Rev.Dato Rev. Dokumentnr D FS930 Fakta Ansvarlig Kontroll Godkjent P. Holthe T. Andreassen P. Holthe 2.3 Tilbud og kontraktsgjennomgang

Transkript

1 Fakta Ansvarlig Kontroll Godkjent P. Holthe T. Andreassen P. Holthe 1. INTRODUKSJON 1.1 Omfang Denne prosedyren omfatter behandling av forespørsel, utarbeidelse av tilbud, gjennomgang og signering av kontrakt for produkter/tjenester som skal leveres av Infotema. 1.2 Hensikt Prosedyren skal sikre at vi som leverandør tilbyr i henhold til kundens forespørsel, og i de tilfeller det fremkommer avvik mellom kundens krav og Infotemas spesifikasjon spesifiserer dette i tilbudet. Videre er hensikten med denne firmastandarden å sikre at Infotema gir tilbud/inngår kontrakter som er optimale både for Infotema og kunden. 1.3 Definisjoner Tilbud: De forpliktelser Infotema pådrar seg når vi sier oss villige til å levere en vare eller tjeneste. Kontrakt: a) Ferdigforhandlet kontraktforslag b) Kundens bestilling + ordrebekreftelse fra Infotema Underleveranser: Varer og tjenester som skal inngå i Infotemas leveranse til kunden og som blir produsert/utført av underleverandører etter bestilling fra Infotema. Kundeansvarlig: Den som har hovedansvaret for at forespørsler blir vurdert og tilbud/kontrakt blir utarbeidet og/eller er ansvarlig mot kunden for produkt/tjeneste Forespørsel: Henvendelse fra (potensiell) kunde om mulighet for leveranse. 1.4 ANSVAR Kundeansvarlig er ansvarlig for at alle tilbud og leveransekontrakter behandles i henhold til denne Firmastandard og for at det er overensstemmelse mellom kontraktens krav og at ordren kan oppfylles. C:\Firmastd\Prosedyr\930.Doc Side 1(5)

2 2. FORESPØRSLER En forespørsel kan være muntlig eller skriftlig. Kundeansvarlig kan, når antatt tilbudssum ligger innenfor de rammer Myndighetsmatrisen gir, beslutte om tilbud skal utarbeides. Dersom forespørselen er utenfor myndighetsgrensen, må Kundeansvarlig sørge for godkjenning av en overornet. Dersom forespørselen er av en slik karakter at flere av Infotemas avdelinger kan bli involvert, skal berørte avd.sjefer også vurdere forespørselen. Se forøvrig i vedlegg FS940-1 til Firmastandard FS TILBUD 3.1 Generelt Et tilbud kan gis muntlig eller skriftlig. Muntlige tilbud over NOK 3000,- skal bekreftes skriftlig. Alle tilbud skal registreres. Den enkelte medarbeider kan gi tilbud ihht til FS Kredittvurdering Nye kunder Dersom tilbudssum er kr el. høyere, skal kunden kredittvurderes før tilbud gis Eksisterende kunder Dersom tilbudssum er eller høyere, skal tilbudssum sees i sammenheng med verdien av øvrig engasjement vis-a-vis kunden og avd.sjef evt. øk.sjef avgjør om kunden skal kredittvurderes. 3.3 Kommersielle betingelser Kundeansvarlig har ansvar for utforming av kommersielle betingelser i tilbudet. Juridisk avdeling benyttes om nødvendig for vurdering av kontraktsforslag, generelle- og/eller spesielle betingelser i forespørselen. Den kommersielle delen skal inneholde pris, med angivelse av - evt. valutabetegnelse - evt. valutakurs - evt. prisjustering - betalingsbetingelser skatter, avgifter og kommisjoner leveringsbetingelser leveringstid tilbudets gyldighet garantier, garantitid og betingelser C:\Firmastd\Prosedyr\930.Doc Side 2(5)

3 3.4 Underleveranser Kundeansvarlig er ansvarlig for å innhente nødvendige opplysninger og tilbud fra en godkjent underleverandør. Det skal forefinnes gyldige tilbud eller rammeavtale fra underleverandør når dennes tjeneste/produkt inngår i tilbudet. 3.5 Behandling av avvik/forbehold Alle avvik/forbehold mellom kundens spesifikasjon og tilbudet skal behandles i et eget kapittel/avsnitt i tilbudet. 3.6 Gjennomgang av tilbud Alle tilbud skal gjennomgås. Når Kundeansvarlig signerer tilbudet er det ensbetydende med at forholdene nedenfor er godkjent å være tilfredstillende: Tilbud < 1 MNOK tilfredstiller tilbudet kundens krav? er tjenesten/produktet definert tilstrekkelig for kunden? er kunden enig? har Infotema ressurser til å levere tjenesten/produktet ihht kundens krav/tilbudet? har Infotema tilstrekkelige kunnskaper til å utføre oppdraget For tilbud > 1 MNOK og < 2 MNOK gjelder i tillegg: en overordnet har gjennomgått tilbudet notater / registreringer fra gjennomgang skal dokumenteres, i eget møtereferat eller på arkivkopi av tilbuds- dokumentasjonen alle dokumenter fra tilbudsarbeidet skal arkiveres i saksmappe/arkiv for tilbudet For tilbud > 2 MNOK og < 15 MNOK gjelder: en komite bestående av minst Adm. dir., berørt Avd.sjef og Prosj.leder skal opprettes komiteen skal sikre følgende: - at kunden er kredittverdig - at kundens krav er forstått - at Infotema kan bruke tilstrekkelig med ressurser til å utføre jobben - at produktet er spesifisert ihht kvalitetskravene - at kvalitetsplan/prosjektplan og ansvarsforhold(org.plan) er opprettet risk analyse skal gjennomføres ved tilbud > NOK 15 Mill komiteen skal virke og utføre tilsvarende gjennomgang for den kontrakt som utarbeides godkjennelse av tilbudet skal følge de begrensninger Myndighetsmatrisen viser 3.7 Endringer I alle tilbud skal det være klart definert hva som betinger endringer etter signert kontrakt. C:\Firmastd\Prosedyr\930.Doc Side 3(5)

4 4. FORSENDELSE AV TILBUD Kundeansvarlig er ansvarlig for å få sendt tilbudet i avtalt antall eksemplarer til avtalt tid, samt at ett komplett eksemplar av tilbudet, sammen med evt. aktuelle tekniske underlag, kalkyler og godkjennelser arkiveres. 5. ENDRING AV TILBUD Med endring av tilbud menes endring på gitte tilbud, før evt. kontrakt. Den som godkjente tilbudet ved utsendelse(kundeansvarlig) har myndighet til å endre et tilbud. Endres et tilbud, gjelder samme retningslinjer og grenser som for utarbeidelse av tilbud. Ved endring skal det klart fremgå om endringen er et tillegg til, eller erstatter opprinnelig tilbud. I den nye avtalen må det fremgå om den erstatter tidligere signerte kontrakt eller om den er et tillegg til denne. Dersom den nye kontrakten er en tilleggsavtale, skal verdiene av denne og den opprinnelige kontrakten sees sammen i forhold til fullmaktsgrenser i Myndighetsmatrisen. 6. KONTRAKTSGJENNOMGANG 6.1 Generelt Alle kontrakter/bestillinger skal granskes med tanke på avvik fra tilbud/endret tilbud for å sikre at: Kravene er tilfredsstillende dokumentert Alle spesifiserte krav i kontrakt/bestilling som avviker fra de som er angitt i tilbudet blir tilfredsstillende løst. Infotema er i stand til å møte kontraktsmessige krav. Granskningen skal utføres før ordrebekreftelse/ kontraktssignering. Skjema for gransking avtilbud i Blankett nr. INFBLA Granskning Bestillinger av standard produkter < 100 KNOK granskes og godkjennes av kundeansvarlig eller andre ved skriftelig fullmakt fra avd.sjef. Som godkjent granskning regnes signert ordrebekreftelse. Forhandlet, dokumentert avtale for salg mellom Infotema og kjøper, samt bestillinger > 1 MNOK skal granskes før signering av ansvarlig person, for å verifisere overensstemmelse mellom tilbud og kontrakts-utkast. Resultatet av granskningen skal føres på blankett Granskning av tilbud/kontrakt. Blankett INFBLA110 C:\Firmastd\Prosedyr\930.Doc Side 4(5)

5 Signering av kontrakt etter granskning utføres etter gjeldende prosedyre for fullmakter. Ved endringer fra gyldig tilbud til kontraktsutkast, skal kontrakten granskes og godkjennes etter samme prosedyre som ved godkjenning av tilbud. 7. ENDRING AV KONTRAKT Endring av kontraktsforslag før signering skal være avtalt mellom partene og dokumentert. Endring av signert kontrakt skal betraktes som inngåelse av ny avtale og behandles i hht. denne Firmastandard. 8. REGISTRERING/ARKIVERING Tilbud registreres i INFBLA001 Oppdrag Infotema. Alle tilbudsunderlag, tilbud, tilbudsvedlegg og tilbudsendringer skal arkiveres. Likeledes skal bestillinger, ordrebekreftelser, godkjente kontrakter og kontraktsendringer, arkiveres i sakarkivet. 9. REFERANSER ISO 9001, kap. 4.3 Kontraktsgjennomgang INFBLA001 Blankett Oppdrag Infotema INFBLA110 Granskning av tilbud/kontrakt C:\Firmastd\Prosedyr\930.Doc Side 5(5)