Rapportering av status på forvaltningsrevisjonsprosjekter pr i forhold til planen for forvaltningsrevisjon

Transkript

1 Til: Kontrollutvalget Fra: Bergen Kommunerevisjon Dato: Rapportering av status på forvaltningsrevisjonsprosjekter pr i forhold til planen for forvaltningsrevisjon Det vises til plan for forvaltningsrevisjon for perioden som ga en oversikt over aktuelle prosjekttemaer. Kontrollutvalget har prioritert prosjekter på bakgrunn av planen, og har videre innenfor delegert myndighet fra Bystyret fortløpende vurdert nye risikoområder og prosjektforslag. Kommunerevisjonen har fulgt opp Kontrollutvalgets prioriteringer og bestillinger, også utenfor den vedtatte forvaltningsrevisjonsplanen. Kontrollutvalget er pålagt av Bystyret, til å legge frem årlig status på forvaltningsrevisjonsplanen til Bystyret. Kommunerevisor ønsker derfor å fremlegge en statusrapport over bestilte prosjekter, herunder oversikt over hvilke prosjekter som er ferdigstilt, planlagt tidspunkt for ferdigstillelse av prosjekter som er i arbeid, samt innspill til hvilke prosjekter fra forvaltningsrevisjonsplanen som Bergen kommunerevisjon vil anbefale blir prioritert i den resterende planperioden frem til I tillegg vil vi gi en oversikt over hvilke prosjekter som vi ut fra vesentlighet og risiko ikke vil anbefale blir prioritert i den resterende planperioden. Kommunerevisjonen hadde et planleggingsseminar i mai 2011, hvor vi diskuterte forvaltningsrevisjonsplanen og hvordan vi ønsker å prioritere i forhold til denne. Etter Kommunerevisjonens opplegg lages det prosjektskisser som utdyper problemstillingene og angir mulige revisjonskriterier. Disse prosjektskissene danner så grunnlaget for Kontrollutvalgets bestilling. I det videre vil det gis oversikt over forvaltningsrevisjonsprosjektene ihht. vedtatt forvaltningsrevisjonsplan. Deretter vil prosjektene som er bestilt utover forvaltningsrevisjonsplanen, og som ikke er ferdigstilte bli omtalt. Vi viser til siste årsmelding fra Kommunerevisjonen for å få en fullstendig oversikt over alle forvaltningsrevisjonsprosjektene som har blitt levert tidligere. 1. Lønn. Fullmaktstruktur Her er det laget prosjektskisse, og vi vil sette i gang arbeidet høsten Vi regner med å få prosjektet ferdigstilt i løpet av vinteren Årsaken til at dette prosjektet først blir gjennomført nå skyldes at innføring av det nye lønnssystemet har vært utsatt flere ganger og først ble tatt i bruk nå i Det har kommet tilbakemeldinger fra ulike brukergrupper om at det har vært en del utfordringer. Vi anser derfor at dette området har relativt høy vesentlighet og høy risiko. Området er i planen vurdert til å ha middels risiko og høy vesentlighet. 1

2 2. Nytt lønns- og personalsystem. Vurdering av rutiner Jf. prosjektområde 1. Disse to prosjektområdene er slått sammen. 3. Finansreglementet i Bergen kommune Dette prosjektet ble levert i tidlig 2011, jf. vår rapportering i kontrollutvalgssak 3-11 og kontrollutvalgets senere rapportering i bystyresak Området var i planen vurdert til å ha middels risiko og vesentlighet. 4. Rapporteringsrutiner fra KFene til byråd og bystyre Dette området er i plan for forvaltningsrevisjon klassifisert med middels risiko og vesentlighet. Kommunerevisjonen har ikke planlagt å prioritere prosjektet i denne planperioden. 5. Klassifisering og bokføring av drifts- og investeringsutgifter i kommunen Bergen kommunerevisjon har laget prosjektskisse, og vi vil, med mindre at Kontrollutvalget ikke har innsigelser, sette i gang arbeidet høsten Vi regner med å få resultatet av våre undersøkelser rapportert i løpet av vinteren Området er i planen vurdert til å ha høy risiko og middels vesentlighet. 6. Budsjetteringsrutiner Dette prosjektet ble levert tidlig i 2011, jf. vår rapportering i kontrollutvalgssak og kontrollutvalgets senere rapportering i bystyresak Området var i planen vurdert til å ha høy risiko og vesentlighet. 7. Koordinering av kommunale tjenester overfor barn og unge med psykiske helseproblemer Arbeidet var påbegynt, men ble så utsatt av Kontrollutvalget i september Dette skyldtes at det nylig var avgitt to rapporter om temaet, noe som har initiert endringsprosesser i kommunen på området. Vi avventer derfor dette prosjektet til endringene i Bergen kommune har kommet på plass. Dette prosjektet er planlagt igangsatt igjen høsten Kostnadssammenstilling private vs. offentlige sykehjem Det er gjort prosjekt tidligere på dette området. Området er i planen vurdert til å ha middels risiko og vesentlighet. Kommunerevisjonen har ikke planlagt å prioritere prosjektet i denne planperioden. 9. Vedtakspraksis ved forvaltningsenhetene Her vil Kommunerevisjonen lage en egen prosjektskisse på dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Dette vil gjøres i løpet av høsten Vi regner ikke med oppstart av prosjektet før i Bruk av tvang overfor rusmisbrukere Prosjektet ble levert i 2010, jf. vår rapportering i kontrollutvalgsak og kontrollutvalgets senere rapportering i bystyresak Prosjektet var i planen vurdert til å ha høy risiko og vesentlighet. 11. Juridisk kvalitetssikring i byggesaksavdelingen Dette området er noe er noe berørt i prosjekt 12, samt et prosjekt fra byggesaksavdelingen som gikk på ulovelig oppføring i strandsonen. Området vil ikke bli ytterligere prioritert i planperioden. Området var i planen vurdert til å ha høy risiko og middels vesentlighet. 12. Effektivitet i saksbehandlingen i byggesaksavdelingen Prosjektet ble levert i 2010, jf. vår rapportering i kontrollutvalgssak og kontrollutvalgets senere rapportering i bystyresak Området var i planen vurdert til å ha høy risiko og middels vesentlighet. 13. Intern kontroll i Etat for byggvedlikehold Prosjektet er sendt på høring, og vil bli rapportert til Kontrollutvalget høsten Området er i planen vurdert til å ha høy risiko og middels vesentlighet. 2

3 14. Bruk av prosjektregnskap Området inngår i prosjekt 5, hvor det er laget prosjektskisse, jf. foran. 15. Boligetatens boligsosiale tiltak Prosjektet er i sluttfasen, og rapportering vil skje i løpet av høsten Området var i planen vurdert til å ha middels risiko og høy vesentlighet. 16. Tilsyn med internkontrollen i bybaneprosjektet Kommunerevisjonen har ikke gjennomført et prosjekt på dette området. Jf. at det var etterspurt en prosjektskisse omkring dette temaet i Da orienterte Kommunerevisjonen Kontrollutvalget om en fersk rapport fra PWC vedrørende internkontrollen i bybaneprosjektet. (PWCs rapport var utarbeidet på oppdrag fra daværende byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling.) Med utgangspunkt i rapporten som allerede forelå ga kommunerevisjonen i prosjektskissen til Kontrollutvalget uttrykk for at " det på det nåværende tidspunkt ikke vil være fornuftig bruk av ressurser å igangsette et forvaltningsrevisjonsprosjekt på dette området." Et annet moment som ble vektlagt i prosjektskissen var for øvrig at ansvaret for bybaneprosjektet i nær fremtid skulle overføres fra Bergen kommune til Hordaland fylkeskommune. Prosjektet foreslås tatt ut av listen, da det ikke lenger er aktuelt. Ansvaret for drift av bybanen ligger hos fylkeskommunen. Åpning av bybanen var Inernkontroll innenfor kultur, idrett og næring Vi laget en prosjektskisse våren Prosjektet er i gang, og revisjonen regner med at prosjektet blir ferdigstilt våren Området var i planen vurdert til å ha høy risiko og middels vesentlighet. 18. Rutiner i forbindelse med utbyggingsprosjekter i idrettssektoren Bergen kommunerevisjon har gjennomført et generelt prosjekt på området offentlige anskaffelser, hvor blant annet idrettssektoren var gjenstand for revisjon, jf. vår rapportering i kontrollutvalgssak og kontrollutvalgets senere rapportering i bystyresak I tillegg tas problemstillingen opp under prosjektområde Bergen kommunes ivaretakelse av opplæringslovens krav om tilpasset undervisning Et prosjekt som omfattet både dette området og område 20 ble levert i 2010, jf. prosjektområde 20 og vår rapportering i kontrollutvalgssak og kontrollutvalgets senere rapportering i bystyresak Området var i planen vurdert til å ha middels risiko og høy vesentlighet. 20. PPT tjenesten og spesialundervisning Som nevnt i forrige punkt er det utført et prosjekt som også delvis omfattet dette området. Området var i planen vurdert til å ha høy risiko og vesentlighet. 21. PPT tjenestens bidrag i kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling i skolen Området er i planen vurdert til å ha høy risiko og middels vesentlighet. Dersom vi har ressurser til å starte opp dette prosjektet i løpet av 2012, vil vi gjøre det. 22. Arkivrutiner ved skolene Dette området er i planen vurdert til å ha middels risiko og vesentlighet. Revisjonen har ikke planlagt å prioritere området i denne planperioden. 23. Bemanning i barnehagene Økt barnehageutbygging jf. lovkravet om full barnehagedekning, har medført økt risiko på dette området. Området lå fra før inne i planen med middels risiko og høy vesentlighet. Det er ikke laget prosjektskisse for dette området, men det vil bli gjort, og prosjektet vil bli prioritert i Sammenligning av skolens administrasjonskostnader Også dette området er i planen vurdert til å ha middels risiko og vesentlighet. Revisjonen har ikke lagt opp til å prioritere området i denne planperioden. 3

4 25. Rutiner for habilitet Det er kommet en tilleggsbestilling fra Kontrollutvalget vedrørende habilitetsundersøkelse - Bergen og Omland Havnevesen. Prosjektet kommer delvis inn under temaområdet. Vi regner med at prosjektet vil bli ferdigstilt høsten Rutiner for å sikre at Bystyrets vedtak blir fulgt opp Bergen kommunerevisjon lager her en prosjektskisse, og prosjektet er planlagt ferdigstilt i løpet av Vurdering av kommunens IKT system med hensyn til håndtering av personoppplysninger Dette prosjektet ble levert i 2009, jf. vår rapportering i kontrollutvalgssak og kontrollutvalgets senere rapportering i bystyresak Kvalitet i saksbehandlingen og klagesaksbehandlingen Jf. prosjekt 19, da dette var et delvis overlappende prosjekt. Det er ikke lagt opp til noen ytterligere prioritering av dette området i planperioden. 29. Offentlige anskaffelser Bergen kommunerevisjon leverte våren 2011 et prosjekt vedrørende offentlige anskaffelser innenfor ulike resultatenheter, jf. kommentarer under punkt 18. I tillegg planlegges det å se nærmere på en av de største kommunale investeringer som gjøres av Bergen kommune. Forslaget fra Kommunerevisjonen er at vi i løpet av 2012 ser nærmere på prosjekteringen og anskaffelsene som er gjort i forbindelse med for eksempel byggingen av den nye svømmeanlegget "Helleren". 30. Overordnet vurdering av styringssystem Bergen kommunerevisjon har laget en prosjektskisse, men da kommunens arbeid med "balansert målstyring" fremdeles er i innkjøringsfasen hos enkelte enheter planlegger vi oppstart av prosjektet først på høsten Kommunens utnytting av statlige tilskuddsordninger Jf. område 17. Her vil revisjonen også komme inn på problemstillingen vedrørende kommunes utnytting av statlige tilskuddsordninger innenfor kultur og idrett. 32. Hvordan etterleves FNs barnekonvensjon i Bergen kommune Prosjektet ble levert i 2010, jf. vår rapportering i kontrollutvalgssak og kontrollutvalgets senere rapportering i bystyresak Tolkning av offentlighetsloven Området er i planen vurdert til å ha middels risiko og vesentlighet. Vi har ikke planlagt å prioritere et prosjekt på området i denne planperioden. 34. Samarbeid på tvers av byrådsavdelinger: barnevern, PPT, psykisk helse, skolehelse, BUP Det er ikke påbegynt arbeid med et prosjekt på dette området. Prosjekt på område 7 vil være et overlappende prosjekt. Dette prosjektet er planlagt igangsatt høsten 2012, jf. foran. 35. Oppfølging av bystyrevedtak fattet i forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjekt Det er sendt ut brev til utvalgte byrådsavdelinger og svarbrev er mottatt fra de fleste. Planlagt ferdigstillelse i oktober 2011 for siste års vedtak. 36. Vurdering av Bergen kommunes miljøfyrtårnsatsing Også dette området er i planen vurdert til å ha middels risiko og vesentlighet. Det er ikke lagt opp til å prioritere området i denne planperioden. 4

5 Følgende prosjekter har vært i bestilling fra perioden før revisjonsplanen fra 2009 a. Overordnet vurdering av intern kontroll Prosjektet ble startet opp 2008 ved implementering av Descartes revisjonsverktøy. I dag er Decartes implementert, og brukes på alle oppdrag med unntak av de aller minste legatene. Dokumentasjonen finnes i revisjonsverkøyet Decartes, og blir kvalitetskontrollert av NKRF. Her kommer vi ikke til å utarbeide noen egen rapport. b. Helhetlig gjennomgang av resultatenhet Kommunerevisjonen har gjennomgått 6 av de 13/14 enheter som var bestilt av Kontrollutvalget. Det er avgitt 6 revisjonsrapporter til gjennomgåtte resultatenheter. Felles rapport (delrapport) etter gjennomgangen vil bli avgitt med planer om utkast til høring før Arbeidet fortsetter i 2011 med gjennomgang av de resterende enhetene. c. Kemnerens inkassovirksomhet Her foreligger det ikke noe egen prosjektskisse, men revisjonen har laget et notat til Kontrollutvalget. I dette notatet ber vi Kontrollutvalget ta stilling til om prosjektet fremdeles er ønskelig, da PWC nylig har gjennomført et prosjekt på området uten å avdekke vesentlige mangler på lover og regler vedrørende kemnerens virksomhet. Andre revisjonsprosjekter (og undersøkelser) bestilt i 2010 Sak 14/10 Forvaltningsrevisjon av Bergen og Omland Havnevesen (BOH) - (oppstartsendring tatt til etterretning i sak 38/10) Kommunerevisjonen hadde oppstartsmøte med BOH den 22. april Prosjektet startet opp i september 2010, og del-rapport 1 er planlagt ferdigstilt høsten Dette har vært et utfordrende prosjekt da BOH har vært i en sårbar situasjon etter bl.a. skifte av 5 direktører, samt den svært spesielle varslingssaken ved BOH. Det har vært utfordringer med hensyn til datafangst, samt å få verifisert intervjuer. Del-rapport 2 regner vi med skal være klar vinteren Sak Fellesprosjekt rettet mot NAV Prosjektet har bakgrunn i forespørsel fra Trondheim kommunerevisjon om å være med på et samarbeid om en forvaltningsrevisjon rettet mot NAV. I tillegg til Trondheim kommunerevisjon var også Riksrevisjonen og Oslo kommunerevisjon allerede med på samarbeidet. Kontrollutvalget stilte seg positiv til Bergen kommunerevisjons deltakelse i prosjektet, jf det at kontrollutvalget i sak tok fremlagt prosjektskisse til orientering. Etter gjennomarbeiding av problemstillinger og intervjuguider avviklet Bergen kommunerevisjon og Riksrevisjonen felles oppstartsmøte med representanter for NAV Hordaland, Byrådsavdeling for helse og inkludering (BHI) samt statlige og kommunale ledere ved kommunens NAV - kontor. Felles intervjurunde ved 3 utvalgte NAV - kontor ble gjennomført i januar og februar 2011, mens avsluttende intervjuer med ledelsen i NAV Hordaland og BHI ble utført i månedsskiftet juni-juli Det er i hovedsak rapporteringsarbeid som gjenstår for dette prosjektet, dvs. rapportskriving, høringsprosess overfor revidert enhet og presentasjon av rapport i kontrollutvalget. Når det gjelder selve skrivearbeidet forventes dette å bli arbeidskrevende grunnet et omfattende datamateriale som skal innarbeides og analyseres i rapporten. 5

6 I utgangspunktet var det satt av rundt 1000 timer på dette prosjektet. Vurdert ut fra foreløpig tidsbruk regner vi imidlertid med at det vil medgå flere timer på dette prosjektet da prosjektet er blitt mer omfattende. Medvirkende årsaker her er en tidkrevende prosess revisjonsenhetene imellom for å komme frem til omforente problemstillinger og intervjuguider, at prosjektet har blitt et opplæringsprosjekt i større grad enn forventet og at omfanget av intervjuer ble noe større enn opprinnelig tenkt grunnet todelt organisering og ledelse også i mottaksfunksjonen ved NAV - kontorene. Med en prosjektmedarbeider mindre i rapporteringsfasen (fødselspermisjon) og andre arbeidsoppgaver som vil måtte prioriteres parallelt vil det ikke være realistisk å få ferdigstilt rapporten i Sannsynlig tidspunkt for ferdigstilling antas å være i første halvdel av Sak Selskapskontroll Det er startet opp et prosjekt her ihht. notat til kontrollutvalget av Prosjektet er blitt forsinket på grunn av langtidssykemelding, men vil bli videreført høsten Vi regner med at rapportering til kontrollutvalget kan skje våren Kommunerevisjonen har innhentet dokumenter fra selskapene som er underlagt selskapskontroll etter kommuneloven, og er i gang med å lage en generell rapport for gjennomgang av årene 2009 og Dokumentasjonen viser at selskapene i all hovedsak har rene revisjonsberetninger, at regnskapene er avlagt rettidig, og at generalforsamlinger er avholdt innenfor aksjelovens frister. Ut fra en vesentlighetsvurdering vil det kunne være interessant å se nærmere på fem av selskapene: Bergen Bydrift AS, Bergen Kino AS, Bergen Tomteselskap AS, Bergen Parkering AS og BIR AS. Vurderingen er basert på følgende kriterier: -Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere og samfunnsmessige ansvar -kommunens eierandel og motiv for eierskapet -økonomisk gevinst - og tapspotensiale Planen er å bli ferdig med eierskapskontrollene vinteren Oppsummering Av de opprinnelige 36 prosjektene i plan for forvaltningsrevisjon regner vi med at ca prosjekter vil bli gjennomført i denne planperioden (ca 77 %) inkl. en del overlappende prosjekt, jf. ovenfor. I tillegg er det i perioden blitt gjennomført flere prosjekter etter uforutsette ekstrabestillinger fra Kontrollutvalget. I årsmeldingen for revisjonsåret var det pr rapportert at 9 forvaltningsrevisjonsprosjekt var ferdigstilt i planperioden. Tidligere år har det i gjennomsnitt vært ferdigstil 3-4 prosjekter pr. år. I våre prioriteringer av prosjekter i perioden har vi prøvd å vektlegge vurderinger av vesentlighet og risiko. Pr. i dag har vi ansatt fem revisorer i Bergen kommunerevisjon som hovedsakelig arbeider med forvaltningsrevisjon. Men også regnskapsrevisorer blir brukt i en del av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Kommunerevisjonen har dessuten rammeavtaler til innkjøp av bistand innenfor både forvaltningsrevisjon og juridiske tjenester. 6

7 I forbindelse med at planperioden for nåværende plan for forvaltningsrevisjon snart utløper, vil Bergen kommunerevisjon i løpet av høsten 2011 sette i gang arbeid med å lage et utkast til ny plan for neste 4-års periode ( ). Også denne planen vil involvere innspill fra politikerne over hva de anser som vesentlige og risikofylte områder i Bergen kommune. Utover det som er nevnt foran regner vi med å fortløpende måtte prioritere eventuelle uforutsette prosjekter som kontrollutvalget setter i bestilling. Fremstillingen over er ment å være Bergen kommunerevisjons oversikt over status på forvaltningsrevisjonsprosjekter, samt oversikt over gjenstående prosjekter som ønskes prioritert i den gjenværende planperioden frem til utgangen av 2012 ut fra vår risikovurdering. Bergen kommunerevisjon ønsker gjennom arbeidet med forvaltningsrevisjon å være på vakt for fellesskapets verdier, der vi utøver demokratisk kontroll og tilsyn med bruken av byens ressurser. Vi mener at vi med dette arbeidet bidrar til økt trygghet, innsikt og velferd for både innbyggere, folkevalgte og ansatte i Bergen kommune, og dette ønsker vi å fortsette å gjøre. Bergen, 8. september 2011 Monika Amundsen kommunerevisor 7