Austevoll kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Austevoll kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Rådhuset i Austevoll Dato: Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Marie Nygard tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Marie Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Joon Raymond Haugland kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/14 PS 2/14 PS 3/14 PS 4/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Orienteringssak om rapportar vedr. rehabilitering 2014/276 av skulebygg Orienteringssak om tilsyn av 2014/269 sentraladministrasjonen i Austevoll kommune frå Arbeidstilsynet PS 5/14 Orienteringssak om responstid på legekontoret 2014/276 PS 6/14 Prosjektplan for evaluering av planar for 2014/263 forvaltningsrevisjon og selskapskontroll PS 7/14 Løypemelding - status for arbeid med 2014/261 forvaltningsrevisjon av "Tenesteanskaffingar" PS 8/14 Årsmelding frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport 2013 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 2014/270 PS 9/14 Møteplan for kontrollutvalet Austevoll /268 PS 10/14 Meldingar RS 1/14 Budsjett 2014 og rekneskap 2013 for KUV 2014/265 RS 2/14 Rekneskap 2013 førebels, finansrapport og 2014/266 rekneskap januar 2014 RS 3/14 Møteprotokoll KUV vedtak KST 2014/260 RS 4/14 Vedtak KST i sak rapport selskapskontroll BRB 2014/262 RS 5/14 Etiske retningslinjer frå andre kommunar - døme til 2014/275 drøfting RS 6/14 FKT fagkonferanse Haugesund invitasjon 2014/259 PS 11/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/267 PS 12/14 Eventuelt

3

4 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 219 Arkivnr: 2014/276-1 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 3/ Orienteringssak om rapportar vedr. rehabilitering av skulebygg Vedtak i Austevoll kommunestyre : 1. Storebø skule vert utbygd trinnvis for å dekke behovet for krinsen. Nordstrandsbygget må takast vekk for å gje plass til skuleutbygginga. Rådmannen får fullmakt å utarbeide anbodsgrunnlag for totalentreprise og leggje det fram for utval for oppvekst og kultur. Det må vera anbod med forhandling og kvalitet / pris må vera med i vektinga. Investeringsramma vert sett i budsjett 2014 etter anbodsopning. 2. Møkster, Trolandshamar og Kolbeinsvik skular vert ikkje lagt ned. 3. Rådmannen vert beden om, i samband med utarbeiding av vedlikehaldsplanen, å utarbeide kostnadskalkyler for nødvendig rehabilitering av Møkster, Trolandshamar og Kolbeinsvik skular, samt Austevoll ungdomsskule, slik at det kan verta sett av midlar i budsjett, økonomiplan og vedlikehaldsplan for å få skulane helseverngodkjente. Vedlikehaldsplanen må vera politisk handsama før budsjett Ein bed om ei vurdering frå ungdomsskulen på eventuelle framtidige plassbehov og vedlikehald. Avisa «Marsteinen» har laga ein avisartikkel med overskrift «Store kostnader med rehabilitering». I artikkelen vert det vist til at administrasjonen ved rådmann vonar at saka skal koma opp for endeleg godkjenning i kommunestyret Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjeve ei orientering til utvalet i møte , og at det vert høve til å stilla spørsmål i saka. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

5 Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg! Avisartikkel frå Marsteinen

6 Marsteinen torsdag 20. februar Store kostnadar med rehabilitering Skulebygga ved Trolandshamar og i Kolbeinsvik har store tekniske manglar, rekna til over 50 millionar kroner berre for å møta offentlege krav. Rapportane vart etterspurde av Høgre, men er ikkje lagt fram for politikarane Særs uheldig handla om dei innkome anboda, Tek til etterretning Rapporten kom inn etter at

7 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 040 Arkivnr: 2014/269-1 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 4/ Orienteringssak om tilsyn av sentraladministrasjonen i Austevoll kommune frå Arbeidstilsynet I kontrollutvalsmøte vart det opplyst at det har vore gjennomført tilsyn frå Arbeidstilsynet i Austevoll kommune. Kontrollutvalet bad då om at rapportar frå tilsynet vert lagt fram på første møte i 2014, og at utvalet får ei orientering om erfaringar etter tilsynet som har vore. Sekretariatet har bede rådmann gje orientering til kontrollutvalet om saka. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg:! Rapport etter tilsyn av sentraladministrasjonen, frå Arbeidstilsynet, datert ! Svar vedk. tilsynsrapport, frå Austevoll kommune, datert ! Tilsvar frå Arbeidstilsynet, med opphevelse av vedtak etter klage, datert Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 219 Arkivnr: 2014/276-3 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 5/ Orienteringssak om responstid på legekontoret På kontrollutvalsmøte vart det teke opp at det har vore problem med lang responstid på legevakt i Austevoll. I møteprotokollen vart det ført:! «Kontrollutvalet drøfta situasjonen med at det har vore problem med responstid på legevakt, etter stengetid på legekontoret. Kontrollutvalet ber om at det vert orientert til kontrollutvalet på neste møte, om rutinar for legevaktordning.» Sekretariatret har bede administrasjonen om å gje slik orientering. Kontrollutvalet bør og få høve til å stilla spørsmål. Spørsmålstilling om kva som er akseptabel responstid, og om det er system for rutinar ved evt. avvik, vil bli stilt. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

21 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/263-1 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 6/ Prosjektplan for evaluering av planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bakgrunn for saka: I protokoll frå kontrollutvalsmøte står det: «Korleis evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll for perioden skal gjennomførast, vart drøfta. Konklusjonen vart at kontrollutvalet vil be KPMG om å legga fram ein enkel prosjektplan for korleis evalueringsarbeidet skal gjennomførast, samt ressursbruk. Deretter vert det lagt opp til prosess i kontrollutvalet, som skal enda med å setja opp prioriteringsliste på prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det vert til slutt laga eit dokument som vert eit tillegg til dei to planane. Tidsperspektiv for arbeidet bør vera fram mot hausten Det vart gjort slikt vedtak: Orient.sak nr. 3 vedr. evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll: 1. Kontrollutvalet vil starta arbeid med evaluering av planane, og ber KPMG til neste møte i utvalet legga fram ein enkel prosjektplan for korleis evalueringsarbeidet skal gjennomførast, samt ressursbruk. 2. Vidare vil kontrollutvalet at det vert lagt opp til prosess i kontrollutvalet, som skal enda med å setja opp prioriteringsliste på prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Til slutt bør det utarbeidast eit dokument som vert eit tillegg til dei to planane. Tidsperspektiv for arbeidet bør vera fram mot hausten KPMG vil legga fram forslag til prosjektplan i møte Planen vil bli gjennomgått, og kontrollutvalet må drøfta planen. Om det kjem innspel til endringar må desse innarbeidast, og kontrollutvalet må godkjenna prosjektplan for dette arbeidet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

22 Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan for arbeid med evaluering av planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (evt. med dei endringar som kjem fram i møtet). Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

23 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/261-1 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 7/ Løypemelding - status for arbeid med forvaltningsrevisjon av "Tenesteanskaffingar" Bakgrunn for saka: I kontrollutvalet sitt møte vart det gjort slik vedtak: «1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av «Tenesteanskaffingar». 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan slik den ligg føre. 2. Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 3. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side i veke 15 i 2014, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd.» Til dette møtet vil det bli gjeve ei orientering med status for arbeidet frå KPMG. Side frå prosjektplanen som viser føremål og spørsmålstillingar ligg ved som vedlegg. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

24

25 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 232 Arkivnr: 2014/270-2 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 8/ Årsmelding frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport 2013 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune. Uttale frå kontrollutvalet. Bakgrunn for saka: Viser til utdrag frå brev av , frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten.! Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

26 Side 2/3 arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Drøfting: Med bakgrunn i desse utsegnene frå skattemyndigheitene vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune lagt fram til drøfting:! Årsrapport for 2013 frå skatteoppkrevjaren i Austevoll kommune, datert ! Kontrollrapport 2013 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune, frå skatteetaten, datert Austevoll kommune kjøper tenester frå Os kommune når det gjeld skatteoppkrevjarfunksjonen. Viser til avsnitt i årsrapporten om ressursar og kompetanse. Den som er formell skatteoppkrevjar pliktar å utføre skatteoppkrevjarfunksjonen etter Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne. Det er likevel kommunen som set rammer for ressursbruk innanfor området skatteoppkrevjing gjennom budsjettvedtak. Skattekontoret har i 2013 gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjarkontroret for områda intern kontroll, skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll. Skatteoppkrevjarkontoret har gjeve tilbakemelding på pålegg og tilrådingar som er gjevne. Når det gjeld utføring av arbeidsgjevarkontrollar står det om dette i årsmeldinga frå skatteoppkrevjar pkt 4.4 om «Vurdering av arbeidsgivarkontrollen»: Dette er inntekter som kommunen vil få sin del av. Utan kontroll ville ikkje denne blitt skattlagt. Dette syner det store behovet vi har for tilstrekkelige ressursar til kontroll både ved eigne kontrollar og kjøp av tenester frå Hordaland kommunale rekneskapskontroll HKRK. Det har til tider vore eit problem å sikre at tilsette får godtgjort forskotstrekk grunna lite ressursar til kontroll. For Austevoll kommune sin del er det kun gjennomført 2 arbeidsgjevarkontrollar i Det er krav om 5 % kontroll som tilseier om lag 14 kontrollar årleg. Utført kontroll i 2013 er såleis berre 0,7 % av tal arbeidsgjevarar. (Det er avklara med skatteoppkrevjar at det er ei feilskriving når det gjeld årstal «Tal gjennomførte kontrollar» skal vera 2013). Problemstillinga med at det er sett av for lite midlar til å gjennomføra dette arbeidet på ein tilfredstillande måte er vorte påpeika av skatteetaten og skatteoppkrevjar også tidlegare år. I «Kontrollrapport 2013 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Austevoll kommune», står det m.a. «Skattoppkrevjaren har i perioden utført svært få arbeidsgjevarkontrollar då berre om lag 11 av 75 kontrollar er utførte. Kommunen har difor over fleire år ikkje oppfylt sine plikter etter skattebetalingslova 5-13 og tilhøyrande retningsliner gitt av Skattedirektoratet. Forsømt kontrollaktivitet over fleire år viser at kommunen til tross for åtvaringar ikkje har lete skatteoppkrevjarfunksjonen ivareta denne oppgåva. Kommunen vil difor bli rapportert til Finansdepartementet og Riksrevisjonen.» Kontrollrapport 2013 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjar utfører oppgåver med intern kontroll, rekneskapsføring, rapportering, avlegging av skatterekneskap og skatte- og avgiftsinnkrevjinga på

27 Side 3/3 ein tilfredstillande måte. Det som ikkje er tilfredstillande er aktiviteten / ressursar til arbeid med arbeidsgjevarkontrollar. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatt Vest konkluderer med at Austevoll kommune totalt sett for 2013, med unnatak av dei påpeikingane som er gjort ovanfor, har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredsstillande måte. Kontrollutvalet bør såleis, med bakgrunn i tilråding frå skatteoppkrevjar og Skatteetaten, peika på at ressursane til kjøp av tenester for å få utført arbeidsgjevarkontrollar bør aukast tilstrekkeleg for å innfri krav som er sett av skatteetaten. Forslag til uttale: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Austevoll kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet ber om at rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar vert auka tilstrekkeleg til å innfri minstekravet som er sett. Kontrollutvalet er uroa over at kommunen vil bli rapportert til Finansdepartementet og Riksrevisjonen. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg:! Årsrapport for 2013 frå skatteoppkrevjaren i Austevoll kommune! Kontrollrapport vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen Austevoll kommune for 2013

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2014/268-2 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 9/ Møteplan for kontrollutvalet Austevoll 2014 Drøfting: Kontrollutvalet må setja opp ein møteplan for å tilpassa saker som evnt. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Sekretariatet legg fram forslag til møteplan for resten av Kontrollutvalet vert herved innvitert til å planlegga utvalsmøter vidare framover. Utkast til møteplan for kontrollutvalet: Noverande møte. Aktuelle saker å ta opp: Rapport etter forvalt.revisjon «Tenesteanskaffingar» - Årsmelding 2013 kontr.utvalet Rekneskap Austevoll kommune og årsmelding for Prosess med evaluering av planar - Forslag til budsjett for KUV Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: Formannskapet Kommunestyret Det er ikkje laga møteplan for formannskap og kommunestyre for hausten, så val av møtedato for kontrollutvalet må tilpassast desse. Difor vert møtedatoane sett opp med atterhald om endring. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

47 Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2014: Dato: Merknad: Under avvikling Forvaltningsrevisjonsrapport. Årsmelding for KUV Rekneskap og årsmelding for kommmunen Evaluering planar Budsjettframlegg Møtedatoar for kontrollutvalet sine møter i 2014 vert å legga inn i møteplan for kommunen. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70 Austevoll kommune Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet 5020 BERGEN Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 13/107-14/1/ANF FE Melding om vedtak Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet 26. november 2013 Austevoll kommunestyre handsama ovannemnde sak i møte den , sak 123/13. Kommunestyret gjorde følgjande vedtak: Austevoll kommunestyre tek møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet til orientering. Med helsing Renate Møgster Klepsvik Ordførar Postadresse Telefon Telefaks Bankgiro E post: postmottak@austevoll.kommune.no 5392 Storebø Foretaksreg. NO MVA

71 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet v/kari Marie Nygård 5020 BERGEN Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 13/ /3/ANF FE Melding om vedtak Selskapskontroll av Business Region Bergen - revisjonsrapport Austevoll kommunestyre handsama ovannemnde sak i møte den , sak 124/13. Kommunestyret gjorde følgjande vedtak: 1. Austevoll kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen AS, ber kommunestyret selskapet syta for å: a. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret. b. Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane. c. I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen. d. Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. e. Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda. f. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: i. Styrevervregistrering ii. gjennomføre årleg eigenevaluering av styret iii. utarbeide plan for kompetanseutvikling Postadresse Telefon Telefaks Bankgiro E post: postmottak@austevoll.kommune.no 5392 Storebø Foretaksreg. NO MVA

72 Austevoll kommune g. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. h. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar. i. Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 3. Laga ein plan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Til orientering ligg ved saksframlegg. Med helsing Renate Møgster Klepsvik Ordførar Dok.dato Tittel Selskapskontroll av Business Region Bergen - revisjonsrapport Postadresse Telefon Telefaks Bankgiro E post: postmottak@austevoll.kommune.no 5392 Storebø Foretaksreg. NO MVA

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN HAUGESUND 3-4. JUNI 2014 ÅRSMØTE I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN 3. JUNI 2014

88 Dag 1 Tirsdag 3. juni Registrering med mat Åpning av konferansen. Per Rune Vereide, styreleder FKT 10: Velkommen til Haugesund. Ordfører i Haugesund Petter Steen jr Nytt fra Kommunal og moderniseringsdepartementet, forventninger og fremtidstanker. Statssekretær Jardar Jensen, KMD Spørsmål og kommentarer fra salen Pause (Kaffe) Presentasjon og overlevering av veileder om høringer i kontrollutvalgene. Wencke Sissel Olsen og Hans Blø, FKT Lunsj Forvaltningsrevisjon som verktøy i kontrollarbeidet Riksrevisor Per Kristian Foss Spørsmål og kommentarer fra salen Er forvaltningsrevisjonsarbeid interessant utenfor kontrollutvalget? Arnt Heikki Steinbakk, Formannskapet i Stavanger Spørsmål og kommentarer fra salen Samfunnstrygghet og beredskap Haavard Stensvand, Fylkesberedskapssjef i Sogn og Fjordane Spørsmål og kommentarer fra salen ÅRSMØTE I FKT Registrering årsmøtet i FKT med kaffe Årsmøte FKT Sosialt arrangement

89 Dag 2 Onsdag 4. juni Filmfremvisning «Det åpnee landet» Pensjonsproblematikk i kommunene. Bjørn Brox fra Agenda Kaupang (og Kommunal l Rapport) Spørsmål og kommentarer fra salen Pause Kommunelovutvalget, mandat, arbeid og fokus på egenkontroll Leder av kommunelovutvalget, Oddvar Flæte Spørsmål og kommentarer fra salen Lunsj og utsjekk Antikorrupsjon og etikkarbeidd i kommunesektoren Helge Kvamme fra f advokatkontoret Selmer Spørsmål og kommentarer fra salen Skråblikk Arne Jensen, Generalsekretær Norsk redaktørforening Avslutning ved leder i FKT

90 MÅLGRUPPE FOR KONFERANSEN Kontrollutvalgsmedlemmer og ansatte i kontrollutvalgssekretariatene, ordførere, ansatte i Fylkesmannsembetene og andre som er opptatt og interessert i kontroll og tilsynsarbeid i offentlig sektor. PRAKTISK INFORMASJON Konferansehotell: Rica Maritim Hotel, tlf Adresse: Åsbygaten 3, Haugesund INFORMASJON OM ÅRSMØTE Årsmøtet er kun for medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen 6 uker før årsmøtet, altså innen 22. april 2014 Styret sender ut sakspapirene 2 uker før årsmøtet, innen 20. mai.2014 Dersom din kommune / ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 20. mai 2014 Leder i valgkomiteen: Odd Uglem, 2560 Alvdal / odd@meskano.no / Mobil: (jobb) / (privat.) Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se hjemmesiden eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT: Hogne Haktorson: Tlf / eller Roald Breistein: Tlf / E- postadresse: fkt@fkt.no

91 PÅMELDING Påmelding via FKTs hjemmeside: Bindende påmelding innen fredag 11. april Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr. 500,- i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. DELTAKERAVGIFT Deltagelse med overnatting: Kr ,- (Ikke medlem kr ,-) Deltagelse uten overnatting, sosialt arrangement og middag: Kr ,- (Ikke medlem kr ,-) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting juni 2014 Kr ,- ANNEN INFORMASJON Filmen «Det Åpne Landet» Husk at du er i filmbyen Haugesund, på hotellet hvor Amanda prisene deles ut hvert år. I Auditorium Lille Maritim vises en fantastisk film, som på 3 lerret presenterer regionen på en glimrende måte. Filmens varighet er 23 minutter og vises to ganger: Mandag. 2. juni kl (for dem som kommer kvelden før) Onsdag. 4. juni kl Sosial utflukt med kongelige tilsnitt. Bussene henter oss utenfor hotellet kl , og kjører til Avaldsnes i Karmøy kommune. I Nordvegen Historiesenter ønskes vi velkommen i Kongshallen. En audiovisuell Harald Hårfagre tar oss med på en reise gjennom tid og rom og forteller oss om den spennende historien på Avaldsnes Omvisning også i Olavskirken den snart 1000 år gamle middelalderkirken som var et viktig stoppested for pilgrimene som skulle til Nidaros. På retur vil bussene passere Haraldshaugen det kjente minnesmerket om Harald Hårfagre som samlet Norge til et rike. Tilbake på hotellet ca. kl / Middag på hotellet kl Flyplass Haugesund lufthavn ligger på Helganes i Karmøy kommune. Avstand 13 km. Flybussen går til hotellet / reisetid min. / Pris 70,- (T/R 110) Taxi / reisetid min. / pris ca. 350,- dagtid / ca. 450,- kveld.

92 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2014/267-1 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Austevoll kommune 11/ Gjennomgang av møteprotokollar Bakgrunn for saka: Møteprotokollar gjev informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfta ulike problemstillingar som ein finn av særleg interesse. Kontrollutvalet har vedteke at dette skal vera ein fast post på saklista. Møteprotokollar frå dei ulike utvala kan ein finna på Austevoll kommune si heimeside. Det er gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst og kultur Utval for helse og omsorg Utval for plan og byggesak Kontrollutvalsmedlem: Joon Raymond Haugland Anne Marie O. Hallstensen Håkon Nyheim Anne-Kristine Bakke Hans Reidar Njåstad Det vil være aktuelt å referere frå desse møteprotokollane: Kommunetyret: , og Formannskapet: , og Utval for oppvekst og kultur: og Utval for helse og omsorg: Utval for plan og byggesak: , og Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

93 Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

94