HÅNDBOK FOR KVALITETSUTVIKLING

Transkript

1 1 av 23 HÅNDBOK FOR KVALITETSUTVIKLING DEL I: SYSTEMHÅNDBOK REVIDERT UTGAVE VEDTATT AV HØGSKOLESTYRET

2 2 av 23 INNHOLD DEL I: 1. OPPBYGGING OG GYLDIGHETSOMRÅDE GYLDIGHETSOMRÅDE OPPDATERING GODKJENNING 6 2. ORGANISASJON OG LEDELSESANSVAR PRESENTASJON AV HØGSKOLEN I ÅLESUND ORGANISASJONSKART ADMINISTRATIV ORGANISERING FAGLIG ORGANISERING UTVALGSSTRUKTUR VED HØGSKOLEN I ÅLESUND LEDERANSVAR STYRETS ANSVAR GENERELT LEDERANSVAR ANSVARSOMRÅDER FOR NØKKELPERSONELL OG UTVALG NØKKELPERSONELL UTVALG HØGSKOLENS KVALITETSPOLITIKK HØGSKOLENS VISJON OVERORDNA MÅL 14 3 KVALITETSUTVIKLINGSSYSTEMET BESKRIVELSE AV SYSTEMET DOKUMENTASJON ANSVAR FOR UTARBEIDELSE OG GODKJENNING UTFORMING OG TILGJENGELIGGJØRING AV SYSTEMDOKUMENTASJON REVISJON OG ARKIVERING AV SYSTEMDOKUMENTASJON BRUK AV SYSTEMET RESSURSBRUK GENERELT PERSONALRESSURSER MATERIELLE RESSURSER TJENESTEUTVIKLING OG MARKEDSFØRING VIRKSOMHETSPLAN SPESIFIKASJON AV FAG, UNDERVISNING OG EVALUERING KOMMUNIKASJON MARKEDSFØRING SIKRING AV DIGITAL INFORMASJON OG DOKUMENTER 22 4 REVISJONSOVERSIKT PROSEDYRER JFR P SYSTEMHÅNDBOK FOR KVALITETSUTVIKLING

3 3 av 23 Handbok for kvalitetsutvikling for Høgskolen i Ålesund består av Systemhåndbok som utgjør DEL I Prosedyrehåndbok som utgjør DEL II Systemhåndboken er hoveddokumentet i kvalitetsdokumentasjonen for Høgskolen i Ålesund. Prosedyrehåndboken inneholder mer konkrete retningslinjer for arbeidet på ulike kvalitetsområder, samt de viktigste stillingsinstrukser og mandater. System for kvalitetsutvikling ved Høgskolen i Ålesund er basert på følgende kjernedokumenter: Lov om universiteter og høyskoler (Lov av , i kraft fra ) 1 Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning (Forskrift av ) Rundskriv F datert med merknader til forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning Kriterier for evaluering av universiteters og høgskolers kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten" (Vedtatt av NOKUT ) Strategiplan for Høgskolen i Ålesund NS-ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsutvikling - Krav NS-ISO 9004:2000 Systemer for kvalitetsutvikling - Retningslinjer for kvalitetsforbedringer NS-ISO Retningslinjer for revisjon av kvalitetssystemer Kvalitetshåndboken omfatter maritim utdanning, basert på konvensjonen STCW og retningslinjer fra Nautical Institute 3. Kvalitetssystemet skal ikke bare sikre kvalitet, men også bidra til å utvikle høgskolen. Begrepet kvalitetsutvikling er derfor benyttet i stedet for kvalitetssikring. 1 I det følgende omtales denne loven som UH-loven. 2 Se definisjon under Noen sentrale begreper på neste side. 3 Se definisjon under Noen sentrale begreper på neste side.

4 4 av 23 Noen sentrale begreper Systemhåndboken gir en overordnet beskrivelse av høgskolens kvalitetssystem. Prosedyrehåndboken er en samling av våre prosedyrer, stillingsinstrukser og mandater Prosedyre: Et dokument som beskriver hva, hvem og i hvilken rekkefølge. En instruks: Et dokument som beskriver innholdet i og hvordan en skal utføre en oppgave. Den er ofte knyttet til en prosedyre. Læringsutbytte: De kunnskaper, ferdigheter og generell kompetanse en kandidat forventes å ha (skal ha) ved avsluttet studium eller fag. NOKUT ( er et uavhengig, statlig organ som skal kontrollere og bidra til å utvikle kvaliteten på høyere utdanning og fagskoleutdanning i Norge. Nautical Institute ( is the international professional body for qualified seafarers and others with an interest in nautical matters. STCW 95: ( er den internasjonale konvensjon om normer for opplæring, sertifikater og vakthold for sjøfolk av 1978, revidert i juli 1995.

5 5 av OPPBYGGING OG GYLDIGHETSOMRÅDE Systemhåndboken er inndelt i fire kapitler. 1.1 Gyldighetsområde UH-lovens 1-6 pålegger universiteter og høgskoler å ha tilfredsstillende internt system for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. I KDs forskrift og rundskriv fra gis retningslinjer om krav til kvalitetssikringssystem. Kravet omfatter alle prosesser som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avslutning av studiet. NOKUT har i tillegg gitt en referanseramme for hvilke aspekter ved utdanningen et kvalitetssystem er ment å dekke. Disse er som følger: Kunnskap og studiekultur som har et høyt faglig nivå, og er i overensstemmelse med anerkjente vitenskapelige, pedagogiske og etiske prinsipper. Institusjonen skal kvalitetssikre at studienes innhold er dekkende for å nå definerte læringsmål, og at kvalifikasjoner studiene gir framgår av studieplanen. Institusjonen skal kvalitetssikre at undervisning, faglig veiledning og praksisstudier har tilstrekkelig omfang og god kvalitet. Studiene skal gjennomføres av kvalifisert personale med læringsformer som er variert og hensiktsmessig for å nå læringsmålene. Vurderings- og prøveformer skal sikre det faglige nivået ved studiet, være rimelige og rettferdige og bedømme studentenes oppnåelse av gitt læringsutbytte. Institusjonen skal sikre at det er god administrativ støtte rundt studiene og god informasjon til studentene. Studiene skal foregå i et godt fysisk og psykososialt læringsmiljø. Kvalitetssystemet er bygd opp for å sikre og utvikle disse kvalitetene gjennom: Å stimulere til deltakelse i kvalitetsarbeidet gjennom god informasjonsflyt og gode demokratiske prosesser Forankre kvalitetsarbeid i ledelsen på alle nivå i organisasjonen og sørge for at ansvarsforhold er klare og entydige. Innhente, analysere og vurdere informasjon fra evalueringer og undersøkelser blant studenter, faglærere og eksterne aktører for å kunne bruke resultatene til å utvikle studiekvalitet. Bruke kvalitetssystemet for å bidra til god ressursstyring og prioriteringer ved institusjonen. I forbindelse med revisjon av STCW-95 kreves det at alle utdanningsinstitusjoner som gir sertifikatrettet utdanning for norske sjøfolk må kvalitetssikre utdanningen. Når det gjelder maritim utdanning, er det spesielt tatt hensyn til de krav som er satt i STCW-95 og retningslinjer fra Nautical Institute.

6 6 av Oppdatering Kvalitetshåndboken vil bli oppdatert kontinuerlig og minst en gang i året. Deler som er blitt revidert skal føres opp under revisjonsoversikten. Dette gjelder alle kvalitetsrelaterte dokumenter. 1.3 Godkjenning Revidert systemhåndbok skal godkjennes av styret ved Høgskolen i Ålesund. Eventuelle justeringer eller oppdateringer godkjennes av rektor.

7 7 av ORGANISASJON OG LEDELSESANSVAR 2.1 Presentasjon av Høgskolen i Ålesund Høgskolen i Ålesund ble etablert i 1994 ved en sammenslåing av Sjukepleierhøgskolen i Ålesund, Møre og Romsdal ingeniørhøgskole og Møre og Romsdal fiskeritekniske høgskole. Høgskolen har ca 2000 studenter og ca 200 ansatte. Høgskolen har følgende mastergradstudier: Ingeniørfag Produkt- og systemdesign Skipsdesign Høgskolen har følgende bachelorgradsstudier: Ingeniørstudium: Automatiseringsteknikk Data Bygg, Produkt- og systemdesign Skipsdesign Nautikk Shipping og logistikk Sykepleie Bioingeniør Marine og biologiske fag Eksportmarkedsføring Økonomi og administrasjon Handels og serviceledelse Innovasjonsledelse og entreprenørskap Internasjonal logistikk Høgskolen har et bredt spekter av kortere utdanninger og videreutdanninger innen de forskjellige fagområdene. Høgskolen samarbeider med både norske og internasjonale høgskoler og universiteter innenfor de forskjellige fagområdene hvor det tilbys studietilbud. For en fullstendig oversikt over alle studietilbud ved Høgskolen i Ålesund, se

8 8 av Organisasjonskart Administrativ organisering Faglig organisering

9 9 av Utvalgsstruktur ved Høgskolen i Ålesund

10 10 av Lederansvar Styrets ansvar Styrets ansvar etter UH-loven: 9-1 pkt.1. Styret som faglig kontrollorgan: "Styret er det øverste organet ved institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet". 9-2 pkt.1. Styret som strategisk organ: "Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnede myndigheter for sektoren og institusjonen". 9-2 pkt. 2. Styret som økonomisk forvaltningsorgan: "Styret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med bestemmelser om dette gitt av overordnet myndighet, og etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak". 9-2 pkt. 5. Styret som rapporteringsorgan til departementet: "Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene av virksomheten og legge fram forslag budsjett for kommende år" Generelt lederansvar Utøvelsen av funksjoner og gjennomføringen av aktiviteter for å sikre ønsket kvalitet følger de faglige og administrative linjer i organisasjonen. Det hviler likevel stort ansvar og stor frihet i utforming og praktiske løsninger på den enkelte faglige tilsatte. Dette er i tråd med institusjoners frihet i undervisning og forskning. Høgskolen ledes av valgt rektor som sammen med administrerende direktør har ansvaret for den daglige ledelsen av institusjonen. Samtlige ledere ved Høgskolen i Ålesund er ansvarlige for: At virksomheten innenfor ens ansvarsområde er formålstjenlig organisert og drives i samsvar med lover og regler. At personalet innenfor ens ansvarsområde gis nødvendig og formålstjenlig opplæring, og gis anledning til faglig utvikling. At de enkelte fagmiljø innehar tilstrekkelig kompetanse til å løse de oppgaver de er pålagt. At kvalitetssikringsoppgavene er definert og lagt til rette for underordnet personell, herunder at det er utarbeidet hensiktsmessige prosedyrer og instrukser. At kommunikasjon innarbeides på alle nivåer. At de etiske retningslinjene følges. At beredskapsplanen er kjent på sin enhet.

11 11 av Ansvarsområder for nøkkelpersonell og utvalg Nøkkelpersonell Følgende personer og utvalg har spesielt ansvar og myndighet for utvikling, styring og utførelse av arbeidet som påvirker kvalitet. Rektor Rektor er styrets leder. Rektor har det overordnede ansvar for og ledelse av institusjonens virksomhet, og fører tilsyn med denne. Rektor er valgt for fire år av gangen og kan maksimalt sitte i to perioder. Rektor er ansvarlig for oppfølging av høgskolens kvalitetspolitikk, at det etableres tilfredsstillende planer for høgskolens virksomhet, samt at det foreligger nødvendig ressurser til gjennomføring av disse planer og et system for oppfølging av planene. Høgskolens administrerende direktør Direktør er leder for den samlede administrasjonen ved høgskolen og utfører funksjonene sine innenfor de rammene som styret fastsetter. Direktør har ansvaret for saksbehandlingen fram til styret og iverksettelse av vedtak. Direktør har ansvaret for å utnevne en kvalitetsleder for institusjonen. Direktør rapporterer til styret om resultatene av kvalitetsarbeidet (måloppnåelse etc.) Personalsjef Personalsjef er ansvarlig for at arbeidet i personaladministrasjonen blir utført i tråd med gjeldende lover og regelverk, og på en måte som sikrer best mulig forvaltning og bruk av personalmessige, økonomiske og materielle resurser. Økonomi Økonomisjef er ansvarlig for at arbeidet i økonomiadministrasjonen blir utført i tråd med gjeldende lover og regelverk, og på en måte som sikrer best mulig forvaltning og bruk av personalmessige, økonomiske og materielle resurser. Studiesjef Studiesjefen har den daglige ledelsen av studieadministrasjonen ved Høgskolen i Ålesund og utøver funksjonene sine i samarbeid med instituttene ved høgskolen. Studiesjefen skal påse at studieadministrative funksjoner utøves i samsvar med lover, forskrifter og reglementer. Videre har studiesjef et hovedansvar for rekruttering av studenter, samt høgskolens kommunikasjon og internasjonalisering. Instituttleder Instituttleder har ansvar for instituttets samlede virksomhet og rapporterer til direktør. Det omfatter blant annet at det utarbeides nødvendige planer for instituttets virksomhet og at disse gjennomføres slik at en når de oppsatte målsettinger. Instituttleder er ansvarlig for at høgskolens system for kvalitetsutvikling er kjent ved instituttet og at de vedtatte prosedyrer og instrukser blir fulgt ved instituttet.

12 12 av 23 Studieleder Alle studieprogram skal ha en studieleder. Studieleder har ansvaret for at studiet blir gjennomført i henhold til vedtatte studie- og fagplaner, fordeling av arbeidet blant de tilsatte på studiet, evaluering og videreutvikling av fag og studie og iverksetting av revisjon av fag- og studieplaner. Studieleder skal i samarbeid med instituttleder iverksette aktuelle kvalitetsfremmende tiltak. Hovedbibliotekar Leder for biblioteket har hovedansvar for bibliotekets drift og skal i samarbeid med instituttene sørge for at biblioteket til enhver tid tilfredsstiller de krav skolens studie- og fagportefølje har til et velfungerende og oppdatert bibliotek. IT-leder IT-leder har ansvar for drift, oppdatering og vedlikehold av skolens IT-system og teknisk utrustning slik at det til enhver tid fungerer optimalt for studenter og ansatte. Ansvarsområdet omfatter infrastruktur, maskin- og programvare. Kvalitetsleder Kvalitetsleder er ansvarlig for vedlikehold av høgskolens system for kvalitetsutvikling, og at systemet til enhver tid tilfredsstiller de krav som stilles. Kvalitetsleder utarbeider årlig revisjonsplan og forbereder ledelsens gjennomgang av høgskolens kvalitetssystem Utvalg Studentene er representert i alle råd og utvalg i samsvar med UH-lovens 4-4 Studieutvalg Studieutvalget er et rådgivende og utøvende organ for høgskolestyret i saker som angår den totale kvaliteten på studietilbudene og studiemiljøet ved høgskolen, og kan komme med forslag til aktuelle tiltak. Utvalget har ansvaret for å utforme prosedyrer og retningslinjer for å gjennomføre evaluering av høgskolens studietilbud. Styret har delegert til studieutvalget myndighet til å godkjenne fag- og studieplaner og fagbeskrivelser. Forskningsstrategisk utvalg Forskningsstrategisk utvalg er et rådgivende og utøvende organ under høgskolestyret, og rapporterer til dette. Utvalget legger fram forslag til tiltak på området, arbeider med tiltak etter oppdrag fra styret og tar egne initiativ for utvikling av FoU-virksomheten ved Høgskolen i Ålesund innenfor rammer gitt av styret. Læringsmiljøutvalg Læringsmiljøutvalget har ansvar for studentenes læringsmiljø; mandat er nedfelt i UH-lovens 4-3. Læringsmiljøutvalget rapporterer til styret.

13 13 av 23 Tilsettingsutvalg Styret har vedtatt at høgskolen skal ha et tilsettingsutvalg, jfr. UH-lovens 6-3. Utvalget skal behandle saker som gjelder tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger. Saker utvalget skal behandle er: utlysningstekster, tilsettinger, permisjonssøknader, avskjed, oppsigelse, suspensjon og ordensstraff. Tilsettingsråd Styret har vedtatt at høgskolen skal ha et tilsettingsråd, jfr. UH-lovens Rådet skal behandle saker som gjelder tilsatte i tekniske og administrative stillinger. Saker rådet skal behandle er: utlysingstekster, tilsettinger, permisjonssøknader, avskjed, oppsigelse, suspensjon og ordensstraff, jfr Saker som gjelder høgskoledirektør, personalsjef, økonomisjef og studiesjef behandles av styret. Arbeidsmiljøutvalg Høgskolen skal ha et arbeidsmiljøutvalg, der arbeidsgiver, arbeidstaker og verne- og helsepersonell er representert, jfr. Arbeidsmiljølovens 23. Utvalgets oppgave er å virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø ved HiÅ. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Samarbeidsmøte med studentorganisasjoner Det er etablert et samarbeidsforum mellom høgskolens ledelse, ledere og nøkkelpersoner i Studentparlamentet i Ålesund (SPÅ), Ålesund StudentSamfunn (ÅSS), Studentrådet og Studentsamskipnaden for Sunnmøre (SfS). Forumet har månedlige møter og har som mål å sikre et godt samarbeid mellom studentene, høgskolen og SfS. SPÅ er ansvarlig for innkalling, agenda og referat. Henvisninger: UH-loven Arbeidsmiljøloven Stillingsinstrukser i Prosedyrehåndboken Mandat for og sammensetning av studieutvalg i Prosedyrehåndboken Mandat for og sammensetning av forskningsstrategisk utvalg i Prosedyrehåndboken Mandat for og sammensetning av læringsmiljøutvalget i Prosedyrehåndboken Delegasjonsreglement ved Høgskolen i Ålesund

14 14 av Høgskolens kvalitetspolitikk Høgskolens kvalitetspolitikk er forankret i høgskolens strategiplan og skal være kjent og aktivt benyttet av høgskolens ansatte Høgskolens visjon Høgskolen i Ålesund skal være et kraftsenter for kompetanse, vekst og nyskaping i egen region Overordna mål Strategiplanen inneholder overordnede mål som skal karakterisere arbeidet ved Høgskolen i Ålesund. Med utgangpunkt i disse er det formulert delmål for fire måleområder. Utdanning Høgskolen sine utdanningstilbud skal til enhver tid ha høy internasjonal kvalitet. De skal være relevante i forhold til det arbeidsmarkedet og befolkningen etterspør. Høgskolen skal utdanne kompetente og endringsdyktige yrkesutøvere med etisk bevissthet og samfunnsengasjement. Delmål Undervisningspersonalet skal legge til rette undervisningen på en måte som gir godt læringsutbytte og godt omdømme blant studentene. Undervisningsformene skal skape engasjement og jevn arbeidsinnsats hos studentene hele studieåret, og føre til god studiegjennomstrømming % økning i gjennomstrømming på gradsutdanninger i løpet av planperioden - Studiepoengproduksjon pr heiltidsstudent over landsgjennomsnittet for statlige høgskoler - Karakterfordeling i samsvar med nasjonale normer. Tallet på primærsøkere skal i perioden øke til 1,8 søkere pr studieplass. Oppdatering, fornying, utfasing og nyutvikling av studietilbud skal skje i nært samarbeid med arbeidslivet i regionen for å sikre relevans i læringsutbytte. Innen utgangen av 2011 skal høgskolen ha egen strategisk gjennomgang av hele studieporteføljen. Endringskompetanse, innovasjon og nyskaping skal inn i læringsutbytte i alle studieprogram innen Andelen av internasjonale utvekslingsstudenter skal være på nivå med snittet for statlige høgskoler. Prosjekt- og bachelorgradsoppgaver blir knyttet opp til FoU-prosjekt eller gjennomført i nært samarbeid med arbeidslivet. Høgskolen skal søke om et Senter for fremragende undervisning (SFU) i planperioden. Høgskolen i Ålesund skal ha mastergrader på fire ulike fagområder. Alle bachelorgradsstudiene ved høgskolen skal i planperioden ha utviklet videreutdanningstilbud for sine kandidater, eller etterutdanning/kursportefølje på fagområdene sine i samsvar med behov i markedet.

15 15 av 23 Høgskolen i Ålesund skal ha et internasjonalt studiemiljø. - Alle studieprogram på bachelorgradsnivå skal ha ett semesters tilbud på engelsk for innreisende studenter - Fagansatte ved alle institutt skal årlig delta i lærerutveksling Forsknings- og utviklingsarbeid Forsknings- og utviklingsarbeidet ved høgskolen skal holde høyt internasjonalt nivå og være relevant og fremtidsrettet i forhold til det som arbeidslivet etterspør. Delmål Høgskolen skal ha en vesentlig økning i eksternt finansiert portefølje av FoU-prosjekt i planperioden - Utvikle FoU-program på minst fire sentrale områder der en også kan tilby mastergrader. - FoU- områdene skal ha nær relevans til og bygge på et samarbeid med arbeidslivet i regionen. Hvert institutt skal ha tilsatt minst en professor i full stilling, som skal ha et overordna ansvar for utvikling av FoU-kompetansen og FoU-aktiviteten som del av sitt arbeidsområde. Alle fagmiljø skal ha en plan for forskings- og utviklingsarbeid som skal koordineres i en FoUplan for hele høgskolen. Høgskolen skal hvert år delta i minst ett EU-prosjekt Publikasjonspoeng pr førstestilling skal minst være på gjennomsnittet for statlige høgskoler. Høgskolen skal søke om et Senter for forskingsdriven innovasjon (SFI) med utgangspunkt i kunnskapsbehov i maritim klynge. Dette skjer i samarbeid med andre høyere utdanningsinstitusjoner og regionale bedrifter. Gjennom samarbeid med helseforetak, kommuner og private aktører, skal Høgskolen i Ålesund bygge opp kunnskap og fasiliteter for bruk av simulatorer i opplæring av helsepersonell. Formidling, nyskaping og regional utvikling Høgskolen skal spre og formidle resultat fra forskning og utviklingsarbeid og medvirke til innovasjon og verdiskaping. Høgskolen skal legge til rette for at ansatte og studenter kan delta i samfunnsdebatten Delmål Gjennom samarbeid med relevante private og offentlige aktører i regionen, skal høgskolen stimulere til et senter for nyskaping og entreprenørskap. Høgskolen skal videreutvikle konseptet studentbedrift til å omfatte flere utdanninger og inkludere flere eksterne samarbeidsparter. Høgskolen skal legge til rette for at reelle bedrifter blir etablerte som følge av erfaringene fra studentbedrift. Høgskolen skal etablere et nært samarbeid med relevante aktører i offentlig sektor som gir grunnlag for offensiv satsing på innovasjon og nyskaping. Høgskolen skal utarbeide en strategi for formidling av FoU-aktiviteten.

16 16 av 23 Organisasjon og ledelse Høgskolen i Ålesund skal organisere og drive virksomheten slik at samfunnsoppdraget blir ivaretatt best mulig innenfor ramma av disponible ressurser. Høgskolen skal til enhver tid ha en faglig og pedagogisk velkvalifisert stab. Arbeids- og læringsmiljø skal være preget av respekt og trivsel der ansatte og studenter hele tiden møter utfordringer. Delmål Høgskolen skal ha en organisasjonskultur preget av samarbeid på tvers av ulike faglige og administrative enheter. Ledelsen skal legge til rette for god intern informasjonsflyt på alle nivå i høgskolen. Høgskolen skal ha en effektiv og serviceinnstilt administrasjon. - Ressurser og kompetanse som gir et akseptabelt risikonivå - Aktive fora for å utvikle gode rutiner, samspill og effektiv arbeidsflyt mellom administrative enheter og institutta. Undervisnings- og forskingspersonale skal ha høg faglig og pedagogisk kompetanse % med førstekompetanse ved alle fagseksjoner - Systematisk arbeid for å sikre tilstrekkelig rekruttering av høgt kvalifisert personell Høgskolen skal sikre seg langsiktig utviklingsareal i nærområdet. Høgskolen skal i samarbeid med Studentsamskipnaden for Sunnmøre, Ålesund kommune, studentorganisasjoner og andre utvikle Campus Ålesund til et attraktivt studiested med gode velferdstilbud. Høgskolen skal til en hver tid ha en økonomi som gir mulighet for strategiske tiltak for å utvikle høgskolen som utdannings- og forskingsinstitusjon, sentralt og på instituttnivå. Høgskolen skal i løpet av 2010 utarbeide en strategi for eierskap i selskap. Høgskolen skal være en konstruktiv partner og premissleverandør i utviklingen av samarbeidet mellom høgskolene i fylket. Høgskolen skal ha en inkluderende personalpolitikk og sikre trivsel i arbeids- og læringsmiljø. Miljøhensyn skal være retningsgivende for arbeidsmåter og ved kjøp av varer og tjenester. Det skal utarbeides en kommunikasjonsstrategi for høgskolen.

17 17 av 23 3 KVALITETSUTVIKLINGSSYSTEMET 3.1 Beskrivelse av systemet Dokumentasjon Høgskolens dokumentasjon i forhold til kvalitetsutvikling skal sikre og påvise overensstemmelse mellom høgskolens mål, offentlige myndigheters krav, den virksomhet som finner sted og de resultater som oppnås. Høgskolens dokumentasjon i forhold til kvalitetsutvikling kan prinsipielt deles inn i fire grupper: Systemdokumentasjon som beskriver vårt system for å sikre og påvise kvalitet i aktiviteter og tjenester omfatter: Systemhåndbok gir en overordna beskrivelse av høgskolens kvalitetssystem Prosedyrehåndbok er en samling prosedyrer, instrukser, sjekklister, rutinebeskrivelser og skjemaer som er sentrale for studiekvalitet og læringsmiljø. I tillegg til de prosedyrer som er nedfelt i Prosedyrehåndboken vil det være spesielle prosedyrer utarbeidet i tilknytning til enkelte fagområder, for eksempel laboratorier. Utarbeidelse og kvalitetssikring av disse ligger til studieleder for aktuelle studium, og godkjennes av instituttleder. Regelverk og forskrifter UH-loven Kunnskapsdepartmentets forskrifter og rundskriv NOKUTs forskrift Høgskolens forskrift Høgskolens retningslinjer Delegasjonsreglement Plandokumenter Strategisk plan for Høgskolen i Ålesund Planer til KD Virksomhetsplaner Studie- og fagplaner med fagbeskrivelser Serviceerklæring Etiske retningslinjer Beredskapsplan Bemanningsplan Årshjul

18 18 av 23 Resultatdokumentasjon Årsrapport til KD Kvalitetsrapport Evalueringsrapporter Avviksrapporter basert på intern revisjon og generell avviksrapportering Øvrige relevante rapporter Ansvar for utarbeidelse og godkjenning Rektor er ansvarlig for at all dokumentasjon som blir krevd eller som er nødvendig for høgskolen, blir utarbeidet, godkjent, registrert, vedlikeholdt og arkivert i henhold til høgskolens krav og systemer. Endringer og nye utarbeidelser i systemhåndboken skal godkjennes av styret. Prosedyrer og instrukser i prosedyrehåndboken skal godkjennes av rektor Utforming og tilgjengeliggjøring av systemdokumentasjon All systemdokumentasjon skal være utformet som beskrevet i egen prosedyre. Prosedyrer utformes etter egen mal. Kvalitetsutviklingssystemet er tilgjengelig på høgskolens hjemmeside i form av et eget dokument. Kvalitetsutviklingssystemet skal tilgjengeliggjøres i form av enkle prosessoversikter. Definisjoner: Prosedyre er et dokument som beskriver aktivitet, ansvar og prosess Instruks er et dokument som beskriver innholdet i og hvordan en oppgave skal utføres En prosedyre ligger på høyere nivå enn en instruks, flere instrukser kan være knyttet til en prosedyre Identifikasjon: Dokumentene skal identifiseres ved å merkes PBBCC P viser til prosedyrehåndbok B står for hovedkapittel i prosedyredelen C står for nummer på prosedyre eller instruks Revisjon og arkivering av systemdokumentasjon Ved revisjon skal dato for dette føres inn øverst på siden. I teksten settes også (rev. og dato). I tillegg skal det føres opp i revisjonsoversikten. Alle som har systemdokumentasjon som skal oppdateres, plikter å holde denne oppdatert til enhver tid. Kopi av revidert side lagres i arkivet. I arkivet skal det alltid være en utgave av Kvalitetshandboken som også inneholder tidligere utgaver av de reviderte sidene. Arkivet er ansvarlig for forsvarlig arkivering av all original system- og resultatdokumentasjon blant annet at det føres arkivprotokoll. Arkivprotokollen skal tilkjennegi siste og gjeldende revisjon av det enkelte dokument.

19 19 av Bruk av systemet Kvalitetsutvikling ved Høgskolen i Ålesund er basert på følgende Instituttleder er ansvarlig for at studiet og undervisningen er kvalitetssikret med hensyn til faglig nivå, relevans og pedagogisk opplegg Instituttleder har overordnet ansvar for kvalitetsforbedring og kvalitetssikring på eget institutt. Studieutvalget har sammen med rektor ansvar for iverksetting av evalueringer og kvalitetsutviklingstiltak Det kan opprettes ad hoc grupper for å arbeide med konkrete og/eller tverrfaglige kvalitetsutviklingsoppgaver basert på resultater fra evalueringer, kandidatundersøkelser mv Styret ved Høgskolen i Ålesund behandler hver høst kvalitetsrapport og vedtar tiltak av kvalitetsforbedrende karakter. Høgskolen skal ha en bemanningsplan som sikrer at alle funksjoner er besatt med faglig kvalifisert personale og en plan for kontinuerlig faglig oppgradering. Høgskolens forskningsaktivitet kvalitetssikres gjennom publisering i anerkjente tidsskrifter. Interne revisjoner Interne revisjoner gjennomføres for å verifisere at virksomheter og tjenester møter alle krav spesifisert i interne prosedyrer. Revisjoner gjennomføres også for å undersøke effekten av implementerte endringer. Revisjon av system for kvalitetsutvikling Revisjonen gjennomføres for å få bekreftet at høgskolens system for kvalitetsutvikling er tilstrekkelig og etterleves. Kvalitetsleder er ansvarlig for at systemrevisjoner iverksettes og gjennomføres i henhold til gjeldende prosedyre. Systemrevisjoner utføres årlig og ellers ved behov. Kvalitetsutviklingstiltak kan være Revisjon av strategi Revisjon av prosedyrer knyttet til høgskolens aktiviteter Revisjon av stillingsinstrukser knyttet til høgskolens personell Tiltak basert på evalueringer av undervisning, studier og institusjonens virksomhet generelt Tiltak basert på evaluering av måloppnåelse på aktuelle områder Faglig oppdatering av personalet

20 20 av Ressursbruk Generelt Personalressursene er de viktigste i en kompetanse- og tjenesteytende organisasjon. For at personalet skal kunne yte sitt beste må også de materielle ressursene være på plass og utnyttes på best mulig måte. God kommunikasjon innad mellom faglig personale, administrasjon og studenter, samt mellom høgskole og samfunn, næringsliv og potensielle studenter er vesentlig for høgskolens utvikling som regionalt kraftsenter. Intern kommunikasjon og konfidensiell informasjon må sikres mot innsyn og misbruk Personalressurser Ansvar Direktør er ansvarlig for at alle ansatte ved Høgskolen i Ålesund som utfører aktiviteter som påvirker kvaliteten av arbeidet ved høgskolen, er kvalifisert til dette gjennom formell utdanning, opplæring og/eller erfaring, og at høgskolen til enhver tid er bemannet i henhold til de krav NOKUTs forskrifter stiller til bemanning og STCW-95 sine krav når det gjelder maritim utdanning. Direktør skal sørge for et arbeidsmiljø som fremmer dyktighet og trygger arbeidsforholdet. Opplæring og utvikling Opplæring som er nødvendig for hver enkelt bør identifiseres for å sikre optimal jobbutførelse. Høgskolens ledelse må sørge for at personalet til enhver tid har den faglige kompetanse som kreves for å drive en utdanning etter retningslinjer gitt av NOKUT og STCW-95. Med grunnlag i høgskolens bemanningsplan skal instruksjon og opplæring settes i verk på basis av de behov som avdekkes. Høgskolens ledelse skal legge til rette for kompetanseheving fram til førstekompetanse for faglig tilsatte Høgskolen skal ha tilfredsstillende studieadministrative og administrative ressurser som støtter oppunder høgskolens virksomhet Materielle ressurser De materielle ressursene som er nødvendige for å oppfylle kvalitetsmålsettingen i organisasjonen inkluderer blant annet tilfredsstillende lokaler for undervisning og forskning, godt utbygget teknisk infrastruktur og bibliotek som støtter opp om høgskolens virksomhet. Ansvar Direktør har ansvar for at det sikres optimal utnyttelse av de materielle ressurser høgskolen har til rådighet, og at høgskolen til enhver tid vedlikeholder og oppgraderer undervisningsfasiliteter og infrastruktur med grunnlag i høgskolens strategi og virksomhetsplaner. Instituttleder har ansvar for anskaffelse og vedlikehold av spesialutstyr til faglig virksomhet.

21 21 av Tjenesteutvikling og markedsføring Virksomhetsplan Virksomhetsplaner utarbeides årlig for hvert institutt og for administrativ enhet, godkjennes av direktøren og legges fram til orientering for styret. Virksomhetsplanene beskriver aktivitetene for året, hvordan aktivitetene skal drives og ut fra hvilke forutsetninger Spesifikasjon av fag, undervisning og evaluering Det utarbeides årlig en studiehåndbok for kommende studieår. Denne inneholder fag- og studieplaner med tilhørende fagbeskrivelser. Høgskolen forplikter å gi studentene det læringsutbytte, faginnhold, undervisnings- og evalueringsformer m.v. som er beskrevet i studiehåndboken. Instituttlederne, etter innspill fra studieleder, er ansvarlig for at studie- og fagplaner med tilhørende fagbeskrivelser utarbeides i tråd med fastsatt veiledning og frist. Studiesjefen er ansvarlig for publisering av studiehåndboken. Hvert fag skal ha en fagansvarlig. Det er utarbeidet prosedyrer for hvordan utformingen og spesifisering av fag og undervisning skal gjennomføres. Prosedyrer for evaluering av faglig innhold, inklusive opplegg for evaluering av studier og undervisning, er utarbeidet. For maritime fag utarbeides en undervisningsplan som gir en beskrivelse av hvordan undervisning og evaluering skal gjennomføres. Prosedyrer for evalueringer m.v. vedtas av rektor eller studieutvalget Kommunikasjon Rektor har ansvar for at det tilrettelegges for gode møterutiner og effektive kommunikasjonskanaler mellom ledelse og ansatte og mellom ledelse og studenter Direktør har ansvar for at høgskolen til enhver tid har gode digitale undervisningsmedia tilgjengelig for bruk i undervisning og til kommunikasjon. Studiesjef har ansvar for at det til enhver tid gis nødvendig, lett tilgjengelig og oppdatert informasjon på høgskolens hjemmesider til alle brukergrupper Markedsføring Det skal sikres at informasjon om Høgskolen i Ålesund blir tilgjengelig for aktuelle brukergrupper. Studiesjef, i samarbeid med instituttene, utarbeider en årlig plan for studentrekruttering.

22 22 av Sikring av digital informasjon og dokumenter Direktøren har ansvar for at Høgskolen i Ålesund ivaretar den nødvendige datasikkerheten når det gjelder studentopplysninger og konfidensielle papirer som karakterprotokoller, og ikke frigitte eksamensoppgaver og besvarelser. Datanettet som omfatter dette er kun tilgjengelig for kontor- og administrasjonspersonalet Ikke allment tilgjengelige dokumenter sikres mot innsyn ved nedlåsing av dokument eller ved nedlåsing av arkiv/kontor der dokumentene befinner seg. Digital dokumentasjon oppbevares brannsikkert. Personalet skal kvittere for en erklæring om taushetsplikt. Henvisninger: Personalhåndbok Personalarkivet

23 23 av 23 4 REVISJONSOVERSIKT PROSEDYRER JFR P0103 Prosedyre Etablert dato Sist revidert Revisjonsnr Godkjent av nr. P Rektor P0907a Studieutvalget P Studieutvalget P Studieutvalget P Studieutvalget P Studieutvalget P Studieutvalget P Studieutvalget P Rektor