Kvinnherad kommune prosjektstyring ANNE.GURI.KILDAL

Transkript

1 2016 Kvinnherad kommune prosjektstyring ANNE.GURI.KILDAL

2 Innhold Kva er eit prosjekt?... 1 Prosjektkultur... 1 Retningsliner prosjekt... 1 Prosjektorganisering for å oppnå... 2 Rollar og mynde i eit prosjekt... 2 Faste møtepunkt... 2 Viktige steg i eit prosjekt - oversiktsnivå... 2 Viktige steg i eit prosjekt - handlingsnivå... 3 Ressursbruk... 3 Kritiske spørsmål... 3 Rapportering... 3 Suksesskriterie... 4 PROSJEKTPLAN KVINNHERAD KOMMUNE - MAL LIGG I EPHORTE SOM X-NOTAT... 5 Kva er eit prosjekt? Prosjekt er arbeid som kjem i tillegg til dagleg drift i organisasjonen, som inkluderer og krev fokus og ressursar frå tilsette frå fleire fag/tenesteområde. Investeringsprosjekt over kr ,- krev også prosjektorganisering. Prosjektkultur Alle forstår prosjektarbeidsforma og kva den krev av samspel mellom dagleg drift og prosjekt Alle prosjekt har gode og forpliktande planar, både på oversiktsnivå og detaljnivå Planane vert følgde slik at alle veit at avvik vert teke seriøst Prosjektet får nok ressursar frå dagleg drift Faglege beslutningsprosessar vert gjennomført med den kvaliteten og innafor den tidsramma som er avtalt og forplikta Retningsliner prosjekt Alle prosjekt skal ha eit mandat, ein prosjekteigar, ein prosjektleiar og ei styringsgruppe. Styringsgruppa avgjer i samråd med rådmannen og prosjektet må leggjast fram for politisk handsaming. Alle prosjekt skal fylla ut prosjektplan med milepælar. Prosjektplanen elles skal fyllast ut etter kor stort og omfattande prosjektet er. Bruk skjøn. Alle prosjekt skal ha eit saksnr i ephorte. Alle prosjektmandat skal godkjennast i rådmannen eller vedkomande sektorleiar sitt leiarmøte. Slik handsaming vil sikra oversikt over ressursbruk. Større endringar undervegs og

3 avslutning skal også meldast her. Prosjektorganisering for å oppnå Forståing av oppgåva som skal løysast Oversikt over alt arbeidet som skal gjerast Grunnlag for å avsetja og forplikta ressursar Grunnlag for arbeidsfordeling og organisering Grunnlag for oppfølging Rollar og mynde i eit prosjekt Prosjekteigar styringsgruppe Ansvarlege for prosjektet Vedtek mandat, milepælplan og prosjektplan, økonomi Prosjektleiar Sikra framdrift dagleg leiing Planleggja kva, når, korleis? Organisera kven gjer kva når? Motivera, løysa ev konfliktar Rapportera og informera Iverksetja eventuelle korrektive tiltak Ta ansvar for resultat undervegs og til slutt Prosjektmedarbeidar: Tilfører ulik kompetanse, ansvar og eigenskapar i prosjektet Faste møtepunkt Prosjektleiar prosjektdeltakarar: Tema: Kontroll og oversikt på prosjektet og ressurssituasjon Prosjektleiar og styringsgruppe: Godkjenning av rapport, avklaringar på avvik/korrigering undervegs Viktige steg i eit prosjekt - oversiktsnivå Forankring av prosjektet: Prosjektet må gjerast kjent og innarbeidast både hos overordna og blant aktuelle tilsette i organisasjonen Skapa felles plattform for deltakarane arbeid i gruppa Bestemma kva prosjektet skal utretta Beskriva korleis me kan oppnå dette Målstyring på oversiktsnivå

4 Undervegsmål (milepælar) og sluttmål Milepælane skal vera kontrollpunkt og «delleveransar» for prosjektet, sikrar at me held tid og kurs Alle viktige beslutningspunkt er milepælar Milepælane er kontrakt mellom prosjekteigar og prosjekt Lag logisk rekkjefølge Inneheld ikkje detaljar Endringar i milepælar må skje i samråd med prosjekteigar og prosjektleiar Viktige steg i eit prosjekt - handlingsnivå Gjera kjent, snakka om: Kva vil konsekvensen bli av ei vellukka gjennomføring? Kva forbetringar/verknader vil koma i organisasjonen som eit resultat av prosjektet? Konkrete mål/handlingar som fører fram mot målet Identifisera alle aktivitetar som må til for å kvar enkelt milepæl Alle aktivitetar må vera kontrollerbare Lag logisk rekkjefølge, alternativ Identifisera alle personar som blir berørt på eit eller anna vis På kva måte skal dei forskjellige engasjerast? Sjekkpunktliste med avkryssing (nådd/ikkje nådd) Hugs avgrensingar: Kva skal prosjektet IKKJE befatta seg med? Ressursbruk Rekna timar for kvar aktivitet Lag tidsramme (hugs feriar og fridagar, gje også rom for andre aktivitetar) Summer tids- og ressursforbruk (realistisk) Materiell - innkjøp Kritiske spørsmål Kva kan hindra prosjektet? Kva om det skjer? Kva hender då? Korleis kan me møta det? Rapportering Skjer på plandokumentet (tidsbruk, økonomi, kvalitet), sjekk ut: Er milepælane nådd? Er kvaliteten god nok? Korleis ligg prosjektet i høve aktuelle ressursar? Kva er gjort/brukt? Kva gjenstår? (Tid økonomi) Er fristane haldne? Endringar? Konsekvensar?

5 Suksesskriterie Velja rett prosjektleiar Skapa forståing for prosjektet i organisasjonen Utarbeida forpliktande planar Følgja planane ha tiltak for avvik Klare avtalar på ressursbruk, både personell, tid og økonomi Halda seg innafor avtalte rammer på personell, tid og økonomi Klare mål Evaluera undervegs, ha evne og vilje til å omsortera og supplera

6 PROSJEKTPLAN KVINNHERAD KOMMUNE - MAL LIGG I EPHORTE SOM X-NOTAT Prosjekt: IDRETTSHALL HUSNES Godkjent av rådmann dato: Prosjekt nr. :5716 Saksnr. i ephorte: 2016/4475 Bakgrunn for prosjektet: Behov for større hallkapasitet i Husnes område. Politisk bestilling. Prosjekteigar/Oppdragsgjevar: Kvinnherad kommune v/ Rådmannen Styringsgruppe: Formannskapet Prosjektleiar: Prosjektgruppe: Anne Guri Kildal Anne Guri Kildal Jarle Fossheim Linda Øen Knut Bjørgvik Referansepersonar/gruppe: Kvinnherad Idrettsråd IL Trio v/k.prestnes KHK v/m.lillesand Sektor for Helse, Sosial og Omsorg Sektor for Oppvekst og Kultur

7 Rammer/Avgrensingar/Kritiske suksessfaktorar: Rammer Avsett ramme i vedteken økonomiplan er 35 mill. (kr 3 mill i kr 32 mill i 2018) Avgrensningar Prosjektet må få tydleg avklaring på om utarbeida forprosjekt skal vera prinsippgjevande for vidare prosjektering av hallen. Dette gjeld spesielt: Hallen sine funksjonar Plassering på tomt Tilkomst og parkering Skal byggjeprosjektet bære kostnadane med grunnkjøp? Kven har ansvar for grunnkjøp? Kritiske suksessfaktorar Begrensningar i områdeplanen Grunnkjøp Gode rutiner for brukarmedverknad- /Referansegrupper Finansiering Ressursrammer/økonomi: 35 mill Finansiering: Vert utgreiia parallelt i detaljprosjekteringsfase Tekst: Beløp: Eigne Tilskot andre: midlar: Tidsforbruk: Kr. Kr. Kr. Prosjektering+ byggjetid Ca. 2 år

8 Investeringar/Utstyr: Kr. Kr. Kr. Drift: Kr. Kr. Kr. Anna: Kr. Kr. Kr. Effektmål, prosjektet bidrar til: (Verknad av vellukka gjennomføring Forbetringar i 3-5 års perspektiv Presis målgruppe/r Ca. 1-4 Resultatmål, konkret: (Definera mål realiserte i løpet av prosjektperioden Ca. 1-4 Milepælsplan: Ansvar: Milepæl: Ferdig: Godkjenning av prosjektplan Avklare mandat for prosjekt Grunnkjøp

9 Godkjenning av Detaljreguleringsplan Godkjenning av kalkyle og forprosjektrapport Kontrahering Ferdigstilling Handlingar: Ansvar: Oppgåve: Start: Ferdig: AGK Utarbeide Prosjektplan P.GR/AGK Oppstartsmøte prosjektgruppe Fordeling av oppgåver kvalitetssikring av tidlegare forprosjekt RÅD Styringsgr. /Råd P.GR/AGK Grunnkjøp - Finansiering Prosjektmandat Tilkomst- plassering - Funksjonar Utarbeide premissar for detaljreguleringsplan og prosjektering Bestilling (Rammeavtale?) JF Anskaffelse Ny detaljreguleringsplan JF/AGK Oppstartsmøte Detaljreguleringsplan AGK/KB Godkjenning av detaljreguleringsplan AGK/KB Anskaffelse Detlajprosjektering Hall AGK/KB Oppstartsmøte - Detaljprosjektering AGK Innmåling VA april AGK Avklare kapasitet EL forsyning april AGK Prøvegraving april Alternativvurdering tekniske anlegg og energikjelde Utarbeide premissdokumenter og tekniske forutsetningar for bygget Prosjektering og teikning alle fag mai mai mai

10 Presentasjon av løysingar august Eventuell bearbeiding av innspel august etter presentasjon Kalkyle og forprosjektrapport *BP okt Utsending av nabovarsel nov Innsending av rammesøknad nov Utarbeiding konkurransegrunnlag nov Utlysing Doffin des Evaluering og innstilling av tilbod jan 2018 *BP Forhandling og kontrahering jan 2018 Byggjefase +/- 1 år 2018 Overtaking jan 2019 Det takast forbehald om at tidspunkt i handlingsplan vil mest sannsynleg bli korrigert når ein får meir oversikt. Bl.a vil byggjetid kunne ha store variasjonar mtp. metode og materialval. Dette vert behandla meir inngåande i detaljprosjekteringa.