Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 13/108 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder Arne Nordgård Per Arne Brevik Johan Arne Selven Forfall: Andre møtende: Kopi: 1. varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalget starter med en orientering og omvisning på sykehjemmet og omsorgsboligene kl. 09:00 (oppmøte i resepsjonen på rådhuset kl. 09:00), ordinær saksbehandling gjennomføres på rådhuset fra ca. kl. 10:00 på formannskapssalen. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak med hjemmel i lov. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Sivert Arne Selvli (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Sakliste 024/13 025/13 026/13 027/13 028/13 029/13 030/13 031/13 032/13 Godkjenning av protokoll fra møte den Tilsynsrapport - Forebygging og behandling av underernæring hos eldre - Orientering til kontrollutvalget Orientering til kontrollutvalget - Barnevernstjenesten Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Selskapskontroll - TrønderEnergi AS - Prosjektplan Budsjetkontroll pr Forslag til økonomiplan med budsjett for 2014 for kontrollutvalget Referatsaker Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/108-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Tilsynsrapport - Forebygging og behandling av underernæring hos eldre - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/13 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/265-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Fylkesmannens tilsynsrapport - Forebygging og behandling av underernæring hos eldre Brev fra Agdenes kommune, Brev fra Fylkesmannen, Brev fra Agdenes kommune, Brev fra Fylkesmannen, Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn vedr. forebygging og behandling av underernæring hos eldre i sykehjem og hjemmetjenesten I Agdenes kommune. Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Agdenes kommune i perioden Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring Tilsynet har avdekket følgende forhold: Avvik: Agdenes kommune sikrer ikke systematisk identifisering og kartlegging for å forebygge og behandle underernæring hos pasienter på sykehjem og i hjemmetjenesten. 4

5 Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt tilsynsrapport for utfyllende informasjon om tilsynet. Rådmannen i Agdenes kommune er i e-post av bedt om å orientere kontrollutvalget om Fylkesmannens tilsynsrapport (frist for tilbakemelding til Fylkesmannen var 15. oktober 2013). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapportene og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Agdenes kommune. 5

6 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rapport fra tilsyn med forebygging og behandling av underernæring hos eldre i sykehjem og hjemmetjenesten ved Agdenes kommune 2013 Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Identifisering av ernæringsmessig risiko og underernæring hos eldre personer som er brukere av sykehjem og hjemmetjenesten. Oppfølging av brukere i sykehjem og hjemmetjenesten for å forebygge og behandle underernæring. Avvik: Agdenes kommune sikrer ikke systematisk identifisering og kartlegging for å forebygge og behandle underernæring hos pasienter på sykehjem og i hjemmetjenesten. Siri Ramberg Stav revisjonsleder Hilde Bøgseth revisor Merete Bondø revisor 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Agdenes kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten 2. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 6

7 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Agdenes kommune har ca 1700 innbyggere. Kommunens omsorgstjeneste er delt inn i sykehjemmet, hjemmetjenesten og hjemmehjelpstjenesten. Sykehjemmet har 25 plasser. Disse er fordelt på en storavdeling og en demensavdeling med 7 brukere. Leder for sykehjemmet har kontordag 1 dag pr. uke, og jobber ellers i avdelingen. Hjemmetjenesten har 76 brukere. 56 personer mottar praktisk bistand og 26 har trygghetsalarmer. Leder for hjemmetjenesten har kontordag 2 dager pr. uke, og jobber ellers ute i tjenesten. I tillegg til sykehjemmet har kommunen omsorgsboliger og to trygdepensjonat. Sykehjemmets kjøkken leverer mat til sykehjemmet og til 26 brukere i omsorgsboligene og trygdepensjonatet. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer 15 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Identifisering av ernæringsmessig risiko og underernæring hos eldre personer som er brukere av sykehjem. Oppfølging av brukere i sykehjem og hjemmetjenesten for å forebygge og behandle underernæring. 5. Funn Det ble avdekket et avvik under tilsynet: Agdenes kommune sikrer ikke systematisk identifisering og kartlegging for å forebygge og behandle underernæring hos pasienter på sykehjem og i hjemmetjenesten. Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-1, 4-1 og 4-2. Helsepersonelloven 16 Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten 3. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4. Journalforskriften 5 og 8. Avviket bygger på følgende: Kommunen har et mangelfullt internkontrollsystem for tjenestene i sykehjemmet og hjemmetjenestene. Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten og forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenesten var ikke kjent hos ledelsen 7

8 Virksomheten har et mangelfullt avvikssystem. På sykehjemmet finnes en avviksperm men det meldes få avvik. Under intervju fremkom at ansatte ikke får tilbakemelding fra ledelsen på håndtering av meldte avvik. Området har ikke skriftlige rutiner/prosedyrer. Under intervju fremkom ønske om skriftlige rutiner fra ansatte. Ledelsen har ikke et system for hvordan nye rutiner/prosedyrer skal utarbeides og tas i bruk av de ansatte Det dokumenteres ikke systematiske og regelmessige vurderinger av ernæringsmessig risiko i pasientens journal. Nasjonal veileder IS-1580 er ikke gjort kjent i virksomhetene Det er ikke gjennomført ekstern eller intern opplæring om ernæring og det er heller ikke gjort noen vurderinger av kompetansebehovet på området 6. Vurdering av enhetens styringssystem Kommunen har en lovmessig plikt til å ha styring og kontroll med sine helse- og omsorgstjenester, jfr forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Agdenes kommune har et mangelfullt internkontrollsystem. Det foreligger få styringsdokumenter som plasserer ansvar, oppgaver og myndighet i tjenestene. Virksomhetene har ikke utarbeidet prosedyrer for å forebygge og behandle underernæring. Det foreligger ingen kompetanseplaner i virksomheten. Det er ikke gitt opplæring innenfor tilsynets område. Det er ikke gjennomført ROS-analyser i sykehjemmet eller hjemmetjenesten. Kommunen har ikke gjennomført brukerundersøkelser Tilsynsmyndigheten har forøvrig merket seg Personalgruppen er stabil og de ansatte har god oversikt over sine brukere. De ansatte har stor faglig bevissthet om å gi gode og tilstrekkelige tjenester. Vurdering og oppfølging av brukere vedrørende ernæringsmessige forhold er basert på faglig skjønn, kjente forhold, og epikriser fra sykehus samt opplysninger fra familie og pårørende. I hovedsak beskrives rammebetingelser som gjør det mulig å foreta kartlegging og oppfølging av ernæringsmessige utfordringer. Kjøkkenet har god faglig kompetanse, og kunne i større grad blitt brukt for råd og veiledning. Kjøkkenet tilbyr variert og tradisjonelt kosthold. Det er tilbud om alternativ mat for de som har særskilte behov og også for de som ikke ønsker dagens meny. På sykehjemmet serveres 4 måltider daglig samt tilbud om mat utover kvelden og natten om det er behov for det. I hjemmetjenesten er det sykepleierne som kartlegger brukernes behov for tjenester. Informasjon om pasientenes ernæringsmessige behov formidles til avdelingsleder og ellers under rapport på vaktskiftet. Kunnskap om ernæring baseres på faglig skjønn og egenervervet kompetanse. Det er en utstrakt bruk av muntlige rapportering i begge enheter. Beskjeder og oppfølging av pasientene skrives også ned i en beskjedbok på vaktrommet. Det er ikke utarbeidet stillingsinstrukser. Dette etterspørres fra de ansatte. 7. Regelverk Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten Lov om helse- og omsorgstjenester i kommunen Lov om helsepersonell Forskrift om kvalitet i helse- og omsorgstjenesten Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift om pasientjournal 8. Dokumentunderlag 8

9 Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Informasjon om tjenesten, e-post av 18. februar 2013 Skjema for vurderingsbesøk Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: 9 journaler fra hjemmetjenesten og sykehjemmet Beskjedbøker fra begge enhetene Medisinpermer Pasientperm sykehjem Vektkontrollbok sykehjem Legevisittbøker Årsmelding 2012 Organisasjonskart Prosedyremal fra Kommuneforlaget E-post fra kommuneleder Line Raustein til virksomhetslederne angående oppstart av arbeid med å lage prosedyrer datert 25. januar 2013 Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag: Varsel om tilsyn datert Diverse e-poster angående tilsyn 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Deltakere ved tilsynet Navn Funksjon / stilling Sissel Johnsen Sykepleier hjemmetjenesten Wenche Singstad Avd. sykepleier hjemmetjenesten Anne Marit Avd. sykepleier sykehjemmet Tangvik Jon Børresen Kjøkkensjef Jan Reidar LandrøVernepleier, sykehjem Line Raustein Kommuneleder oppvekst og levekår Senka Besilja Sykepleier sykehjem Eirik Wesche Sykepleier sykehjem Rikke Holm Hjelpepleier sykehjem Eva Selbekk Hjelpepleier sykehjem Anne Grethe Hjelpepleier sykehjem Strand Bodil Ysland Hjelpepleier sykehjem Kenneth Nilsen Sykepleier hjemmetjenesten Eldbjørg Kvamme Hjelpepleier hjemmetjenesten Fra tilsynsmyndighetene deltok: Hilde Bøgseth, seniorrådgiver/jurist - revisor Merete Bondø, rådgiver revisor Siri Ramberg Stav, seniorrådgiver - revisjonsleder 9 Åpningsmøte Intervju Sluttmøte x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

10 10

11 11

12 12

13 13

14 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Siri Ramberg Stav Sosial- og helseavdeling Innvalgstelefon Vår dato Deres dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2012/ Deres ref. Agdenes kommune 7316 LENSVIK Oppfølging etter tilsyn med Agdenes kommune- lukking av avvik og fremdriftsplan Det vises til kommunens fremdriftsplan for lukking av avvik etter tilsyn med kommunens forebygging og behandling av underernæring hos eldre i sykehjem og hjemmetjeneste datert Fylkesmannen i Sør-Trøndelag tar planen til etterretning. Da flere av tiltakene har frist for iverksettelse den 1. oktober 2013, anmoder vi kommunen om å sende inn de prosedyrer og rutiner som er utarbeidet, samt en redegjørelse for hvordan kvalitetssytemet for internkontroll og avviksbehandling er tatt i bruk. Frist for tilbakemelding er satt til 15. oktober 2013 Med hilsen Jan Vaage (e.f.) fylkeslege Siri Ramberg Stav seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal og samordningsstab E-post: postmottak@fmst.no Justis- og beredskapsavdeling Landbruk og bygdeutvikling 14 Internett: Miljøvernavdeling Oppvekst- og utdanningsavdeling Sosial- og helseavdeling Telefaks Organisasjonsnummer:

15 Orientering til kontrollutvalget - Barnevernstjenesten Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/13 Eva J. Bekkavik 12/38-14 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering Vedlegg Rapport fra Coperio bedriftshelsetjeneste Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgets sak 28/2012 (møte ) Kontrollutvalgets sak 02/2013 (møte ) Kontrollutvalgets sak 11/2013 (møte ) Saksutredning Agdenes kommune deltar i et interkommunalt samarbeid innen barnevern med Orkdal, Skaun og Meldal kommuner. Barneverntjenesten for alle fire kommuner er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 28-1b, et såkalt administrativt vertskommunesamarbeid. Dette innebærer at Orkdal kommune utfører tjenesten på vegne av de øvrige kommunene, gjennom at rådmennene i samarbeidskommunene etter instruks fra kommunestyret har delegert til rådmannen i Orkdal kommune å utføre oppgaven. Rådmannen i Agdenes har derfor fortsatt ansvar for å sikre at denne tjenesten ivaretas på en betryggende måte. Barneverntjenesten i Orkdal, Agdenes, Meldal og Skaun har vært gjenstand for stor oppmerksomhet det siste året, blant annet på grunn av gjentatte fristbrudd og interne forhold. Kontrollutvalget har det siste året hatt flere orienteringer vedr. barnevernstjenesten. Kontrollutvalget i Orkdal kommune har i sitt møte fått en orientering fra rådmannen i Orkdal kommune vedr. barnevernstjenesten. Kontrollutvalgene fra de samarbeidende kommuner fikk invitasjon til å delta under orienteringen. Fra Agdenes kommune stilte nyvalgt medlem Arne Nordgård. Han vil orientere fra møtet med de samarbeidene kontrollutvalgene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til Arne Nordgårds orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 15

16 Rapport fra arbeidsmiljøkartlegging i interkommunal barneverntjeneste Av Utført av Coperio BHT på oppdrag fra Orkdal Kommune 16 6LGH

17 Innledning I denna rapport presenteres resultat fra en arbeidsmiljøkartlegging på Barnevernet i Orkdal kommune. Arbeidsmiljøkartleggingen er et tilltak utifrån arbetsgivarens undersökelseplikt mot bakgrund av en antatt belastning i arbeidsmiljøet, men har også til formål å bidra og utvikle videre tilltak for Barnevernets behov. Arbeidsmiljøkartleggingen har til formål å belyse viktige faktorer i arbeidsmiljøet som gjennom forskning er kjent for å påvirke helsen. Å kartlegge helseskadelige arbetsbelastningar er et viktig ledd i å skapa en helsefremmende arbeidsplass der ansatte trives og kjenner seg motiverte men også for å kvalitetsäkra de tjenester som en arbeidsplass evner å leverere til klienter. I detta fall handler det om barn og ungdommer som av ulike skäl hamnat i svåra livssituationer og som behover kommunens støtte for att utvikle sine liv i en positiv riktning Vi vil fortydliga att en arbeidsmiljøkartlegging aldrig kan være en lösning i seg själv men er en del av et hälsofrämjande utvecklingsarbete på en arbeidsplass. Detta innebär att det er ledelsen som står ansvarliga for att videre tolka resultatet fra arbeidsmiljøkartleggingen og planera lämpliga tilltak. Vi syftar til å saklig presentera resultatet og knyta an det til forskning samt gi forslag på utviklingsområder, men det er ledelsen tillsammans med sine ansatte som skal bedriva det fortsatta arbeidet. Videre er det viktig å betone at samtlige resultat er indikationer snarare enn exakta beskrivningar, hvilket innebär at resultat og slutsatser fra denna typ av undersøkelse alltid bør tolkas med en viss forsiktighet. Arbeidsmiljøkartleggingen bidrar med et underlag for videre diskussion og reflektion i det utvecklingsarbete som Orkdal kommune inlett på Barnevernet. 17 6LGH

18 Rapportens opplegg Vi har anvendt oss av intervjuer og spørreskjema for insamling av informasjon. Resultatet fra intervjuene og spørreskjemaet sammanvävs med relevanta og forskningsforankrade teorier kring arbeidsmiljø. Rapporten er således indelad i ulike teoretiska begrep gällande arbeidsmiljø med tillhörande resultat fra intervjuer og spørreskjema. Samtlige teoretiska begrep forklaras for att underlätta koppling mellom teori og resultat og dermed bidra til en djupare forståelse av resultatet. I slutet av rapporten presenteres slutsatser fra arbeidsmiljøkartleggingen og forslag på utviklingsområder. I övrigt får ni chansen att praktisera ert tålamod då denna rapport er en hybrid mellom språken svenska og norska. Tack for ert tålamod og overseende. Metode Innsamling av data Vi har anvendt oss av både intervjuer og spørreskjema for innsamling av informasjon. For att stärka tillforlitligheten av resultatet i denna arbeidsmiljøkartlegging valde vi å använda oss av QPSNordic som er et etablerat spørreskjema og et standardiserat kvalitetssäkrat måleinstrument for kartlegging av psykologiska og sosiale faktorer i arbeidet. QPSNordic er utviklet for kartlegging i forbindelse med utvecklingsarbete og tilltak innenfor arbeidsmiljø. Utvecklarna bakom QPSNordic anbefaler at användare av QPSNordic overväger å kartlegge ytre faktorer som kan påvirke svarsresultatet hvilket vi har gjort i og med att vi har intervjuat hver anställd og etablerat en intern styrningsgrupp på Barnevernet. QPSNordic kompletteras dermed av intervjuene og tillsammans ger de oss en mer tillforlitlig bild av de ansattes opplevelse av arbeidsmiljøet. Att även ha med intervjuer medfor en mer levande beskrivning av dem ansattes opplevelse av arbeidsmiljøet og framfor alt bidrar til forståelse for ytre faktorer som kan påvirke svarene i spørreskjemaet. Deltagare I samråd med den interne styrningsgruppen var det totalt 17 ansatte som skulle medverka i arbeidsmiljøkartleggingen. Kriteriet for å medverka i arbeidsmiljøkartleggingen var att samtlige deltagare måste ha någon form av anställning i Barnevernet i Orkdal Kommune. Intervjuer Samtlige ansatte på Barnevernet deltok i en intervju som værede i gjennomsnitt 40 minuter. To representanter fra Coperio BHT holdt samtlige intervjuer hvilke gjennomfordes under en period av to dagar. Videre fikk hver anställd innan intervjuens start informasjon om att en arbeidsmiljøkartlegging syftar til att beskriva opplevelser av psykologiska og sosiale faktorer i arbeidet i nåtid og ikke dåtid. Om någon likväl började prata om det forflutna avbröts dem og påmindes om att beskriva 18 6LGH

19 opplevelser utifrån rådande organisatoriska forutsättningar og arbetssituationer. I några intervjufall fikk intervjukandidater fortelle om tidigare opplevelser av arbeidsmiljøet. Samtlige intervjukandidater informerades att enskilda svar ikke skulle presenteres i den skriftliga rapporten, utan alle resultat skulle presenteres på grupp- og organisasjonsnivå. Vi valde att fortydliga detta for intervjukandidatene for att skapa forutsättningar for så utömmande og sanningsenliga svar som möjligt. Samtlige intervjuer spelades in med hjelp av en diktafon. Vi var nøye med å formedla til samtlige intervjukadidater att det var kun representanter fra Coperio BHT som hadde tillgang til det inspelade materialet samt att inspelningarna var underlagt tystnadsplikt. Intervjuene hadde en semistrukturerad form hvilket innebär at vi på forhand hadde utformat en overgripande mal for å sortera informasjon. Intervjumalen bestod av tre matriser som dekte samtlige arbeidsmiljøfaktorer i QPSNordic. Arbeidsmiljøfaktorerna er inndelt i tre ulike nivåer; oppgavenivå, gruppeog organisasjonsnivå og individnivå. Samtlige intervjupersoner fikk følgende spørsmål: Hva fungerar bra og hva fungerar mindre bra på din arbeidsplass? og Hva er viktig for dig att det fungerar bra på din arbeidsplass men som ikke fungerar bra idag? samt Hvordan trives du på ditt arbeide?. Svaren följdes av uppmuntrande kommenterar som fortell mer for å hjelpa intervjukandidatene utvikle sine svar. Disse relativt åpne spørsmålene ledet til at intervjukandidatene selv styrde innehållet i intervjuene ettersom de tog upp det som var viktig for dem. I slutet av intervjuene fikk samtlige intervjukandidater spørsmålet om de fikk sagt alt som er viktig for dem. Om de sværede nej fikk de den tiden de behövde for å få sagt allt som de tänkt formedla. På det viset säkerställde vi oss om att alle hadde fått säga sitt. Ettersom intervjukandidatene til stor del styrde hva de ville prata om var intervjumalen kun til for att kategorisera deres svar. I några fall kunde vi ställa kompletterande spørsmål for att bedre dekke intervjumalens matriser. Spørreskjema QPSNordic består av ulike arbeidsmiljøfaktorer og det er dem som vi använde som underlag for intervjumalen. Arbeidsmiljøfaktorerna definieras av et antal ulike begrep hhvilke måles av diverse spørsmål. Følgende tabell (neste sida) som viser hvilke arbeidsmiljøfaktorer som tillhör ulike begrep. Vi lister ikke alle spørsmål, disse presenteres senare i resultatdelen. Samtlige begrep måles gjennom et antal spørsmål. Exempelvis for å måle kvantitative krav,som til arbeidsmiljøfaktoren jobbkrav, kan et spørsmål se ut som følgende: Er arbeidsbelastningen din ujevn slik at arbeidet hoper seg opp? Totalt er det 129 spørsmål i QPSNordic. De fleste spørsmål har en kontinuerlig skala fra 1 til 5, der 1 er meget sjelden eller aldri og 5 er meget ofte eller alltid. QPSNordic administrerades over internet og på norsk. Samtlige ansatte fikk en link skickad til sin adress tillsammans med en instruktion om att klicka på linken for att komma til og besvære spørreskjemaet QPSNordic. Linken var tillgjengelig under en periode på ca sju dager. 19 6LGH

20 Presentasjon av data Vi begynner med att presentera sedvanlig bakgrunnsdata for att illustrera generell informasjon for de som har besværet spørreskjemaet. I bakgrunnsdata har de som ikke har besværet spørreskjemaet exkluderats. Det var totalt 15 av 17 ansatte som deltog i intervjuene. Videre var det totalt 11 personer, av de 15 deltagare som besværede spørreskjemaet. Data fra intervjuene vävs in i og presenteres i textform under respektive arbeidsmiljøfaktor, hvilket innebär att de fire personer som ikke deltog i intervjuene ändå inkluderes til viss grad in i resultatet. Vi vil poängtera at inga data vil presenteres på en måte som kan identifisere enkeltpersoner Resultatet fra spørreskjemaet presenteres for hver arbeidsmiljøfaktor tillsammans med tillhörande begrep. Videre for respektive begrep visas tillhörande spørsmål. Inga avancerade statistiska analyser har gjennomforts då antalet deltagare for denna arbeidsmiljøkartlegging er alldeles for få (n=11). Istället har kvalitativa bedömningar gjorts utifrån samlade slutsatser grundade i resultatet fra QPSNordic og intervjuene. Det er viktig att ha i åtanke at testresultat grundade på abstrakta teoretiska psykologiska begrep er svårtolkade og slutsatser kring resultat bør gjøres med stor forsiktighet. Videre er antalet deltagande (n=11) for lite for at QPSNordic skal garantera en viss grad av kvalitetssäkring. Vi har dock ändå valgt å gjennomføre spørreskjemaet, men resultatet bør användas i et sammenheng og som et komplement i diskussioner med dem ansatte. 20 6LGH

21 Resultat Jobbkrav Arbeidsmiljøfaktoren jobbkrav består av følgende områden: kvantitative krav, beslutningerningskrav, krav til läring og i slutet finns även øvrige spørsmål som kan være relevanta. 1. Kvantitative krav Detta området handler om de ansattes arbeidsmengde og tid til att gjennomfora arbeidsoppgaver. Forskning viser att den optimala fordelningen av arbeidsmengde og tid er den som motværer ansattes opplevelse av positiv utfordring i arbeidet. Er det for stor arbeidsmengde i forhold til opplevd tid og ressurser finns det risk for att ansatte upplever stress istället for positiva utfordringer i arbeidet. Her handler det således om resurser i form av tid i forhållande til opplevelsen av mengden arbeidsoppgaver. Ansattes opplevelse av att ha mye att gjøre i kombinasjon med for lite tid og ressurser til å gjøre det under längre perioder kan betraktas som en helseskadelig belastning i arbeidet. I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner upplever en høy arbetsbelastning i form av mengden arbeidsoppgaver. De beskrev en hektisk arbeidshverdag der det ofta tenderar att handla om prioritera arbeidsoppgaver som har störst konsekvens om de ikke adresseras. Detta beskrevs leda til bristende prioritering bland arbeidsoppgaver; mye brannslukking. De fleste intervjupersoner opplevde att bristen på tid og overbelastning gällande mengden arbeidsoppgaver ledde til att kvaliten i tjänsterna blev lidende. Videre beskrev de fleste intervjupersoner att arbetsbelastningen er ujevnt fordelad bland kollegaer. Denna snedfordelning berodde på ulike faktorer exempelvis ansvarsområde, arbetslivserfarenhet, komptensnivå, sykemeldinger etc. Samtidigt beskrev de fleste intervjupersoner att det er spännande att arbeta i et høyt tempo men beskrev att over tid er det oerhört slitsamt for psykiska helsen. De fleste intervjupersoner opplevde att mengden arbeidsoppgaver er den faktor som bidrar mest til stress og svekket tilltro på egen arbeidsevne. 2. Beslutningerningskrav I intervjuene opplevde de fleste intervjupersoner att de ofta måste ta forhastade avgjørelser i arbeidet som kanskje ikke er dem bästa men nödvändiga ettersom det sjelden finns tid eller en tillåtande arbetsstruktur til att gjøre det på något annat vis. Detta opplevdes som frustrerande. 3. Krav til læring I intervjuene opplevde de fleste intervjupersoner att innlæringskurven for diverse arbeidsoppgaver/arbetsområden er oerhört brant. Detta var speciellt tydligt hos personer med 21 6LGH

22 relativt kortare arbetslivserfarenhet for arbeidsoppgaver typiska for Barnevernet. Videre kände de fleste intervjupersoner att de ikke fikk nog med opplæring for att ha tilltro på sin egen arbeidsevne i den grad att de upplever arbetsuppgifternas svårighetsgrad som positiv. Detta beskrevs leda til att vissa arbeidsoppgaver bland annat undveks helt eller ble tatt over av andra kollegaer som hadde tillräcklig med kunskap for att kunna gjennomfora dem. Framfor alt hadde bristen på opplæring en negativ effekt på kvalitetssikring av leverade tjenester innenfor Barnevernet. Øvrige spørsmål I intervjuene framkom det att samtlige intervjupersoner upplever att det er stor variaton på arbeidsoppgaver, hvilket upplevs mestadels som positivt. Dock behövdes mer opplæring for å kunne klara av detta. Samtidigt som den breda variationen bidrog til kunskap innenfor flera arbetsområden ställs det således krav på mer opplæring. Rolleforventninger Arbeidsmiljøfaktoren rolleforventninger består av følgende områden: rolleklarhet og rollekonflikt. Her handler det om de ansatte upplever att det råder tydliga arbetsroller på arbeidet. Forskning har visat att det er viktig for ansatte att veta hva som forväntas av dem i en organisasjon. Detta er en forutsättning for bland annat kunna ge feedback som er viktig for att kunna utvecklas i sin yrkesroll. Tydliga forväntningar og uppsatta mål er knutet til arbeidsmotivasjon og helse. I intervjuene framkom det att de fleste kjenner til arbetsuppgifternas mål og hvilke ansvarsområden de arbeider innenfor. Kontroll i arbeidet Arbeidsmiljøfaktoren kontroll i arbeidet består av følgende områden: positiva utfordringer i jobben, kontroll over avgjørelser og kontroll over arbetsintensitet. 1. Positiva utfordringer i jobben Her handler det om hvordan ansatte upplever arbeidet som positivt utmanade eller ikke. Att uppleva arbeidet sitt som positivt utmanande er viktig for arbeidsmotivasjon og således arbetsprestation. Meningsfullhet i arbeidet er også en bidragade faktor til arbeidsmotivasjon. Utmanande og meningsfulla arbeidsoppgaver er hälsofrämjande innenfor arbetslivet. I intervjuene tyckte samtlige intervjupersoner att deres arbeidsoppgaver er väldigt meningsfulla. De fleste intervjupersoner upplever arbeidet som positivt utmanande men att andra skadliga faktorer såsom brist på tid og resurser gör att utfordringarna istället upplevs som negativa. 2. Kontroll over avgjørelser Her undersöks hvordan de ansatte upplever att de kan påvirke beslutninger som rör deres arbeidsoppgaver og arbetssituation. Forskning har visat att ansatte som tar del av viktige beslutninger rörande sitt arbeide kjenner økt arbeidsmotivasjon då de upplever att deres meninger 22 6LGH

23 värderes av chefen og/eller organisasjonen. Detta har i sin tur kunnat kopplas til høyre kvalitet i prestationer, lavere fravær på arbeidet og allmänt økt tillfredsställelse i arbeidet. I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner ansåg att de selv kunde velge sitt arbetssätt innanfor organisasjonens ramar. Videre framkom det att de fleste intervjupersoner var frustrerande over att ikke kunna påvirke mengden tilldelade arbeidsoppgaver. Kontroll over arbetsintensitet Her handler det om hvordan ansatte kan selv påvirke graden av intensitet under en arbeidshverdag, exempelvis når det gjelder arbetstempo og arbetstid. I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner kan til viss grad påvirke graden av arbetsintensitet i arbeidshverdagen. Arbeidets forutsigbarhet Arbeidsmiljøfaktoren arbeidets forutsigbarhet er indelad i følgende områden: forutsigbarhet i den kommande månaden og to åren, preferanser for utfordringer og øvrige spørsmål. 1. Forutsigbarhet De fleste intervjupersoner fortalte att de kjenner en høy grad av utrygghet ettersom framtiden for organisasjonen oppleves uviss. Samtidigt fortalte mer enn halvparten av disse att de har tilltro på att det kommer att bli bra og visade forståelse for att oforutsägbarheten er orsakad av forandringer i ledelsestrukturen. Vilken typ av utfordringer ansatte foredrar er exempelvis viktige for ledelsen att kjenne til. Detta for å i sin tur kunna matcha rätt typ av arbeidsoppgaver. Ansattes preferanser for utfordringer hänger samman med bland annat hvilke färdigheter og kunskaper de behärskar. Om ansatte upplever utfordringer i arbeidet som går i linje med deres prefarenser bidrar det til økt arbeidsmotivasjon. I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner satt pris på utfodringer som handler om att testa nye arbeidsoppgaver eller bytte miljöer i arbeidet. De triggades positivt av omväxlingen i arbeidet. Mestring av arbeidet Arbeidsmiljøfaktoren mestring av arbeidet består av følgende områden: opplevelse av arbeidet og øvrige spørsmål. I intervjuene formedlade de fleste intervjupersoner att de får god feedback på deres arbeide av de personer vars uppdragen/arbeidsoppgavene berör (brukare og pårörande). De fleste intervjupersoner tyckte att informasjon, fra ledelse, om kvaliteten på utfort arbeide var for lite i forhållande til hva som krävs for denna typ av arbeide. 23 6LGH

24 Sosialt samspill Arbeidsmiljøfaktoren sosialt samspill har følgende områden: stötte fra nårmeste overordnede, stötte fra kolleger, stötte fra venner & familie og mobbing & trakassering. Støtte fra nårmeste overordnede Her handler det om de ansattes opplevelse av att få støtte fra nårmsta ledaren hvilket er viktig for att ansatte bland annat skal kjenne trygghet og utveckling i arbeidet. Avsaknad av støtte er en viktig aspekt i arbeidstilfredsstillelse og således viktig i hver organisasjon. I intervjuene framkom det informasjon om att de fleste intervjupersoner har fått et positivt bemötande av det nye ledelsen. Hva gjelder hjelp i arbeidet opplevde de fleste att de ikke får nog med faglig støtte, hvilket de ansåg være viktigest for att de skal kunna mestra sine arbeten. De beskrev att en til fagledare snart kommer på plats og att saker og ting forhoppningsvis blir bedre. De fortalte även om att en ny form av faglig veiledning kommer snart igång. Detta opplevdes som väldigt väsentligt for att de skal kunna få den hjelp de tränger. Når det gjelder att få arbetsresultaten värdesatta opplevde de fleste att når de väl tar kontakt med ledaren så får de den värdering og uppskattning de behover. Videre påstod de fleste intervjupersoner att det handler ikke så mye om kvaliteten hos ledelsen men framforallt tillgängligheten Støtte fra kollegaer I intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner värderar sine kollegaers kompetens og støtte av ulike former, både sosialt og kunnskapsmessig. Dock beskriver de fleste intervjupersoner att ettersom det er relativt många som er nyanställda så finns det et större behov av att få støtte av kollegaer med längre arbetslivserfarenhet. De beskrev att ettersom det finns många ulike sett att arbeta på er det oerhört viktig att få inspill fra en erfaren kollega for att kunna komma videre i sine arbeidsoppgaver. Ledelse Arbeidsmiljøfaktoren ledelse består av følgende områden: bemyndigande ledelse og rettferdig ledelse. 1. Bemyndigande ledelse Her handler det om hvordan de ansatte kjenner att nårmsta ledaren har en forstärkande effekt på ulike sett exempelvis uppmuntrande. De fleste intervjupersoner opplevde att ledelsen er forstärkande på ulike sett exempelvis støtte og råd. Dock opplevde de fleste intervjupersoner att de ofta saknar färdigheter og kompetentenser for att lyckas på et tillfredsställande sett med sine arbeidsoppgaver. 24 6LGH

25 2. Rettferdig ledelse Her handler hvordan de ansatte upplever att ledelsen praktiserar rättvisa. Detta bidrar til en konsekvent ledelse hvilket forskningen viser er viktig for at ansatte bland annet skal oppleve forutsigbarhet i arbeidet og trivsel på jobben. Under intervjuene framkom det at de fleste intervjupersonene upplever att alle blir rettferdig behandlade. Organisasjonsklima Arbetmiljöfaktorn organisasjonsklima består av følgende områden: sosial klima, innovasjonskultur og vektlegging av mennesklige ressurser. Under intervjuene framkom det att de fleste intervjupersoner på det stora hela trives på sin arbeidsplass og synes att klimaet på arbeidsplassen er relativ god. Samtidigt som de fleste beskrev att det finns informella prosesser som pågår på arbeidsplassen og til en viss grad har en negativ påvirkning (bland annat misstänksamhet) på det sosiale klimaet. Forslag på utviklingsområder Av det sammanvägda resultatet kan vi se att det finns et antal risk- og skyddsfaktorer gällande arbeidsmiljøet. Hvorvidt disse faktorer forhåller seg til værendra er svårt att uttala seg om. Vissa faktorer kan være distinkta og oavhängiga de andra faktorerna medan andra kan hänga ihop og ha en gemensam utlösande årsak. Vi foreslår derfor att de interna forhållandena innenfor organisasjonen undersöks nårmare. Gjennom att utvikle og forändra den interna organisasjonen hva gjelder prosesser samt kulturella og strukturella aspekter kan man eventuellt lösa många av de problemområden som kan avläsas i resultatdelen. I følgende oversikt sammanfattas utviklingsområder som vi anser være mest kritiska for ansattes arbeidstilfredsstillelse og välbefinnande.! Enheten må få ro til å igangsette nødvendige tiltak basert på kartleggingen som er gjennomført! Ledelse bør gis tid og oppfølging i arbeidet med resultatene fra rapporten 25 6LGH

26 ! Det bør i gangsettes et strukturert tiltak med mål om kontinuerlig forbedring på flere områder. Disse områdene bør velges ut av ledelse, i samarbeid med ansatte og bedriftshelsetjenesten som har gjennomført kartleggingen. I den forbindelse er det viktig at det etableres både langsiktige og kortsiktige målsetttinger. Vi anser at det vil være av stor betydning for de ansatte at de opplever rask endring på noen områder. Innledningsvis bør dette bl.a fokusere på: - Kartlegging av reelt kompetansebehov med definerte utviklingsmål både for den enkelte ansatte og enheten som helhet - System for faglig oppdatering og veiledning - Gjennomgang av interne samhandlingsrutiner! Dersom de tiltak som skal gjennomføres skal vurderes av personer utenfor lokal ledelse bør dete gjøres av kommunens Arbeidsmiljøutvalg Del 2 Intervju med tidligere ansatte Sammendrag Resultatet från denna organisationsanalys visar att Barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun har fått motstå stora organisatoriska utfordringar både vad gäller omorganisering på grund av sammanslagning av Barneverntjenesten från grannkommuner och relativt hög omsättning av ledare samt förändring av ledarskapsstruktur. Ett instabilt ledarskap i kombination med omorganisering under kort tid har orsakat otrygghet bland anställda inom Barneverntjenesten. En sammanslagning av grannkommuner är en långsiktig satsning som förutsätter att det finns en stabil ledare och ledelse struktur för att klara av att skapa stabilitet och därmed trygghet för anställda samt de brukare som Barneverntjenesten ämnar hjälpa. Metod För att samla in information kallades samtliga tidigare anställda till en frivillig intervju där de fick berätta öppet om hur de upplevde sin arbetsperiod på Barneverntjenesten. Det var totalt 14 personer som fick en invitation till intervju via ett brev som sändes hem till var och en. Intervjuerna varade mellan minuter beroende på deltagarnas behov av att förmedla sina arbetslivserfarenheter på Barneverntjenesten. Deltagarna hade diverse positioner; ledare, teamledare, administratörer, saksbehandlare etc. Det var en god variation vilket gav underlag för en bredare bild av hur Barneverntjenestets verksamhet fungerade för några år tillbaka i tiden. 26 6LGH

27 Av de 14 personer som kallades till en intervju var det 3 stycken som tackade nej av olika skäl. Vanligaste skälet var ointresse. I syfte att samla in ytterligare information valde vi även att ta del av en fagrapport för den interkommunale Barneverntjenesttjenesten i Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun i perioden Bearbetning av resultatet Intervjuerna analyserades på grupp- och organisationsnivå vilket var även det som samtliga deltagare blev informerade om i början av intervjuerna. Information på individnivå är inte intressant av främst anonymitetsskäl men också då organisatoriska förutsättningar är mer intressanta att analysera i syfte att utveckla förslag på utvecklingsområden. Svårigheter i bearbetning av data Eftersom deltagarna har olika yrkesbakgrunder och anställningsperioder är det svårt att dra säkra slutsatser som löper över tid. Det går dock ändå att urskilja vissa faktorer som ständigt dyker upp i intervjuerna och som vi tror har en signifikant påverkan på de tidigare anställdas upplevelser av sin arbetstid på Barneverntjenestet. Eftersom deltagarna varierar i både anställningsperiod och yrkeskompetens/position inom Barneverntjenesttjenesten kommer vi inte att använda en strukturerad sedvanlig metodik som vanligen bruks vid arbetsmiljökartläggningar exempelvis ordna information enligt vissa faktorer som tros vara viktiga för arbetsmiljö. Analysmetod Med hänsyn till uppdraget är det mer lämpligt att använda sig av en metod som kallas för OBM organizational behavioral management, på svenska kallas det för tillämpad beteendeanalys inom organisationer. OBM används inom organisationer för att förstå och predicera mänskligt beteende. Kortfattat innebär denna analysmetod att informationen från intervjuerna analyseras utifrån konsekvenser. En konsekvensanalyskedja omfattas av A = själva situationen, B = beteenden/situationer som utlöses av A och C = vilka konsekvenser A och B medför i praktiken. En sista kolumn införs då vi även har försökt predicera långsiktiga konsekvenser. Den arbetsmiljökartläggning som gjordes av BHT Coperio under våren 2013 har använts för att analysera långsiktiga konsekvenser. Utifrån den insamlade informationen har vi valt att analysera vissa signifikanta faktorer som vi tror påverkar mer än de övriga. Istället för att lista all data i en ostrukturerad form har vi valt att enbart ta upp information som är relevant enligt analysmetodiken OBM. Dessa signifikanta faktorer benämner vi som nyckelsituationer och de är uppdelade i huvudsakligen två olika nivåer; organisation- och gruppnivå. Vi har även tagit med en tredje nivå som är övriga faktorer. Resultat Nyckelsituationer & Nyckelbeteenden 27 6LGH

28 Organisationsnivå Den sista kommunens inträdande har inneburit stora förändringar med till lika stora utfodringar på kort tid. Barneverntjenestets arbetsuppgifter karaktäriseras av emotionella utfordringar, vilket i en instabil verksamhet med nya ledare som lovar förbättringar, kan leda till stress, överbelastning vilket ökar risken för psykisk ohälsa bland anställda. En grupp anställda utan en stabil ledare och i en ständigt förändrande organisation tenderar att bli stark i sig själv för att kunna motstå all stress utifrån. Detta fenomen kan bana väg för informella ledare, strukturer, överdrivet fokus på stress i arbetet och eller fokus på generellt negativa aspekter i arbetet. Ett överdrivet fokus på det negativa kan i sin tur medföra obehagliga konsekvenser både för de anställdas psykiska hälsa men också för de nya ledare som försöker att styra en grupp osäkra och negativt inställda medarbetare. Det är vanligt att felaktiga beteenden tenderar att förstärkas i instabila arbetsmiljöer såsom exempelvis att se andras brister och felaktigheter, skvaller, olika former av utfrysning, mobbning, etc. Orealistiska krav på förändring i verksamheten i form av ultimatum från anställda kan då ställas på rådande ledelse vilket kan skapa förvirring kring vem/vilka det är som egentligen har bemyndigande att kunna fatta avgörelser inom verksamheten. Makten i en instabil organisation kan därav felaktigt flyttas över till de anställda vilket inte är givetvis bra för varken ledelsen eller de anställda. Det är utmanande för en ledare att leda en flock som har börjat leda sig självt genom indirekta metoder såsom backsnackning, tvivel, informella möten utan ledarens vetskap/godkännande. Dock brukar det råda en viss ambivalens bland de anställda; samtidigt som de vill ha en ledare kommer de att på grund av dåliga erfarenheter/förstärkta negativa beteenden att försöka utmana ledaren på olika sätt för att undersöka huruvida ledaren är tillräckligt stabil eller inte. Förslag på utvecklingsområden Se över Barneverntjenestets omfattning av samarbetande kommuner och analysera det utifrån rådande situation på Barneverntjenestet, se vår senaste arbetsmiljökartläggning. Är det realistiskt för en ny ledare att kunna skapa en stabil verksamhet på egen hand? Om ja, vad behöver den nya ledaren för resurser för att klara av det arbetet? Ett tilltak som redan är fastställt är att BHT Coperio ska bistå den nya ledaren för Barneverntjenestet som tillkommer under hösten Ytterligare ett tilltak kan förslagsvis vara att en ny bedömning av Barneverntjenestets sannolikhet att kunna klara av samtliga kommuner bör ske i samarbete med den nya ledaren. Beslut bakom stängda dörrar utan hänsyn till hur ledarna för Barneverntjenestet bedömer organisationen med dess utfordringar bör undvikas så långt som möjligt. Det är viktigt i rådande situation att stötta 28 6LGH

29 nya ledaren genom att samarbeta med denna för att bäst skapa en stabil Barneverntjenesttjenest. Gruppnivå Att ha rutiner och övriga procedurbeskrivningar på papper innebär inte att de efterföljs i det dagliga arbetet. Det är därför viktigt att se över konsekvenssystemet inom verksamheten. Vilka rutiner, procedurer finns det inom verksamheten och vilka konsekvenser medföljs om dessa inte följs av dem anställa? Det finns en portion av verksamheten som är i ständig utveckling för att klara av att anpassa sig efter nya lagförändringar, organisatoriska förutsättningar etcetera där blir det svårare att skapa fasta rutiner. Dock finns det en del rutiner som är fasta och oerhört nödvändiga för att skapa en stabil verksamhet, oftast handlar dessa rutiner om tillsynes självklara saker såsom proceduren för att varsla, skyddsombud, regler för hur anställda framför sina åsikter, anställdas plikt etc. Det hela kan sammanfattas som HMS-arbete. En lämplig metafor i detta sammanhang är att skelettet måste vara på plats för att köttet ska byggas på. Det blir svårt att börja i omvänd ordning. Utifrån detta föreslår vi att BHT Coperio finns tillgänglig under hösten 2013 för att hjälpa den nya ledaren etablera och förankra nödvändiga rutiner och forum för vad som gäller kring hanterandet av diverse vanliga arbetsrutiner såsom varsel, skyddsombud, sakshantering, anställdas plikt med mera. Dette er et sentralt anliggende i Orkdal kommune og bør styres med utgangspunkt i sentrale retningslinjer og rutiner Övriga faktorer Ett förslag gällande rekryteringsprocesser är att överväga extern rekryteringskonsulting. Det är vanligt med internrekrytering och i vissa fall är det oundvikligt men då är det viktigt att själva rekryteringsprocessen sköts på ett vis som upplevs rättvist inom organisationen. Råd vad gäller det kan ges av BHT Coperio. När det gäller information är den saken ganska lätt hanterad med en ny varaktig fagligt lämplig ledare som tar tag i saken och etablerar riktlinjer samt forum för viktiga informationsflöden inom verksamheten. 29 6LGH

30 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/13 Eva J. Bekkavik /51-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Kontrollutvalget vedtok på sitt møte å sette opp en egen sak vedr. vedtaksoppfølging på sitt møte i april. Følgende vedtak ble fattet i møtet: Vedtaksoppfølging Kontrollutvalget går gjennom vedtak gjort i kommunestyret for inneværende valgperiode og melder tilbake til kontrollutvalgets sekretariat om vedtak som ikke er fulgt opp. En egen sak vedr. vedtaksoppfølging vil bli lagt frem for kontrollutvalget på møtet i april. På grunn av stort forfall fra de faste medlemmene til kontrollutvalgets møte i april og juni ble saken vedr. oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune utsatt til utvalgets første møte etter sommeren Saker (vedtak) som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til kontrollutvalgets egen gjennomgang av kommunestyrets vedtak for inneværende valgperiode. Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet, og legger derfor saken frem uten forslag til vedtak. 30

31 Selskapskontroll - TrønderEnergi AS - Prosjektplan Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 028/13 Eva J. Bekkavik /193-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene prosjektgruppen har skissert i prosjektplanen. 2. kontrollutvalget slutter seg til ny frist for levering Vedlegg Prosjektplan-TrønderEnergi Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres selskapskontroll i Agdenes kommune.til grunn for valg av prosjekt ligger plan for selskapskontroll , Kommunestyret vedtok Plan for selskapskontroll på sitt møte i sak 68/2012. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak bestilte kontrollutvalget, i sak 4/2013, en selskapskontroll rettet mot TrønderEnergi AS, med en ressursinnsats for Agdenes kommune anslått til 11 timer og levering innen Selskapskontrollen er et samarbeidsprosjekt mellom 20 kommuner og tre revisjonsselskap, Revisjon Midt-Norge IKS, Trondheim kommunerevisjon og Fosen kommunesrevisjon IKS. Prosjektet har en todelt innretning, den første delen retter seg i hovedsak mot eierne, eierstyringen og selskapets styringssystemer på konsernnivå. Den andre delen retter seg mot forholdet mellom konsernet og nettselskapet, og har som formål å redegjøre hvordan de ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. Følgende problemstillinger er utarbeidet for prosjektet: Er eierstyring og selskapsledelse i TrønderEnergi i samsvar gitte anbefalinger og eiernes forventninger? Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i TrønderEnergi? Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar? Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? 31

32 Hvordan ivaretar TrønderEnergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? Hva gjør TrønderEnergi for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? Hvordan sikrer TrønderEnergi seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? Hvordan dokumenterer TrønderEnergi at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Prosjektgruppen (de tre revisjonsenhetene) har av ulike årsaker ikke kunnet starte arbeidet med selskapskontrollen før i august, og det innebærer at de ikke ser seg i stand til å gjennomføre kontrollen med tilstrekkelige krav til kvalitet innen den vedtatte fristen Prosjektgruppen ber om å få utsatt fristen på levering av ferdig rapport til Ferdig rapport vedr. selskapskontroll rettet mot TrønderEnergi AS vil legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte i april/mai Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik det er skissert i prosjektplanen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men eventuelle innspill vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet. Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å gi sin tilslutning til utsatt frist for levering av rapporten. 32

33 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll i TrønderEnergi 1. INNLEDNING Kontrollutvalgene i 20 av TrønderEnergis eierkommuner1har bestilt en selskapskontroll av TrønderEnergi. Denne prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføring av kontrollen. Planen er utarbeidet av prosjektgruppen (Magnar Andersen, Trondheim kommunerevisjon og Frode Singstad, prosjektleder, Revisjon Midt-Norge IKS) og vedtatt av styringsgruppen (Monica Larsen Torvik, Fosen kommunerevisjon IKS, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og Per Olav Nilsen, leder, Trondheim kommunerevisjon). Planen er utarbeidet med utgangspunkt i den prosjektskissen kontrollutvalgene har gitt sin tilslutning til. 2. BAKGRUNN TrønderEnergi er et offentlig selskap eid av flere kommuner i Trøndelagsregionen. De kommunale kontrollutvalgene skal påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper, herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventninger og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder (se figur på neste side). Disse er forretningsområdene a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter energiloven. 1 Trondheim, Melhus, Orkdal, Klæbu, Snillfjord, Agdenes, Hitra, Skaun, Hemne, Meldal, Midtre Gauldal, Frøya, Selbu, Malvik, Holtålen, Oppdal, Ørland, Rissa, Åfjord og Osen 33 side 1 av 11

34 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: Figur: Konsernorganisering, TrønderEnergi Kilde: tronderenergi.no Energiloven oppfølging av tilsyn fra NVE I følge tilsynsmyndighetene (NVE) hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 2 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. 3 Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 2 MAFI-prosjektet er et arbeid nettselskapet iverksatte for å effektivisere og konkurranseutsette konsernfunksjoner som kundesenter og fakturaservice. 3 Merke er en markedsavdeling på konsernnivå. 34 side 2 av 11

35 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. NVE har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Prosjektgruppen har i forbindelse med planleggingen vært i møte med NVE. Møtet ga god informasjon om NVEs tilsyn med konsernet generelt og nettselskapet spesielt. Møtet ga ikke grunnlag for å endre den innrettingen vi har skissert i prosjektskissen. I møtet kom det fram at NVE vurderte å utstede dagmulkt til TrønderEnergi Nett for manglende retting av avvik fra tilsynene. Årsaken er etter hva vi forstår at datasystemene fremdeles ikke fungerer etter NVEs forskrifter, noe som innebærer at kunder fremdeles ikke får byttet kraftleverandør på riktig måte. På grunn av dette klarer ikke TrønderEnergi Nett å overholde tidsfristene for leverandørskifter. Tilsvarende tekniske utfordringer gjør også at TrønderEnergi Nett ikke har kunnet tilby samfakturering med kraftleverandørene. I møtet kom det videre fram at NVE har mottatt klager på at TrønderEnergi Marked bruker TrønderEnergi Netts database for å oppsøke kunder. Det er i strid med kravet til nøytralitet og funksjonelt skille. Ifølge NVE var det ikke planlagt nye revisjoner (tilsynsbesøk) på dette grunnlaget, men de hadde ikke lukket tilsynssaken. Etter prosjektgruppens syn er det grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven med forskrifter, og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverk. Se nærmere under beskrivelsen av problemstillingene 6-8. Eiernes ansvar De kommunene som har eierandeler i TrønderEnergi, har på sin side et ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle 35 side 3 av 11

36 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har videre vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både utvidelse av nettdelen av virksomheten, og ved oppbygging av aktiviteten på nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og ikke minst på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimsregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om TrønderEnergi har etablert de nødvendige styringssystemene på overordna nivå for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 36 side 4 av 11

37 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere 3. Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen foran innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne, eierstyringen og selskapets styringssystemer på konsernnivå. Den andre delen retter seg mot forholdet mellom konsernet og nettselskapet, og har som formål å redegjøre hvordan de ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. I det følgende presenterer vi de problemstillingene vi har utarbeidet for undersøkelsen. 3.1 EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE Et sentralt prinsipp ved godt kommunalt eierskap er at kommunen har en bevisst holdning til hvorfor de eier de selskapene de gjør, og hva de vil med eierskapet. Prinsipper for god eierstyring fremkommer i Kommunenes Sentralforbund sine anbefalinger for eierstyring og anbefalinger gitt av Norsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse (NUES). Hovedproblemstilling for denne delen av undersøkelsen er: Er eierstyring og selskapsledelse i TrønderEnergi i samsvar gitte anbefalinger og eiernes forventninger? Dette vil bli belyst ved å svare på følgende spørsmål: Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i TrønderEnergi? Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar? Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? 37 side 5 av 11

38 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: ENERGILOVENS KRAV TIL FUNKSJONELT SKILLE Det følger av energiloven at TrønderEnergi må kunne dokumentere at virksomhetene er organisert og drevet med et funksjonelt skille mellom selskapets monopoldel (nettselskap) og konsernets øvrige virksomheter. Hovedproblemsstilling for denne delen av undersøkelsen er: Hvordan ivaretar TrønderEnergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? NVE har tilsynsmyndighet på området og problemstillingen vil bli belyst ved å svare på følgende spørsmål: Hva gjør TrønderEnergi for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? Hvordan sikrer TrønderEnergi seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? Hvordan dokumenterer TrønderEnergi at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? 4. KILDER TIL REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er den standarden som eiernes og konsernets praksis måles mot. Kriterier skal utledes av autoritative kilder. Kilder for revisjonskriterier i denne kontrollen er aktuelle føringer gitt av eierne, konsernets vedtekter, prinsipper for god eierstyring4, økonomisk teori, prinsipper for internkontroll, samt relevante lover og forskrifter.5i tillegg kan det være aktuelt å utlede kriterier ut fra de krav som selskapet selv har vedtatt eller målsettinger som selskapet har fremmet overfor eierne. 4 Aktuelle kriterier hentes fra Kommunenes Sentralforbunds anbefaling om eierstyring, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, samt anbefalinger gitt av Norsk Utvalg for Eierstyring og Selskapsledelse (NUES). Styret i TrønderEnergi AS har vedtatt at eierstyringen og selskapsledelsen skal bygge på prinsippene i NUES. 5 Aktuelle lovkilder for kriterier vil være Energiloven, avregningsforskriften (FOR nr 30), NVE s tilsynsrapporter/pålegg og Lov om offentlige anskaffelser med mer. 38 side 6 av 11

39 PROSJEKTPLAN Kommune: Flere Prosjekt: Trønderenergi 2013 Prosjektleder: Frode Singstad Prosjektnr:. - Styringsgruppe, dato: AVGRENSNINGER Som problemstillingene skisserer vil vi fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Utover de avgrensningene som følger av problemstillingene og kriteriene, vil vi legge til at ytterligere avgrensninger eller endringer i innrettingen kan bli gjort etter innledende møter med konsernledelsen. 6. FRAMDRIFT Oppstartmøte med konsernledelsen er planlagt til første uke i september, mens hovedtyngden av datainnsamlingen er planlagt utført i oktober - november. I den prosjektskissen som kontrollutvalgene tidligere har gitt sin tilslutning til, er det forutsatt at rapport fra selskapskontrollen skal leveres innen Prosjektgruppen har av ulike årsaker ikke kunnet starte arbeidet med kontrollen før nå, og det innebærer at vi dessverre ikke ser oss i stand til å gjennomføre kontrollen med tilstrekkelige krav til kvalitet innen den fristen. Vi ber derfor kontrollutvalgene om å slutte seg til ny frist for levering side 7 av 11

40 7. VEDLEGG 1: AKTUELLE KILDER TIL KRITERIER Kilder til revisjonskriterier er i hovedsak hentet fra relevante lover og forskrifter, rammeverket for internkontroll (Coso), aktuelle anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse, samt de føringer som ble gitt i forbindelse med fusjonen. I fusjonen ble det gitt føringer om effektiv drift og at dette på sikt skulle gi lavere nettleie for alle kunder. Økonomisk teori knyttet til effektivitet kan derfor også være relevant å trekke inn som kriterier i denne sammenheng. Eierstyring Et sentralt prinsipp ved godt kommunalt eierskap er at kommunen har en bevisst holdning til hvorfor de eier de 6 selskapene de gjør. Kommuner bør utarbeide og nedtegne formål og strategier for alle sine eierskap i selskaper. (jf anbefaling 2). Bakgrunnen for denne anbefalingen er todelt: For det første kan det bidra til å sikre tydelige, forutsigbare og etterprøvbare signaler fra eierne til selskapet. KS anbefaler at kommunale eierskap bør være preget av langsiktighet og samfunnsansvar. For det andre kan det bidra til å bevisstgjøre kommunestyret om sin eierrolle, og om det ansvaret som påligger dem som eiere. Aksjeloven og prinsipper for godt eierskap? Kommuner som kjøper aksjer i selskaper, vil og bør ha et ønske om å påvirke selskapene på et eller annet vis. Men de kan ikke styre selskapene gjennom den tradisjonelle forvaltningsmessige styringen de er vant til å bruke ovenfor egen administrasjon. De må forholde seg til de styringsformene som følger av den aktuelle selskapsformen, her AS. Det forutsetter for det første at kommunene og eierrepresentantene har tilstrekkelig kjennskap til disse styringsformene, og for det andre at de forholder seg til de spillereglene som følger av aksjeloven og av normer for godt eierskap. Aksjeloven er basert på en tydelig ansvarsdeling mellom eiere og styret. Dette kommer blant annet til uttrykk i bestemmelser og styrets rolle og ansvar, og i konkrete krav til gjennomføring av generalforsamling. Prinsippet er at eiere utøver sin myndighet gjennom formelle møter i generalforsamling (asl. 5-1). Det innebærer at kommunene som eiere må styre gjennom generalforsamlingen, ikke gjennom andre linjer, som styret eller ledelsen. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen (asl. 6-3). Det er vanlig å si at eiernes viktigste oppgave er å velge et kompetent styre. Et styreverv i et aksjeselskap er et personlig verv. Styremedlemmer representerer verken partier, kommuner eller andre interessenter, men skal ivareta bedriftens interesser ut fra det formålet eierne har satt. Styremedlemmer i et aksjeselskap kan stilles strafferettslig og erstatningsrettslig ansvarlig for utøvelsen av sitt verv. Derfor bør eiere sørge for et profesjonelt styre med komplementær kompetanse. Et godt virkemiddel for å sikre kompetente styrer, er å vedtektsfeste bruk av valgkomi7 te. Valgkomiteen bør levere begrunnede innstillinger til generalforsamlingen. Det bør etableres kriterier for styresammensetningen, som kan bidra til å sikre den komplementære kompetansen. Som et ledd i arbeidet med å sikre nødvendig kompetanse i styret, anbefaler KS at styret årlig foretar en evaluering av egen kompetanse og eget arbeid. Andre tiltak som kan sikre og opprettholde kompetanse er opplæring til nye styremedlemmer, jevnlig tilbud om oppdatering for andre medlemmer og gjennomføring av styreseminarer. Styret bør gi en samlet redegjørelse for sin styring og ledelse i årsrapporten. Det er eiernes ansvar å sikre et kompetent og styringsdyktig styre. Det innebærer at om styret ikke oppfyller eiernes målsetninger, bør de vurdere å endre 8 det. KS anbefaler at man som utgangspunkt unngår å velge ledende politikere til selskapsstyrene, blant annet for å unngå stadige habilitetskonflikter ved behandling av saker som angår selskapet i kommunestyret. Dette må likevel nyanseres: I noen type virksomheter kan den kompetansen politikere besitter være viktige og nødvendige bidrag til styrenes samlede kompetanse. Politikere med erfaring fra styrearbeid kan også bidra til en høyere interesse for eierstyring til resten av kommunestyret. KS eierforum har vurdert konkret om det burde innføres et lovforbud mot ledende politikere i styrer, men konkluderte med at det ikke ville være hensiktsmessig. Det følger av kommuneloven 80a at i selskaper der kommuner eier minst to tredjedeler av aksjene, gjelder kravene til kjønnsbalanse i styret i asl Det innebærer at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. 6 Ja mfør KS sin anbefaling nr 2. I NUES anbefal ing kap 2 fr emgår det i t illegg at selskapets virksomhet bør tydeliggjøres i vedtektene og 7 in nenfor ramm ene av vedtekt ene bør selskapet ha klare mål og strategier for virksomheten. Jamfør KS sin anbefaling nr 8. I NUES kap 7 fremgår det at valg komiteen bør sammensett es slik at aksjonærfe llesskapets inter esser blir ivare tatt. 8 Jamfør KS sin anbefaling nr 11 og anbefalingene i NUES kap 8 og 9. 40

41 Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal representere en kommune i generalforsamling. Etter kommuneloven vil det være kommunestyret, dersom ikke vedtektene bestemmer noe annet (koml. 6). Den som skal representere kommunestyret i generalforsamling, må derfor ha fullmakt fra kommunestyret. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er derfor sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling. KS anbefaler at kommunestyret representeres ved politisk ledelse og at folkevalgte som er involvert i eierstyringen gjennomgår opplæring i de styringsmulighete9 ne som finnes for den aktuelle selskapsformen. Samfunnsansvar Samfunnsansvar handler om hvordan verdier skapes, og hvordan virksomheten påvirker mennesker, miljø og samfunn. Kommunalt eide selskaper forvalter fellesskapets ressurser og bør derfor vise samfunnsansvar. Virksomheten bør skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt. Samfunns- og miljømessige hensyn bør derfor være integrert i virksomhetens strategi og daglig drift. Denne problemstillingen tar utgangspunkt i eiernes ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, men ser også på selskapet (ved styrets) arbeid på området. KS Bedrift har tidligere utviklet en egen veileder for arbeid med etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i selskaper(ks Bedrifts, 2006). Der fremgår det følgende suksesskriterier for arbeid med etikk: Arbeidet og oppfølgingen av det - må forankres i ledelsen Arbeidet må forankres i strategi og handlingsplaner Selskapet bør utarbeide retningslinjer for hva som er dets samfunnsansvar, og hvordan de an-satte skal kommunisere dette gjennom handlinger Selskapet bør utarbeide retningslinjer for varslingssaker De etiske verdiene må gjøres kjent i organisasjonen og alle ansatte må ta ansvar for etterlevelse av de etiske retningslinjene. Forankring av selskapets strategier hos eierne KS anbefaling nr 3 omhandler utarbeidelse og revidering av selskapsstrategier. Trønderenergi har i løpet at de siste årene gjort noen strategiske valg med stor betydning både for selskapet, ansatte og eierkommunene. Det gjelder blant annet fusjoner, oppkjøp og salg av virksomheter og effektiviseringsprosesser. Fra media er det kjent at noen eierkommuner, eller representanter for dem, har uttrykt skepsis og misnøye med enkelte deler av denne utviklingen. Blant annet er det gitt uttrykk for at eierne er lovt effektiviseringsgevinster som ikke har latt seg realisere. Et selskaps strategier skal gjenspeile eiernes forventninger. Derfor er det relevant å undersøke i hvilken grad dagens strategier samsvarer med eiernes forventninger, og i hvilken grad strategiene er forankret hos de ulike eierne. Eierne vil som regel ta stilling til strategiske spørsmål på oppfordring fra styret og ledelsen. Vi må derfor se nærmere på det beslutningsgrunnlaget eierne er stilt ovenfor ved behandling av slike saker, og vurdere om det var tilstrekkelig til å opplyse eierne om konsekvensene av de strategiske valgene som ble gjort. Aksjelovens krav til ledelsens økonomioppfølging Krav til selskapets ledelse fremkommer av aksjelovens kapittel 6. Av 6-12 fremgår det at det er styrets oppgave å sørge for forsvarlig organisering av virksomheten og at det foreligger fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Aksjelovens 6-14 slår fast at daglig leder skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Av 6-15 fremgår det at daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Regnskapsloven Som aksjeselskap er TrønderEnergi AS regnskapspliktige etter regnskapsloven. Selskapet er pliktig til å sørge for dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, og disse blant annet er fullstendighet, nøyaktig og sporbar. Ekstern revisor følger normalt opp avvik på området. Effektiv drift Siden TrønderEnergi er et offentlig eid selskap vil det være naturlig å stille samme krav til selskapet som til andre offentlig eide selskaper for å sikre god forretningsskikk. Lov om offentlige anskaffelser vil gjelde for Trønderenergi Nett da dette er å anse som en offentlig monopolvirksomhet. Innkjøp vil være regulert av Forskrift om innkjøpsreg- 9 Jamfør KS anbefaling nr 1 og nr 7. 41

42 ler i forsyningssektorene. Uavhengig av lov offentlige anskaffelser bør innkjøp skje på rimeligste måte ut fra at selskapet bør ha som mål å drive mest mulig lønnsomt. Krav til fremtidig effektivitet framkom også i prinsippene om nettfusjon som selskapene ble enig om. Krav om samordning av nettleien skulle på kort sikt føre til at TrønderEnergi sine kunder fikk lavere nettleie, mens kundene i Trondheim og Klæbu kun skulle få en beskjeden økning i sin nettleie. Fra partene i fusjonen var intensjonen at det nye selskapet skulle være i front blant de mest effektive nettselskapene i landet. Dette skulle på sikt gi nettkundene enda lavere nettleie. Intern kontroll For å sikre at selskapets virksomhet og økonomiforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, bør selskapet ha etablert et internkontrollsystem som gjør at eierne er i stand til å føre en kontroll med virksomheten. Intern kontrollen skal sikre selskapets verdier og sørge for forsvarlig drift av virksomhetene. Den bør være en integrert del av ledelsens totale styringssystem og tilpasset virksomhetens størrelse og kompleksitet. Anerkjent rammeverk for internkontroll (COSO) operer med fem sentrale komponenter. Disse er knyttet til kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og overvåking/ oppfølging Kontrollmiljøet består av verdigrunnlaget, holdninger og adferd, og setter standard for ansattes holdning til kontroll. Kontrollmiljøet avspeiler hele organisasjonen, og danner grunnlaget for de øvrige kontrollkomponentene. Med risikovurderinger menes at ledelsen skal identifisere interne eller eksterne risikoer som kan bidra til å hindre måloppnåelse. Det er viktig at ledelsen gjennomfører dette på flere nivåer i organisasjonen og at risikoreduserende tiltak vurderes. Kontrollhandlinger dreier seg om handlingsplaner og rutiner for risikohåndtering, og bør utformes som en integrert del av virksomheten. Valg av kontrollhandlinger bør vurderes i forhold til kostnad og nytte av redusert risiko. Med informasjon menes de opplysninger som er relevant for å styre virksomheten. For eierne og ledelsen av virksomheten vil tilgangen på tilstrekkelig økonomisk informasjon være viktig som styringsinformasjon. Budsjettering innebærer ofte planlegging og beslutning under usikkerhet. Desto større usikkerheten er, desto viktigere er den økonomiske informasjonen som forutsetning for økonomistyringen og de beslutninger som skal tas. Det er i tillegg viktig at den økonomiske rapportering og oppfølgingen er aktuell og av god kvalitet. Resultater bør overvåkes og følges opp mot de mål som er fastsatt. Forutsetningene som ligger til grunn for virksomhetens mål bør gjennomgås med jevne mellomrom. Det bør utarbeides og gjennomføres oppfølgingsrutiner for å sikre at nødvendige endringer eller handlinger blir utført. Energiloven Formålet med energiloven er å sikre at produksjon, omforming, overføringer, omsetting, fordeling og bruk av energi skjer på en effektiv og rasjonell måte. Lovens 1-3 definerer vertikalt integrerte selskaper som virksomheter som utøver produksjon eller omsetning av elektrisk energi i tillegg til overføringer, omforming eller fordeling av elektrisk energi (nettvirksomhet). Trønderenergi er i forhold til denne definisjonen å regne som et vertikalt integrert selskap. Energilovens kapittel 4 omhandler omsetning av elektrisk kraft. Av 4-1 fremgår det blant annet at departementet kan fastsette vilkår om organisering og regnskapsførsel. Loven legger til grunn at netteier skal opptre nøytralt, at det tilbys ikke-diskriminerende og objektive punkttariffer og vilkår, at det gis informasjon til kundene om nettet. I energiloven følger det krav om selskapsmessig skille ( 4.6) og funksjonelt skille ( 4.7). For Trønderenergi inntrer kravet om selskapsmessig skille som følge av at de nå har over nettkunder. Krav til funksjonelt skille innbærer at ledelsen i nettselskapet ikke kan delta i ledelsen av den delen av virksomheten som er i konkurransemarkedet. Behov for å regulere inntektene til nettselskapet, foreligger som krav i omsetningskonsesjonen etter energiloven 4.1. Se også energiloven 4.3 og energilovforskriften 4.4 bokstav a, samt krav til regnskapsmessig skille mellom konkurranseutsatt del og monopoldel. Formålet er å unngå kryssubsidiering mellom monopoldelen og den konkurranseutsatte delen. 10 Avregningsforskriften Avregningsforskriften skal sikre at kraftleverandører gis tilgang til overføringsnettet og legge til rette for at sluttbrukere på en enkel måte kan bytte kraftleverandør. Nettselskapet skal overfor ulike kraftleverandører opptre som en nøytral aktør. I forskriftens kapittel 8 fremkommer krav til nøytralitet, informasjon, gebyrer og bortsetting av tjenes10 FOR nr 301: Forskrift om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 42

43 ter. Krav til selskapsnøytralitet og informasjonsplikt fremgår i avregningsforskriftens 8-1. Nettselskapet skal i enhver sammenheng opptre nøytralt overfor kraftleverandører og sluttbrukere. Forskriften nevner følgende forhold: a) informasjon om kraftleverandører og kraftmarkedet, b) håndtering av leverandørskifter, c) nyetablering av abonnement, d) oversendelse av måledata, e) valg av faktureringsrutiner og f) avregnings- og faktureringsplikt. Nettselskapet skal håndtere informasjon på en måte som gjør at enkeltleverandører ikke kan gis konkurransefortrinn. Videre har nettselskapet plikter å informere sluttbrukere om hvilke kraftleverandører som leverer kraft i deres nettområde. Ved oppstart av leveringspliktig kraftleveranse i medhold av energiloven 3-3 skal nettselskapet uten ugrunnet opphold informere sluttbruker om de vilkår som gjelder for leveringen, samt gi sluttbruker informasjon om hvilke kraftleverandører som leverer kraft i området og hvordan en sluttbruker kan skaffe seg en kraftleverandør. Dette skal meddeles skriftlig i form av et oppstartbrev som skal utformes i henhold til mal utarbeidet av Norges vassdrags- og energidirektorat. Nettselskapet skal deretter minimum hver tredje måned gi sluttbruker den informasjon som nevnes i annet punktum, i form av et påminnelsesbrev som skal utformes i henhold til mal utarbeidet av Norges vassdrags- og energidirektorat. Sluttbrukere som mottar leveringspliktig kraftleveranse skal informeres om endringer i priser og leveringsvilkår senest tre uker før endringen finner sted. Når nettselskapet inngår i vertikalt integrerte virksomheter skal det utarbeides et program for overvåking av nøytralitet jamfør avregningsforskriftens 8-1a. Programmet skal beskrive de tiltak som er truffet for å sikre at nettselskapet opptrer i henhold til nøytralitetsbestemmelsene i energiloven. Nettselskapet har ansvar for å sikre at programmet etterleves, og skal utpeke en person som er ansvarlig for programmet. Det skal fremgå hvilke forpliktelser arbeidstakerne har for å sikre nøytralitet. Alle arbeidstakere i nettselskapet skal skriftlig forplikte seg til å opptre nøytralt overfor kraftleverandører og sluttbrukere. Programmet skal detaljert angi hva slags informasjon som er underlagt taushetsplikt, og hvordan denne skal behandles. Det skal gjennomføres regelmessig opplæring knyttet til etterlevelse av nøytralitetskravene. En årlig rapport med beskrivelse av de tiltak som er truffet, samt resultatene av disse, skal innen tre måneder etter årsskiftet offentliggjøres på en slik måte at den er lett tilgjengelig, samt oversendes til Norges vassdrags- og energidirektorat. Krav fra NVE NVE ila TrønderEnergi Nett AS overtredelsesgebyr for brudd på kravet om funksjonelt skille, om nettselskapets nøytralitet og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet. Bruddene ble knyttet til energilovens 4-7 og avregningsforskriftens 8-1. I tilsynsrapporten ble det gitt 4 avvik og en anmerkning. Det ble blant annet pekt på at morselskapet hadde instruert nettselskapet til å ta en avgjørelse som hadde til hensikt å fremme konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser. Avdeling Merke hadde en uklar rolle og hadde gitt innspill til informasjon som nettselskapet skulle videreformidle til sine kunder. Selskapet hadde også brutt omsetningskonsesjonens i forhold til manglende samfakturering med alle kraftleverandører. NVE framførte følgende forhold som medførte brudd på loven: Styresammensetningen i TrønderEnergi Nett Instruksjonen om å stoppe MAFI-prosjektet Innspill fra avdeling Merke til nettselskapets informasjon overfor sine kunder Manglende rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Manglende likebehandling i forbindelse med fakturering. 43

44 Budsjetkontroll pr Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/13 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Vedlegg Budsjettkontroll pr Saksutredning For å holde kontrollutvalget godt informert om sin økonomiske status legger sekretariatet herved fram en økonomisk oversikt pr

45 Vedlegg KONTROLL OG REVISJON Tekst Regnskap pr. *Budsjett Godtgj. folkevalgte Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Bevertning Kurs/opplæring Skyss-/kjøregodtgjørelse Kontingenter Sum kontrollutvalgets egen virksomhet Kjøp fra KonSek Midt-Norge IKS Kjøp fra Revisjon Midt-Norge IKS Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Forbruk i% *Budsjett vedtatt i kommunestyret Kontrollutvalgets budsjett for 2013 er redusert i forhold til kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret på følgende poster: Møtegodtgjørelse med kr ,Arbeidsgiveravgift kr. 50,Kontormateriell kr ,Kurs kr ,Kontingenter kr. 100,Følgende poster er økt: Godgjøring folkevalgte kr. 920,Tapt arb.fortjeneste kr. 1000,Posten Kontormateriell, består av abonnement på kommunerevisoren og avisa SørTrøndelag. Posten kontingenter er medlemsavgift til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). 45

46 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2014 for kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 030/13 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2014 med en netto ramme på kr ,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2014 i Agdenes kommune. Budsjettet for 2014 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets sekretariat Agdenes kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek MidtNorge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i KonSek Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2014 på møte den I beregningene er det innarbeidet en økning på 3,5 % fra , som betyr en økning på kr 4.000,- for Agdenes kommune. Kontrollutvalget Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet så er budsjettet satt opp med utgangspunkt i tidligere års budsjetter for kontrollutvalget. Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 5 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens reglement. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle andre endringer som følge av økonomiplanarbeidet i kommunen. I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. 46

47 Samlet er det foreslått en økning på kr (6,4 %) for kontrollutvalgets egen virksomhet. Kjøp av revisjonstjenester Agdenes kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2014 på møte den I beregningene er det innarbeidet en økning på kr (4,49%) fra Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr ,- som er en samlet økning på kr ,- fra Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Tekst Godtgjørelse utvalgsledere Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontorutgifter Bevertning Kontingent FKT Kurs, konferanser inkl overnatting Skyss, kostgodtgj. reise (oppg.pl.) Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Sum kontrollutvalg og revisjon Budsjett Budsjett Kontrollutvalgets sekretariat foreslår en budsjettramme på kr ,- for kontrollutvalget for 2014, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. 47

48 Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Sum kontrollutvalg Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter Vedtatt budsjett for Budsjett forslag for Anslag for 2015* Anslag for 2016* Anslag for 2017* *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2014 videreført i planperioden. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for Budsjettet for 2014 har en netto ramme på kr ,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. 48

49 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 031/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/108-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Nytt medlem kontrollutvalget Kvalitetskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Representantskapsmøte Revisjon Midt-Norge IKS Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyre valgte nytt medlem til kontrollutvalget på møte den i sak 33/ NKRFs forbundsbaserte kvalitetskontroll ble utført i 2012, representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS har tatt kvalitetskontrollen til etterretning på sitt møte Møtereferat fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS, Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 49

50 Side i av3 SAMLET SAKSFRAMSTILLING Arkivsak: 12/341 KONTROLLUTVALG VALG AV NYTT MEDLEM Saksbehandler: John Ola Selbekk Saksnr.: Utvalg 33/13 Kommunestyret Arkiv: 033 &15 Møtedato

51 Side 2 av 3 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arkivsaksnr.: John Ola Selbekk 12/341 Arkiv: 033 &15 KONTROLLUTVALG VALG AV NYTT MEDLEM Rådmannens innstilling: Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Medlem av kontrollutvalget, Martin Vatn, har gått bort. I.h.t kommuneloven (KL) 16 nr 3 må det velges et nytt medlem. Ettersom organet er valgt ved forholdsvalg, skal det suppleres fra den samme gruppen som den uttredende tilhører. KL 36 nr 2 om kjonnsmessig fordeling gjelder. Utelukket fra valg er medlem og varamedlem av formannskapet, medlem og varamedlem av kommunal nemd med beslutningsmyndighet og ansatte i kommunen (jfr. KL 77.2). Vurdering: Ingen. 51

52 Side 3 av 3 Saksprotokoll Kommunestyret /13 Utvalg: Møtedato: Sak: Resultat: Behandling: Forslag i møtet. TVP v! Kjell Fremstad foreslo: Nytt medlem i kontrollutvalget: Arne Nordgård Votering: Enstemmig som forslag i møtet. Vedtak: Nytt medlem i kontrollutvalget: Arne Nordgård Sendes: KonSek Leder kontrollutvalget Arne Nordgård 52

53 Melding om vedtak Utskrift fra møte i styret Meldingssak for representantskapet den Revisjon Midt-Norge IKS Styret Møtebok /2013 Møtedato: Sak nr.: Arkivkode: Gradering: Tidligere behandlet: Sak nr.: Saksbehandler: Inge Storås Saksbehandler: EKSTERN KVALITETSKONTROLL Endelig vedtak bekreftet i møtet: Styret tar rapportene fra kvalitetskontrollene til etterretning. Enstemmig vedtak. Forslag til vedtak i styret: Styret tar rapportene fra kvalitetskontrollene til etterretning. SAKSUTREDNING Vedlegg: Rapport forbundsbasert kvalitetskontroll utført i 2012 Saksopplysninger: Som medlem i Norges kommunerevisorforbund er vi underlagt obligatorisk kvalitetskontroll minimum hvert 5. år. NKRF`s forbundsbaserte kvalitetskontroll ble innført i Formålet med kvalitetskontrollen i hht. 12 i reglement for kvalitetskontroll, er å: 1. sikre at alle bedriftsmedlemmene som arbeider med revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet, holder en høy faglig standard ved at de utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i samsvar med lover, forskrifter og kommunal revisjonsskikk. 2. gi de kontrollerte faglig rettledning i forbindelse med kontrollen 3. gi erfaringer til å danne grunnlag for justering av eksisterende standarder og veiledninger 4. avdekke behov for etterutdanning Det er utarbeidet egne retningslinjer samt eget reglement for kvalitetskontrollen. Representantskapet og styret er orientert om at det var igangsatt ekstern kvalitetskontroll i I strategiplanen og virksomhetsplanen vedtatt i 2012 er det vedtatt at ekstern kvalitetskontroll skal forelegges styret og representantskapet. Bakgrunnen for dette er at selskapets organer skal ha tillit til at revisor har faglig kunnskap som sikrer god kvalitet på utført arbeid. Kontrollutvalget i den enkelte kommune vil få tilsendt saken til orientering etter at den er behandlet av selskapets organer. 53