KONKURRANSEGRUNNLAG DRIFT AV ORDINÆRT STATLIG MOTTAK FOR ASYLSØKERE

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG DRIFT AV ORDINÆRT STATLIG MOTTAK FOR ASYLSØKERE Kunngjøringsdato: DOFFIN 16/01702 Tilbudsfrist: Utlysingsområde: Oppland, Hedmark, Buskerud og Østfold Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 1

2 DEL A 1. INNLEDNING Dette konkurransegrunnlaget gjelder anskaffelse av tjeneste til Utlendingsdirektoratet (UDI) om drift av mottak. Tjenesten omfatter botilbud for asylsøkere og drift av tilbudet etter UDIs styringsdokumenter for ordinære mottak. Mottaket skal ha selvhushold. Konkurransen gjelder ikke innkvartering på skip eller andre flytende installasjoner. Anskaffelsen er kunngjort i Database for offentlige innkjøp (DOFFIN) Referansenummeret for kunngjøringen er: 16/ De samordnede konkurransene i UDIs seks regioner, med tildeling av avtaler i februar 2016, ga ikke tilstrekkelig antall plasser. UDI har behov for å øke den samlede kapasiteten av ordinære mottaksplasser med inntil nye plasser på landsbasis. Dette antallet vil være nødvendig for at UDI skal kunne avvikle midlertidige innkvarteringsløsninger og kunne innkvartere en ventet økning av ankomstene og møte normale sesongvariasjoner. Se for informasjon om ankomstsituasjonen. UDI Region Indre Østland skal med bakgrunn i dette anskaffe anslagsvis 1600 ordinære mottaksplasser. Antallet vil avhenge av resultatet i samtidige konkurranser i alle UDIs regioner. Dersom det viser seg vanskelig å få egnede tilbud i andre regioner, kan antall plasser i UDI Region Indre Østland bli høyere enn anslaget, og motsatt. For krav til oppstartdato av mottak, se pkt UDI har behov for et betydelig antall plasser, og ønsker derfor et bredest mulig tilfang i anskaffelsesprosessen. Nyetablerte og mindre operatører oppfordres til å delta i konkurransen. Om mottakenes kapasitet Det enkelte mottak må minimum ha 100 plasser, hvorav minst 20 % skal være stykkprisplasser. Avtalen skal i tillegg til stykkprisplasser ha opsjon for et ytterligere antall plasser, slik: Tilbudet skal inneholde ett eller to opsjonstrinn på enten 30 eller tilleggsplasser, der 30 plasser skal være tilgjengelig med 30 dagers varsel fra UDI, og ytterligere 30 plasser deretter skal kunne etableres etter nye 2 måneders varsel. Det er ønskelig for UDI at avtalene inneholder 2 opsjonstrinn. Årsaken til at UDI ønsker å inngå avtaler med opsjon for endring av avtalenes kapasitet, er behovet for beredskap til å håndtere endringer i behovet for mottaksplasser. Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 2

3 Avhengig av volum i tildelt avtale kan UDI vurdere å løse ut en eller to opsjoner ved tildeling av kontrakt, hvis dette er nødvendig av umiddelbare kapasitetsmessige hensyn. Stykkprisplassene skal være tilgjengelige for UDI til enhver tid på samme måte som de faste plassene. Skjematisk framstilling av elementene i en driftsavtale for ordinære mottak: MOTTAK, totalt antall plasser FASTE PLASSER (80%) STK.PRIS (20%) Opsjonstrinn 1 (30 plasser ) 24 Faste (80%) 6 stk.pris (20%) Valgfritt for tilbyder: Opsjonstrinn 2 (30 plasser) 24 Faste (80%) 6 stk.pris (20%) UDI vil forbeholde seg rett til å forhandle antall plasser i de enkelte tilbud for å tilpasse dette til totalbehovet i regionen ifm utlysingen. Lokalisering av mottakene Mottaket skal lokaliseres innenfor fylkene Oppland, Hedmark, Buskerud og Østfold. Tilbud i kommunene Dovre, Etnedal, Østre Toten, Engerdal, Kongsberg og Fredrikstad, der det allerede er etablert ett eller flere mottak, vil bli avvist, med mindre tilbyder gjennom vedlegg til tilbudet kan dokumentere at kommunen ikke har innsigelser mot ytterligere mottaksetablering, eventuelt ved at tilbyder er kommunen selv. Kommunale tilbydere kan ikke inngi tilbud dersom kommunen samtidig har hatt innsigelser mot ytterligere mottaksetablering. Kommunale tilbydere skal vedlegge en egenerklæring hvor det fremkommer at kommunen ikke har hatt innsigelser mot ytterligere mottaksetablering. Kontrakt Kontrakt inngås for 3 år, og oppdragsgiver har opsjon på forlengelse i inntil ytterligere 3 år. Avtalen kan sies opp av begge parter med 4 måneders skriftlig varsel. Behovet for et fleksibelt mottaksapparat medfører at driften av mottaket kan bli endret i løpet av avtaleperioden slik at visse typer funksjoner kan bli styrket eller innført som en ny funksjon som allerede eksisterer i mottaksapparatet. I dette behovet ligger også at UDI i avtaleperioden kan endre både total og fastkapasitet ut fra egne forutsetninger og vurderinger. Dette åpner også for at UDI skal kunne disponere mottaksplassene til de personer eller grupper direktoratet til en hver tid finner det hensiktsmessig å plassere der 1.1 Evt. virksomhetsoverdragelse Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 3

4 Fra 1.januar 1994 reguleres rettsvirkningene ved virksomhetsoverdragelse m.v. av arbeidsmiljøloven (aml) kapittel XII A, jfr. aml. 73 A første ledd. Regelverket om virksomhetsoverdragelse regulerer i prinsippet arbeidstakeres rettigheter overfor en ny arbeidsgiver ved overføring av virksomhet. Regelverket kan i visse tilfeller innebære en virksomhetsoverdragelse i forbindelse med at gamle driftsavtaler utløper og nye driftsavtaler med annen driftsoperatør blir inngått. Dette er særlig aktuelt der en ny driftsoperatør etablerer drift i de samme lokaler som tidligere driftsoperatør. UDI har ikke arbeidsgiveransvar for mottaksansatte, men vil likevel gjøre tilbydere oppmerksom på regelverket. UDI har heller ikke ansvar for de konklusjoner som tilbyderne kommer fram til i dette spørsmålet. 1.2 Endringer i konkurransegrunnlaget Dette konkurransegrunnlaget bygger på konkurransegrunnlaget i de seks samordnede konkurransene som ble lyst ut i november 2015, men er på noen punkter endret fra dette. Tilbyder er selv ansvarlig for at tilbudet inngis etter denne versjonen av konkurransegrunnlaget. Endrede konkurransegrunnlag vil framover få endret versjonsnummer, se bunnteksten. 2. TILBUDSBESTEMMELSER 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyrene reguleres av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 med forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr.402. Prosedyren for anskaffelsen er konkurranse med forhandlinger, jfr. 5. Vi viser i denne sammenheng spesielt til foa Fra bestemmelsen siteres flg. Konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En eventuell reduksjon skal skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. I den avsluttende fase skal det likevel være igjen et tilstrekkelig antall tilbud som kan sikre reell konkurranse. Anskaffelsen gjelder en uprioritert tjeneste med CPC-ref.nr. 93, jf. forskriften vedlegg 6 kategori Framdriftsplan og frister Vi tar forbehold om eventuelle endringer i framdriftsplanen etter tilbudsfrist. Frist for spørsmål Svar på spørsmål Frist for tilbud Kvalifisering av tilbydere Uke 14 / 15 Befaringer Uke 14 / 15 Start av forhandlinger Tildeling av avtale Karensfrist Undertegning av avtale Uke 20 Vedståelsesfrist Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 4

5 2.3 Levering av tilbudet Tilbudet skal leveres i ett trykt eksemplar, og i sin helhet i PDF-format på CD/R- eller DVD/R- plate (ikke overskrivbar), som legges inn i tilbudskonvolutten. De enkelte filene på plata skal ikke overstige 5 MB, og innholdet på CD-plata skal ikke stykkes unødig opp i mange filer. Forsendelsen / tilbudskonvolutten skal merkes: «Tilbud på drift av mottak, referansenummer 15/09619». Tilbudet kan leveres i resepsjonen hos oppdragsgiver. Det kan også leveres per post. Besøksadresse: Utlendingsdirektoratet, Storgata 10, 6.etasje 2815 Gjøvik Postadresse: UDI Postboks 1253, 2806 Gjøvik NB! Levering til rett tid skjer ved at tilbudet er kommet i oppdragsgivers postkasse eller i oppdragsgivers resepsjon på leveringsadressen, innen tilbudsfristen. Tilbyder har selv risikoen for at tilbudet innkommer rettidig. Tilbud som ikke leveres innen fastsatt, frist skal avvises i følge forskrift om offentlige anskaffelser 11 11(1) a. 2.4 Kontaktpersoner Kontaktpersoner for denne anskaffelsen er Mette Ødegaard, tlf , imoe@udi.no og Geir Einar Brennvall, tlf , ibge@udi.no Spørsmål som er av slik art at likhetsprinsippet tilsier at svar gis til samtlige tilbydere vil behandles etter bestemmelsene i punkt Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget sendes skriftlig innen fristen, jfr. punkt 2.2 nr. 1, til oppdragsgiver (se adresse under punkt 2.3), helst per e-post rki@udi.no, med kopi til oppdragsgivers kontaktpersoner, se punkt 2.4. NB! Vi ber om at alle som laster ned konkurransegrunnlaget og som ønsker å levere tilbud, også melder sin interesse ved å krysse av for meld interesse på denne annonsen i DOFFIN. Alle som melder interesse på denne måten vil få direkte melding om publisering av svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget, og eventuelle rettelser/endringer/suppleringer. Spørsmål til konkurransegrunnlaget som mottas etter fristen besvares ikke. 2.6 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 5

6 Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer som måtte oppstå i tilbudsfasen vil bli lagt på DOFFIN og meddelt automatisk pr e-post til alle som har meldt interesse. 2.7 Tilbudsundertegning Tilbudet skal være undertegnet av person med signaturfullmakt for tilbyder i følge firmaattest. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med tidspunkt angitt i pkt Språk Tilbudet skal være skrevet på norsk Forbehold og avvik i tilbudet Tilbud som inneholder forbehold som avviker vesentlig fra konkurransegrunnlag/utkast til avtale vil bli avvist. Dersom tilbyder tar forbehold om noen av kravene/vilkårene må det fremgå uttrykkelig hvilke(t) krav/vilkår det tas forbehold om og hva det går ut på Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Som saklig grunn anses bortfall av behov for mottaksplasser, endring i politiske beslutninger, at tilbudene prismessig ligger høyere enn oppdragsgivers budsjett, eller at tilbudene prismessig ligger høyere enn normale markedspriser Oppdragsgivers budsjettrammer UDI har i utgangspunktet en økonomisk ramme for konkurransen på kr ,- pr plass per år for hoveddelen (pris eksklusiv tilleggsopsjon), og forbeholder seg retten til å avvise tilbud der prisen i hoveddelen av tilbudet ligger over denne rammen. Se pkt. 7.«Økonomi» for beregning av pris Krav til oppstartdato For avtale om drift av nytt mottak er ønsket dato for oppstart snarest mulig etter tildeling av avtale og fortrinnsvis innen Senere oppstart, og/eller gradvis opptrapping til full kapasitet, skal eventuelt avtales i forhandlinger. 3 KRAV TIL DRIFT AV MOTTAK 3.1 Styringsdokumenter Driften av statlig mottak er regulert gjennom egne styringsdokumenter. Kravene til drift av mottak er formulert i styringsdokumentene, utlysingen, konkurransegrunnlaget og driftsavtalen, samt i regelverk, rutiner, skjemaer og veiledere som gjelder til enhver tid. Vi forutsetter at driftsoperatør er kjent med alle reglementer og retningslinjer for drift av mottak, spesielt de til en hver tid gjeldende rundskriv, betegnet «RS» etterfulgt av årstall og nummer. Disse er til enhver tid å finne på: Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 6

7 Styringsdokumentene oppdateres ved behov. Driftsoperatør pålegges å følge alle endringer og suppleringer av styringsdokumentene i kontraktsperioden. Vi gjør oppmerksom på nylig revidering av RS , blant annet med nytt krav til at mottaket på permanent basis etablerer eget samtalerom til bruk for samtale/intervju. 3.2 System for elektronisk samhandling med asylmottak UDI stiller System for elektronisk samhandling med asylmottak (Sesam) til disposisjon for mottakene. Sesam inneholder oversikt over mottakets egne beboere og dekker logistikk og økonomifunksjoner. Sesam er obligatorisk å bruke i henhold til brukerveiledningene for systemet. UDI har ansvar for å gi opplæring i bruken av Sesam. 4 OM VERTSKOMMUNEN Vertskommunen er et mottaks viktigste samarbeidspartner, og de fleste beboeres viktigste tjenesteyter. Kommunene må oftest etablere nytt og/eller utvide eksisterende tjenestetilbud ifm etablering av mottak. UDI forutsetter derfor at tilbyder på tidligst mulig tidspunkt oppretter kontakt med vertskommunen og gir kommunen all informasjon som er relevant ifm en eventuell etablering. Når tilbudet er åpnet hos UDI, tar vi umiddelbart kontakt med kommunen v/ordfører og rådmann. Forhold som gjelder vertskommunen i dette konkurransegrunnlaget finnes i Kvalifikasjonskravene (pkt 5) og Krav til tilbudets innhold (pkt 6). Tilbyder må være særskilt oppmerksom på forhold som gjelder vertskommunen i konkurransegrunnlaget, se spesielt pkt KVALIFIKASJONSKRAV Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i denne konkurransen. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Alle egenerklæringer som kreves i pkt 5 i konkurransegrunnlaget skal gjelde samme foretak som firmaattesten gjelder, og være undertegnet av person med signaturfullmakt for tilbyder i følge firmaattest. 5.1 Skatt Skatteattest Sammen med tilbudet må det legges ved Attest for skatt og merverdiavgift utstedt av enten Altinn, kemner/kommunekasserer der tilbyderen har sitt hovedkontor, eller av skattefogden. Attesten skal gis på blankett RF Kommunale tilbydere er fritatt for krav om skatteattest. Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 7

8 Skatteattesten må ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra dagen for tilbudsfristen. 5.2 Finansielle - og økonomiske krav Tilbyder skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at kontraktsforpliktelsene vil bli gjennomført. Det er et krav at tilbyder har positiv egenkapital Regnskap, kredittvurdering og annen sikkerhet for økonomisk og finansiell soliditet Tilbyder skal dokumentere sin økonomiske kapasitet ved å levere minst ett av disse dokumentene: a) Siste års regnskap. Regnskapet skal være attestert av revisor. b) Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste godkjente regnskapstall. Kredittvurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Tilbyder kan støtte seg på den finansielle og økonomiske styrken til andre foretak eller personer. c) Det må foreligge en forpliktende og signert avtale mellom partene om slik økonomisk forpliktelse / støtte, og dokumentasjon av den andre virksomhetens økonomiske og finansielle soliditet tilsvarende pkt a eller b. Avtalen skal være vedlagt tilbudet. d) Det kan alternativt stilles bankgaranti som står i forhold til kontraktens størrelse og de forventede investerings- og driftskostnadene som påløper de første to månedene etter oppstart av avtalen. Garantien skal minimum gjelde kr e) Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren i god tid før tilbudsfrist for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Kommunale tilbydere Kommunale tilbydere er fritatt fra kvalifikasjonskravene i pkt Selskap under stiftelse Selskap under stiftelse skal oppfylle krav til sikkerhet som for nystartede selskap, ref. pkt c - e. Selskapet skal være registrert i Brønnøysundregisteret før en eventuell avtale kan inngås. 5.3 Tekniske og faglige krav Mottaksboliger Tilbudet skal ha vedlagt leie- eller intensjonsavtaler for minimum 25 % av antall plasser i tilbudet Tilbudet skal vedlegges liste over boligene som angir oppfyllelse av dette kravet, med angivelse av antall plasser hver av boligene inneholder. UDI kan kontrollere at kravet er oppfylt, eksempelvis ved befaring av de aktuelle boligene Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 8

9 5.3.2 Korrespondanse med vertskommunen Tilbyder skal tidligst mulig og i god tid før tilbudsfrist, i brev eller i e-post, informere vertskommunen v/rådmann med kopi til ordfører om sin intensjon om mottaksetablering, med informasjon om lokaliseringen av mottaket, antall plasser og planlagt oppstartdato. Disse dokumentene skal legges ved brevet til vertskommunen: RS : Tilskudd til kommuner som har statlige mottak eller omsorgssenter for enslige mindreårige asylsøkere RS V1: Satser for tilskudd til kommuner som har statlig mottak eller omsorgssenter for enslige mindreårige asylsøkere Kopi av tilbyders brev eller e-post til vertskommunen skal vedlegges tilbudet. Kommunale tilbydere er fritatt fra kvalifikasjonskrav Lignende oppdrag, referanser, egne erfaringer m.m. Tilbyder skal levere dokumentasjon etter minst ett av disse tre punktene: a) Tilbydere som har utført lignende oppdrag i løpet av de siste tre år, skal angi arbeidenes tid, sted og verdi, samt legge ved attester over tilfredsstillende fagmessig utførelse, inkludert kontaktinformasjon og fullmakt til UDI for å kontakte oppdragsgiver. Med lignende oppdrag mener vi: Drift av botilbud som også tilbyr pedagogisk-, helseeller sosialfaglig oppfølging av brukerne, og andre tiltak som tilbyr pedagogisk-, helseeller sosialfaglig oppfølging av brukerne. b) Tilbydere som har levert mottakstjenester til UDI de siste 3 år, skal ta med disse leveransene i oversikten. Oppdragsgiver vil i så fall benytte egne objektive erfaringer (tilsynsrapporter med mer) i kombinasjon med øvrige referanser. Drift av akuttinnkvartering er i denne sammenhengen ikke å forstå som «lignende oppdrag» eller «mottakstjenester», selv om slik drift vil ha gitt verdifulle erfaringer med målgruppa. Leverandør som har erfaring fra akuttinnkvartering må derfor dokumentere kompetanse etter pkt a, b eller c i dette kvalifikasjonskravet. c) Leverandører som ikke kan vise til lignende oppdrag, skal legge ved annen dokumentasjon (CV-er/attester). Tilbyder må enten legge ved dokumentasjon for nøkkelpersoner, som viser faglig kompetanse relevant for mottaksdrift, eller dokumentasjon på erfaring fra mottaksdrift. Kompetanse som er relevant for leverandør av mottaksdrift Sosialfaglig kompetanse Pedagogisk kompetanse Barnefaglig kompetanse Helsefaglig kompetanse Veiledningskompetanse Juridisk / administrativ kompetanse Leverandørens nøkkelperson(-er) skal ha kompetanse på høyskolenivå (bachelor) og arbeidserfaring innen ett av disse områdene. Dersom en leverandør i denne sammenhengen støtter seg på andre foretaks kapasitet, jf FOA 17-9 (2), skal denne kompetansen dokumenteres i form av CV-er/attester. Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 9

10 En forpliktelseserklæring, som bekrefter at leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, legges ved i slike tilfeller. Se vedlegg Juridiske krav Firmaattest Firmaattest fra Foretaksregisteret må legges ved tilbudet. Attesten må ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra dagen for tilbudsfristen. Firmaattest fra Foretaksregisteret for selskap under stiftelse ettersendes så snart selskapet er stiftet. Kommunale tilbydere er fritatt for kravet om firmaattest Egenerklæring om vandel Leverandøren skal ikke være rettskraftig dømt for deltagelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Leverandør skal heller ikke ved rettskraftig dom være kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel eller i sitt yrke ha gjort seg skyldig i alvorlig forsømmelse mot faglige og etiske krav i sin nåværende eller tidligere bransje. Kravet skal dokumenteres gjennom en egenerklæring om foretakets vandel. Mal for egenerklæring er vedlegg til dette konkurransegrunnlaget (VEDLEGG 1) Lønns og arbeidsvilkår Leverandøren skal sammen med tilbudet levere en egenerklæring hvor det framgår at ansatte i leverandørens egen organisasjon og eventuelle underleverandører som medvirker til å oppfylle driftsoperatørs del av kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med bestemmelse om dette i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. For øvrig vises til klausul i kontraktens punkt 13. Mal for egenerklæring er vedlegg til dette konkurransegrunnlaget (VEDLEGG 2). 6 KRAV TIL TILBUDETS INNHOLD Tilbudets redegjørelser og vedlegg skal være rettet mot de målsettinger og krav som stilles til mottaksdrift, jfr. konkurransegrunnlagets hovedpunkt 3. Konkret skal tilbudet redegjøre for og ha vedlegg etter bestemmelsene i punkt 6. (NB: Nærmere om krav til utformingen av tilbudet følger av del B i konkurransegrunnlaget.) 6.1 Generell redegjørelse Driftsoperatør skal redegjøre for hvorledes den tilbudte løsningen bidrar til at mottaket når målsettingene i Driftsreglementet, RS Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 10

11 6.2 Statlige og kommunale tillatelser Alle nødvendige statlige og kommunale tillatelser for mottaksdrift i gjeldende bygningsmasse må foreligge og dokumenteres senest på tidspunkt for tildeling av avtaler i konkurransen. Tillatelser som mangler på dette tidspunkt anses som vesentlig avvik fra krav i konkurransegrunnlaget og vil medføre at tilbudet avvises etter e i Forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbyder må så tidlig som mulig undersøke om de aktuelle mottaksbygningene har brukstillatelse som dekker formålet, eventuelt gjennom forhåndskonferanse med byggesaksmyndigheten, og påse at huseier besørger nødvendige avklaringer innen tidspunkt for tildeling av avtaler. Dette kan bl.a. innebære å framskaffe bekreftelse på at gjeldende brukstillatelse dekker formålet søke bruksendring / midlertidig dispensasjon fra regulert formål 6.3 Bygninger, kapasitet, fleksibilitet og beboersammensetning Driftsoperatør må selv eie eller leie lokalene som skal benyttes som mottak. Organiseringen av driften og den fysiske innrettingen i mottaket skal være fleksibel, slik at kapasiteten kan justeres i forhold til varierende ankomsttall. Tilbudet skal ha vedlagt målsatte tegninger og beskrivelse av mottakets fellesarealer og boligbygninger som synliggjør i hvilken grad kravene til boforhold og fellesarealer vil bli oppfylt, jf RS Redegjørelsen skal ta høyde for de ulike behov som vil foreligge i beboermassen. For desentraliserte mottak stilles krav til vedlegg av tegninger og beskrivelser bare for mottakets fellesarealer. Tegninger av mottakets kontorlokaler skal vedlegges tilbudet hvis mulig. Tegningene skal seinest leveres i revidert tilbud. Beskrivelsen av mottakets boligbygninger skal minimum dekke disse områdene: a)generell beskrivelse (type bolig, beliggenhet, tilrettelegging for enslige, kvinner, familier, beboere med spesielle behov) b) antall enerom, tomannsrom, tremannsrom, firemannsrom, familierom / familieboliger, boløsning for enslige kvinner (bruk evt. tabellform) c)antall beboere pr boenhet, soverom, kjøkken, kokeenhet/komfyr, bad, WC (bruk evt tabellform) d)mulighet for fleksibel bruk av boligene (bl.a. i hvilken grad boligene passer for både enslige og familier) e)leiligheter som har mulighet for adkomst for rullestolbruker og leiligheter som har innvendig tilrettelegging for rullestolbruker Foa 3-1 (8) stiller krav til universell utforming. Sosial- og helsedirektoratets veileder Universell utforming i offentlige anskaffelser nr gir anvisning om hvordan denne bestemmelses innhold skal forstås. o Tilbudet skal redegjøre for hvordan mottakets administrasjons- og fellesarealer og adkomsten til disse, samt et antall av mottakets boliger, ivaretar krav til universell utforming. Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 11

12 Tilbudene vil på tildelingskriterium 3 b bli evaluert på grunnlag av tegninger av botilbudet, UDIs befaringer av botilbudet og (det endelige) tilbudets beskrivelse av mottakets boligbygninger Mer om innkvarteringstilbudet UDI skal kunne disponere plassene til enhver tid og til de personer direktoratet finner hensiktsmessig å plassere i mottaket. Driftsoperatør må forvente at beboermassen vil variere og bestå av ulike familiesammensetninger, enslige personer av begge kjønn, personer med fysiske funksjonshemminger, og personer med sykdom, skade eller lyte. Kapasiteten i mottaket skal ikke være avhengig av beboermassens sammensetning. Boligbygningene skal være fleksible, slik at beboersammensetningen ikke medfører bortfall av plasser. UDI vil legge boligene som er listet opp etter pkt i konkurransegrunnlaget til grunn for bedømmelsen av botilbudet. UDI vil i denne sammenhengen kunne foreta befaring av boligene, evt. et utvalg av dem. Tilbyder skal vedlegge en plan for når bygningsmassen kan tas i bruk for den del av tilbudt kapasitet som ikke er dekket ved tilbudsfristen Fellesarealene Se RS pkt 3.2. Tegninger av bygningene skal vise hvordan lokalene og eiendommen har plass til funksjonene nevnt i rundskrivet. 6.4 Brannforebyggende tiltak Bygninger med mer enn 20 mottaksbeboere, med nødvendig godkjenning før byggeteknisk forskrift av 1. juli 2010 (TEK10), skal ha installert godkjent varslingsanlegg og automatisk brannslokkeanlegg Evt. dokumentasjon for frafall av krav om godkjent varslingsanlegg og automatisk brannslokkeanlegg Dersom tilbudet er vedlagt dokumentasjon fra firma med sentral godkjenning for ansvarsrett i tiltaksklasse 3 innen brann, av at installering av automatisk brannslokkeanlegg kun marginalt vil heve brannsikkerheten for beboere, kan UDI etter en egen risikovurdering vurdere å frafalle kravet Særskilt om vanntåkeanlegg Ved eventuell installasjon av vanntåkeanlegg forutsettes det at brannrådgiver med nødvendig godkjenning dokumenterer at et vanntåkeanlegg i den aktuelle bygningsmassen vil gi tilstrekkelig brannsikkerhet, og at Forsikringsselskapenes Godkjennelsesnemnds «FG-veiledning for vanntåkesystemer» følges. Tilbyder må i tilbudet forplikte seg til at dokumentasjon på at disse kravene vil bli oppfylt, oversendes oppdragsgiver før oppstart av mottaket. Dokumentasjonen skal utarbeides av firma med sentral godkjenning for ansvarsrett i tiltaksklasse 3 innen brann Frist for ferdigstillelse av slokkeanlegg Frist for ferdigstillelse av automatisk brannslokkeanlegg vil ved behov kunne avtales forlenget inntil 2 mnd. etter oppstartstidspunkt. Hvis dette medfører bortfall av plasser, vil mottaket få Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 12

13 økonomiske overføringer etter hvor stor del av mottaket som er i drift ved oppstartstidspunkt. Manglende oppfylling av krav vil bli betraktet som et vesentlig kontraktsbrudd, og vil kunne medføre heving av kontrakten, samt krav om dekning av eventuelle følgekostnader for UDI som resultat av dette, eller andre avtalte sanksjoner, ref. kontraktens pkt For bygninger med eksisterende slokkeanlegg Tilbudet skal dokumentere at slokkeanlegg er installert i bygninger med mer enn 20 mottaksbeboere. Tilbyder må i tilbudet vedlegge kopi av vedlikeholdsavtale og siste årlige ettersyns-/ kontrollrapport som viser at anlegget er i forskriftsmessig stand på tilbudstidspunktet Andre brannforebyggende tiltak Se pkt 3.4 i RS om øvrige fysiske innretninger for brannsikkerhet: Følgende brannforebyggende tiltak skal finnes i alle boliger ved oppstartstidspunkt: Brannteppe og komfyrvakt i alle rom med kokemuligheter Trekk til madrasser, som tilfredsstiller krav iht. NS-EN 597-2, for alle beboere. 6.5 Mottakets organisatoriske og administrative forhold Tilbyder skal vedlegge en plan for bemanning og intern oppgave- og ansvarsfordeling som oppfyller RS , herunder hvordan følgende funksjoner og oppgaver skal utføres o Alle funksjoner nevnt i RS pkt 4. o Ekstern veiledning for personalet o Ivaretakelse av pålagte oppgaver utenom ordinær arbeidstid o Kartleggings- og dokumentasjonsarbeid Bemanningsplanen skal tekstlig beskrive antall stillinger, stillingsstørrelser og oppgaver/funksjoner for alle stillingene. Dette gjelder både ordinær bemanning og utvidelser/endringer i bemanningen når opsjonsplassene brukes. 6.6 Sikkerhet i mottak Brannsikkerhet o Tilbyder skal redegjøre for byggetekniske forhold av betydning for beboernes sikkerhet, herunder løsninger ifm. byggetekniske krav i konkurransegrunnlagets pkt 6.2 o Tilbyder skal redegjøre for organisatoriske rutiner, planer og tiltak for brannsikkerhet, RS pkt 3.4. Øvrige tiltak for trygghet og sikkerhet for beboere, RS pkt 3.3 o Tilbyder skal redegjøre for rutiner, planer og tiltak for å ivareta trygghet og sikkerhet for beboere, herunder spesielt tiltak for utsatte grupper, samt skjerming av enslige kvinner Tilbyder skal redegjøre for hvordan ansattes arbeidsforhold vil bli ivaretatt etter gjeldende regelverk, særlig med henblikk på hendelser som konflikter, vold og trusler. Aktuelle tema kan være HMS-tiltak som risiko- og sårbarhetsanalyser, kartlegging og tiltaksplaner, konflikthåndtering overfor beboerne, tiltak for trygghet i mottakets lokaler og i daglige arbeidsoppgaver, med mer. Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 13

14 6.7 Opsjon tilleggsplasser For opsjonsdelen beskrives dette: Hva slags boliger planlegges anskaffet Om tilleggsplassene vil medføre behov for utvidelse av fellesarealer nevnt i pkt 6.3, og hvordan dette i så fall tenkes løst 6.8 Samarbeidsavtale mellom kommuner om vertskommunetilskudd Dersom tilbudt mottak er lokalisert i flere kommuner, vil kun kommunen der mottaket har sin hoved- / kontoradresse bli tilkjent vertskommunetilskudd. En samarbeidsavtale for fordeling av inntekter og utgifter mellom kommunene, der kommunen hvor mottaket har sin hovedadresse påtar seg å administrere dette, skal dokumenteres seinest på tidspunkt for tildeling av avtaler. Kopi av en slik samarbeidsavtale skal dokumenteres seinest på tidspunkt for tildeling av avtaler. Tilbudet vil bli avvist dersom slik samarbeidsavtale ikke er dokumentert for oppdragsgiver på tidspunkt for tildeling av avtaler, ref. FOA e. 7 PRIS 7.1 Generelt om pristilbudet Tilbyders totalpris for leveransen skal omfatte alle nettokostnader inkludert mva forbundet med anskaffelse, drift og avvikling slik den er definert i dette konkurransegrunnlag. Tilbudet skal skille mellom driftskostnader og leiekostnader. Pristilbudet må ivareta kravene som stilles til et fleksibelt mottak både med hensyn til funksjonskrav til mottaket og en varierende beboersammensetning som beskrevet i pkt 6.3. Pristilbudet skal være separat for hoveddel og opsjonsdel av tilbudet. Se konkurransegrunnlagets del B, pkt 2.4. Totalpris per opsjonsplass skal ikke være lavere enn 85 % av totalprisen i hoveddelen av tilbudet. UDI og/eller Riksrevisjonen skal til enhver tid ha innsynsrett i driftsoperatørs økonomiske disposisjoner av midler som er overført fra UDI i forbindelse med drift og leie av statlig mottak. 7.2 Driftskostnader/vedlikehold Driftsmidlene skal, i tillegg til løpende driftskostnader og kostnader til faglig drift, dekke innkjøp av utstyr av varig verdi (for eksempel kontorutstyr og maskiner, data, internettilkobling, telefon, telefaks), serviceavtaler, bilhold/tjenestekjøring, møbler og hvitevarer, TV, radio, video, fjernsynslisens, forskottering av utbetalinger etter pengereglementet (RS ) og renteutgifter i forbindelse med dette, utstyr for barns og voksnes aktiviteter, kjøp av faglitteratur/aviser samt annet nødvendig utstyr som kreves for hensiktsmessig drift. Alle utgifter forbundet med drift og vedlikehold av bygninger og uteareal, inklusive kommunale avgifter, energi, snørydding, vask av kontorlokaler, samt nødvendige forsikringer skal også dekkes innenfor overføringene. Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 14

15 Alle utgifter forbundet med ansettelse og engasjering av ansatte skal inntas i pristilbudet. Driftsoperatør ansetter eller engasjerer for egen regning og risiko det antall personer som er nødvendig for å løse de oppgaver som skal ivaretas på en for beboerne og UDI på en fullt ut tilfredsstillende måte. Driftsmidler for faste plasser overføres forskuddsvis hver måned. Pris per stykkprisplass skal ikke være lavere enn 1/3 av (døgn-)prisen på faste plasser Dekning av stykkprisplasser som er i bruk overføres etterskuddsvis mot dokumenterte månedlige refusjonskrav. 7.3 Leiekostnader Leie skal omfatte beboelsesrom, fellesrom, aktivitetsrom for barn samt kontorlokaler, og andre lokaler som forutsettes i RS og som ellers følger av tilbudet, og utbetales i form av faste årlige overføringer. Overføringer skjer forskuddsvis per kvartal. Det nødvendige tomteareal og nødvendige byggetekniske investeringer for å tilfredsstille UDIs eller andre sektormyndigheters krav tilpasset den tilbudte mottakskapasitet skal være inkludert i leieprisen. Kostnader til byggetekniske investeringer skal ikke medføre ulik årlig leiepris i avtalens løpetid. 7.4 Vedlegg til pristilbudet Til pristilbudet skal det vedlegges et foreløpig årsbudsjett over kalkulerte drifts- og leiekostnader som omtalt over. Budsjettet skal utarbeides i Skjema for budsjett og regnskap, RS Indeksregulering Alle drifts- og leieutgifter i henhold til punkt 3 i avtalen, blir årlig regulert den 1. januar tilsvarende satsen for prisomregningsfaktoren (POF) påfølgende år. 7.6 Om UDIs prisberegning Ved tildeling beregner UDI pris per plass, (tildelingskriterium 1.a) slik: (Fast årlig overføring til drift + (stykkprisen x antall stykkprisplasser x 365) + fast årlig overføring til leie / totalt antall plasser. For hvert tilbudt opsjonstrinn med 24 faste plasser og 6 stykkprisplasser, beregner UDI pris per plass, (tildelingskriterium 1.b og 1.c) slik: (Fast årlig overføring til drift + (stykkprisen x antall stykkprisplasser x 365) + fast årlig overføring til leie) / totalt antall plasser. UDI legger til grunn avtalens samlede pris per plass for avtaletiden på 3 år ved tildelingskriterium 1, Økonomi (pris). Den samlede pris beregnes slik: Pris per plass, år 1 + Justert pris per plass, år 2, (pris/plass år 1 justert for prisomregningsfaktoren) + Justert pris per plass, år 3, (justert pris/plass år 2 justert for prisomregningsfaktoren) Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 15

16 = Samlet pris per plass Utregningsmåten gjelder hovedavtalen. For tilbudt opsjonstrinn brukes prisen i tilbudet. UDI har vedlagt et regneark som supplement til dette konkurransegrunnlaget til hjelp for tilbyder i å fastsette pris. Merk at UDI ikke bærer ansvar for eventuelle feilberegninger av priselementer ved bruk av dette regnearket. 7.7 Faktura Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura i elektronisk handelsformat, fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktoratet for økonomistyrings til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av e- faktura måtte medføre for denne. 7.8 Tilskudd Leverandører under stiftelse, nyetablerte leverandører og leverandører med svak økonomi kan søke oppdragsgiver om økonomisk tilskudd. Oppdragsgiver kan etter eget skjønn fritt bestemme om slikt tilskudd skal gis og til hvem. Oppdragsgiver vil kun vurdere å tildele støtte dersom støtten benyttes til å sette leverandører i stand til å kunne levere under en eventuell kontrakt. Støtte vil ikke bli ytet til oppbygging av formue og lignende. Tilskudd kan kun gis innenfor regelverket for statsstøtte. Oppdragsgiver vil benytte forordning om bagatellmessig støtte med hjemmel i Kommisjonsforordning nr. 1407/2013. En eventuell støttetildeling forutsetter at støtten oppfyller vilkårene i nevnte forordning / forskrift. Leverandører som søker støtte må oppgi om leverandøren tidligere har mottatt statsstøtte. 8 KONTRAKT Se vedlagt kontraktsmal. Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 16

17 9 VALG AV TILBUD - TILDELINGSKRITERIER Vurderingen baseres på tilbydernes redegjørelse til kap.6 i konkurransegrunnlaget. Tilbudet som velges vil være det økonomisk mest fordelaktige. Følgende kriterier vil ligge til grunn for valg av tilbud. Det gis poeng på hvert vektet punkt fra 10 (best) til 1 (dårligst) Beste tilbud gis karakter 10. Delkarakterer kan gis med en desimal. Samlet karakter regnes ut med 1 desimal etter vanlige avrundingsregler. Ved poenglikhet vinner tilbudet med lavest samlet pris (kriterium 1). TILDELINGSKRITERIER Nr Kriterier VEKTING 1 PRIS - se pkt a Pris pr plass 90 1.b Pris pr plass, opsjonstrinn I (vekt 20 hvis eneste tilbudt opsjon) 5 (10) 1.c Pris pr plass, opsjonstrinn II 5 2 BEMANNINGSPLAN - pkt a Bemanningsplan for hoveddel av mottaket 90 2.b Bemanningsplan for opsjonsdel(er) 10 3 INNKVARTERINGSTILBUD pkt 6.3 og a Bygningenes tekniske standard, alder og vedlikehold 40 3.b Egnethet og fleksibilitet beboerdel 40 3.c Egnethet fellesarealer 20 4 SIKKERHET I MOTTAK pkt a Trygghet og sikkerhet bygg 33,3 4.b Trygghet og sikkerhet for beboere 33,3 4.c Trygghet og sikkerhet for ansatte 33,3 Sum vekt % 100 Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 17

18 DEL B 1 Tilbudets utforming Tilbudet skal i sin helhet leveres ved at skjema «Tilbud-APRIL-16.docx» fylles ut. Dette er publisert som tilleggsdokument til konkurransegrunnlaget på Doffin, og er i Microsoft Word format. Dersom tilbyder i tillegg ønsker å levere annen dokumentasjon som er av betydning for tilbudet, og ikke tidligere henvist til i skjemaet, legges dette ved tilbudet som vedlegg, og føres opp i tabellen på siste side. 1.1 Evt. innsynsbegjæring etter tildeling Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Innsyn gjelder ikke for i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13 og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6. Tilbyder skal i eget skjema levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er underlagt taushetsplikt, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren kan gi innsyn i opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget. Ved krav om innsyn vil oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. ANTALL VEDLEGG: 4 Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 18

19 VEDLEGG 1 Egenerklæring om vandel Vi bekrefter herved at firmaet ikke er rettskraftig dømt for deltagelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Firmaet er heller ikke ved rettskraftig dom kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, og har ikke i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlig forsømmelse mot faglige og etiske krav i sin nåværende eller tidligere bransje. Sted: Dato: Underskrift : Leverandørnavn/org.nr: Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 19

20 VEDLEGG 2 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Det vises til forskrift nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Leverandøren er kjent med kravene til lønns- og arbeidsvilkår i denne forskriften. Leverandøren vil sørge for at ansatte hos leverandøren, og hos eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av bestemmelsene i denne forskriften. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver kan kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel dokumenterer lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Det ovenstående bekreftes. Sted: Dato: Underskrift : Leverandørnavn/org.nr: Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 20

21 VEDLEGG 3 Taushetspliktige opplysninger - egenerklæring om innsyn SETT ETT KRYSS: Tilbudet inneholder ingen opplysninger som er unntatt fra innsyn etter offentleglova 13 og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6. Vi mener tilbudet inneholder følgende taushetspliktige opplysninger som skal være unntatt fra innsyn etter offentleglova 13*: Punkt i tilbudet Aktuelle opplysninger Begrunnelse for at det skal nektes innsyn i disse [TAB] for flere rader * Merk at ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren på selvstendig grunnlag vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn i disse, jf. offentleglova 29. EGENERKLÆRING Vi erklærer med dette at alle aktuelle opplysninger i vårt tilbud som vi regner som unntatt fra innsyn etter offentleglova er presist oppgitt i tabellen over. Vi aksepterer at det blir gitt fullt innsyn i alle andre opplysninger enn de som er identifisert i tabellen over. Sted og dato Signatur og evt. stempel Navn med blokkbokstaver Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 21

22 VEDLEGG 4 Forpliktelseserklæring Forskrift om offentlige anskaffelser 17-8 (2) / 17-9 (2) Denne erklæringen gjelder: Firma Organisasjonsnummer Adresse Postnummer, sted Land <FIRMA> inngår som underleverandør av <ANGI TJENESTE> ifm <HOVEDLEVERANDØR>s tilbud ifm oppdragsgivers konkurranse om <ANSKAFFELSE>. Det bekreftes at <FIRMA> forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til disposisjon for <HO- VEDLEVERANDØR> i det omfang det er nødvendig for å oppfylle <HOVEDLEVERANDØREN>s kontraktsforpliktelser ved tildeling av kontrakt. Underleverandøren vil bidra på følgende tjenester eller fagområder: [SETT INN] Daglig leder (sign.) Sted/dato: Konkurransegrunnlag ordinært mottak Versjon OM 2.0 mars 22