Saksutskrift. Forvaltningsrevisjonsrapport om oppfølging av politiske vedtak i Frogn kommune

Transkript

1 Saksutskrift Forvaltningsrevisjonsrapport om oppfølging av politiske vedtak i Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Guro Merlid Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret /17 2 Kommunestyret /17 Kommunestyret s behandling : Protokolltilførsel: Ole Scheie hadde følgende protokolltilførsel på vegne av Fremskrittspartiet: «Før valget i 2015 fikk FrP flertall for å bevilge penger til utredning av dypvannskai og oppstart av regulering for Sjøtorget. Nå viser sak 51/17 at rådmannen på 15 måneder pr. november 2016 ikke hadde påstartet arbeidet og fikk påtale for dette. I dagens møte gjentok vi fra talerstolen under behandlingen, at slik unnlatelse fra rådmannens side er svært kritikkverdig.» Votering: Innstillingen fra kontrollutvalget ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret s vedtak :» til orientering. Saksutskriften bekreftes Frogn, 7.april 2017 Postadresse Besøksadresse Telefon Org.nr Postboks 10 Rådhusveien 6 Telefaks Bankgiro Drøbak 1443 Drøbak postmottak@frogn.kommune.no Side 1 av 7

2 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent Vår ref.: 16/01376 Side 2 av 7

3 Tidligere behandlinger Kommunestyrets behandling : Saken ble strøket i forbindelse med godkjenning av sakslisten. Saken ble ikke behandlet. Kommunestyrets vedtak : Det ble ikke fattet vedtak. Vår ref.: 16/01376 Side 3 av 7

4 Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling:» til orientering. Vedlegg: Forvaltningsrevisjon oppfølging av politiske vedtak Vår ref.: 16/01376 Side 4 av 7

5 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Kontrollutvalget har i møte behandlet sak om forvaltningsrevisjonsrapport om oppfølging av politiske vedtak i. Kontrollutvalget har oversendt saken til kommunestyret og anbefaler at rapporten blir tatt til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har i møte , sak 33/16 behandlet saken slik: «Frogn kontrollutvalgs behandling : Espen Løge Goksøyr fra BDO presenterte rapporten og svarte på spørsmål fra utvalget. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Frogn kontrollutvalgs vedtak : Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:» til orientering.» Saken er utredet slik fra kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget: «Saksfremlegg Sekretariatets innstilling: Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:» til orientering. Vedlegg: BDO - Forvaltningsrevisjon oppfølging av politiske vedtak (endelig).pdf SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok i møte den 6. juni jf. sak 22/16, BDOs forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av Oppfølging av politiske vedtak i. I forvaltningsrevisjonsrapporten som nå foreligger fra BDO, se gis følgende svar på de tre problemstillingene: 1. I hvilken grad har administrasjonen et system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak? Vår ref.: 16/01376 Side 5 av 7

6 Kommunen har et gjennomgående og godt system for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak. Gjennom sak og arkivsystemet Public 360 ivaretar kommunen oppfølging av vedtak ved at politiske vedtak oversendes saksbehandler. Kategoriseringen om hvor langt man er kommet med saken er noe grov, f.eks så sier kategorien «under arbeid» lite om hvor langt man har kommet. Kommunen kan med fordel videreutvikle måten oppfølgingen av vedtakene synliggjøres. Ut over det er kvaliteten tilfredsstillende og imøtekommer gjeldende standarder og krav. 2. I hvilken grad blir de politiske organer orientert om oppfølgingen av vedtakene, herunder orientert om avvik? Etter gjennomgang av ni konkrete saker er vurderingen at vedtakene er iverksatt, men at politiske organer i varierende grad er orientert. Det blir ikke rapportert særskilt på avvik i vedtaksoppfølgingen, men implisitt orienterer administrasjonen om avvik skriftlig eller muntlig gjennom orienteringene om oppfølgingen av vedtakene. Revisors vurdering er at denne praksisen er tilstrekkelig. Konklusjonen på denne problemsstillingen er at politiske organer i all hovedsak blir orientert om oppfølgingen av politiske vedtak og at eventuelle avvik er omfattet av orienteringen. 3. I hvilken grad blir oppfølging av politiske vedtak kommunisert med innbyggerne? Oppfølgingen av politiske vedtak blir i all hovedsak kommunisert til innbyggerne via kommunens internett sider. Det er enkelt å få relevant og oppdatert informasjon om oppfølgingen av politiske vedtak og spesifikk informasjon dersom det er ønske om det. Revisor har ikke funnet grunnlag for å gi konkrete anbefalinger. Rådmannens høringsuttalelse er tatt inn på side 17 i rapporten. Sekretariatets vurdering: Sekretariatet mener at revisjonens rapport viser at kommunen har et godt system for oppfølging av politiske vedtak. Vi har ikke grunnlag for å betvile rapportens konklusjoner om administrasjonens arbeid på dette området, men har enkelte kommentarer til undersøkelsesopplegget rapporten. - I metodedelen savner vi opplysninger om hvordan de ni konkrete sakene i undersøkelsen ble valgt ut. - Samtlige av de undersøkte sakene under problemstilling 2 gis grønt lys, selv om de politiske organer i varierende grad er blitt orientert. Siden problemstillingen fra utvalget ikke var om vedtakene ble fulgt opp, men om de politiske organer ble orientert om oppfølgingen, er vi noe spørrende til denne vurderingen i noen av sakene. - Revisjonskriteriene i rapporten er relativt overordnede. Det vises til revisjonskilden bl.a KL 23, men utover det blir innholdet i mindre grad diskutert og konkretisert i forhold til problemstillingen. Som et eksempel kunne revisor Vår ref.: 16/01376 Side 6 av 7

7 definert avvik og beskrevet nærmere hva lov, forskrift eller andre kilder skriver om det å rapportere på avvik. - For orienteringens skyld ville det vært en fordel om revisor hadde beskrevet i hvilken grad rådmannens uttalelse er fulgt opp i rapporten. Sekretariatet mener at revisor har besvart de problemstillingene som ble trukket opp i prosjektplanen. Ås, 29. november 2016 Lene H. Lilleheier/s./ Sekretær» Rådmannen i Frogn Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vår ref.: 16/01376 Side 7 av 7