Onsdag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 1 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen, 03. april 2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Onsdag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Joon Raymond Haugland (s) kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Austevoll kommune KPMG Rådmannen i Austevoll kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 14/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 15/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Orienteringssaker Orientering / løypemelding forvaltningsrevisjon Orientering om framdrift selskapskontroll BRB Ymse 17/13 Meldingar Aktuelle vedtak å melda frå kommunestyret FKT fagkonferanse Vidare arbeid med kurstilbod kontrollutvala 2013 Ymse 18/13 Kontrollrapport 2012 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 19/13 Gjennomgang av møteprotokollar. 20/13 Revisjonstenester for Austevoll kommune val av revisor. Ymse 2

3 3 Ausstteevollll kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/13 13/13 MØTELEIAR Joon Raymond Haugland (H) DESSE MØTTE Hans Reidar Njåstad (SP) Anne-Kristine Bakke (Ap) Håkon Nyheim (Frp) Eivind Nyheim (Frp) møtte i staden for Anne Marie Otterå Halstensen FORFALL Anne Marie Otterå Halstensen (FrP) DESSUTAN MØTTE Frå KPMG møtte Harald Sylta. Frå administrasjonen møtte rådmann Rolf Nøstdal, leiar off. servicekontor Lars-Erling Horgen og kommunalsjef helse og omsorg Helge Skugstad under orienteringssaker nr. 1 nr. 3. Ordførar Helge Andre Njåstad var med i møtet til og med sak 08/13. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 05/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 06/13 Godkjenning av protokoll frå møte /13 Orienteringssaker 08/13 Meldingar 09/13 Bestillinga av forvaltningsrevisjon av Austevollskulen 10/13 Vurdering av om KPMG er uavhengig av Austevoll kommune 11/13 Selskapskontroll av Business Region Bergen Invitasjon til deltaking 12/13 Årsmelding for kontrollutvalet /13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 4 05/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Det vart påpeika at filane ikkje vart lagt ut på heimesida før fredag 08. februar, og utvalet meiner saker / saklister, for ettertida, må bli lagt ut før. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 06/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det kom merknad på at det ikkje er naudsynt å føra opp kven som ikkje deltek i møtet. Sekretariatet rettar opp dette og sender ut ny protokoll. Det framkom elles ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Med korrigering vart protokoll frå møte samrøystes godkjend. 07/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Orientering frå: Orientering vedrørande: 1 Rådmann Vedr. sak 119/12 i planutvalet «Klage på delegert vedtak, utfylling i sjø og planering av nausttomter». Kort om bakgrunn for saka, handsaming og oppfølging vidare Vurdering av kven som vert rekna som partar i denne saka. Leiar for off. servicekontor Lars-Erling Horgen orienterte. Saka gjeld to naust-eigedommar, og utfylling som strekker seg utover reguleringsplangrensene. Spørsmål om kven som vert rekna som partar i saka vart gjort greie for, dette gjeld to naboeigedommar, med to ulike eigarar. Saka er ennå ikkje avklara. Pr. i dag er det krav om enten å søkja om endring av reguleringsplanen eller alternativt å søkja om dispensasjon. Konklusjon: Kontrollutvalet tek saka til orientering. 2 Rådmann Sak som gjeld naust som er lagt ut for sal, og der det er spørsmål om bygget kan definerast som naust, eller om det er rorbu / fritidseigedom. Rådmann, ordførar og leiar off. servicekontor orienterte til kontrollutvalet Fylkesmannen har (på eige initiativ) bedt om å få vurdera denne saka. Planutvalet har hatt saka føre og definert bygget som at det er noko meir enn naust. Saka er ikkje avklara og vil bli følgd opp vidare. Det vart orientert om at dette er eit vanskeleg saks-område, og at det truleg vil koma fleire liknande saker i tida framover. Det er å merka at kommunen nå er i ferd med å utarbeida og vedta ny kommuneplan m/arealdel. Prinsipielle standpunkt som vert teke her vil vera viktig for handsaming av liknande bygge-saker vidare framover. Konklusjon: Kontrollutvalet tek saka til orientering. 3 Rådmann Arbeid med oppfølging av pålegg i rapport etter tilsyn med «Rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming» Er arbeidet som er gjort med oppfølging godkjent av Fylkesmannen? Vert rutinar som er utarbeida teke i bruk og følgde, og fungerar dei 2

5 på tilfredstillande måte? Er det gjeve tilstrekkeleg opplæring, og korleis er planar for vidare opplæring? Evt. andre ting å setja fokus på når det gjeld tilrettelegging av tenester for denne målgruppa? Kommunalsjef helse og omsorg Helge Skugstad orienterte. Fylkesmannen har godkjent oppfølgingsarbeidet og avviket er lukka. Rutinar som er utarbeida er teke i bruk, vert følgde opp, og fungerar tilfredstillande. Det vert kontinuerleg arbeidd med opplæring for dei tilsette, dette vil og bli prioritert vidare. Krav til rapportering og utforming av skjema vart drøfta. Det vart påpeika at dette arbeidet kan forenklast, og på den måten gjera det meir brukarvennleg. Spørsmåla og kommentarane frå kontrollutvalet vart svara på. Kontrollutvalet seier seg nøgd med orienteringa og ser seg som ferdig med å følgje opp denne saka. Konklusjon: Kontrollutvalet tek saka til orientering. 4 Sekretariatet Notat vedr. «revisor sin plass i kommunestyremøter» vart gjennomgått og kommentert. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Konklusjon: Kontrollutvalet sluttar seg til det som står i notatet og vil at det vert sendt over til kommunestyret som melding. Ymse det var ingen orienteringssaker under ymse. VEDTAK Notat vedr. «revisor sin plass i kommunestyremøter» vert sendt til kommunestyret som melding. Kontrollutvalet tek elles informasjonen til orientering. 08/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Konkurranseutsetjing av revisjon for ny avtaleperiode Orienteringssak vedr. SIM-rapport til KST i Austevoll kommune Orienteringssak vedr. utgreiing om «Bruk av eigedomsskatt» Budsjett 2013 for Austevoll kommune Meldingane vart gjennomgått. Nokre spørsmål til budsjett for 2013 vart svara på av ordførar. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 2 KPMG Revisjonsplan Oppsummering interimsrevisjon og plan for revisjon av årsrekneskapen Harald Sylta presenterte revisjonsplan og arbeid med interimsrevisjon. Informasjonen vart teke til orientering. 3 Fylkesmannen Brev vedr. «Verjemålsreforma status og gjennomføring 2012». Brevet vart kort gjennomgått og teke til orientering. 4 Økonomikontoret Budsjett for kontrollutvalet og revisjon for 2013, vart gjennomgått 5 Austevoll kommune 5 og teke til orientering. Ny heimeside for Austevoll kommune drøfting av kontrollutvalet si plassering på heimesida Kontrollutvalet vil at sekretariatet tek kontakt med den som arbeider med utlegging av informasjon på heimesida, for å få lagt inn relevant infor om kontrollutvalet / kontrollutvalet sitt arbeid, protokollar m.m. 3

6 6 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Ymse: Melding frå Kommunal- og Regionaldepartementet om at det vert lovfesta å ha opne møter i kontrollutval og kommunale føretak, på lik linje med andre politiske fôra. Dette tek til å gjelda frå Oppslag i Kommunal Rapport om resultat frå spørjeundersøking om kontrollutvala sin situasjon / posisjon i kommunane. Informasjon om at sekretariatet er i ferd med å ta i bruk nytt sakshandsamarsystem. Dette vil mellom anna innebera at utsjånad på innkalling, protokollar o.a. vil bli noko endra. Kontrollutvalet tok desse meldingane til orientering. VEDTAK Sekretariatet skal syta for at informasjon om kontrollutvalet kjem med på heimesida til kommunen Kontrollutvalet tek meldingane og informasjonen elles til orientering. 09/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON AV AUSTEVOLLSKULEN FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av «Austevollskulen». 2 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan med dei endringar som kom fram i møtet. Utvalsleiar i samråd med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan 3 Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side innan, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. HANDSAMING I MØTE Harald Sylta presenterte prosjektplan for forvaltningsrevisjon av Austevollskulen. Det vart gjort greie for kva som låg i dei to alternativa som er skissert i planen. Kontrollutvalet drøfta prosjektplanen og alternativa. Utvalet konkluderte med at alternativ B må veljast for gjennomføring av prosjektet. Vedtak som vart fatta var samrøystes. VEDTAK 1. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjon av «Austevollskulen». 2. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan. Kontrollutvalet vil gå inn for gjennomføringa av prosjektet ut frå alternativ B. i prosjektplan. 3. Arbeidet skal setjast i gong i tråd med framdriftsplan. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side innan , ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd. 10/13 VURDERING AV OM KPMG ER UAVHENGIG AV AUSTEVOLL KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurdering av uavhengighet frå ansvarleg revisor Harald Sylta vedr. om KPMG er uavhengig i høve Austevoll kommune, til etterretning. HANDSAMING I MØTET Harald Sylta presenterte uavhengighetserklæringa. Han gjorde og greie for omfanget av revisor sitt arbeid, både kva som inngår i fastpris, og kva som er bestilt utanom, både av administrasjonen og kontrollutvalet. På grunn av kapasitet / ressursar på økonomikontoret vil det og truleg bli utført avtalt arbeid ved avslutning av rekneskap for I samband med eit byggeprosjekt er det og gjeve råd for rekneskapsføring. Kontrollutvalet tok denne informasjonen til orientering og hadde elles ingen merknader til eigenvurderinga frå KPMG. 4

7 7 VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurdering av uavhengighet frå ansvarleg revisor Harald Sylta vedr. om KPMG er uavhengig i høve Austevoll kommune, til etterretning. 11/13 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN INVITASJON TIL DELTAKING FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet i Austevoll kommune seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen AS når det gjeld den delen som gjeld eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Austevoll kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen AS når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett Tidspunkt for levering av revisjonsrapport vert å komme tilbake til i neste møte. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta saka, og om det kunne vera tenleg for Austevoll kommune å delta i dette prosjektet. Denne selskapskontrollen er ikkje prioritert i «Plan for selskapskontroll». Sidan det er teke initiativ til eit slikt prosjekt, og at dei største eigarane i Business Region Bergen har vedteke å delta, vil kontrollutvalet takka ja til invitasjonen. Konklusjonen vert difor at kontrollutvalet ønskjer å delta i prosjektet, ut frå dei føresetnader som er skissert i saksframlegget. Vedtak som vart fatta var samrøystes. VEDTAK: 1. Kontrollutvalet i Austevoll kommune seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen AS når det gjeld den delen som gjeld eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Austevoll kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen AS når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett Tidspunkt for levering av revisjonsrapport vert å komme tilbake til i neste møte. 12/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for HANDSAMING I MØTET Årsmeldinga vart gjennomgått og drøfta. Det vart gjort nokre redaksjonell endringar. Sekretariatet syter for å retta opp desse endringane. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for

8 8 13/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTE Protokollar gjennomgått og kommenterte. Kontrollutvalet merkar seg at det har vore mange dispensasjonssaker i «utval for plan og byggesak». Det var ingen saker som kontrollutvalet ville ha meir orientering om på noverande tidspunkt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Joon Raymond Haugland Leiar Kari Nygard Sekretær 6

9 9 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. april 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 16/13 16/13 ORIENTERINGSSAKER Nr. Orientering frå: Orientering vedrørande: 1 KPMG Løypemelding vedr. arbeid med forvaltningsrevisjon om «Austevollskulen». 2 Sekretariatet Vedr. selskapskontroll av Business Region Bergen endeleg bestilling og framdriftsplan. Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

10 10 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. april 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 17/13 17/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: 1 Kommunestyret aktuelle vedtak Melding vedr.: Melding om at KST har teke møteprotokoll frå kontrollutvalet sitt møte til orientering Melding om at KST har teke møteprotokoll frå kontrollutvalet sitt møte til orientering Melding om at KST har teke årsmelding frå kontrollutvalet for 2012 til orientering 2 Sekretariatet Forum for Kontroll og Tilsyn fagkonferanse Sekretariatet Planar for kurs / opplæring for kontrollutvala i vår region i Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Meldingar om vedtak i kommunestyret. Program for fagkonferanse FKT Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

11 11 Austevoll kommune Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet 5020 BERGEN Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 13/107-13/4098/ANF FE Melding om vedtak Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet Austevoll kommunestyre handsama ovannemnde sak i møte den , sak 020/13. Kommunestyret gjorde følgjande vedtak: Austevoll kommunestyre tek møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet til orientering. Saksframlegg ligg ved til orientering. Med helsing Helge Andre Njåstad Ordførar Dok.dato Tittel Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet Postadresse Telefon Telefaks Bankgiro E post: postmottak@austevoll.kommune.no 5392 Storebø Foretaksreg. NO MVA

12 12 Austevoll kommune Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet 5020 BERGEN Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 13/107-13/4099/ANF FE Melding om vedtak Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet Austevoll kommunestyre handsama ovannemnde sak i møte den , sak 021/13. Kommunestyret gjorde følgjande vedtak: Austevoll kommunestyre tek møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet til orientering. Saksframlegg ligg ved til orientering. Med helsing Helge Andre Njåstad Ordførar Dok.dato Tittel Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet Postadresse Telefon Telefaks Bankgiro E post: postmottak@austevoll.kommune.no 5392 Storebø Foretaksreg. NO MVA

13 13 Austevoll kommune Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet 5020 BERGEN Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 13/362-13/4097/ANF FE-212, TI-& Melding om vedtak Årsmelding kontrollutvalet 2012 Austevoll kommunestyre handsama ovannemnde sak i møte den , sak 022/13. Kommunestyret gjorde følgjande vedtak: Austevoll kommunestyre tek årsmeldinga frå kontrollutvalet for 2012 til orientering. Saksframlegg ligg ved til orientering. Med helsing Helge Andre Njåstad Ordførar Dok.dato Tittel Årsmelding kontrollutvalet 2012 Postadresse Telefon Telefaks Bankgiro E post: postmottak@austevoll.kommune.no 5392 Storebø Foretaksreg. NO MVA

14 14 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN GARDERMOEN 5.-6.JUNI 2013 ARSMØTE I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN 5.JUNI 2013

15 REGISTRERING Noe å bite i Åpning av konferansen. Per Rune Vereide Styreleder i FKT / Nestleder i Sogn og Fjordane fylkeskommunes kontrollutvalg. POLITISK LEDELSE I KRD - TANKER OG FORVENTNINGER. Møteleder: Per Rune Vereide, styreleder i FKT Nytt fra KRD, forventninger og fremtidstanker. Anja Kristin Salte Hjelseth Politisk rådgiver i Kommunal- og regionaldept Spørsmål og kommentarer fra salen PAUSE KORRUPSJON, MISLIGHETER OG ANTIKORRUPSJONSARBEID Møteleder: Wencke Sissel Olsen, nestleder i FKT Foreleser presenteres senere Korrupsjon og misligheter fokusområde i finansiell revisjon? Harald Brandsås Fagdirektør i Den norske Revisorforening (DnR).

16 Foreleser presenteres senere PANELDISKUSJON Spørsmål og kommentarer fra salen LUNCH BUDSJETTEST i KOMMUNENE HVA KAN MAN FORVENTE AV STYRINGSDOKUMENTER? Møteleder: Kirsten Emilie Aasen, styremedlem i FKT :00 Budsjettest for kommunene Bjørn Brox - Cand. polit. og bedriftsøkonom. Arbeider som konsulent i Agenda Kaupang - Skribent på siste side i Kommunal Rapport, med budsjett og årsmeldingstest Spørsmål og kommentarer fra salen KAFFEPAUSE / Registrering av årsmøtedeltagere ÅRSMØTE I FKT ÅRSMØTE I FKT Se informasjon på baksiden

17 17 UTFLUKT SOSIALT ARRANGEMENT Sosialt arr. Kreativ planlegging pågår. TORSDAG 6. JUNI BESTILLERKOMPETANSE OG MEDIAHÅNDTERING Møteleder: Siri Holm Lønseth, styremedlem i FKT Gode bestillinger av revisjon. Stein Ove Songstad - Hovedansvarlig for forvaltningsrevisjon i Deloitte AS - Medforfatter av Kontrollutvalgsboken og av Veileder i forvaltningsrevisjon PAUSE Økt oppmerksomhet om kontrollutvalgssakene hvordan håndtere media? Ole Petter Pedersen Redaktør i Kommunal Rapport PAUSE / utsjekking LUNCH

18 18 HØRING I KONTROLLUTVALGET. Møteleder: Per Rune Vereide, styreleiar i FKT Ja vi har gjennomført høring! Erfaringer fra Nord-Trøndelag fylkeskommune. Liv Tronstad Kontrollsjef i KomSek Trøndelag IKS Hva må vi være oppmerksom på ved høringer? Wencke Sissel Olsen - Nestleder i FKT - Sekretariatsleder i Rogaland kontrollutvalgssekretariat IKS PAUSE PANELDISKUSJON Spørsmål og kommentarer fra salen. SKRÅBLIKK Møteleder: Wencke Sissel Olsen, nestleder i FKT Med skråblikk på kommunesektoren Siri Gedde-Dahl - Journalist I Aftenposten. - Var bl.a. med på avsløring av korrupsjon ved Nedre Romerike vannverk Avslutning av konferansen. Per Rune Vereide Leder i FKT

19 19 MÅLGRUPPE FOR KONFERANSEN Kontrollutvalgsmedlemmer og ansatte i kontrollutvalgssekretariatene. Alle som er opptatt og interessert i kontroll og tilsynsarbeid i offentlig sektor. PRAKTISK INFORMASJON Konferansehotell: Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen (Tlf ) Adresse: Hans Gaarderveg 15, 2060 Gardermoen Grå buss fra flyplass til hotell ca. 3 ganger pr. time fra pkt. B25, overfor taxiholdeplassen. Gratis parkering. Kontakt resepsjon eller konferansebord for bevis. INFORMASJON OM ÅRSMØTE Årsmøtet er kun for medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen 6 uker før årsmøtet, altså innen 24. april FKT`s handlingsplan 2014 er en av sakene som spesielt ønskes innspill til innen 24. april -13. Styret sender ut sakspapirene innen 2 uker før årsmøtet, altså innen 22. mai Dersom din kommune / ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 22. mai -13. Leder i valgkomiteen: Einar Ulla, KUV-sekretariatet i Sogn- og Fjordane fylkeskommune. Kan kontaktes på mobil eller e-post einar.ulla@sfj.no Ønske om mer info / bli medlem i FKT? Se hjemmesiden eller kontakt sekretariatet. Kontaktinfo til sekretariat: Tlf: Hogne Haktorson tlf: / / Roald Breistein: / E-postadresse: fkt@fkt.no DELTAGERAVGIFT FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Deltagelse med overnatting: Kr ,- (Ikke medlem kr ,-) Deltagelse uten overnatting, sosialt arr. & middag: Kr ,- (Ikke medlem kr ,-) Ekstra overnatting 4 5. juni 2013 Kr ,- PÅMELDING Påmelding via FKT sin hjemmeside Bindende påmelding, innen 18. april Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr. 500,- + FKT sine eventuelle kostnader til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltageravgift.

20 20 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. april 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 18/13 18/13 KONTROLLRAPPORT 2012 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I AUSTEVOLL KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Bakgrunn for saka: Viser til utdrag frå brev av , frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Drøfting: Med bakgrunn i desse utsegnene frå skattemyndigheitene vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune lagt fram til drøfting: Årsrapport for 2012 frå skatteoppkrevjaren i Austevoll kommune, datert Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

21 21 Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune, frå skatteetaten, datert Rapport frå stadleg kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen i Os, Austevoll og Tysnes kommuner 2012, datert Austevoll kommune kjøper tenester frå Os kommune når det gjeld skatteoppkrevjarfunksjonen. Viser til årsrapporten frå skatteoppkrevjar der det m.a. står: Grunna kontorets storleik er det dels overlappande arbeidsoppgåver. Dette gjeld særleg i periodar med ulik arbeidsmengde. Ein sakshandsamar har base Austevoll. Den som er formell skatteoppkrevjar pliktar å utføre skatteoppkrevjarfunksjonen etter Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne. Det er likevel kommunen som set rammer for ressursbruk innanfor området skatteoppkrevjing gjennom budsjettvedtak. Skatteetaten har gjennomført «stadleg kontroll» av skatteoppkrevjarfunksjonen i Os, Austevoll og Tysnes i desember Rapport frå kontrollbesøket følgjer som vedlegg til saka. Som rapporten viser er det ikkje funne vesentlege merknader til utføringa av arbeidet ved skatteoppkrevjarkontoret. Det er ikkje gjeve pålegg, men skatteetaten han gjeve tilrådingar. Det er gjeve tilrådingar om betre rutinebeskriving, betring av rutinar for arkivering / arkivplan og internkontroll. Det er og gjort tilråding om betre dokumentasjon av utført kontroll. Skatteoppkrevjarkontoret har gjeve tilbakemelding på tilrådingane som er gjevne, til Skatt Vest. Når det gjeld utføring av arbeidsgjevarkontrollar står det om dette i årsmeldinga frå skatteoppkrevjar pkt 4.4 om «Resultat av arbeidsgivarkontrollen»: Dette er inntekter som kommunen vil få sin del av. Utan kontroll ville ikkje denne blitt skattlagt. Dette syner det store behovet vi har for tilstrekkelige ressursar til kontroll både ved eigne kontrollar og kjøp av tenester frå Hordaland kommunale rekneskapskontroll HKRK.. For Austevoll kommune sin del er det kun gjennomført 2 arbeidsgjevarkontrollar i Det er krav om 5 % kontroll som tilseier om lag 14 kontrollar årleg. Utført kontroll i 2012 er såleis berre 0,7 % av tal arbeidsgjevarar. Skatteoppkrevjar påpeikar i sin årsrapport at dette er ein svært låg aktivitet. Eit kapittel i årsrapporten omtalar dette: pkt «Vurdering av samanheng mellom aktivitet og resultat». Her heiter det «Utan ein aktiv innkrevjing med bruk av alle tilgjengelege hjelpemiddel vil restansen auke raskt. Dette gjeld spesielt ved større restansar for næringsdrivande. Det vil også skape unødige problem for tilsette om skattetrekk ikkje blir innbetalt rettidig.» Problemstillinga med at det er sett av for lite midlar til å gjennomføra dette arbeidet på ein tilfredstillande måte er vorte påpeika av skatteetaten og skatteoppkrevjar også tidlegare år. I «Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Austevoll kommune», står det m.a. «Kommunen har over tid unnlate å iverksette tiltak slik at skatteoppkrevjar kan utføre sine plikter etter Skattebetalingsloven 5 13 og tilhøyrande retningsliner gjeve av Skattedirektoratet.» Kontrollrapport 2011 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Austevoll kommune frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjar utfører oppgåver med intern kontroll, rekneskapsføring, rapportering, avlegging av skatterekneskap og skatte- og avgiftsinnkrevjinga på ein tilfredstillande måte. Det som ikkje er tilfredstillande er aktiviteten / ressursar til arbeid med arbeidsgjevarkontrollar. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatt Vest konkluderer med at Austevoll kommune totalt sett for 2012, med unnatak av dei påpeikingane som er gjort ovanfor, har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredsstillande måte. Kontrollutvalet bør såleis, med bakgrunn i tilråding frå skatteoppkrevjar og Skatteetaten, drøfta om ein skal be kommunestyret vurdera å auka ressursane til kjøp av tenester for å få utført arbeidsgjevarkontrollar. 2

22 22 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Austevoll kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret vurderer å auka rammene for kjøp av tenester for gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollar. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Årsrapport for 2012 frå skatteoppkrevjaren i Austevoll Kontrollrapport 2012 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen, frå Skatteetaten Rapport frå stadleg kontroll desember

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. april 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 19/13 19/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: Møteprotokollar gjev informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfta ulike problemstillingar som ein finn av særleg interesse. Kontrollutvalet har vedteke at dette skal vera ein fast post på saklista. Møteprotokollar frå dei ulike utvala kan ein finna på Austevoll kommune si heimeside. Det er gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst og kultur Utval for helse og omsorg Utval for plan og byggesak Kontrollutvalsmedlem: Joon Raymond Haugland Anne Marie O. Hallstensen Håkon Nyheim Anne-Kristine Bakke Hans Reidar Njåstad Det vil være aktuelt å referere frå desse møteprotokollane: Kommunetyret: Formannskapet: og Utval for oppvekst og kultur: Utval for helse og omsorg: Utval for plan og byggesak: og FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

48 48 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 10. april 2013 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 20/13 20/13 REVISJONSTENESTER FOR AUSTEVOLL KOMMUNE. VAL AV REVISOR. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama sak om «Val av revisor» i sitt møte Vedtak som vart gjort var todelt. Eine delen gjekk på innstilling som vart gjort til kommunestyret. Kommunestyret vedtok innstillinga frå kontrollutvalet i sitt møte , i sak 159/12: 1. «Kommunestyret vil at revisjonstenester for Austevoll kommune vert lyst ut på nytt. 2. Det skal gjennomførast ny konkurranse med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor.» Den andre delen av vedtaket var endeleg, gjort i møtet , og lyder: 1. «Med atterhald om godkjenning i kommunestyret vil kontrollutvalet gjennomføra ny konkurranse om revisjonstenester for Austevoll kommune. 2. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 3. Bistand, jmf. pkt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. Arbeid knytt til evnt. klage, vert å avtala særskilt.» Kontrollutvalet gjennomgjekk og godkjende konkurransegrunnlag for utlysing av revisjonstenester i sitt møte Revisjonstenester for Austevoll kommune vart lyst ut på «Doffin» Frist for å koma med tilbod vart sett til I konkurransegrunnlaget gjekk det fram at tilbodet m.a. skal innehalda tilbod om levering av rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i perioden til og med , med opsjon for kommunen til å kunna forlengje avtalen med 2 år. Under prosessen med utarbeiding av dokumenta for konkurranseutsetting vart det og teke kontakt med Kyrkjeleg fellesråd / sokneråd om utlysinga skulle omfatta tilbod om utføring av revisjonstenester. Det vart stadfesta at dette var ønskjeleg. Konkurransegrunnlaget vart såleis utarbeida i tråd med dette, der ein bad om særskilt tilbod / pris for å utføra denne tenesta. Det er teke atterhald om at kyrkjeleg fellesråd / sokneråd godkjenner det innkomne tilbodet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

49 Vidare går det fram av konkurransegrunnlaget at det vert lagt til grunn at særskilte kvalifikasjonskriterium må vera oppfylte for at tilbydar skal verta vurdert som eigna. Konkurransegrunnlaget legg også til grunn at tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet, der ein tek omsyn til følgjande kriteria: % Pris (fastpris og timeprisar) 30 % Løysing og forståing av oppdraget 20 % Kompetanse og erfaring 10 % Leveringsevne Drøfting: Ved utløpet av fristen var det kome inn tilbod frå 4 tilbydarar. Sekretariatet er nå i ferd med å gjennomgå og evaluera dei innkomne tilboda. I dette arbeidet nyttar sekretariatet og innkjøpsseksjonen i Hordaland fylkeskommune som rådgjevarar. Resultat frå evalueringa vil bli lagt fram for kontrollutvalet i møte. Sekretariatet har førebudd sak til kontrollutvalet der utvalet skal innstilla på val av revisor for Austevoll kommune frå overfor kommunestyret. Det er kommunestyret som skal gjera det endelege vedtaket. Sekretariatet vil i møte presentere munnleg forslag til kven kommunen bør velja som revisor. Det vil også verta presentert ei grunngjeving i høve dei 4 tildelingskriteria som ligg til grunn i konkurransegrunnlaget. Konklusjon: På bakgrunn av det som kjem fram i dette saksframlegget, og ut frå det som vert presentert i møtet, vert kontrollutvalet tilrådd å gjera innstilling til val av revisor for Austevoll kommune frå til med opsjon for kommune til å forlengje avtalen med 2 år. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret vel.. som revisor frå til med opsjon for Austevoll kommune til å forlengje avtalen med 2 år. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Nygard seniorrådgjevar FRAMLAGT: Innkomne tilbod vil bli lagt fram i møtet i kontrollutvalet. Dei innkomne tilboda er unnateke offentleggjering etter Offentl lekk. Kontrollutvalet vil få høve til å studera dei innkomne tilboda. Sekretariatet vil føreta ein gjennomgang av dei delar av innhaldet som kontrollutvalet bør kjenna til. Møtet vil bli lukka under handsaming av denne saka med heimel i kommunelova 31, jf. Offl. 23, 3.lekk. 2