Veileder. Innsyn i klareringssaker. Nasjonal sikkerhetsmyndighet. Sist oppdatert

Transkript

1 Nasjonal sikkerhetsmyndighet Veileder Sist oppdatert Innsyn i klareringssaker Denne veilederen inneholder NSMs anbefaling på hvordan innsynsreglene i sikkerhetsloven skal forstås og praktiseres. Formålet med veilederen er å skape en klar og enhetlig praksis hos klareringsmyndighetene når det gjelder praktiseringen av innsynsreglene, samt å forenkle behandlingen av innsynssaker. Side 1 av 18

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Hovedregler om innsyn etter sikkerhetsloven 25 a Hvem kan kreve innsyn? Når har omspurte rett til innsyn? Særlig om suspensjonssaker Hva har omspurte rett til innsyn i? Hvem skal anmodning om innsyn rettes til? Hvilke dokumenter kan/skal unntas fra innsyn? Hovedregel Unntak Unntak fra innsyn på grunn av dokumentets innhold Interne dokumenter Meroffentlighet Saksbehandlingsrutiner når en part ber om innsyn Behandlingen av en innsynsbegjæring Anmodning om innsyn og klage på klareringsavgjørelsen Graderte dokumenter På hvilken måte skal omspurte få innsyn Dokumenter Anonymisering Hvilke dokumenter skal utarbeides i forbindelse med en innsynssak Dokumentliste Intern samtidig begrunnelse Underretning til omspurte/fullmektig Klagerett Omtale av særskilte dokumenter i en klareringssak Personopplysningsblankett (POB) Anmodning om personkontroll Utskrift av personkontrollresultater/kilderesultater Opplysninger fra etterretningskilder eller Politiets sikkerhetstjeneste (PST) Informasjon fra åpne kilder Merknadsfeltet i MIMIR Anmodning fra klarerings-/klagemyndigheten om opplysninger/saksdokumenter fra politiet Opplysninger fra politiet vedrørende omspurte selv Opplysninger fra politiet vedrørende tredjeperson Anmodning fra klarerings-/klagemyndigheten (KM) om opplysninger/saksdokumenter fra helsepersonell Opplysninger/saksdokumenter fra helsepersonell Anmodning til UDI om saksdokumenter vedrørende oppholdstillatelse Informasjon innhentet fra UDI vedrørende omspurte selv Informasjon innhentet fra UDI vedrørende nærstående Manuell kredittsjekk Opplysninger fra Namsmannen/Statens innkrevingssentral Saksbehandlingsnotat Henvendelse fra anmodende myndighet med spørsmål om saksbehandlingstid/prioritet Innkalling til sikkerhetssamtale Forberedelse til sikkerhetssamtale Opptak fra sikkerhetssamtale Referat fra sikkerhetssamtale Intern samtidig begrunnelse Klareringsbevis Klage fra omspurte Foreløpig forvaltningsmelding Ytterligere informasjon fra omspurte Underretning til anmodende myndighet om avgjørelse i klareringssak Særskilt skriv til autorisasjonsansvarlig Underretning til omspurte om avgjørelse i klareringssak Klageoversendelsesbrev fra klareringsmyndighet til klageinstans Underretning fra klageinstans til klareringsmyndighet om resultat i klagesak Side 2 av 18

3 6.33 EOS-korrespondanse Dokumentliste Side 3 av 18

4 1 Innledning Reglene om innsyn har som formål å sikre omspurtes rettssikkerhet i sikkerhetsklareringssaker. Ved at omspurte gis adgang til å gjøre seg kjent med det materialet klareringsmyndigheten bygger sin avgjørelse på, legges det til rette for å imøtegå/kommentere dette grunnlaget i forbindelse med en eventuell klage. På den annen side er det vesentlig at sikkerhetshensyn ivaretas. Personellsikkerhetstjenesten er avhengig av at vi evner å ivareta den informasjonen vi samler inn på en sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Opplysninger som må unntas av hensyn til rikets sikkerhet, kildevern, taushetsplikt om tredjepersoners forhold og enkelte av sikkerhetstjenestens metoder, er eksempler på dette. Reglene om innsyn, og praktiseringen av dem, er således en avveining mellom rettssikkerhetshensyn og sikkerhetshensyn. Av sikkerhetsloven 25 første ledd fremgår det at forvaltningsloven kapittel IV og V ikke gjelder for avgjørelser om sikkerhetsklarering. I og med at sikkerhetsloven har en egen bestemmelse om rett til innsyn, jf. 25 a, er det denne bestemmelsen en anmodning om innsyn i klareringssaker skal vurderes opp mot. NSM legger imidlertid til grunn at klareringsmyndigheten skal praktisere meroffentlighet, etter prinsippene i forvaltningsloven 18 andre ledd, i den utstrekning det er mulig 1. For øvrig fremgår det av forarbeidene til sikkerhetsloven 2 at når det gjelder unntaket for interne dokumenter, legges det til grunn at dette unntaket i sikkerhetsloven skal praktiseres på samme måte som i forvaltningsloven Ot.prp.nr.59 ( ) s. 20 pkt Ot.prp.nr.59 ( ) kapittel 9, merknad til ny 25 a Side 4 av 18

5 2 Hovedregler om innsyn etter sikkerhetsloven 25 a 2.1 Hvem kan kreve innsyn? Retten til dokumentinnsyn etter sikkerhetsloven 25 a er begrenset til «den som har vært vurdert» sikkerhetsklarert, det vil si omspurte selv. Anmodende myndighet, autorisasjonsansvarlige eller andre som kan bli berørt har således ikke rett til innsyn etter sikkerhetsloven 25 a. I de tilfeller der omspurte lar seg representere ved advokat eller annen fullmektig, vil disse ha samme rett til innsyn som omspurte selv. Fullmektig, som ikke er advokat, alltid skal fremlegge skriftlig fullmakt fra omspurte, jf. forvaltningslovens 12 fjerde ledd. 2.2 Når har omspurte rett til innsyn? Retten til innsyn inntrer «etter at avgjørelse om sikkerhetsklarering er fattet», jf. 25 a første ledd første punktum. Det vil i praksis si at innsynsretten inntrer i det øyeblikket klareringsmyndigheten i førsteinstans har fattet en avgjørelse i klareringssaken 3. Innsynsrett i klagesaken vil først gjøre seg gjeldende etter at klageorganet har fattet avgjørelse i saken Særlig om suspensjonssaker En avgjørelse i lovens forstand, jf. 25 a, omfatter både positive og negative avgjørelser, herunder tilbakekall og suspensjon av tidligere gitt klarering. Suspensjonsavgjørelser fattes når det har oppstått en foreløpig tvil om en persons sikkerhetsmessige skikkethet, og det er nødvendig med nærmere undersøkelser for å avklare om denne tvilen gir grunnlag for et endelig bortfall av klareringen. Det er av stor betydning at det endelige vedtaket i saken blir basert på et korrekt og sannferdig grunnlag. Dersom omspurte får innsyn i en suspensjonssak i forkant av for eksempel en eventuell sikkerhetssamtale, vil omspurte kunne tilpasse sin forklaring i samtalen, og på denne måten kunne oppnå en klarering på urettmessig grunnlag. Det samme hensyn gjør seg gjeldende der omspurte blir bedt om å komme med utdypende redegjørelser. Innsyn på dette tidspunkt i saksbehandlingen vil kunne svekke verdien av de undersøkelsene klareringsmyndigheten må gjennomføre. Av sikkerhetsmessig hensyn gis det derfor ikke innsyn i suspensjonssaker, før endelig vedtak i klareringssaken er fattet. Unntaksbestemmelsen i 25 tredje ledd bokstav a vil gjøre seg gjeldende i disse tilfellene. 2.3 Hva har omspurte rett til innsyn i? Etter sikkerhetsloven 25 a, har omspurte rett til å gjøre seg kjent med «sakens dokumenter». Begrepet sakens dokumenter må forstås på samme måte som i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav f (en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremføring, overføring eller lignende). Sakens dokumenter i en klareringssak vil være alle opplysninger i saken, herunder personopplysningsblankett med eventuelle vedlegg, kilderesultater, politidokumenter, innkalling til sikkerhetssamtale, referat fra sikkerhetssamtale, forberedelse til sikkerhetssamtale, notat fra samtaler med kilder, rapporter, brev, notater, samt lydopptak/filmopptak av sikkerhetssamtale eller 3 Ot.prp.nr.59 ( ) s. 21 pkt og s. 33 Side 5 av 18

6 samtale med andre kilder, dokumentliste, merknadsfeltet i saksbehandlingsverktøyet, korrespondanse med EOS-utvalget, med mer. Det er uten betydning hvem som har utstedt dokumentet, eksempelvis omspurte, klareringsmyndigheten, autorisasjonsansvarlig, politiet osv. Et annet spørsmål som kan reises, er hva som naturlig skal anses som én sak. I følge veiledningen til sikkerhetsloven kap 6 og forskrift om personellsikkerhet s.56 fremgår det at: Begrepet klareringssak må knyttes til den enkelte klareringsanmodning. I den enkelte klareringssak inngår de opplysninger, som inngår i samme avgjørelsesprosess, herunder klage, anmodning om innsyn og omgjøring. Opplysninger i den enkelte klareringssak omfatter også de som har oppstått innenfor rammen av klareringens varighet (5 års rammen). Innkomne opplysninger i klareringens gyldighetstid, jf sikkerhetsloven 24 annet ledd, anses følgelig å tilhøre den gjeldende klareringssak. Etter forskrift om personellsikkerhet 4 (personellsikkerhetsforskriften) 4-8 andre ledd andre punktum, skal klareringsmyndigheten innhente tidligere klareringssaker (i sin helhet), når den skal fatte avgjørelse om sikkerhetsklarering. Der man har benyttet opplysninger fra tidligere klareringssak i vurderingen av den nye saken, vil disse opplysningene også være gjenstand for vurdering av innsyn. Dersom omspurte ikke anmoder om innsyn før etter at avgjørelse er fattet i klagesaken, vil innsynsvurderingen omfatte alle dokumentene som inngår både i selve klareringssaken og i klagesaken. 2.4 Hvem skal anmodning om innsyn rettes til? Anmodning om innsyn skal rettes til den klareringsmyndighet som har avgjort saken. Dersom innsynsanmodningen gjelder dokumenter i en klagesak, skal henvendelsen rettes til klageorganet. Dersom anmodningen fremsettes først etter at klagesakene er avgjort, er det klageorganet som tar stilling til anmodningen for hele sakskomplekset, dvs både førsteinstansens sak og klagesaken. 4 Forskrift av 29. juni 2001 nr. 722 om personellsikkerhet (personellsikkerhetsforskriften) Side 6 av 18

7 3 Hvilke dokumenter kan/skal unntas fra innsyn? 3.1 Hovedregel Hovedregelen er at omspurte har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter etter at avgjørelse om sikkerhetsklarering er fattet, jf. 25 a første ledd. 3.2 Unntak Unntakene fra hovedregelen om at det skal gis innsyn, fremgår av sikkerhetsloven 25 a andre ledd. I henhold til denne bestemmelsen kan et dokument unntas fra innsyn på grunn av dokumentets innhold, eller når det er utarbeidet for den interne saksforberedelsen med unntak av de faktiske opplysninger som ligger i slike dokumenter Unntak fra innsyn på grunn av dokumentets innhold Omspurte har ikke krav på innsyn i de deler av et dokument som inneholder opplysninger som nevnt i sikkerhetsloven 25 tredje ledd bokstav a-d, jf. 25 a andre ledd første punktum. Dette er de samme unntakene som gjør seg gjeldende når omspurte ikke har krav på begrunnelse. Bokstav a Opplysninger som kan skade Norges, eller våre alliertes sikkerhet, forholdet til fremmede makter eller andre vitale nasjonale sikkerhetsinteresser skal naturlig nok beskyttes. Dette vil være informasjon som etter sikkerhetsloven 3 nr. 8 og 11 er skjermingsverdig, og som skal sikkerhetsgraderes. Omspurte har ikke krav på innsyn i de deler av et dokument som inneholder slike opplysninger. Dette kan også omfatte opplysninger om sikkerhetstjenestens metoder. Dokumentene i en sikkerhetsklareringssak vil gjennomgående være gradert minimum BEGRENSET (og merket PERSONKONTROLL). Dette fordi opplysninger som innhentes i en klareringssak, sammenstilt med det faktum at personen søkes klarert, vil eksponere en sårbarhet hos vedkommende. Selv om det legges til grunn at en sammenstilling av slike opplysninger kan være gradert, tilsier hensynet til omspurtes rettssikkerhet at det likevel kan gis innsyn, dersom ikke andre hensyn tilsier det motsatte. Bokstav b Opplysninger av betydning for kildevern kan unntas etter bokstav b. Det kan være svært alvorlig for sikkerhetstjenestens troverdighet og informasjonstilfang - og derved muligheten til å utøve en effektiv forebyggende sikkerhetstjeneste - om opplysninger gitt under forutsetning av konfidensialitet, blir brakt videre. Kildeopplysninger etter denne bestemmelsen kan eksempelvis være opplysninger fra oppgitte eller supplerende referanser, uttalelser fra tjenestesteder eller arbeidsplasser, etterretningsopplysninger fra norske og utenlandske samarbeidende tjenester og opplysninger fra politiet i forvaltnings og straffesaker. I visse tilfeller vil imidlertid utsteder av dokumentet gi innsyn ved direkte henvendelse f.eks. politi eller anmodende myndighet. Side 7 av 18

8 Bokstav c Opplysninger som det av hensyn til vedkommendes helse eller hans forhold til personer som står denne nær, må anses utilrådelig at vedkommende får kjennskap til, kan unntas etter bokstav c. Dersom det foreligger grunn til grunn til å tro at informasjonen vil kunne påvirke omspurtes liv og helse på en negativ måte, bør informasjonen unntas. Eksempel på informasjon som kan tenkes unntatt, er opplysninger fra helsepersonell. Dette kan være informasjon om atferd som underbygger alvorlig psykiatrisk diagnose, eller informasjon om diagnose som omspurte ikke har innsikt i. Med personer som står omspurte nær, menes i første rekke familie, nære venner mv., men dette må vurderes i det enkelte tilfellet. Eksempler på opplysninger som må unntas ut fra hensynet til forholdet til nærstående, er sensitive opplysninger om nærstående. NSM legger til grunn at selv i tilfeller der nærstående har gitt samtykke kan det ikke gis innsyn i slik informasjon. Dette fordi et slikt samtykke ikke vil kunne være et informert samtykke. NSM legger til grunn at opplysninger gitt av nærstående alltid skal unntas av hensyn til kildevern, uavhengig av om opplysningene er positive eller negative se veiledning til bokstav b. Bokstav d Opplysninger som angår tekniske innretninger, produksjonsmetoder, forretningsmessige analyser og beregninger og forretningshemmeligheter ellers, når de er av en slik art at andre kan utnytte dem i sin næringsvirksomhet, kan unntas etter bokstav d. Unntaket for forretningshemmeligheter er en harmonisering med forvaltningslovens unntak fra innsyn, og er lite praktisk i forbindelse med klareringssaker Interne dokumenter Omspurte har ikke krav på å gjøre seg kjent med dokumenter som klareringsmyndigheten eller klageinstansen selv har utarbeidet for den interne saksforberedelsen, jf. 25 a andre ledd andre punktum. Unntaket for interne dokumenter skal praktiseres på samme måte som i forvaltningsloven Med internt dokument menes et dokument som et organ har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse. Slike dokumenter anses fortsatt som interne, selv om de er sendt mellom klareringsmyndigheter i forbindelse med saksbehandlingsprosessen. Dette omfatter også forsendelser mellom klareringsmyndighet og klagemyndighet. Selv om dokumentet i utgangspunktet er et internt dokument, har omspurte rett til å gjøre seg kjent med de deler av dokumentet som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag, eller annen bearbeidelse av faktum. Det følger av forvaltningsloven 18 c at retten til innsyn i faktiske opplysninger ikke gjelder opplysninger som har vært uten betydning for avgjørelsen eller opplysninger som allerede finnes i et annet dokument omspurte har fått tilgang til/innsyn i. Forvaltningsloven kapittel IV kommer ikke direkte til anvendelse i klareringssaker, men det samme prinsipp må legges til grunn også ved vurdering av innsyn i klareringssaker. 5 Ot.prp.nr.59 ( ) kapittel 9, merknad til ny 25 a Side 8 av 18

9 4 Meroffentlighet Forsvarsdepartementet uttalte i forarbeidene 6 til sikkerhetsloven at prinsippet om meroffentlighet i forvaltningen gjelder også i klareringssaker, og understrekte i den forbindelse at meiroffentlegheitsprinsippet i forvaltningsretten skal nyttast på same måte i klareringssaker som forvaltninga elles. Det er viktig å være klar over at 25 a andre ledd, jf. 25 tredje ledd angir hva den enkelte ikke kan kreve innsyn i. Klareringsmyndigheten har likevel plikt til å vurdere om den som er søkt klarert kan gis tilgang til mer informasjon enn det vedkommende har uttrykkelig krav på. Det skal derfor foretas en konkret vurdering av om innsyn likevel kan gis i deler av slike opplysninger, der dette er ubetenkelig. 6 Ot.prp.nr.59 ( ) s. 20 pkt Side 9 av 18

10 5 Saksbehandlingsrutiner når en part ber om innsyn 5.1 Behandlingen av en innsynsbegjæring Ved mottak av en anmodning om innsyn, må klareringsmyndigheten undersøke om den er fremsatt av en person som har rett til innsyn etter sikkerhetsloven 25 a, av en advokat som representerer omspurte, og eventuelt om det foreligger nødvendig dokumentasjon på at vedkommende som ber om innsyn er omspurtes fullmektig. Videre må det undersøkes om innsynsbegjæringen er fremsatt for rett klareringsmyndighet og om retten til innsyn er inntrådt (det vil si om avgjørelse i klarerings-/klagesaken er fattet). Dersom ett eller flere av de nevnte premissene ikke er oppfylt, skal innsynsanmodning avvises. 5.2 Anmodning om innsyn og klage på klareringsavgjørelsen I noen saker ber omspurte om innsyn samtidig som vedtaket i klareringssaken påklages. I slike tilfeller skal det fattes en endelig avgjørelse i innsynssaken før klareringsmyndigheten behandler klagesaken. Dette sikrer at omspurte har et best mulig grunnlag for å utarbeide klage og eventuelt komme med tilleggsopplysninger. I praksis innebærer dette at en eventuell klage på klareringsavgjørelse ikke skal oversendes til klageinstansen før innsynssaken er sluttført og klageretten er uttømt. 5.3 Graderte dokumenter Utgangspunktet etter informasjonssikkerhetsforskriften er at informasjon gradert med norsk sikkerhetsgrad bare kan omgraderes av virksomhet som har utstedt informasjonen, av virksomhet overordnet denne, eller av NSM. Med omgradering forstås også avgradering, jf. informasjonssikkerhetsforskriften 2-9. For øvrig angir informasjonssikkerhetsforskriften 2-13 hvilke prosedyrer som må følges ved henvendelser om innsyn i dokumenter som er gradert med hjemmel i denne forskriften/sikkerhetsloven 11. Informasjonssikkerhetsforskriften 2-13 andre ledd fastslår at dersom det er en annen virksomhet enn utsteder som får henvendelsen om innsyn, skal virksomheten som får henvendelsen uten ugrunnet opphold kontakte utsteder for vurdering av avgradering. Dersom klareringsmyndigheten får svar om at dokumentet kan avgraderes, må klareringsmyndigheten på selvstendig grunnlag likevel vurdere om dokumentet må unntas fra innsyn av andre grunner. Dersom klareringsmyndigheten får svar om at dokumentet ikke kan avgraderes skal innsyn ikke gis. Forskriften regulerer ikke hvordan en henvendelse om avgradering til utsteder av dokumentet skal foregå. NSM er av den oppfatning at klareringsmyndigheten må sende ut brev til utsteder og legge ved en kopi av det aktuelle dokumentet som ønskes avgradert. Man må også anmode om å få skriftlig svar på henvendelsen om avgradering. På denne måten har man notoritet for at det er utsteder av dokumentet som har tatt stilling til spørsmålet om avgradering, og at avgraderingsspørsmålet således er håndtert i henhold til forskriftens prosedyrer. Dersom klareringsmyndigheten kommer til at et dokument (eventuelt etter sladding) kan avgraderes overfor omspurte, skal dokumentet merkes ved at graderingen strykes over og at tekst som vist under påføres. Av sikkerhetsmessige grunner vil dokumentet fortsatt ha et beskyttelsesbehov hos klareringsmyndigheten, og vil derfor fortsatt være gradert hos klareringsmyndigheten. Det er kun dokumentet til omspurte som avgraderes. 7 Forskrift av 1. juli 2001 nr. 744 om informasjonssikkerhet (informasjonssikkerhetsforskriften) Side 10 av 18

11 BEGRENSET PERSONKONTROLL Dokumentet avgradert i ett eksemplar til omspurte. Original og eventuelle kopier er fortsatt gradert og beskyttet som personkontrollsak. Dato/Sign 5.4 På hvilken måte skal omspurte få innsyn Sikkerhetsloven 25 a tredje ledd har regler om hvordan innsynsretten skal gjennomføres i praksis. Dokumenter skal gis i kopi, mens innsyn i sikkerhetssamtale skal gis ved oppmøte hos klareringsmyndigheten Dokumenter NSM vil understreke at en klareringsmyndighet ikke må sende ut originaldokumentene på utlån, da dette innebærer en risiko for at originaldokumentene kan komme på avveie. En del av dokumentene det skal gis innsyn i, må det forutsettes at omspurte allerede besitter. Dette gjelder f.eks. underretninger fra klareringsmyndigheten til omspurte, forvaltningsmeldinger med mer. NSM gjør oppmerksom på at også disse dokumentene kan sendes i kopi til omspurte i forbindelse med innsynssaken. Videre skal alle dokumentene det gis innsyn i og som sendes i kopi til omspurte, skannes inn på saken, slik at klarerings-/klagemyndigheten i ettertid har notoritet på hvilke konkrete dokumenter omspurte har fått innsyn i, samt hvordan dokumentene så ut da innsyn ble gitt. Dette er også viktig med hensyn til en eventuell klagebehandling i innsynssaken, slik at klagemyndigheten kan se nøyaktig hvilke opplysninger det tidligere er gitt innsyn i Anonymisering Eventuelle dokumenter/deler av dokumenter det ikke skal gis innsyn i, må fjernes/sladdes. Det presiseres i den forbindelse at navn på saksbehandlere og andre involverte som navngis i saksdokumentene alltid skal sladdes i dokumenter det gis innsyn i. Dette gjelder normalt ikke informasjon om omspurte selv. Det må også vurderes hvorvidt navn på virksomheter, tjenestesteder eller lignede skal sladdes for å unngå unødig eksponering av interne forhold i virksomheten. 5.5 Hvilke dokumenter skal utarbeides i forbindelse med en innsynssak Dokumentliste NSM legger til grunn at det må utarbeides en dokumentliste i forbindelse med behandlingen av innsynssaken. Denne listen skal gi omspurte en oversikt over hvilke dokumenter vedkommende får/ikke får innsyn i. Av listen bør det fremgå om innsyn gis i det aktuelle dokumentet, eventuelt hvilken unntakshjemmel som kommer til anvendelse. Det presiseres i den forbindelse at det kun skal fremgå om det er gjort unntak etter 25 a andre ledd første eller andre punktum, og ikke konkret hvilken bokstav i 25 tredje ledd som er anvendt. Det vises i denne forbindelse til Veiledning til sikkerhetslovens kap 6 og forskrift om personellsikkerhet, der det fremkommer at;.. En angivelse av bokstav i denne sammenheng vil i enkelte tilfeller kunne røpe opplysninger som er søkt beskyttet i unntaksbestemmelsen. Særlig klart er Side 11 av 18

12 dette der innsyn er nektet etter 25 tredje ledd bokstav c) og opplysningene gjelder vedkommendes nærstående. Dersom tittelen i et dokument inneholder informasjon som skal unntas etter 25 a må denne ikke benyttes i dokumentlisten Intern samtidig begrunnelse I forbindelse med av den enkelte innsynsbegjæringen, skal klareringsmyndigheten utarbeide en skriftlig vurdering. I vurderingen skal det fremgå hvilke dokumenter saken omfatter, og om det kan gis innsyn i det enkelte dokumentet eller i deler av dette. Videre skal det henvises til hvilken hjemmel i sikkerhetsloven 25 a tredje ledd bokstav a-d som eventuelt gir grunnlag for å unnta opplysningene i dokumentet fra innsyn. Videre er det naturlig å kommentere i spørsmålet om avgradering av det enkelte dokument, samt vurderingen av meroffentlighetsprinsippet Underretning til omspurte/fullmektig Klareringsmyndigheten må gi omspurte skriftlig underretning om utfallet i innsynssaken. Dersom innsyn ikke gis, eller det kun gis delvis innsyn, må vedkommende i underretningen opplyses om klageadgangen etter sikkerhetsloven 25 andre ledd siste punktum. I underretningen bør det fremgå at hjemmelen for nektet innsyn er sikkerhetsloven 25 a andre ledd, jf. 25, men det bør normalt ikke angis hvilken konkret bokstav i 25 som benyttes. En angivelse av bokstav i denne sammenheng vil kunne røpe opplysninger som er søkt beskyttet i unntaksbestemmelsen. Videre bør det fremgå av underretningen hvor lang frist omspurte har til å klage på avgjørelsen om helt/delvis nektet innsyn. 5.6 Klagerett Avslag på begjæring om innsyn kan påklages, jf. sikkerhetsloven 25 c andre ledd andre punktum. Det legges til grunn at dette gjelder både der innsyn nektes helt eller delvis. Dersom det klages på nektet innsyn, avbrytes klagefristen på selve klareringsavgjørelsen. Ny klagefrist løper fra det tidspunkt underretning om innsyn har kommet frem til vedkommende. Klage på avgjørelse om innsyn sendes klareringsmyndigheten. NSM er klageinstans. For avgjørelser truffet av NSM i førsteinstans, er Forsvarsdepartementet klageinstans. Side 12 av 18

13 6 Omtale av særskilte dokumenter i en klareringssak 6.1 Personopplysningsblankett (POB) Omspurte har selv fylt ut denne og det er derfor normalt ikke noe til hinder for at vedkommende får innsyn i dokumentet. Det kan imidlertid forekomme gradert informasjon i POB. Det må derfor foretas en konkret vurdering i hver enkelt sak om hvorvidt innsyn kan gis. Dersom det for eksempel ligger vedlegg til POB som ikke er fremsendt fra omspurte selv (f.eks. fra anmodende myndighet) og som er gradert, må det rettes en henvendelse til utsteder av dokumentet om avgradering, før det eventuelt gis innsyn. 6.2 Anmodning om personkontroll Det må vurderes om anmodning om personkontroll, herunder begrunnelse og dokumentasjon på behovet for klarering, inneholder gradert informasjon. Informasjon om anmodende myndighet og anmodet klareringsnivå, må med hjemmel i 25 a, 2.ledd a) alltid sladdes før det eventuelt gis innsyn i dokumentet. 6.3 Utskrift av personkontrollresultater/kilderesultater Personkontrollresultater/kilderesultater vil normalt være sikkerhetsgradert BEGRENSET av NSM. For å effektivisere innsynsprosessen legger NSM til grunn at det i denne sammenheng er opp til den enkelte klareringsmyndighet å vurdere om det er mulig å avgradere utskrift av kilderesultatene som klareringsmyndigheten har mottatt fra NSM etter gjennomført personkontroll. Dersom det oppstår tvil om mulighetene for avgradering, må saken oversendes til NSM iht normal prosedyre. Opplysninger om hvorvidt det er funn eller ikke funn hos PST, er sikkerhetsgradert informasjon. Slike opplysninger skal alltid unntas med hjemmel i 25 tredje ledd bokstav b. Alle opplysninger i kildedokumentet som refererer til PST må derfor sladdes. Resultater på omspurtes nærstående må unntas etter 25 tredje ledd bokstav c. Dette gjøres ved at omspurte kun får innsyn i de sidene som omhandler ham/henne selv, og at de resterende sidene blir unntatt i sin helhet. Omspurte må imidlertid underrettes om at det ikke gis innsyn i opplysninger som omfatter tredjepersoner. Dersom det fremkommer i kilderesultatene at omspurte har pågående straffesaker/saker under etterforskning, må disse opplysningene også unntas fra innsyn i medhold av bokstav b, med mindre politiet har samtykket til at informasjonen kan frigis. Det påpekes at det må foretas en konkret vurdering i hver enkelt sak av hvorvidt det fremkommer opplysninger i kilderesultatene, utover ovennevnte opplysninger, som skal unntas fra innsyn. Side 13 av 18

14 6.4 Opplysninger fra etterretningskilder eller Politiets sikkerhetstjeneste (PST) Bestemmelsen i personellsikkerhetsforskriften 4-5 første ledd (om begrunnelse) må etter NSMs vurdering anvendes tilsvarende når det gjelder innsyn, slik at det ikke kan gis innsyn i opplysninger fra etterretningskilder eller PST uten at det er innhentet skriftlig tillatelse fra kilden. I praksis vil opplysninger fra etterretningskilder eller PST alltid kunne unntas i medhold av 25 tredje ledd bokstav b. 6.5 Informasjon fra åpne kilder Opplysninger, som klareringsmyndigheten har innhentet fra åpne kilder, bør det i utgangspunktet kunne gis innsyn i. Dette forutsetter at opplysningene gjelder omspurte selv, og at ingen av unntaksbestemmelsene i 25 tredje ledd kommer til anvendelse. Dersom informasjon fra de åpne kildene indirekte kan avsløre annen taushetsbelagt/gradert informasjon i klareringssaken, må denne informasjonen også unntas. 6.6 Merknadsfeltet i MIMIR Merknadsfeltet i MIMIR vil kunne inneholde informasjon til bruk i den interne saksforberedelsen. Opplysninger som fremgår her, kan derfor unntas i medhold av 25 a andre ledd andre punktum. Opplysninger som fremkommer i merknadsfeltet, vil uansett ofte fremgå av andre dokumenter i saken. 6.7 Anmodning fra klarerings-/klagemyndigheten om opplysninger/saksdokumenter fra politiet Det er viktig å skille mellom pågående og avsluttede straffesaker. Det vil som hovedregel kunne gis innsyn i klareringsmyndighetens brev/anmodning om opplysninger eller saksdokumenter med mindre anmodningen inneholder informasjon som må unntas fra innsyn med hjemmel i 25 a andre ledd, jf. 25 tredje ledd. NSM legger til grunn at anmodninger som gjelder en pågående straffesak vil det ikke kunne gis innsyn, med mindre politiet har åpnet for dette. 6.8 Opplysninger fra politiet vedrørende omspurte selv Hvorvidt omspurte skal få innsyn i politiets dokumenter vil det i første omgang være opp til politiet å vurdere. Det må derfor alltid rettes en henvendelse dit først. Klareringsmyndigheten må imidlertid selv, både før og etter at uttalelse er innhentet, vurdere om det kan gis innsyn i de aktuelle opplysningene. Uavhengig av politiets vurdering av forholdet, kan det tenkes at klareringsmyndigheten bør unnta dokumentene iht 25 a andre ledd, jf. 25 tredje ledd. Dersom politiet har gitt en negativ uttalelse, kan ikke klareringsmyndigheten overprøve politiets avgjørelse. En utlevering i slike sammenhenger vil kunne få betydelige konsekvenser for videre samarbeid og utlevering av opplysninger til klareringsmyndigheten. 6.9 Opplysninger fra politiet vedrørende tredjeperson Når det gjelder straffesaksdokumenter vedrørende omspurtes nærstående eller en annen tredjeperson, vil disse alltid være unntatt fra innsyn med hjemmel i 25 a andre ledd første punktum, jf. 25 tredje ledd bokstav b og/eller c. Side 14 av 18

15 6.10 Anmodning fra klarerings-/klagemyndigheten (KM) om opplysninger/saksdokumenter fra helsepersonell Hvorvidt det kan gis innsyn i klareringsmyndighetens brev i slike sammenhenger, må vurderes konkret i hver enkelt sak. Vurderingen vil måtte avhenge av detaljnivået på hva klareringsmyndigheten har bedt om av opplysninger. Dersom dokumentet inneholder opplysninger som kan si noe om klareringsmyndighetens metoder og vurderinger knyttet til saken, vil det ofte være hjemmel for å unnta fra innsyn i medhold av 25 a andre ledd første punktum, jf. 25 tredje ledd bokstav a Opplysninger/saksdokumenter fra helsepersonell Når det gjelder opplysninger gitt til klareringsmyndigheten av helsepersonell, må disse unntas fra innsyn i medhold av 25 a andre ledd første punktum, jf. 25 tredje ledd bokstav b. Omspurte bør imidlertid bli informert om at det er innhentet opplysninger fra behandler. Det foreligger en innsynsrett hos behandler etter bla pasient- og brukerrettighetsloven 5-1 og pasientjournalloven 18. Forespørsler om innsyn etter andre lover enn sikkerhetsloven må imidlertid rettes direkte til behandler. På denne måten kan behandleren ta de nødvendige forhåndsregler for å ivareta sin pasient, samt selv ha kontroll på hvilken informasjon pasienten får tilgang til Anmodning til UDI om saksdokumenter vedrørende oppholdstillatelse Det vil som hovedregel kunne gis innsyn i klareringsmyndighetens brev/anmodning om opplysninger eller saksdokumenter med mindre anmodningen inneholder informasjon som må unntas fra innsyn med hjemmel i 25 a andre ledd, jf. 25 tredje ledd Informasjon innhentet fra UDI vedrørende omspurte selv Klareringsmyndigheten må kontakte UDI for å avklare om det kan gis innsyn i de aktuelle opplysningene. Klareringsmyndigheten må selv, etter at uttalelse er innhentet, vurdere om det kan gis innsyn. Dersom UDI har gitt en negativ uttalelse, vil ikke klareringsmyndigheten overprøve UDIs avgjørelse. Dette kan få betydelige konsekvenser for videre samarbeid og utlevering av opplysninger til klareringsmyndigheten Informasjon innhentet fra UDI vedrørende nærstående Når det gjelder dokumenter vedrørende omspurtes nærstående eller en annen tredjeperson, vil disse alltid være unntatt fra innsyn med hjemmel i 25 a andre ledd første punktum, jf. 25 tredje ledd bokstav b og/eller c. Et eventuelt samtykke til innsyn fra nærstående, vil ikke kunne legges til grunn, da dette ikke kan anses som et opplyst samtykke Manuell kredittsjekk Det gis normalt innsyn, da dette er opplysninger vedkommende forutsettes å kjenne til selv Opplysninger fra Namsmannen/Statens innkrevingssentral Det gis normalt innsyn, da det må legges til grunn at dette er opplysninger som omspurte selv er kjent med eller i alle fall har mulighet til å få tak i selv. Side 15 av 18

16 6.17 Saksbehandlingsnotat Saksbehandlingsnotat blir som regel utarbeidet for den interne saksforberedelsen ved klareringsmyndigheten eller klagemyndigheten, Dette kan være f.eks. referat fra telefonsamtaler, eller saksbehandlers egne notater i forbindelse med saksbehandlingen. Slike notater kan som hovedregel unntas med hjemmel i 25 a andre ledd andre punktum. Unntak gjelder for «faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum». Det må derfor foretas en konkret vurdering av innholdet i notatet ved avgjørelsen om det kan gis helt eller delvis innsyn. Ofte vil slike notater omhandle opplysninger gitt til klareringsmyndigheten av andre enn omspurte selv, f.eks. autorisasjonsansvarlig, sikkerhetsleder, nærstående e.l. I slike tilfeller vil det som utgangspunkt være hjemmel i 25 tredje ledd bokstav b for å gjøre unntak fra innsyn Henvendelse fra anmodende myndighet med spørsmål om saksbehandlingstid/prioritet Normalt gis innsyn i sladdet og avgradert versjon av dokumentet, med mindre henvendelsen inneholder informasjon som bør unntas med hjemmel i 25 a andre ledd, jf. 25 tredje ledd Innkalling til sikkerhetssamtale Dette dokumentet er sendt ut til omspurte i forbindelse med saksbehandlingen, og det er derfor ikke noe i veien for at vedkommende får innsyn i dokumentet. Eksemplaret det gis innsyn i må imidlertid avgraderes Forberedelse til sikkerhetssamtale Dokumentet er et internt dokument, og unntas fra innsyn i medhold av 25 a andre ledd andre punktum, eller med hjemmel i 25 a andre ledd, jf. 25 tredje ledd bokstav a Opptak fra sikkerhetssamtale Omspurte har krav på å få se opptak fra sikkerhetssamtalen jf 25a 1 ledd 2.punktum. Sikkerhetshensyn taler for at det ikke blir sendt kopi av opptaket, da dette kan åpne for misbruk. I forarbeidene til bestemmelsen 8 pekes det særlig på faren for at samtalen og de metodene sikkerhetstjenesten benytter i denne forbindelse, skal bli alminnelig kjent og gjenstand for analyse, dersom en omspurt får kopi av opptaket av sikkerhetssamtalen. NSM legger til grunn at de samme hensyn gjør seg gjeldende når det gjelder referatet fra sikkerhetssamtalen. Innsyn i sikkerhetssamtalen gis derfor ved personlig oppmøte hos klareringsmyndigheten. Dersom omspurte ønsker å se opptaket sammen med en fullmektig/advokat og denne personen ikke var med på samtalen, må klareringsmyndigheten imidlertid på forhånd vurdere om fullmektigen kan gis innsyn i hele opptaket. Det kan gjøres unntak for deler av opptaket, under henvisning til unntak i sikkerhetsloven 25 tredje ledd, eksempelvis der opptaket inneholder sikkerhetsgradert informasjon, med mindre fullmektigen/advokaten er klarert og autorisert Referat fra sikkerhetssamtale Omspurte gis innsyn i referatet, men må av sikkerhetshensyn møte opp hos klareringsmyndigheten for å lese det der. Sikkerhetshensyn taler for at det ikke blir sendt kopi av referatet, da dette kan åpne for 8 Ot.prp.nr.59 ( ) s Side 16 av 18

17 misbruk. I forarbeidene til 25 a tredje ledd 9 pekes det særlig på faren for at samtalen og de metodene sikkerhetstjenesten benytter i denne forbindelse, skal bli alminnelig kjent og gjenstand for analyse, dersom en omspurt får kopi av opptaket av sikkerhetssamtalen. NSM legger til grunn at de samme hensyn gjør seg gjeldende når det gjelder referatet fra sikkerhetssamtalen Intern samtidig begrunnelse Dette er et dokument utarbeidet for den interne saksforberedelsen, og unntas fra innsyn i medhold av sikkerhetsloven 25 a andre ledd andre punktum. Se for øvrig punkt 3 ovenfor om interne dokumenter Klareringsbevis I henhold til personellsikkerhetsforskriften 4-6 andre ledd andre punktum, kan klareringsbevis ved tjenstlig behov utlånes i kortere perioder. Dette er for å unngå misbruk av dokumentet. Innsyn kan gis i en sladdet versjon slik at det ikke kan misbrukes Klage fra omspurte Dette dokumentet er fremsendt av omspurte selv eller fullmektig/advokat i forbindelse med saksbehandlingen, og det er derfor ikke noe i veien for at vedkommende får innsyn i dokumentet. Eksemplaret det gis innsyn i må imidlertid avgraderes Foreløpig forvaltningsmelding Dette dokumentet er sendt ut til omspurte i forbindelse med saksbehandlingen, og det er derfor ikke noe i veien for at vedkommende får innsyn i dokumentet. Eksemplaret det gis innsyn i må imidlertid avgraderes Ytterligere informasjon fra omspurte Innsyn gis normalt i sladdet og avgradert versjon. Det må imidlertid alltid vurderes konkret om underretningen inneholder opplysninger som bør unntas fra innsyn med hjemmel i sikkerhetsloven 25 a, jf Underretning til anmodende myndighet om avgjørelse i klareringssak Innsyn gis normalt i sladdet og avgradert versjon. Det må imidlertid alltid vurderes konkret om underretningen inneholder opplysninger som bør unntas fra innsyn med hjemmel i sikkerhetsloven 25 a, jf Særskilt skriv til autorisasjonsansvarlig Ovennevnte skriv omfatter opplysninger gitt i medhold av sikkerhetsloven 20 siste ledd siste punktum. Ofte vil et slikt skriv inneholde opplysninger som omspurte selv er kjent med, mens det i andre tilfeller vil være grunn til å unnta opplysningene fra innsyn med hjemmel i sikkerhetsloven 25 a, jf. 25. Innsyn i slike skriv må vurderes konkret av klareringsmyndigheten/klagemyndigheten ut fra innholdet i dokumentet. 9 Ot.prp.nr.59 ( ) s Side 17 av 18

18 6.30 Underretning til omspurte om avgjørelse i klareringssak Dette dokumentet er sendt ut til omspurte i forbindelse med saksbehandlingen, og det er derfor ikke noe i veien for at vedkommende får innsyn i dokumentet. Eksemplaret det gis innsyn i må imidlertid avgraderes Klageoversendelsesbrev fra klareringsmyndighet til klageinstans Dersom det er snakk om et rent oversendelsesbrev, bør det i utgangspunktet ikke være noe til hinder for at omspurte gis innsyn i dokumentet. I de tilfeller der oversendelsesbrevet er formulert som en intern samtidig begrunnelse, eller i vesentlig grad inneholder den samme informasjonen/de samme vurderingene, vil det kunne gjøres unntak fra innsyn med hjemmel i 25 a andre ledd andre punktum Underretning fra klageinstans til klareringsmyndighet om resultat i klagesak Dersom det er snakk om et rent oversendelsesbrev, bør det i utgangspunktet ikke være noe til hinder for at omspurte gis innsyn i dokumentet. I de tilfeller der oversendelsesbrevet er formulert som en intern samtidig begrunnelse, eller i vesentlig grad inneholder den samme informasjonen/de samme vurderingene, vil det kunne gjøres unntak fra innsyn med hjemmel i 25 a andre ledd andre punktum EOS-korrespondanse Hvorvidt det kan gis innsyn i opplysninger som fremkommer av korrespondanse mellom EOS-utvalget og klareringsmyndigheten/klagemyndigheten, må vurderes konkret ut fra innholdet i de aktuelle dokumentene. Dersom dokumentet er utstedt av EOS utvalget, må det bes om at EOS-utvalget vurderer muligheten for å gi innsyn, herunder muligheten for avgradering iht forskrift om informasjonssikkerhet Dette må skje skriftlig for å sikre notoritet rundt vurderingene Dokumentliste NSM legger til grunn at det må utarbeides en egen dokumentliste i forbindelse med behandlingen av innsynssaken. Dersom tittelen i et dokument inneholder informasjon som skal unntas etter 25 a må denne ikke benyttes i dokumentlisten. Side 18 av 18