Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 1 av 8

Transkript

1 Årsrapport for BTV Innkjøp Innledning 1.1 Generelt I 2014 har det pågått en intern prosess i forbindelse med revidering av samarbeidsavtalen mellom Buskerud, Telemark og Vestfold fylkeskommuner. Samarbeidsavtalen ble inngått i 2002, og fremstår i dag som noe utdatert med tanke på den utviklingen som har vært på innkjøpsområdet siden den gang. Arbeidet med revidering av samarbeidsavtalen har tatt for seg fylkeskommunenes ønsker og behov for videre samarbeid, finansiering og tjenesteomfang for BTV Innkjøp. Arbeidet ble ikke sluttført i BTV Innkjøp har for øvrig jobbet med å sikre og utvikle daglig drift. Kjerneområdet i BTV Innkjøp besto i 2014 av en rammeavtaleportefølje på totalt 62 løpende avtaleområder. Prosjektteamet anskaffet totalt 12 rammeavtaler. Heldigvis kunne vi gjennomføre samtlige anskaffelser uten å bli forsinket av rettsprosesser, noe som har gjort at vi i løpet av 2014 kom ajour med samtlige anskaffelsesprosesser. I løpet av året ble det også lagt til rette for bedre tid i forberedelsesfasene, og en god dokumentasjon av denne fasen. BTV Innkjøp jobber kontinuerlig med å planlegge rammeavtaleområder for deltakerne i samarbeidet. I 2014 jobbet vi med å etablere en ny rutine for kartlegging av behov. Det ble gjort som et ledd i arbeidet med å sikre og forankre valg av riktige rammeavtaleområder, og for å skape en strukturert arbeidsprosess. Våre rammeavtaler har videre bestått av 165 underliggende kontrakter som har krevd oppfølging, utvikling og tilrettelegging for e-handel. Det var i lengre perioder i 2014 lav bemanning i kontraktsteamet. Vi jobbet likevel med å kartlegge og planlegge kvalitetsarbeid også her. Blant de utviklingsoppgavene som ble satt på agendaen i 2014 nevnes en gjennomgang av avvikshåndteringen, og av informasjonsflyten mellom BTV Innkjøp og deltakerne i samarbeidet. Tilbakemeldinger fra deltakere i samarbeidet, spesielt dere som var til stede på kommunesamlingen den 5. november 2014, gjorde at på slutten av året planla forbedring av informasjonen i vår elektroniske kontraktforvalter (EKF). Dette arbeidet vil også pågå videre framover. Det må også nevnes at vi startet en revidering av våre kontraktsmaler, og vi har i 2014 hatt en grundig gjennomgang av standard avtalevilkår og rammeavtale for varer. 1.2 Informasjon Generelt har kommunikasjon og løpende informasjon om anskaffelser og om løpende rammeavtaler vært et viktig satsningsområde i Vi har i den forbindelse lagt vekt på å sende ut månedlige nyhetsbrev ved månedsskifte. Dette har blitt gjort punktlig hele året. Vi har startet en gjennomgang og modernisering av våre nettsider og vi har jobbet med å planlegge å samle informasjon om kommende møter og samlinger i et årshjul. Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 1 av 8

2 1.3 Støtte BTV Innkjøp har en egen servicedesk som skal sørge for at alle som ringer oss får svar. Telefonen og vår innkjøpsmail er bemannet alle hverdager fra kl til Vaktordningen går på rundgang mellom de ansatte i BTV Innkjøp. I 2014 mottok vi 639 oppringninger på telefon ( ) og 738 eposter til innkjop@bfk.no. I tillegg til dette kommer det mange henvendelser rett til direktenummer og personlig epost. Det legges ned et betydelig arbeid med å informere og besvare spørsmål. 1.4 Ressursinnsats BTV Innkjøp hadde ved utgangen av året 7 mot normalt 9 årsverk. I tillegg var det 3 ansatte ved innkjøpsbordet til Buskerud fylkeskommune og 1 ansatt på helpdesk e-handel som sorterer faglig under BTV Innkjøp. Regnskapet for 2014 ble som følger: Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 2 av 8

3 2. Konkurransegjennomføring 2.1 Markedskonferanser Før kunngjøring av hver enkelt konkurranse på rammeavtaler gjennomfører BTV Innkjøp en kunngjort markedskonferanse, så også i Målet med konferansene er å få en viss oversikt over konkurransesituasjonen og å oppnå dialog med leverandører om ulike muligheter for behovsdekning, utviklingen i markedet etc. Dialogen føres direkte i konferansen, og det gis i tillegg en frist til å inngi ytterligere kommentarer etter markedskonferansen. BTV Innkjøp får meget gode tilbakemeldinger fra deltakende leverandører på dette. 2.2 Gjennomførte konkurranser Advokattjenester Rammeavtale ble signert med Gille advokater DA 3. februar Dette er en avtale for BTV Innkjøp, som f.eks. skal sikre oss juridisk bistand ved begjæring om midlertidig forføyning for å stanse kontraktsinngåelse Mobiltelefoner og tilleggsutstyr Apro Tele og Data AS fortsatte som rammeavtaleleverandør på dette området med avtalestart 10. april Rammeavtalen løper i 2 år med opsjon på ytterligere 2 år. Anskaffelsen ble gjennomført med støtte fra en god og engasjert faggruppe med representanter fra hvert fylke. I forbindelse med evalueringen gikk undersøkte faggruppen alle telefoner og alt tilleggsutstyr. Vi mottok 2 klager etter tildelingen, men etter grundige svar på klagene, gikk ingen av tilbyderne videre med sine klager Renholds-, papir-, plast- og storhusholdningsprodukter Rammeavtale med NorEngros gjaldt fra 2. mai Faggruppen bestod av svært engasjerte renholdere, og samtlige tre fylker var godt representert. 330 varer i topprisliste ble i denne konkurransen evaluert ved bruk av oppgitt link med bilde og beskrivelse. En god andel av tilbudte produkter ble også evaluert ved fysiske vareprøver. Rammeavtalen løper i 2 år med opsjon på ytterligere 2 år. Basert på kjøpsstatistikk for tidligere rammeavtale ble verdi for denne avtalen anslått til ca. MNOK 100 for 4 år. Ut fra pristilbudet fra valgte leverandør kan ny avtale føre til en besparelse på opp mot MNOK 32 for 4 år, dersom bestillinger foretas fra topprislisten Kommunale låneopptak Rammeavtale ble inngått med Kommunalbanken, KLP Banken og DnB med avtalestart 1. juli Rammeavtalen gjelder for 1 år med opsjon på forlengelse i ytterligere 3 år, med ett år av gangen Faggruppen bestod av rådgivere fra både kommuner og fylkeskommers økonomiavdelinger. Det ble lagt mye arbeid i å tilrettelegge et godt og oppdatert konkurransegrunnlag Lyskilder Vi fikk inn 3 tilbud i denne konkurransen, hvorav en tilbyder ble avvist pga. forbehold i tilbudet. Det kom inn en klage på denne avvisningen, som ikke ble tatt til følge. Auralight AS vant konkurransen, og fortsatte som vår rammeavtaleleverandør med avtalestart 1. august Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 3 av 8

4 Volum per år før utlysning var MNOK 3,6, men det er gitt betydelige prisreduksjoner på Long Life produkter. Auralight AS tilbød også kostnadsfri og uforpliktende befaring og gjennomgang av lysanlegget i deltagernes bygg. Videre tilbød Auralight AS gruppeutskiftning av lyskilder, og gir komplett tilbud på dette etter befaring av prosjektet Utstyr til gymsaler, idretts- og svømmehaller Vi fikk inn 5 tilbud, hvorav en tilbyder ble avvist pga. forbehold ved tilbudet. Klubben AS ble valgt som leverandør, og startdato for avtalen var 10. august Utlyst volum per år var MNOK 5. Faggruppen bestod blant annet av to lærere på toppidrettslinjen på Kongsberg og Hønefoss VGS, som var spesielt engasjerte og stilte gymsalen på Kongsberg VGS til disposisjon for evaluering av vareprøver. Det var en svært omfattende evalueringsprosess. Vi vurderte kvaliteten på samtlige 350 tilbudte produkter i topprislisten. Rundt halvparten av varetypene ble testet fysisk ved vareprøver. Testing av varer ble foretatt over hele 3 hele dager på Kongsberg vgs., hvor en klasse fra toppidrettslinjen også var med en av dagene. Elevene testet produktene innen egen idrett, som boksehanske, håndballer, svømmeføtter og svømmebriller osv. Det ble blant annet lagt vekt på produktenes holdbarhet, styrke, egnethet, slitestyrke, brukervennlighet, funksjonalitet etc Bøker og medier til skole Det ble inngått kontrakt med BS Undervisning AS med virkning fra 4. oktober Rammeavtalen gjelder for 2 år med opsjon på forlengelse i inntil 2 nye år. Faggruppen bestod av representanter fra skolesektoren i både kommuner og fylkeskommuner Rørleggertjenester Det ble jobbet med denne anskaffelsen gjennom store deler av Avtaler for de ulike sonene ble inngått med virkning fra 1. november Rammeavtalen ble inngått for 2 år med opsjon på forlengelse i inntil 2 nye år. Faggruppen var sammensatt av representanter fra en fylkeskommune (Buskerud) og fra kommunene. Fordelt på 8 geografiske soner ble det valgt 7 leverandører: Caverion Norge as, Imtech rør as, Oskar Johansen as, Hallingdal varme & sanitær as, Hemsedal VVS as, Konnerud rør og Lier rørleggerforretning. 2.3 Anskaffelser gjennomført for fylkeskommunene TT-kort - administrasjon av ordning Rammeavtale ble inngått med Rogaland Taxi AS 1. april Dette er en avtale for fylkeskommunene Buskerud, Vestfold og Telemark. Faggruppen bestod av representanter fra areal-/transport-avdelingene i de 3 fylkene. Avtalen administreres av fylkeskommunene på vegne av brukere i alle kommunene. Tjenesten består av betalingshåndtering/administrasjon av kort- og dataløsning for transport. Rammeavtalen løper i 2 år med opsjon på ytterligere 2 år Bedriftshelsetjenester Bedriftshelsetjenester for Buskerud, Telemark og Vestfold fylkeskommuner ble anskaffet gjennom3 separate konkurranser, som resulterte i 3 avtaler med 2 firma. Leverandørene Synergi Helse AS og Bedriftshelsen AS ble valgt med oppstart 1. januar Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 4 av 8

5 2.3.3 Dentalt forbruksmateriell Rammeavtale med Unident AS trådte i kraft 22. april Rammeavtalen løper i 2 år med opsjon på ytterligere 2 år. Faggruppen besto av fylkestannlegene. Konkurransen var krevende, da deler av bransjen ikke aksepterte våre fraktbetingelser. Konkurransen ble til slutt, (etter avlyst konkurranse uten tilbud) gjennomført som en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring, jf. foa b). Vi inviterte Dental Sør AS, Norsk Dentaldepot AS, LIC Scadenta, Unident AS og Jacobsen Dental AS til forhandlinger. Unident AS var eneste tilbyder som stilte i forhandlinger. Forhandlingene ble gjennomført på en god måte, og Unident ble etter dette valgt som leverandør. Verdien av denne avtalen er ca. MNOK 45 for 4 år. Anslått besparelse basert på innleverte priser er MNOK 6 for 4 år Tannlegeuniter, -stoler, autoklaver og røntgenapparater Dental Sør AS ble valgt som leverandør på dette området med avtalestart 1. mars Rammeavtalen løper i 2 år med opsjon på ytterligere 2 år. Faggruppen besto av fylkestannlegene. Konkurransen hadde 2 godt kvalifiserte tilbydere. Evalueringsarbeidet var ryddig og valg av leverandør skjedde uten klager/innsigelser. 2.4 Anskaffelser gjennomført for andre instanser (betalingsoppdrag) Fylkesmannen i Telemark, kantinedrift Fylkesmannen i Telemark, renholdstjenester Nedre Telemark Tingrett og Agder lagmannsrett, renholdstjenester Vest-Telemarkskommunene, bredbåndstjenester (mislykket konkurranse med kun 1 tilbyder, ble avlyst) Vigo IKS, statistikk/analyseverktøy Legevakta i Drammen, renholdstjenester 3. Kontraktsforvaltning Kontraktsteamet i BTV Innkjøp har som kjerneansvar å følge opp rammeavtaler. Oppfølgingen omfatter alt av oppgaver fra implementering av nye avtaler til utfasing av utgående avtaler, herunder løpende kontakt med leverandører og deltakere på rammeavtalene når det gjelder bruk og endring av avtalene, avvikshåndtering, prolongeringer etc. Tilbakemeldinger om feil og avvik fra deltagere blir systematisk loggført og tjener som dokumentasjon og grunnlag før oppfølgingsmøter med leverandører. På denne måten sikrer vi en kontinuerlig forbedringsprosess i avtaleperioden. I 2014 mottok vi 157 avviksmeldinger via vårt webskjema ( Vi tok også hånd om mange avvik som ble sendt direkte til kontraktsansvarlig. Gjennom kontraktsperioden hentes det inn statistikk som analyseres for å få oversikt over bruk av rammeavtalen, og eventuelt framtidig behov for angjeldende rammeavtaleområde. En stor del av oppfølgingen av rammeavtaler er håndtering av prisendringer, som til enhver tid skal være i henhold til kontrakten. Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 5 av 8

6 Kontraktsteamet er ansvarlig for oppdatering av rammeavtaleoversikten (EKF), som skal gi oversiktlig bestillings- og kontaktinformasjon og eventuelle nyheter innen hvert avtaleområde. Kontraktsteamet har i 2014 fulgt opp 165 rammeavtaler fordelt på 62 rammeavtaleområder, med en samlet årlig verdi av 625 MNOK. Kontraktsteamet sikret oppfølging og godkjenning av 29 e-handelskataloger i Forbedring av disse kataloger er et kontinuerlig arbeid som foregår i tett samarbeid med e-handelsteamet. I mai 2014 gjennomførte kontraktsteamet flere informasjonsmøter hos fylkeskommunale virksomheter. Totalt besøkte vi 14 videregående skoler i alle tre fylker. Ved disse besøkene ble det videreformidlet informasjon om BTV innkjøp generelt, og oppfølgingsarbeid og bruk av rammeavtalene spesielt Kontraktsteamet har vært preget av underbemanning i andre halvparten av Det ble innhentet ekstra kapasitet gjennom lån av Rune Johansen, innkjøpsrådgiver fra Vestfold fylkeskommune. Dette sikret at det viktigste ble fulgt opp, men grunnet underbemanning har enkelte saker blitt liggende. Underbemanning løser seg i første kvartal av E-handel Vi har i løpet av perioden kunnet tilby 29 e-handelskataloger totalt, hvorav noen er forbeholdt fylkeskommunene og andre kun er aktuelle for kommunene. BTV Innkjøp har videreført og styrket sin felles støttefunksjon for e-handel i regionen. Vi har i løpet av 2014 blitt til 25 deltakere. 23 kommuner og 2 fylkeskommuner hadde i 2014 takket ja til støttefunksjonen for e-handel. Støttefunksjonen bidrar når nye deltakere starter opp med e-handel, ved aktivering av nye kataloger, feilsøking og kontakt mot kontraktsteamet og leverandører, med samlinger og nettverk, og koordinator ved felles utfordringer. Vi begynte i slutten av året å kikke på katalogkvalitet, ettersom det er store variasjoner i e-handelskatalogene vi mottar fra de forskjellige leverandørene. Arbeidet med å forbedre kataloger fortsetter i Vi bemanner også en supportfunksjon som er tilgjengelig på e-post og telefon, hvor vi svarer på henvendelser fra brukere og innkjøpskontakter. I 2014 løste vi 1300 saker. Blant hyppigste løste saker ligger passordproblemer på topp, etterfulgt av bestillingshjelp, opprettelse av ny bruker, opprettelse av fritekst-leverandør, generelle avtalespørsmål og forespørsel om å legge til produkter i kataloger. Supporten har også hjulpet til med tilgang til rammeavtaleoversikten (EKF). 4.1 Deltakerne Det ble i 2014 gjennomført 2 e-handelssamlinger, en i mars og en i oktober. Disse samlingene er en god anledning til å snakke om utfordringer og fordeler med e-handel, og hvordan man kan bli bedre. Vi har hatt 19 deltakere på e-handel gjennom hele året. Etter at alle 6 kommunene i Hallingdal kom i gang med e-handel hadde vi 25 deltakere i utgangen av Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 6 av 8

7 Våre deltakere bruker tre forskjellige e-handelssystemer, noe som krever kompetanse på samtlige systemer. Vi har i 2014 innført krav om kontraktsnummer i e-handelskatalogene, for å gjøre halvautomatisk import mulig for Vismabrukere. Visma har i løpet av 2014 begynt å selge et script som henter katalogene ned automatisk, og sender e-post til kontaktpersonen om at det finnes kataloger klare for import. 4.2 Finansiering 2013 var siste år der DIFI finansierte BTV Innkjøps støttefunksjon for e-handel som prosjekt. I 2014 har felles støttefunksjon derfor vært fullfinansiert av deltakerne. Avgiften er fordelt utfra totalomsetning (KOSTRA-tall), slik at de med størst økonomi betaler mest. Vi valgte å sette et maksimalbeløp på avgiften slik at de største kommunene ikke skulle få en avskrekkende høy avgift. 4.3 Omsetning Det har i løpet av 2014 vært foretatt over bestillinger over e-handelsportalen av alle deltakerne samlet. Dette har ført til en omsetning på over 335 millioner kroner. Vi har beholdt målet om at deltakerne skal oppnå 10 % av beregningsgrunnlaget (25 % av totalomsetningen), selv om dette ikke lenger utløser noen støtte fra Difi. I 2014 klarte 4 av BTV-kommunene å nå e-handelsmålet. De 4 kommunene var Røyken, Øvre Eiker, Sauherad og Nedre Eiker Buskerud fylkeskommune I Buskerud fylkeskommune ble det gjort over 3000 e-handelsbestillinger totalt med et samlet beløp på 23,5 millioner kroner, som er en nedgang fra fjorårets 5000 ordre på til sammen 28 millioner kroner Telemark fylkeskommune I Telemark fylkeskommune ble det foretatt 1800 e-handelsbestillinger, for nesten 28 millioner kroner, noe som er en liten nedgang i antall ordre samtidig som totalsummen er en kraftig økning fra Vestfold fylkeskommune Vestfold fylkeskommune tok i bruk e-handel i oktober 2014, og rakk å foreta 19 bestillinger for nesten kroner. 5. Internkontroll BTV Innkjøp har stor fokus på juridisk kvalitetssikring og på riktigbruk av rammeavtalene. BTV har i 2014 blitt ledet av en jurist, som har styrket vår fokus på internkontroll. For å sikre god og effektiv gjennomføring av anbud og konkurranser benytter BTV Innkjøp seg av elektronisk innlevering. Dette sikrer bl.a. likebehandling og etterprøvbarhet. Elektronisk konkurransegjennomføring er også en effektiv kanal for spørsmål og svar da alle har lik tilgang til informasjon. BTV Innkjøps verktøy bedrer prosessen med evalueringen fordi alle leverer på samme format. Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 7 av 8

8 I tillegg til oppstart for revisjon av kontraktsmaler, startet BTV Innkjøp også en prosess i 2014 for videreutvikling og oppdatering av malene i vårt elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy. BTV har laget et eget skjema for innlevering av avvik. Disse videreformidles til kontraktsansvarlig slik at vi aggregerer informasjonen og kan diskuterer dette i møter med leverandørene. Prioriterte eller akutte avvik løses ofte i direkte kontakt med leverandøren. 6. Enkeltanskaffelser (BFK) Innkjøpsbordet ivaretar alle anskaffelser over kr eks. mva. i Buskerud fylkeskommune, og har vært i drift fra april For anskaffelser under kr bistår innkjøperne fylkeskommunen med rådgivning Bemanningssituasjonen 2014 var et år preget av kapasitetsutfordringer. I deler av 2014 opplevde Innkjøpsbordet en stor sakspågang med redusert bemanning, noe som medførte et etterslep på enkelte saker. Situasjonen bel løst ved å leie inn vikar, og ved utgangen av 2014 var etterslepet innhentet og alle saker ajour Besparelser og gjennomførte anskaffelser For 2014 kunne Innkjøpsbordet dokumentere en besparelse på mer enn MNOK 7. Besparelsene ble dokumentert ved å beregne differensen mellom kontraktspris og høyeste pristilbud i hver konkurranse. I tillegg kommer at virksomhetene sparer mye tid på at Innkjøpsbordet gjennomfører anskaffelsene. I 2014 har Innkjøpsbordet gjennomført 51 anbudskonkurranser totalt for Buskerud fylkeskommune, deriblant 13 inventaranskaffelser til nye Hønefoss videregående skole som stod ferdig rett før jul. Innkjøpsbordet mottok 6 krav om innsyn etter tildeling av kontrakter, men ingen klager. Det må også nevnes at Buskerud Kommunerevisjon gjennomførte en forvaltningsrevisjon av anskaffelser foretatt i Buskerud fylkeskommune i 2013 og første halvår i Revisjonen undersøkte 94 anskaffelser over kr Forvaltningsrevisjonsrapporten viser en stor og gledelig utvikling siden forrige forvaltningsrapport om anskaffelser i , dvs. før opprettelsen av innkjøpsbordet. Fylkesrådmannen sluttet seg derfor til konklusjonen i rapporten, som sier at innføringen av en sentral innkjøpsfunksjon har gitt gode resultater mht. forskriftsmessig konkurransegjennomføring og etablering av gode innkjøpsrutiner. Fylkesrådmannen vil i tråd med rapportens anbefalinger arbeide at alle aktuelle anskaffelser går via Innkjøpsbordet. Filnavn: Årsrapport 2014.docx Side 8 av 8