R e f e r a t fra styremøte i Internasjonalt sekretariat for Agderfylkene, Kristiansand, 31.mars 2009

Transkript

1 Internasjonalt sekretariat for Agderfylkene R e f e r a t fra styremøte i Internasjonalt sekretariat for Agderfylkene, Kristiansand, 31.mars 2009 Til stede: John Stokkan, Vest-Agder fylkeskommune Kirsten Borge, Aust-Agder fylkeskommune Tor Arne Johnsen, Aust-Agder fylkeskommune Karl Rødland, Aust-Agder fylkeskommune Wenche Bustø, Vest-Agder fylkeskommune Siv Hemsett, Vest-Agder fylkeskommune Jon Halvard Eide, Vest-Agder fylkeskommune Forfall: Ola Olsbu, Aust-Agder fylkeskommune Møteleder: John Stokkan Referent: Jon Halvard Eide 1. Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent 2. Referat fra møtet 6.januar Referatet fra møte 6.januar ble godkjent 3. Status for felles lokaler i Kunnskapsparken På spørsmål ble det presisert at alle fylkeskommunale medarbeidere har anledning til å benytte felles lokaler i Kunnskapsparken. Det verserer nå en diskusjon mellom Europakontorets administrasjon og Sørlandets Kunnskapspark om hvorvidt mva vil komme i tillegg til avtalt husleie i Kunnskapsparken. I så fall kunne dette også medføre tilsvarende økt leie for Internasjonalt sekretariat gjennom de to fylkeskommunene. På den annen side får fylkeskommunene mva kompensert. 1

2 Borge og Johnsen undersøker saken nærmere i kraft av sine roller under Europakontoret og rapporterer tilbake til Internasjonalt sekretariat 4. Status for Sørlandets Europakontor Styreleder Stokkan innledet med å gratulere Tor Arne med utnevnelsen som daglig leder for Sørlandets Europakontor. Borge ga deretter en kort orientering om status for Sørlandets Europakontor i kraft av å være fylkeskommunenes representant i Europakontorets styre. Europakontoret skal ha styremøte i Brussel 2 3.april. Første dag er viet faglige orienteringer om FoU og energi, samt møter med andre regionale europakontorer. Det ordinære styremøtet 3.april vil i tillegg til div. administrative og budsjettmessige saker diskutere strategien for Europakontoret. Under orienteringen ble det spørsmål om hospiteringsordningen ved Europakontoret i Brussel, herunder hvordan ordningen markedsføres og hvilke retningslinjer som gjelder. I følge Borge ønsker Europakontoret hospitanter velkommen, men det må være en forutsetning at hospitantene også utfører arbeid for kontoret og i den forbindelse betraktes som en del av kontorets stab. Eide og Stokkan opplyste om ledergruppen i Vest-Agder fylkeskommune nå har gitt klarsignal til at fylkeskommunens medarbeidere kan hospitere ved kontoret. Det arbeides nå med å avklare praktiske og økonomiske betingelser for hospiteringsopphold i Brussel. Det er nødvendig å avklare oppgave- og rollefordelingen mellom Europakontoret, Internasjonalt sekretariat, øvrige eiere og andre internasjonale interessenter i landsdelen. Alle aktører bør og kan ikke jobbe med alt. Det ble i den forbindelse en diskusjon om hvorvidt og i hvilken grad Europakontoret bør jobbe med utdanning siden fylkeskommunene allerede er så engasjert i dette feltet, eller om utdanning nettopp derfor bør være et viktig satsingsområde for Europakontoret. En annen betraktningsmåte er at Sørlandets Europakontor primært bør være en kanal for eiernes europarettede arbeid, der Europakontoret overvåker utviklingen og formidler prosjekt- og samarbeidsmuligheter innenfor de politikk- og fagområder som eierne har ansvaret for og til enhver tid er opptatt av, men uten å ha selvstendig ansvar for noe område. Europakontoret kan også fungere som en kanal inn i EUsystemet for næringslivet på Sørlandet. Internasjonalt sekretariat oppfordrer Europakontorets styre til å få utarbeidet retningslinjer for hospiteringsordningen 2

3 Oppgave- og rollefordelingen mellom Europakontoret, Internasjonalt sekretariat, øvrige eiere og andre internasjonale interessenter i landsdelen avklares nærmere som ledd i arbeidet med Europakontorets strategi. Internasjonalt sekretariat og lokalene i Kunnskapsparken bør på sikt utvides til å omfatte alle internasjonale interessenter i landsdelen 5. Arbeidsplan og budsjett for 2009 Arbeidsplan Utkast til årsrapport for Internasjonalt sekretariat Johnsen og Eide skulle i utgangspunktet forelegge styret et utkast til årsrapport for Internasjonalt sekretariat til dette møtet. Vedtatt rapport skulle deretter legges fram for fylkestingene i april. Etter nærmere vurdering hadde Johnsen og Eide kommet fram til at det var lite hensiktmessig å legge fram en felles årsrapport i betydningen felles sak om internasjonale engasjementer for fylkestingene da mye av beskrivelsen nødvendigvis vil være fylkesspesifikk. Forut for møtet hadde styret mottatt en administrativ saksframstilling til Aust-Agders internasjonale årsrapport, Vest-Agders omtale av internasjonale engasjementer i årsberetningen og et utkast til årsrapport for Internasjonalt sekretariat. Styret var enig i at det ikke var hensiktsmessig å legge fram en felles årsrapport for de to fylkestingene, men at utkast til årsrapport for Internasjonalt sekretariat burde innarbeides i de to fylkesspesifikke saksframstillingene. Man burde i denne forbindelse legge til at Internasjonalt sekretariat hadde bistått Sørlandets Europakontor med deltakelsen i Open Days Utkast til årsrapport for Internasjonalt sekretariat innarbeides i de to fylkesspesifikke saksframstillingene, inkludert omtale av sekretariatets rolle i forbindelse med Open Days Planlegging av aktuelle konferanser og seminarer Internasjonalt sekretariat planlegger i samarbeid med Europakontoret et seminar om maritim politikk i uke 24 (mest trolig 9 eller 10.juni avhengig av eksterne foredragsholderes tilgjengelighet) i Sørlandets Kunnskapspark. Seminaret skulle vært gjennomført i oktober i fjor som et "local event" til Open Days-arrangementet Europakontoret var med på 7.oktober. Skisse til program var vedlagt innkallingen til styremøtet. 3

4 Borge påpekte at 9.juni måtte unngås pga kollisjon med fylkesting i Aust-Agder Styret tok utkast til program for maritimt seminar til orientering men påpekte at seminaret ikke kan holdes 9.juni pga fylkesting i Aust-Agder samme dag. Eide og Johnsen undersøker eksterne foredragsholderes tilgjengelighet på andre datoer, fortrinnsvis 10.juni Et evt. seminar om utdanning til høsten bør ha fokus på å stimulere til mer aktiv deltakelse i EUs utdanningsprogrammer i sin alminnelighet, og ikke være begrenset til bestemte programmer som Comenius Regio. Budsjett Det er tidligere vedtatt at hver av fylkeskommunene årlig skal stille kr til rådighet for Internasjonalt sekretariat. Aust-Agders representanter undersøker om fylkeskommunens bidrag til budsjettet på kr faktisk er bevilget. Det er mest praktisk at de to fylkeskommunenes bidrag til budsjettet ligger hos hver av partene Internasjonal webportal Hemsett opplyste at Vest-Agder fylkeskommune nå har bestilt eget domenenavn for webportalen internasjonalportalagder.no. Dette vil gjøre det lettere for begge fylkene å få et eierforhold til portalen. I og med at portalen allerede omfatter begge fylkeskommunene er det viktig at også Aust-Agder legger ut lenke på sin forside. Følgende tre domener peker inn til internasjonal portal: (den siste blir aktivert like over påske). Dette koster oss ca kr. årlig. 4

5 Hemsett kontakter web-ansvarlig i Aust-Agder fylkeskommune for å bevirke at den internasjonale webportalen også blir lenket fra forsiden av Aust-Agders hjemmeside. En evt. samordning av web-løsninger mellom Europakontoret og Internasjonalt sekretariat vurderes nærmere som ledd i den forestående avklaringen av oppgave- og rollefordeling (se sak 4 ovenfor). 6. Personellendringer i Internasjonalt sekretariat Tor Arne Johnsen tiltrer som daglig leder for Europakontoret 1.mai og forlater dermed sin stilling i Aust-Agder fylkeskommune. John Stokkan går av med pensjon i august. Det ble opplyst at næringssjef Karl Rødland delvis overtar Johnsens arbeidsoppgaver i Aust- Agder. Det er ennå ikke avklart hvem som skal overta Stokkans rolle som styreleder i Internasjonalt sekretariat. Formannskapet i Internasjonalt sekretariat skal iht. vedtektene rotere mellom fylkeskommunene annen hvert år. Styret anså det som hensiktsmessig og rimelig at Vest- Agders formannskap forlenges utover 2010 med tanke på de forannevnte personellendringer, samt at Aust-Agder representerer begge fylkeskommunene i Europakontorets styre. Styret avventer nærmere avklaring av hvem som skal overta Stokkans rolle som styreleder i Internasjonalt sekretariat når han går av med pensjon til høsten Det anbefales overfor de to fylkesrådmennene at Vest-Agders formannskap i Internasjonalt sekretariat forlenges utover 2010 med minst ett år 7. Orienteringsrunde om aktuelle internasjonale saker (prosjekter, konferanser, studiebesøk, delegasjonsreiser etc.) Begge fylkeskommunene har et omfattende internasjonalt engasjement som løpende formidles på internasjonal webportal. Stokkan anså det derfor ikke som nødvendig å gå særlig i dybden på dette punkt. Det ble likevel nevnt at Vest-Agder fylkeskommune mars var vertskap for møte i Nordsjøkommisjonens styre og Transportgruppe. Også fylkesvaraordføreren i Aust-Agder deltok på møtet. 5

6 Vest-Agder har åpnet for deltakelse i ny søknad på prosjektet Framtidskyster under Interreg IVA Øresund-Kattegat-Skagerrak programmet. Aust-Agder fylkeskommune er blitt kontaktet om mulig deltakelse i prosjektet fra Agderforskning. Styret utvekslet videre informasjon om andre Interreg-prosjeter fylkeskommunene er med i. Det ble i denne forbindelse opplyst at Vest-Agder fylkeskommune og kommunene i Lindesnes-regionen deltar i et prosjekt om likestilling under EØS-fondene i samarbeid med Spania. Vest-Agder fylkeskommune vil inngå samarbeid med Strømmestiftelsen om kulturvirksomhet i den 3.verden. Bustø opplyste at de regionale forskningsfondene ønsker en internasjonal orientering. Saken er nå på høring og skal opp i fylkestingene i juni. Styret tok informasjonen under pkt. 7 til orientering. Aust-Agder fylkeskommune har ambisjon om å delta mer aktivt i Nordsjøkommisjonen og anmoder om at Vest-Agder fylkeskommune videreformidler informasjon som lages & mottas i forbindelse med fylkets arbeid i Kommisjonen. 8. Eventuelt Ingen saker ble tatt opp under dette punkt. 9. Dato for neste møte Man forsøker å avholde et møte i forbindelse med Nordsjøkommisjonens & Nordsjøprogrammets årskonferanse i Haarlem, Nederland, juni ettersom alle/de fleste styremedlemmer likevel kommer til å være der. Kristiansand 21. april 2009, Jon Halvard Eide, referent 6