Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud (leder), Anne Rakel Håland (nestleder), Marita Fiddan Bø (medlem), Jon Øyvind Evje (medlem meldt forfall), Torry Røinesdal (medlem) Anne Reidun Pytten innkalles som vara for Evje. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Torsdag 23. mars 2017 kl , møterom i kommunehuset. SAKSLISTE ORIENTERING Kl Barnverntjenesten i Audnedal v/ rådmannen SAK 04/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 05/17 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 06/17 Agder Sekretariat/kontrollutvalget, oppfølging av referatsak 02/17 vedrørende retningslinjer for avhending av inventar/utstyr Byremo 15. mars 2017 Bodil Stensrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: 1. vara, ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no 1 Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 04/17 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

3 AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/17 Dato: kl Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Rakel Håland, nestleder Torry Røinesdal, medlem Anne Reidun Pytten, møtte for Bø Kjetil Midtbø, møtte for Evje Andre til stede (hele eller deler av møtet): Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS v/ Monica Nilsen, Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Marita Fiddan Bø, medlem Jon Øyvind Evje, medlem Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERING Tilbakemelding fra rådmannen vedrørende: - Oppfølging av retningslinjer for avhending av kommunalt inventar og utstyr - Skriftlig beskrivelse av attestasjon og anvisning SAK 01/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK 02/17 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL/FORVALTNINGSREVISJON SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/17 Notat fra revisor til rådmannen datert Ref. 02/17 Rådmannen, tilbakemelding vedr. avhending av inventar og utstyr Ref. 03/17 Rådmannen, kopi av brev til revisjonen vedr. rutiner for attestasjon/ anvisning Ref. 04/17 Kommunerevisjonen Vest, brev om prosess om etablering av ny revisjonsenhet 1 3

4 Møtebok Audnedal kontrollutvalg Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. vara, ordfører, rådmann og revisor 4 2

5 Møtebok Audnedal kontrollutvalg SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/17 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL OG FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget drøftet saken og kom med innspill til problemstillinger. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Skolenes arbeid med psykososialt miljø» i 2017 med følgende problemstilling: «I hvor stor grad følger barneskolen opp varsling om mobbing?» 2. Forslag til prosjektplan for prosjektet fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. 3. Det bestilles ikke gjennomføring av selskapskontroll på nåværende tidspunkt. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret behandlet plan for forvaltningsrevisjon i møte den Forslag til vedtak lød: 5 3

6 Møtebok Audnedal kontrollutvalg Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Audnedal kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosj.nr. Område Prosjekt 1. 7 Skole Skolenes arbeid med psykososialt miljø 2. 2 Forvaltningsloven Saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven Helse, sosial og omsorg Helsestasjon, jordmor og forebyggende arbeid Barnevern Meldingsrutiner og samhandling med barnevernet Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Behandlingen i kommunestyret : Leder Bodil Stensrud og nestleder Anne Rakel Haaland i Kontrollutvalget i Audnedal kommune møtte til saken. Bodil Stensrud orienterte om Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon. Forslag fra Unni Nilsen Husøy Frp: Audnedal kommunestyre vedtar følgende prioritering for «Plan for forvaltningsrevisjon for Audnedal kommune ». Prioriteringslisten må følges: 1. Skolene. Som iverksettes og fullføres i Barnevern 3. Helse sosial og omsorg 4. Forvaltningsloven Forslag fra Unni Nilsen Husøy fikk 15 stemmer: Tønnes Seland BL, Harald Solås BL, Margit Smedsland BL, Harald Leland BL, Fredrik Vasland BL, Lars Magne Johannessen Krf, Reidar Jensson Ågedal Krf,, Eivind Arnt Husøy AP, Svein Håland AP, David Anand Goksem AP, Sebastian Sjøberg SP, Jahn Bråtveit SP, Odd Arild Eikeland SP, Unni Nilsen Husøy FrP og Per Jan Ougland H Forslag fra Kontrollutvalget fikk to stemmer: Reidun Bakken Krf og Marita Fiddan Bø Krf Vedtak i Kommunestyret Audnedal kommunestyre vedtar følgende prioritering for «Plan for forvaltningsrevisjon for Audnedal kommune ». Prioriteringslisten må følges: 1. Skolene. Som iverksettes og fullføres i Barnevern 3. Helse sosial og omsorg 4. Forvaltningsloven 6 4

7 Møtebok Audnedal kontrollutvalg Plan for selskapskontroll Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll i møte den Forslag til vedtak lød: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Audnedal kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: - Lindesnesregionens Medisinske Senter - DDV Drift - DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Behandling i Kommunestyret : Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyret : 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Audnedal kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: - Lindesnesregionens Medisinske Senter - DDV Drift - DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner tidligst høsten 2017 og mest sannsynlig i 2018 og Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, er det prosjektet «Skolenes arbeid med psykososialt miljø» som er øverst på prioriteringslisten. Dette prosjektet vil sannsynligvis kreve endel ressurser å gjennomføre. Vurderinger: Det foreslås ikke bestilling av selskapskontroller på nåværende tidspunkt. Kontroll av de foreslåtte selskapene bør skje i samarbeid med øvrige eierkommuner. Selskapene er også relativt nyetablerte og bør gis litt tid til å «gå seg til». 7 5

8 Møtebok Audnedal kontrollutvalg Det foreslås bestilling av prosjektet «Skolenes arbeid med psykososialt miljø». I første omgang må det bestilles en prosjektplan for gjennomføring av prosjektet der problemstillinger (hvilke spørsmål som ønskes besvart), revisjonskriterier, ressurser, tidsplan etc. er sentrale elementer. Kontrollutvalget bør allerede nå gi signaler til revisjonen om hva som kan være aktuelle problemstillinger/hva som ønskes undersøkt i prosjektet. Revisjonen vil være tilstede i møtet. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Skolenes arbeid med psykososialt miljø» i Forslag til prosjektplan for prosjektet fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. 3. Det bestilles ikke gjennomføring av selskapskontroll på nåværende tidspunkt. SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2016 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 8 6

9 Møtebok Audnedal kontrollutvalg FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Ferdig med interimrevisjon, oppfølging rutiner for attestasjon/anvisning, omlegging til nytt regnskapssystem. Informasjon fra sekretær: Bestille orientering i neste møte den 30. mars fra rådmannen vedrørende barnevern. Leder/sekretær sjekker med Hægebostad KU om evt. fokus på barnevernstjenesten der. EVENTUELT REFERATER Ref. 01/17 Notat fra revisor til rådmannen datert Ref. 02/17 Rådmannen, tilbakemelding vedr. avhending av inventar og utstyr Ref. 03/17 Rådmannen, kopi av brev til revisjonen vedr. rutiner for attestasjon/ anvisning Ref. 04/17 Kommunerevisjonen Vest, brev om prosess om etablering av ny revisjonsenhet Referatene 2,3 og 4 ble utdelt i møtet og besluttet oppsatt på referatlisten. Konklusjon: Referatene 1, 3 og 4 ble tatt til etterretning etter tilhørende orientering fra revisjonen. Vedr. ref. 02/17: Oppsummering av kontrollutvalgets behandling av denne saken: I møte den fikk kontrollutvalget en skriftlig redegjørelse fra rådmannen vedrørende håndtering av avhending av kommunalt inventar og utstyr. Utvalget drøftet saken og vedtok følgende: «Kontrollutvalget anmoder kommunestyret å vurdere å få utarbeidet skriftlige retningslinjer for avhending av kommunalt inventar og utstyr.» Vedtaket ble oversendt rådmannen for videre oppfølging. Kontrollutvalget drøftet denne saken igjen i møte den Utvalget bad om å få en tilbakemelding fra rådmannen til møtet den om hvilken oppfølging som har skjedd i saken, herunder eventuelle vurderinger kommunestyret har gjort. Rådmannen kom med følgende skriftlige tilbakemelding til kontrollutvalget den : «Når det gjelder retningslinjer for avhending av inventar og utstyr, så har vi ikke regler for dette utover det som fremgår av de etiske retningslinjene: Kontrollutvalget oppfatter at kommunestyret ikke har fått seg forelagt denne saken. Basert på dette fattet kontrollutvalget likelydende vedtak som vedtak fattet : 9 7

10 Møtebok Audnedal kontrollutvalg Vedtak: «Kontrollutvalget anmoder kommunestyret å vurdere å få utarbeidet skriftlige retningslinjer for avhending av kommunalt inventar og utstyr.» Særutskrift av denne saken oversendes kommunestyret for videre oppfølging. 10 8

11 REFERATER Ref. 05/17 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 06/17 Agder Sekretariat/kontrollutvalget, oppfølging av referatsak 02/17 vedrørende retningslinjer for avhending av inventar/utstyr 11

12 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET INNKALLING TIL Tirsdag, , kl. 18:00 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Lyngdal rådhus Kommunestyresalen 12 1

13 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJON VEST, VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET Følgende medlemmer er innkalt: Bodil Stensrud Johnny Deisz Frank Øverland Kirsten Svensson Judith Kvelland Rogstad Eirik Skogstad Nilsen Bård Melvin Bulæg Øystein Rui Kristoffersen Gunnar Skaar Anne Grethe Liland Alexander Skeibrok Monica Nilsen Helge Elle Irene Loka Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Ansattes representant Styreleder Revisjonssjef SAKSLISTE: 01/2017 Godkjenning av innkallingen og saksliste til representantskapet. 02/2017 Valg av to representanter til å underskrive protokoll fra møtet. 03/2017 Årsregnskap og årsberetning /2017 Etablering av ny revisjonsenhet status veien videre MELDINGER M-01/2017 Protokoll fra representantskapsmøte M-02/2017 Protokoll fra styremøte M-03/2017 Protokoll fra styremøte Evt. forfall meldes til revisjonssjef på telefon eller e-post Varamedlemmer mottar sakspapirer, men møter bare etter særskilt innkalling. Flekkefjord, For styret Irene Loka revisjonssjef 13 2

14 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 03/2017 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Årsregnskap og årsmelding 2016 Vedlegg: Styresak 02/2017 Årsregnskap og årsmelding for Revisjonsberetning fra Aust-Agder Revisjon IKS, datert Etter IKS-loven og gjeldende vedtekter er det Representantskapet som endelig fastsetter regnskapet med revisjonsberetning og årsberetning, etter innstilling fra styret. Det vises til saksutredning og styrets behandling i sak 02/2017. Følgende utgiftsfordeling mellom kommunene ligger til grunn, basert på kommunenes forbruk av tid gjennom regnskapsåret: Representantskapet foreslås å gjøre slikt vedtak: Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes med følgende utgiftsfordeling: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef

15 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 02/2017 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsregnskap og årsberetning for 2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den nedenfor viste oversikten. budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes. Saksutredning: Årsregnskap og årsberetning for Vedlegg: Årsmelding for 2016 med årsberetning og årsregnskap for Spesifikasjon av driftsregnskap og balanse på kontonivå Åpenhetsrapport 2016 Etter IKS-loven og selskapets vedtekter er det styret som avlegger regnskapet til representantskapet som er den instans som endelig fastsetter regnskapet. Regnskapet er i henhold til selskapets vedtekter ført etter de kommunale regnskapsprinsippene. Det vedlagte regnskap og årsmelding er således revisjonssjefens forslag til styret

16 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS NKRF anbefaler at kommunale revisjonsenheter avgir åpenhetsrapport tilsvarende hva som er krav til private revisorer som reviderer etter revisorloven 5a-1 og 5a-2. Kapittel 5a i revisorloven regulerer særlige plikter ved revisjon av foretak av allmenn interesse. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har derfor utarbeidet slik rapport. Formålet er å sikre åpenhet om selskapets virksomhet. Økonomi Driftsregnskapet er gjort opp i balanse. For øvrig vises det til årsmeldingen for nærmere utredning. Fordeling av utgifter på deltakende kommuner Det har i løpet av 2016 blitt utført regnskapsrevisjon, diverse attestasjonsoppdrag og andre særskilte oppdrag, bistand, overordnet analyse, plan for selskapskontroll, forvaltningsrevisjon, samt selskapskontroll. Avregningen tar utgangspunkt i den enkelte kommunes timeforbruk. Utgiftene fordeles mellom kommunene etter medgått tid. Fordi revisjonsåret går fra mai til april mens avregningen mot kommunene har kalenderåret som utgangspunkt, innebærer dette at det kan bli variasjoner i ressursbruken fra år til år for den enkelte kommune. Dette vil en prøve å jevne ut i følgende kalenderår. Årsaken til at en ikke klarer å ha et stabilt ressursbruk fra år til år i den enkelte kommune, kan være bemanningssituasjonen i kommunerevisjonen, eller at andre prosjekter fører til forskyvninger. I løpet av 2016 har vi gjennomført flere timer knyttet til regnskapsrevisjon og lignende arbeid enn budsjettert, men mindre tid på forvaltningsrevisjon, selskapskontroll o.l. Dette påvirker også avregningen for de kommunene dette har gjort størst utslag for. Utgiftsfordelingen i budsjettet er basert på estimerte timer til regnskapsrevisjon og et anslag timer til bruk på andre oppdrag som overordnet analyse, plan for selskapskontroll, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Bruk av tid til reiser ut til kommunene registreres ikke på den enkelte kommune og er således ikke en del av registrerte timer på kommunen. Det samme gjelder matpauser ifm oppdrag. Avregningen er gjort ut fra faktiske timer brukt på den enkelte kommune. Videre forutsettes at kr tilbakeføres til kommunene og den endelige utgiftsfordelingen er beregnet ut fra dette. Tilbakeføringen innebærer at driftsregnskapet er gjort opp i balanse. Jeg viser for øvrig til årsberetningen. Følgende avregning foretas for 2016 (avregnes i 2017) på bakgrunn av brukt tid:

17 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Med disse kommentarer vil jeg tilrå styret å gjøre slikt vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den ovenfor viste oversikten. Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes. Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef

18 Årsmelding 2016 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 18 7

19 INNHOLD: Årsberetning 3 Årsregnskap Driftsregnskap 8 Investeringsregnskap 9 Balanse 10 Noter 11 Revisjonsberetning 18 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

20 ÅRSBERETNING Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder ble etablert Med virkning fra ble revisjonsdistriktet omdannet til et IKS (Interkommunalt selskap). Selskapets eiere Kommune Eierandel Audnedal 5,3 % Farsund 13,2 % Flekkefjord 12,6 % Hægebostad 5,2 % Kvinesdal 10,0 % Lindesnes 8,2 % Lyngdal 11,2 % Mandal 16,7 % Marnardal 5,9 % Sirdal 6,7 % Åseral 5 % Representantskap og styre REPRESENTANTSKAPET 2016 Kommune Medlem Varamedlem Audnedal Bodil Stensrud Anne Rakel Håland/Jon Øyvind Evje Farsund Johnny Deisz Elisabeth Stølen Flekkefjord Frank Øverland Øyvind Johansen Hægebostad Kirsten Svensson Alf Skeime Kvinesdal Judith Kvelland Rogstad Kjell Svindland Lindesnes Eirik Skogstad Nilsen Edita Schultz / Bente Hennestad / Helge Helliesen Lyngdal Bård Melvin Bulæg Stein Rune Langnes Mandal Øystein Rui Kristoffersen Kenneth Osberg Marnardal Gunnar Skaar Bjørgulv Foss Sirdal Anne Grethe Liland Åseral Alexander Skeibrok Thomas Repstad Ansattes repr. Monica Nilsen Helene Egeland Representantskapet har hatt 3 møter og behandlet 16 saker. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

21 STYRET per Medlem Varamedlem Leder Helge Elle, Farsund Thor Håkon Føreland, Lyngdal Nestleder Svein Røynesdal, Audnedal Robert Kjellemo, Marnardal Olav Skagestad Stine T. Skagestad, Mandal Else Pedersen Rafoss, Kvinesdal Shirley Rødland, Kvinesdal Wenche Storaker, Lindesnes Alf Morten Normann, Flekkefjord Ansattes repr. Monica Nilsen Helene Egeland Styret har hatt 4 møter og behandlet 17 saker. Personal og organisasjon Revisjonen var per ansatte i selskapet. Stilling som forvaltningsrevisor har stått vakant i påvente av en avklaring av prosessen med etablering av ny revisjonsenhet. En revisor har sagt opp sin stilling og vil avslutte arbeidsforholdet i februar Vi har kjøpt tjenester til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon fra Rogaland Revisjon IKS Lene Rugland har vært oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og Irene Loka har vært oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon. Revisjonssjefen har rapportert til styret om gjennomført intern kvalitetskontroll for revisjonsåret Sykefraværet i selskapet har i 2016 vært på 1,8 %. Korttidsfraværet har vært på 1,2 % ( %) og langtidsfraværet på 0,6 % (2015 1,2 %). I 2016 ble det utført arbeidstimer i Kommunerevisjonen Vest. Dette er timer eksklusiv ferie, sykefravær/permisjoner. Kjøp av timer fra Rogaland Revisjon IKS er inkludert i tallet. Antallet timer er noe lavere enn i Dette er fordi vi har hatt stilling stående vakant i påvente av etablering av nytt revisjonsselskap. Andelen registrert fellestid er lavere i 2016 enn i 2015.Dette skyldes hovedsakelig færre ansatte, samt noe mindre sykefravær, ferie, permisjoner. Effektiviteten har i 2016 vært svært høy. Dette skyldes forhold nevnt foran Timer % Timer % Total timeressurs % % Herav fellestid % % Timer som er brukt på oppdrag % % Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

22 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll I henhold til kommunelovens 77 nr 4 skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunene. Krav om gjennomføring av selskapskontroll framgår av samme paragraf nr. 5. Kommunerevisjonen gjennomfører slik revisjon etter bestilling fra den enkelte kommunes kontrollutvalg, som legger kommunestyrets vedtatte planer for forvaltningsrevisjon og planer for selskapskontroll til grunn for sin bestilling. Kommunerevisjonen kan ikke iverksette slike revisjoner/kontroller uten at det først foreligger slik bestilling. I 2016 har vi levert 11 rapporter etter gjennomført overordnet analyse for forvaltningsrevisjon, 11 planer for selskapskontroll, 1 forvaltningsrevisjon og 2 andre typer rapporter. 2 forvaltningsrevisjoner og 2 selskapskontroller er påbegynt. I tillegg har vi gjennomført et større særoppdrag for en av kommunene. Økonomi Driftsregnskapet for 2016 er gjort opp i balanse. Inntekten fra eierkommunene er bokført med 6,389 mill kr. Dette er 0,910 mill kr mindre enn innbetalt akonto og budsjett. Årsaken er at ubrukte budsjettmidler tilbakeføres eierne. Beløpet vil bli avregnet mot innbetalt beløp og tilbakeført kommunene i Etter tilbakeføringen av ubrukte midler er regnskapet gjort opp i balanse. Inntekten fra andre kunder (stiftelser, IKS, kirkelige fellesråd mv) er bokført med 1,2 mill kr, ca kr høyere enn budsjettert. Lønn inkl. sosiale utgifter, justert for refusjoner for sykefravær, er på i alt 6,4 mill kr. Dette er 0,7 mill kr lavere enn budsjett. En del av avviket er brukt til kjøp av tjenester samt at noe kan tilskrives lavere pensjonskostnad enn budsjettert og sykepenger. Pensjonskostnaden er bokført med kr som består av kr i betalt pensjonspremie og et netto inntektsført premieavvik på kr Balanseført premieavvik til framtidig inntektsføring er på kr Kjøp av varer og tjenester er utgiftsført med kr , kr høyere enn budsjettert. Dette skyldes at lønnsmidler er brukt til kjøp av tjenester, som også har gitt utslag i høy momskompensasjon. Ser vi bort fra disse postene er avviket et mindreforbruk på kr Dette skyldes hovedsakelig mindre kurs og reiser. Selskapet bokfører pensjon i henhold til 13 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner. Disse regnskapsbestemmelsene fører til at det i balansen er bokført pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser med tilsvarende føring mot kapitalkontoen. Per er det bokført kr 4 mill kr i netto pensjonsforpliktelse (differansen mellom pensjonsforpliktelsene og pensjonsmidlene) inkl. arbeidsgiveravgift. Dette er en økning på kr fra forrige år. Det kommunale regnskapssystemet og gjeldende regelverk for pensjon fører til at selskapet har en negativ egenkapital på 1,7 mill kr. Det vises for øvrig til noter for nærmere informasjon om pensjonsføringene og egenkapital. Selskapet har en avsetning på 1,98 mill kr til disposisjonsfond. Denne anses å være tilstrekkelig til å møte uforutsette hendelser som for eksempel svingninger i pensjonspremier. En har derfor tilbakeført ubrukte budsjettmidler til kommunene. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

23 Avregning kommunene Utgiftene mellom kommunene fordeles etter medgått tid. Fordi revisjonsåret går fra mai til april mens avregningen mot kommunene har kalenderåret som utgangspunkt, innebærer dette at det kan bli variasjoner i ressursbruken fra år til år for den enkelte kommune. Dette vil en prøve å jevne ut i følgende kalenderår. Årsaken til at en ikke klarer å ha et stabilt ressursbruk fra år til år i den enkelte kommune, kan være bemanningssituasjonen i kommunerevisjonen, eller at andre prosjekter fører til forskyvninger. Det har ikke lyktes å gjennomføre alle timene som var tenkt brukt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vi har måttet brukt mer timer enn planlagt både på regnskapsrevisjon og oppdrag i tilknytning til denne, samt på de mindre selskapene/fellesråd mm. I 2016 tilbakeføres også kr til kommunene. Denne tilbakeføringen er innarbeidet i tabellen nedenfor. Tabellen under viser en oversikt over budsjetterte og brukte timer i 2016: Regnskapsrevisjon timer Andre oppdrag timer sum timer budsjett avregnet avvik budsjett avregnet avvik avregnet avvik Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune sum Denne timebruken gir følgende kostnadsfordeling per kommune etter at kr er tilbakeført: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

24 Fremtidsutsikter Styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har i 2016 arbeidet med å etablere en ny og større revisjonsenhet sammen med Rogaland Revisjon IKS. Målet har vært å styrke og videreutvikle en offentlig revisjon. Alle kommunestyrer i selskapets deltakerkommuner har sluttet seg til representantskapets innstilling om å etablere en ny revisjonsenhet sammen med Rogaland Revisjon IKS. Imidlertid har det ikke lykkes å få alle kommunene i Rogaland til å slutte seg til en slik etablering. Som en konsekvens av denne utviklingen besluttet styret i Rogaland Revisjon IKS å stoppe prosessen med sammenslåing av revisjonsenhetene. Styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS beklager denne situasjonen. Det vil bli arbeidet videre med strategien for selskapets utvikling. Lyngdal, 8. februar 2017 styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

25 DRIFTSREGNSKAP Regnskap Budsjett Avvik fra Regnskap (Beløp i tusen kr) note budsjett 2015 DRIFTSINNTEKTER Inntekter fra deltakende kommune Øvrige inntekter Refusjoner Sum driftsinntekter DRIFTSUTGIFTER Lønn inkl. sosiale utgifter 4, Kjøp av varer og tjenester Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat FINANSPOSTER Netto renteinntekter Netto driftsresultat INTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER Bruk av tidligere års mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond - Overført til investeringsregnskapet Avsetning til disposisjonsfond 7 - Netto interne transaksjoner Regnskapsmessig mindreforbruk Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

26 INVESTERINGSREGNSKAP Regnskap Regnskap (Beløp i tusen kr) INVESTERINGER Egenkapitalinnskudd KLP Sum årets finansieringsbehov FINANSIERT SLIK Overføring fra driftsregnskapet Sum finansiering Udekket/Udisponert 0 0 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

27 BALANSE (Beløp i tusen kr) Note ANLEGGSMIDLER Egenkapitalinnskudd KLP Pensjonsmidler Sum anleggsmidler: OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer Bankinnskudd Sum omløpsmidler: SUM EIENDELER: Disposisjonsfond 7, Investeringsfond 7, Regnskapsmessig overskudd 7, Kapitalkonto 8, Sum egenkapital: LANGSIKTIG GJELD Pensjonsforpliktelser KORTSIKTIG GJELD Annen kortsiktig gjeld Premieavvik Sum kortsiktig gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Lyngdal, 8. februar 2017 styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

28 NOTER Note 1 Regnskapsprinsipper Side 11 Note 2 Arbeidskapital 11 Note 3 Endring i arbeidskapital 12 Note 4 Pensjon 12 Note 5 Spesifisering av inntekter fra eierkommuner og andre kunder 15 Note 6 Egenkapitalinnskudd KLP 16 Note 7 Avsetninger og bruk av avsetninger 16 Note 8 Kapitalkonto 17 Note 9 Egenkapital 17 Note 10 Godtgjørelse til styre, revisor og daglig leder 17 Note 1 Regnskapsprinsipper I samsvar med selskapsavtalens 12 er selskapets regnskap avlagt etter de til enhver tid gjeldende kommunale regnskapsprinsipper. Regnskapet er finansielt orientert, og skal vise alle økonomiske midler som er tilgjengelige i året, og anvendelsen av disse. Inntekter og utgifter skal tidsmessig plasseres i det året som følger av anordningsprinsippet. Anordningsprinsippet betyr at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i løpet av året som vedrører selskapets virksomhet skal fremgå av drifts eller investeringsregnskapet i året enten de er betalt eller ikke. Pensjonskostnader og pensjonsforpliktelser bokføres i samsvar med 13 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner av , sist endret Regnskapet er avlagt i henhold til god kommunal regnskapsskikk, herunder kommunale regnskapsstandarder (KRS) utgitt av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Note 2 Arbeidskapital I beregningen av arbeidskapital er det korrigert for utgiftsført premieavvik. Dette for å få fram den reelle arbeidskapitalen. Siden premieavviket står som kortsiktig gjeld i balansen innebærer dette at det er utgiftsført mer pensjon i driftsregnskapet enn det som er innbetalt i pensjonspremie. (Beløp i tusen) Omløpsmidler Kortsiktig gjeld (inkl premieavvik) Bokført arbeidskapital per Premieavvik (kortsiktig gjeld) Reell arbeidskapital per Disposisjonsfond/mindreforbruk Investeringsfond Sum fond Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

29 Note 3 Endring i arbeidskapital (Beløp i tusen) Balansen: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Arbeidskapital Drifts og investeringsregnskapet : Anskaffelse av midler : Inntekter driftsregnskap Innbet.ved eksterne finanstransaksjoner Sum anskaffelse av midler Anvendelse av midler : Utgifter driftsregnskap Utbetalinger ved eksterne finanstransaksjoner Sum anvendelse av midler Anskaffelse anvendelse av midler Endring arbeidskapital i drifts og investeringsregnskap Endring arbeidskapital i balansen Note 4 Pensjon Generelt om pensjonsordningen i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Selskapet har kollektive pensjonsforsikringer for sine ansatte i Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte, Pensjonsordningen omfatter alders, uføre, ektefelle, barnepensjon samt AFP/tidligpensjon. Pensjonsordningen sikrer alders og uførepensjon med samlet pensjonsnivå på 66 % sammen med folketrygden. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. Regnskapsføring av pensjon Prinsippene for presentasjon av pensjoner i selskapets regnskap følger av Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 13. I tråd med forskriften inntar selskapet brutto pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser i balansen samt at avvik mellom beregnet pensjonskostnad og premieinnbetalinger (premieavviket) blir balanseført. Selskapet har valgt å amortisere premieavviket over 7/10/15 år. Kommunal og regionaldepartementet har fastsatt enkelte endringer i regnskapsforskriften 13. Amortiseringstiden for premieavvik kortes ned fra 15 til 10 år for premieavvik oppstått fra og med 2011 og fra 10 til 7 år for premieavvik oppstått fra og med Estimatavviket som tidligere ble amortisert over 15 år skal fra og med 2011 balanseføres fullt ut. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

30 (beløp i tusen kr) Årets pensjonskostnader Årets pensjonsopptjening, nåverdi Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidlene Netto pensjonskostnad Amortisering premieavvik Administrasjonskostnader Samlet pensjonskostnad Premieavvik Årets pensjonspremie til betaling Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad Årets premieavvik Arbeidsgiveravgift av årets premieavvik 0 38 Premieavviket skal utgiftsføres i drift i 2015 Akkumulert og amortisert premieavvik Akkumulert premieavvik Årets premieavvik Sum amortisert premieavvik i år Akkumulert premieavvik Arbeidsgiveravgift av amortisert premieavvik Hvis pensjonspremien overstiger netto pensjonskostnad, skal premieavviket inntektsføres og balanseføres mot kortsiktig fordring. Virkningen i regnskapet blir dermed at det utgiftsføres et lavere beløp enn den faktiske premien, nemlig pensjonskostnaden. Hvis pensjonspremien er lavere enn netto pensjonskostnad, skal premieavviket utgiftsføres og balanseføres mot kortsiktig gjeld. Virkningen i regnskapet blir dermed at det utgiftsføres et høyere beløp enn den faktiske premien. (beløp i tusen kr) Netto pensjonsforpliktelse, estimat Brutto påløpt forpliktelse Pensjonsmidler Netto pensjonsforpliktelse Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelse Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

31 Netto pensjonsforpliktelse er den forholdsmessige andel av nåverdien av fremtidige pensjonsutbetalinger opptjent av de ansatte på balansedagen, som ikke er dekket av innbetalt pensjonspremie og avkastning på disse (pensjonsmidlene) Endring i brutto pensjonsforpliktelser Brutto pensjonsforpliktelse IB 1.1. Estimat i fjor Estimatavvik forpliktelse IB Faktisk forpliktelse Årets opptjening Rentekostnad Utbetalinger Amortisering estimatavvik forpliktelse Brutto pensjonsforpliktelse UB estimat Endring i brutto pensjonsmidler Brutto pensjonsmidler IB 1.1. Estimat i fjor Estimatavvik midler IB Faktiske pensjonsmidler IB Innbetalt premie/tilskudd (inkl. adm.) Administrasjonskostnader Utbetalinger Forventet avkastning Amortisert estimatavvik pensjonsmidler Brutto pensjonsmidler UB estimat Pensjonsmidlene er midler som ugjenkallelig er avsatt til pensjon. Det skal foretas ny beregning av de pensjonsforpliktelser som ble balanseført i foregående års regnskap. Ved ny beregning skal oppdaterte grunnlagsdata og årets forutsetninger legges til grunn. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsforpliktelser i foregående år og ny beregning kalles årets estimatavvik for pensjonsforpliktelser. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsmidlene i foregående år og faktiske pensjonsmidler kalles årets estimatavvik for pensjonsmidlene. Estimatavviket skal i sin helhet føres direkte mot kapitalkonto Beregningsforutsetninger Årlig avkastning 4,60 % 4,65 % Diskonteringsrente (risikofri rente) 4,00 % 4,00 % Årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i folketrygdens grunnbeløp 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i pensjonsreguleringen 2,20 % 2,20 % Forholdstallet fra KRD 1,00 1,00 Amortiseringstid 7 7 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

32 Medlemsstatus per Aktive 8 9 Pensjoner 4 4 Oppsatte Gjennomsnittsalder aktive 38,05 36,59 Gj.snitts pensjonsgrunnlag, aktive Gj.snitts tjenestetid, aktive 7,43 6,24 Spesifisering av pensjon i driftsregnskap og kapitalkonto Føringer i driftsregnskap Pensjonspremie Innbetalt av ansatte Årets dekning fra premiefond Betalt pensjonspremie Årets premieavvik Amortisering av tidligere års premieavvik Sum bokført pensjon Akkumulert Årets føring Akkumulert 1.1 Estimatavvik ført direkte mot kapitalkonto Pensjonsforpliktelser Pensjonsmidler Sum estimatavvik Premieavvik ført mot kapitalkonto Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelser Sum føringer mot kapitalkonto Note 5 Spesifisering av inntekter fra eierkommuner og andre kunder (Beløp i tusen) Inntekt fra eierkommuner Inntekt fra andre kunder Sum kortsiktige poster Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

33 Note 6 Egenkapitalinnskudd KLP Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS har et samlet balanseført egenkapitaltilskudd i KLP per på kr Innbetalt tilskudd i 2016 var på kr Det samlede innbetalte beløp vil avvike fra beregnet egenkapitalandel etter KLPs vedtekter. Avvikene vil gå opp eller ned år for år i forhold til innbetalt egenkapitaltilskudd, avhengig av veksten i kundens premiereserve sammenlignet med gjennomsnittet i det enkelte år. Kapitalandelen i KLP skrives verken opp eller ned. Note 7 Avsetninger og bruk av avsetninger Kostra-art Alle fond (530:560)+580 Avsetninger til fond og årets mindreforbruk (930:960) Bruk av avsetninger 980 Årets merforbruk Netto avsetninger Disposisjonsfond 2.56/2.57 IB Avsetninger driftsregnskapet 940 Bruk av avsetninger driftsregnskapet 940 Bruk av avsetninger investeringsregnskapet 2.56/2.57 Disposisjonsfond Investeringsfond 2.53 IB Avsetninger investeringsregnskapet 948 Bruk av avsetninger investeringsregnskapet 2.53 Investeringsfond Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

34 Note 8 Kapitalkonto (Beløp i tusen kr) Endring av kapitalkonto Kapitalkonto per Økning: Egenkapitalinnskud KLP Endring pensjonsmidler (økning) Reduksjon: Endring av pensjonsforpliktelser (økning) Kapitalkonto per Spesifisering av kapitalkonto: Egenkapitalinnskudd KLP Estimatavvik pensjon Premieavvik pensjon Arbeidsgiveravgift netto pensjonsforpliktelse Kapitalkonto per Kapitalkontoen er positiv og skyldes forhold knyttet til regnskapsføring av pensjonsforpliktelser og pensjonskostnader i samsvar med regnskapsforskriften 13. Note 9 Egenkapital Årets mer/ Disposisjons Investerings Kapital Sum mindreforbruk fond fond konto egenkapital Egenkapital Estimatavvik pensjon Premieavvik pensjon 1 1 Arbeidsgiveravg. netto pensjonsforpl Egenkapitalinnskudd KLP Årets mer /mindreforbruk 0 0 Egenkapital Egenkapital er negativ med 1,7 mill kr. Dette skyldes pensjonsføringer. Note 10 Godtgjørelse til styre, revisor og daglig leder 2016 Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til daglig leder Honorar til revisor Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

35 35 24

36 36 25

37 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 04/2017 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Etablering av ny revisjonsenhet status veien videre Vedlegg: Brev sendt til kommunestyrene Styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS protokollerte følgende i møtet angående status for ny revisjonsenhet: Styret i Rogaland Revisjon IKS har i møte 30/11-16, etter møte med flere av sine eierkommuner, vedtatt å avslutte sammenslåingsprosessen. Dette fordi samvirkemodellen ikke er ønsket. Styret i Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS drøftet saken, og beklager denne situasjonen, og viser til at hovedtanken bak den foreslåtte nye revisjonsenheten var å styrke og videreutvikle en offentlig revisjon. Styrets vedtak: Representantskapets leder orienteres med tanke på å innkalle representantskapet til møte for å drøfte den situasjon som har oppstått. Etter avtale med representantskapets leder er alle kommunestyrer blitt informert ved brev om at prosessen med etablering av ny revisjonsenhet sammen med Rogaland Revisjon IKS, er avsluttet. Kontrollutvalgene har mottatt kopi av brevet. I styremøte vedtok styret at de skulle arbeide videre med strategien for selskapet. Representantskapet foreslås å gjøre slikt vedtak: Representantskapet tar til etterretning at prosessen med etablering av ny revisjonsenhet er avsluttet og at styret vil arbeide videre med selskapets strategi. Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef

38 38 27

39 39 28

40 40 29

41 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Protokoll fra styret Møte nr. 4/2016 Sted: Lyngdal rådhus Dato: Tid: 09:30-11:15 Til stede: Forfall: Helge Elle Svein Røynesdal Olav Skagestad Else Pedersen Rafoss Alf Morten Normann Monica Nilsen Irene Loka Wenche Storaker styreleder nestleder styremedlem styremedlem varamedlem representant fra ansatte revisjonssjef Saksliste Saksnr. Sakstittel Sak 12/2016 Godkjenning av protokoll fra møte Sak 13/2016 Økonomirapport per Sak 14/2016 Lønnsoppgjøret 2016 Sak 15/2016 Sak 16/2016 Sak 17/2016 Lønn revisjonssjef Ny revisjonsenhet status Samarbeidsavtale Referatskriv: 41 30

42 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 12/2016: Godkjenning av protokoll fra møte Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Møteprotokoll fra styrets møte godkjennes. Sak 13/2016: Økonomirapport per Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret tar økonomirapporten til etterretning. Sak 14/2016: Lønnsoppgjøret 2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret godkjenner forhandlingsprotokollen fra møte mellom partene og revidert lønnsplan. Sak 15/2016: Lønn revisjonssjef Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Revisjonssjefen avlønnes med kr gjeldende fra Sak 16/2016: Ny revisjonsenhet - status Styret i Rogaland Revisjon IKS har i møte 30/11-16, etter møte med flere av sine eierkommuner, vedtatt å avslutte sammenslåingsprosessen. Dette fordi samvirkemodellen ikke er ønsket. Styret i Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS drøftet saken, og beklager denne situasjonen, og viser til at hovedtanken bak den foreslåtte nye revisjonsenheten var å styrke og videreutvikle en offentlig revisjon. Styrets vedtak: Representantskapets leder orienteres med tanke på å innkalle representantskapet til møte for å drøfte den situasjon som har oppstått. side

43 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 17/2016: Samarbeidsavtale Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret gir revisjonssjefen fullmakt til å inngå en offentlig-offentlig samarbeidsavtale med Rogaland Revisjon IKS. Målet med en slik avtale er å styrke kompetansen i de to enhetene, sikre leveringssikkerhet, samt øke handlingsrom og fleksibilitet. En slik avtale gir rom for å kunne utveksle personell ved kompetanse- og kapasitetsmessige utfordringer. Avtalen kan inngås med virkning fra Lyngdal, Helge Elle styreleder Svein Røynesdal nestleder Olav Skagestad styremedlem Else Pedersen Rafoss styremedlem Alf Morten Normann varamedlem side

44 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Protokoll fra styret Møte nr. 1/2017 Sted: Lyngdal rådhus Dato: Tid: 09:30-11:00 Til stede: Forfall: Helge Elle Svein Røynesdal Else Pedersen Rafoss Wenche Storaker Monica Nilsen Irene Loka Olav Skagestad styreleder nestleder styremedlem styremedlem representant fra ansatte revisjonssjef Saksliste Saksnr. Sakstittel 01/2017 Godkjenning av møteprotokoll fra møte /2017 Årsregnskap og årsberetning /2017 Veien videre 04/2017 Ansettelse av forvaltningsrevisor Referatskriv: 44 33

45 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 01/2017: Godkjenning av møteprotokoll fra møte Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Møteprotokoll fra styrets møte godkjennes. Sak 02/2017: Årsregnskap og årsberetning for 2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den nedenfor viste oversikten. budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes. Sak 03/2017: Veien videre Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret vil arbeide med strategien for veien videre for selskapet. Sak 04/2017: Ansettelse av forvaltningsrevisor Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styreleder og revisjonssjef gis fullmakt til å foreta ansettelse av to forvaltningsrevisorer. side