INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid/sted: Onsdag 26. april 2017 kl på rådhuset, kommunestyresalen.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Onsdag 26. april 2017 kl på rådhuset, kommunestyresalen. SAKSLISTE: Orienteringer/presentasjoner: Kl Årsregnskap og årsmelding Lyngdal kommune Kl Årsregnskap og årsmelding Lyngdal kultursenter SAK 04/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 05/17 UTBYGGING/OMBYGGING LYNGTUA OG NYGÅRD BARNEHAGER SAK 06/17 ÅRSREGNSKAPET FOR LYNGDAL KULTURSENTER KF 2016 SAK 07/17 ÅRSREGNSKAPET FOR LYNGDAL KOMMUNE 2016 SAK 08/17 FINANSFORVALTNINGEN 2016 ATTESTASJONSUTTALELSE FRA REVISOR FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/17 Kommunerevisjonen Vest, representantskapet Ref. 05/17 Egil R. Corneliussen v/ Gunnar Gustafson, kopi av brev angående div. forhold vedr. eiendom gnr. 162, bnr. 37 Rom Lyngdal, den 19. april 2017 Vidar Skarpeid Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 04/17 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. 2

3 LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/17 Dato: , kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede: Vidar Skarpeid, leder Torbjørn Ougland, nestleder Harald Lande, medlem Doris Høyland, medlem Margit Hovland, medlem MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka Rogaland Revisjon IKS v/ Therese Kristiansen. Agder Sekretariat v/willy Gill Administrasjonen: Norman Udland, Einar Handeland Forfall: Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 02/17 FORVALTNINGSREVISJON SKJULT OG DIGITAL MOBBING SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimrevisjon Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/17 Kommunerevisjonen Vest, brev ang. prosess ny revisjonsenhet Ref. 02/17 Kommunestyret, vedtak Plan for forvaltningsrevisjon Ref. 03/17 NKRF, sjekkliste i forbindelse med kommunesammenslåing Underskrift Vidar Skarpeid Leder 1 Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 3

4 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes med korrigering av møtedag fra onsdag til tirsdag i protokollen. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen. SAK 02/17 FORVALTNINGSREVISJON SKJULT OG DIGITAL MOBBING Utvalgssekretær orienterte om endringer i lovverket knyttet til utsatt offentlighet, jf. offentliglovens 5, 2 ledd. Utvalget diskuterte sammen med revisor og administrasjonen spørsmålet om prosedyrer i forbindelse med tidspunkt for offentliggjøring av forvaltningsrevisjonsrapport, herunder høringsuttalelser. Konklusjon: Kontrollutvalget ber om at høringsuttalelser ved senere rapporter unntas offentlighet frem til rapporter fremlegges for kontrollutvalget med henvisning til offentlighetsloven 5, 2. ledd. Rapporten ble presentert og utvalget stilte spørsmål til forvaltningsrevisor. Administrasjonen gav sin tilbakemelding på rapporten, herunder hvordan man tenker å følge den opp. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret takker for en grundig og nyttig rapport som beskriver et viktig tema. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp rapportens anbefalinger med nødvendige tiltak. 2 4

5 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg 3. Rådmannen bes om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om oppfølging av rapporten innen Kontrollutvalget rapporterer videre om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten til kommunestyret i løpet av våren Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Kommunerevisjonen Vest, Sluttrapport skjult og digital mobbing Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget bestilte dette prosjektet i møte Bakgrunnen for valg av tema var å undersøke om skolene i sine handlingsplaner har tatt i bruk de muligheter som finnes for å avdekke og forebygge digital og skjult mobbing. Beskrivelse av skjult mobbing. Skjult mobbing skjer på en indirekte måte. Mobbingen kommer ikke til uttrykk ved fysiske slag eller spark, men dreier seg om utstøting, intriger, rykter, baksnakking og manipulering. Metodene kan være utspekulerte og vanskelig å få øye på. Mobberen blir «ekspert» på skjulte måter å plage andre på. Mobbeofferet tør ofte ikke si fra om mobbingen. Det vil heller bli mobbet enn å bli beskylt for sladring. Beskrivelse av digital mobbing. Digital mobbing foregår på sosiale medier, og kan forstås som ansikt til ansikt-mobbing. Digital mobbing har flere særtrekk. Slike trekk er blant annet bruk av hatgrupper, falske profiler, grove tekstmeldinger og seksualiserte innholdselementer. Antallet tilskuere på sosiale medier kan bli enormt, og den som mobbes har ingen gjemmesteder og en opplevelse av å ikke kunne slippe unna. Problemstilling og gjennomføring av prosjektet. Følgende problemstilling ble godkjent av kontrollutvalget i møte : I hvilken grad arbeider utvalgte skoler i Lyngdal kommune for å bekjempe skjult mobbing og digital mobbing? Undersøkte skoler er Lyngdal ungdomsskole, Kvås skole og Å barneskole. I undersøkelsen har følgende underspørsmål ligget til grunn: 1. Hvordan defineres mobbing i skolene 2. Hvem avgjør om en elev blir mobbet 3. Hvilke tiltak iverksetter skolene for å forebygge, avdekke (oppdage) og håndtere skjult mobbing og digital mobbing 4. Hva er resultatet fra Elevundersøkelsen 5. Hvordan evalueres skolenes handlingsplan mot mobbing Kommunerevisjonen Vest v/ Rogaland Revisjon IKS (heretter kalt revisjonen) har gjennomført prosjektet høsten For å beskrive gjennomføringen av prosjektet siterer jeg følgende fra rapportens innledning: 3 5

6 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg For å svare på problemstillingen har vi tatt utgangspunkt i at elevene har rett til et godt psykososialt miljø slik dette er lovfestet i opplæringsloven. Skolene skal vise en nulltoleranse for krenkelser og mobbing. For å sikre elevene et godt psykososialt miljø er det et særlig krav til skolene om å etablere og vedlikeholde en internkontroll. Internkontroll innebærer at det settes mål for arbeidet, oppgaver og ansvar fordeles, det foretas risikovurderinger og etableres tiltak for å redusere risikoen for at målene ikke nås. Vi har sett på skolenes internkontroll for det psykososiale miljøet og hvordan de har implementert skjult mobbing og digital mobbing i dette arbeidet. Vi har hatt fokus på hvordan skolene har definert krenkende ord og handlinger, hvordan elevens individuelle rett til et godt psykososialt miljø framgår av skolenes handlingsplaner og skolenes tiltak for å avdekke, håndtere og forebygge mobbing. Vi har også sett på resultatet fra Elevundersøkelsen samt gjennomført egen spørreundersøkelse om digital og skjult mobbing blant elevene. Til slutt har vi vurdert skolenes evaluering av egne handlingsplaner. For nærmere beskrivelse av avgrensninger, revisjonskriterier (hva revisjonens vurderinger måles opp mot) og metode vises det til selve rapporten og revisjonens presentasjon av rapporten. Hovedfunn i undersøkelsen. Resultatet av spørreundersøkelsen til elevene ved de tre skolene viser at for relativt mange elever er digital og skjult mobbing et problem. Hele 39% av respondentene oppgav at de hadde opplevd å bli mobbet skjult. 16% oppgav at de hadde opplevd å bli mobbet skjult to til tre ganger i måneden eller oftere. Til sammenligning viser den nasjonale elevundersøkelsen at 4,3% av elevene i Lyngdal kommune i 2015/2016 opplever mobbing to til tre ganger i måneden eller oftere. Skolene utfører mange tiltak for å forebygge og avdekke digital og skjult mobbing, men i kartleggingen bør skolene i større grad utvide begrepet mobbing til å omfatte digital og skjult mobbing. Revisjonen mener at kommunens og skolenes definisjon av mobbing ikke fanger opp trekkene til digital og skjult mobbing. Hvilke tiltak mot mobbing den enkelte skole utfører fremgår bare delvis av Å barneskole og Kvås skoles handlingsplaner og vi finner svært få konkrete tiltak i handlingsplanene som omhandler digital og skjult mobbing. Lyngdal ungdomsskole har ingen overordnet plan hvor tiltakene mot mobbing fremgår. I tillegg gjennomføres det i liten grad en systematisk og dokumentert evaluering av skolenes handlingsplaner. Revisjonens anbefalinger. Oppsummert gir revisjonen følgende anbefalinger til skolenes videre arbeid med skjult og digital mobbing på bakgrunn av den gjennomførte forvaltningsrevisjonen: Vi vil anbefale skolene å vurdere en mer utfyllende definisjon av hva skolen legger i mobbeadferd som ikke tolereres. Vi vil anbefale at det tydelig fremgår av skolenes egne planer at det er den enkelte elevens subjektive opplevelse som er avgjørende i vurderingen av om elevenes rett til et godt psykososialt miljø er oppfylt. Vi vil anbefale kommunen å vurdere kravet i ordensreglementets 7-2 om at den enkelte skole skal ha en handlingsplan mot vold som inkluderer tiltak mot mobbing eller om tiltakene mot mobbing skal fremkomme i den psykososiale planen hvor vold er definert. Handlingsplanene bør synliggjøre hvordan digital og skjult mobbing arter 4 6

7 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg seg og hvilke kjennetegn voksne skal se etter. Dette er viktig for å forebygge, avdekke og håndtere skjult mobbing og digital mobbing. Vi anbefaler kommunen å sette i verk tiltak for å skjerpe praksisen til bruk av brukeravtale/ikt-kontrakt mellom skolen og elevene/foresatte slik ordensreglementet krever. Krav om signatur kan føre til at flere lese reglementet. Vi vil anbefale skolene å utarbeide klare og entydige retningslinjer for bruk at varslingsskjema i tråd med kommunens overordnede plan og sørge for at rutinen etterleves. Vi vil anbefale skolene og vurdere å utvide begrepet mobbing i sine kartleggingsmetoder slik at forekomsten av alle former for mobbing kan kartlegges og tilpassede tiltak kan settes inn. Hvorvidt ikke anonyme spørreundersøkelser får frem et realistisk bilde av mobbesituasjonen på de ulike skolene bør også vurderes. Vi anbefaler at handlingsplanene gjennomgås årlig og at analyser og risikovurderinger ligger til grunn for hvilke tiltak som skal settes inn mot krenkelser og mobbing. Evalueringen bør dokumenteres. Høringsrunde. Som et ledd i utarbeidelsen av rapporten er det gjennomført en høringsrunde. Rådmannen ved skolefaglig ansvarlig har avgitt høringsuttalelse som er medtatt i rapporten. Høringsuttalelsen innledes med at «Rapporten oppleves som bred og omfattende. Den gir kommunen grunnlag for å gjennomgå rutiner, vurdere endringer samt reflektere over praksis.» Planlagt oppfølging. Etter kommunestyrets behandling av rapporten vil administrasjonen nødvendigvis trenge tid for å følge opp anbefalingene. Normal saksgang videre er at kontrollutvalget i løpet av ett års tid ber om å få en skriftlig tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp. Kontrollutvalget skal deretter orientere kommunestyret om oppfølgingen. Vurderinger: Hovedhensikten med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedringer. Lyngdalsskolen gjør et godt arbeid mot mobbing, herunder digital og skjult mobbing. Likevel viser rapporten at det er rom for forbedringer. Blant annet er omfanget av skjult mobbing høyt i henhold til gjennomført spørreundersøkelse. Rapporten identifiserer områder som det bør arbeides videre med og revisjonens anbefalinger synes å være konkrete og målrettede. Slik sett gir denne forvaltningsrevisjonen skolen et godt grunnlag for å arbeide videre på området. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret takker for en grundig og nyttig rapport som beskriver et viktig tema. 2. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp rapportens anbefalinger med nødvendige tiltak. 3. Rådmannen bes om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om oppfølging av rapporten innen Kontrollutvalget rapporterer videre om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten til kommunestyret i løpet av våren

8 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2016 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimrevisjon. Revisor orienterte om at det ikke er avdekket spesielle forhold som krever rapportering til kontrollutvalget. Nytt fra sekretær: EVENTUELT Startlånordningen. Kontrollutvalget ønsker å få en orientering om startlånordningen med fokus på oppfyllelse av målsetningen med ordningen og gjennomgang av regelverk/kriterier lokalt og sentralt. REFERATER Ref. 01/17 Kommunerevisjonen Vest, brev ang. prosess ny revisjonsenhet Ref. 02/17 Kommunestyret, vedtak Plan for forvaltningsrevisjon Ref. 03/17 NKRF, sjekkliste i forbindelse med kommunesammenslåing Vedr. ref. 03: Utvalget ønsker å se nærmere på sjekklisten på et senere møte. Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 6 8

9 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 05/17 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 05/17 UTBYGGING/OMBYGGING LYNGTUA OG NYGÅRD BARNEHAGER OPPDRAG FRA KOMMUNESTYRET Vedlegg: 1. E-post fra rådmannen 3. april Melding om vedtak i kommunestyret, e-post fra Fellestjenesten 3. april 2017 Bakgrunn for saken: Kommunestyret behandlet i møte sak 36/17 Tilleggsbevilgning utbygging / ombygging Lyngtua og Nygård barnehager. Kommunestyret fattet følgende vedtak i saken: «Kommunestyret vedtar å gjennomføre nybygg og ombygging av Lyngtua og Nygård barnehager. Kommunestyret tilleggsbevilger kr. 8 millioner til gjennomføring av nybygg i de to barnehagene. Nødvendig midler anslått til kr. 12 millioner for gjennomføring av ombygging i Lyngtua og Nygård barnehage, innarbeides i budsjett og økonomiplan. Plan og byggekomiteen kvalitetssikrer anslått sum innen Saken sendes til Kontrollutvalget for gjennomgang av prosessen fra 1. vedtak om oppstart i 2009 og frem til i dag med behandling av siste anbud» Vurderinger: Kontrollutvalgets oppdrag fremkommer av vedtakets siste avsnitt. Oppdraget er vidt og omfattende og krever avgrensning for å bli håndterbart for utvalget. Utvalget kan eventuelt foreslå et avgrenset mandat og legge det frem for kommunestyret til godkjenning for å sikre at man «treffer» i forhold til hva kommunestyret ønsker vurdert. Saken legges frem til drøfting. Forslag til vedtak: 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 06/17 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/17 ÅRSREGNSKAPET FOR LYNGDAL KULTURSENTER KF 2016 Saksdokumenter: Årsregnskapet for 2016 Årsberetning for 2016 Revisjonsberetning datert Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto negativt driftsresultat på kr og et regnskapsmessig merforbruk på kr Det er avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer eller forbehold. Daglig leder vil være tilstede i kontrollutvalgets møte for å presentere regnskapet og svare på eventuelle spørsmål. Revisor vil også være tilstede i møtet. Vurderinger: Jeg anbefaler kontrollutvalget å vedta en standard uttalelse knyttet til foretakets regnskap. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Lyngdal Kultursenter KF for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 16. mars 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2016 for Lyngdal Kultursenter KF. 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 07/17 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 07/17 ÅRSREGNSKAP FOR LYNGDAL KOMMUNE 2016 Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskap for 2016 Årsrapport 2016 Årsmelding fra enhetene Revisjonsberetning, datert Saksopplysninger: Årsregnskapet for Lyngdal kommune for 2016 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Revisor har avgitt en standard revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. Revisor har ikke avdekket vesentlige forhold som gjør det nødvendig å sende nummerert brev til kontrollutvalget. For ytterligere informasjon vises det til revisjonsberetningen. Administrasjonen vil være tilstede i kontrollutvalgets møte for å presentere årsregnskap og årsrapport. Revisor vil også være tilstede i møtet. Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsberetning - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet 33

34 Vurderinger: I og med at det foreligger en standard revisjonsberetning og at det heller ikke er avdekket vesentlige forhold som gjør det nødvendig med et nummerert brev fra revisor, ligger alt til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Lyngdal kommunes årsregnskap for Sammen med regnskapet forelå årsrapport fra rådmannen og revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert , har kontrollutvalget ingen merknader til Lyngdal kommunes årsregnskap for

35 35

36 36

37 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 08/17 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 08/17 FINANSFORVALTNINGEN 2016 ATTESTASJONSUTTALELSE FRA REVISOR Vedlegg: Attestasjonsuttalelse fra revisor til rådmannens finansforvaltning datert Bakgrunn: Revisors attestasjonsuttalelse er sendt til kontrollutvalget med kopi til rådmannen. Revisjonen har kontrollert rådmannens etterlevelse av forskrift, reglement og rutiner for finansforvaltningen i Lyngdal kommune i Rådmannen er ansvarlig for at finansforvaltningen gjennomføres i henhold til finansreglement fastsatt i samsvar med lov og forskrift, samt etablerte rutiner for finansforvaltningen. Revisjonens oppgave er å avgi en uttalelse om rådmannens finansforvaltning. Attestasjonsoppdraget er utført i samsvar med internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE 3000). Revisors konklusjon er at rådmannen i det alt vesentlige har etterlevd forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, samt kommunens vedtatte finansreglement og rutiner. Det vises for øvrig til attestasjonsuttalelsen som følger vedlagt. Vurderinger: I og med at revisjonen ikke har merknader til rådmannens finansforvaltning, anbefaler jeg kontrollutvalget å ta attestasjonsuttalelsen til orientering. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors attestasjonsuttalelse om rådmannens finansforvaltning i 2016 til orientering. 37

38 38

39 39

40 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET INNKALLING TIL Tirsdag, , kl. 18:00 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Lyngdal rådhus Kommunestyresalen 40 1

41 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJON VEST, VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET Følgende medlemmer er innkalt: Bodil Stensrud Johnny Deisz Frank Øverland Kirsten Svensson Judith Kvelland Rogstad Eirik Skogstad Nilsen Bård Melvin Bulæg Øystein Rui Kristoffersen Gunnar Skaar Anne Grethe Liland Alexander Skeibrok Monica Nilsen Helge Elle Irene Loka Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Ansattes representant Styreleder Revisjonssjef SAKSLISTE: 01/2017 Godkjenning av innkallingen og saksliste til representantskapet. 02/2017 Valg av to representanter til å underskrive protokoll fra møtet. 03/2017 Årsregnskap og årsberetning /2017 Etablering av ny revisjonsenhet status veien videre MELDINGER M-01/2017 Protokoll fra representantskapsmøte M-02/2017 Protokoll fra styremøte M-03/2017 Protokoll fra styremøte Evt. forfall meldes til revisjonssjef på telefon eller e-post Varamedlemmer mottar sakspapirer, men møter bare etter særskilt innkalling. Flekkefjord, For styret Irene Loka revisjonssjef 41 2

42 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 03/2017 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Årsregnskap og årsmelding 2016 Vedlegg: Styresak 02/2017 Årsregnskap og årsmelding for Revisjonsberetning fra Aust-Agder Revisjon IKS, datert Etter IKS-loven og gjeldende vedtekter er det Representantskapet som endelig fastsetter regnskapet med revisjonsberetning og årsberetning, etter innstilling fra styret. Det vises til saksutredning og styrets behandling i sak 02/2017. Følgende utgiftsfordeling mellom kommunene ligger til grunn, basert på kommunenes forbruk av tid gjennom regnskapsåret: Representantskapet foreslås å gjøre slikt vedtak: Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes med følgende utgiftsfordeling: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef

43 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 02/2017 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsregnskap og årsberetning for 2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den nedenfor viste oversikten. budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes. Saksutredning: Årsregnskap og årsberetning for Vedlegg: Årsmelding for 2016 med årsberetning og årsregnskap for Spesifikasjon av driftsregnskap og balanse på kontonivå Åpenhetsrapport 2016 Etter IKS-loven og selskapets vedtekter er det styret som avlegger regnskapet til representantskapet som er den instans som endelig fastsetter regnskapet. Regnskapet er i henhold til selskapets vedtekter ført etter de kommunale regnskapsprinsippene. Det vedlagte regnskap og årsmelding er således revisjonssjefens forslag til styret

44 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS NKRF anbefaler at kommunale revisjonsenheter avgir åpenhetsrapport tilsvarende hva som er krav til private revisorer som reviderer etter revisorloven 5a-1 og 5a-2. Kapittel 5a i revisorloven regulerer særlige plikter ved revisjon av foretak av allmenn interesse. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har derfor utarbeidet slik rapport. Formålet er å sikre åpenhet om selskapets virksomhet. Økonomi Driftsregnskapet er gjort opp i balanse. For øvrig vises det til årsmeldingen for nærmere utredning. Fordeling av utgifter på deltakende kommuner Det har i løpet av 2016 blitt utført regnskapsrevisjon, diverse attestasjonsoppdrag og andre særskilte oppdrag, bistand, overordnet analyse, plan for selskapskontroll, forvaltningsrevisjon, samt selskapskontroll. Avregningen tar utgangspunkt i den enkelte kommunes timeforbruk. Utgiftene fordeles mellom kommunene etter medgått tid. Fordi revisjonsåret går fra mai til april mens avregningen mot kommunene har kalenderåret som utgangspunkt, innebærer dette at det kan bli variasjoner i ressursbruken fra år til år for den enkelte kommune. Dette vil en prøve å jevne ut i følgende kalenderår. Årsaken til at en ikke klarer å ha et stabilt ressursbruk fra år til år i den enkelte kommune, kan være bemanningssituasjonen i kommunerevisjonen, eller at andre prosjekter fører til forskyvninger. I løpet av 2016 har vi gjennomført flere timer knyttet til regnskapsrevisjon og lignende arbeid enn budsjettert, men mindre tid på forvaltningsrevisjon, selskapskontroll o.l. Dette påvirker også avregningen for de kommunene dette har gjort størst utslag for. Utgiftsfordelingen i budsjettet er basert på estimerte timer til regnskapsrevisjon og et anslag timer til bruk på andre oppdrag som overordnet analyse, plan for selskapskontroll, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Bruk av tid til reiser ut til kommunene registreres ikke på den enkelte kommune og er således ikke en del av registrerte timer på kommunen. Det samme gjelder matpauser ifm oppdrag. Avregningen er gjort ut fra faktiske timer brukt på den enkelte kommune. Videre forutsettes at kr tilbakeføres til kommunene og den endelige utgiftsfordelingen er beregnet ut fra dette. Tilbakeføringen innebærer at driftsregnskapet er gjort opp i balanse. Jeg viser for øvrig til årsberetningen. Følgende avregning foretas for 2016 (avregnes i 2017) på bakgrunn av brukt tid:

45 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Med disse kommentarer vil jeg tilrå styret å gjøre slikt vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den ovenfor viste oversikten. Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes. Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef

46 Årsmelding 2016 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 46 7

47 INNHOLD: Årsberetning 3 Årsregnskap Driftsregnskap 8 Investeringsregnskap 9 Balanse 10 Noter 11 Revisjonsberetning 18 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

48 ÅRSBERETNING Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder ble etablert Med virkning fra ble revisjonsdistriktet omdannet til et IKS (Interkommunalt selskap). Selskapets eiere Kommune Eierandel Audnedal 5,3 % Farsund 13,2 % Flekkefjord 12,6 % Hægebostad 5,2 % Kvinesdal 10,0 % Lindesnes 8,2 % Lyngdal 11,2 % Mandal 16,7 % Marnardal 5,9 % Sirdal 6,7 % Åseral 5 % Representantskap og styre REPRESENTANTSKAPET 2016 Kommune Medlem Varamedlem Audnedal Bodil Stensrud Anne Rakel Håland/Jon Øyvind Evje Farsund Johnny Deisz Elisabeth Stølen Flekkefjord Frank Øverland Øyvind Johansen Hægebostad Kirsten Svensson Alf Skeime Kvinesdal Judith Kvelland Rogstad Kjell Svindland Lindesnes Eirik Skogstad Nilsen Edita Schultz / Bente Hennestad / Helge Helliesen Lyngdal Bård Melvin Bulæg Stein Rune Langnes Mandal Øystein Rui Kristoffersen Kenneth Osberg Marnardal Gunnar Skaar Bjørgulv Foss Sirdal Anne Grethe Liland Åseral Alexander Skeibrok Thomas Repstad Ansattes repr. Monica Nilsen Helene Egeland Representantskapet har hatt 3 møter og behandlet 16 saker. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

49 STYRET per Medlem Varamedlem Leder Helge Elle, Farsund Thor Håkon Føreland, Lyngdal Nestleder Svein Røynesdal, Audnedal Robert Kjellemo, Marnardal Olav Skagestad Stine T. Skagestad, Mandal Else Pedersen Rafoss, Kvinesdal Shirley Rødland, Kvinesdal Wenche Storaker, Lindesnes Alf Morten Normann, Flekkefjord Ansattes repr. Monica Nilsen Helene Egeland Styret har hatt 4 møter og behandlet 17 saker. Personal og organisasjon Revisjonen var per ansatte i selskapet. Stilling som forvaltningsrevisor har stått vakant i påvente av en avklaring av prosessen med etablering av ny revisjonsenhet. En revisor har sagt opp sin stilling og vil avslutte arbeidsforholdet i februar Vi har kjøpt tjenester til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon fra Rogaland Revisjon IKS Lene Rugland har vært oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og Irene Loka har vært oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon. Revisjonssjefen har rapportert til styret om gjennomført intern kvalitetskontroll for revisjonsåret Sykefraværet i selskapet har i 2016 vært på 1,8 %. Korttidsfraværet har vært på 1,2 % ( %) og langtidsfraværet på 0,6 % (2015 1,2 %). I 2016 ble det utført arbeidstimer i Kommunerevisjonen Vest. Dette er timer eksklusiv ferie, sykefravær/permisjoner. Kjøp av timer fra Rogaland Revisjon IKS er inkludert i tallet. Antallet timer er noe lavere enn i Dette er fordi vi har hatt stilling stående vakant i påvente av etablering av nytt revisjonsselskap. Andelen registrert fellestid er lavere i 2016 enn i 2015.Dette skyldes hovedsakelig færre ansatte, samt noe mindre sykefravær, ferie, permisjoner. Effektiviteten har i 2016 vært svært høy. Dette skyldes forhold nevnt foran Timer % Timer % Total timeressurs % % Herav fellestid % % Timer som er brukt på oppdrag % % Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

50 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll I henhold til kommunelovens 77 nr 4 skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunene. Krav om gjennomføring av selskapskontroll framgår av samme paragraf nr. 5. Kommunerevisjonen gjennomfører slik revisjon etter bestilling fra den enkelte kommunes kontrollutvalg, som legger kommunestyrets vedtatte planer for forvaltningsrevisjon og planer for selskapskontroll til grunn for sin bestilling. Kommunerevisjonen kan ikke iverksette slike revisjoner/kontroller uten at det først foreligger slik bestilling. I 2016 har vi levert 11 rapporter etter gjennomført overordnet analyse for forvaltningsrevisjon, 11 planer for selskapskontroll, 1 forvaltningsrevisjon og 2 andre typer rapporter. 2 forvaltningsrevisjoner og 2 selskapskontroller er påbegynt. I tillegg har vi gjennomført et større særoppdrag for en av kommunene. Økonomi Driftsregnskapet for 2016 er gjort opp i balanse. Inntekten fra eierkommunene er bokført med 6,389 mill kr. Dette er 0,910 mill kr mindre enn innbetalt akonto og budsjett. Årsaken er at ubrukte budsjettmidler tilbakeføres eierne. Beløpet vil bli avregnet mot innbetalt beløp og tilbakeført kommunene i Etter tilbakeføringen av ubrukte midler er regnskapet gjort opp i balanse. Inntekten fra andre kunder (stiftelser, IKS, kirkelige fellesråd mv) er bokført med 1,2 mill kr, ca kr høyere enn budsjettert. Lønn inkl. sosiale utgifter, justert for refusjoner for sykefravær, er på i alt 6,4 mill kr. Dette er 0,7 mill kr lavere enn budsjett. En del av avviket er brukt til kjøp av tjenester samt at noe kan tilskrives lavere pensjonskostnad enn budsjettert og sykepenger. Pensjonskostnaden er bokført med kr som består av kr i betalt pensjonspremie og et netto inntektsført premieavvik på kr Balanseført premieavvik til framtidig inntektsføring er på kr Kjøp av varer og tjenester er utgiftsført med kr , kr høyere enn budsjettert. Dette skyldes at lønnsmidler er brukt til kjøp av tjenester, som også har gitt utslag i høy momskompensasjon. Ser vi bort fra disse postene er avviket et mindreforbruk på kr Dette skyldes hovedsakelig mindre kurs og reiser. Selskapet bokfører pensjon i henhold til 13 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner. Disse regnskapsbestemmelsene fører til at det i balansen er bokført pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser med tilsvarende føring mot kapitalkontoen. Per er det bokført kr 4 mill kr i netto pensjonsforpliktelse (differansen mellom pensjonsforpliktelsene og pensjonsmidlene) inkl. arbeidsgiveravgift. Dette er en økning på kr fra forrige år. Det kommunale regnskapssystemet og gjeldende regelverk for pensjon fører til at selskapet har en negativ egenkapital på 1,7 mill kr. Det vises for øvrig til noter for nærmere informasjon om pensjonsføringene og egenkapital. Selskapet har en avsetning på 1,98 mill kr til disposisjonsfond. Denne anses å være tilstrekkelig til å møte uforutsette hendelser som for eksempel svingninger i pensjonspremier. En har derfor tilbakeført ubrukte budsjettmidler til kommunene. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

51 Avregning kommunene Utgiftene mellom kommunene fordeles etter medgått tid. Fordi revisjonsåret går fra mai til april mens avregningen mot kommunene har kalenderåret som utgangspunkt, innebærer dette at det kan bli variasjoner i ressursbruken fra år til år for den enkelte kommune. Dette vil en prøve å jevne ut i følgende kalenderår. Årsaken til at en ikke klarer å ha et stabilt ressursbruk fra år til år i den enkelte kommune, kan være bemanningssituasjonen i kommunerevisjonen, eller at andre prosjekter fører til forskyvninger. Det har ikke lyktes å gjennomføre alle timene som var tenkt brukt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vi har måttet brukt mer timer enn planlagt både på regnskapsrevisjon og oppdrag i tilknytning til denne, samt på de mindre selskapene/fellesråd mm. I 2016 tilbakeføres også kr til kommunene. Denne tilbakeføringen er innarbeidet i tabellen nedenfor. Tabellen under viser en oversikt over budsjetterte og brukte timer i 2016: Regnskapsrevisjon timer Andre oppdrag timer sum timer budsjett avregnet avvik budsjett avregnet avvik avregnet avvik Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune sum Denne timebruken gir følgende kostnadsfordeling per kommune etter at kr er tilbakeført: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

52 Fremtidsutsikter Styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har i 2016 arbeidet med å etablere en ny og større revisjonsenhet sammen med Rogaland Revisjon IKS. Målet har vært å styrke og videreutvikle en offentlig revisjon. Alle kommunestyrer i selskapets deltakerkommuner har sluttet seg til representantskapets innstilling om å etablere en ny revisjonsenhet sammen med Rogaland Revisjon IKS. Imidlertid har det ikke lykkes å få alle kommunene i Rogaland til å slutte seg til en slik etablering. Som en konsekvens av denne utviklingen besluttet styret i Rogaland Revisjon IKS å stoppe prosessen med sammenslåing av revisjonsenhetene. Styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS beklager denne situasjonen. Det vil bli arbeidet videre med strategien for selskapets utvikling. Lyngdal, 8. februar 2017 styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

53 DRIFTSREGNSKAP Regnskap Budsjett Avvik fra Regnskap (Beløp i tusen kr) note budsjett 2015 DRIFTSINNTEKTER Inntekter fra deltakende kommune Øvrige inntekter Refusjoner Sum driftsinntekter DRIFTSUTGIFTER Lønn inkl. sosiale utgifter 4, Kjøp av varer og tjenester Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat FINANSPOSTER Netto renteinntekter Netto driftsresultat INTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER Bruk av tidligere års mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond - Overført til investeringsregnskapet Avsetning til disposisjonsfond 7 - Netto interne transaksjoner Regnskapsmessig mindreforbruk Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

54 INVESTERINGSREGNSKAP Regnskap Regnskap (Beløp i tusen kr) INVESTERINGER Egenkapitalinnskudd KLP Sum årets finansieringsbehov FINANSIERT SLIK Overføring fra driftsregnskapet Sum finansiering Udekket/Udisponert 0 0 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

55 BALANSE (Beløp i tusen kr) Note ANLEGGSMIDLER Egenkapitalinnskudd KLP Pensjonsmidler Sum anleggsmidler: OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer Bankinnskudd Sum omløpsmidler: SUM EIENDELER: Disposisjonsfond 7, Investeringsfond 7, Regnskapsmessig overskudd 7, Kapitalkonto 8, Sum egenkapital: LANGSIKTIG GJELD Pensjonsforpliktelser KORTSIKTIG GJELD Annen kortsiktig gjeld Premieavvik Sum kortsiktig gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Lyngdal, 8. februar 2017 styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

56 NOTER Note 1 Regnskapsprinsipper Side 11 Note 2 Arbeidskapital 11 Note 3 Endring i arbeidskapital 12 Note 4 Pensjon 12 Note 5 Spesifisering av inntekter fra eierkommuner og andre kunder 15 Note 6 Egenkapitalinnskudd KLP 16 Note 7 Avsetninger og bruk av avsetninger 16 Note 8 Kapitalkonto 17 Note 9 Egenkapital 17 Note 10 Godtgjørelse til styre, revisor og daglig leder 17 Note 1 Regnskapsprinsipper I samsvar med selskapsavtalens 12 er selskapets regnskap avlagt etter de til enhver tid gjeldende kommunale regnskapsprinsipper. Regnskapet er finansielt orientert, og skal vise alle økonomiske midler som er tilgjengelige i året, og anvendelsen av disse. Inntekter og utgifter skal tidsmessig plasseres i det året som følger av anordningsprinsippet. Anordningsprinsippet betyr at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i løpet av året som vedrører selskapets virksomhet skal fremgå av drifts eller investeringsregnskapet i året enten de er betalt eller ikke. Pensjonskostnader og pensjonsforpliktelser bokføres i samsvar med 13 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner av , sist endret Regnskapet er avlagt i henhold til god kommunal regnskapsskikk, herunder kommunale regnskapsstandarder (KRS) utgitt av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Note 2 Arbeidskapital I beregningen av arbeidskapital er det korrigert for utgiftsført premieavvik. Dette for å få fram den reelle arbeidskapitalen. Siden premieavviket står som kortsiktig gjeld i balansen innebærer dette at det er utgiftsført mer pensjon i driftsregnskapet enn det som er innbetalt i pensjonspremie. (Beløp i tusen) Omløpsmidler Kortsiktig gjeld (inkl premieavvik) Bokført arbeidskapital per Premieavvik (kortsiktig gjeld) Reell arbeidskapital per Disposisjonsfond/mindreforbruk Investeringsfond Sum fond Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

57 Note 3 Endring i arbeidskapital (Beløp i tusen) Balansen: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Arbeidskapital Drifts og investeringsregnskapet : Anskaffelse av midler : Inntekter driftsregnskap Innbet.ved eksterne finanstransaksjoner Sum anskaffelse av midler Anvendelse av midler : Utgifter driftsregnskap Utbetalinger ved eksterne finanstransaksjoner Sum anvendelse av midler Anskaffelse anvendelse av midler Endring arbeidskapital i drifts og investeringsregnskap Endring arbeidskapital i balansen Note 4 Pensjon Generelt om pensjonsordningen i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Selskapet har kollektive pensjonsforsikringer for sine ansatte i Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte, Pensjonsordningen omfatter alders, uføre, ektefelle, barnepensjon samt AFP/tidligpensjon. Pensjonsordningen sikrer alders og uførepensjon med samlet pensjonsnivå på 66 % sammen med folketrygden. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. Regnskapsføring av pensjon Prinsippene for presentasjon av pensjoner i selskapets regnskap følger av Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 13. I tråd med forskriften inntar selskapet brutto pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser i balansen samt at avvik mellom beregnet pensjonskostnad og premieinnbetalinger (premieavviket) blir balanseført. Selskapet har valgt å amortisere premieavviket over 7/10/15 år. Kommunal og regionaldepartementet har fastsatt enkelte endringer i regnskapsforskriften 13. Amortiseringstiden for premieavvik kortes ned fra 15 til 10 år for premieavvik oppstått fra og med 2011 og fra 10 til 7 år for premieavvik oppstått fra og med Estimatavviket som tidligere ble amortisert over 15 år skal fra og med 2011 balanseføres fullt ut. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

58 (beløp i tusen kr) Årets pensjonskostnader Årets pensjonsopptjening, nåverdi Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidlene Netto pensjonskostnad Amortisering premieavvik Administrasjonskostnader Samlet pensjonskostnad Premieavvik Årets pensjonspremie til betaling Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad Årets premieavvik Arbeidsgiveravgift av årets premieavvik 0 38 Premieavviket skal utgiftsføres i drift i 2015 Akkumulert og amortisert premieavvik Akkumulert premieavvik Årets premieavvik Sum amortisert premieavvik i år Akkumulert premieavvik Arbeidsgiveravgift av amortisert premieavvik Hvis pensjonspremien overstiger netto pensjonskostnad, skal premieavviket inntektsføres og balanseføres mot kortsiktig fordring. Virkningen i regnskapet blir dermed at det utgiftsføres et lavere beløp enn den faktiske premien, nemlig pensjonskostnaden. Hvis pensjonspremien er lavere enn netto pensjonskostnad, skal premieavviket utgiftsføres og balanseføres mot kortsiktig gjeld. Virkningen i regnskapet blir dermed at det utgiftsføres et høyere beløp enn den faktiske premien. (beløp i tusen kr) Netto pensjonsforpliktelse, estimat Brutto påløpt forpliktelse Pensjonsmidler Netto pensjonsforpliktelse Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelse Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

59 Netto pensjonsforpliktelse er den forholdsmessige andel av nåverdien av fremtidige pensjonsutbetalinger opptjent av de ansatte på balansedagen, som ikke er dekket av innbetalt pensjonspremie og avkastning på disse (pensjonsmidlene) Endring i brutto pensjonsforpliktelser Brutto pensjonsforpliktelse IB 1.1. Estimat i fjor Estimatavvik forpliktelse IB Faktisk forpliktelse Årets opptjening Rentekostnad Utbetalinger Amortisering estimatavvik forpliktelse Brutto pensjonsforpliktelse UB estimat Endring i brutto pensjonsmidler Brutto pensjonsmidler IB 1.1. Estimat i fjor Estimatavvik midler IB Faktiske pensjonsmidler IB Innbetalt premie/tilskudd (inkl. adm.) Administrasjonskostnader Utbetalinger Forventet avkastning Amortisert estimatavvik pensjonsmidler Brutto pensjonsmidler UB estimat Pensjonsmidlene er midler som ugjenkallelig er avsatt til pensjon. Det skal foretas ny beregning av de pensjonsforpliktelser som ble balanseført i foregående års regnskap. Ved ny beregning skal oppdaterte grunnlagsdata og årets forutsetninger legges til grunn. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsforpliktelser i foregående år og ny beregning kalles årets estimatavvik for pensjonsforpliktelser. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsmidlene i foregående år og faktiske pensjonsmidler kalles årets estimatavvik for pensjonsmidlene. Estimatavviket skal i sin helhet føres direkte mot kapitalkonto Beregningsforutsetninger Årlig avkastning 4,60 % 4,65 % Diskonteringsrente (risikofri rente) 4,00 % 4,00 % Årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i folketrygdens grunnbeløp 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i pensjonsreguleringen 2,20 % 2,20 % Forholdstallet fra KRD 1,00 1,00 Amortiseringstid 7 7 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

60 Medlemsstatus per Aktive 8 9 Pensjoner 4 4 Oppsatte Gjennomsnittsalder aktive 38,05 36,59 Gj.snitts pensjonsgrunnlag, aktive Gj.snitts tjenestetid, aktive 7,43 6,24 Spesifisering av pensjon i driftsregnskap og kapitalkonto Føringer i driftsregnskap Pensjonspremie Innbetalt av ansatte Årets dekning fra premiefond Betalt pensjonspremie Årets premieavvik Amortisering av tidligere års premieavvik Sum bokført pensjon Akkumulert Årets føring Akkumulert 1.1 Estimatavvik ført direkte mot kapitalkonto Pensjonsforpliktelser Pensjonsmidler Sum estimatavvik Premieavvik ført mot kapitalkonto Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelser Sum føringer mot kapitalkonto Note 5 Spesifisering av inntekter fra eierkommuner og andre kunder (Beløp i tusen) Inntekt fra eierkommuner Inntekt fra andre kunder Sum kortsiktige poster Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

61 Note 6 Egenkapitalinnskudd KLP Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS har et samlet balanseført egenkapitaltilskudd i KLP per på kr Innbetalt tilskudd i 2016 var på kr Det samlede innbetalte beløp vil avvike fra beregnet egenkapitalandel etter KLPs vedtekter. Avvikene vil gå opp eller ned år for år i forhold til innbetalt egenkapitaltilskudd, avhengig av veksten i kundens premiereserve sammenlignet med gjennomsnittet i det enkelte år. Kapitalandelen i KLP skrives verken opp eller ned. Note 7 Avsetninger og bruk av avsetninger Kostra-art Alle fond (530:560)+580 Avsetninger til fond og årets mindreforbruk (930:960) Bruk av avsetninger 980 Årets merforbruk Netto avsetninger Disposisjonsfond 2.56/2.57 IB Avsetninger driftsregnskapet 940 Bruk av avsetninger driftsregnskapet 940 Bruk av avsetninger investeringsregnskapet 2.56/2.57 Disposisjonsfond Investeringsfond 2.53 IB Avsetninger investeringsregnskapet 948 Bruk av avsetninger investeringsregnskapet 2.53 Investeringsfond Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

62 Note 8 Kapitalkonto (Beløp i tusen kr) Endring av kapitalkonto Kapitalkonto per Økning: Egenkapitalinnskud KLP Endring pensjonsmidler (økning) Reduksjon: Endring av pensjonsforpliktelser (økning) Kapitalkonto per Spesifisering av kapitalkonto: Egenkapitalinnskudd KLP Estimatavvik pensjon Premieavvik pensjon Arbeidsgiveravgift netto pensjonsforpliktelse Kapitalkonto per Kapitalkontoen er positiv og skyldes forhold knyttet til regnskapsføring av pensjonsforpliktelser og pensjonskostnader i samsvar med regnskapsforskriften 13. Note 9 Egenkapital Årets mer/ Disposisjons Investerings Kapital Sum mindreforbruk fond fond konto egenkapital Egenkapital Estimatavvik pensjon Premieavvik pensjon 1 1 Arbeidsgiveravg. netto pensjonsforpl Egenkapitalinnskudd KLP Årets mer /mindreforbruk 0 0 Egenkapital Egenkapital er negativ med 1,7 mill kr. Dette skyldes pensjonsføringer. Note 10 Godtgjørelse til styre, revisor og daglig leder 2016 Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til daglig leder Honorar til revisor Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

63 63 24

64 64 25