Førde kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Førde kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Førde kontrollutval Møtested: Førde rådhus, møterom 447 Haukedalen Dato: Tid: Kl. 08:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, rådmannen i sakene 36-37/16 og revisor i sakene 36-38/16 Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 34/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 35/16 Skriv og meldingar 36/16 Prosjektrekneskap Hafstad bydel - veg og VA-anlegg 37/16 Prosjektrekneskap: Omsorgsbustader Steinavegen 38/16 Forvaltningsrevisjon: Tilpassa opplæring/spesialundervisning - endra tinging 39/16 Oppfølgingsliste /16 Eventuelt Med helsing Kari Daltveit Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 34/16 Førde kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 35/16 Førde kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Referat frå møte i prosjektstyringsgruppa FKT medlemsinformasjon BY-056/16 Tertialrapport pr , handsama i bystyret Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 Fra: John Hjelkrem Sendt: 13. oktober :02 Til: Arnar Helgheim; Audhild Ragni Vie Alme; Kari Sygna Emne: 16/17160 Referat frå møte i prosjektstyringsgruppa Vedlegg: Referat (L)(341346).pdf F ørde kommun e Personal- og serviceeininga Førde formannskap Dykkar referanse: Sakshandsamar: John Hjelkrem Tlf Vår referanse: 12/ JSH- FE Dato: Referat frå møte i prosjektstyringsgruppa Tilstades: Lise Mari Haugen, Ole John Østenstad, Trond Ueland, Kari Aase, Fredrik Frøiland, Kari Sygna, Arve Hornnes, Terje Guddal, Bernhard Øberg, Magne Reidar Førde, Monika Solheim og Bjørnar Karlsen. Prosjekt som er ferdig og som skal takast ut etter denne rapporteringa: Kloakkreinseanlegget Øyrane - tilleggsarbeid Elvegården, omlegging hovudkloakk Uteområde Haukedalen kyrkje Med helsing Lise Mari Haugen Ass.rådmann John Hjelkrem Konsulent

5 Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Kryss-revisjon SEKOM Hafstadvegen FØRDE Vedlegg: Referat

6 VA-anlegg 2012/1962 Kloakkreinseanlegget Øyrane - tilleggsarbeid Ansvar: Magne Reidar Førde Alle planlagde tiltak er gjennomført. DIHVA sin revisjon vart gjennomført , og påpeika avvik er lukka. Norsk Akkreditering gjennomførte revisjon den , og påpeika avvik er lukka. Prosjektet kan avsluttast Silanlegget, ekstraarbeid 2012 kr kr kr BY 014/13 Kloakkreinseanlegg Øyrane - finansiering restarbeid kr BY 036/15 Omdisponering frå pro til dispergeringspumper kr BY 036/15 Omdisponering frå pro til kjededrift kr kr Handsaming AMU Nei:x Ja: Kolfilter avløpsreinseanlegget Ansvar: Magne Reidar Førde Kolfilteret er ferdig montert og sett i drift, og er inkludert i driftskontrollanlegget. Diverse utvendige sikringsarbeid gjenstår. Prosjektet held budsjettråma 1405 Kolfilter avløpsreinseanlegget kr kr kr kr kr kr BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr kr Elvegården, omlegging hovudkloakk 2003/ Ansvar: Arve Hornnes Utførde arbeid er avslutta, og den gamle avtala utgår. Nytt anlegg med restarbeidet starta 9. februar 2016, og arbeidet er ferdigstilt. Sluttoppgjør med entreprenøren og registrering av leidningane i GIS line er ferdig. Manglar restfinansierng på kr ,-. Forslag om oppfinansiering i 2. tertialrapport / Elvegården - omlegging hovudkloakk kr kr kr ( ) kr kr kr ( ) Form 60/05 (hasteelvegården - overbygging hovudkloakk ka kr BY 071/08 Årsbudsjett 2009 kr BY 028/16 Tertialrapport pr kr kr Jrn Vieåsen fortau Ansvar: Arve Hornnes Anlegget er ferdigstilt, utanom busslommane. Samarbeidsprosjekt med Førde Tomteselskap. Prosjektet har vorte dyrare enn først antatt. Budsjettet på 2,2 mill kr er brukt utan at busslommar eg bygd. I følgje Førde Tomteselskap er det ikkje meir midlar å få frå utbyggarane med tanke på å få busslommane inn som del av infrastrukturen. Skal vurder om busslomme som er delvis bygd kan ferdigstillast innanfor budsjett. Vurderast i samband med prosjekt Vie - Løland. Busslomme inngår i trafikktryggleiksplan. Prioritert i /1059 Vieåsen fortau kr kr kr /1059 Vieåsen busslommer kr - kr - kr - kr kr kr BY 082/07 Årsbudsjett 2008 (fortau) kr BY 071/08 Årsbudsjett 2009 (fortau) kr BY 071/08 Årsbudsjett 2009 (busslommer) kr Fakturert Førde tomteselskap sin andel kr kr

7 Jrn Vieåsen avkøyring Løland - VA anlegg Ansvar: Arve Hornnes Prosjekt Vieåsen - Løland del 1 og 2 er slått sammen til eit prosjekt. Har gått med ein del tid for å få utarbeid revidert vegplan for framtidig gang og sykkelveg, dette grunna ønskje om å legge VA-leidningane mest mulig i trasen for framtidig gang og sykkelveg. Reguleringsplanen er vedteken i Bystyret. Forhandlingar med grunneigarane i området for å få heimel til arealet for gang og sykkelvegen pågår. Det er utført arkeologisk utgraving på 4 lokalitetar, og arealet er blir frigitt. Utarbeiding av prosjektering/anbodsgrunnlag kan setjast i gang så snart avtale med grunneigarne er ferdig. Grunneigaravtaler er sett på vent grunna kapasitetsproblem. Arkeologisk undersøking kosta ca. kr ,- eks. mva. Arkeologisk utgraving kosta kr ,-. Desse sakene er oppfinanst der prosjektet er tilført 1,5 mill kr via budsjettendring. Kostnadar med grunnkjøp er ikkje med i prosjektet og kjem i tillegg. Er pr. i dag lagt inn 1,0 mill i økonomiplan for 2017 for dekning av grunnoppgjør. 345 / 1070 Vieåsen avkøyring Løland vassleidning kr kr kr / 1072 Vieåsen avkøyring Løland avløpsleidning kr kr kr / 1115 Vieåsen avkøyring Løland vassl., del 2 kr kr kr / 1074 Vieåsen avkøyring Løland avløpsl. del 2 kr kr kr kr kr kr BY 071/08 Årsbudsjett 2009 kr BY 071/08 Årsbudsjett 2009 kr BY 066/09 Årsbudsjett 2010 kr BY 066/09 Årsbudsjett 2010 kr Adm Omdisponering frå prosj 1307 Vassledning Øyrane kr kr Jrn Hafstad - omlegging av Ø 400 hovudvassleidning Ansvar: Arve Hornnes Omlegging av Ø 400 hovudvassleidning grunna at den kjem i konflikt med bygging av ny bru frå Hafstad til Førdehuset over Jølstra elva. Prosjektet er førebels lagd på vent grunna vankelege grunnforhold for fundamentering av brua. Kostnadane med flyttinga skal dekkast av Førdepakken, men kommunen forskoterar kostnadane Hafstad - omlegging av Ø 400 hovudvassleidning kr kr kr kr kr kr BY 028/16 Tertialrapport pr forskottering Førdepakken kr kr Jrn Utstillingsplassen - flytting KP 204 Ansvar: Arve Hornnes Flytting av pumpestasjon for kloakk KP 204 grunna at den kjem i konflikt med bygging av ny bru frå Hafstad til Førdehuset over Jølstra elva. Prosjektet er førebels lagd på vent grunna vankelege grunnforhold for fundamentering av brua. Kostnadane med flyttinga skal dekjast av Førdepakken, men kommunen forskuterar kostnadane. Det må gjerast nokre oppgraderinga som ikkje blir dekt av Førdepakken, kalkulert til kr. 1.3 mil Utstillingsplassen - flytting av kloakkpumpestasjon KP 204 kr kr kr kr kr kr BY 028/16 Tertialrapport pr forskottering Førdepakken kr kr Jrn Meierikvartalet restarbeid Ansvar: Arve Hornnes Restarbeid med hellelegging av gang og sykkel arelet rundt Ullsentralen tomta, som bygd dokumentasjon samt innlegging av VA i GIS line. I samband med bygginga på Ullvaretomta er det registrerar at møbleringssone er meir eller mindre heilt øydelagd. Utbyggar planlegg å starte arbeidet med å reparere møbleringssone i haust. Vi starta restarbidet med hellelegging snarast etter dette. Har ikkje fått inn prisar på restarbeidet endå Meierikvartalet restarbeid kr kr kr kr kr kr BY 053/15 Prosjektrekneskap Elvevegen og Meierikvartalet kr kr

8 Jrn Meierikvartalet - grunnerverv Ansvar: Bjørnar Karlsen Kostnad med oppmåling og grunnerverv etter utført innmåling/kartforretning. Innanfor budsjett 1383 Meierkvartalet - grunnerverv kr kr kr kr kr kr BY 053/15 Prosjektrekneskap Elvevegen og Meierikvartalet kr kr Jrn Leidningskart vatn, Førde Ansvar: Magne Reidar Førde Arbeidet pågår som avtala med DISFVA (Driftsassistansen S & FJ vatn og avløp). Arbeidet pågår. Forventa ferdigstilling haust Leidningskart vatn, Førde kr kr kr (29 931) BY 059/02 Årsbudsjett BY 028/16 Tertialrapport pr kr Jrn Leidningskart avløp, Førde Ansvar: Magne Reidar Førde Arbeidet pågår som avtala med DISFVA (Driftsassistansen S & FJ vatn og avløp). Arbeidet pågår. Forventa ferdigstilling haust Leidningskart avløp, Førde kr kr kr (52 479) BY 059/02 Årsbudsjett kr Jrn Naudstraumsaggregat Øyrane 8 Vatn Ansvar: Bernhard Øberg I samband med arbeid med beredskapsplanen til FK, har ein avdekka eit behov for fleire mindre straumaggregat, som kan koplast til pumpestasjonar for vatn, og til utvalde straumkursar i kommunale bygg. Det skal anskaffast 3-4 stk straumaggregat på storleik 3-6 kw. Innanfor budsjettramme Naudstraumsaggregat Øyrane 8 Vatn kr Naudstraumsaggregat Øyrane 8 Avløp kr kr kr - kr BY 059/13 Årsbudsjett kr Jrn Bekkeinntak - utbetring Ansvar: Bernhard Øberg Det er er trong for utbetring av avskjeringsgrøft/bekkeinntak i Oliverlægda, Ytre Hafstad, Middagsteigen, og nokre eksisterande rister i bekkeinntak må skiftast. Vidare arbeid må vente på budsjettløying i Meirforbruk på ,-. Oppfinansiering i 2. tertialrapport Bekkeinntak - utbetring kr kr kr (64 267) BY 059/13 Årsbudsjett 2014 kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 028/16 Tertialrapport pr kr kr

9 Jrn Kloakkpumpestasjon KP 250, rehabilitering Ansvar: Arve Hornnes Prosjektet vart oppstarta i midten av april VA-leidningane utvendig er lagde om og pumpestasjonen er oppgradert innvendig. Kolfilter inv. for å hindre lukt er montert, og ombygging og heving av taket er ferdig. Gjennstår litt snekkararbeid invendig og sertifisering av oppheng for løftetalja. I samsvar med revidert budsjett Kloakkpumpestasjon KP 250, rehabilitering (sentrum sør) kr kr kr kr kr kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 036/15 Omdisp. i tertialrapport pr til pumper kr BY 065/15 Tertialrapport pr kr kr Omdisp frå prosjekt nr. 1190, KP 253 Hafstad Jrn Farsund - Kusslia, kloakkleidning Ansvar: Arve Hornnes Vegvesenet har signalisert at dei har planer om å bygge GS vegen til Kusslia, men det er ikkje kjent kva tidshorisont dei har for prosjektet. Leidningen er planlagd lagd i samband med bygging av GS-veg. Dette har og betydning for den vidare plan for bygging av VA-anlegg til næringsarealet på Moskog. Kommunen har sendt inn søknad til Vegdirektoratet om å forskutere bygging av GS-vegen. Prosjektering og arbeide med reguleringsplan pågår, reguleringsplan var utlagd til offentlig ettersyn før ferien. Påløpt nokre planleggingskostnader. 244/1060 Farsund - Kusslia, kloakkleidning kr kr kr BY 071/08 Årsbudsjett BY 014/13 Kloakkreinseanlegg - finansiering av restarbeid ( ) BY 054/14 Årsbudsjett kr Jrn Avlaupsleidning Kusslia - Moskog til felt K1 Ansvar: Arve Hornnes Prosjektering og arbeide med reguleringsplan pågår, reguleringsplan var utlagd til offentlig ettersyn før ferien. Påløpt nokre planleggingskostnader Avlaupsleidning Kusslia - Moskog til felt K1 kr kr kr BY 069/15 Årsbudsjett By 029/16 Økonomiplan (prioritet men ikkje løyving) kr Jrn Farsund - Kusslia, vassleidning Ansvar: Arve Hornnes Vegvesenet har signalisert at dei har planer om å bygge GS-vegen til Kusslia, men det er ikkje kjent kva tidhorisont dei har for prosjektet. Leidningen er planlagd lagd i samband med bygging av GS-veg. Dette har og betydning for den vidare plan for bygging av VA-anlegg til næringsarealet på Moskog. Kommunen har sendt inn søknad til samferselsdepartementet om å forskutere bygging av GSvegen. Prosjektering og arbeid med reguleringsplan pågår. Reguleringsplan vart utlagd for offentleg ettersyn før ferien. Påløpt nokre planleggingskostnader. 238/1056 Farsund-Kusslia, vassleidning kr kr kr BY 089/06 Årsbudsjett BY 054/14 Årsbudsjett kr

10 Jrn Vassleidning Kusslia - Moskog til felt K1 Ansvar: Arve Hornnes Prosjektering og arbeide med regulerigsplan pågår, reguleringsplan vart utlagd til offentlig ettersyn før ferien. Det er prioritert midlar i økonomiplanen i 2017 og 2018 i tillegg til at Førde kommune har fått tilsagn om INU-midlar til finansiering av m.a. VA-anlegga Vassleidning Kusslia - Moskog til felt K1 kr - kr kr ( ) BY 029/16 Økonomiplan (prioritering men ikkje løyving) By 029/16 Økonomiplan (prioritering men ikkje løyving) kr Jrn Kusslia kloakkpumpestasjon, KP 260 Ansvar: Arve Hornnes Vegvesenet har signalisert at dei har planer om å bygge GS-vegen til Kusslia, men det er ikkje kjent kva tidhorisont dei har for prosjektet. Leidningen er planlagd lagd i samband med bygging av GS-veg. Dette har og betydning for den vidare plan for bygging av VA-anlegg til næringsarealet på Moskog. Kan vere aktuelt at kommunen forskuterar bygging av GS-vegen. 245/1237 Kusslia kloakkpumpestasjon, KP 260 kr kr - kr BY 089/06 Årsbudsjett BY 014/13 Kloakkreinseanlegg - finansiering av restarbeid ( ) By 059/13 Årsbudsjett kr Jrn Movika kloakkpumpestasjon, KP 261 Ansvar: Arve Hornnes Pumpestasjonen er planlagd lagd i samband med bygging av VA-anlegg til Moskog Næringspark Movika kloakkpumpestasjoen, KP 261 kr kr - kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr Jrn Mo kloakkpumpestasjon, KP 262 Ansvar: Arve Hornnes Pumpestasjonen er planlagd lagd i samband med bygging av VA-anlegg til Moskog Næringspark. Førde kommune har fått tilsagn om INU-midlartil finansiering av m.a. VA-anlegga Mo kloakkpumpestasjon, KP 262 kr kr - kr BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr Jrn Kloakkpumpestasjon, KP 263 Moskog Ansvar: Arve Hornnes Pumpestasjonen er planlagd lagd i samband med bygging av VA-anlegg til Moskog Næringspark. Det er prioritert 2 mill kr i økonomiplanen i Kloakkpumpestasjon, KP 253 Moskog kr - kr - BY 029/16 Økonomiplan 2020 kr (prioritert med ikkje løyving) 5

11 Jrn Nytt SD-anlegg VA, vatn Ansvar: Arve Hornnes Eksisterande driftsovervakingsanlegget er utgått på dato, og bygd på XL oprativsystem som ikkje lenger blir vedlikehelde. Det hastar derfor å få på plass eit nytt SD-anlegg. Anbodspapira er utarbeida og lagd ut på Doffin, med anbodsfrist 4. okt Kontrakt planlagd inngått 1. okt Totalkostnad på 1,15 mill kr i økonomiplan/ budsjett Nytt SD-anlegg VA, vatn kr kr kr kr kr kr BY 028/16 Tertialrapport pr kr kr Jrn Nytt SD-anlegg VA, avløp Ansvar: Namn Eksisterande driftsovervakingsanlegget er utgått på dato, og bygd på XL oprativsystem som ikkje lenger blir vedlikehelde. Det hastar derfor å få på plass eit nytt SD-anlegg. Anbodspapira er utarbeida og lagd ut på Doffin, med anbodsfrist 4. okt Kontrakt planlagd inngått 1. okt Totalkostnad på 1,15 mill kr i økonomiplan/ budsjett Nytt VA-anlegg VA, avløp kr kr kr kr kr kr BY 028/16 Tertialrapport pr kr kr Jrn Steinenfeltet - avløpsledning Ansvar: Arve Hornnes Grunna kapasitetsproblem er oppstart av prosjekteringa utsett til Anlegg som er finansiert, men ikkje oppstarta 1268 Steinenfeltet - avløpsledning kr kr - kr BY 075/12 Årsbudsjett BY 059/13 Årsbudsjett BY 028/16 Tertialrapport pr ( ) kr Jrn Steinenfeltet - vassledning Ansvar: Arve Hornnes Grunna kapasitetsproblem er oppstart av prosjekteringa utsett til Kr er brukt for å dekke inn meirforbruk på prosjekt nr 1073 VA Gangbru Farsund 1275 Steinenfeltet - vassledning kr kr - kr BY 075/12 Årsbudsjett BY 051/13 Finansiering meirforbruk VA Gangbru Farsund 1073 (32 918) BY 054/14 Årsbudsjett kr

12 Jrn Øyrane - ny vassleidning Vatn Ansvar: Arve Hornnes Eksisterande vassleidning frå rundkøyringa ved Øyrane v.g. skule og utover til Ankerløkken ligg djupt og er til dels i dårleg forfatning, og har hatt fleire lekkasjar. Vassleidningen har og avgrensa kapasitet i forhold til å dekke sprinkleranlegg på nokre av bygga på Øyrane. Prosjektering av ny vassleidning er koordinert med planlegging av fjernvarmeanlegg på Øyrane. Oppstart med bygging av fjernvarmeanlegget startat i desse dagar, og ny vassleidning leggjast samtidig. Løyvinga i 2014 vert omfordelt via budsjettendring. Prosjektet vart oppattfinansiert i årsbudsjettet Pris på på ny vassleidning kom kom på ca. 3 mil. Prosjektet må oppfinasierast med ,- NB. Ligg i økonomiplanen for Øyrane - ny vassleidning Vatn kr kr kr BY 059/13 Årsbudsjett Adm 2014 Omdisponering til prosjekt 1074/1115 Vieåsen VA ( ) Adm 2014 Omdisponering til prosjekt 1131/1274 Flovegen VA ( ) BY 054/14 Årsbudsjett BY 0029/16 Økonomiplan (prioritert men ikkje løyving) kr

13 Teknisk drift Hafstad bydel - veg 1 Ansvar: Arve Hornnes Magne Hafstad skulle vore ferdig med utbygging av 1 etappe av veg 1 innan sommaren 2014 jf. avtale. Etappe 2 bygd av kommunen er ferdig. Første del av etappe 1 (etappe 1 omhandla pel 0-170) frå pel 0 til pel 90 har ikkje vore oppstarta grunna manglande grunnavtale for flytting av tilkomstveg til Rema 1000 og manglar sykkelfelt på dette strekket. Avtala er no på plass og flytting av veg til Rema 1000 er ferdig med unntak av 2 veglyspunkt. Sykkelfelt på Uno-X sida er ferdig regulert men er ikkje regulert på vestsida av vegen. Frå pel 90 til pel 170 er vegen ferdig. Sluttoppgjør med entreprenør for etappe 2 er ferdig. Kalkyle datert anslår kostnad på ,- eksl. mva. Må sjåast opp mot prosjekt 1291 Hafstad bydel - motteke anleggsbidrag. Utviding av veg 1 vert gjennomført og finansiert i Førdepakken. Det vert lagt fram prosjektrekneskap for Hafstad bydel i november Hafstad bydel - infrastruktur veg 1 kr kr kr ( ) BY 050/13 Momskompensasjon kr BY 050/13 Finansiert med anleggsbidrag frå prosjekt 1291 kr kr Jrn Hafstad bydel - ny tilkomst Rema 1000 Ansvar: Arve Hornnes Vegen er i hovudsak ferdig, gjenstår tilkopling av veglyset. Prosjektet vert finansiert med anleggsbidrag Hafstad bydel Hafstad bydel - ny tilkomst Rema 1000 kr kr kr - Anleggsbidrag Hafstad bydel - prosjekt 1292 kr kr Jrn Hafstad bydel - restarbeid Ansvar: Arve Hornnes status Restarbeid i frå prosjekt veg 1 til Hafstad bydel og gjaldt skilting og vegmerking samt utarbeiding av "som bygd" teikningar. Arbeidet er no ferdig. Vart sett av kr ,- eks. mva. på bunde fond frå prosjekt nr Hafstad Bydel veg 1 til restarbeid. Summen ligg i prosjektrekneskapet for Hafstad bydel. Mva. refusjon utgjer ca. kr , Hafstad bydel - restarbeid kr - kr kr ( ) Bunde Fond frå pr.nr Hafstad bydel veg 1. kr Jrn Trafikktryggleikstiltak Ansvar: Bernhard Øberg I 2016 har vi frå fylkeskommune fått tilsagn om kr i tilskot til 3 tiltak: Gatelys Runnen - gatelys del av Kyrkjevegen - Gatelys/intensivbelysning vegkryss Flatene/Øvre Kleivane. I tillegg skal restbeløp frå 2015 nyttast til "Auka sykkelbruk"-prosjekt ved intensivbelysning av vegkryss i Elstervegen/barneskulen (ferdig) og Kyrkjevegen/Angedalsvegen (ikkje starta) Trafikktryggleikstiltak kr - kr kr (47 513) BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr Overført p gatelys Kyrkjevegen kr ( ) Overført p gatelys Hatlehaugen kr ( ) Overført p gatelys Intensivbelysning Flatene kr (50 000) kr - 8

14 Trafikktryggleikstiltak gatelys Kyrkjevegen Jrn Ansvar: Bernhard Øberg Arbeidet starta i mai månad. Det skal setjast opp 10 stk gatelys mellom Toene og kyrkjelydshuset. Arbeidet er ferdig Trafikktryggleikstiltak gatelys Kyrkjevegen kr kr kr (12 847) BY 069/15 Årsbudsjett, Trafikktryggleikstiltak p kr Fylkeskommunen, TIK-tilskot 2016 kr kr Trafikktryggleikstiltak gatelys Hatlehaugen Jrn Ansvar: Bernhard Øberg Arbeidet starta i august månad. Det skal setjast opp 20 stk gatelys i Hatlehaugen og over til Runnen. Arbeidet er i sluttfasen Trafikktryggleikstiltak gatelys Hatlehaugen kr kr kr BY 069/15 Årsbudsjett, Trafikktryggleikstiltak p kr Fylkeskommunen, TIK-tilskot 2016 kr kr Jrn Trafikktryggleikstiltak - Gatelys/intensivbelysning vegkrysansvar: Bernhard Øberg Intensivbelysning ved fotgjengarovergang ved gangbru Flatene, over til Halbrend skule. Arbeidet er ferdig, rekneskap må utarbeidast Trafikktryggleikstiltak - Gatelys/intensivbelysning vegkryss Fla kr kr TIK-tilskot kr Ført over frå pro nr 1208 kr kr Jrn Reasfaltering av vegar i sentrum Ansvar: Bernhard Øberg Gjennomført reasfaltering i 2016 i Grovene, Hornnesvegen, Sanderplassen, og Vievegen (fresing). Rest blir nytta på ein større jobb på Hornnes i I samsvar med budsjett Reasfaltering av vegar i sentrum kr kr kr BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr Jrn Legging av fast dekke kommunale grendavegar Ansvar: Bernhard Øberg Fast dekke i 2016 på Åsane, Erdalsdal, og Sunde skule Legging av fast dekke kommunale grendavegar kr kr kr BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr

15 Jrn Vegrekkverk Ansvar: Bernhard Øberg Montert rekkverk for kr i Holmevika, samt mindre parti i Bjørkedalen, Klopstad og Åsane. Rest blir nytta på ein større jobb på Kinna i Vegrekkverk kr kr kr BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr Jrn Gatelys Ansvar: Bernhard Øberg Utskifting av HQL-armaturar er starta i Slåttebakkane. Rundt 200 stk armaturar må skiftast i Førde Gatelys kr kr kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr Odd Harry Strømsli (Arve Hornnes) I samband med planlegging av VA-anlegg frå Farsund til Moskog (Sunnfjord Næringspark), blir det også utgreidd løysingar for gang- og sykkeltrafikk på strekninga. Forprosjekt er ferdig og prosjektering/regulering av GS veg pågår. Reguleringsplane vart utlagd til offentlig ettersyn før ferien. Jrn Gang- og sykkelveg Farsund - Kusslia Ansvar: Søkt om forskottering av midlar. Det vert lagt fram sak om finansiering i Vi mottok kr ,- i tilskot frå Statens vegvesen i Gang- og sykkelveg Farsnd - Kusslia kr kr ( ) kr - Odd Harry Strømsli (Arve Hornnes) I samband med planlegging av VA-anlegg frå Farsund til Moskog (Sunnfjord Næringspark), blir det også utgreidd løysingar for gang- og sykkeltrafikk på strekninga. Forprosjekt er ferdig og prosjektering/regulering av GS veg pågår. Reguleringsplanen vart utlagd til offentlig ettersyn før ferien. Jrn Gang- og sykkelveg Kusslia - Moskog til felt K1 Ansvar: Det vert lagt fram sak om finansiering i Gang- og sykkelveg Kusslia- Moskog til felt K1 kr kr ( ) kr - Odd Harry Strømsli (Arve Hornnes) Næringsområdet K1 ligg i Førde kommune. Detaljert reguleringsplan og prosjektering for feltet er under arbeid. Reguleringsplanen vart lagd ut til offentlig høyring før ferien. Jrn Sunnfjord Næringspark - K1 Ansvar: Det vert lagt fram sak om finansiering i Sunnfjord Næringspark - KS kr kr kr - 10

16 Jrn Omsorgsbustader vanskelegstilte Ansvar: Fredrik Frøiland Helse og sosial Prospektet er ferdig planlagt og tegna. Det har vært anbudskonkurranse og det kom inn 5 anbod og forhandlinga med anbydera er avslutta. Entr. Terje Sunde AS vart valt som entreprenør Løyve er gitt og arbeidet med sluttføring av bygget pågår. Byggetid er satt til 330 dagar. Bygget er tett utvendig og innredning pågår. Innflytting frå november Asfalt i Steinavegen og rundt bygget er utført nå i november. Arbeid med støygjerde og støyskjerming er i sluttfasen. Leigetakerar har flytta inn. Støygjerde mot Steinavegen er etablert. Alt arbeid er avslutta. Iflg budsjett. Om lag halve budsjettet omfattar etablering av omsorgsbustadar på Steinen. Når anbodsresultat og merkostnad med støytiltak er klart vert resterande budsjettmidlar anslag ca 5 mill kr overført til eige prosjekt for etablering av omsorgsbustadar til utviklingshemma og funksjonshemma på Prestebøen. Husbanken har gitt eit tilskot på kr ,-. Det vert lagt fram prosjektrekneskap hausten /1029 Omsorgsbustadar Steinen kr kr kr ( ) Vedtaksnr: Løyving By 066/11 Årsbudsjett 2012 kr BY 036/12 Inndekking meirforbruk 2011 kr BY 065/15 Teritalrapport pr , overf p brannanlegg kr ( ) BY 028/16 Teritalrapport pr , auka investeringstilskot HB kr kr Jrn Ny avlastningsbustad Ansvar: Kurt Even Andersen Er starta planlegging av prosjektet Førebels anslag på budsjettramme er på mill kr. Restfinansiering vil inngå i økonomiplan Avlastningsbustad sentrum kr kr kr Vedtaksnr: Løyving BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr kr Jrn Planlegge institusjon/ omsorgsbustadar Ansvar: Kurt Even Andersen Arbeidet er starta opp. Forventa ferdigstilling mars Planlegge institusjon / omsorgsbustadar kr kr Vedtaksnr: Løyving BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr kr Fredrik Frøiland/Kurt Even Andersen Planarbeidet er i gang, må sjå det i samanheng med bygging av avlastningsbustad. Vi avventer oppstart til plan for avlastning er klar. Jrn Personalbase bu og miljøtenesta Ansvar: Finansiering av tiltaket må vurderast i økonomiplan Personalbase bu- og miljøtenesta kr kr kr BY 075/12 Årsbudsjett 2013 kr BY 028/16 Tertialrapport pr kr ( ) Omdisponering til inventar/utstyr legesenteret BY 065/15 Tertialrapport pr kr ( ) Omdisponering til inventar/utstyr legesenteret kr

17 Jrn Branntryggleik Prestebøen Ansvar: Fredrik Frøiland Planarbeidet er i gang, må sjå dette prosjektet i samband med branntryggleikstiltak. Arbeidet med å få ei totalvurdering av branntryggleiken pågår. Vi har utført enkel anbodskonkurranse med konsulent og arkitekt, men ynskjer forhandlinga med valgt brannkonsulent for å få avklart kva tilbodet verkeleg inkluderer før vi bestiller. Arkitekt Arki har ferdigstilt sine arbeid. Forhandlinga vil skje med det aller første. Arbeidet med Personalbasen er ferdigstillt. Når vi har ei prioritet liste for tiltak ynskjer vi å kunne gå ut og be om tilbod på utføring branntryggleikstiltak. Rapport er venta i desember Vi har nå prognose for skisserte tiltak slik Flo brannsikring har vurdert det. Stipulert entreprisekostnad er kr ,-. I tillegg kommer kostnader arkitekt, konsulent teneste brann, byggeledelse m.m. Prognosen er usikker grunna at det ikkje har vært på anbod. Kommunal forberedelse for anbod med konkurransegrunnlag er utført og anbod er lagt på Doffin. Vi har engasjert VVS Planlegging AS til prosjektering sprinkling og anbudsmateriell er levert Førde kommune. Anbod har vært gjennomført og det kom inn 2 tilbod. Tildeling har skjedd og arbeidet er i full gang. dette vil ta ca 6mnd. Prognose viser manglane løyving. Brannhindrande tiltak er stipulert til totalkostnad på 6,5 mill kr. Restfinansiering på 1,2 mill kr vil inngå i 2. tertialrapport Personalbase psykiatri kr kr kr ( ) 1298 Brannhindrande tiltak omsorgsbustad Prestebøen kr kr kr kr kr kr BY 075/12 Årsbudsjett 2013 kr BY 059/13 Årsbudsjett 2014 kr BY 065/15 Tertialrapport pr kr Omdisponering frå avslutta prosjekt kr

18 Jrn Solsida barnehage (Haugum) Ansvar: Fredrik Frøiland Undervisning Grunna store mangla med eksisterande drens fra 70 tallet måtte heile drens systemet takast att. Dette har medført relativt store ekstrakostnader. Arbeidstilsynet har kome med 3 pålegg ved godkjenning av bygg; solavskjerming på arbeidsrom og støymåling. I tillegg krav om tiltak i rom som bare er malt opp igjen. Dette medfører ekstrakostnader. Arbeidstilsynet har nå godkjent tiltak vedr støymålinga og solavskjerming. Barnehagen er tatt i bruk i samsvar med framdriftsplanen. Det vert lagt fram eige prosjektrekneskap hausten Solsida/ Haugum barnehage kr kr kr ( ) kr kr kr ( ) BY 067/10 Årsbudsjett 2011 kr F.sak 74/13 Oppbudsjetterast-midlar frå prosjekt 1092 kr kr Jrn Solsida barnehage (Tåene / Husmorhuset) Ansvar: Fredrik Frøiland Prosjektering er prioritert etter at Haugum og anbudskonkurranse er avslutta og byggeprossess er starta. Rehabilitering av husmorhuset til ein moderne barnehage har blitt vurdret som feilsatsing. Vi har derfor valgt å gå for riving og nybygg. Dette er lagt fram for politisk behandling. Regulering av område er starta og er venta å være ferdig til hausten Prosjektering av ny barnehage startar nå og håpet er anbod vert lagt ut i august Arki er valgt som arkitekt. Ferdigstilling av barnehagen vert da hausten Prosjektet kan lysast ut på anbod forutsatt politisk godkjenning. Dette kan eventuelt skje i månedsskifte sept./oktober. Oppfinansiering av prosjektet inngår i økonomiplan / årsbudsjett - 4,75 mill kr i 2016 og 13,25 mill kr i totalt 18 mill kr Solsida/ Tåene barnehage kr kr kr Solsida barnehage avd. Husmorhuset kr kr kr kr kr kr BY 067/10 Årsbudsjett 2011 kr F.sak 74/13 Overførast til prosjekt 1091 kr ( ) BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 008/15 Revidering av investeringsbudsjett 2015 kr ( ) BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr kr Jrn Halbrend barnehage 2012 Ansvar: Fredrik Frøiland Prosjektering av 2 nye avdelinga er gjennomført som del av rehabiliteringa. Oppstart i februar Barnehagen er gammal og i svært dårlig forfatning. Prosjektet har vært ute på anbod og entreprenør er valgt. Barnehagen er avtalt overtatt 15.juli og er i rute. Prosjektet er ferdigstilt inna for økonomisk ramme og arbeid med sluttfaktura og rest arbeid pågår. Innanfor gitt ramme. Prognosen viser at noen midlar kan overførast til meirforbruk Slåttebakkane barnehage Halbrend barnehage kr kr kr kr kr kr BY 066/11 Årsbudsjett 2012 kr BY 045/15 Opprusting av Halbrend barnehage kr BY 028/16 Tertialrapport pr kr kr

19 Jrn Flatene skule - utskrifting av tak på skule og gymsal Ansvar: Fredrik Frøiland Løysing er valt i samarbeid med NBI. FDV lagar nødvendig underlag. Arbeid med underlag og anbud er starta. Dette blir nå planlagt lagt på anbud vår Anbud er lagt ut og dette gjekk til Stølsvik AS. Arbeidet er forventa avslutta i løpet av september Tiltaket har vært ute på anbod og prognosen syner at tiltaket er innafor gitt ramme. Prognose for prosjektnummer 1207 og 281/1172 samla er kr ,-. Det vert tilrådd å nytte restmidlar til klatrestativ Flatene skule ca ,- + fallunderlag. Alternativet er at klatrestativen må stengast/ sanerast. 281/1172 Flatene skule - bytte tak kr kr kr Flatene skule kr kr kr kr kr kr BY 027/07 Budsjett tilleggsløyving/nye.. kr BY 066/11 Årsbudsjett 2012 kr kr Jrn Slåttebakkane barnehage Ansvar: Fredrik Frøiland Det har vært gjennomført anbodskonkurranse og vinnar vart Stølsvik AS. Kontraktsum er 4,6 mill. barnehagen er ferdigstillt iflg planen og tatt i bruk.det som gjenstår er utvendig beising som er planlagt våren Arbeidet er avslutta og barnehagen er ferdistilt. Prosjektet var kalkulert før anbudsinnhenting til kr ,- inkl.kr ,- til inventar. Prosjektet fekk derfor ei tilleggsløyving juni Anbud er innhenta, og ny prognose viser kr 6 mill. Inventar er stipulert til kr ,-. Tiltaket vert sett opp mot forventa mindreforbruk Holsen skule og Halbrend barnehage. Budsjettendring i 2. tertialrapport Slåttebakkane barnehage kr kr kr ( ) kr kr kr ( ) BY 075/12 Årsbudsjett 2013 kr BY 036/15 Tilleggsløyving juni 2015 kr kr Jrn Nye klasserom grunna vekst/ endring skulestruktur Ansvar: Fredrik Frøiland Slåtten skule: Totalanbodet er splitta opp i tre delprosjekt der 2 nå har vært på anbod. Det er grunnarbeider parkeringsplass og tilbygg til hus 1. Anbod ny paviliong er tildelt, kontrakt signert og bygging vil starte straks løyve er gitt.påbygg til hus 1 er ferdig utvendig og innredning pågår. Pårekna innflytting til nyttår. Ny innkjøring gjenstår litt asfaltering og det meste av parkeringsplass er ferdig. Rest parkplass nyttast til rigg ny paviliong. Prosjekta er nå ferdigstillt Tilbod er komt inn og økonomi er i henhold til gitte løyve. Fordelt budsjettramme på ulike delprosjekt. Det må setjast av planleggingsmidlar til permanent tilbygg Sunde skule. * Det er overført budsjettmidlar frå hovudprosjekt til p for å dekke tidlegare års udekka. Prosjekt 1093 er avslutta, og hadde ei ramme på over 6 mill. Det vert lagt fram prosjektrekneskap hausten Utviding Slåtten skule kr kr kr Nye klasserom grunna vekst/ endring skulestruktur kr kr kr Grunnarbeid Slåtten skule kr kr kr (85 723) 1328 Slåtten skule ny paviljong 2014 kr kr kr Slåtten skule tilbygg hus 1 kr kr kr Sunde skule modulbygg kr kr kr ( ) 1333 Prosjektering Sunde skule kr kr kr kr kr kr By 059/13 Årsbudsjett 2014 kr BY 039/14 Inndekking meirforbruk p overført frå 1297 kr ( ) BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr kr

20 Jrn Holsen skule Ansvar: Fredrik Frøiland Det er utarbeid ei løysing for nye kontorarbeidsplassar m.m. Arbeidstilsynet og byggesak har gitt byggeløyve og prosjektet er nå ute på anbod. Anbodsfristen er satt til Det kom inn 2 anbod og Stølsvik AS vart valt. Arbeidet i grunnen starta byggetrinn er forventa ferdig til innflytting rett etter påske. 1. og 2. byggetrinn er ferdigstillt og overtatt. Vi har fått ekstrakostnader grunna lekasje i sløys og ved pipe. I tillegg har vi måtta oppgradere brannvarsling og rømningsvega. Brannvarsling var ikkje utført for gymsal, skulekjøkken og barnehagedelen i skulen. Prosjektet er i rute framdriftsmessig. Det var oppdaga råteskader i konstrusjona og dette er nå utbedra. Sløyser er tatt igjen og med det andre råteskader som har forplanta seg heilt ned i 1.etg.Rest arbeid pågår og vil være avslutta i løpet av oktober dette gjelder fullføring brannvarsling i brakkeriggen/barnehagen og utv asfaltering. Etter at kalkyle var satt opp og løyving gitt rauk varmegjennvinninga i det ein ventilasjonsanlegget og det måtte skiftast. Prognose viser at vi vil komme ut i henhold til budsjett. Det vert lagt fram prosjektrekneskap hausten Holsen skule kr kr kr kr kr kr By 059/13 Årsbudsjett 2014 kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 036/15 Tilleggsløyving juni 2015 kr kr Jrn Vieåsen barnehage - ventilasjon Ansvar: Fredrik Frøiland status Ventilasjonsanlegget har vært på anbod og Caverion var rimligast. Arbeidet er utført og for lengst avslutta. Utført innafor ramma Vieåsen barnehage - ventilasjon kr kr kr Administrativt Bruk av bunde fond kr

21 Jrn Felles lokalisering resepsjon og bibliotek Ansvar: Johan Bengtsson/Fredrik Frøiland Kultur Denne posten gjeld både resepsjon inkludert bibliotek samt oppgradering av utleigelokale. Gjennomføringa av resepsjon og bibliotek er satt på vent for å kunne tilpassast andre endringar under planlegging i Førdehuset, først og fremst ny kulturskule og rehabilitering av symjehall. Prosjektet må òg sjåast i samanheng med oppgradering av utleigerom. Her er mykje av utleigelokala oppgraderte, men sakralrommet står igjen. Innanfor gitt ramme 1252 Felles lokalisering resepsjon og bibliotek kr kr kr BY 075/12 Årsbudsjett 2013 kr kr Prosjektleiar Trond Ueland. Byggeleiar Fredrik Frøiland. Etter ei utgreiing om bruk av eksiterande lokale i Førde til ny kulturskule, har bystyret vedteke at ny kulturskule bli byggast saman med Førdehuset. Det er gjennom eige anbod gjennomført ei utgreiing av naudsynt funksjons- og romprogram. På grunnlag av dette vart det lyst ut nytt anbod om ei endeleg løysing fordelt på forprosjekt (tre alterntive plasseringar), vidare prosjektering, føreby anbod om bygging og sjølve byggprosessen. Arkitektfirmaet Agraf fekk tilbodet. Planlagt ferdigstilling av skulen er ved årsskifte 2018/2019. Jrn Nye lokale til kulturskulen Ansvar: Innanfor budsjett Nye lokale til kulturskulen - forprosjekt kr kr kr Nye lokale til kulturskulen - hovudprosjekt kr kr - kr kr kr kr BY 059/13 Årsbudsjett 2013 kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr kr Jrn Førdehuset - forprosjekt utgreiing og tilstandsrapport Ansvar: Kari Aase I denne planen er mange prosjekt knytt til Førdehuset. Generelt treng eldste delen av bygningen, lokala og tekniske anlegg moderniserast. Det er naudsynt å gjennomføre ei tilstandsanalyse av symjehallen. Det må etablerast ei prosjektgruppe som får ansvar for å samordne og utarbeide framdriftsplan, prioritere ulike tiltak og prosjekt og løyvast midlar til forprosjekt og utgreiing. Mandatet må vere å sjå på nye behov og vurdere korleis desse betre kan tilpassast Førdehuset med ei meir moderne og tilpassa organisering. I samsvar med budsjett Førdehuset - forprosjekt utgreiing og tilstandsrapport kr kr kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 029/16 Økonomiplan 2017 kr kr : Tilstandsanalyse symjeanlegg Jrn Førdehuset - rehabilitering av ventilasjon kjøkkenet Ansvar: Fredrik Frøiland Grunna dårleg inneklima i kjøkkenet, resepsjon og dels kafeområdet på Førdehuset, er det i eiga sak05/16 i formannskapet vedteke å sette inn nytt ventilasjonsanlegget på kjøkkenet på Førdehuset. Ei eiga kartlegging frå Stamina Helse er gjennomført som følgje av ein mogeleg samanheng mellom helseplager og inneklima. Vedtaket går ut på at dette blir gjort innanfor ei kostnadsramme på 1,2 mill kr. Tiltaket vert finansiert ved å omdisponere ubrukte midlar frå prosjekt 1255 heisveggar i Førdehuset - på 0,7 mill kr, nytte midlar frå eige fond på 0,3 mill kr og omdisponere 0,2 mill kr frå prosjekt 1343 ENØK tiltak. Arbeidet er lagt ut på anbod som totalentreprise med forhandlinga og det kom inn 2 anbod. Det har vært gjennomført forhandlinga. Anboda er til evaluering, men begge tilboda hadde høgre anbodssum enn løyving. Tildeling er tenkt å skje denne uka. Grunna meikostnad må økonomiske midla omfordelast og arbeidet kan ikkje starte for dette har skjedd. Tiltaket vil medføre overforbruk Førdehuset - rehabilitering av ventilasjon kjøkkenet kr kr kr FOR 005/16 Omdisponering ubrukte midlar prosjekt 1255 kr FOR 005/16 Midlar frå eige fond kr FOR 005/16 Omdisponering frå prosjekt 1343 ENØK kr kr

22 Jrn Førdehuset - tekking av tak kulturdel, hall 3 Ansvar: Fredrik Frøiland Arbeidet er planlagt lagt ut på anbod våren Det meldte seg 2 interesserte tilbydera, men ingen anbod kom inn. Ved spørsmål frå prosjektleiar kom det fram at det ikkje var kapasitet til å utføre arbeidet før vinteren. Konklusjonen blir da at nytt anbod bør leggast ut rett etter nyttår I samsvar med budsjett 1399 Førdehuset - tekking av tak kulturdel, hall 3 kr kr kr BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr Jrn Førdehuset - renovering etter brann Ansvar: Trond Ueland status Arbeidet er gjennomført sommar/haust 2016, nye badstover,nye toalett, nye handikap toalett, nytt el.anlegg, ny himling over garderobar og dusjanlegg og ny isolasjon rundt resepsjon. Sanert røykskader. Tiltak er ferdig. Ikkje gjort opp med forsikringsselskap Førdehuset - renovering etter brann kr - kr kr ( ) Forsikringsoppgjer kr - Jrn Rehabilitering av stadionbygget Ansvar: Fredrik Frøiland status Taket er lekk og må tettast. Mykje roteskade etter langvarig lekkasjer. Arbeidet er starta opp og vil være gjennomført i løpet av okt.16 Innafor ramma Rehabilitering av stadionbygget kr kr - kr BY 075/13 Årsbudsjett 2013 kr Jrn Undervarme Hafstadparken Ansvar: Trond Ueland status Opphavleg avtale med Desso om undervarme i Hafstadparken er terminert, nytt anbod er lyst ut og det er gjort vedtak om å engasjere Saltex/Unisport til å legge nytt undervarmesystem i berre ei av banene, basert på IR system. Dette vil bli gjort ultimo Det er halde kr 3.5 mill frå opphalvelg avtale samt kr 1,6 mill i garanti, tilsaman kr 5.1 mill kroner 1465 Undervarme Hafstadparken kr - kr kr ( ) kr - Jrn Restarbeid Hafstadparken Ansvar: Trond Ueland status Dette gjeld tiltak som både har med undervarme å gjere (honorar advokatar) og mindre investeringar til drift (plenklipparar mm) i Hafstadparken og vil bli dekt av dei midlane som er disponible i samband med at avtalen om undervarme vart terminert Restarbeid Hafstadparken kr - kr kr ( ) kr - 17

23 Jrn Sentral driftsstyring 2012 Ansvar: Fredrik Frøiland Toppsystem for styring av SD-anlegg. Tekniske anlegg ved femten kommunale bygg er styrt via SD-anlegg. Pr dd er 13 av anlegga knytt til toppsystem via Citrix. Dei to siste anlegga som skal konverterast frå Caverion til Normaticserver (Sunde skule og Ytre Hafstad bh) pågår og er i avslutningsfasen. Vidare skal det etablerast eige elektronisk EOS (energioppfølgingssystem) som sannsynlegvis vil ligge på sida av SD-anlegga. Her vi vi ta utgangspunkt at SD vert organiser ut frå 3 ulike platforma. Men EOS kan vi likevel ta på ein plattform dette da systemet er uavhengig i forhold til SD anlegga i kommunale bygg. Innhenting av tilbod på ulike løysinga er utført og vi ynskjer å gå for ein leverandør.arbeidet med EOS system er i full gang på dei 8 første kommunale bygga. Systemet vart i bruk desember Nye bygg blir påbegynt med EOS sytsem straks dei første er klar. Ansvaret for å følge opp forbruket er lagt til leiande vaktmeister. I samsvar med budsjett. Prognose mindreforbruk kr , Sentral driftsstyring kr kr kr BY 066/11 Årsbudsjett 2012 kr Jrn Andre ENØK-tiltak Ansvar: Fredrik Frøiland Oppgradering av tekniske anlegg i samband med energisparetiltak. SD-anlegg Flatene skule ferdigstilt. Varmepumper kulturskulen og Skrivarløa ferdigstilt, rotor og ny vegg ved Prestebøen 8 er ferdigstilt. Ny ventilasjon i Førdehuset, kulturdel. Skifte av kondensator i aggregatet ved bassenget i Førdehuset. Denne er med på å overføre overskuddsvarme til bassenvatn. Vil gi ein innsparing på kwh pr år. I samsvar med budsjett. Midlar er overført til prosjekt 1256 Førdehuset - oppgradering ventilasjonsanlegg Andre ENØK-tiltak 2014 kr kr kr ( ) 1343 ENØK-tiltak kr kr kr kr kr kr BY 075/12 Årsbudsjett 2013 kr BY 059/13 Årsbudsjett 2014 kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr Adm 2014 Omdisponering - ventilasjon Førdehuset p kr ( ) BY 039/14 Inndekking meirforbruk p 1094 og p 1204 kr (42 663) BY 044/15 Inndekking meirforbruk p 1256 kr ( ) BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr FOR 005/16 Omdisponering til prosjekt 1385 kr ( ) kr Jrn Kommunale bygg Ansvar: Kari Aase Radontiltak Flatene skule er dekka her på kr ,-. Det er skifta vindauge i Vieåsen barnehage på kr ,-. Er montert tilluftsvifte på kjøkkenet på Førdehuset (tiltak i sommer. Vil komme nytt anlegg). Rest kr ,- må dekke inn overforbruket (kr ,-) på prosjekt Universell utforming. Vil då være ein rest att på ca kr ,- til utskifting av gamle vindauge på kommunale Innafor budsjett 1094 Kommunale bygg kr kr kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr kr Jrn Betre universell tilrettelegging skule/bh/førdehuset Ansvar: Kari Aase Er brukt 1,3 mill på Førde barneskule og ,- på Karstad skule til universell tilrettelegging. Det står att ein rest på ca ,- som ikkje er fakturert for Førde bsk. Det er heller ikkje komt noko faktura frå Stølsvik for Karstad skule. Det er utført asfaltering og universell tilrettelegging utvendig ved Førde bsk på kr ,-. Det er kjøpt inn ein stolheis til bassenget i Førdehuset på kr ,-. Det vil bli totalt ein overskridelse på ca ,-. Desse pengane må tas frå prosjekt 1094 Kommunale bygg. Jfr. merknader 1397 Betre universell tilrettelegging skule/bh/førdehuset kr kr kr ( ) BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr

24 Jrn Bustadar til flyktningar og vanskelegstilte Ansvar: Ole John Østenstad Kjøp av Angedalsvegen 10 er finansiert av dette prosjektet og nytta til utleige fram til Førdepakken startar sitt arbeid i Angedalsvegen. I samvar med budsjett Bustadar til flykningar kr kr - kr Kjøp av fleire bustadar til vanskelegstilte kr kr - kr kr kr - kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr FO 070/14 Kjøp av Angedalsvegen 10 kr ( ) BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr kr

25 10/1000 Førde rådhus - restkostnad Ansvar: Lise Mari Haugen Det står framleis att noko på møterom/ video. Rådmannen 1323 Førde rådhus-restkostnad kr kr kr BY 037/14 Prosjektrekneskap Førde rådhus - fondsavsetjing kr BY 037/14 Prosjektrekneskap Førde rådhus - ubrukte lånemidlar kr BY 043/15 Ombygging kontorlokale rom 101 Førde rådhus kr ( ) kr /1000 Ombygging kontorlokale rom 101 Førde rådhus Ansvar: Fredrik Frøiland Arbeidet er sluttført. I samsvar med budsjett Ombygging kontorlokale rom 101 Førde rådhus kr kr kr BY 043/15 Ombygging kontorlokale Førde rådhus kr kr Ombygging kontorlokale 3. etg Førde Rådhus Ansvar: Fredrik Frøiland Arbeidet er nesten avslutta. Dette gjelder nye kontor for barnevern i hovudsak. Gjenståane arbeid er tilgangskontroll og 1392 Ombygging kontorlokale 3. etg Førde Rådhus kr kr kr ( ) BY 043/15 Ombygging kontorlokale Førde rådhus kr kr Tilrettelegging i sentrum Ansvar: Ole John Østenstad Det er påløpt kostnad til sentrumstiltak Halbrendsøyra. Ved revidering av investeringsbudsjett i 2015 er det vedteke å nytte tidlegare budsjetterte midlar til gangbru over Jølstra på 3 mill kr til sentrumstiltaksmidlar i Budsjettert løyving til sentrumstiltak i 2015 er forskyvd til Det blir arbeidd med å forlenge gangvegen på nordsida av Jølstra fram til Storehagen bru Tilrettelegging i sentrum kr kr kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 008/15 Revidering av investeringsbudsjett 2015, frå p kr BY 008/15 Revidering av investeringsbudsjett 2015, utsett til 2018 kr ( ) BY 044/15 Inndekking meirforbruk 2014, p kr (20 235) Adm b.e. Overføring INU midlar til p (i des. 2015) kr ( ) kr

26 Festplassen Ansvar: Trond Ueland Det er omsøkt kr 1 mill kroner til frå INU til Festplassen. Det gjeld nedgravde avfallsløysingar, leike/klatreareal, eit nytt straumuttak for betre tilgjenge og auka kapasitet. Det står att å gjennomføre leike/klatrearealet. Dette vil bli avslutta Festplassen kr kr kr Festplassen - nedgravde avfallsløysingar kr kr kr - kr kr kr Adm b.e. INU-midlar kr kr Elvesti langs Jølstra - Storehagen Vest Ansvar: Odd Harry Strømsli Venter på dispensasjonshandsaming frå krav om regulering. Arbeid med datainnsamling er omtrentleg ferdig, og skissefasen vil starte med utgangspunkt i val av konsept som vart fatta tidlegare - urban elvekant. Det er til no brukt om lag kr ,- i prosjektet. Det er også løyvd 1,5 mill kr i INU-midlar til sentrumstiltak som det er føresett skal gå til dette prosjektet. Endeleg budsjett vil ein komme tilbake til når endelege planar ligg føre 1412 Elvesti langs Jølstra - Storehagen Vest kr kr - kr Elveforbygging - Storehagen kr - kr kr (60 063) kr kr kr Adm b.e. Overføring INU midlar til p (i des. 2015) kr BY 065/15 Tertialrapport INU midlar Elvesti kr kr Jrn Hafstad bydel - forskottering grunnerverv Ansvar: Ole John Østenstad Prosjektet vil inngå i prosjektrekneskap Hafstad bydel Hafstad bydel - forskottering grunnerverv kr kr kr kr kr kr BY 008/15 Revidering av investeringsbudsjett 2015 kr kr Jrn Hafstad bydel - motteke anleggsbidrag veg 1 Ansvar: Ole John Østenstad Kostnadar vedrørande veg 1 er utgiftsført og delvis finansiert med motteke anleggsbidrag frå barnehagen og parken. Anleggsbidrag skal setjast av til fond og nyttast til finansiering av veg/bru Hafstad bydel. Fond skal tilførast årlege renteinntekter Hafstad bydel - motteke anleggsbidrag BY 050/13 Utbyggingsavtale Magne Hafstad. Først kjem Hafstadtuna kr BY 050/13 Hafstadparken kr BY 050/13 Barnehagen kr BY 050/13 Areal som ikkje er omfatta av utbyggingsavtale kr Utbetaling anleggsbidrag: Finansiering veg 1 (prosjekt 1283) kr Finansiering Hafstad bydel - ny tilkomst Rema 1000 (prosj 137 kr Anleggsbidrag (Førdepakken) kr kr

27 Jrn Hafstad bydel - barnehage Ansvar: Det vart handsama eiga sak til Bystyret i oktober 2013 om prosjektorganisering og økonomi for Hafstad bydel. Ole John Østenstad/ Bjørnar Karlsen / Lise Mari Haugen 1292 Hafstad bydel - barnehage kr kr kr ,00 kr kr kr ,00 BY 050/13 Prosjektorganisering Hafstad bydel kr kr Jrn Sunnfjord Næringspark - Moskog Ansvar: Ole John Østenstad Førde kommune og Jølster kommune har begge vedteke reguleringsplan for eit større næringsområde på Moskog. Dei to kommunane samarbeider med Førde Tomteselskap AS og SNU om utvikling av området. Førde kommune har inngått avtale med Fylkeskommunen om å overta areal på Moskog. Det skal førast fram vatn og kloakk frå Førde. Det ligg føre ein rapport frå Asplan Viak (forprosjektrapport) om korleis området kan byggast ut, og det vil bli lagt fram sak for politisk handsaming. Det er føresett at utbygginga skal vere sjølvfinansierande. Det er søkt om 55 mill kr i INU-midlar. Førde kommune har fått tilsagn om 7 mill kr for 2014, 8 mill kr for 2015 og 5,3 mill kr for Asplan Viak har fått tildelt kontrakt for planlegging og prosjektering. Reguleringsplanane vil venteleg bli vedtekne i oktober Prosjekt nr Sunngjord Næringspark - Moskog kr kr kr Sunnfjord Næringspark - anbod planlegging og prosj kr kr kr kr kr kr Vedtaksnr: Sakstittel INU-midlar (tilsagn 2014) kr INU-midlar (tilsagn 2015) kr kr Jrn Uteområde Haukedalen kyrkje Ansvar: Arve Hornnes Prosjektet var gjennom ein tett planleggingsfasen før bestemmelse av kva som skulle byggast var klar og godkjent av soknerådet, fylkeskommunen, gravplasskonsulent og biskopen. Omfattar riving av det gamle bårehus/toalettbygg og bygge nytt, utvide parkeringsplassen, ny trappeinnganng til kyrkja med universell utforming for tilkomst til kyrkja, rive og bygge nytt overbygg over inngangspartiet til kyrkjetrappa, lage grusa plass og gangveg inntil kyrkja. Grunneigar er positiv til planen og avtale om grunnavståing er under utarbeiding. Tillegg: Bru over elva til Haukedalen kyrkje viste seg var i så dårleg forfatning at den måtte rivast og byggjast ny. Sikring mot elva, reperasjon av port og risikovurdering mot ras er posta som ikkje var med i budsjettet. Prosjektet er ferdig og kan takast ut av denne rapporten. Prosjektet er i samsvar med revidert budsjettramme Uteområde Haukedalen kyrkje kr kr kr Vedtaksnr: Sakstittel BY 066/11 Årsbudsjett 2012 kr BY 075/12 Årsbudsjett 2013 kr BY 054/14 Årsbudsjett 2015 kr BY 039/14 Inndekking meirkostnad mur Haukedalen kyrkje, p 1109 kr (8 086) BY 069/15 Omprioritering kyrkja sitt inv. busjett kr BY 028/16 Tertialrapport pr kr kr Jrn Enøktiltak - kyrkjene Ansvar: Fredrik Frøiland Det må løyvast meir for at tiltaket skal kunne gjennomførast. Enkelt tiltak slik at sangøving kan gjennomførast er gjennomført I samsvar med budsjett Enøktiltak - kyrkjene kr kr kr Vedtaksnr: Sakstittel BY 069/15 Årsbudsjett 2016 kr kr

28 Jrn Ortofoto kartlegging Ansvar: Odd Harry Strømsli status Bileta er teke hausten 2015, og er operative frå våren Totalkostnad kr dvs ,- utover budsjett. 228/1128/1201 kr kr kr BY 089/06 Årsbudsjett 2007 kr BY 082/07 Årsbudsjett 2008 kr BY 012/11 Inndekking meirforbruk investering p. 338 kr ( ) BY 066/11 Årsbudsjett 2012 kr BY 049/13 Tertialrapport pr , omdisp til 1317 miljøv. bil kr ( ) By 028/16 Tertialrapport pr kr kr

29 Fra: FKT - Forum for Kontroll og Tilsyn [mailto:fkt@fkt.no] Sendt: 14. oktober :17 Til: FKT - Forum for Kontroll og Tilsyn <fkt@fkt.no> Emne: FKT medlemsinformasjon Kjære medlem! Vi er litt usikre på om vi når alle medlemmene våre gjennom våre eposter. Derfor ber jeg om følgende: - Til deg som er KU-leder: Del denne informasjonen med alle medlemmene i kontrollutvalget, er du snill! - Til deg som er sekretariatsleder: Del denne informasjonen med alle ansatte i sekretariatet, er du snill! Styret har nå kommet godt i gang med arbeidet etter valget og sommeren, og vi jobber godt ut fra det mandatet vi fikk av årsmøtet Akkurat nå midt i oktober er det et par ting vi gjerne vil dele med dere: NOU 2016:4 Ny kommunelov - høring FKT sendte inn vedlagte høringsuttalelse til NOU-en. Takk for alle innspillene dere sendte inn, alle er grundig gjennomgått og vurdert, og det meste er tatt med etter styrets behandling. Vi valgte å vektlegge noen punkter mer enn andre, for om mulig å bli mer synlige på disse. Det har kommet inn veldig mange høringsinnspill til departementet, men vi håper og tror at spissingen på våre uttalelser vil bli lagt merke til, siden vi er en viktig aktør på en del av lovens virkeområde og vi har konsentrert våre uttalelser til vårt eget fagfelt. I tråd med det våre medlemmer ga oss innspill om, la vi innledningsvis mye vekt på videreføringen av bestiller- /utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. Det er denne modellen som skal sikre at egenkontrollen blir forankret i det folkevalgte nivået. Det uavhengige kompetente sekretariatet utgjør den operative delen av kontrollutvalget, og er både rådgiver, saksbehandler, utreder og administrator for kontrollutvalgene, i tillegg til å være koordinatoren og bindeleddet mellom kontrollutvalget og henholdsvis administrasjonen og revisjonen. Dermed hjelper sekretariatene kontrollutvalgene med å lage gode bestillinger på: skriftlige og muntlige orienteringer fra administrasjonen forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og andre undersøkelser fra revisjonen utredninger eller undersøkelser fra andre for at kontrollutvalget skal få svar på sine spørsmål knyttet til formålet med kontrollutvalget: på kommunestyrets vegne å sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene forvaltes på en effektiv måte i samsvar med kommunestyrets forutsetninger. Vi har i tillegg gått gjennom andre aktuelle punkter i de mest aktuelle kapitlene i NOU-en og gjort vårt beste for å avgi uttalelser som vi som organisasjon står for. Sekretariatsordning og strategi Styret bruker i tillegg mye tid og energi på det viktige spørsmålet om hvilken sekretariatsordning vi ønsker for fremtidens FKT. Dagens samarbeidsavtale med NKRF løper som kjent ut 2017, og det haster med å få på plass en avgjørelse. Ut fra signaler fra årsmøtet og utfordringer knyttet til bl.a. fremtidig kommunestruktur, har vi valgt å tenke strategi og fremtidig aktivitet før vi lander på fremtidig løsning for sekretariat. Vi må jo vite hvilke oppgaver som skal ligge til sekretariatet og hvilken finansiering som skal ligge til grunn, før vi avgjør behovet for størrelse, kompetanse og eventuell kopling til andre organisasjoner eller sekretariater. På grunn av naturlige habilitetsutfordringer i dagens sekretariat knyttet til slike vurderinger, har vi leid inn prosesshjelp og sekretariatsfunksjon for denne viktige oppgaven. Vi takker for deres velvillige innstilling til å bidra gjennom intervjuundersøkelsen vi gjennomførte blant enkeltmedlemmer av ulike kategorier i vår! Ting tar litt tid når vi alle til daglig er travelt opptatt i ordinær jobb. Vi

30 bruker også litt tid på å sikre gode prosesser i styret, som faktisk er så «ungt» at ingen av oss har vært med lenger enn siden våren 2015! Men vi kommer stadig nærmere en løsning! I starten av november kjører vi et styreseminar med dette som hovedoppgave. Vi vil informere dere som best vi kan i prosessen videre, både via epost og gjennom våre treffpunkter som sekretariatskonferansen i mars 2017 og endelig årsmøtet 2017 i Tromsø i juni 2017! For oppdatering ellers følger også protokollen fra siste styremøte vedlagt, og jeg oppfordrer dere alle til å besøke hjemmesiden vår, for nyheter. Med dette ønsker jeg dere alle en fortsatt fin arbeidshøst 2016! Ta gjerne kontakt dersom dere lurer på noe! Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder Mobil: benedikte.vonen@temark.no Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo E-post: fkt@fkt.no Tlf.: FKT - En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat

31 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat. Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 30. september 2016 HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV Forum for kontroll og tilsyn (FKT) viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av Vi har gjennomført en intern høring blant våre medlemmer, og styret avgir følgende uttalelse, med hovedfokus på områdene kontroll, tilsyn og revisjon i NOU 2016: 4 Ny kommunelov: Innledende merknader I kommuneloven ble bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon rendyrket fra I utredningen mangler en beskrivelse av de ulike rollene for kontrollutvalget som bestillere, deres sekretariat som uavhengig operativt ledd og rådgiver for kontrollutvalgene i deres arbeid, og revisjonen som leverandør av revisjon og andre undersøkelser til kontrollutvalget etter deres bestilling. Utredningen undergraver på mange måter bestiller-/utførermodellen, fordi revisjonsselskapene gis vesentlig innflytelse over kommunenes egenkontroll. Dette mener vi svekker den folkevalgte styringen, med redusert tillit til den kommunale egenkontrollen som resultat. Dette mener vi står i direkte motsetning til intensjonen med den helhetlige gjennomgangen av kommuneloven, som skulle være å styrke det kommunale selvstyret. FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-/utførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg. Kapittel 12 Valgbarhet. Ombudsplikt og suspensjon mv Valgbarhet Lovutvalget foreslår i 7-3 at lederen av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen eller fylkeskommunen bør utelukkes fra valg til organer nevnt i 7-2, uten at dette er nærmere utredet. Det er i praksis også andre enn leder som er sekretær for kontrollutvalget, og da kan det bli problematisk også om ansatte i sekretariatet er valgbare. Av lovforslaget 23-7 fremkommer at sekretariatsfunksjonen ikke kan legges til medlemmer av kontrollutvalget, kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Vi finner likevel at spørsmålet om hvilke regler som burde gjelde ansatte i sekretariatet generelt burde ha vært utredet. Kanskje burde det i forskrift også komme et krav om dokumentasjon av sekretærs uavhengighet, tilsvarende som kravet for Sekretariat: FKT Postboks 1417 Vika 0115 Oslo fkt@fkt.no Telefon Bank: Org. nr

32 revisor i revisjonsforskriften 15. Vi stiller oss gjerne til rådighet for å drøfte dette i det senere arbeidet med forskrifter til kommuneloven. FKT vil påpeke at det mangler samsvar mellom 7-3 og 23-1 med hensyn til hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalget (punktene f-h mangler i 7-3). Vi slutter oss til det som fremgår av 23-1 og antar at det er det korrekte. Vi viser også til kommentarene knyttet til kapittel FKT mener at utvalget i større grad burde ha drøftet om ansatte i sekretariatet til kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg er valgbare etter 7-3. Kapittel 23 Kontroll og tilsyn med kommunene 23.1 Innledning I innledningen sies det at kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke har med en beskrivelse av kontrollutvalgets sekretariat, noe som er et helt nødvendig bakteppe for å forstå kontrollutvalgenes arbeid. Lovendringen i 2004 innebar bl.a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og en bestiller- /utførermodell ble tatt i bruk. Dette har ført til at kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye, og de har blitt vitalisert. Revisors rolle endret seg også med innføring av profesjonelt sekretariat. Revisor er etter dette en leverandør som handler på bestilling fra kontrollutvalget. I og med at sekretariatet ikke er beskrevet, kommer heller ikke de ulike rollene til revisor og sekretær frem. Dette er en svakhet ved beskrivelsen. FKT mener at sekretariatets rolle må beskrives som en naturlig del av kontroll- og tilsynsordningene i kommunens egenkontroll Ekstern og intern kontroll I 6. avsnitt står det at det faglige grunnlaget i den delen av egenkontrollen som har folkevalgt ledelse ved kommunestyret og kontrollutvalget, ivaretas av revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets rolle i dette bildet nevnes ikke. Det er sekretariatet som saksbehandler sakene til kontrollutvalget, lager forslag til innstilling/vedtak og gir råd til utvalget i faglige spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Revisjonen er en leverandør og utfører på bestilling fra kontrollutvalget. FKT mener at kontrollutvalgssekretariatet er en viktig del av det faglige grunnlaget for den delen av egenkontrollen i kommunen som har folkevalgt ledelse Egenkontroll I dette avsnittet beskrives at kontrollutvalget trenger bistand til å gjennomføre den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen og at «Til å hjelpe seg har kontrollutvalget en faglig uavhengig revisjon». Sekretariatet er ikke nevnt i denne beskrivelsen, noe som er en svakhet. Den løpende kontrollen består i hovedsak av at sekretariatet på vegne av kontrollutvalget ber om orienteringer og informasjon på ulike felt, legger opp saker til orientering i utvalget, virksomhetsbesøk og bestilling og oppfølging av revisjonsrapporter o.l. Sekretariatet er kontrollutvalgets rådgiver og diskusjonspartner i alle saker som utvalget tar opp. FKT mener at et uavhengig og kompetent kontrollutvalgssekretariat bistår kontrollutvalget faglig med den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne.

33 23.5 Statsforvaltningskontroll og egenkontroll Det er positivt at det foreslås et sterkere koordineringsansvar fra fylkesmannens side for å unngå unødvendig belastning på kommunene. Vi stiller imidlertid spørsmål ved om de foreslåtte virkemidler vil bli sterke nok for faktisk å redusere statlig kontroll. Dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll må skje mellom kontrollutvalg ved sekretariatet og fylkesmannen, ikke revisjonsenheten. Dette er den mest praktiske måten å få til en koordinering på, siden det er kontrollutvalget som vedtar hvilke undersøkelser revisjonen skal gjøre og innretningen på disse. FKT mener at dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll skal skje mellom kontrollutvalget ved sekretariatet og fylkesmannen Viktigste utfordringer Vi støtter forslaget om at kommunen ved kontrollutvalget skal ha en mulighet til bedre kontroll med selskaper som kommunen er deleier i sammen med private aktører. Vi støtter lovforslagets understreking av behovet for å styrke rolleforståelsen i arbeidet med kontroll og tilsyn. FKT støtter forslaget om at kommunens kontroll med virksomhet som foregår i selskaper og andre organer utenfor kommunen bør styrkes. Kapittel 24 Internkontroll FKT støtter utvalgets forslag om å innføre en tydeligere internkontrollbestemmelse i kommuneloven som erstatning for særlovgivningens bestemmelser om internkontroll for kommuneplikter. Kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet Innledning Vi støtter utvalgets forslag om å øke minimumskravet til antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem, ettersom bare tre medlemmer lett blir for sårbart ved forfall/fravær og kan begrense drøftingene i utvalgene. Det kunne samtidig vurderes nærmere om det også burde være en øvre grense for antall medlemmer i kontrollutvalget for å sikre effektivitet og partipolitisk uavhengighet. FKT støtter forslaget om å øke minste antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer Valgbarhetsregler Vi støtter forslaget om å beholde dagens strenge valgbarhetsregler knyttet til folkevalgte og ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget foreslår å endre valgbarhetsreglene for medlemmer som har ledende stilling, styreverv eller er medlem av bedriftsforsamling i et selskap. Vi støtter forslaget, men vi savner en nærmere vurdering av valgbarheten til kontrollutvalget for eierrepresentanter. Også her kan det oppstå uheldige inhabilitetssituasjoner. Se også kommentarene til kapittel FKT støtter forslaget om at ansatte fortsatt skal være utelukket for valg til kontrollutvalget. Vi støtter også forslaget om strengere valgbarhetskrav knyttet til personer med ledende stillinger og verv i styre og bedriftsforsamling i selskaper som kommunen/fylkeskommunen har eierinteresser i. I tillegg ønsker vi at dette skal gjelde også for eierrepresentanter i slike selskaper (representantskap, generalforsamling mv.).

34 25.2 Høring i regi av kontrollutvalget Utvalget presiserer i andre avsnitt s. 319 at begrepet «hos kommunen» skal forstås slik at det gjelder kun administrasjonen. Vi mener at dette ikke er i tråd med gjeldende rett i dag. I Vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 fremgår det av kommentarene til 4 punkt 3 at Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Begrensningen knyttet til «kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke» er tidligere tolket som at kontrollutvalgets tilsyn også omfatter det politiske nivået, så nær som kommunestyret/fylkestinget. Dette mener vi burde ha vært nærmere drøftet i utredningen. FKT mener at siden det kun er kommunestyret/fylkestinget selv som ikke er omfattet av kontrollutvalgets tilsynsansvar, skal også folkevalgte ha plikt til å møte og forklare seg i høringer Kontrollutvalgssekretariatet Utvalget legger til grunn at «et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg». Vi anser dette som vesentlig, men synes ikke det gjenspeiles i utredningen. Sekretariat for kontrollutvalg ble lovpålagt i Kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye fra den tiden revisor var sekretær for utvalget. Utvalgene behandler flere saker og har blitt mer synlige og aktive med egne uavhengige og kompetente sekretariater enn under ordningen med revisor som sekretær. FKT mener at sekretariatsfunksjonen og betydningen av et faglig kompetent og velfungerende sekretariat må beskrives tydeligere i lovproposisjonen Hvem som kan være sekretariat for kontrollutvalget Vi støtter flertallets syn om at revisor ikke kan være sekretær for kontrollutvalget. Det ville være en svært uheldig rolleblanding dersom revisor skal legge frem resultatene av eget arbeid for kontrollutvalgene. I tillegg strider dette mot bestemmelsene om kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Som lovutvalget peker på, er det viktig at sekretariatet er uavhengig av kommunens administrasjon. Vi mener at det er uheldig dersom denne grunntanken omgås gjennom at kommuner inngår en bytteordning der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune. Vi viser i denne forbindelse til Forum for kontroll og tilsyn sin uttalelse til KMD datert der det ble gitt følgende anbefaling: 1. Primært at slike bytteordninger blir erklært ulovlige og at de må opphøre snarest. 2. Sekundært at slike bytteordninger er meget uheldige og at de bør opphøre snarest. I dag er det også noen revisjonsselskaper som er sekretariat for kontrollutvalg der de selv ikke er revisor. Dette er etter vår mening uheldig, og det er lett å trekke parallellen til at lovutvalget mener at sekretariatet ikke kan utføre revisjonsoppgaver. Det bør også gå motsatt vei. Særlig uheldig blir en slik rolleblanding i kommuner som har konkurranseutsatt revisjonen sin. I forbindelse med nye runder på konkurranseutsetting av revisjonstjenestene, vil revisjonsselskapet som utfører sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget, få fullt innsyn i konkurrentene sine tilbud. Vi mener altså at revisjonsselskaper ikke bør kunne være sekretariat for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner.

35 Vi viser også til forslaget under kapittel 12.2 om at det kan være aktuelt å innføre dokumentasjon av uavhengighet for sekretær for kontrollutvalg. FKT mener at sekretariatets uavhengighet må vektlegges sterkere gjennom at bytteordninger der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune ikke er lovlig. I tillegg mener vi at revisjonsenheter ikke skal kunne utøve sekretariatsfunksjonen i kommuner, selv om de ikke utfører revisjonsoppgavene i den aktuelle kommunen Sekretariatets oppgaver I utredningen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som møtesekretærorganet ellers i det kommunale system. Dette er en alt for snever fremstilling, sekretariatene har en mye mer omfattende rolle. Lovutvalget synes å være svært opptatt av de få sekretariatene som er små og bemannet med lite kompetanse, uten å ta hensyn til at de aller fleste sekretariatene er bemannet med en svært allsidig og relevant kompetanse, der de aller fleste har ansatte med høyere utdanning. Dersom saksbehandlerkompetanse ikke finnes i enkelte kontrollutvalgssekretariater, bør loven heller sette krav til dette i stedet for å overføre saksbehandleroppgaver til revisor. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil er noe forskjellig, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes rapport Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat fra 2014 som også lovutvalget har vist til): Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal dekke utvalgets behov for faglige ressurser, være utvalgets operative ledd, foreta utredning av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan. Sekretariatet er en selvstendig organisasjon som skal serve kontrollutvalget på samme måte som rådmannens stab server kommunestyret. Vi henviser i denne forbindelse til blant annet 20 i kontrollutvalgsforskriften og koplingen mot kommuneloven Lovutvalget forsøker å trekke en grense mellom revisjonens oppgaver ved forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgaver i dette kapitlet, noe de ikke lykkes med. Vi vil foreslå at den internasjonale definisjonen på revisjon NS-EN ISO 9000:2000 legges til grunn: «Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier for revisjon er oppfylt». Etter vår oppfatning må begrepet «systematisk» i denne sammenhengen bety at man følger bestemte revisjonsstandarder. Enhver vurdering av et faktum eller av om en lov er brutt, kan derfor ikke defineres som en revisjonshandling. Kontrollutvalget bør ha betydelig frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. I 4. avsnitt i kapittel sier lovutvalget: «Etter utvalgets mening har ikke sekretariatet anledning til å innhente informasjon og vurdere det opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor.»

36 Formuleringen definerer revisjon så vidt at begrepet blir meningsløst. Vi er redd for at dette vil føre til at sekretariatene vil tømmes for oppgaver, som heretter skal legges til revisjonen. Vi vil peke på at det finnes tilfeller hvor nettopp slike oppgaver er sekretariatets mandat, som f.eks. ved vurdering av valg av revisjonsordning og konkurranseutsetting av revisjon, eller ved habilitetsvurderinger. Sekretariatet skal også hjelpe utvalget til å skille mellom enkeltsaker som fremstår som rene klagesaker og saker som kan tyde på at administrasjonen gjør systematiske feil, slik at undersøkelser bør bestilles fra revisjonen. Dette krever at sekretariatet foretar en vurdering. I kapittel argumenterer lovutvalget for at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser til utvalget holder faglig kvalitet. Det er etter vår mening meningsløst å vise til gjeldende rett om at sekretariatet skal passe på at saker som skal behandles i kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og samtidig hevde at det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen. Utvalget skriver riktignok at dersom det er åpenbare mangler ved produktene som revisor leverer, må likevel sekretariatet si fra om dette. Vi vil hevde at det ikke er mulig å gjøre en vurdering av «åpenbare mangler» uten å vurdere verken «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, lovanvendelse og vurderinger som fremkommer i revisors rapporter». Det er vanskelig å vurdere om en bestilling er tilfredsstillende besvart uten for eksempel å vurdere metoden som revisjonen har benyttet for å få svar på bestillingen. Vi minner om at det knapt er noen fagmiljø som leser og vurderer flere revisjonsrapporter enn sekretariatene. Vi kan vise til konkrete eksempler der sekretariatet har påpekt feil og mangler i revisors produkter både innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Dette må også ses i lys av påse-ansvaret sekretariatene bistår kontrollutvalgene med. Vi vil også påpeke at det er sekretariatet som skriver innstillingen i disse som i andre saker. Kontrollutvalgssekretariatene bistår kontrollutvalgene i deres vurderinger av hvilke saker de skal ta på seg og hvordan sakene skal søkes løst, f.eks. hvordan informasjon skal innhentes. Det er også sekretariatene som bistår kontrollutvalgene med deres bestillinger av revisjonsoppdrag og andre undersøkelser fra revisjonen eller fra andre, og som bistår kontrollutvalget i vurderingen om revisjonen leverer sine rapporter i tråd med bestilling. Sekretariatet bistår også kontrollutvalget generelt i utøvelsen av deres påse-ansvar overfor revisjonen. FKT mener at lovutvalget har brukt en for vid og vag definisjon av revisjon i sin utredning, og at de går langt i å prøve å hemme sekretariatene i deres ansvars- og oppgaveutøvelse. Sekretariatene må kunne gjøre sine nødvendige vurderinger uten at de dermed foretar revisjon. En mer presis gjennomgående beskrivelse av, grensegang mellom og respekt for rollene til henholdsvis sekretariatene og revisjonen hadde vært på sin plass Kompetansekrav Det argumenteres i utredningen for å innføre kompetansekrav til sekretariatet: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Utvalget konkluderer overraskende nok med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner det med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. Det er svært vanskelig å forstå denne begrunnelsen. Derimot vil vi legge vekt på argumentene som er fremmet for å innføre kompetansekrav, og vi anbefaler at det innføres et krav om solid høyere utdanning i kontrollutvalgssekretariatene, der minst en ansatt bør ha relevant utdanning på mastergradsnivå eller tilsvarende. Det kan med fordel utredes nærmere hva slags spesifikke krav som bør stilles. FKT mener at det skal innføres kompetansekrav for ansatte i kontrollutvalgssekretariat.

37 Størrelsen på sekretariatet Lovutvalget argumenterer for at det ikke bør stilles krav til størrelsen på sekretariatet, da Deloitterapporten ikke har påvist noen sammenheng mellom størrelsen på sekretariatet og kvaliteten på sekretariatets arbeid. Vi mener at det ikke kan legges vekt på dette argumentet, da Deloitte ikke har undersøkt denne problemstillingen i tilstrekkelig grad. Vi ønsker at denne problemstillingen bør utredes nærmere. Vi vil peke på at det er gode argumenter for at sekretariatene bør bli større. Større fagmiljø og bredere kompetansebase vil være et gode, og bidra til å utvikle tjenesten og bistå kontrollutvalget på en god måte. Samtidig vil et større sekretariat være mer robust overfor sykdom og vakanser samt at det vil være lettere å sikre uavhengighet til revisor og rådmann. Videre skriver utvalget at kvalitetskrav vil tvinge mange kommuner over i interkommunalt samarbeid. Vi vil hevde at dette ikke er et reelt argument, all den tid de aller fleste sekretariater allerede er organisert som interkommunale samarbeid. FKT mener at det bør stilles krav til kontrollutvalgssekretariatets størrelse. Kapittel 26 Revisjon Regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar for forenklet etterlevelsesrevisjon Lovutvalget foreslår at etterlevelsesrevisjon skal være en sentral kontrollform i kommunal sektor og at regnskapsrevisor skal ha utvidede oppgaver på økonomiområdet. I utredningen skriver utvalget at dette skal være en forenklet kontroll. Oppgaven slik den er beskrevet i lovforslaget ( 24-9), kan imidlertid være svært omfattende, slik at dette også kan bli et budsjettspørsmål. Men vi mener at de foreslåtte endringene vil kunne gi kontrollutvalget nyttig oversikt over tilstanden på ulike tjenesteområder. FKT støtter i utgangspunktet forslaget om utvidelse av regnskapsrevisors mandat innen forenklet etterlevelsesrevisjon. Vi mener likevel at utredningen i for liten grad konkretiserer hva de legger i dette Andre Spørsmål Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor (nummererte brev) Kommunelovutvalget foreslår at nummererte brev i utgangspunktet skal rettes direkte til kommunedirektøren. Dette innskrenker kontrollutvalgets mandat. Det fremstår som lite hensiktsmessig å gjøre adressering av nummererte brev til en løpende vurdering avhengig av forholdet det rapporteres om. Det kan potensielt føre til svært ulik praksis. Vi støtter ikke dette forslaget. Vi mener at nummererte brev går til den som forestår løpende tilsyn av den kommunale forvaltningen, det vil si kontrollutvalget. Denne ordningen har vi god erfaring med. Sekretariatene konstaterer at revisor har svært ulik praksis når det gjelder nummererte brev. Vi støtter derfor utvalgets forslag om at «revisor årlig må utarbeide en oppsummering av de nummererte brev som er sendt gjennom året». I gjeldende rett har kontrollutvalget et ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev. Dette er ikke tatt inn i lovutvalgets forslag. FKT mener at dagens praksis med at alle nummererte brev rettes til kontrollutvalget må videreføres, og støtter dermed ikke utvalgets forslag til endringer av dette. Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev må også videreføres Forvaltningsrevisjon Vi støtter ikke utvalgets forslag om å fjerne kravet om årlig forvaltningsrevisjon. En kommune er i seg selv en så kompleks organisasjon at vi mener det skal veldig mye til om ikke en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse vil vise at det er behov for forvaltningsrevisjon på årlig basis. Et mer vagt uttrykk

38 kan fort gjøre behovet for forvaltningsrevisjon til et tema ved f.eks. budsjettsalderinger. Dette vil dermed kunne svekke den kommunale egenkontrollen. Vi savner en presisering av kontrollutvalget sin rolle som bestiller av enkeltoppdrag i lovforslaget. Det må være kontrollutvalget som bestiller som skal bestemme hva de ønsker å få undersøkt gjennom en forvaltningsrevisjon, mens revisjonen som utfører bestemmer metode, revisjonskriterier osv. Vi mener at utredningen i for liten grad drøfter hvem som bør ha ansvar for eller utføre overordnet analyse og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Noen kontrollutvalg ber revisor om å gjøre dette arbeidet, andre ber sekretariatet gjøre det. De avveininger som kan gjøres rundt dette, kan få betydning for forståelsen av bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. FKT er ikke enige i utvalgets vurderinger og mener at bestemmelsen om årlig forvaltningsrevisjon må videreføres. Også innen dette feltet mener vi at rolle- og oppgavefordelingen mellom aktørene er for lite beskrevet i utredningen Sertifisering av revisor. Nasjonal kvalitetskontroll Vi støtter utvalgets forslag om en nasjonal ordning for kvalitetskontroll med revisorer i kommunesektoren. Kapittel 27 Kommunenes styring og kontroll med ekstern virksomhet 27.3 Innsynsrett i selskaper og lignende som utfører oppgaver for kommunen Lovendringene som foreslås her vil styrke den politiske kontrollen med ekstern virksomhet innen kommunens ansvarsområder. FKT støtter her utvalgets vurderinger Innledning Lovutvalget mener det eksisterende regelverket for selskapskontroll i kommuneloven i utgangpunktet fungerer etter hensikten sin, og ser derfor ikke at det foreligger behov for store endringer i regelverket. Utvalget foreslår likevel å gjøre eierskapskontroll til en oppgave for revisjonen. Lovutvalget mener at dette forslaget skal føre til en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindre dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid. I definisjonen av revisjonsoppgaver i andre kapitler mener vi at utvalget selv legger opp til større dobbeltrolleproblematikk for revisor gjennom vid og vag definisjon av revisjonsbegrepet. Vi savner derfor en tydeligere begrepsavklaring generelt gjennom utredningen. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at beskrivelsen av eierskapskontroll (uten forvaltningsrevisjon i selskap) som ren revisjonsoppgave er mangelfullt definert i utredningen Eierskapskontroll i praksis Lovutvalget bygger på data hentet fra Rapporten Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (Deloitte 2014). Når vi ser nærmere på denne rapporten finner vi at det anslagsvis ble bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Norge i Dette er trolig en dobling siden 2008 (Nordlandsforskning, NFrapport nr. 4/2007). Deloitte har i sin rapport gjennomgått 10 utvalgte selskapskontroller. 5 fra sine utvalgte kommuner og 5 fra databasen til Norges kommunerevisorforbund (NKRF). De 10 utvalgte rapportene har Deloitte delt inn i tre varianter: «Selskapskontroll av eierskapsforvaltningen til kommunen», «forvaltningsrevisjon av et selskap» og «eierskapskontroll av et selskap». I den tredje varianten finner Deloitte at det gjennomgående har vært en utfordring å skille mellom

39 eierskapsforvaltning på den ene side og det at en faktisk går inn og gjør vurderinger av driften i selskapet på den andre siden. Deloitte skriver at «Flere» rapporter innenfor den tredje kategorien har en tilsvarende tilnærming. Vi mener at dette grunnlaget ikke er tilstrekkelig til å begrunne en lovendring. Departementet bør vurdere om det er behov for en grundigere undersøkelse av rolleforståelsen knyttet til gjennomføring av selskapskontroll, før eierskapskontrollen blir gjort til en oppgave kun for revisjonen. Det er etter vår oppfatning viktig at en mulig lovendring er velbegrunnet. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at utredningen i liten grad bygger opp under et eventuelt behov for lovendringen de foreslår Omfang av og plan for selskapskontroll Utvalget foreslår at det skal lages en felles plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgets vurdering er at det er hensiktsmessig å foreta en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Vi er uenig i at dette er hensiktsmessig, fordi disse risiko- og vesentlighetsvurderingene er svært forskjellige. Vi mener det er mer hensiktsmessig å foreta særskilt risiko og vesentlighetsvurderinger av selskapene med sikte på å tydeliggjøre både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. FKT mener at det må utarbeides uavhengige risiko- og vesentlighetsvurderinger for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder

40 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat MØTEPROTOKOLL Møte: Styremøte Tid: 29. september 2016 kl Sted: Oslo NKRFs møterom Deltakere fra styret: Benedikte Muruvik Vonen, Hilde Vatnar Selnes, Dag Robertsen, Synnøve Solbakken, Roald Breistein og Einar Ulla (forlot møtet kl ) Andre som møtte: Bjørn Bråthen (deltok ikke i SS 58/16) fra sekretariatet Innleid konsulent Tom O. Kleppestø, Golder kompetansepartner AS Møteleder: Benedikte Muruvik Vonen Saksliste: Saknr. Sak: SS 53/16 Godkjenning av innkalling og saksliste SS 54/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 23. august 2016 SS 55/16 Sekretariatskonferansen 2017 idedugnad program SS 56/16 Fagkonferansen 2017 idedugnad program SS 57/16 Fagkonferanse og årsmøte 2018 tid og sted SS 58/16 Framtidig sekretariatsordning - strategi SS 59/16 Høring forslag til ny kommunelov SS 60/16 Referatsaker RS 19/16 KOFA-konferansen 10. november 2016 RS 20/16 NKRFs samling for kontrollutvalgssekretærer 2016 SS 61/16 Eventuelt Sekretariat: FKT Postboks 1417 Vika 0115 Oslo fkt@fkt.no Telefon Bank: Org. nr

41 SS 53/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Behandling i møte: Det var ikke merknader til saklista. Vedtak: Innkalling og sakliste ble godkjent. SS 54/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 23. AUGUST 2016 Behandling i møte: Ingen merknader til protokoll fra styremøte 23. august Vedtak: Protokoll fra styremøte 23. august 2016 ble godkjent. SS 55/16 SEKRETARIATSKONFERANSEN 2017 IDEDUGNAD PROGRAM Forslag til vedtak: Styret oppnevner følgende arbeidsgruppe til å utarbeide programmet for Sekretariatskonferansen 2017: NN NN NN Sekretariatet v/bjørn Bråthen Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at den årlige Sekretariatskonferansen i 2017 skal arrangeres på Thon Hotel Opera i Oslo 21. mars. Styret ønsker å holde muligheten åpen for å kunne utvide konferansen til to dager. Sekretariatet undersøker om hotellet er ledig 22., alt. 20. mars (onsdag 22. er reservert inntil videre). Styret drøftet aktuelle temaer og innledere og oppnevnte en arbeidsgruppe, som gis ansvar for planlegging og gjennomføring av konferansen på samme måte som for årets konferanse. Sekretariatet tar initiativ og kaller inn arbeidsgruppa til et telefonmøte for å utarbeide en skisse til program til neste styremøte. Vedtak: Styret oppnevner følgende arbeidsgruppe til å utarbeide programmet for Sekretariatskonferansen 2017: Benedikte Muruvik Vonen Hilde Vatnar Selnes

42 Roald Breistein Einar Ulla Sekretariatet v/bjørn Bråthen SS 56/16 FAGKONFERANSEN 2017 IDEDUGNAD PROGRAM Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at den årlige fagkonferansen og årsmøtet i 2017 skal arrangeres på Scandic Ishavshotel i Tromsø juni. Styret ser for seg at årsmøtet, som tidligere, avholdes på ettermiddagen dag 1, og at det markedsføres som en viktig arena for informasjon om forumets virksomhet og framtidige strategi. Sekretariatet ga en foreløpig orientering om ulike alternativer for det sosiale programmet på konferansens første dag. Styret fremmet diverse synspunkter og spørsmål, som sekretariatet vil arbeide videre med. Med utgangspunkt i bl.a. innspill fra evalueringen av fagkonferansen 2016, drøftet styret aktuelle temaer og innledere. Styret vil invitere lederen for Stortingets kommunalkomite, Helge A. Njåstad, til å åpne konferansen med et innlegg om Stortingets behandling av kommunereform. Alternativt kan det bli aktuelt å invitere enten ordføreren i Tromsø eller fylkesordføreren i Troms til å stå for åpningen av arrangementet. Vedtak: Styret tar informasjonen til orientering og ba sekretariatet arbeide videre med programmet og legge fram en skisse for gjennomføringen det kombinerte fagkonferanse- og årsmøtearrangementet på neste styremøte. SS 57/16 FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2018 TID OG STED Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at fagkonferansen og årsmøtet i partallsår skal arrangeres på Gardermoen. Iht. avtale hadde sekretariatet innhentet tilbud for de aktuelle alternativene. Det viser seg at flere av disse allerede var fullbooket i den første uka i juni, som vanligvis benyttes, men hadde ledig kapasitet en uke tidligere den siste uka i mai (uke 22). Vedtak: Det kombinerte fagkonferanse- og årsmøtearrangement i 2018 legges til Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen, mai.

43 SS 58/16 FRAMTIDIG SEKRETARIATSORDNING - STRATEGI Forslag til vedtak: Det var ikke lagt frem forslag til vedtak. Behandling i møte: Styret ble informert om prosessmøte 28. september 2016 mellom styrets leder og nestleder og konsulent Tom O. Kleppestø. Hovedpunkter fra møtet ble kort presentert for styret. Vedtak: Styreleder og konsulent Tom O. Kleppestø jobber videre med saken. Drøftingsnotat legges frem til styremøte november SS 59/16 HØRING FORSLAG TIL NY KOMMUNELOV Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styrelederen gjennomgikk et utkast til høringsuttalelse, som var sendt styret i forkant av møtet. Styret drøftet og kommenterte de ulike temaene fortløpende i møtet. Vedtak: Styret ga styrelederen fullmakt til å fullføre arbeidet med høringsuttalelsen. En bearbeidet utgave av uttalelsen vil bli sendt resten av styret på en rask høringsrunde før endelig uttalelse sendes departementet. SS 60/16 REFERATSAKER Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen til orientering. Behandling i møte: RS 19/16 KOFA-konferansen 10. november 2016 KOFA avholder sin årlige konferanse i Bergen 10. november 2016 ( FKT har de siste årene vært representert på denne konferansen. Styret ønsker å videreføre denne praksisen, og ba Roald Breistein delta for FKT på konferansen.

44 RS 20/16 NKRFs samling for kontrollutvalgssekretærer 2016 Styrelederen deltok som ordinær deltaker på NKRFs årlige samling for kontrollutvalgssekretærer september 2016 i Tromsø. Vedtak: Styrelederen orienterte kort fra samlingen. Hun fikk styrets tilslutning til at FKT for framtiden bør være representert på disse årlige samlingene. Styret tar informasjonen til orientering. SS 61/16 EVENTUELT Følgende møteplan gjelder for styret fram til årsmøtet 2017: november 2016, Oslo hhv. kl og kl januar 2017, Oslo kl januar 2017, Gardermoen tidspunkt ikke fastsatt 20. mars 2017, Oslo tidspunkt ikke fastsatt 6. juni 2017, Tromsø tidspunkt ikke fastsatt Det kan bli endringer, samt behov for flere møter. 11. oktober 2016 Benedikte Muruvik Vonen styreleder Bjørn Bråthen (for sekretariatet)

45 Førde kommune Arkiv: FE JournalpostID: 16/18464 Sakshandsamar: Haugen, Lise Mari Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 055/16 Formannskapet /16 Bystyret Tertialrapport pr Vedlegg i saka: Tertialrapport pr Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Tertialrapport pr vert teken til vitande. Framlegg til budsjettendringar i drifts- og investeringsbudsjettet for 2016 vert vedteke slik det går fram av saksdokument datert 12. oktober Formannskapet Handsaming: Samrøystes tilråding FORM-055/16 Vedtak: Tertialrapport pr vert teken til vitande. Framlegg til budsjettendringar i drifts- og investeringsbudsjettet for 2016 vert vedteke slik det går fram av saksdokument datert 12. oktober Bystyret Handsaming:

46 Tilrådinga frå formannskapet vart samrøystes vedteke. BY-056/16 Vedtak: Tertialrapport pr vert teken til vitande. Framlegg til budsjettendringar i drifts- og investeringsbudsjettet for 2016 vert vedteke slik det går fram av saksdokument datert 12. oktober Førde, den Ole John Østenstad Rådmann Lise Mari Haugen Ass. rådmann

47 Saksdokument av 12. oktober 2016 Tertialrapport pr Driftsbudsjett Eining Varsla meirutgift 100-Rådmann Årsak/Prognose Tapt arbeidsforteneste politikarar auka kostnad. Budsjettert vakanse på ,- må sjåast mot mindreforbruk ansvar 110 og % prisoppgang på Microsoft lisensar. Valutakurs forklarer størstedelen av prisauken. For 2016 vil tilskotet til dei private barnehagane samla gå med overforbruk på ca 4 mill i høve budsjettet. Størstedelen av den summen kjem av utbetaling som fylgje av etterrekning for 2014 på 2,7 mill. Dette er midlar som eigentleg skulle vore betalt i 2015 men som ikkje er ferdig etterrekna før no. I 2016 har det vore ei omlegging av tilskotet til dei private barnehagane som skulle ført til mindre tilskot blant anna som fylgje av reduksjon i pensjonsprosenten. Men samstundes har staten auka kompensasjonen for investeringskostnadane for dei nyaste barnehagane med ca pr plass. I tillegg skal tilskotet for 2016 reknast på grunnlag av kostnadane i dei kommunale barnehagane i 2014, og dette var eit år med høgare pensjonskostnader for kommunane enn normalt. Summen av dette er at tilskotet til dei private barnehagane for 2016 har eit overforbruk på ca 3 mill, men der 1,7 mill vert dekka inn av avsette budsjettmidlar. Netto meirforbruk vert då ca 1,3 mill. 110-Personal og service Vakanse i stillingar/ sjukmeldingar 140- Fagutvikling og koordinering Skulane Vakanse i to stillingar/ sjukmeldingar Barnevernet har plassert born med store hjelpebehov i andre kommunar. Førde kommune må dekke kostnadane knytt til ekstraressursar i skule og barnehage. Desse utgiftene fører til at vi får mindre til å tildele til skulane i Førde. Presset er stort. 1

48 Saksdokument av 12. oktober Kulturskulen Kulturskulen varslar eit meirforbruk på kr. Det vert sett i verk tiltak. 310-Barnevern Tidlegare meldt meirforbruk på 5 mill basert på 25 fosterheimsplasseringar. I tillegg har no tre ungdommar blitt overført til hybel/eigen bustad og blir rekna som tiltak i eigen heim sjølv om dei framleis har vaksne med i omsorgssystemet. Dette er ein ny måte å gjere det på som vi meiner er rett, men som gjer at kostnadene viser på ein annan budsjettpost (tiltak i heimen). Ingen av desse saken gir refusjon frå Staten, og ei av dei er særleg kostnadskrevjande fordi det blir brukt privat tenesteleverandør. I 2016 har vi hatt fleire statlege tiltak overfor ungdommar med atferdsproblem, noko vi i liten grad har brukt som tiltak tidlegare Ressurshagen Det ligg an til eit overforbruk på omlag kr for Grunnen til dette er manglande stillingsressurs til Rådhuskantina, noko auka husleigeutgifter og optimistisk budsjettering av inntekter. 315-Bu- og miljøtenesta Meirkostnad til støttekontakt, fritid og ferietilbod. Meirkostnad omsorgsløn Praktisk bistand og opplæring press i tenesta knytt til enkeltbrukarar. Ein ny brukar med omfattande hjelpebehov frå Meirkostnad medfører auka tilskot ressurskrevjande brukarar med 1,2 mill kr omtalt under ansvar 900. Netto meirforbruk er derfor 0,5 mill kr Legetenesta og rehabilitering 340- Psykiatritenesta 374-Helsetunet, skjerma eining 375-Helsetunet, langtidseininga Ekstrakostnad interkommunal legevakt pga meirkostnad pensjon og feilrekna fordelingsnøkkel mellom kommunane Nytt 1:1 tiltak frå juni mnd. Prognose på meirforbruk kr ,-. Eininga jobbar for eit rekneskap i balanse Høgt sjukefråvær/ korttidsfråvær medfører ekstra kostnad. Utgifter til reparasjon av tak heisar, innkjøp av nye pasientsenger. 500-Kultur Inntektstap stengd symjehall grunna brann kr ,-. Meirkostnad/ mindre inntekt til arrangement kr ,-. Det vert sett i verk tiltak for å kome i budsjettbalanse. 2

49 Saksdokument av 12. oktober Byggesak og arealforvaltning 620-FDV 670-Teknisk drift 671-VAR God inntening på byggesak, der det er fakturert for større bustadprosjekt Auka straumkostnad/ nettleige. Utvikling avhengig av kulde Meirforbruk 0,6 mil kr på veg, 0,7 mill kr på vintervedlikehald, 0,4 mill kr på park og 0,3 mill kr på brann. Resultatet pr vil avhenge av snø mengda i november/ desember. 900-Finansielle formål Lågare rentekostnad enn budsjettert - anslag 7 mill kr. Oppdatert pensjonskostnad KLP tyder på mindreforbruk. Skatteslaget for 2016 er oppjustert med 3,1 mrd. kroner for kommunane etter revidert nasjonalbudsjett. For Førde kommune utgjer dette ein auke på 9,3 mill kr i frie inntekter i Budsjettert utbytte på totalt 2,88 mill kr er for høgt. Utbytte frå Sunnfjord Energi er 0,88 mill kr i Budsjettutfordring på 2 mill kr. Tilskot til ressurskrevjande tenester er berekna å auke som følgje av meirforbruket i bu- og miljøtenesta SUM 0 Usikkerheit kring avkastning på plasserte midlar pr Tabellen viser meirforbruk og mindreforbruk som i sum balanserer i driftsbudsjettet til Førde kommune i Det er ei betring på 5 mill kr frå tertialrapport pr Meirforbruket i drifta i einingane utgjer 21,6 mill kr. Det er ein auke på 10,0 mill kr frå tertialrapport pr Lågare rentekostnad, pensjonskostnad og auka skatteinntekter «finansierer» meirforbruket. Det er peika på fleire risikoområder i budsjettet for

50 Saksdokument av 12. oktober 2016 Budsjettendring drift Nynorskbyen Ved ein inkurie vart prisen på kroner som Førde kommune fekk frå Kulturdepartementet som Årets Nynorskkommune 2015, saldert i samband med årsoppgjeret for Rådmannen rår til at midlane vert ført attende frå disposisjonsfondet til driftsbudsjettet for 2016 slik at dei blir nytta i samsvar med intensjonen for prisen. Bustadrettleiar etablering av fast stilling Førde kommune deltek i bustadsosialt velferdsprogram i regi av Husbanken. Eit tiltak i 2016 har vore ei prosjektstilling med tittel «Burettleiar». Oppgåver til stillinga har vert å kartleggje eksisterande bebuarar i kommunale bustader, følgje opp bebuarar som er aktuelle for privat leige eller kjøp, ta kontakt med aktuelle private huseigarar, vere med på visning, leie bustadgruppa og koordinere funksjonar mellom ulike einingar. Vi har hatt stor gevinst av prosjektstillinga i Rådmannen ser det som viktig å sikre ansvaret for det bustadsosiale arbeidet vidare og sikre framtidig kompetanse. Rådmannen rår til at det frå vert etablert fast 100 % stilling som bustadrettleiar i Førde kommune. Finansiering av stillinga er tenkt med restmidlar frå prosjektet, flyktningetilskot, vakanse i stillingar og i økonomiplanen frå Dette vert konkretisert i budsjett

51 Saksdokument av 12. oktober 2016 Investeringsbudsjett Det vert vist til prosjektstyringsrapport som vert oppdatert kvart kvartal. Rådmannen tilrår følgjande endringar i investeringsbudsjettet: Prosjekt 1002 Eigenkapitalinnskot KLP Etterslep på finansiering dvs. budsjettert løyving i 2016 er nytta til å finansiere kostnad i Eigenkapitalinnskot er ein årleg kostnad. For å unngå udekka ved årsslutt må eigenkapitalinnskot KLP i 2016 finansiert med kr ,-. Det vert tilrådd å finansiere opp prosjektet med bruk av disposisjonsfond , ,-. IKT skule Det er i økonomiplan prioritert 1 mill kr årleg til fornying av IKT utstyr. Dette basert på ein IKT plan som samla syner at det vil krevje 8,5 mill kr over 5 år for å få IKT utstyret og infrastrukturen på eit rimeleg nivå. Tilbakemeldingar på svært dårleg datasituasjonen på Førde ungdomsskule (dårleg nettverk og gamle maskiner gjer pålogging og gjennomføring av nasjonale prøver vanskeleg). Sjølv om løyving ikkje formelt er avklart før ved budsjetthandsaminga i desember 2016, rår rådmannen til at naudsynte tiltak vert starta. Prosjekt 1466 Førdehuset, startpallar symjehall Kostnad for etablering av startpallar i symjehallen. Det er inngått avtale med Fil symjing der klubben betalar alt inkludert forskotering av spelemidlar. Mva-kompensasjon Spelemidlar forskotering av Fil symjing fram til utbetaling Fil symjing , , , ,- Prosjekt 1385 Førdehuset, ombygging ventilasjon kjøkken Grunna dårleg inneklima i kjøkkenet, resepsjon og dels kafe-området på Førdehuset, er det i eiga sak 05/16 i formannskapet vedteke å sette inn nytt ventilasjonsanlegget på kjøkkenet på Førdehuset innanfor ei kostnadsramme på 1,2 mill kr. Tiltaket vart finansiert ved å omdisponere ubrukte midlar frå prosjekt 1255 heisveggar i Førdehuset - på 0,7 mill kr, nytte midlar frå eige fond på 0,3 mill kr og omdisponere 0,2 mill kr frå prosjekt 1343 ENØK tiltak. Arbeidet er lagt

52 Saksdokument av 12. oktober 2016 ut på anbod som totalentreprise med forhandlinga og det kom inn 2 anbod. Anboda er til evaluering, men begge tilboda hadde høgre anbodssum enn løyving. Tildeling er tenkt å skje denne uka. Grunna meirkostnad må økonomiske midlar om fordelast og arbeidet kan ikkje starte for dette har skjedd. Prosjekt 1399 Tekking av tak kulturdel, hall 3 har ei budsjettløyving på 3,5 mill kr. Det viser seg at ved å tilleggsisolere kulturdelen så får vi gjort dette rimelegare enn budsjettløyvinga. Det vert derfor tilrådd om omdisponere kr ,- til prosjekt Prosjekt 1248/1298 Brannhindrande tiltak og personalbase psykiatri Oppdatert prognose etter gjennomført anbodsprosess viser ein stipulert totalkostnad på 6,5 mill kr mot budsjettert 5,3 mill kr. Behov for restfinansiering 1,2 mill kr Det vert tilrådd å nytte ubrukte lånemidlar for å restfinansiere prosjektet VA-prosjekt (Sjølvkost Prosjekt 1143 Elvegården; omlegging hovudkloakk Arbeidet er avslutta, meirforbruket skuldast kostnad med asfaltering Prosj 1238/ 1239 Ledningskart vatn og avløp Oppgradering av leidningskartet vert utført av DISFVA (Driftsassistansen I S & FJ Vatn og Avløp), og var planlagt ferdigstilt innan utgangen av Grunna meirarbeid er forventa ferdigstilling hausten Prosj 1309 Bekkeinntak utbetring Utbetring av bekkeinntak ved ballbane Vieåsen, i samband med at grannelaget får lagt kunstgras på ballbana. Leiing av overvatn til bekkeinntak over bustader i Pernillevegen Prosjekt 1268 Steinen avløpsleidning Grunna mangel på kapasitet på eigen prosjektleiar, som allereie er engasjert i Førdepakken, Fjordvarme, og Sunnfjord Næringspark er rehabilitering av avløpsleidning Steinen utsett til etter

53 Saksdokument av 12. oktober 2016 Finansplasseringar pr. august 2016 Det er i 2016 budsjettert med 70 % plassert i rentefond til ei forventa avkastning på 3 % og 30 % plassert i aksjefond til ei forventa avkastning på 7 %. Dette gjev ei samla avkastning på 4,2 % årleg. Det er budsjettert med ei samla avkastning på 6,028 mill kr i Pr er det ei positiv avkastning på 3,6 mill kr (2,4 %). Sidan er avkastninga auka 0,8 mill kr. 107,2 mill kr (69 %) er plassert i rentepapir til ei avkastning på 3,7 % medan 43,7 mill kr (31 %) er plassert i aksjar til ei avkastning på -0,5 % pr Marknadsutsikter: Det har vert ei positiv utvikling på avkastning rentepapir så langt i Trenden held fram. Aksjemarkedet er skiftande. Eining Tid Forvaltarar Sum forvalta DnB CarnegieFondsforvalt Sum aktivaklassar: Verdiauke totalt mkr hittil i år 2,7 0,7 0,2 3,6 5,4 12,4 Verdiauke totalt % hittil i år 4,5 1,0 0,9 2,4 3,2 7,6 Pr aktivaklasse: Rentepapir % hittil i år 4,4 3,1 3,6 3,7 0,3 5,3 Aksjer % hittil i år 3,4-2,6-2,2-0,5 8,8 10,9 Sum aktivaklassar: Verdi totalt mkr periode 59,0 66,5 25,4 150,9 169,5 164,2 Pr aktivaklasse: Renter % periode 71,8 73,4 63,0 69,4 65,1 54,2 Aksjer % periode 28,2 26,6 37,1 30,6 34,9 45,8 Renter mkr periode 42,4 48,8 16,0 107,2 111,7 91,6 Aksjer m kr periode 16,7 17,7 9,4 43,7 57,8 72,6 7

54 Saksdokument av 12. oktober 2016 Gjeldsforvaltning Låneforvaltarar Lån i Kommunalbanken % Lån i KLP Kommunekreditt % Lån i Husbanken % Husbanken - lån til vidare utlån % % Tabellen ovanfor viser totalt gjeld på 1,410 mrd. kr fordelt på låneforvaltarar pr. august Lånegjelda har auka med 31 mill kr i 2016 og skuldast at det er teke opp nytt lån i samsvar med investeringsbudsjett for 2016 samt auke i Husbanklån. Etter kvart som det vert betalt avdrag utover i 2016 vil gjelda avta til under 1,4 mrd. kr. Type lån Type rente Lån med fastrente Fast 27 % < 50 % Lån med flytande rente P.T. 21 % Lån med flytande rente Nibor 41 % Sum startlån Startlån 10 % 100 % Tabellen ovanfor viser at 27 % er fastrentelån. Gjennomsnittleg fastrente i 2016 utgjer 2,3 % mot budsjettert 3,1 %. Bindingstida på fastrentelåna er frå 1 til 5 år. Gjennomsnittleg rentebinding/ durasjon er 1 år. Lån med flytande rente utgjer 62 %. Gjennomsnittleg flytande lånerente i 2016 utgjer 1,74 % mot budsjettert 2,6 %. Dette forklarar forventa mindreutgift i 2016 på 7 mill kr omtalt i tabell for driftsbudsjett. 8

55 Saksdokument av 12. oktober 2016 Drift Arbeidsmarknaden tal ledige i Førde kommune I September 2016 var det registrert 88 heilt ledige personar i Førde, mot 103 i August. Det utgjer 1,2% av arbeidsstyrken og er 35 mindre enn det var i for på same tid. Heilt ledige i Førde Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des I fylket var i same perioden 1,5 % av arbeidsstyrken ledig, medan landet hadde ei arbeidsløyse på 2,8%. Arbeidsløysa har betra seg den seinare tid både i Førde, fylket og for landet. Arbeidsløyseprosent 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Førde Fylket Landet 9

56 Saksdokument av 12. oktober 2016 NAV Belegg på Førde Helsetun 10

57 Saksdokument av 12. oktober 2016 Tal barn i barnehage og skule Tal barn i kommunale barnehagar i Førde pr Førde familiebarnehage 9 Halbrend 53 Hatlehaugen 40 Holsen 28 Karstad 8 Slåttebakkane 37 Solsida Haugum 40 Solsida Toene 25 Sunde 55 Tusenfryd 51 Vie 82 Vieåsen 53 Ytre Hafstad Tal barn i private barnehagar pr Nærleiken 81 Solvang 51 Prestebakken 47 Viebøen Totalt tal barn i barnehagar i Førde: 779 Tal elevar i skulen i Førde pr Flatene 238 Frøysland 16 Førde barneskule 250 Holsen 26 Karstad 15 Slåtten 410 Sunde 187 Halbrend 403 Førde ungdomsskule Tal elevar ved skulane i Førde kommune:

58 Saksdokument av 12. oktober 2016 Kultur Førdehuset I perioden har Førdehuset vore arena for store arrangement som EM i vektløfting og Førdefestivalen. Kunstgrasbana ved Førdehuset var arena for VG-lista onsdag 27. juli Nøkkeltal Per Per Merknad Besøk Kulturarrangement Besøk offentleg bading Symjehallen blei stengt Besøk Kino Førde Førde bibliotek Utlån pr Medier totalt utlån Utlån-totalt for born Aktive lånarar Totalt aktive lånarar Barn og ungdom 2015 eigen kommune eigen kommune 2015 frå anna kommune 2016 frå anna kommune Andre aktivitetar pr Utstillingar 5 20 Arrangement Arrangement for born 7 14 Biblioteket har høgt aktivitetsnivå med lang opningstid kombinert med arrangement og møteaktivitet. Dette gjer at avdelinga har eit aukande vikarbehov og lite tid til administrative oppgåver. Biblioteket har eit høgt aktivitetsnivå med mange aktive brukarar, og det samla talet på brukarar aukar. Samstundes må vi no arbeide for at trenden med færre aktive lånarar i eigen kommune vert snudd. Eit samla utlån som aukar med over 3000 utlån er vi godt nøgde med så langt i året! Eit utlån som viser at barn og unge i vår region brukar biblioteket og les mykje bøker! Skrivarløa Skrivarløa har ope i skulevekene, og stengt i feriar. I snitt er det 90 ca besøkande på ungdomsklubben barn og unge som dansar kvar veke. 12

59 Saksdokument av 12. oktober 2016 Teknisk Byggesak/ saksbehandlingstid Vi har til utgangen av august gjort 109 vedtak i samsvar med PBL 20-3 (ansvarsrett) og 20-4 (utan ansvarsrett). Av desse vart 12 saker ikkje halde innanfor fristar etter lova. Det er i tillegg fatta 90 vedtak som omhandlar ferdigattest og mellombels bruksløyve. Det er i same periode fatta vedtak av 4 reguleringsplanar, medan 15 andre planar har vore til handsaming i Planutvalet. Det gjeld utlegging og avklaringar i samband med pågåande planprosessar. Elles har det vore 9 dispensasjonssaker til handsaming i Planutvalet i same periode. Det er gjort 21 administrative vedtak om dispensasjon og 3 mindre endringar av plan i perioden. Brann Vi har hatt 86 utrykkingar til no i år. Av desse var 31 unødvendige (automatiske brannalarmar), 19 søk i elv og på land, og 13 trafikkulykker. 3 hus brannar, på Firda Avis, Førdehuset, og Bergum BL. Gatelys/ Fiks gata mi Vi har registrert 37 ulike meldingar (46 i heile 2015) til no i år, om feil på gatelyset. 13

60 Saksdokument av 12. oktober 2016 Personal Handlingsplan i arbeidsgjevarpolitikken I samsvar med handlingsplan i arbeidsgjevarpolitikken, er det fem tiltak som skal gjennomførast i Status på desse er som følgjer: Alle einingar skal ha ei organisasjonskart som viser korleis eininga er organisert Status: Dette vert lagt inn på kvar einskild eining si nettside fortløpande etterkvar som desse nattsidene vert oppdaterte. Etablere eit årshjul som viser kva årlege administrative rutineoppgåver som skal gjennomførast i kommunen, og som samtidig beskriv korleis prosessane rundt desse skal utførast på alle nivå i organisasjonen. Status: Eit utkast er laga som viser av aktiviteten for Denne er sendt einingsleiarar for uttale og vert drøfta med HTV/HVO i møte i oktober. Danne grunnlaget for korleis vi skal bygge dette opp i Etablere ei elektronisk løysing kor deltidstilsette sjølv kan registrere ønskje om auka stilling. Status: Elektronisk skjema er laga og lagt ut på internett. Første registrering skjer 1. oktober Organisere lærlingordninga på ei slik måte at kommunen kan ta imot fleire lærlingar. Status: Arbeidsgruppa har levert sin delrapport. Endeleg rapport vert levert innan 1. oktober. Denne vil vere eit drøftingsgrunnlag for organisering av lærlingeordninga frå Utvikle ein heiltidskultur. Status: Eige arbeidsgruppe er etablert og har m.a. anna kartlagd status i andre kommunar og delteke på eige konferanse om problemstillinga i regi av KS. Generell tilbakemelding er at det er vanskeleg å finne nokon konkrete metode å gjere dette på som gir ønskt resultat. I kommunen vil ein fokusere på ei eining som pilot; eining 2 på sjukeheimen og vurdere forskjellige tiltak her. HMS og IA arbeid Sjukefråværet er i perioden på gjennomsnitt 7,1 %. Tilsvarande periode i 2015 var 7,01 %. Fråveret spenner seg frå 8,63 % i januar månad til 4,53 % i august. Sjukefråveret fordeler seg slik: Langtidsfråvær; 5,01% Korttidsfråvær: 2% Eigenmeldt fråvær: 0,98% Såleis utgjer korttidsfråveret om lag 30 % av alt fråvær mens eigenmeldt fråvær utgjer om lag 50 % av alt korttidsfråvær. Målsetjinga har vore og er å auke bruken av eigenmeldingar. HMS-/IA- handlingsplan i 2016 har hatt spesielt fokus på dei 10 einingane som hadde det høgste fråveret i Bedriftshelsetenesta (BHT) v/stamina har gjennomført samtalar med einingsleiar i desse einingane for å avdekka behov for særskilt oppfølging av tilsette. På 14

61 Saksdokument av 12. oktober 2016 førehand var det laga oversikt over korleis sjukefråveret var, dvs. kven i eininga som har hatt sjukefråvær dei siste to åra og omfanget av dette. På bakgrunn av desse samtalane/kartlegginga vert det i løpet av hausten sett inn tiltak som omfattar opp mot totalt 360 tilsette. Tiltaka omfattar både tiltak retta mot einskilde som arbeidsplassvurdering, rettleiing og rådgjeving samt gruppetiltak som ergonomikartlegging, risikovurdering og undervisning samt kurs i kognitiv metode. Spesielle utfordringar Overtalige Endringar i Arbeidsmiljølova, som gir tilsette som har arbeidd som vikar i 3 år eller som har arbeidd utover sin faste deltidsstilling i 12 mnd, rett til fast tilsetjing, vil gje kommunen ei utfordring framover då vi vil få fleire faste tilsette enn vi har stillingarr. Det er spesielt innan pleiesektoren og i barnehagane vi ser ein auke av desse. Utfordringa er og at auken skjer blant ufaglærte (assistentar), og såleis går på bekostning av fagarbeidarar og høgskulepersonell. Vi må såleis få dette under kontroll og løyse våre vikarbehov på andre måtar. Oppdragstakarar Høgsterett avsa den 23. juni 2016 ein dom som vil avgrense kommunen sitt høve til å nytte oppdragstakarkontraktar. Det vil få konsekvensar for korleis vi skal organisere tenestetilbodet til forskjellige brukarar som i dag har slike avtalar med. Det gjeld spesielt avlastarar, støttekontaktar og besøksheim. Beredskapsarbeid Det er gjennomført årleg møte i kommunen sitt beredskapsråd. Planlegging av hausten si årlege beredskapsøving er starta opp, og tema i år vil vere bruk av naudsamband ved bortfall av straum. I tillegg vil vi sjå på beredskapen i Barnevernet og NAV. Det vert arbeidd kontinuerleg med å oppdatere/ajourføre beredskapsplanverket. Det er gjennomført kurs i «Handtering av vald og truslar i arbeidslivet» Fylkesmannen har varsla tilsyn med kommunal beredskapsplikt den 28. november

62 Saksdokument av 12. oktober 2016 Avvik Tal meldte avvik totalt, pr mnd. og pr meldeområde. Kommunenivå. Fordeling avvik (tal), pr meldeområde til og med 2. tertial Kommunenivå 16

63 Saksdokument av 12. oktober 2016 Fordeling avvik, pr alvorlegheitsgrad, til og med 2. tertial Kommunenivå Iverksetting tiltak for å lukke avvik Fordeling tiltak pr type, pr status og behandlingstid. Kommunenivå 17

64 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 36/16 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Prosjektrekneskap Hafstad bydel - veg og VA-anlegg Vedlegg i saka: KRYS Revisjon: Prosjektrekneskap for inveteringsprosjekt 6187 Hafstad bydel - Revisoruttale, datert Prosjektrekneskap Hafstad bydel, datert Rådmannen sitt saksframlegg: Hafstad bydel - veg og VAanlegg. Prosjektrekneskap, datert Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet viser til revisoruttale frå KRYSS Revisjon datert for investeringsprosjekt Hafstad bydel, og rådmannen si saksutgreiing datert Kontrollutvalet tilrår at prosjektrekneskapen datert for Hafstad bydel vert godkjent slik den ligg føre. Saksutgreiing: Det ligg føre prosjektrekneskap og saksutgreiing frå rådmannen for prosjektet Hafstad bydel veg og VA-anlegg datert Kontrollutvalet skal i saker som gjeld sluttrekneskap for investeringsprosjekt over kr 10 millionar gje uttale til sluttrapporten og prosjektrekneskapen, jamfør Økonomireglement for Førde kommune pkt. 8 Prosjektrekneskap, og rutine for prosjektrekneskap. Revisoruttale frå KRYSS Revisjon datert stadfestar tal-delen i prosjektrekneskapen. Prosjektrekneskapen viser ein totalkostnad på kr Momskompensasjonen utgjer kr Prosjektet er budsjettert med ei råme på kr , og har såleis eit meirforbuk i høve til budsjettet på kr Rådmannen tilrår i sitt saksframlegg at meirforbuket vert finansiert med lån innanfor samla budsjettert låneramme til prosjektet. Bystyret gjer endeleg vedtak om prosjektrekneskapen, og korleis meirforbruket skal dekkast. SEKOM-sekretariat viser til prosjektrekneskap, rådmannen si saksutgreiing og revisoruttale, og vurderer det slik at kontrollutvalet kan godkjenne prosjektrekneskapen slik han ligg føre.

65

66

67

68

69

70

71

72

73 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 37/16 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Prosjektrekneskap: Omsorgsbustader Steinavegen Vedlegg i saka: KRYSS Revisjon: Prosjektrekneskap for investeringsprosjekt 1029 Omsorgsbustader Steinavegen - revisoruttale datert Prosjektrekneskap omsorgsbustader Steinavegen 1029, datert Rådmannen sitt saksframlegg datert : Prosjektrekneskap omsorgsbustader Steinavegen Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet viser til revisoruttale frå KRYSS Revisjon datert for investeringsprosjekt 1029 Omsorgsbustader Steinavegen, og rådmannen si saksutgreiing datert Kontrollutvalet tilrår at prosjektrekneskapen datert for Omsorgsbustader Steinavegen vert godkjent slik den ligg føre. Saksutgreiing: Det ligg føre prosjektrekneskap datert og saksutgreiing frå rådmannen for prosjektet omsorgsbustader Steinavegen datert Kontrollutvalet skal i saker som gjeld sluttrekneskap for investeringsprosjekt over kr 10 millionar gje uttale til sluttrapporten og prosjektrekneskapen, jamfør Økonomireglement for Førde kommune pkt. 8 Prosjektrekneskap, og rutine for prosjektrekneskap. Revisoruttale frå KRYSS Revisjon datert stadfestar tal-delen i prosjektrekneskapen. Prosjektrekneskapen viser ein totalkostnad på kr Momskompensasjonen utgjer kr Prosjektet er budsjettert med ei råme på kr , og har såleis eit meirforbuk i høve til budsjettet på kr Manglande finansiering utgjer kr Rådmannen tilrår i sitt saksframlegg å finansiere meirkostnadane med omdisponering av midlar frå prosjektet Bystyret gjer endeleg vedtak om prosjektrekneskapen, og korleis manglande finansiering skal dekkast.

74 SEKOM-sekretariat viser til prosjektrekneskap, rådmannen si saksutgreiing og revisoruttale, og vurderer det slik at kontrollutvalet kan godkjenne prosjektrekneskapen slik han ligg føre.

75

76

77

78

79 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 38/16 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Forvaltningsrevisjon: Tilpassa opplæring/spesialundervisning - endra tinging Vedlegg i saka: KRYSS Revisjon: Prosjektplan - Tilpassa opplæring/ spesialundervisning, datert Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring/spesialundervisning, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at elevar får tilpassa opplæring/spesialundervisning? Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i samsvar med lov- og regelverk, og vert rutinane følgde? Er det samsvar mellom vedtak om spesialundervisning/tilpassa opplæring og faktisk tilbod. Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i kontrollutvalsmøte 6. desember. Saksutgreiing: Førde kontrollutval gjorde følgjande vedtak i sak 31/16 Forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring/spesialundervisning tinging, møte : Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring/spesialundervisning, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Har kommunen tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/ spesialundervisning? Korleis sikrar kommunen at elevar får tilpassa opplæring/spesialundervisning? Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i samsvar med lov- og regelverk, og vert rutinane følgde? Frist for levering av rapport:

80 KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Førde bystyre vedtok i møte sak BY-051/16, følgjande som første prosjekt i Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Førde kommune : Tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/spesialundervisning. KRYSS Revisjon v/revisjonssjef forvaltning Charles Litsheim har levert prosjektplan versjon I, datert Revisor skriv at første kulepunkt i tinginga ikkje er mogeleg å gjennomføre som ein forvaltningsrevisjon, då dei ikkje kan klare å svare på om praksis i skulane er tidleg nok iverksatt. SEKOM-sekretariat skjønar at revisor ikkje kan gå inn på den faglege vurderinga om kva som er tidleg nok. Vi går ut frå at hovudmålet til bystyret med val av tilpassa opplæring/spesialundervisning som forvaltningsrevisjon, er å få fram om elevar som har slike behov i Førde kommune, får det tilbodet dei har krav på. I denne samanheng må kommunen dokumentere kva dei gjer for å følgje dette opp. Vi vil difor føreslå at kulepunkt 1 i tidlegare tinging vert teke vekk, og vert bytta med eit nytt kulepunkt 3 med følgjande tekst: Er det samsvar mellom vedtak om spesialundervisning/tilpassa opplæring og faktisk tilbod.

81

82

83

84 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 39/16 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status 016/15 Rådmannen informerer om rutinar for eigenkontroll i Førde kommune Vedtak: Kontrollutvalet tek rådmannen sin informasjon om rutinar for eigenkontroll i Førde kommune til vitande. -Få info om oppfølging av eigenkontrollen i løpet av Sak 044/15 Rådmannen informerer om oppfølging av eigenkontroll i Førde kommune, vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen til orientering. Kontrollutvalet vil kalle inn rådmannen for ny informasjon etter at rådmannen har hatt ny gjennomgang med einingsleiarane. Avtalt med rådmannen at ny info vert 6.desember /15 Saker og oppgåver for kontrollutvalet Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Særattestasjonar frå revisor Referat frå møte i prosjektstyringsgruppa Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan

85 047/15 Møteplan 2016 for Førde kontrollutval 24/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Førde kommune /16 Budsjett for Førde kontrollutval Vedtak: Møteplan 2016 for Førde kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar,og møtestart kl : 9. februar 9. mars 12. april 30. mai (flytta frå 1. juni, seinare avlyst) 23. august 15. september (avlyst) 7. oktober (flytta frå 25. oktober) 15. september (ekstra) 6. desember 25. januar deltok kontrollutvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket. Sendt møteplan til ordførar og rådmann, og lagt inn 9. mars i deira møtekalender, då vart overordna analyse handsama. Bestilt møterom for møta i Vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Fokus på psykososialt miljø for barn og unge 2. Vedlikehald av kommunal eigedom 3. Kommunale innkjøp 4. Kontroll med forvaltning av kommunen sin eigarinteresse 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Sendt til Førde kommune/kommunestyret BY-051/16 Vedtok planen med følgjande endra prioritering: 1. Tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/spesialundervisning 2. Fokus på psykososialt miljø for barn og unge 3. Vedlikehald av kommunal eigedom 4. Kommunale innkjøp 5. Kontroll med forvaltning av kommunen sin eigarinteresse Vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på teneste 11051: Sendt til Førde kommune for vidare handsaming 27/16 Eventuelt Utvalet vurderer om dei skal kontakte/få informasjon frå kommunale selskap/einingar. 31/16 Forvaltningsrevisjon: Vedtak: Tilpassa Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon opplæring/spesialundervisning Tilpassa opplæring/spesialundervisning, av KRYSS - tinging Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Har kommunen tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/ spesialundervisning? Korleis sikrar kommunen at elevar får tilpassa opplæring/spesialundervisning?