Ved behandling av O-sak 5: Kenneth Nielsen (sikkerhets- og beredskapsrådgiver)

Transkript

1 Dato: Saksnummer: 2017/xxxx Notat Referat fra møte i Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) 20. mars 2017 kl i Domus Theologica, møterommet i administrasjonsgangen Til stede: Aud Tønnessen (dekan, AG rep.) møteleder fom. V-sak 4; Dag Myhre-Nielsen (fakultetsdirektør, AG rep.); Brynjulv Norheim (LHVO, AT rep.) og Rune Selnes (senioringeniør, AT rep.) møteleder tom. V-sak 3. Observatører: Johannes Saastad (observatør Teologisk studentutvalg, representant ved behandling av læringsmiljøsaker) Inger Kristine Mollø-Christensen (BHT) Ved behandling av O-sak 5: Kenneth Nielsen (sikkerhets- og beredskapsrådgiver) Ved behandling av D-sak 3 (Læringsmiljøutvalg): Oddbjørn Leirvik (studiedekan), Bjørn Erik Schjerverud (seksjonsjef studier), Heidi Christophersen (seniorrådgiver i studieseksjonen) Referent: Rigmor Smith-Gahrsen (HMS-koordinator) Forfall: Rune Greaker (områdeleder) Saksliste Rune Selnes ledet møtet: V-sak 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes V-sak 2 Godkjenning av protokoll fra møte Protokoll fra møtet var vedlagt innkallingen. Vedtak: Protokoll fra møte godkjennes V-Sak 3 Ledelse av LAMU i 2017 Ledelse av LAMU endres slik at arbeidstager leder LAMU året etter de står på valg. For å oppnå dette foreslås det at arbeidsgiver leder LAMU ut perioden Vedtak: Arbeidsgiver leder LAMU ut 2017 med umiddelbar virkning.

2 Aud Tønnessen ledet møtet: Presentasjonsrunde: Dag Myhre-Nielsen, fak.dir. og arbeidsgiverrepresentant; Kristine Mollø Christensen, fra Bedriftshelsetjenesten, arbeider med psykisk og organisatorisk arbeidsmiljø, møter i stedet for Benedicte Westin som er TFs kontaktperson hos BHT; Brynjulv Norheim, lokalt hovedverneombud; Aud Tønnessen, dekan; Rune Selnes arbeidstakerrepresentant som satt forrige periode og skal ut nå; Johannes Saastad, TSU-leder; Rigmor Smith-Gahrsen HMS-koordinator, som ellers arbeider med HR og saker som angår praktisk teologi. V-sak 4 Handlingsplan/årsplan for LAMU og HMS-arbeidet Et forslag til handlingsplan for 2017 ble delt ut i møtet. HMS-koordinator gikk gjennom fokuspunkter og noen av underpunktene som det må bestemmes nærmere hva vi gjør med. Møtet tok så en gjennomgang av hele planen bokstav for bokstav: A: Brann ble det ikke sagt mer om, jf. saken om beredskap. B: ARK passer på planen. Vi setter opp presentasjon av VO og HMS-koordinator i neste fak.sem. og sender e-post, og legger noe info på nettsidene. Viktig å passe på innføring i AML (noe på nettsidene om dette) særlig for utenlandske ansatte, stipendiater og andre som ikke kjenner norsk arb.miljølovgivning, rettigheter og plikter. Dette er en sak på UiO, vi kan kanskje lenke opp til engelske sider. Send e-post til nyansatte. Vi må jobbe med innholdet i presentasjonen både for VO og HMS-koordinator. Trivsels- og velferdsgruppe: Ble utsatt. Ang. trivsels og sykemeldingsoppfølging: IA-avtalen oppfattes ulikt rundt om på UiO. AMU, NAV og IA-kontakt setter i gang tiltak og vil bla snakke med LAMUene om dette. Det kan tas inn på TF. Det ligger noe i BHT-bestillingen også om dette. C: Ikke mye å legge til her. Dag M-N refererte fra møte om visjoner for Nedre Blindern (NB) når livsvitenskapsbygget er ferdig. Mange synes det er viktig at NB ikke bare skal avhjelpe plassmangel, men at det tenkes tverrfaglig/-fak. Og å styrke området som inngang til Universitetet, åpne opp mot byen/majorstua. Men det er langt fram D: Finnes nettskjema for vernerunde ble ikke ansatt som nødvendig. Sist vernerunde: Vi sendte ut til ansatte så de kunne melde inn på forhånd. Nå skal ny runde gjennomføres. Vi må finne ut hvem som skal gjennomføre dette. E: Beredskapsplan. Førstehjelpskurs, arrangeres stadig av HMS-avdelinga. Alle kan gå på slike kurs. Beredskapsledelse: Lage plan og gjennomføre opplæring, klargjøre hvem som gjør hva. Beredskap sentralt kurser også HMS-koordinatorer. ROS-analyse skal gjennomføres, jf. sak O5. F: Student skal være observatør i LAMU og fullt medlem når det er lærlingsmiljøsaker. Grensegangen mot USU må det holdes bevissthet på, hvilke saker som passer i USU og hvilke som tas til læringsmiljøutvalg. D-sak3i dag er en læringsmiljøutvalgssak.

3 G: Sentralt punkt her er Ledelsens gjennomgang av HMS-systemet. Det jobber vi med nå. Det skal på ledermøtet Det vil påvirke årshjul. OBS: Opplæring for nye i LAMU-representanter. HMS-koordinator går gjennom planen på nytt og gjør endringene møtet kom fram til. Vedtak: Handlingsplanen vedtas med de endringer som ble foreslått i møtet. O-sak 5 Status for HMS-arbeidet ved Det teologiske fakultet Branninstruks-brukere, Branninstruks-etasjeansvarlige og feilmeldingsskjema- RapportBrannoevelse var vedlagt innkallingen. Ny HMS-koordinator ved TF Rigmor Smith-Gahrsen er HMS-koordinator på TF fra og med Hun har fulgt alle HMS-kursene på UiO. HMS-koordinators oppgaver synliggjøres i fakultetsseminaret til høsten. Sentral og lokal beredskapsplan. Kenneth Nielsen informerte 1) ROS-analyse. Vi bruker standardmetodikk med konsekvens og sannsynlighet. Lokal tilpasning er viktig. I tillegg har vi laget Sikringsrisikoanalyse sentralt. Det krever litt annen tilpasning. Vi gjør dette bare sentralt, men vi tar det med villede handlinger inn i ROS lokalt. ROS gir svar på hvilke hendelser som vil være «dimensjonerende» for TF. 2) Plan for hvordan TF håndterer hendelser. Fire nivåer: I) Det som tas i avvikssystemet, II) Det TF selv håndterer, III) Dimensjonerende hendelser: da må det finnes en stabstruktur som tar seg av krisen. IV) De som treffer så hardt at fak. ikke håndterer det selv, som må ha sentral ledelse. Det skal være enkelt å «låne» kapasitet begge veier, sentralt - lokalt. Kommunikasjon er alltid aktuelt å få støtte fra hos personaldir. som setter opp pårørendesenter. TF kan få hjelp der. Kriser skal holdes lokale, det er viktig, fordi man har lokalkunnskap, men krisehåndteringskompetanes skal hentes inn. 3): Øvelse. TF hadde øvelse 2015, det var litt gal ende å starte i, men det finnes jo en plan. Ikke mye arbeid kreves for å revidere den. Vi kan lage workshop med liknende fakultet. Planen skal ikke kopieres, den må være lokal. Strukturen krever leder, loggfører og fem fra stab + tre andre (EA for eksempel). Vi er strenge på konfigurasjon. En person kan sitte med flere stabsroller. Det skal være stedfortredere. Man kan evt. låne funksjoner fra andre fak. Budsjetthensyn må tas. Beredskapsvakt er dyrt! Vakt- og alarmsentralen blir uhyre viktig. De kaller inn. Man justerer planen når man har øvd. Målet er at planer justeres annen hvert år og at man øver hvert år. Øvelser blir stort sett laget lokalt.. Beredskapskoordinatorer skal kunne være fasilitatorer på nabo.fak., er vårt mål. Innføringsprogram kommer for HMS-koordinator. Dere må tenke på ny ROS-analysen som kommer til høsten. TF har en ROS-analyse og en plan allerede. De gjelder fram til revisjon. Planen må være enkel. Man rekker ikke å slå opp når det er krise! CIM = elektronisk kriseledelsesprogram. Det skal det kurses i. Det strømlinjeformes for de personene som har tilgang så bare det relevante kommer

4 opp. Tiltakspakke - tiltakskort finnes og kan brukes, men man må tenke selv, og bruke disse som mal for å komme i gang. Sentral ledelse er litt annerledes bygd opp, men man kan låne også herfra. Den sentrale planen ble fjerna fra nett. Den er bare interessant for sentral beredskapsledelse. Noe om beredskap på ansattesidene er OK, en «sensurert utgave» er lagt ut, men uten operativ informasjon, så ikke «fienden» kan se det! Viktig at dere og vakt og alarmsentralen vet hvem som skal gjøre hva. Planer og tiltakskort oppbevares i CIM som man kan logges på alle steder man har nettilgang. Vi er i rute med lokale ROS og revisjon av beredskapsplaner innen 2017 for hele UiO. ROS-analyse går over 2x 3 timer. Hvem er med? Ledelse må være med, student (studentperpektivet er viktig), noen «der ute», lokal IT, og EA, vernelinja. HMSkoordiantor og sentralt jobber mest med plan. En dag CIM-øvelse. (CIM skal funke på mac og på telefon (nesten bedre).) LHVO Brynjulv Norheim informerte fra vernelinja: Årlig lunsjmøte med UiO: alle LHVO og direktører, HMSB, og pers.dir. Info fra TF: Overføring av PTS til UiO, god oppslutning om gj.f av ARK, ny HMS-koord. Dessuten: Bruk av sosiale medier på fritida relasjon til jobb, ARK forstås forskjellig av adm. og vit. HMS-koordinator Rigmor Smith-Gahrsen informerte om pågående HMS-arbeid: Leders gjennomgang av HMS-systemet er satt i gang. Vernerunde planlegges før sommeren. Medarbeidersamtaler: Dekanen er i gang med medarbeidersamtaler med fast vitenskapelig ansatte. Direktøren har utsatt samtalene med adm. noe. Forskningsdekan skal ha medarbeidersamtaler med midlertidig ansatte. Bruk av bedriftshelsetjenesten: Jf. tilbud til TF fra BHT for 2017 som ble delt ut. Kurs i HMS-ledelse: HMS-koordinator følger kurs i HMS-ledelse med KIWA mars. HMS-kommer antakelig opp som sak på styremøtet i juni. Ang. BHT bestilling: BHT tilbyr to kurs i håndtering av vold og trusler: pågående livstruede vold (hvordan barrikadere døra), og et eget BHT kurs som går mer på å snakke ned noe som kan eskalere, det mer «vanlige». Stresskurs for adm. ansatte ble holdt i fjor. Eget kurs for stipendiater om stress er utvikla. 23 stip har vært gjennom. En engelsk utgave av kurset kommer til høsten. HMS-koordinerer bestilling fra BHT. Går gjennom lista og lager en plan, tenker konkret på hva vi trenger for eksempel i fht ARK. O-sak 2 Nye medlemmer i LAMU og valg av Lokalt hovedverneombud Rapport fra valgstyret: Bjørn Erik Schjerverud: Personer som har sagt seg villige til å gå inn i vernetjenesten:

5 VO: Brynjuv Norheim og Stig Frøyshov LAMU-medlem: Helge Staxrud og Amina Selimovic. Disse oppnevnes av dekanen og får info frå HMS-koordinator. O-sak 3 LAMU-seminaret i Gamle Logen 27. mars Invitasjon til LAMU-seminar var vedlagt innkallingen. Tema for seminaret: Konflikthåndtering ved UiO. Hvordan håndteres konflikter og hvilke grep kan gjøres for bedre håndtering. Verneorganisasjonens rolle i byggesaker. Hvordan sikre at verneombud involveres på en god måte. I tillegg blir det utdeling av HMS-pris. D-sak 1 ARK-undersøkelsen 2016 Forslag til handlingsplan for oppfølgning av ARK ved TF fulgte med innkallingen. Drøfting av resultatene fra ARK. Trenger vi hjelp av BHT i oppfølgningen? ARK ble gjennomført i høst. Oppfølging 20. desember i grupper adm., midl. og faste med diskusjoner i grupper. Ledelsen har hatt gode møter i for- og etterkant + på nyåret. Utkastet til handlingsplan (som var vedlagt) er resultatet. Ønsker: Transparens i beslutningsprosesser: møter før styret. Utarbeide kart bør vi se på. Konflikter er fulgt opp i medarb.samtaler med Aud. Adm har opplegg med timer med Lene Renneflått 20. og Med henblikk på utvikling av tiltak. Konkretiser ut i fra oppfølgingsseminaret. BHT kan hjelpe med å jobbe med uformelle, uklare strukturer, for eksempel ifht møter og kommunikasjon. Kan ordne dagskurs. Utfordring med ARK: Tilbakemeldingen ble generalisert. Det var vanskelig å få ut konkrete tiltak, å «avkode». Adm. hadde trenger ønsket materiale før tilbakemeldingsmøte for å sette seg inn i det. De nyansatte fra PTS som ikke var med på ARK, må få ekstra info. Aud skal invitere de vitenskapelige til oppfølging. Transparente beslutningsprosesser jobber vi med. D-sak 3 Læringsmiljøarbeid på TF i Studiebarometer-2016_sammendrag-av-NOKUTs rapport, Studiebarometer2016_utvalg_HC280217, Studiebarometeret-2016_notat fulgte med innkallingen.

6 Den ble følgende dokumenter til saken ettersendt: Studiebarometeret2016_fakrapport_TF_ , Studiebarometeret2016_prograpport_Teologi_ , Studiebarometeret2016_prograpport_RESAbachelor_ og Rapport klager og avvik_tf-2016_hc Heidi Christophersen delte ut illustrasjoner og orienterte om Studiebarometeret. Det påstås generelt at forhold som har med fysisk læringsmiljø og det psyko-sosiale henger tett sammen. TF studenter er ikke fornøyd med lokaler, men scorer bra på det psyko-sosiale like vel. Studbar : Godt sos miljø, mellom studenter og lærer, ikke gode nok lokaler til underv. og kollokvier. I høst er studentene mer fornøyd med sos.miljø enn i fjor. Langt mindre fornøyd med lokaler: 2,9 på lokaler er veldig lavt. (Obs: få har svart.) Når biblioteket er på plass, håper vi på bedring. Bibliotekstjenesten får lavere score av RESA enn de andre. Biblioteket har tilbudt kurs. Teologistudentene er fornøyde. Litt nedgang blant RESA ifht IKT. Teologistudentene er generelt mindre førnøyde enn RESA i år. Få har svart, men vi bør ikke avfeide det. TEOL-studentene er mindre aktive i miljøet enn de pleier, ingen i TSU, og lav oppslutning om faglig sos.-aktivitet. Men de er i TF-styret. Faglig miljø scorer lavere enn det sosiale. Programleder må se på dette. Nytt salmer og vin- initiativ tas. Viktig å se hvordan læringsmiljøutvalg kan jobbe med fysiske lokaler. Prog.leder kan ikke gjøre så mye med det, men med det psyko-sosiale Kan vi finne noen andre tiltak? Vi må satse på biblioteksombyggingen og gi studenter tilhørighet der når det blir ferdig. Eventuelt Neste møte er 12. juni. Vi sirkulerer forslag til møtetidspunkt høsten 2017 så fort som mulig etter at nye representanter er oppnevnt. Kontaktpersonen vår i BHT, Benedicte Westin kan møte tirdager, onsdager og torsdager. Utsatte saker: O-sak 1 Bygg, drift og avvik Innmeldte avvik til servicetorget og planlagt vedlikeholdsarbeid i Domus Theologica ved områdeleder Rune Greaker: Informasjon ved områdeleder Rune Greaker: Brannalarmøvelser avholdte og planlagte. Områdeleder informerer: Status for måling av luftkvalitet i 3. et. Yrkeshygieniker skal bestilles av fakultetet. Informasjon om ombygging av biblioteket ved Dag Myhre-Nielsen og Brynjulv Norheim:

7 Innmeldinger fra HMS-avvikssystemet ved HMS-koordinator Rigmor Smith-Gahrsen: Det ble meldt et avvik i avvikssystemet i oktober. Ei list falt ned på herretoalettet. Det ble meldt til EA. O-sak 4 Orientering fra de sentrale AMU ved UiO Siste møte: Referat fra møte 21. november Det sentrale AMU skal ha nytt møte 15. mars. Innkalling Fokus der er rapportering. Jf. sak 43/16 og 3/17 vi melder inn til sentralt AMU om hvem som blir VO, vara og LAMU medlem + vara på TF nå. D-sak 2 Trivsels og velferdsgruppa Se: Rapport fra arbeidet midtveis i perioden. Nyvalg høst D-sak 3 Læringsmiljøarbeid på TF i Del to: Rapport fra SI fra-systemet.