Godkjenning av selskapsavtale og eigarskapsavtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS

Transkript

1 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Gudmund Lode Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Fylkesutvalet Fylkestinget Godkjenning av selskapsavtale og eigarskapsavtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS Bakgrunn Fylkestinget har tidlegare gjort vedtak (sak T-4/13) om å medverke i å få etablert ei interkommunal revisjonsordning for levering av revisjonstenester til kommunane i fylket og fylkeskommunen. Ei styringsgruppe samansett av folkevalte medlemer frå styreorgana i distriktsrevisjonane/kontrollutval og -sekretariata samt leiaren i fylkeskommunens kontrollutval og ein tillitsvald, har leia arbeidet. Asmund Kristoffersen har vore engasjert som prosessleiar, og ei arbeidsgruppe samansett av revisjonssjefane og tillitsvalde frå kvar eining har medverka med utgreiingar m.m. Styringsgruppa la i april 2014 fram eit forslag om å etablere eit nytt interkommunalt revisjonsselskap (IKS) med deltaking frå 29 kommunar og fylkeskommunen, dvs. ein fusjon av revisjonseiningane på Nordmøre, i Romsdal, på nordre Sunnmøre og fylkesrevisjonen. Dei sju kommunane som tilhøyrer Søre Sunnmøre Kommunerevisjonsdistrikt IKS valde å stå utanfor utgreiingsarbeidet. Forslaget vart behandla i fylkestinget i juni 2014, sak T-23/14, som gjorde følgjande samrøystes vedtak: «1. Fylkestinget sluttar seg til utgreiinga om etablering av ei ny interkommunal revisjonsordning i fylket, og at Møre og Romsdal fylkeskommune deltar i forhandlingane om selskapsavtalen m.m. for det interkommunale selskapet. 2. Kontrollutvalet blir bedt om å velje representant frå fylkeskommunen i forhandlingane om avtaleverket for den interkommunale revisjonsordninga, og gitt fullmakt til å ta stilling til konkrete spørsmål som i den samanheng måtte bli lagt fram. 3. Styringsgruppa for utgreiingsprosessen blir oppmoda om å gjennomføre forhandlingsprosessen, og legge fram ein omforeint avtalestruktur for det nye selskapet.» Tilsvarande vart utgreiinga lagt fram for dei 17 kommunestyra på Nordmøre og Romsdal, som slutta seg til utgreiinga. Utgreiinga har ikkje vore lagt fram for kommunestyra på nordre Sunnmøre, men har vore behandla internt i selskapsorgana i Kommunerevisjonsdistrikt 3 IKS (KomRev3 IKS). Det vart i utgreiinga lagt vekt på å få oppretta ei slagkraftig interkommunal revisjonseining med oppdrag og basis i fylket. Styringsgruppa legg til grunn at revisjonseininga skal framstå som uavhengig, objektiv og levere tenester med høg kvalitet. Revisjonen skal medverke til å styrke kontrollutvalas og kommunestyras oppgåve med tilsyn og kontroll, og vere ein interessant og trygg arbeidsplass for

2 Side 2 tilsette med brei og høg kompetanse på sine felt. Ein ser for seg vidareføring og oppbygging av verdfull kompetanse som ein elles må ut av fylket for få tilgang til. Revisjonseininga skal sikre kommunane og fylkeskommunen spesialtilpassa revisjonstenester og skal medverke til god økonomiforvaltning, særleg i dei minste kommunane. For fylkeskommunen har i tillegg omsynet til dei overordna regionale målsettingane vore viktige for å gå inn i revisjonseininga. Det er eit mål å bevare og utvikle kompetansebaserte arbeidsplassar som medverkar til at fylket blir attraktivt for høgt utdanna personar, i særleg grad for kvinner. Styringsgruppa la 30. januar 2015 fram eit omforeint forslag til selskapsavtale og eigaravtale for det interkommunale selskapet, til behandling og godkjenning i resp. kommunestyre og fylkestinget. Det er føresett at det nye selskapet skal vere etablert frå 1. juli I sluttfasen av arbeidet valde representantskapen i KomRev3 IKS som omfattar dei 12 kommunane på nordre Sunnmøre, å innleie sonderingar med representantskapen i Søre Sunnmøre Kommunerevisjonsdistrikt IKS om å slå saman dei to selskapa til eit felles interkommunalt revisjonsselskap for alle kommunane på Sunnmøre. Utfallet av sonderingane førte ikkje fram til semje om å etablere eit eige IKS. I møte i representantskapen i KomRev3 IKS den 6. mars 2015 vart likevel følgjande vedtak fatta: «1. Med bakgrunn i kommunereforma, usikkerheit knytta til økonomi, framlegget til endringar i ansvarsreglane i lov om interkommunale selskap og forslaget om plassering av verksemda sitt hovudkontor, ønskjer ikke KomRev3 IKS å delta i selskapet Møre og Romsdal revisjon IKS. 2. KomRev3 IKS er i dag eit selskap som er kostnadseffektivt og har god kompetanse. Selskapet er open for å auke talet på medlemskommunar.» Styringsgruppa var merksam på at dette kunne bli utfallet, og utarbeidde alternative avtaleforslag for eit redusert interkommunalt selskap for kommunane i nord-fylket inkl. fylkeskommunen. I møte i styringsgruppa den 9. mars 2015 vart representantane for dei 3 attverande revisjonseiningane samde om å foreslå etablert eit interkommunalt revisjonsselskap samansett av 17 kommunar og fylkeskommunen. Forslaga til selskapsavtale og eigaravtale for selskapet følgjer vedlagt. Innleiingsvis har styringsgruppa gitt ei orientering om arbeidet og kommentert og grunngitt ymse tilhøve ved selskapsorganiseringa. Regjeringa har nyleg fremja eit forslag til endringar i IKS-lova som har vore på høyring, som i tilfelle kan få verknader for organisasjonsforma om nokre år. Medan IKS i dag er tilsvarande eit DA (eigarane har fullt ansvar etter eigarandel), vil endringa medføre at eit IKS blir meir lik eit AS (eigarane har ansvar berre for innskoten kapital). IKSet vil dermed risikomessig bli vurdert annleis av eksterne leverandørar på prising av leverte tenester, som kan medføre at kostnadsbildet for selskapet blir forverra, eks.vis pensjonskostnaden. I ein slik situasjon kan det bli aktuelt å vurdere organisasjonsforma på nytt, t.d. interkommunalt samarbeid etter kommunelova kap. 5 eller 6. Ettersom lovendringa enno ikkje er fremja eller vedtatt vil vi rå til at etableringa av det nye revisjons-ikset blir gjennomført som planlagt.

3 Side 3 Om saksbehandlinga av avtalane i fylkeskommunen Det er kontrollutvalet som skal gi tilråding til fylkestinget om å delta i revisjonsselskapet. Det følgjer av ei forståing av kommunelova 78 nr 3 og 4, der kontrollutvalet er tillagt innstillingsretten i spørsmål om val av revisjonsordning og revisor. Kontrollsjefen er saksførebuar for denne delen av saka. Medan selskapsavtalen (vedtekta) regulerer det selskapsrettslege etter IKS-lova, er eigaravtalen ein ordinær avtale som regulerer tilhøva mellom eigarane. Både selskapsavtalen og eigaravtalen er ei eigarskapssak som det ligg til fylkesrådmannen å førebu og legge fram for fylkesutvalet for tilråding til fylkestinget. Av praktiske omsyn blir dette saksframlegget fremja både til kontrollutvalet og fylkesutvalet, med tilråding frå kontrollsjefen (pkt. 1 og 2) og fylkesrådmannen (pkt. 3 7), men fremja som ei felles sak med tilråding frå resp. kontrollutvalet/fylkesutvalet til fylkestinget. Om forslaget til selskapsavtale Selskapsavtalen regulerer tilhøve som etter IKS-lova 4 skal vere med i avtalen og kan etter IKS-lova berre endrast etter omforeinte vedtak i alle deltakande kommunestyre/fylkestinget. Følgjande kommentarar kan knytast til forslaget: 1: Styringsgruppa foreslår at selskapet får namnet Møre og Romsdal Revisjon IKS. 2: Styringsgruppa foreslår at hovudkontoret for selskapet blir lagt til Kristiansund, med avdelingskontor i Molde. I eigaravtalen 7 er det fastsett at det framleis skal vere eit avdelingskontor i Surnadal. 4: Fylkeskommunens eigenkapitalinnskott er foreslått til (inntil) kroner, som gir 30,5 prosent eigardel og vekt ved røysting i representantskapen. Møblar/utstyr som fylkesrevisjonen tar med seg inn i selskapet kjem til frådrag i innskottet. 7, jf. 6: Fylkeskommunen er sikra eit fast medlem av styret i selskapet. Selskapet er i 3, siste ledd, gitt høve til å ha eigarandel i eit revisjonsaksjeselskap oppretta etter revisorlova, etter vedtak i representantskapen, jf. 5. Tilhøvet er elles omtalt og grunngitt i pkt. 6 i dei innleiande kommentarane frå styringsgruppa. Det blir m.a. lagt til grunn at tilsette i IKSet og kan eige aksjar i aksjeselskapet. Fylkesrådmannen ser at det kan vere tenleg for IKSet å ha eigarandel i eit revisjonsaksjeselskap. Alternativt kan naudsynt behov og dekkast gjennom at IKSet går ut i marknaden og konkurranseutsett eit slikt tenestekjøp. Gitt at IKSet held ein eigardel/har eit medeigarskap i revisjonsselskapet blir problemstillinga om tilsette i IKSet s og kan vere eigarar i revisjonsselskapet, aktuell. Ei slik løysing/modell er særs utfordrande av fleire grunnar. Fylkesrådmannen vil m.a. peike på fylkeskommunens retningslinjer for eigne tilsette sine moglegheiter for bierverv, eigarskap i leverandørselskap m.v. Den tyngste innvendinga til dette er likevel omsynet knytt til medarbeidarane si uavhengigheit, «armlengdes avstand» og ikkje minst habilitet alt dette i hovudsak knytt opp til dei oppdragsavtalane som er forutsatt inngått mellom revisjonsselskapet og IKSet. Fylkesrådmannen kan av desse grunnane ikkje rå til at enkelttilsette i IKSet kan halde eigardelar i eit eventuelt revisjonsselskap IKSet og skal ha eigardel i og ikkje uvesentlege oppdragsavtalar med. Dette vil vere oppdragsavtaler som ikkje blir konkurranseutsett, men der yting og motyting blir fastlagt gjennom tingingar mellom

4 Side 4 selskapa. Ein kan vanskeleg sjå at slike forhandlingssituasjonar der tilsette i IKSet er i forhandlingar indirekte med seg sjølv om oppdrag - er egna til allment å styrke oppfatninga om upartiskheit. Uavhengig av dette er fylkesrådmannen samd i at spørsmål om IKSet skal ha eigardel i revisjonsselskap herunder kor stor eigardelen skal vere, er eit spørsmål som skal avgjerast i selskapets eigarorgan representantskapet. Om forslaget til eigaravtale Eigaravtalen kan endrast ved kvalifisert (3/4) fleirtal blant eigarane ( 2). Prinsippet for kostnadsdeling mellom deltakarane er fastsett i eigaravtalen 3, der hovudregelen er at den enkelte deltakar betaler for leverte tenester «etter medgått forbruk». Prinsippet inneber prising av tenestene basert på forretningsmessige kriteria, som i privat sektor. Det er lagt til grunn ein overgangsfase på 4 år som gjer at enkeltkommunar ikkje skal få vesentlege endringar i kostnadene til revisjon på ein gong. Etablering av selskapet Etter at nødvendige vedtak om godkjenning av avtalane er gjort i kommunestyra og fylkestinget venteleg innan utgangen av mai månad, skal det førebuast eit stiftingsmøte (representantskapsmøte). For å førebu stiftingsdokumenta og ta nødvendige avgjerder for å få selskapet etablert inntil det er valt styre for selskapet, tilrår styringsgruppa at styringsgruppa blir oppnemnt som interimsstyre for selskapet med nødvendige fullmakter. Tilsetting av dagleg leiar/revisjonssjef skal likevel gjerast av det ordinære styret når dette er valt av representantskapen, iflg. selskapsavtalen 8. Vi har elles ikkje merknader til forslaget og tilrår at medlemene i styringsgruppa med varamedlemer blir valt som interimsstyre (namna er nemnt i tilrådinga pkt. 6). I tillegg må det oppnemnast representant frå fylkeskommunen til å møte i representantskapen, samt ein vararepresentant, jf. pkt. 5 i tilrådinga. I budsjettet for 2015 er det avsett inntil kroner som eigenkapitalinnskot i selskapet, finansiert av investeringsfond. Vi foreslår at det i samsvar med selskapsavtalen 4 blir løyvd inntil kroner som fylkeskommunens innskot, med ev. frådrag for utstyr som blir overført til selskapet ved etableringa (jf. pkt. 7 i tilrådinga) Fylkesrevisjonens personale er føresett å bli med over i det nye selskapet og vil få tilbod om tilsetting i selskapet. Overføringa følgjer reglane om verksemdoverdraging i arbeidsmiljølova. Engasjementavtale med selskapet Etter oppstart skal selskapet levere revisjonstenester til fylkeskommunen, og det er kontrollutvalets føresetnad at dei skal vere i same omfang som tidlegare. Utanom ordinær rekneskapsrevisjon m.m. inneber det levering av inntil 4 forvaltningsrevisjonsprosjekt i året og obligatorisk og frivillig selskapskontroll etter bestilling, deltaking i obligatoriske møte samt ev. rådgiving inntil eit visst tal timar pr. år. I slike tilfelle blir det normalt inngått ein årleg engasjementavtale (leveranseavtale, tenestekontrakt) mellom kommune og selskap, som spesifiserer leveransen o.a. vilkår for levering.

5 Side 5 Vi tilrår at det blir inngått årlege engasjementsavtalar mellom fylkeskommunen og revisjonsselskapet, og at kontrollutvalet får fullmakt til å fastsetje omfanget av revisjonstenester m.m. og godkjenne avtalen det enkelte år (jf. pkt. 2 i tilrådinga). Vi legg til grunn at fylkestinget som tidlegare får seg førelagt til behandling verksemdplanen for kontrollutvalet i valperioden samt revisjonsplanar (val av forvaltningsrevisjonar og retningslinjer for selskapskontroll), for på den måten å fastlegge dei overordna føringane for revisjons-, tilsyns- og kontrollarbeidet i fylkeskommunen. Reglementet for kontrollutvalet vil i ei seinare sak bli foreslått endra i samsvar med den nye ordninga for revisjon av fylkeskommunen. Fråsegn frå tilsette sine organisasjonar Dei tilsette ved fylkesrevisjonen er gitt høve til å gi fråsegn til saka, og ei fråsegn (udatert) frå Akademikerforbundet v/tillitsvald ved fylkesrevisjonen ligg ved. Det meste av det som er påpeikt i fråsegna er kommentert i saksframlegget over, eller vil bli handtert av interimsstyret i det vidare arbeidet med etablering av selskapet. Oppsummering og vurdering Fylkesrådmannen seier seg lei for at det ikkje var mogleg å få etablert eit nær fylkesdekkande interkommunalt revisjonsselskap denne gongen, etter at KomRev3 IKS fall frå heilt i slutten av prosessen. Selskapet som no blir etablert vil få om lag 17 tilsette ved starten med kontor i Kristiansund, Molde og Surnadal. Dei to revisjonseiningane i Molde får kontorfellesskap. Vi meiner det formelle grunnlaget som etter dette er lagt gir tilstrekkeleg fundament for etablering og oppstart av det nye interkommunale revisjonsselskapet. Det er i denne fasen eit moment at nokre avgjerder knytt til vidare drift av selskapet bør overlatast til interimsstyret og seinare til selskapsorgana å ta stilling til så snart dei er etablerte. Forslag til vedtak (tilråding frå kontrollutvalet): 1. Fylkestinget godkjenner at fylkeskommunen inngår som deltakar i Møre og Romsdal Revisjon IKS og at selskapet blir valt som revisor for fylkeskommunen med verknad frå 1. juli Fylkestinget gir kontrollutvalet fullmakt til å inngå og godkjenne årlege engasjementsavtalar med Møre og Romsdal Revisjon IKS. Forslag til vedtak (tilråding frå fylkesutvalet): 3. Fylkestinget godkjenner forslaget til selskapsavtale med Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars 2015, og forslaget til eigaravtale mellom deltakarane i Møre og Romsdal Revisjon IKS datert 9. mars Fylkestinget kan ikkje rå til at enkelttilsette i IKSet kan halde eigardelar i eit eventuelt revisjonsselskap som IKSet òg skal ha eigardel i. 5. Som fylkeskommunens representant i representantskapen i Møre og Romsdal Revisjon IKS (ut valperioden ) blir valt og som vararepresentant blir valt 6. Som interimsstyre for Møre og Romsdal Revisjon IKS (selskap under stifting) med fullmakt til å ta nødvendige avgjerder for å etablere selskapet inntil nytt styre er valt på stiftingsmøtet, blir oppnemnt: 1. Knut Anders Oskarson, leiar (leiar i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune), varamedlem: Trond Hansen Riise, (medlem i kontrollutvalet, Møre og Romsdal fylkeskommune).

6 Side 6 2. Ola Krogstad, medlem (styreleiar i Kontrollutvalssekretariatet for Romsdal, Eide kommune), varamedlem: Rita Rognskog (nestleiar i styret for Kontrollutvalssekretariatet for Romsdal, Aukra kommune). 3. Ola Rognskog, medlem (leiar i representantskapen i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Halsa kommune), varamedlem: Viggo Jordahl (leiar i kontrollutvalet, Kristiansund kommune). 4. (Tillitsvalt valt mellom dei tilsette i dei tilslutta revisjonseiningane.) 7. Fylkestinget løyver inntil kroner som fylkeskommunens eigenkapitalinnskot i Møre og Romsdal Revisjon IKS. Innskotet blir finansiert ved bruk av investeringsfond. Ottar Brage Guttelvik fylkesrådmann Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Møre og Romsdal Revisjon IKS - innleiande kommentarar frå styringsgruppa 2 Møre og Romsdal Revisjon IKS - forslag til selskapsavtale 3 Møre og Romsdal Revisjon IKS - forslag til eigaravtale 4 Møre og Romsdal Revisjon IKS - tidlegare vedtak i kommunestyre/fylkesting 5 Fråsegn frå Akademikerforbundet