INSTITUTTENES UTTALELSER/MERKNADER I FORBINDELSE MED INNSTILLINGEN "TILTAK FOR Å OPPNÅ STERKE FAGLIG LEDELSE"

Transkript

1 Vedlegg til sak 125/02 INSTITUTTENES UTTALELSER/MERKNADER I FORBINDELSE MED INNSTILLINGEN "TILTAK FOR Å OPPNÅ STERKE FAGLIG LEDELSE" Instituttenes uttalelser finnes vedlagt i sin helhet (og finnes tilgjengelige på Det gjør i tillegg et debattinnlegg fra Tanja Barth og et innlegg fra Eystein Huseby. Dette vedlegget er ment som en oppsummeringen der fakultetsdirektøren trekker fram de merknader fra instituttene han mener problematiserer, utdyper eller avviker fra utvalgets innstilling. Oversikten representerer derfor ikke en fullstendig oppsummering av alle momenter. Tabell: Oppsummering av instituttenes synspunkter til hovedpunkter i innstillingen Økt økonomisk Avvikling av Tilsetting av fristilling instituttstyret ledere Botanisk institutt (BI) ja nei** ja Fysisk institutt (FI) ja nei ja? Geofysisk institutt (GFI) ja ja ja Geologisk institutt (GI) utt. kommer utt. kommer utt. kommer Institutt for faste jords fysikk (IFJ) ja ja ja Institutt for informatikk (II) ja nei nei Institutt for fiskeri- og marinbiologi (IFM) ja ja* ja Institutt for mikrobiologi (IM) ja nei** ja? Kjemisk institutt (KI) ja ja* ja Matematisk institutt (MI) ja nei** ja? Molekylærbiologisk institutt (MBI) ja ja ja Zoologisk institutt (ZI) ja ja ja *) IFM og KI foreslår å formalisere instituttforsamlingen utover det komiteinnstillingen gjør, som en kompensasjon for bortfall av styret **) MI ønsker å beholde styret, men hvis det bortfaller ønsker de et valgt organ som erstatning (ikke nødvendigvis overordnet styrer). BI og IM ønsker å beholde et valgt organ, men leders fullmakter bør kunne økes, slik at organet ikke nødvendigvis blir overordnet styrer. IFI og FI ønsker å beholde et overordet styre for egen del, og mener at der bør kunne være ulike løsninger på de ulike instituttene II er det eneste instituttet som eksplisitt uttaler at de ønsker å beholde en valgt leder. (Det er uklart hva MI, FI og IM egentlig mener om dette punktet, men de sier ikke noe eksplisitt og tolkes derfor i hvertfall ikke som ubetinget negative til dette) 1

2 Botanisk institutt Styret har ikke fått behandlet saken grunnet ferie, felt- og ekskursjoner. De kritiserer valg av tid for utsendelse av en så viktig sak. BI går inn for et fristilt stor-biologisk institutt, med en tilsatt leder. De går i mot avvikling av instituttstyret, og argumenterer for å beholde et valgt organ. De skriver: "Vi er overbevist om at personale vil føle seg tryggere dersom ledelsesgruppen blir valgt og ikke bare består av lederens "håndplukkede" personer. Det er også viktig at instituttstyret innkalles regelmessig. De sier imidlertid videre: "Et demokratisk valgt instituttstyre vil få god innflytelse selv om det ikke er overordnet instituttstyreren." Fysisk institutt FI uttaler følgende: "Fysisk institutt, som er fakultetets største institutt, har en meget bred faglig profil over sin virksomhet som i tillegg spenner fra nysgjerrighetsdrevet grunnforskning til anvendt fysikk og teknologi. Vi tror at den foreslåtte nyordningen for faglig ledelse vil kunne fungere bra for mindre institutter som er mer homogene faglig sett, men stiller spørsmål ved om dette vil være en god ordning for vårt institutt. Med bakgrunn i dette mener vi det er behov for et styre ved instituttet som er overordnet styreren. Dette vil også være en god støtte til dekanus og hans ledergruppe (hvor det bare vil være en fysiker styreren). Vi fremmer herved forslag om at en ved Fysisk institutt kan ha et styre sammensatt av: Styreleder (styreren eller en ekstern fagperson) Tilsatte i faste vitenskapelige stillinger ved instituttet, 2 medlemmer Tilsatte i tekniske og administrative stillinger ved instituttet, 1 medlem Tilsatte i vitenskapelige åremålsstillinger, 1 medlem Vitenskapelig ansatt fra andre institutter ved Mat.nat.fak., 1 medlem Eksterne medlemmer, 1 medlem Studenter, 1 medlem (eller 2 hvis reglene krever det) Kontorsjefen ved instituttet er styrets sekretær med tale og forslagsrett. Styreleder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. Styret skal kun behandle saker av stor betydning for instituttet slik som instituttets faglige profil, budsjettforslag og utlysning og tilsetting i vitenskapelige stillinger. Ved Fysisk institutt, Universitetet i Oslo, går en også inn for å ha et styre med tilsvarende sammensetning med unntak av at de ikke tenker seg styreren som styreleder." Geofysisk institutt Instituttet har noen kommentarer der de "påpeker muligheter for en ytterligere klargjøring med sikte på konsekvent gjennomføring av reformen". Ingen av kommentarene bryter med intensjonene i innstillingen. Kommentarene presiserer og utdyper enkelte av innstillingens punkter. 2

3 Instituttet påpeker at en økonomisk fristilling må inkludere instituttets arealer. At instituttleder forvalter instituttets arealer, vil fremme en optimal arealutnyttelse, og videre en mer optimal ressursutnyttelse totalt sett, med styrking av primæraktivitetene som resultat. De peker på at lederstillingene må lyses ut slik at de blir attraktive for personer med erfaring fra ledelse av forskningsinstitutter og forskningsbasert industri og at lederne må gis stor frihet, og være minst mulig utsatt for "byråkratisk kontroll". Når det gjelder fakultetsnivåets oppgaver skriver instituttet at: "En eventuell prioritering av de oppgavene som her nevnes, og bruk av stillinger og ressurser i administrasjonen på disse oppgavene, må taes opp separat ut fra en egen kost/nytte-vurdering. Ved en organisasjonsendring der oppgaver flyttes fra et ledd i organisasjonen til andre ledd vil det være normalt i alle bedrifter og institusjoner å redusere stab og utgifter der hvor det blir færre oppgaver. I utgangspunktet må det derfor forventes en mindre og billigere fakultetsadministrasjon når oppgaver flyttes til instituttnivået. Det er bl.a. et spørsmål om hvor arbeid med rekruttering av studenter og ekstern informasjon gjøres best og mest effektivt. Det kan tenkes at de fleste institutt ser seg tjent med å kjøpe slike tjenester fra fakultetsadministrasjonen, men fristilling bør inkludere frihet til å velge hvordan man organiserer og gjennomfører slike aktiviteter." Når det gjelder "Etablering av en ledergruppe på fakultetsnivå" skriver instituttet følgende: "Den nevnte gruppen blir relativt stor. En slik ledergruppe bør møtes sjelden og da primært for å gi strategiske råd til dekanus, ikke som forum for rapportering. Oppfølging av løpende virksomhet bør i størst mulig grad håndteres ved direkte kontakt mellom dekanus og hver enkelt instituttstyrer." Når det gjelder punktet om "Resultatindikatorer og kvalitetssikring" skriver instituttet at de er "betenkt over optimismen m.h.t. å utvikle nye evalueringssystemer, og spesielt at slike skal benyttes som styringsredskap på fakultetsnivå. Det har innen de fleste naturvitenskapelige fag nylig vært gjennomført nasjonale evalueringer i regi av forskningsrådet med bruk av internasjonale fageksperter. Også andre evalueringer gjennomføres relativt ofte på forskjellige nivåer. Alle evalueringsformer har problemer knyttet til seg, men for vitenskapelig virksomhet innen de enkelte fag, er det tvingende nødvendig at evaluatorene har dypt kjennskap til fagområdet som evalueres, og internasjonal gjennomslagskraft av forskningen må telle mye. Dekanus bør kunne støtte seg til nasjonale prioriteringer og andre fagevalueringer og ved behov sette igang egne evalueringer ved hjelp av fagkomiteer. Det vil være en viktig oppgave for dekanus å utvise skjønn og forståelse for de enkelte fags egenart og å tolke tilgjengelige fag-evalueringer på en god måte. Dekanus bør så ha fullmakt til å ta avgjørelser i prioriterings- og fordelingsspørsmål og ta ansvaret for avgjørelsene. Detaljerte evalueringssystemer med forsøksvis standardisert informasjon på tvers av fagområder vil i verste fall kunne virke forstyrrende heller enn støttende i en slik prosess." Geologisk institutt Instituttet vil ettersende sin kommentarer til innstillingen. Ved instituttet er der ingen store innvendinger mot forslagene i innstillingen. IFJ og GI, som skal slås sammen til et Geovitenskapelig institutt fra og det har i den prosessen vært enighet om at det er ønskelig å lyse ut styrerstillingen. 3

4 Institutt for faste jords fysikk Instituttet stiller seg "i all hovedsak" positiv til innholdet i innstillingen, men kommer med følgende kommentarer: "Det åpnes for at instituttleder kan ansettes uten offentlig utlysning når "særlige grunner taler for det". IFJ er usikre på hva som ligger i "særlige grunner", men mener at en offentlig utlysning generelt sett er den ryddigste og beste fremgangsmåten." Og videre: "Instituttlederen gis stor grad av frihet til selv å sette sammen en ledergruppe. Det er viktig at det legges inn mekanismer slik at teknisk/administrativt ansatte blir representert på en god måte i denne ledergruppen." Institutt for informatikk Institutt for informatikk slutter seg til utvalgets anbefaling om at instituttene må fristilles økonomisk. Instituttet påpeker at de har positive erfaringer med å være fristilt økonomisk tidligere, innenfor nåværende ledelsesmodell. Instituttet påpeker videre: "Utvalget peker på at instituttlederen i mange tilfeller vil bli tvunget til å treffe upopulære avgjørelser. Med dette utgangspunktet definerer utvalget en sterk leder, med stor faglig tyngde og ledergenskaper, gjerne rekruttert utenfra. Vi er noe skeptisk til at man på alle fagområder kan klare å finne en villig leder utenfra med en autoritet av det format som utvalget skisserer, selv ved hjelp av de etter norske forhold betydelige ressursene man er beredt til å allokere til denne lederen. Ettersom denne personen er av avgjørende betydning for hvordan utvalgets modell vil fungere, oppfatter vi dette som en klar svakhet i innstillingen. Dersom instituttlederen er internt rekruttert, kan man ikke unngå at upopulære avgjørelser vil bli tolket i forhold til eksisterende personlige og faglige relasjoner. I en slik situasjon vil et instituttråd i mye større grad bidra til å legitimere avgjørelser, og til å stabilisere miljøet." Primært ønsker Institutt for informatikk seg derfor en fristilling, men med en valgt instituttstyrer og med et instituttstyre etter dagens modell. Instituttet skriver videre at: "Argumentasjonen for at alle enheter på samme organisasjonsledd må ha samme interne styringsform er vag. Vi vil tvert i mot hevde at såfremt instituttene har de samme typer av ytre rammebetingelser å forholde seg til, må den interne organiseringen kunne variere etter lokale forhold og ønsker. Utvalget innleder sin innstilling med en henvisning til internasjonale fagevalueringer, for å begrunne blant annet en reorganisering av instituttledelsen. Uten at vi skal gå i detaljer, vil vi påpeke at denne elendighetsbeskrivelsen ikke er i samsvar med omtalen av Institutt for informatikk som fremkommer i fagevalueringsrapporten i informatikk, som vil foreligge tidlig på høsten." Institutt for fiskeri- og marinbiologi Instituttet utrykker en viss bekymring for hvilke sikkerhetsventiler som vil kunne tas i bruk dersom en styrer (etter den nye modellen) av ulike grunner ikke fungerer tilfredsstillende. 4

5 IFM oppfordrer fakultetet til å innarbeide formaliserte prosedyrer for å bekrefte styrerens tillit fra instituttets ansatte i løpet av tilsettingsperioden (4 år). De foreslår at: "instituttforsamlingen gis i oppgave å samles for å bekrefte sin tillit til styrer, f.eks. etter 6 mnd. (tilsvarer den ordinære prøvetiden ved tilsetting), og etter 2 år (halvveis i tilsettingsperioden, ikke uvanlig i forbindelse med større programmer i andre sammenhenger). På denne måten oppnår en at styrer har de ansattes tillit, og at evt. problemer kan tas opp tidlig nok til å løses før de blir til varige konflikter. Ved å legge denne rollen til instituttforsamlingen oppnår en også å verne den enkelte ansatte mot den belastningen det ville være å initiere en slik prosess av egen kraft." Institutt for mikrobiologi Instituttet er uenig i utvalgets innstilling når det gjelder å avvikle dagens instituttstyre slik fakultetssdirektøren leser uttalelsen. De skriver blant annet: "En sterk faglig ledelse kombinert med et system der økonomi og produktivitet blir viktige mål for suksess kan fort gå ut over den faglige bredden ved institusjonen fordi mindre, svake, og for tiden "upopulære" fagområder kan eroderes vekk. Universitetet er ikke bare en produksjonsbedrift, det er også en kulturbærende institusjon og kunnskapsbank. Den faglig strategiske planleggingen bør derfor utformes av et faglig kollegium og ikke av en enkelt leder. Innenfor rammen av institusjonens strategi kan derimot en leder gis videre fullmakter for å oppnå en effektiv ledelse." De skriver videre at " Mye av forskningen vil være finansiert av eksterne kilder (NFR, departementer, industri). Denne delen av aktiviteten vil nødvendigvis være styrt av de eksterne kildene og institusjonens faglige og strategiske ledelse vil derfor kanskje kontrollere kun halvparten av institusjonens budsjett. En leder som ikke har aksept fra deler av det vitenskapelige personalet kan derfor fort komme i den situasjonen at han/hun ikke er "herre i eget hus". De skriver også at : "En sterk faglig ledelse vil i alle tilfeller være avhengig av aksept fra det personalet som skal ledes fordi ledelsens sanksjonsmuligheter i praksis tross alt synes å være begrenset (for eksempel oppsigelse)." Videre skriver IM at "De ansatte ved IM er svært bekymret for hvilke konsekvenser denne reformen kan få for arbeidsplassen og arbeidsmiljøet. Konkret forslag: Instituttets målsetting og faglig strategi skal utformes av et bredt sammensatt faglig kollegium og ikke av en faglig leder alene." Kjemisk institutt Fra Kjemisk institutt finner vi følgende formulering: "Det har ikke fremkommet negative merknader på hovedmålsettingen i modellen: Å fristille instituttene og å styrke den nye lederrollen..det forekommer likevel en betydelig skepsis til de deler av forslaget hvor det oppleves at pendelen i for stor grad har svingt fra demokratiske styringsorganer på instituttnivå til en modell basert på eneveldig makt hos en instituttleder. I den nye modellen vil Fakultetet (dekanus) både innstille styrer og være overordnet styringsorgan. For å styrke instituttets innflytelse og gi styreren legitimitet på instituttnivå, kan en gi instituttforsamlingen en noe større betydning enn det som er beskrevet i innstillingen. Dette gjelder innflytelse ved 5

6 valg av instituttleder og påvirkningsmuligheter på instituttets daglige drift. Vi vil herved fremme forslag til modifikasjoner av følgende to punkter i innstillingen: a) Prosedyre for ansettelse av instituttleder Instituttet finner det uheldig at komiteen foreslår at dekanus gis fullmakt til å innstille til kollegiet, og at instituttet bare har uttalerett gjennom instituttforsamlingen. Komiteen åpner imidlertid for større medvirkning. Følgende sitat er sakset fra s. 16 i innstillingen: Uansett hvem som formelt innstiller, bør det, i forarbeidet til innstillingen, oppnevnes en komité med representanter både fra institutt-, fakultet og sentralt nivå, for å sikre tilsettingsprosessen kvalitet og legitimitet. Vi foreslår følgende konkretisering: Instituttforsamlingen velger instituttets representanter i komiteen som skal fremme forslag til ny instituttleder. Instituttets innflytelse kan ytterligere styrkes ved at instituttets representanter får flertall i komiteen. Fakultetets gjennomslagskraft vil fremdeles være ivaretatt ved at dekanus har innstillingsrett! b) Påvirkningsmuligheter på instituttets daglige drift Med den størrelsen som mange institutt har eller vil få ved vårt fakultet, vil arbeidsoppgavene til en instituttleder være svært varierende og krevende. Fordelen med den nye modellen er at lederen blir funksjonsdyktig med store muligheter for dynamikk på instituttplanet. Imidlertid har instituttets ansatte gjennom formuleringene i den nye styringsmodellen relativ liten innflytelse dersom lederen neglisjerer vitale deler av instituttets behov. Instituttforsamlingen synes å være tiltenkt en rolle i slike situasjoner, men denne rollen er dårlig konkretisert i innstillingen. Under pkt s. 19 sies det: Det bør utarbeides felles regler for sammenkalling av instituttforsamlingen. I forslaget til organisering av instituttene (kap. 5) beskriver komiteen hvordan forsamlingen skal fungere i tre punkter (avsnitt. 5.5). Instituttforsamlingen har uttalerett i særskilte saker (f.eks. instituttlederansettelser), og kan tre sammen dersom de tilsatte har vesentlige innsigelser på ledelsen og driften av instituttet. Slike saker kan fremmes for overordnet nivå (fakultetet). kan kalles sammen av instituttleder, dersom han/hun ønsker råd i saker av betydning for instituttet. Vi foreslår mer forpliktende innhold under dette punktet: Instituttforsamlingen skal kalles sammen hvert semester, og instituttets resultater og strategi skal gjennomgåes i dette møte. Et obligatorisk møte vil kunne ivareta instituttets behov for dialog på flere områder. Instituttlederen får et organisert forum for meningsutveksling, og det blir mulig for de ansatte å få større fokus på enkeltsaker. Møtets karakter bør være av en slik art at det kan brukes av instituttleder i hans rapport til dekanus. I avsnitt foreslåes det at instituttlederen setter sammen en ledergruppe på instituttnivå. For å sikre en god kontakt og informasjonsflyt mellom ledergruppen og instituttets ansatte og studenter, foreslår vi: Leder for instituttforsamlingen skal delta i instituttets ledergruppe som representant for instituttets ansatte. Til slutt poengterer KI at: Den foreslåtte modellen gir fakultetsledelsen nye muligheter til å påvirke instituttenes profiler og aktiviteter. Fakultet bør dermed få et enda større ansvar enn 6

7 tidligere til å sette de enkelte realfagenes betydningsfulle rolle inn i fagpolitiske sammenhenger. Matematisk institutt MI mener at "innstillingen gir et godt utgangspunkt for en diskusjon om fristilling av instituttene og faglig styring av virksomheten. Økt fristilling og mer utstrakte økonomiske fullmakter bør bli aktuelt for instituttene i nær fremtid. Denne prosessen vil i alle fall stille økte krav til instituttstyrerne. Vi har derfor en positiv holdning til en oppgradering av styrerrollen, både økonomisk og ressursmessig." MI hevder imidlertid videre at: "Etter vår oppfatning bryter likevel forslaget i innstillingen for sterkt med dagens styringsstruktur. Spesielt mener vi det er uheldig å avvikle representative organer som instituttstyre og fakultetstyre uten noen fullgod erstatning. Hvis et styre ikke skal inngå i den fremtidige styringsstrukturen på instituttplan, vil vi anbefale at det etableres et nytt valgt organ på instituttnivå, med representanter for faglige grupperinger, ulike kategorier ansatte, stipendiater og studenter. Et slikt organ bør bl.a. ha uttalerett i viktige spørsmål som angår virksomheten ved instituttet, og det bør kunne brukes som høringsorgan for mer generelle saker der instituttet blir rådspurt. På denne måten kan organet bli et viktig supplement til styrerens ledelse. Det valgte organet bør også kunne spille en vesentlig rolle når nye styrere skal ansettes. Den faglige ledelsen utøvd av styreren blir tillagt stor vekt i innstillingen, og fagfolk bør ha avgjørende innflytelse på valget av person som skal forestå denne ledelsen. Det må i så fall foretas en nærmere avgrensning av ansvarsområdene for henholdsvis styreren og det valgte organet som skal opprettes. Det er viktig å få presisert hva slags spørsmål som kan tas opp i dette organet. F.eks. kan det være naturlig å la enkelte typer undervisningssaker falle inn under organets ansvarsområde. Arbeidet i det valgte organet bør også kunne føre til en bedre kvalitetssikring av beslutningene som fattes på ledernivå ved instituttet. Etter vår mening vil et slikt representativt organ, med regelmessige møter, fungere langt bedre enn den løst definerte 'instituttforsamling' som er skissert i innstillingen. Noen av oppgavene som i innstillingen er tillagt en 'ledergruppe', bør også kunne legges inn under det nye organet. Molekylærbiologisk institutt Instituttet slutter seg til innstillingen, med enkelte (utvalgte) merknader: "Vi ser forslaget om opprettelsen av en teknisk lederstilling som svært positivt og nyttig for vårt institutt. Innstillingen er etter MBI sin mening noe uklar på hva fakultetets ordning og styringskraft vis a vis instituttet blir i fremtiden etter innstillingens forslag. Det står på side 7 at "Fakultetets administrasjon bør også besitte spesialkompetanse innen studieadministrasjon, økonomi- og personalforvaltning". Dette vil medføre dagens ordning med tre forskjellige forvaltningsnivå: et på instituttet, et på fakultetet og et sentralt. Dette er en ordning som vi til tider har funnet tungvint uten at vi har en klar mening om hvilken ordning som er den beste. I alle fall bør det være raske og klare linjer mellom disse forskjellige nivåene. 7

8 En klar svakhet med den nåværende situasjonen, og som for MBI har vært belastende, er ansettelsesprosedyrer og tiden det tar for ansettelse i vitenskapelige stillinger. Dette gjelder både for faste vitenskapelige stillinger og stipendiatstillinger. Den lange saksbehandlingen gjør at man ofte mister de beste søkerne. Her bør man nå med en ny ordning bestrebe å oppnå vesentlige forbedringer i forhold til dagens ordning. Instituttene skal i fremtiden evalueres etter forskningsresultater og resultater oppnådd på undervisningssiden. Vi vil påpeke at vurdering av forsking er vanskelig da betydningen av en gitt forskningsaktivitet ofte ligger langt frem i tiden. Telling av publikasjonsrate og siteringsindekser har sine sterke begrensninger som kvalitetsmål på forskning. Det samme gjelder også for evaluering av kvalitet av utdanningen. Det blir ofte personlig skjønn med dets styrke og begrensninger!" Zoologisk institutt Instituttet har ingen innvendinger mot innstillingen og ser dette i sammenheng med den sannsynlige etablering av et nytt stort biologisk institutt. De skriver innledningsvis: "Zoologisk institutt har i lengre tid anbefalt etableringen av ett Biologisk institutt ved UiB, og er i prinsippet enig i idéen med en sterkere instituttledelse basert på større fullmakter og øket ansvar for resultat og kvalitet i virksomheten. Instituttet er derfor positiv til den foreliggende komitéinnstilling og mener den er et godt grunnlag for å legge til rette for en styrket instituttlederrolle. Vi er enig i ansettelse av styrer på åremål etter utlysning, og slutter oss generelt til komitéens organisatoriske anbefalinger. De trekker fram enkelte momenter, som blant annet: "Utviklingen av et internt kvalitetssikringssystem med indikatorer for forskning, utdannelse og HMS synes foreløpig å være en uløst utfordring. Brukt med omtanke kan slike indikatorer være nyttige for å bedømme progresjonen og situasjonen ved de ulike institutter og faggrupper. Det er imidlertid rimelig å anta at den engasjerte styrer heller enn fakultetet vil ha den beste innsikt til å bedømme situasjonen. Og videre: "Instituttet mener, som komitéen, at det vil være vanskelig å formulere mer detaljerte og konkrete styringsregler dersom de skal ha gyldighet for alle fakultetets institutter. Instituttlederen bør ha vide fullmakter til å ta beslutninger slik det er skissert i komitéinnstillingen. Vi mener at det foreliggende forslag om en instituttforsamling med sin egen leder normalt skulle virke som et tilstrekkelig korrigeringsverktøy for en ledelse som skulle bli urettferdig eller egenrådig i sine beslutninger." 8