DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET EFFEKTIV OUTSOURCING 6TIPS OM OUTSOURCING FOR VINTER/VÅR 2009

Transkript

1 E-faktura En tredjedel av bedrifter interessert i e-faktura DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Leverandørkriterier Fem tips fra smbbedrift med suksess Ekspertene svarer Hvorfor sette ut deler av driften i dag? EFFEKTIV Nr. 6 / Febr. 09 OUTSOURCING 6TIPS OM OUTSOURCING FOR VINTER/VÅR 2009 FOTO: STÅLE ANDERSEN Trender Kostnadskutt er igjen den viktigste faktoren for å outsource IT-sektoren Forventer både prisdumping og økt etterspørsel Konkurser Antallet konkurser i norsk næringsliv øker dramatisk Leasing Hvorfor påta seg kapitalbinding og usikkerhet når man kan leie? OUTSOURCET ADMINISTRA- SJON AV 2000 ANSATTE Suksess: Vi sparer nå tid og ressurser på noe andre gjør bedre og mer effektivt for oss, sier HR-direktør Per-Espen Magnussen i Gjensidige. PETTER GOTTSCHALK TIL FROKOST Hvordan lykkes med outsourcing? Gratis seminar 10. mars hos Bluegarden, Kirkegata 25. Påmelding innen 3. mars. For mer informasjon om frokostseminaret, besøk bluegarden.no

2 2 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET UTFORDRINGER Tilbudsforespørselen er første post i løypa etter at en beslutning om outsourcing av IT er tatt. Hengemyra truer for de som mister fokus på forretningsmålene. Unngå de største fellene i outsourcing Erfaring viser at mange kunder allerede i sine tilbudsforespørsler legger sterke føringer ikke bare på hva, men også på hvordan en leverandør skal etablere og levere IT-tjenester. Dette er et paradoks for kunder som har realisering av stordriftsfordeler som en målsetting bak outsourcingsbeslutningen. Stordriftsfordeler kan best realiseres hvis en ekstern leverandør kan levere IT-tjenester på samme måte på tvers av kunder, og dette er ikke mulig når ulike kunder stiller ulike krav til leverandørens saksbehandlingsregimer, dokumentstruktur, organisering, støtteverktøy og annet som vedrører leverandørens leveranseplattform. Outsourcingskontrakter som detaljstyrer leverandøren kan dermed sparke beina under sin egen intensjon. For å unngå dette, er det viktig å bevare forretningsinteressene som kompass gjennom potensielt sprikende interesser som ofte er involvert i utarbeidelsen av tilbudsforespørselen. Noen feller skiller seg ut som gjengangere, og omveier rundt disse bør søkes så langt det er mulig. Ureflektert kundetilpasning Krav om kundespesifikke tilpasninger, uten å først gjøre 1 en grov kost/nytteanalyse, er kanskje den fellen det er lettest å gå i under produksjon av tilbudsforespørselen. For å illustrere med et eksempel: En kundespesifikk tilpasning av leverandørens regime for endringsbehandling vil kunne medføre endringer i saksbehandlingsverktøy, opplæring av personell samt større risiko for uriktig behandling. Om leverandøren allerede har etablert velfungerende standarder for dette, vil kostnad og risiko ved å oppfylle et slikt krav høyst sannsynlig overstige den reelle verdien for kunden. Feilmedisinert mistillit En annen felle er å bruke detaljdiktering som middel for 2 å bøte på en grunnleggende mistillit mot leverandøren. Fremfor å bruke ressurser på en grundig evaluering av leverandørens driftsplattform, er mange kunder fristet til å formulere krav som leverandøren forventes å besvare binært støttet eller ikke. Tilsvar på slike krav gir ikke nødvendigvis et representativt bilde av leverandørens profesjonalitet, og kan dermed forårsake et leverandørvalg basert på svakt grunnlag. Ole Kroknes Konsulent, PA Consulting Group KROKNES BESTE TIPS Ikke bestill mer enn du trenger Anerkjenn gjensidig interesse i stordriftsfordeler som 1 skapes ved at en leverandør kan levere IT-tjenester likt til flere kunder. Kundespesifikke krav kan medføre kostnader og risiko som overstiger verdien som oppfyllelsen av disse kravene vil gi. Sjekk hva du kan få ut av standardleveranser Skap en trygghet til leverandøren ved å be om inn- 2 sikt i standard leveranseplattform. Bruk mer tid på å evaluere denne informasjonen og mindre tid på å formulere detaljkrav. Undervurdert konstruktiv tilbakemelding Leverandører som besvarer 3 tilbudsforespørsler ønsker i utgangspunktet å svare selgende til alle krav som er stilt. Dette kan føre til at avvik fra standard leveranseplattform blir beregnet inn i et tilbud, uten at dette nødvendigvis er til det beste verken for kunde eller leverandør. Kunders undervurdering av konstruktive tilbakemeldinger, og leverandørers frykt for å gi disse, kan føre til at viktige innspill til en strategisk hensiktsmessig kontrakt går tapt. Å finne balansen En god tilbudsforespørsel stiller de riktige kravene på en 4 måte som gir leverandører den riktige frihetsgraden i forhold til hvordan kravene innfris. Å finne denne balansen er kanskje den viktigste etappen mot en outsourcingsavtale som utnytter de stordriftsfordeler som bor i forretningsmodellen. Bruk derfor godt med tid og ressurser på denne fasen, og mist ikke de langsiktige målsettingene av syne gjennom krattet av kjekt å ha. En rådgiver kan bringe nyttig erfaring inn i arbeidet, men et slikt bidrag må ikke måles i antall produserte sider. VI ANBEFALER SIDE 6 Jarle Roar Sæbø Advokatfi rmaet Grette Det er gjennomgående i norsk sammenheng at vi umyndiggjør forbrukerne og legger føringer på ting som voksne mennesker er i stand til å vurdere selv. Outsouringsordlisten s Vi presenterer et utvalg begreper som går igjen når det er tale om outsourcing. ASP-drift av regnskap s Flere tilbydere av regnskapstjenester tilbyr kunden fjernbokføring over nettet. Vi hjelper våre lesere å lykkes! EFFEKTIV OUTSOURCING, 6. UTGAVE, FEBRUAR 2009 Adm.Dir.: Thomas A. Berge Redaksjonssjef: Bjarne S. Brokke Redigerer: Tonje Robertsen Prosjektleder: Espen S. Rønning Telefon: E-post: Distribueres med: Dagens Næringsliv Februar 2009 Trykk: Dagblad-trykk Kontakt Mediaplanet: Telefon: Faks: E-post: synspunkter@mediaplanet.com Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører ved å tilby lesere som gjennom faglig høyt redaksjonellt innhold blir motivert til å handle. Maksimer dine muligheter La Sergel ta ansvaret for hele betalingsprosessen fra fakturering til pengene er på konto. Økt fokus på egen virksomhet, kortere kredittid og reduserte tap på fordringer er noen av fordelene vi tilbyr. Sergel er et ledende og fremtidsrettet nordisk konsern, med ca 400 ansatte. I Norge er vi 40 ansatte med kontorer i Sandefjord og Oslo. TELEFON

3 PC - LYD & BILDE - FOTO & VIDEO - MOBIL & GPS BEST PÅ MERKEVARER BEST PÅ PRIS! 8.995,- Vnr Inkl.mva. 40 Samsung LE40A656 LCD-TV Full-HD NetShop.no - raskeste vei til de beste prisene! ,- Vnr Inkl.mva. 50 LG 50PG7000 Plasma Toppmodell med knallbilde og Bluetooth! FRA 6.990,- Vnr Inkl.mva. 42 Toshiba 42XV550PG LCD-TV Slank og lekker - Beste kjøp Lyd&Bilde! 6.895,- Vnr Inkl.mva 42 Panasonic TH-42PX80 Plasma Plasma TV med svært god bildekvalitet! Apple ipod Nano 8 GB MP3 spiller 1.250, ,- Vnr inkl.mva. Vnr inkl.mva. Samsung HT-TXQ120 Hjemmekino Fantastisk MP3 og video spiller 8GB! EISA Årets hjemmekinosystem 07/08! 7.495,- Vnr inkl.mva. 17 Toshiba Satellite P300 Elegant, kraftig og funksjonsrik! VI LEVERER VARER OVER HELE LANDET! Du kan også velge å hente varene i Sandefjord eller Oslo! Priser kan endres uten varsel, ved uventede prisøkninger eller unormale valutasvingninger. Prisene gjelder så langt beholdningen rekker. Alle priser er oppgitt inkl. mva. Vi tar forbehold om feil.

4 4 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET TIP/STEP 1TIPS NYHETER 0 KOSTNADS- OUTSOU XXXXXX OURC RCIN XXXXXXXX TRENDER OUTSOURCING- KUTT IGJEN EN FAKTOR Strategiske drivere for outsourcing Spørsmål: Er tilgang til kvalifi sert arbeidskraft fortsatt et argument for outsourcing? Svar: Delvis, men fi nanskrisen tvinger stadig fl ere til utsetting av økonomiske hensyn. I mange år har outsourcing blitt brukt for å kutte kostnader, men i de senere år har tilgang til kvalifisert personell stadig oftere vært brukt som argument, noe blant annet Outsourcingsundersøkelsen 2007 fra Handelshøyskolen BI viser. Når arbeidsmarkedet er presset, kjøper man heller fra leverandører enn å ansette selv, forteller BI-forsker Hans Solli- Sæther, forfatter av undersøkelsen sammen med Petter Gottschalk. Argumentet for dette er at bedriften kan outsource funksjoner den ikke har tilstrekkelig med ressurser til å utføre selv. Kutter kostnader Men nå er kostnadselementet tilbake. Kostnadsreduksjoner er ofte en viktig driver for outsourcing, spesielt for store bedrifter i økonomiske vanskeligheter. Gjennom outsourcing kan de oppnå billigere tjenester og samtidig realisere gevinst ved salg av eiendeler. Solli-Sæther viser ikke minst til senere tids dramatiske kutt, eksempelvis i SAS, hvor ledelsen annonserer bortsetting av støttetjenestene, men understreker at outsourcing også kan være interessant for SMB-segmentet. Outsourcingsundersøkelsen viste også en forventet vekst på 36 prosent i løpet av tre år, men det er halvannet år siden nå. I Norge ser vi ofte at man setter bort enkelttjenester for deretter å bygge på med flere tjenester når relasjonen er etablert, sier han. Outsourcer til utlandet 28 prosent av økningen er outsourcing til utlandet. I India har man for femte år på rad sett en lønnsvekst på over 10 prosent, noe som kan gjøre offshoring mindre interessant, men Solli-Sæther mener at vi ikke skal glemme behovet for tilgang til høyt kvalifisert personell. Nå ser vi at tjenesteutsetting igjen handler om kostnadskutt, så det blir nok en ny undersøkelse i år for å undersøke hvordan outsourcingsmarkedet påvirkes av krisen. Økningen innen offshoring har også bidratt til økning av kvaliteten og bredden i produktspekteret. Både IKT og callsentre er tjenester som kan fungere globalt, men Solli- Hans Solli-Sæther Forsker, BI Sæther forteller at offshoringleverandørene har begynt å bevege seg oppover i verdikjeden, med etablering av egne kontorer nærmere tjenestekjøperen, noe som også bidrar til å drive opp kostnadene. Kommer styrket ut Abelia-sjef Paul Chaffey mener at de som var tidlig ute med å outsource, vil komme styrket ut av dagens krise: Dette er sammensatt, fordi outsourcing i Norge primært skyldes kompetanseknapphet, sier han, og tror ikke at hans egen bransje er spesielt skjermet. IT er så innvevd i andre bransjer at det må få konsekvenser. Med de som arbeider for den offentlige vekstsektoren, vil det gå bra. Jeg tror uansett ikke at vi får noen reprise på nedturen etter at IT-boblen sprakk rundt årtusenskiftet. Chaffey tror at den norske ITbransjen kommer bedre ut når det blir lettere å få tak i folk, men at finansbransjens behov for å spare får konsekvenser. Jeg tror ikke at det blir mindre automatisering og selvbetjeningsløsninger på nett, men det kan svinge enda kraftigere i ITbransjen fordi det er så lett å fryse prosjekter og hive ut konsulenter. Det tror jeg vil være korttenkt. Konsulentene har stor verdi, siden de flytter kunnskap og kompetanse. JARLE PETTERSON Tilgang til ressurser og kompetanse - 83% Fokus på egen kjernekompetanse - 80% Lavere produksjonskostnad - 74% Fleksibel tjenesteproduksjon - 72% Forbedret tjenestekvalitet - 64% Redesign av forretningsprosesser - 30% Akseptert praksis i bransjen - 22% Press fra konkurrenter - 14% Tilgang til nye markeder/vekst - 11% Outsourcingsundersøkelsen 2007, Hans Solli-Sæther og Petter Gottschalk, Handelshøyskolen BI, November 2007 Gi bort fritid! Fornøyde medarbeidere jobber bedre! Gi dine medarbeidere et gode de virkelig ønsker seg, gi de fritid! Veldig mange bedrifter har stort arbeidspress for tiden, og mange jobber lange dager. Med CityMaid HjemmeService som personalgode gir du hele familien et gode, og ikke minst mer tid! Som bedrift viser man at man bryr seg. Dette er også et annerledes gode, som man kan skille seg ut i konkurransen om å få tak i dyktige medarbeidere. Noen av våre tjenester: - Fast vaskehjelp som personalgode - Premiering ved salgskonkurranser - Gavekort Ta kontakt med oss i dag på tlf: eller CityMaid, Norges største innen hjemmeservice og omsorgstjenester. Et trygt og enkelt valg siden Vi betjener områdene: Stor Oslo, Akershus, Asker, Drammen, Oppegård, Jessheim, Kløfta, Lillestrøm, Fredrikstad, Sarpsborg, Bergen, Stavanger og Trondheim

5 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET FEBRUAR SNUR PÅ KRONA Figuren viser prosent av respondenter fra Outsourcingsundersøkelsen 2007, som indikerer driver som viktig. I dag mener forfatterene av undersøkelsen at kostnadsaspektet igjen er det viktigste. FOTO: PALI RAO/ISTOCK Anbefaler snarlige tiltak for å sikre fordringer Mens antallet konkursbegjæringer fortsetter å øke, er det kanskje tid for å vurdere tiltak som kan bidra til å sikre fordringene? Det koster ikke all verden, og kan bety et være eller ikke være for små og mellomstore bedrifter. BAKGRUNN Hele fjoråret så 3637 konkurser. Det er en økning på 28 prosent i forhold til 2007, og Kjell-Ola Kleiven, informasjonssjef i Dun & Bradstreet, maler et betydelig mørkere bilde for dette året. Slår man sammen konkurser og tvangsavviklinger i januar, var det oppe i 534 selskaper. Det er en dobling i forhold til Disse selskapene omsatte til sammen for 1,1 milliarder i fjor. Under halvparten av dem leverte regnskap. For de som hadde fordringer hos dem, kunne en overvåkingstjeneste ha avdekket disse konkursene tidlig, mener han. Overvåking viktig Noe av det viktigste man kan gjøre, er å overvåke. Om lag 80 prosent av tapene i næringslivet skyldes forbindelser som tidligere var dine beste kunder. Kredittvurdering ved inngåelse av avtaler er ikke nok, men må utføres løpende, sier han. Ifølge Kleiven viser prognosene at vi kan forvente at innpå 7500 selskaper går over ende i år, og da snakker vi om mange selskaper som tidligere var preget av god økonomi. Regnet i mennesker betyr det at mister jobben i år, mot i fjor. Vi ser tap i alle typer virksomheter, men i visse bransjer, som bygg, anlegg, service og detalj, er frafallet av bedrifter større. Det preger også hverdagen til dem som fortsatt lever, og som mister relasjoner de er avhengig av. Mange av de som er gått over ende har vært mindre, men også det er i ferd med å snu. Selskaper som har gått godt, begynner også å slite når kundene ikke gjør opp for seg. I tillegg har vi de som har investert tungt i gode tider. Det merker de nå. Ha kontroll på kundemassen Kleiven forsikrer at det ikke er dyrt å kjøpe kredittvurdering og overvåkning. Egentlig er det ingen som har råd til å la være. Det handler om noe så elementært som å sjekke rating eller om revisor fratrer. Jeg vil si at det nesten er galskap ikke å ha kontroll på kundemassen. Det spesielle nå er at vi får en polarisering i ratingene, med vekst i AAA- og i C- segmentet. Et klassisk kjennetegn på tøffe tider, der de sterke har gode muligheter for å kjøpe opp svake konkurrenter. Bruk inkassobyrå Har man mulighet til det, bør man også vurdere kredittforsikring, som er veldig i tiden. Her varierer kostnadene en del, men for eksempel i handel med utlandet kan den vise seg uvurderlig. Men til slutt: Ikke nøl med å sette fordringene ut til et inkassobyrå. I kombinasjon med overvåkning, er det den beste måten å sikre fordringene på, råder Kjell-Ola Kleiven. JARLE PETTERSON ORDLISTE Outsourcing Sette bort en eller flere funksjoner til ekstern leverandør. Business Process Outsourcing Bortsetting av hele forretningsprosesser, for eksempel callsenter, regnskap, HR og logistikk. Inhouse outsourcing At et selskap med flere enheter samler en ressurs, eksempelvis IT-ressursene, ett sted i organisasjonen, gjerne organisert som et datterselskap med andre selskaper eller divisjoner som kunder. Insourcing Tilbakeføring av tidligere bortsatte tjenester. Offshore outsourcing Outsourcing til utlandet, gjerne et annet kontinent. Nearshore outsourcing Outsourcing til utlandet, gjerne et annet kontinent. Selektiv outsourcing Å sette ut deler av funksjonene til forskjellige leverandører, somforvaltning av applikasjoner til en leverandør og drift av WAN til en annen. SLA Service Level Agreement En avtale som definerer, relativt presist, hva slags tjenester som skal leveres for den prisen man betaler. SM Service Manager Ansvarlig for leveransen og daglig kontakt med kunden. KILDE: COMPUTERWORLD Outsourcing lønner seg Vurderer du å tjenesteutsette økonomi og lønnsfunksjonen? La NetLedger AS bli din partner. Vi betjener mer enn 500 bedrifter og organisasjoner, og selskapet er i sterk vekst. Vi tilbyr rådgivere med lang og bred erfaring fra økonomi, regnskap og lønn som: forretningsprosesser Vi benytter XLEDGER.NET TM et webbasert økonomisystem som gir: For nærmere informasjon og tilbud: Tlf.: eller post@netledger.no. Internet Accounting

6 6 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER Skaff deg økonomisk trygghet også i usikre tider Spørsmål: Hvordan kan man kjøpe seg økonomisk trygghet? Svar: Bistand til innfordring er til stor hjelp, men helt sikker er du ikke uten god kredittvurdering. Etter at det ble klart at antallet konkurser i norsk næringsliv begynte å øke dramatisk i fjor, har mange gitt seg til å spå om hvor det vil ende innen 2009 er omme. Tallene kan variere noe, men tendensen synes klar. Det jeg har sagt er at det er all grunn til å tro at antallet konkurser vil dobles i år opp til rundt 6000 mot fjorårets 3637 og da snakker vi om opptil arbeidsplasser som vil bli berørt og omsetningsverdier på omkring 25 milliarder kroner, sier Baard Bratsberg, styreleder i Norske Inkassobyråers Forening. Han påpeker imidlertid at noen nødvendigvis må bukke under for at andre skal overleve. I gode tider skjer det ofte en overetablering i enkelte bransjer. Ved konkurs gjennomføres en nødvendig sanering. Krisen er her og vil ramme mange, men det er de gjenværende som skal løfte oss ut av den, fortsetter han. LUKKER DØRENE. Antallet konkurser i norsk næringsliv økte dramatisk i fjor. Unngå å gå på en smell når du handler med forretningspartnere FOTO: SAMI SUNI/ISTOCK Bruk kredittvurdering For å være helt sikker på å unngå en smell når man handler med forretningspartnere, løfter Bratsberg frem kredittforsikring som et effektivt verktøy. Men det koster. Det billigste man kan gjøre, er å foreta en grundig kredittvurdering før man kaster seg inn i prosjekter. Med den finanstørken vi har i dag, trenger næringslivet alle de likvidene det kan få, men da må man også få fordringene inn så raskt som mulig. Derfor er det også viktig å ha gode rutiner på innfordringssiden. Når finanskreditorene blir FLERE KONKURSER 70 prosent flere Antallet konkurser fortsetter 1 å øke. I fjerde kvartal 2007 ble det åpnet 70 prosent flere konkurser enn i samme periode året før. På årsbasis var økningen 28 prosent. Tre av fire var foretak Av fjorårets i alt 3637 konkurser var tre av fire, altså 2600, 2 såkalte foretakskonkurser. Det vil si alle virksomheter unntatt enkeltpersonforetak. Disse økte med 41 prosent i forhold til De resterende 1037 konkursene gjaldt enkeltpersonforetak, som også omfatter personlig konkurs. mer restriktive i krisetider, øker presset på varekreditten. Det er den billigste finansieringskilden, og ser vi på verdiene som er i omløp her, blir regjeringens finanspakker små. Det å ha et næringsliv som har råd til å yte hverandre denne kreditten er viktig, og den Flere tvangssalg Oslo byfogdembede rapporterte i januar at antallet 3 tvangssalg steg med hele 12,5 prosent i fjor. Så å si hele denne veksten beror på en kraftig økning i antallet tvangssalg av borettsandeler, fra 1105 i 2007 til 1288 i fjor. Opprettholder kvaliteten 82 prosent av outsourcede tjenester oppnår avtalt kvalitet, 3 nesten halvparten innen ett år. Kun 18 prosent rapporterer at avtalt kvalitet aldri ble oppnådd. KILDER: SSB, NA24, OUTSOURCINGSUNDERSØKELSEN TIPS ØKONOMISK OMIS TRYGGHET fungerer som olje i maskineriet. Men den er ikke uten risiko. Kemnern på flyttefot Om vi ser på de seneste konkurstallene, oppdager vi at Oslo-tallene for 2008 har vært lave, men det har dessverre ingen sammenheng med at det står så bra til. Årsaken er at Kemneren i Oslo har vært på flyttefot, med installasjon av nye datasystemer og alt hva det innebærer av forsinkelser. Og resultatet er unormale Oslo-tall, men det etterslepet kommer snart til å gjøre seg gjeldende med en tilsynelatende eksplosjon i Oslo. Bratsberg mener at det å ha et effektivt innfordringssystem, med en slagkraftig inkassobransje, er helt avgjørende. Vær føre var Det er i tillegg viktig å ha et velfungerende namsmannssystem. Enkelte steder, spesielt i Oslo, arbeides det med enorme restanser. Det kan gå nesten et år før det skjer noe. En liten bedrift har sjelden kapital nok til å vente så lenge på betaling, og dør mens man rykker frem i køen. Derfor er vårt råd at man har fullt fokus på interne kredittvurderings- og innfordringsrutiner. Tar du en bedrift som har 5 prosent av omsetningen i fortjeneste, og denne bedriften taper kroner, vil bedriften måtte selge nye varer for 2 millioner for bare å dekke tapet. De færreste klarer å ri av den stormen. Jeg synes det sier sitt, sier Bratsberg. JARLE PETTERSON INNKREVING Blir vanskelig med inkasso De fleste bedrifter outsourcer innkrevningsarbeidet. Men en ny hjemmel i kredittkjøpsloven gjør at leverandøren av nettopp slike tjenester, inkassobyråene, går mot tøffere tider. En ny hjemmel i kredittkjøpsloven stiller seg langt på vei på kundens side. Den sier nemlig at selgeren er pliktig til å fraråde kunden å handle på kreditt, dersom vedkommendes økonomiske situasjon er dårlig. Skulle dette punktet bli oversett, kan kunden prøve å oppheve kjøpet. Det er gjennomgående i norsk sammenheng at vi umyndiggjør forbrukerne og legger føringer på ting som voksne mennesker er i stand til å vurdere selv, mener Jarle Roar Sæbø i Advokatfirmaet Grette. Sæbø ser for seg en situasjon hvor kredittratingbyråene blir nødt til å utvikle nye tilleggsfunksjoner og at inkassobyråene får et helt nytt problem i fanget. I det øyeblikk de får et oppdrag og skal innkreve en gjeld, kan de bli møtt av forbrukeren med en innsigelse på frarådningsplikten. Jeg forventer at vi vil se mye til denne typen innsigelser, sier han. Inkassosselskapene blir nå avhengig av at butikken kan dokumentere at kunden ble advart før han kjøpte varen. Hvis ikke, må innkreverne sette seg i en tidsmaskin for å prøve å gjøre en vurdering av en historisk transaksjon, bemerker Sæbø, og legger til: Det sentrale i vurderingen av frårådningsplikten blir hvilke økonomiske anmerkninger og ikke hvor mye lån kunden har, selv om lån også regnes med i helheten. FREDRIK GRØNNINGSÆTER Fyll kassen raskt med dine kundefordringer den mest komplette tjenesten for bedrifter som vil vokse og fokusere på sin kjernevirksomhet. I tillegg til finansiering og bedre likviditet hjelper vi deg med alt fra fakturering til inkasso. Vi gjør det vi er best på og du får muligheten til å drive din virksomhet mer effektivt. I mange bedrifter ligger store beløp bundet i utestående kundefordringer. Med PayEx Fakturaservice kan du raskt få bedret din likviditet og samtidig effektivisere dine økonomirutiner. Fakturering, og ikke minst oppfølgning av innbetalingene tar mye tid. Du har sikkert opplevet at flere av dine kunder ikke betaler når de skal. Med PayEx Fakturaservice er problemet ute av verden. Vi tar oss av alt fra utsendelse til oppfølgning av fakturaene, og vi gjør det uten at dine gode kunderelasjoner blir svekket. VI ER EKSPERTER PÅ BETALINGER. Mellom bedrifter. Mellom mennesker. Mellom mennesker og bedrifter. Besøk

7 Krevende tider? Aktiv Kapital Ledende leverandør i Europa av inkassotjenester og kjøp av forfalte fordringer. Et samarbeid med oss handler om kapitalfrigjøring og forbedret lønnsomhet. - tlf: Effektiviser! Få økt lønnsomhet SMB Økonomi og Regnskap framtidsrettede løsninger Vår fokus er å være i front med ny teknologi, god kvalitet, gode rådgivningstjenester og kostnadseffektive løsninger. Flere og flere bedrifter ser gevinsten av å outsource hele eller deler av arbeidet til fagpersoner. Vi kan være din komplette regnskapsavdeling. I dette inngår løpende rapportering, betalingsformidling, årsoppgjør/ligningspapirer og konsolidering. Du bestemmer hvilket omfang du ønsker å bruke oss. Andre tjenester/produkter vi kan tilby: Postmottak, skanning og verifisering av bilagene Komplett elektronisk arkiv av alle bilag (egenutviklet løsning) Lønnsavdeling med personal informasjon Oppfølging av aksjonæroppgaver, aksjonæroversikter, endringer i Altinn. Etablering av nye virksomheter En stor del av de transaksjonsbaserte tjenestene (verifisering, kontering, bokføring) kan vi tilby til kr 290,- pr. time, avhengig av type selskap. Dette reduserer dine kostnader. Vi skreddersyr løsninger for din bedrift Ved å benytte systemene SAP B1, Visma Business og Eyshare, tilpasser vi systemene til dine behov. Du vil kunne arbeide med fakturering, logistikk, time/prosjekt osv. direkte mot samme base som vi bruker. Dette reduserer dine kostnader på kjøp og vedlikehold av programvaren, redusert behov for hardware, lavere daglige driftskostnader osv. SMB er en komplett leverandør gjennom våre søsterselskaper SMB Business Partner AS, SMB Datadrift AS og Systemitech AS. Har du selskaper/avdelinger i andre land i Norden bistår vi også her med våre løsninger. Vårt hovedkontor ligger på Kongsberg i tillegg til avdelingskontorer på IT Fornebu og Sri Lanka. Kontaktpersoner: Bente Førli eller Magne Tangen magne@smb-gruppen.no Våre elektroniske løsninger bidrar til landsdekkende tjenester. SMB Datadrift SMB Datadrift er en totalleverandør av effektive driftsløsninger, enten du ønsker å outsource hele eller deler av dine IT-systemer. DRIFT Drift av alle typer applikasjoner - Garanti på oppetid - Drift av tunge applikasjoner som regnskaps- og ERP systemer - Ivaretaking av fjerndrift og overvåking av hele eller deler av IT-systemer HUSING Har du allerede en server, kan vi huse den trygt i vår driftssenter. LEIE LISENSER Siste versjon kan leies av oss; hele Microsoftporteføljen, antivirus, spam. Kontakt Torstein Håvardsrud tlf , torstein@smb-gruppen.no Hovedkontor: Dyrmyrgata 4, 3611 Kongsberg / telefon /

8 8 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET TIP/STEP NYHETER 3 Unngå verditap på bilfl åten med leasing LEASING AV BIL INTERNKONTROLL Mål ditt eget callsenter Ved hjelp av målinger utført av ukjente kunder, kan du finne ut hvor godt ditt callsenter fungerer. Spørsmål: Hvorfor bør man lease en bil? Svar: En suksessrik forretningsmann har sagt: Det er kun ting som stiger i verdi man skal eie, resten kan man leie. I utgangspunktet er det aktuelt å vurdere leasing av alle kapitalkrevende driftsmidler med kort levetid og/eller rask teknologisk utvikling, sier Arild Odden, administrerende direktør for Hertz Lease, First Fleet Services AS. Eie eller leie Ved å eie bilene sine selv, påtar man seg i tillegg til kapitalbinding en stor grad av usikkerhet i forhold til verditap på bilflåten. Dersom du velger å benytte deg av biladministrasjon, vil du få nøytrale råd om valg av merke, modell og utstyr. Når valget er gjort, går biladministrasjonsselskapet til innkjøp av den aktuelle bilen. Når bilen settes på veien, er det med full pakke. I tillegg til leasing, er alt fra årsavgift, forsikring, service og andre løpende driftskostnader inkludert (hvor mange elementer som er inkludert, kan variere etter hvor omfattende avtalen er). Hvis du benytter deg av dette systemet, blir alle regninger betalt underveis, og kunden får kun en månedlig samlefaktura. I tillegg utarbeides det løpende rapporter med nøkkeltall og avvik som er interessante for kunden å følge med på, forteller Odden. MINDRE USIKKERHET. Ved å lease firmabilene, reduserer du graden av usikkerhet i forhold til verditap på bilflåten. FOTO: SHAUN LOWE/ISTOCK FAKTA OM LEASING Inngå leieavtale Finansiell lease er et finansielt produkt. Istedenfor å låne- 1 finansiere kjøpet av bil, inngår du en leieavtale (normalt tre år) med en finansinstitusjon. Du betaler inn enforskuddsleie på prosent av bilens pris, tar ut bilen og betaler videre en månedsleie som dekker renter og avskrivninger på kjøretøyet i leieperioden. La andre gjøre jobben Vel så viktig er det at biladministrasjonen sørger for å administrere og følge opp alle underleverandører underveis. Dette innebærer alt fra å passe på å få de beste betingelser på alle innkjøp til å være vakthund og kontrollere inngående fakturaer. Videre blir kjøremønsteret og kjørelengde i forhold til avtale overvåket. Ved avvik vil den kundeansvarlige sørge for justeringer underveis slik at man unngår betydelige avregninger ved utløp av leieperioden, sier Odden. Ta deg av driften Alt som har med drift av kjøretøyet å gjøre, tar du deg av 2 selv. Etter tre år leveres bilen tilbake til bilforhandler, som takserer bilen og belaster leietaker med påkost og ev. overkjørt kjørelengde i forhold til avtale. Biladministrasjon Biladministrasjon er et produkt som er tilpasset be- 3 drifter som har firmabiler og som velger å outsource driften av disse. Den finansielle delen av produktet er den samme som finansiell lease, normalt uten forskuddsleie. I god tid før utløp av leieavtalen starter biladministrasjonsselskapet i samarbeid med kunden den videre prosessen med å velge neste bil, slik at denne står klar når den forrige leveres tilbake. På denne måten får man en problemfri overgang. Ved tilbakelevering av bilen sørges det for en nøytral tilstandsrapport, slik at reparasjon av skader, feil og mangler holdes på et riktig nivå. I sum kan man si at ved biladministrasjon velger kunden å outsource både innkjøp, finansiering, drift og oppfølging av firmabilparken. Leasingelementet er altså bare ett av elementene i pakken, fortsetter han. Les det med liten skrift Det dukker stadig opp annonser med leasingpriser på kr + mva pr. måned. Da er det imidlertid en god del liten skrift med betydelig kontantinnskudd og lav kjørelengde, pluss at det er en ren finansiell lease. En komplett pakke (uten kontantinnskudd) med årsavgift, forsikring og service vil ligge på kr + mva pr. måned for en typisk familiebil. Husk på at ved finansiell lease uten oppfølging underveis, vil det kunne påløpe en betydelig ekstra leie ved avslutning av leieforholdet hvis kjørelengden er mye lengre enn forutsatt, mens med et kundeoppfølgingsprogram og biladministrasjon vil man slippe dette fordi man korrigerer underveis, sier Odden. SILJE RØNNE Er senteret dyktig på salg og kundeservice, og hvilke områder må de jobbe mer med? Reidar Skorpen, salgssjef i See You, forteller at de har vært i kontakt med svært mange kundesentre den siste tiden. Flere bedrifter ser nå betydningen av å teste seg selv ved bruk av ukjente kunder. Det er svært ofte at ledelsen i en bedrift har en definisjon på hvordan de ønsker at kundemottaket skal være. Gjennom forskjellige rollespill mellom nye og ukjente kunder samt benchmarking mot konkurrenter, får våre kunder en veldig god tilbakemelding på hvordan deres kunder opplever å møte kundesenteret, sier han. Skal mer til for å lykkes Skorpen understreker at man ikke bare må bli bedre på selve kundemottaket, men også på salgsfasen for å lykkes i den harde konkurransen. Ved å sette bort driften av ditt sentralbord til en profesjonell aktører, kan det føre til lavere lønnskostnader samtidig som du kan oppnå økt salg og bedre kundeservice. En mer effektiv kommunikasjonsflyt inn til selskapet vil gi dine ansatte en enklere arbeidsdag, og som oftest en bedre utnyttelse av arbeidstiden. Videre kan du skreddersy løsninger som er tilpasset den aktuelle bedriftens behov, slik at fokus vil være på selskapets primærområder. SILJE RØNNE Outsourcing av sentralbordet? Kutt lønnskostnader Aldri opptatt Kortere svartider Bedret kundeservice Benytt oss på hel- og deltid TLF RIMELIGERE KUNDESERVICE OG SENTRALBORD ENN VED EGNE ANSATTE

9 Trio Enterprise Call- og kontaktsenter. Trio Enterprise er et multikanals call- og kontaktsenter system som sørger for at alle typer henvendelser til din organisasjon kan håndteres i ett og samme system. Trio Enterprise er modulbasert og inneholder blant annet: Kontaktsenter, sentralbord og besøksregistrering på en og samme plattform. Ett skjermbilde for alle oppgaver. Plassuavhengig applikasjon, «Free seating». Kompetansebasert ruting. Avansert statistikk. Med Trio Enterprise blir det lettere for deg og dine medarbeidere å samarbeide. Trio Norge as Fornebuveien 46, PB 493, 1327 Lysaker, Norge, Tel: e-post: norge@trio.com, Let your first impression last - Hei, du har nå kommet til [ditt firma] - for teknisk feil, tast 1 - for telefonsalg, tast 2 - for bedrift, tast 3 - for ordreavdelingen, tast 4 - for english, dial 9. Ønsker du at dine kunder skal bli møtt slik? - Om ikke kan vi hjelpe! tilbake til mennesket firmapost@ht-safe.no tlf:

10 10 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON Spørsmål: Hva skal til for å sette ut hele lønns- og personaladministrasjonen for et selskap med over 2000 ansatte? Svar: Jobbe langsiktig med gradvis utsetting og kontroll om hverandre, over en periode på flere år. Suksessfull outsourcing med solide delprosjekter GJORDE DET RIKTIG Vi sparer nå betydelig med tid og ressurser på noe andre gjør bedre og mer effektivt for oss, sier Human Resources-direktør (HR) Per-Espen Magnussen i Gjensidige. I 2002 inngikk forsikringsselskapet Gjensidige en outsourcingavtale med Bluegarden, som spesialiserer seg på rådgivning og drift av lønns- og personaltjenester. Vi utviklet ideen i et samspill med Gjensidige Nord Bank, og i første omgang skulle dette dreie seg om lønnstjenester. Selve systemet først, og deretter gradvis flere funksjoner, sier Magnussen. Han vektlegger nødvendigheten av å gå forsiktig frem når et såpass stort prosjekt skal gjennomføres. Vi har jobbet langsiktig og sørget for å ha kontroll på prosessen underveis. Hvert skritt har vært kartlagt. Vi har hatt gode delprosjekter og har vært trygge på løsningene som er blitt valgt. Det kan raskt bære galt avsted hvis man ikke bruker tilstrekkelig med tid på modellen, sier Magnussen. Det viktigste vurderingskriteriet ved valg av løsning og leverandør var et standardsystem, som også er fleksibelt i forhold til organisasjonsmessige endringer og registrerer data med en gang de oppstår. PROFIL Per-Espen Magnussen Født: 1964 Aktuell som: HR-direktør i Gjensidige Utdannelse: Siviløkonom, Handelshøyskolen BI Tidligere stillinger: HR direktør (Gjensidige Forsikring BA), Personalsjef (Gjensidige NOR Forsikring), Konsulent, (Key Resources Consulting A/S), Seniorrådgiver (Postbanken). Brukte seks år 1. juni i fjor var hele lønns- og personaladministrasjonen til Gjensidige satt ut. Prosessen hadde gått gjennom tre faser i løpet av seks år. Først kom en innføring av et personaladministrativt system, kalt Paga Web. I den første perioden ble lønns- og personalfunksjonene beholdt internt. Etter det ble lønnfunksjonen satt ut, og til slutt ble også personaladministrasjonen satt ut. Jobben var massiv i omfang. Gjensidige har over 2200 medarbeidere som hver måned forventer, og krever, at lønna lander på kontoen innen en bestemt dato. Selv om vi er et stort konsern, er vi ikke store nok til å få skikkelige stordriftsfordeler. Det pleide alltid å være et tidspress rundt den aktuelle lønningsdatoen. Vår levrandør har et større register av medarbeidere og ressurser på dette området, påpeker Magnussen. Eksempler på arbeidsoppgavene som er satt ut er lønn, reiseregninger, refusjon, avstemming, pensjonsordning, HR-administrasjon, rekruttering og rapporter. Alle forandringene er blitt gjort ved et årsskifte. Det var praktisk og vi har sluppet dobbeltarbeid. Et annet viktig moment for Gjensidige var kvalitet og tillit. I tillegg til herredømme over prosessen, må man sørge for gode grensesnitt mellom virksomheten og leverandøren. Det handler om rolleforståelse, sier Magnussen. Strenge krav til sikkerhet Lønns- og personalinformasjon er noen av de mest sensitive opplysningene som er i en bedrift. Denne formen for outsourcing stiller store krav til sikkerhet. Sikkerhetselementene måtte være på plass. Vi dobbeltsikrer hele tiden gjennom vår egen IKT-funksjon slik at vi vet at systemet holder de nødvendige kvalitetsstandarder. Dette er veldig sensitive opplysninger, og feil tolereres ikke, sier Magnussen. Han forteller også at et annet viktig kriterium var at løsningen måtte være «endringsrobust». Vi har hele tiden hatt i bakhodet at de systemer og løsninger vi tar i bruk her kan implementeres inn i Gjensidiges øvrige datterselskaper. Vi er representert i Sverige, Danmark og på Baltikum. Løsningene skal være mulig å bruke i flere land, sier Magnussen, og forteller at en lignende løsning allerede er implementert i den svenske avdelingen. Vi måtte gjøre noen tekniske forandringer, men på sikt er målsettingen en felles plattform. Bedre tid til oppfølging Outsourcingen har gitt Gjensidige mer tid til fokus på økt kvalitet og bedre standardisering av prosesser og rutiner. Det har blitt frigjort mer tid til blant annet oppfølging av ansatte. Det vi nå opplever, er at HR-miljøet i Gjensidige kan fokusere mer på rådgivning og utvikling for de ansatte. Så lenge alt går som det skal, blir det bedre tilbud i selskapet, sier Magnussen. Andre områder der Gjensidige benytter outsourcing, er blant annet vikartjenester, bedriftshelsetjeneste og firmabiler. HR-direktøren har et hovedråd til andre selskaper som planlegger å sette ut tjenester: Du må gjøre hjemmeleksen din grundig! FREDRIK GRØNNINGSÆTER GRUPPEREISER OG FIRMATURER TIL SMARTE PRISER?

11 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET FEBRUAR MAGNUSSENS TIPS FULL OVERSIKT Vi har jobbet langsiktig og sørget for å ha kontroll på prosessen underveis, sier Human Resources-direktør (HR) Per-Espen Magnussen i Gjensidige om selskapets outsourcingsprosess. FOTO: STÅLE ANDERSEN Velg riktig levrandør 1 Velg en leverandør som kan utvikle løsningen sammen med deg. Sonder markedet grundig og vær klar over hvilke tjenester du vil sette ut. Sørg for å ha gode delprosjekter. Ta råd fra ansatte 2 Ta i mot råd og tips fra ansatte og andre som kan fagområdet. Involver de ansatte i prosessen. Sørg for at løsningene som velges er endringsrobuste, og at de gjerne kan brukes på andre områder i bedriften. Gjør grundige analyser 3 Gjør en grundig kost- og nytte-analyse i forkant av prosjektet. Jobb langsiktig og sørg for å ha kontroll på prosessen underveis. Det er veldig viktig med styring og herredømme over prosessen. Få også på plass gode sikkerhetsrutiner. Ha god prosjektplan 4 I tillegg til herredømme over prosessen må en sørge for gode grensesnitt mellom virksomheten og leverandøren. Det handler om å ha en god rolleforståelse. Bruk tilstrekkelig med tid til å jobbe fram en god prosjektplan. Bruk god tid Evaluer prosessen godt etter implementering, 5 og korriger hvis nødvendig. Vær forsiktige, bruk god tid. Slik får du god kontroll og har oversikt over eventuelle endringer. YES, YOU CAN! restplass.no er landets mest kjente nettreisested! Små og store bedrifter bruker oss og sparer mye på reiser. Kick-offs, Incentives, Konferanser eller bare en hyggetur? Vår gruppeavdeling hjelper din bedrift å belønne og motivere viktige medarbeidere... Se mer på: restplass.no/groups Kontakt oss på: groups@restplass.no

12 12 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 4TIPS Kun en tredjedel av bedrifter klare for e-faktura Spørsmål: Er norske bedrifter klare for en efaktura-løsning i bedriftsmarkedet? Svar: Med kun en tredjedel av bedrifter intressert i efaktura B2B, er Norge fortsatt i startfasen. Ifølge en markedsundersøkelse som er gjennomført av TNS Gallup for det norske markedet, kommer det frem at Norge fortsatt er i startfasen når det gjelder efaktura for bedriftsmarkedet. Resultater fra undersøkelsen viser at kun en tredjedel av bedriftene oppgir at de synes efaktura B2B høres interessant ut. Men bankene samarbeider nå om å tilby formidling av elektroniske fakturaer (efaktura B2B). Det gjør det mulig for bedriftene å sende elektroniske fakturaer til andre bedrifter uavhengig av bankforbindelse og systemleverandør. Dette er en alle-til-alle -løsning som bare bankene tilbyr. Enkelt med nytt system Alle norske bedrifter har en bankforbindelse, og nå får de tilgang til en løsning som ikke er avhengig av den enkelte bank eller systemleverandør. Bedriftene kan nå sende efaktura til andre bedrifter. Ett av flere formater i bankløsningen er e2b, og det er også dette formatet bankene har basert sin norske utvekslingsløsning på. Bankenes bruk av formatet forvaltes av Bankenes Standardiseringskontor (BSK), som sikrer konsistent bruk og at tilstrekkelig informasjon kommer både avsender og mottaker til nytte, sier leder for Fakturaløsninger i BBS, VIL HA E-FAKTURA. Fra venstre Torhild Årekol, DnB Nor, Marianne Arveng, BBS og Lise Andersen, Sparebank 1. Marianne Arveng. Fortsatt mest på papir Mellom norske bedrifter i dag går det årlig ca. 250 millioner fakturaer. Foreløpig er det aller meste av dette papirbasert, men spesielt innen noen bransjer ser man at FAKTA B2B el-faktura Bedriftene kan nå sende elektroniske fakturaer til andre 1 bedrifter, uavhengig av bankforbindelse og systemleverandør. Bankene samarbeider om denne tjenesten. Flere formater Ett av flere formater i bankløsningen er e2b, og det er 2 dette formatet bankene har basert sin norske utvekslingsløsning på. efaktura-andelen allerede er over 80 prosent. Faktura B2B-markedet i Norge har i stor grad vært preget av direkte forbindelser mellom utsteder og mottaker. Men for å virkelig få opp transaksjonsvolumet, er det viktig med profesjonelle aktører som Forvaltes av BSK Bankenes bruk av formatet 3 forvaltes av Bankenes Standardiseringskontor. Felles infrastruktur Bankene samarbeider ofte på 4 felles infrastruktur. Andre tjenester er AvtaleGiro, BankID, efaktura for privatpersoner. Bankene jobber med å få etablert et partnerprogram som skal ivareta samarbeidet og tilrettelegging for bruk av de filformatene bankene tilbyr. Standard moduler En rekke leverandører av ERP- 5 og økonomisystemer kan levere standard moduler med efaktura B2B. E-FAKTURA leverer både teknologi og transport av de elektroniske fakturaene for både utsteder og mottaker, sier konsulentdirektør Bjørn Røsten i Basware AS. En samlet banknæring Bankene står nå samlet bak løsningen, selv om de enkelte banker har valgt forskjellige løsningsleverandører. Ved dette samarbeidet er det mulig å tilby løsningen i hele markedet, og ikke bare deler som enkelte andre aktører er i stand til. Ofte er det slik at både kunde og avsender må benytte samme løsningsleverandør, og disse må utveksle filer seg imellom. Lise Andersen i SpareBank 1 Gruppen forteller at det som er viktig å merke seg i denne debatten, er at disse aktørene ikke kan tilby en fullverdig alle-til-alle -løsning. I forhold til utveksling innen det ikke-finansielle nettverket, er så vidt oss bekjent verken teknisk løsning mellom alle partene eller de forretningsmessige avtalene på plass. Røsten mener at mange norske bedrifter er klare til å motta efaktura, men han er enig med Andersen om at det har vært en utfordring ettersom det er få utstedere som har hatt løsninger for å sende efaktura i bedriftsmarkedet. Mange bedrifter har allerede løsninger for å sende elektroniske fakturaer til privatmarkedet. Det at disse løsningene fra nå av også kan benyttes mot bedriftsmarkedet, vil være med å gi et stort løft, sier han. SILJE RØNNE SKREDDERSYDDE LØSNINGER I T-løsninger tilpasset hverdagen Bransjetilpassede IT-systemer tilrettelegges slik at de dekker bedriftens spesifikke behov. Systemet gir økt effektivitet, en enklere hverdag for ansatte og fornøyde kunder. Slik IT-systemet var på Spenst i Alta, følte daglig leder Lene Johansen at systemet ikke lenger ga de rapporter og den gode oversikten over medlemsbasen som de trengte. Derfor måtte de gjøre noe konkret med situasjonen. Johansen forteller at de kontaktet deres leverandør av IT-løsninger og fortalte dem om problemet. I samarbeid med dem, klarte de å skreddersy en spesialløsning som var tilpasset deres bransje. Kommuniserer lettere Nå fungerer systemet svært bra. Vi har alt i samme system, så vi trenger kun tilgang til nett for å jobbe fra hvor som helst. Det er også lettere å kommunisere via e-post og sms, både med ansatte og medlemmer. Nå har vi tilgang til de rapporter og statistikker vi har behov for. Og dersom det oppstår problemer, har vi et godt samarbeid med leverandøren, sier hun. Den største forskjellen for medlemmene er at de nå kan forhåndsreservere sal og sykkeltime via Internett. Det har vært en kjempesuksess, og flere benytter seg av denne muligheten. I tillegg har de fått en egen portal på nett som gjør at de har bedre oversikt over sitt medlemskap hos oss, avslutter hun. SILJE RØNNE

13 MULIGHET I TRANGE TIDER Det er i trange tider du må tenke nytt, utøve klokt lederskap og vise vei. Ved å outsource hele eller deler av din bedrifts lønns- og personaladministrative oppgaver til oss, tar du grep som ikke påvirker kjerneproduktet. Samtidig får du bedre tid til kompetanseutvikling, jobbsamtaler og andre viktige HR-oppgaver. Besøk bluegarden.no for mer informasjon om hvordan vi kan være med på å ta vare på de økonomiske og menneskelige verdier i din bedrift. Du er også velkommen til å kontakte oss på , eller sende en e-post til salg@bluegarden.no Gror det mose på bilavtalen din? lunde Vi administrerer og finansierer din firmabil Vi har valgt en rekke gode firma som våre samarbeidspartnere. Det kommer deg som vår kunde til gode. For oss er det viktig at du og ditt firma opplever bilholdet som: fleksibelt, problemfritt og kostnads effektivt. Vi finner den løsningen og bilen som passer best for dere. Sentralbord Salgs og Markedssjef Siri Wormdahl Key Account Manager Ruth Brandstorp Salgssjef Stavanger Terje Hopland For mer informasjon : eller send en mail til salg@hertzlease.no

14 14 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET TIP/STEP 5TIPS NYHETER 0 IT-KUNDER OUTSOU XXXXXX OURC RCIN XXXXXXXX FORVENTER PRISRAS OUTSOURCING I IT-SEKTOREN Spørsmål: Innen IT-sektoren er det blitt spådd både prisdumping og økt etterspørsel i 2009, men hva sier bransjen? Svar: Markedene for IToutsourcing i Norge er for tiden i limbo, slår markedsdirektør Edgar Valdmanis i Dataforeningen fast. En studie publisert av analyseselskapet IDC før årsskiftet viser tydelig at kunder som benytter IToutsourcing forventer prisras på disse tjenestene. Studien viste at det i Norge forventes en prisreduksjon på hele 30 prosent. Jeg vet at folk forventer en prisreduksjon som følge av finanskrisen, men jeg tror ikke det skjer. Dette er et marked som er i flyt hele tiden, og hvis man har en fast driftsleverandør, er det ingen grunn til at vedkommende skal senke priser over natten. Men etter hvert som tidene strammer seg til, vil nok noen gi rabatter, sier Valdmanis, og kommenterer tørt: Jeg tror ikke noen planlegger å gå ned 30 prosent i lønn over natten. Grunnen til at folk tror på reduserte outsourcingskostnader, skyldes at mange leverandører rasjonaliserer driften betydelig, noe kundene tror skal komme dem til gode, kom det frem i IDC-undersøkelsen. Valdmanis mener folk skal passe seg for å kreve store rabatter, men heller satse mot en konkret profesjonell leverandør når de skal sette ut IT-tjenester. Men direktøren medgir at krystallkulen for det kommende året er meget uklar. Alle IT-markeder er foreløpig i limbo, sier han. Han viser til at det generelt forventes store prisreduksjoner på alle utsettingstjenester, fra kantinedrift og vasking til administrasjon. Edgar Valdmanis Markedsdirektør, Dataforeningen Stort prispress i 2009 Teknologianalyseselskapet Gartner har spådd 8 prosents økning av bedrifter som vil outsource IT-tjenester. Næringens bransjeorganisasjon, IKT-Norge, mener det er en naturlig følge av de finansielle urolighetene. Dette er typisk i en krise. Mange bedrifter ser etter om de kan sette ut tjenester som ikke nødvendigvis kan knyttes til kjernevirksomheten, sier Fredrik Syversen, direktør for næringsutvikling. Men han deler ikke den optimismen som Valdmanis legger for dagen. Han mener derimot at leverandørene godt vil kjenne krisen på kroppen. Du kommer ikke unna at det blir et voldsomt prispress fremover. Jeg tror langt fra at leverandørene bare vil ha gevinst av dette. De vil kanskje merke en økt tilgang av kunder, men spørsmålet er også hvilke store kunder som går dukken, sier Syversen, og etterlyser en omstilling blant IT-selskapene selv. Jeg tror det er nødvendig for selskapene å bli flinkere til å sette seg inn i sine kunders bedrifter. Dette er en utfordring som er like stor som tekniske utfordringer. Forskjellige bedrifter har forskjellige behov. Det bør speiles i avtalene, sier han. Dårlig forberedt Valdmanis mener at kundene ikke bør tenke så mye på prisreduksjon, men heller konsentrere seg om å finne de beste tilbyderne. Våren 2006 ble det publisert en undersøkelse om IT-praksis i bedrifter av Rambøll Management. Den viste at bare 25 prosent av IT-kundene gjorde noe forarbeid før de inngikk outsourcingskontrakt. Dette var foruroligende tall, og jeg tror ikke situasjonen har bedret seg særlig. Dette er området bedrifter bør konsentrere seg om, sier Valdmanis. FREDRIK GRØNNINGSÆTER

15 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET FEBRUAR CAPTURE HEADLINE Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod. PHOTO: NAME SURNAME Sett opp solide kontrakter tidlig i prosessen Ha gode kontrakter, inviter flere til anbudskonkurranse og få spesifisert leveransene. Dette er ekspertenes råd til bedrifter som ønsker å sette ut IT-tjenester. IT-KONTRAKTER Jarle Roar Sæbø, partner i advokatfirmaet Grette, fremhever viktigheten av en solid kontrakt. Det første man bør gjøre, er å sette seg ned og lage grundige kravspesifikasjoner. I tillegg bør man tidlig i prosessen ha klart selve kontraktsforslaget de juridiske betingelsene, sier han. Ifølge Sæbø er det å forme et slikt dokument en modningsprosess, der man bør begynne tidlig. Det er fremdeles ikke noen fast standard for kontrakter i IT-bransjen; det varierer fra hvilke aktører man snakker med. Statskonsult har én norm, mens KDL og Dataforeningen har andre normer. Her er det store forskjeller på hvilke avtaler som er kundevennlige og hvilke som er leverandørvennlige. Statskonsults avtaler er ansett for å være kundevennlige, mens KDLs avtaler kanskje er ansett for å være noe mer nyanserte, sier Sæbø. Utnytt konkurransen Det neste steget er å presentere kravene dine i en situasjon der jobben fremdeles er konkurranseutsatt, sier Sæbø. Med det viser han til at finanskrisen har gjort markedet innen IT-tjenester spesielt gunstig for kunden nå. Finanskrisen aktualiserer ITanbud på en helt ny måte. I all overskuelig fremtid kommer det til å være overskuddskapasitet i IT-bransjen, noe som gir forhandlingsrom til selskaper som tidligere var for små til å prute på prisen, sier Sæbø, og anbefaler blant annet å først kjøpe bare et forprosjekt av en leverandør. Et slikt prosjekt høster man erfaringer av. Så kan du vurdere et videre samarbeid eller skifte leverandør. Bruk tid Bedriftsforbundet anbefaler først og fremst bedriftseierne å bruke tid på prosessen. Første steg er å kartlegge bedriftens behov, herunder eventuelle spesialløsninger som ofte koster ekstra, og fastsette økonomiske rammer for oppdraget. Deretter må man undersøke hvilke leverandører som har kompetanse til å ivareta bedriftens behov på en god måte. Som alltid bør man invitere minst tre til å delta i anbudskonkurranse, sier forbundets leder for næringspolitikk og informasjon, Marit Graff Hagen. Spesielt viktig er pris, tidsfrister og ramme for oppdraget. Sjekk alltid leverandørens referanser og still de nødvendige kontrollspørsmål før kontrakten undertegnes, sier Hagen. Jarle Roar Sæbø Partner i advokatfi rmaet Grette FREDRIK GRØNNINGSÆTER TIPS FRA EDGAR VALD- MANIS I DATAFORENINGEN Krev faste kostnader Som kunde bør du kreve et 1 fast kostnadsbilde. Driftsleverandøren gir en fast kostnad på driften og support, f.eks. når på døgnet tjenesten blir dyrere. Man må også kreve klare leveranser. Forbered deg godt Undersøkelser viser at kunder forbereder seg lite før 2 de velger leverandør. Foreta grundige outsourcingsanalyser før du lander på valg av leverandør. Sjekk også bedriftens referanser. Krev å ha en ordentlig dialog før avtalen inngås. TIPS FRA FREDRIK SYVERS- EN I IKT-NORGE Velg riktig levrandør... Jeg tror det er viktig at leverandøren har forståelse for 1 den bransjen kunden opererer i. Det være seg snekker eller administrasjonsoppgaver. Velg en partner som skjønner bedriften din. Alle skjønner hva IT-bedrifter gjør, men IT-bedrifter skjønner ikke alltid hva alle andre driver med....som forstår kunden Det samme rådet gjelder 2 for leverandørene. De må bli flinkere til å sette seg inn i kundenes forretninger og behov. Det er et veldig viktig poeng ved siden av at den tekniske kompetansen må være på plass. Husk DINE kunder når du overlater IKT-driften til andre! DI-ASP er spesialist på drift av regnskapsbyrå. Hva betyr det? Regnskapsbransjen stiller spesielle krav til outsourcing Kunder velger i dag regnskapsfører på bakgrunn av online-baserte tjenester som byrået tilbyr DI-ASP har ferdige kundetilpassede løsninger mellom regnskapsfører og kunde DI-ASP er en del av et miljø som utvikler komplette programvareløsninger for regnskapsbyrå DI-ASP har over 1000 regnskapsførerbrukere hver dag! Noe mer du lurer på? Hvorfor ikke snakke med våre kunder! Trondheim: Lade alle 65C, 7440 Trondheim, telefon: Oslo: Enebakkveien 302B, 1188 oslo, Telefon Internett: E-post: di@disystemer.no

16 16 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER Tjente på å følge den gyldne middelvei Spørsmål: I mylderet av ITleverandører, hvordan fi nner du løsningerne som passer for din drift? Svar: Leverandører med enkle og effektive løsninger samt en forutsigbar kostnadsramme er best, ifølge kommunikasjonsbyrået Argument. Argument AS er et kommunikasjonsbyrå som tilbyr bistand innenfor finans- og selskapskommunikasjon, politisk kommunikasjon og public relations. Selskapet har en stab på 13 PC-brukere, og bestemte seg tidlig for å sette ut IT-driften til en ekstern leverandør noe som skulle vise seg å bli en lang prosess. Vi har drevet på i åtte år og prøvd tre forskjellige varianter. I løpet av denne perioden har vi høstet mange erfaringer fra leverandørmarkedet for IT-løsninger, sier daglig leder Per Arne Totland i Argument AS. SATTE UT ALT. Før hadde Argument AS alt IT-utstyr og -drift på huset, nærmere bestemt på bakrommet. I dag står serveren i huset, mens alt annet fjernstyres utenfra. FOTO: MARCO RICHTER/ISTOCK Satte ut all IT-drift I begynnelsen hadde selskapet en løsning der alt IT-utstyr og -drift var til stede på huset nærmere bestemt på bakrommet. De tok da selv ansvaret for at utstyret fungerte slik det skulle, noe Totland beskriver som veldig ressurskrevende. Etter hvert tok de spranget til å sette ut hele driften til en ekstern aktør. Etter en periode fant de ut at denne modellen hadde vel så mange bakdeler som da de selv hadde ansvaret. For to år siden landet selskapet på en mellomløsning. I dag har vi en løsning der serveren står i huset, mens alt annet fjernstyres utenfra. Pakken vi bruker er enkelt satt opp, og vi er meget fornøyd med løsningen, forteller Totland. TOTLANDS TIPS FOR IT-OUTSOURCING Få alt forklart Ikke skriv under på noe du ikke 1 helt skjønner. IKT-spesialister kan sitt felt, mens du som kunde ikke alltid er like klar over hva du ser etter. Få alt nøye forklart! Sjekk referanser Før en bedrift inngår en endelig avtale, bør den sjekke alt 2 hva leverandøren kan fremskaffe av referanser. Dette er gjerne det siste man gjør, men det er veldig viktig. Det lønner seg å høste fra andres erfaringer. Les tilbudet grundig Den viktigste erfaringen Argument gjorde seg, var verdien av å få oversikt over leverandørens tilbud. Vi er ingen IT-bedrift, og vi har ingen inngående kunnskap på feltet. Jeg har opplevd at det er mye som har kommet på bordet etter hvert leveranser som teknisk ikke har fungert og ubehagelige prisoverraskelser. Mange har et forferdelig komplekst tilbud, der både struktur og språk er for småbedrifter Sjekk sikkerhetsrutiner Vær nøye med å undersøke 3 sikkerhetsrutinene som blir tilbudt, det er et av de viktigste punktene. Velg rett leverandør Veldig mange leverandører 4 sikter seg mot store bedrifter. Små bedrifter bør bruke en leverandør som spesialiserer seg på det. I tillegg bør prisen være attraktiv og servicegraden høy. Man bør også satse på bedrifter som greier å kommunisere tilbudene sine på en enkel og oversiktlig måte og som har forutsigbarhet i kostnadene. 6TIPS OUTSOURCING OURC AV IT-TJENSTER fullstendig uforståelig. Jeg anbefaler de bedriftene som klarer å kommunisere sine tjenester enkelt i tilbudsfasen, sier Totland. Han påpeker at det er enormt viktig å lese den lille skriften i de forskjellige tilbudene. Det handler for eksempel om når på døgnet servicetilbudet kan brukes, og når det koster ekstra. Å finne en problemfri IT-leverandør som er prismessig attraktiv og har høy servicegrad, er etter våre erfaringer den største utfordringen, sier han. Fem kriterier til leverandør Argument har i dag formulert fem kriterier som de mener IT-leverandører bør oppfylle: Løsningen må være enkel, tilbudene klart formulerte, selskapet bør sannsynliggjøre en god support, tilbudet bør være tilpasset størrelsen på bedriften og det bør foreligge en sikkerhetsplan. Mange leverandører har strukturert sine tilbud for selskaper med over hundre brukere. Små selskaper, med mellom 5 og 15 ansatte, har andre behov. Derfor er det viktig å få i stand en oversiktlig avtale så det ikke kommer for mange ubehagelige overraskelser gjennom året, forteller Totland. Totland mener noe av det viktigste er en gjensidig forståelse mellom kunden og leverandøren. Ofte er kunnskapsskillet stort. Det må være kort vei fra man beskriver et problem til leverandøren lager en løsning. De må ha folk som skjønner at de er der for å yte service og kunne løse problemer, sier Totland. FREDRIK GRØNNINGSÆTER WEBTJENESTER Regnskap på nett Flere og flere tilbydere av regnskapstjenester velger å tilby kunden fjernbokføring over nettet. Fremtiden ligger i å spare manuelt arbeid for kundene, sier Ove Gloppen i NARF. Fjernbokføring over nett, kalt ASPløsning for regnskap, innebærer at kunden selv kan koble seg opp mot regnskapskontorets server og taste inn sine data. - En av de viktigste tingene å se etter er om regnskapskontorene har et godt egnet og betryggende system for databehandling, sier styreleder Ove Gloppen i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF). ASP-regnskap er en voksende trend blant regnskapstjenester, og flere og flere leverandører tilbyr nå denne løsningen. Her kan kunder behandle regnskapet sitt online, hente ut rapporter og selv velge hvor mye av arbeidet som skal gjøres av regnskapsfirmaet. -Referansesjekk er grunnleggende. Vi opplever at mange er gode til å snakke, men ikke like gode til å følge opp. Så er det nødvendig å sjekke kompetanse og kapasitet, sier Gloppen. Han påpeker at kunden selv må gjøre en grundig vurdering av hvilke tjenester de trenger og hvilke spesialiteter som trengs. - Det ligger mye fleksibilitet i en slik løsning. Hurtig tilgang til eget materialet, samtidig som du ikke behøver å bygge kompetanse i eget hus, sier Gloppen. Han anbefaler også alle å gjøre en oppsjekking av hvordan tilbyderen har ordnet seg i forhold til sikker dataoverføring. FREDRIK GRØNNINGSÆTER Ikke la begrensningene styre deg! For oss handler IT-outsourcing om å skape fornøyde PC-brukere. Du har friheten til å velge applikasjoner og arbeidssted. Vi håndterer sikkerheten og alle feilsituasjoner. din IT-avdeling Intility AS Schweigaardsgate 33B, 0191 Oslo Tel: Fax:

17 OUTSOURCINGSTAKTEN ØKER - ER DU GODT NOK FORBEREDT? Økt oppdragsmengde Erfaringen viser at dårligere tider for ordinært næringsliv ofte gir økt ASP VPN eller WebPortal Bilagsflyt Timeregistrering Fakturering Daldata ASP - kjernen i din løsning Gi kundene tilgang til løsningen Rapporter Hva kan kundene gjøre selv? - - Daldata - totalleverandør for regnskapsbransjen - daldata@daldata.no - tlf

18 18 FEBRUAR 2009 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET EKSPERTPANEL Henriette Dan Solberg Direktør Bluegarden Services Rolf Wilhelmsen Direktør for inkasso og marked i Aktiv Kapital AS Kari Haug Product manager, PayEX Spørsmål 1: Hva er de beste argumentene for å sette bort deler av virksomheten til eksterne leverandører? Å oppnå forutsigbar kostnadsutvikling, øke tilgangen på ressurser og spisskompetanse og redusere sårbarheten, og dermed legge til rette for fokus på egen kjernevirksomhet. Når både kunde og leverandør sammen skaper gjensidig merverdi, vil tjenesteutsettingen gi effektive prosesser og bedre saksflyten i hele virksomheten. Arbeidsformen tydeliggjøres gjennom effektive bestiller- og utførerroller, med klare leveransekrav og oppfølging av gevinstrealisering. Kort sagt: More for less. Historisk har outsourcing blitt drevet av ønsket om og behov for raske kostnadsbesparelser. Imidlertid har outsourcing nå blitt mer et resultat av en bevisst strategi, hvor man velger å fokusere på og utvikle kjernevirksomheten og de områder som bedriften vurderer som strategisk og som gir konkurransekraft. Ved å outsource får gjerne området som blir outsourcet også mer utviklingsfokus, kort og godt fordi tjenesteleverandører har dette som sitt kjerneområde. Outsourcing gir variable kostnader i stedet for faste, noe som også gir fordeler ved svingninger i salget. Bedrifter kan på en enkel måte tilfredsstille kravene fra sine kunder når det gjelder nye løsninger og kompetanse. Outsourcing i dag Spørsmål 2: Beveger outsourcingsfenomenet seg for tiden i en bestemt retning, og er det mulig å peke på fenomenets fremtidige potensial? Med finanskrisen vil outsourcing gripe om seg i takt med behovet for å kutte kostnader, kombinert med fokus på egen kjernevirksomhet. Outsourcing har eksistert i lang tid, og kravene til leverandørene øker i takt med at virksomhetene opparbeider seg større innsikt i suksesskriteriene. Annen- og tredjegenerasjonsbrukere stiller større krav til gevinstrealisering. Det virker som om vi har kommet vesentlig kortere på dette enn i de andre nordiske landene. Potensialet i Norge vurderes som stort. Outsourcing begynte typisk med støttefunksjoner, som kantine og renhold. Deretter ble økonomi, regnskapstjenester, lønn og inkasso- og infordringstjenester mer vanlig. Jeg tror at kundetjenester kommer til å bli mer og mer etterspurt fremover, fordi dette er områder som krever store investeringer og den teknologiske utvikling går meget raskt. Samtidig sliter mange bedrifter med å være profesjonelle nok på dette området selv. Vi opplever en økt etterspørsel ettersom bedriftene blir mer og mer fokusert på sin kjernevirksomhet. Systemendringer, nye krav og regler øker i omfang, og bedriftens kostnader for å etterleve dette kommer også til å øke fremover. ANNONSE ANNONSE Nearshoring til Latvia. Dialogen med en outsourcings partner blir lettere når alle snakker samme språk. attraktivt alternativ. det Skandinaviske markedet. kultur og væremåte. et viktig parameter for dem som kjører sine programmvareoppdateringer på natten. eleverandør og kunde. ing er blant prosessene som kan effektiviseres og bidra til kostnadskutt. ITFarm

19 MISTET PC STJÅLET PC LÅNT PC MERKET PC Er virksomhetens IKT-utstyr merket hos IKT-revisjon, er det sansynlig at det fortsetter å være virksomhetens En forsvunnet datamaskin kan bety katastrofe. Forsikringen dekker bare selve maskinen arbeid og data som går tapt, kan ikke erstattes. For ikke å snakke om sensitive data som havner i feil hender... Merket utstyr er uattraktivt tyvegods Risikoen for tyveri senkes enkelt og rimelig ved merking. Merkene kan ikke fjernes uten å ødelegge maskinen. Dermed synker annenhåndsverdien og utstyret blir mindre interessant for tyver. Preventiv effekt internt - og større oversikt Ansatte glemmer i langt mindre grad å bringe tilbake lånt utstyr som er merket. Dessuten har administrator nøyaktig oversikt over hvilke maskiner som disponeres av hver enkelt medarbeider. Større håp om du mister For ærlige finnere er det svært lettvint å kontakte IKT-revisjons vaktsentral. Og en merket maskin frister lite for uærlige finnere. I dag sitter politiet og hittegodskontor på store lagere av beslaglagte verdier som de ikke finner eiere til. Utstyret spores, men IKKE til din virksomhet En firmatilknyttet PC, Palm eller lignende inneholder oftest informasjon som ikke bør komme i feil hender. Derfor spores det merkede utstyret kun til IKT-revisjon. Vårt vaktsenter er alltid bemannet - og viderekontakter straks eier. Det er for sent å angre når utstyret er borte! Kontakt IKT-revisjon i dag på telefon ! IKT-revisjon Økernveien 121 N-0579 OSLO tlf

20 Alt innen eiendomstjenester Sandia Gruppen er en fullservice tilbyder av eiendomstjenester innen næringseiendom. Til sammen kan våre fire selskaper hjelpe de fleste med det meste. Og de vi hjelper blir stadig flere. Om du vil vite hva vi kan gjøre for deg; ta kontakt. Sandia Megling AS Forestår kjøp, salg og utleie av alle typer næringseiendom. Sandia Forvaltning AS Håndterer drift, forretningsførsel, gårdsbestyrelse, økonomisk og teknisk forvaltning. Sandia Eiendomsutvikling AS Tilbyr eiendomsutvikling og rådgivningstjenester. Dette innebefatter bl.a. konseptuvikling, leietakertilpasning, vedlikeholdsarbeider og prosjektledelse. Multiparking Skandinavia AS Forestår markedsføring, salg, prosjektering og levering av automatiske parkeringssystemer. Se våre ledige lokaler eller les mer om oss på Ta kontakt for mer informasjon: Tlf: E-post: sandia@sandia.no -