Verdal kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Verdal kommune Møteinnkalling Formannskapets medlemmer Det innkalles med dette til følgende møte: Utvalg: Verdal formannskap Møtested: Kommunestyresalen, Verdal Rådhus Dato: Tid: 09:00 Evt. forfall, eller inhabilitet i noen av sakene, meldes til rådmannskontoret på telefon eller på e-post: line.ertsaas@verdal.kommune.no Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Sakliste Saksnr PS 103/09 PS 104/09 PS 105/09 Innhold Godkjenning av møteprotokoll Forlengelse av driftsavtale mellom Verdal kommune og Norsk Kinodrift AS Utbygging av Vuku oppvekstsenter - Statusrapport pr PS 106/09 Gjennomgang av kommunens delegasjonsreglement - oppnevning av arbeidsgruppe PS 107/09 PS 108/09 Vurdering av alternativer for utsending til politiske møter i Verdal kommune Orientering Det vil i starten av møtet blir orientert om: Boligsosialt arbeid/boligformidling v/joar Aksnes Økonomisk rapportering pr v/arnstein Kjeldsen, økonomienheten Verdal, 8. oktober 2009 Bjørn Iversen ordfører (sign.)

2 Verdal kommune Formannskapet sakliste Verdal kommune Sakspapir Forlengelse av driftsavtale mellom Verdal kommune og Norsk Kinodrift AS Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ingvild Aasen ingvild.aasen@verdal.kommune.no Arkivref: 2009/ / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Verdal formannskap /09 Rådmannens forslag til vedtak: Avtale mellom Verdal kommune og Norsk Kinodrift AS om leie og drift av Verdal kino forlenges med varighet til , og med mulighet for forlengelse i ytterligere 10 år. Vedlegg: Avtale mellom Verdal kommune og Norsk Kinodrift AS om leie og drift av Verdal kino, 13. august Saksopplysninger: Verdal kommune inngikk i 2003 avtale med Norsk Kinodrift AS om overtakelse av leie og drift av Verdal kino. Denne avtalen ble forlenget fra 1. januar 2008 med 10 års varighet. I regi av FILM&KINO er prosessen med digitalisering av alle landets kinoer i gang. Norsk Kinodrift er i digitaliseringsprosessen tildelt rollen som en av ti anbudsregioner i landet av FILM&KINO, og har ansvaret for å lage kravspesifikasjoner for det enkelte kinoanlegg, foreta anbudsgjennomgang og utvelgelse i samarbeid med FILM&KINO samt å lede og koordinere installeringsarbeidene på de kinoene de driver. Styret i Norsk Kinodrift AS har vedtatt at selskapet vil dekke kinoenes egenandeler av D-kinoinvesteringene og investeringer i oppgraderinger i eksisterende teknisk utstyr og installasjoner, hvor dette er nødvendig for å kunne bli digitalisert. Norsk Kinodrift AS vil, i tråd med kravene som FILM&KINO har satt i sine anbudsforutsetninger, sette 10 år som avskrivingstid på disse investeringene og over en 10 års leieperiode pr kinovirksomhet. Det er derfor behov for å forlenge eksisterende avtale mellom Verdal kommune og Norsk Kinodrift AS slik at den har 10 års varighet fra de får heldigitalisert kinoen. Dette vil skje i løpet av Dagens avtale har varighet til Det foreslås at avtalen forlenges med varighet til , og med mulighet for forlengelse i ytterligere 10 år. Når det gjelder innhold og vilkår i avtalen er det ingen endringer. 2 av 8

3

4

5

6

7

8

9

10

11 Verdal kommune Formannskapet sakliste Verdal kommune Sakspapir Utbygging av Vuku oppvekstsenter - Statusrapport pr Saksbehandler: E-post: Tlf.: Bård Kotheim baard.kotheim@verdal.kommune.no Arkivref: 2008/ /A20 Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Driftskomiteen i Verdal /09 Verdal formannskap /09 Rådmannens foreslår at driftskomiteen innstiller slik ovenfor Verdal formannskap. Saken tas til orientering. Saksprotokoll i Driftskomiteen i Verdal BEHANDLING: INNSTILLING: Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Utbyggingen ved Vuku oppvekstsenter har gått i 3 utbyggingsetapper. Byggetrinn 1 er avsluttet og fullfinansiert tidligere. For byggetrinn 2 og 3 kan følgende økonomiske rammer settes opp: Byggetrinn 2 (Nytt barneskolebygg til erstatning for paviljong) Byggetrinn 3 (Rehabilitering av ungdomsskole) Totalt kostnadsramme byggetrinn 2+3: 9 mill.kr 57 mill.kr 66 mill.kr I utbyggingen for byggetrinn 3 ligger det inn en reserve på 5,25 mill.kr. Byggetrinn 2 er nå avsluttet. Her har vi fått følgende merforbruk som foreslås finansiert ved bruk av ovennevnte reserve. Utbedring av fuktskader sokkeletasje barneskole: Ny drenering barneskole: Utomhusområder: 3 av mill.kr 0,5 mill.kr 1,0 mill.kr

12 Verdal kommune Formannskapet sakliste Byggetrinn 3 er nå i full gang. Utbygging/renovering av E-bygget er nå i sluttfasen slik at det forventes ikke vesentlige tillegg utover de som er avdekket på dette bygget. På bygg C er det foreløpig ikke utført byggearbeider. Her kan det derfor komme ytterligere tillegg. Heldigvis skal en ikke ned i grunnen på dette bygget slik at det forhåpentligvis ikke avdekkes store overraskelser. Følgende tillegg er avdekket på byggetrinn 3 pr : Dreneringsarbeider ungdomsskole: Adkomst/nøkkelsystem skole: Avretting eks. gulv: Asbest: Endringslister Mur og Puss: Uforutsett tekniske fag anslått: 0,6 mill.kr 0,6 mill.kr 0,2 mill.kr 0,2 mill.kr 0,8 mill.kr 0,5 mill.kr Total bruk av reservepotten blir dermed 6,4 mill.kr. Leie av midlertidige lokaler: I opprinnelig byggebudsjett var utgiftene til leie av midlertidige lokaler utgiftsført på byggeprosjektet. KomRev Trøndelag IKS har i forbindelse med regnskapsavslutningen 2008 pålagt Verdal kommune å utgiftsføre disse utgiftene på driftsbudsjettet. Dette vil medføre en kostnadsbesparelse på byggebudsjettet for Vuku oppvekstsenter på anslagsvis 1,5 2,0 mill.kr. Vurdering: Pr. dato er det avdekket en merutgift på 6,4 mill.kr på byggetrinn 2 og 3 samlet på Vuku Oppvekstsenter. Dette overstiger den opprinnelige reserven på 5,25 mill.kr. kommunen hadde på prosjektet. Revisjonen har pålagt å føre leiekostnader for midlertidige undervisningslokaler på driftsbudsjettet. Dette innebærer en besparelse på byggebudsjettet på minimum 1,5 mill.kr over hele byggetiden. Ut fra det ovennevnte ligger prosjektet pr. dato innenfor oppsatt byggebudsjett. Spesielt har det vært store problemer med fukt/drenering på eksisterende bygningsmasse. Dette er problemer som en har vært tvunget til å finne en løsning på for å unngå problemer med inneklima mm. Rådmannen ser at økonomien på prosjektet er anstrengt. Av den grunn vil det bli lagt fram ny sak vedrørende den økonomiske situasjonen for prosjektet til driftskomite/formannskap i desember. 4 av 8

13 Verdal kommune Formannskapet sakliste Verdal kommune Sakspapir Gjennomgang av kommunens delegasjonsreglement - oppnevning av arbeidsgruppe Saksbehandler: E-post: Tlf.: Line Therese Ertsås line.ertsaas@verdal.kommune.no Arkivref: 2009/ / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Verdal formannskap /09 Rådmannens forslag til vedtak: Følgende oppnevnes til arbeidsgruppe for gjennomgang av delegasjonsreglementet: Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Det er naturlig at en foretar en gjennomgang av delegasjonsreglementet med jevne mellomrom. Kommunens delegasjonsreglement ble sist gjennomgått i 2003, med mindre justeringer i Bakgrunn for den forrige gjennomgangen av delegasjonsreglementet var å få reglementet tilpasset nye politisk struktur og ny administrativ organisering. Behovet for å ha et delegasjonsreglement følger av Kommunelovens 6: Kommunestyret og fylkestinget er det øverste kommunale og fylkeskommunale organer. De treffer vedtak på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Dersom en type sak ikke er delegert til annet folkevalgt eller administrasjonssjefen må derfor alle avgjørelser på vegne av kommunen til kommunestyret. Dette er selvsagt ikke praktisk mulig. Alle kommuner har derfor et delegasjonsreglement som slår fast hvem som kan utøve myndighet på vegne av kommunen i uliker saker. Arbeidet kan gjøres på flere måter. En total gjennomgang innebærer at alle lover og forskrifter hvor kommunen har myndighet gjennomgås og ansvarsplasseres. Dette er en stor jobb. En annen måte er å holde seg mer til prinsipper slik dagens reglement er. Formannskapet må ta standpunkt til hvor omfattende gjennomgangen skal være. Rådmannen ser også behovet for et samlet administrativt delegasjonsreglement. 5 av 8

14 Verdal kommune Formannskapet sakliste Bjørn Petter Salberg som er jurist og jobber i Innherred samkommune vil tiltre arbeidsgruppen fra administrasjonens side. Det vil også være naturlig at andre fra administrasjonen tiltrer ved behov. Saken legges med dette fram for formannskapet som bes oppnevne arbeidsgruppe og ta standpunkt til hvor omfattende gjennomgangen skal være 6 av 8

15 Verdal kommune Formannskapet sakliste Verdal kommune Sakspapir Vurdering av alternativer for utsending til politiske møter i Verdal kommune Saksbehandler: E-post: Tlf.: Line Therese Ertsås line.ertsaas@verdal.kommune.no Arkivref: 2009/ / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Verdal formannskap /09 Vedlegg: Samlet saksframstilling av sak nr. 86/09 i Levanger formannskap. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Det ble i formannskapets møte 2. oktober 2009 fra rådmannens side luftet om elektronisk mottak av politiske sakspapir kan være aktuelt. Det ble enighet om at sak om dette legges fram for formannskapet til drøfting. Vi har pr. i dag følgende ordning: A. Papirutsending. 1. Papirversjon sendes kun ut til faste medlemmer og i A4 format Det sendes som hovedregel ikke ut vedlegg til kommunestyret for saker behandlet tidligere i komiteer/formannskap. Vararepresentanter får kun møteinnkalling med sakliste trykket 2-sidig vanligvis vil det si 1 ark med henvisning til kommunens hjemmeside på Internett. Partiledere og andre får tilsendt møteinnkalling med sakliste med henvisning til kommunens hjemmeside på Internett. 2. Større plandokumenter, som for eksempel økonomiplan, årsbudsjett, årsrapport, barnehageplan og andre fagplaner, blir fortsatt trykt opp og utsendt/utdelt til de som skal behandle dokumentene. Dette gjelder også for 7 av 8

16 de som ønsker elektronisk innkalling. Verdal kommune Formannskapet sakliste 3. B-saker sendes ikke ut elektronisk, men blir framlagt i møtene eller kan hentes ved henvendelse til rådmannskontoret/sekretariatet. (Sendes ikke ut i papirversjon). B. Alternativt opplegg for oversending av dokumenter elektronisk til folkevalgte i stedet for papirutsending: 1. Innkallingen sendes elektronisk til de som ønsker det til oppgitt E- postadresse i samsvar med de frister som gjelder for papirutsending. Dette gjelder møteinnkalling med henvisning til hvor saksframlegg og vedlegg er tilgjengelig for møtene på kommunens hjemmeside. Det samme vil gjelde for eventuell annen aktuell korrespondanse. Representantene må da selv kjøre ut de dokumenter som ønskes i papirversjon. 2. B-saker sendes ikke ut elektronisk, men blir framlagt i møtene eller kan hentes ved henvendelse til rådmannskontoret/sekretariatet. (Sendes ikke ut i papirversjon). 3. For de som velger dette alternativ kan kopipapir for utkjøring av saksdokumenter fås ved henvendelse til rådmannskontoret. Representantene får refundert utgifter til nødvendig toner/blekkpatroner for utkjøring på egne skrivere. I tillegg tilstås de som velger dette alternativ en særskilt fast godtgjørelse på kr 1.000,- pr. år til utgiftsdekning ved bruk av egen PC/Internett. Vi har for inneværende valgperiode ett medlem i kommunestyret som har valgt alternativ B. Alternativ A er ikke gjennomført på alle punkt, bl.a. pkt. 1 på følgende områder pga: stort tidspress ved utsending har administrasjonen ikke hatt kapasitet til å plukke ut vedlegg til de av medlemmene som har fått det ved tidligere behandlinger. at mye forfall blant medlemmer fører til at vi må sende det ut full papirmengde til varamenn en eller to dager etter ordinær utsending. Har derfor valgt å sende til de varamenn som står på de øverste plassene ved ordinær utsending. Levanger kommune vedtok i møte 23. september 2009 forsøk med elektronisk formannskap. Samlet saksframstilling av saken følger vedlagt. Saken bes drøftet internt i partiene før formannskapets møte. Saken legges med dette fram for formannskapet til drøfting. 8 av 8

17

18

19