Oppbevaring og sikring av Kulturhistorisk Museums (KHM) arkiv Forskrift om offentlige arkiv desember 1998 nr. 1193

Transkript

1 Oppbevaring og sikring av Kulturhistorisk Museums (KHM) arkiv Forskrift om offentlige arkiv desember 1998 nr Kulturhistorisk Museums arkiv omfatter korrespondanse/dokumenter, rapporter, tegninger og avisutklipp. Arkivmaterialet er plassert i flere rom innen et avlukket område som bare brukes til arkiv, samt et lokale i kjelleren tidligere brukt som gjenstandsmagasin. Vinteren 2003/2004 ble arkivlokalene bygget om for å få bedre plass og bedre oppbevaringforhold. I løpet av april 2004 ble lokalene tatt i bruk igjen. Midler til klimatisering av lokalene ble ikke bevilget. Det ble derfor plassert en Hygrotermograf i et av rommene i mai 2004 for å måle luftfuktighet over tid. I 2014 ble to nyere hygrotermografer lagt inn i langegangen og arkivrommet i 1. etg, samt en i kjeller. Logg kan følges på nettet. Arkivarealet i kjelleren, som tidligere ble brukt til gjenstandsmagasin, ble tatt i bruk i To rullereoler er satt inn, samt tegningsskap og arkivskap, og lokalene brukes i dag (august 2014) på linje med de øvrige lokalene. Det var planer om å flytte til et helt nytt museum i 2011, og større endringer av arkivlokalene har derfor blitt utsatt. Flyttingen er for øvrig avlyst, men arkivet er ikke informert om nye planer for utbedringer eller endringer av lokalene. I juni 2014 gjennomførte Synergi Helse en inneklimaundersøkelse av KHMs arkivlokaler med kontorer. Rapporten finnes i ephorte på saksnummer 2010/2396. Arkivlokalene består av Langegangen, Hemsen, Hemsen over arkivrommet, Arkivrommet og kjeller med følgende innhold: Langegangen: Aksesjonsprotokoller og andre eldre protokoller, hovedprotokoller, protokollkort, kopibøker Oldsaksamlingen, journaler Oldsaksamlingen, eldre arkivalia, etnografisk gjenstandskort, kontraktarkiv, tegninger. Hemsen: Originaltegninger, avisutklipp, personalsaker, topografisk arkiv - diverse og andre fylker Hemsen over arkivrommet: Eldre topografisk arkiv (t.o.m. medio 1994) for 10 fylker. Arkivrommet: Topografisk arkiv (f.o.m. 2. halvår 1994), KHMs saksarkiv, eldre arkiv etter Etnografisk museum, eldre arkiv etter Myntkabinettet, saksarkiv og kopibøker fra IAKNperioden ( ), seddelkatalog Oldsaksamlingen, seddelkatalog andre fylker. Kjeller: Middelalderarkivet, prosjektarkiv store prosjekter (oppstått utenfor, eller tatt ut, av top.ark), styrerdokumentasjon, etterlatenskaper, utstillingsdokumentasjon, ØK-, DAMR- og DAJK-registreringer, konservering, foto (positiver), kalkeringer fra Sørengabåter, ØK-kart fra NIKU, originaltegninger fra utgravninger, originale gjenstandstegninger.

2 LANGEGANGEN Særdeles verdifullt materiale avsluttet arkiv (jfr krav i forskriften) 4.3 Plassering av arkivlokale: Mezzaninetg. Over korridor i 1. etg innredning av : tilgang gjennom Normal standard takhøyde 2 brannsikre arkivskap, stålreoler : Lokalet gjøres ikke rent. Ingen vannrør i nærheten av Kun to brannsikre skap (til sammen 5 skuffer) 1 Vern mot at det oppstår brann i : Oppvarming: OK Ingen - temperert av lokaler rundt, over og under. Ingen - uten er par stikkontakter Betongvegger, gulv og tak Sikret best mulig i forb. med ombygging, men ikke helt sikker branncelle. Hull i vegg ut mot gang i etg. under - sørveggen Selvlukkende dør uten vindu A6OS 2 brannsikrede arkivskap 120 min. Automatisk brannalarm direkte Håndslukningsapparater: Ingen - 1 stk. utenfor inngang til arkivet Brannhemmendematerialer: Etasjeskille, vegger og tak av betong Åpning i vegg ut mot gang i etg. under sørveggen Stabilitet: Hygrotermografmåling fom mai 2004 viser stabil luftkvalitet. Temperatur endres etter uteklima(ca 30 grader juli 2014) Tilgang kun for arkiv- og vaskepersonale Nøkkelkort. Våren 2014 ble det installert bevegelsessensorer i arkivrommet og kamera i korridor 1. etg.

3 HEMSEN Avsluttet arkiv 4.3 Plassering av arkivlokale: Mezzaningetg. Over arkivrommet innredning av : tilgang gjennom Normal standard takhøyde Manuelle mobile reoler i brennlakkert stål 3 standard arkivskap av stål 1 skap av stål Sporadisk. Kun gulvvask. 1 Vern mot at det oppstår brann i : Oppvarming: ingen - temperert av lokaler rundt, over og under Stikk-kontakter Etasjeskille/gulv: ståldragere, mineralull isolasjon, gulvplater og vinylbelegg Vegger: To opprinnelige i betong, to med stendere i tre, mineralull isolasjon, veggplater, alle vegger malt Tak: opprinnelig i betong, ingen vinduer - dør mellom hemsene fjernet for å bedre tilgjengeligheten, døråpning uten tildekking Håndslukningsapparater: Ingen - 1 stk utenfor inngang til arkivet Stabilitet: temperatur og luftkvalitet endres etter uteklima kun for arkiv- og vaskepersonalet - adgang gjennom arkivrommet

4 HEMSEN OVER ARKIVROMMET Avsluttet arkiv 4.3 Plassering av arkivlokale: Mezzaningetg. Over arkivrommet innredning av : tilgang gjennom Normal standard takhøyde 18 standard arkivskap av stål Arkivbokser i papp plassert oppå disse Sporadisk. Kun gulvvask. 1 Vern mot at det oppstår brann i : Oppvarming: ingen - temperert av lokaler rundt, over og under Stikk-kontakter Etasjeskille/gulv: ståldragere, mineralull isolasjon, gulvplater og vinylbelegg Vegger: To opprinnelige i betong + en halvvegg mot arkivrommet med stendere i tre, mineralull, isolasjon, veggplater, alle vegger malt Tak: opprinnelig i betong, ingen vinduer men åpent mot vindu i arkivrom dør mellom hemsen fjernet for å bedre tilgjengeligheten døråpning uten tildekking Håndslukningsapparater: Ingen - 1 stk utenfor inngang til arkivet Stabilitet: temperatur og luftkvalitet endres i takt med uteklima kun for arkiv- og vaskepersonalet - adgang gjennom arkivrommet

5 ARKIVROMMET 1. ETG arkiv og avsluttet arkiv 4.3 Plassering av arkivlokale: 1. etg innredning av : Unormal takhøyde ca 460 cm Vindu: dekker det meste av ytterveggen ekstra innervindu. Vinduet dekkes delvis av lystett gardin, lyshemmende foliegardin (og markise i sommerhalvåret?) Dør: Opprinnelig med vindu med matt utvendig rute over klar rute Manuelle mobile reoler i brennlakkert stål Annet: Manuelle mobile reoler i tre Arbeidsbord, stol, PC, skriver, skanner, 2 skap/hyller, diverse eldre kartotekkabinetter i tre Trapp: i jern med eiketrinn som leder opp til hemsen og Langegangen En gang i uken? Kun gulvvask. 1 Vern mot at det oppstår brann i : Oppvarming: 1 panelovn ikke i bruk Stikk-kontakter og stikk for telefon og PC, liten boks på vegg merket G4Securities, Gulv: betong, terazzo, gulvplater og vinylbelegg Vegger: To opprinnelige i betong, to med stendere i tre, mineralull isolasjon, veggplater, alle vegger malt Tak: opprinnelig i betong Håndslukningsapparater: Ingen - 1 stk utenfor inngang til arkivet Stabilitet: temperatur og luftkvalitet endres etter uteklima

6 kun for arkiv- og vaskepersonalet - adgang gjennom arkivrommet KJELLER Avsluttet arkiv 4.3 Plassering av arkivlokale: Kjeller innredning av : Unormal takhøyde Vindu: Ingen Dør: Tredør Manuelle mobile reoler i brennlakkert stål 13 arkivskap i stål 11 tegningskap i stål Annet: Trehyller og -skap langs vegg, 3 tegningskap i tre, pappesker for oppbevaring, to trekasser, 1 metallskap, 3 persienneskap En gang i uken? Kun gulvvask. (Er truet ved flom eller oversvømmelse?) 1 Vern mot at det oppstår brann i : Oppvarming: To panelovner under treskapene Stikk-kontakter og stikk for telefon. Ledninger trukket i skinne oppunder taket. Løsthengende døråpnerknapp. Gulv: betong og vinylbelegg Vegger: opprinnelig betong Tak: opprinnelig betong Håndslukningsapparater: plassert ved døren Stabilitet: jevn varme og

7 luftkvalitet noe fuktlukt om vinteren kun for arkiv- og vaskepersonalet Tiltak: Ingen tiltak er planlagt. Arkivlokalene innfrir ikke kravene i arkivforskriftens 4-7: 2. Vern mot brannspreiing frå andre rom Alle arkivlokala skal klassifiserast etter dei tekniske forskriftene til plan- og bygningslova. Arkivlokala skal vere separate einingar eller brannceller. I kontorrom skal bygningsdelane minst ha brannmotstandsevne REI 30 og utførast i materialar som er avgrensa brennbare. I spesialrom for bortsetjingsarkiv skal bygningsdelane minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utførast i materialar som er avgrensa brennbare. I spesialrom for eldre og avslutta arkiv, som organet skal oppbevare for all framtid, skal bygningsdelane ha brannmotstandsevne REI 120 og utførast i ubrennbare materialar. Arkivskap som blir nytta til bortsetjingsarkiv og eldre og avslutta arkiv, jf. 4-3 tredje ledd, skal ha brannmotstandsevne EI 90 eller høgare. skal ha sjølvlukkande dør. Dei skal normalt ikkje ha vindauge. 3. Vern mot spredning av brann i. Branncella kan delast opp i mindre arkivrom. Skiljevegger mellom arkivrom innanfor ei branncelle skal minst ha brannmotstandsevne EI 30 og utførast i materialar som er avgrensa brennbare. skal ha automatisk brannalarm. For kontorrom er krava til varslingsanlegg dei same som for bygningen elles. Arkivlokale skal ha handsløkkingsapparat Anne Britt Halvorsen arkivansvarlig