt situasjon sikter vi til problemstillinger knyttet til bl.a. rusproblematikk, kriminalitet, psykisk og fysisk sykdom, språkutfordringer, sosial utfordringer og mobbing. 2. Er det etablert samarbeidsarenaer som fungerer etter hensikten, mellom de ulike tjenestene for barn og unge, og mellom de ulike tjenestene og hjemmet? Med samarbeidsarenaer sikter vi til formelle og uformelle samarbeidsorgan, i tillegg til informasjons- og kommunikasjonslinjer. For begge problemstillingene vil avdekking, iverksetting av tiltak, samarbeid og vurdering være sentrale element å vurdere. 4. REVISJONSKRITERIER Det er lovbestemmelser, retningslinjer og veiledere for alle de nevnte tjenestene når det gjelder forebygging og samarbeid med andre tjenester. Alle vurderinger som revisor gjør må knyttes til autoritative krite- side 4 av 7

35 35 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Orkdal Prosjekt: Helhetlig innsats for barn og unge 2013 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2155 Styringsgruppe, dato: rier. Bestemmelser i lover og forskrifter og mål- og planvedtak i kommunens politiske organ er eksempler på kilder for slike kriterier1. LOVKILDE Hjemmel Tema Opplæringsloven: Kapittel 9, 9a, 9a-1, 9a-3, 9a- Skolemiljøet 4, 9a-5, 9a-6 (Forskrift: kapittel Forebygging 12) Kapittel 5: 5-6 PPT bistand til skoler i kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling Kapittel 11, 11-1a Skolemiljøutvalg Kapittel 13, 13-3d (Forskrift: Foreldresamarbeid kap 20) Kapittel og 15-4 Opplysningsplikt (barnevern og sosialtjeneste) Barnehageloven: Kapittel 2: 3 og 4 (Forskrift: Barn og foreldres medvirkning kap 1, ( 1.5) 1.6) Forskrift til rammeplan for bar- Kapittel 6: 21, 22 og 23 Opplysningsplikt og helsekontroll Kapittel 4: 13 Prioritet ved opptak Kapittel 1: 1.9 Inkludering og forebygging Kapittel 5: Samarbeid Kapittel 3: 3-1 og 3-2, Forebygging og samarbeid, til- Kapittel 4: 4-2 bakemelding til melder Kapittel 6 6-7a (taushetsplikt kan også være Forskrift om internkontroll 3 viktig) nehager Barnevernsloven: System for forebygging og samarbeid 1 Diskuter med styringsgruppen om 2-8 i opplæringsloven, om særskild språkopplæring side 5 av 7

36 36 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Orkdal Prosjekt: Helhetlig innsats for barn og unge 2013 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2155 Styringsgruppe, dato: Lov om kommunale helse- og Kapittel 3: Ansvar for for helsetjenester; omsorgstjenester 3-3, 3-4 helsetjenester i skole og helse- Forskrift om kvalitet i helse- og stasjonstjeneste, forebygging, omssorgstjenester, 3, ledd 2 samarbeid, samordning og helhetlige tjenester Lov om folkehelsearbeid Folkehelsearbeid Lov om sosiale tjenester i arbeids- 1 og Kapittel 3: 12 og 13 og velferdsforvaltningen Lov om kommuner og fylkes- Samordning, samarbeid og forebyggende virksomhet 23-2 Betryggende kontroll kommuner Noen lover inneholder bestemmelser om opplysningsplikt og samarbeid med andre forvaltningsorgan. Med utgangspunkt i bestemmelsene ovenfor vil vi gå til forskrifter og forutsetninger i andre kilder for å konkretisere kriteriene ytterligere. 5. METODE Begge problemstillingene i denne forvaltningsrevisjonen viser til arbeid, arbeidsprosesser og organisering av disse i kommunen. Det vil si at revisor må søke kunnskap og informasjon på en måte som kan fange opp dynamikken og samspillet mellom aktuelle tjenester og brukerne, og mellom tjenestene. Intervju er godt egnet til å innhente beskrivelser og dybdekunnskap i slike prosesser. Revisor vil derfor gjennomføre intervju både på saksbehandler og ledernivå i tjenestene. I tillegg vil det innhentes dokumentasjon som kan vise hvordan den enkelte tjeneste innretter sitt forebyggende arbeid, eksempelvis gjennom planer, møtereferat og lignende. I den grad det finnes tilgjengelig tallmateriale som indikerer omfang av ulike typer problemer blant barn og unge i kommunen, så vil revisor vurdere å anvende dette i bakgrunnsbeskrivelse/statusbeskrivelse. side 6 av 7

37 37 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Orkdal Prosjekt: Helhetlig innsats for barn og unge 2013 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2155 Styringsgruppe, dato: ORGANISERING AV PROSJEKTET Tor Arne Stubbe er oppdragsansvarlig i gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen, og Anna Ølnes er prosjektmedarbeider. Styringsgruppen består av Anne Gråberg og Arve Gausen. Rapport fra forvaltningsrevisjonen skal oversendes oppdragsgiver innen , og det er avtalt et timeforbruk på inntil 400 timer. 7. KJENTE RISIKOFORHOLD Erfaringsmessig er det en risiko mot å få tilstrekkelig informasjon når en skal hente informasjon fra kilder som revisor ikke har hjemmel for innsyn i (politiet, foreldre/kontaktpersoner rundt barn og unge). Risikoreduserende tiltak er tydelig informasjon, med begrunnelse for hvorfor det er behov for informasjonen og hvilken nytteverdi informasjonen vil ha. Det er ikke risiko for at de nevnte vurderingene vil forsinke prosjektforløpet med tanke på frist eller ressursbruk. side 7 av 7

38 38 Selskapskontroll TrønderEnergi - prosjektplan. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 29/13 Arvid Hanssen / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene prosjektgruppen har skissert i prosjektplanen. 2. kontrollutvalget slutter seg til ny frist for levering Vedlegg Prosjektplan_TrønderEnergi Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres selskapskontroll i Orkdal kommune. Til grunn for valg av prosjekt ligger plan for selskapskontroll ,som kommunestyret vedtok i sak 32/12. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak bestilte kontrollutvalget, i sak 5/13, en selskapskontroll rettet mot TrønderEnergi AS, med en ressursinnsats for Orkdal kommune anslått til 115 timer og levering innen Selskapskontrollen er et samarbeidsprosjekt mellom 20 kommuner og tre revisjonsselskap, Revisjon Midt-Norge IKS, Trondheim kommunerevisjon og Fosen kommunesrevisjon IKS. Prosjektet har en todelt innretning, den første delen retter seg i hovedsak mot eierne, eierstyringen og selskapets styringssystemer på konsernnivå. Den andre delen retter seg mot forholdet mellom konsernet og nettselskapet, og har som formål å redegjøre hvordan de ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. Følgende problemstillinger er utarbeidet for prosjektet: Er eierstyring og selskapsledelse i TrønderEnergi i samsvar gitte anbefalinger og eiernes forventninger? Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i TrønderEnergi? Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar? Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse?

39 39 Hvordan ivaretar TrønderEnergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? Hva gjør TrønderEnergi for å lukke de avvikene som NVE har påpekt? Hvordan sikrer TrønderEnergi seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? Hvordan dokumenterer TrønderEnergi at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Prosjektgruppen (de tre revisjonsenhetene) har av ulike årsaker ikke kunnet starte arbeidet med selskapskontrollen før i august. Dette innebærer at de ikke ser seg i stand til å gjennomføre kontrollen med tilstrekkelige krav til kvalitet innen den vedtatte fristen Prosjektgruppen ber om å få utsatt fristen på levering av ferdig rapport til Ferdig rapport vedr. selskapskontroll rettet mot TrønderEnergi AS vil legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte i april/mai Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å akseptere at prosjektet gjennomføres slik det er skissert i prosjektplanen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men eventuelle innspill vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet. Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å gi sin tilslutning til utsatt frist for levering av rapporten.

40 40 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i TrønderEnergi 1. INNLEDNING Kontrollutvalgene i 20 av TrønderEnergis eierkommuner1har bestilt en selskapskontroll av TrønderEnergi. Denne prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføring av kontrollen. Planen er utarbeidet av prosjektgruppen (Magnar Andersen, Trondheim kommunerevisjon og Frode Singstad, prosjektleder, Revisjon Midt-Norge IKS) og vedtatt av styringsgruppen (Monica Larsen Torvik, Fosen kommunerevisjon IKS, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og Per Olav Nilsen, leder, Trondheim kommunerevisjon). Planen er utarbeidet med utgangspunkt i den prosjektskissen kontrollutvalgene har gitt sin tilslutning til. 2. BAKGRUNN TrønderEnergi er et offentlig selskap eid av flere kommuner i Trøndelagsregionen. De kommunale kontrollutvalgene skal påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper, herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventninger og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder (se figur på neste side). Disse er forretningsområdene a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter energiloven. 1 Trondheim, Melhus, Orkdal, Klæbu, Snillfjord, Agdenes, Hitra, Skaun, Hemne, Meldal, Midtre Gauldal, Frøya, Selbu, Malvik, Holtålen, Oppdal, Ørland, Rissa, Åfjord og Osen side 1 av 11

41 41 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: Figur: Konsernorganisering, TrønderEnergi Kilde: tronderenergi.no Energiloven oppfølging av tilsyn fra NVE I følge tilsynsmyndighetene (NVE) hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 2 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. 3 Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 2 MAFI-prosjektet er et arbeid nettselskapet iverksatte for å effektivisere og konkurranseutsette konsernfunksjoner som kundesenter og fakturaservice. 3 Merke er en markedsavdeling på konsernnivå. side 2 av 11