Saksframlegg. Forslag til innstilling: Trondheim kommune etablerer rutiner for ivaretakelse av varslere slik de er beskrevet i saksframlegget.

Transkript

1 Saksframlegg LOVENDRING OM ANSATTES RETT TIL Å VARSLE OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD OG RUTINER FOR IVARETAKELSE AV VARSLERE I TRONDHEIM KOMMUNE Arkivsaksnr.: 06/44469 Forslag til innstilling: Trondheim kommune etablerer rutiner for ivaretakelse av varslere slik de er beskrevet i saksframlegget. Saksfremlegg - arkivsak 06/

2 I SAKENS BAKGRUNN: Vedtak i bystyret av : Rådmannen bes i egen sak redegjøre for: - relevant lovverk, herunder undersøke hvor langt den varslede lovregulering av whistle-blowing har kommet, og om det er virksomheter som allerede har innført slike ordninger/regler som Trondheim kommune kan lære av. - hvordan såkalte varslere ( whistle-blowers ) kan ivaretas i Trondheim kommune, herunder en vurdering om det trengs eget regelverk og/eller et eget organ i eller utenfor kommunen for varslere å henvende seg til. II ENDRINGER I ARBEIDSMILJØLOVEN 1. Bakgrunn Ytringsfrihetskommisjonen avga i 1999 sin innstilling NOU 1999: 27 «Ytringsfrihed bør finde Sted» med forslag til ny Grunnlov 100 om ytringsfrihet. Kommisjonen uttalte blant annet at det er utilfredsstillende at reglene som begrenser ansattes ytringsfrihet er ulovfestede. Kommisjonen anbefalte at begrepet illojalitet ble avklart og at fenomenet varsling burde lovreguleres. Arbeidslivslovutvalget foreslo enstemmig i NOU 2004: 5 en bestemmelse om vern mot gjengjeldelser for arbeidstakere som på en lojal måte varsler om kritikkverdige forhold i virksomheten.. Den nye arbeidsmiljøloven ( AML) trådte i kraft 1. januar 2006, men reglene om varsling ble ikke iverksatt. Det ble isteden satt ned en arbeidsgruppe på departementsnivå som skulle vurderer ytringsfrihet lojalitetplikt for arbeidstakere. Arbeidsgruppas rapport ble sendt på høring. Med bakgrunn i høringsuttalelsene ble forslaget noe endret og sendt til Stortinget i juni Lovbestemmelsene er per i dag vedtatt og iverksettes fra Lovendringens innhold Ny AML 2-4 slår fast at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Formålet med forslaget er å signalisere at varsling både er lovlig og ønskelig. Bestemmelsen omfatter så vel ekstern som intern varsling. Med kritikkverdige forhold menes ikke bare kriminelle forhold, men også mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud eller brudd på etiske retningslinjer og allmenne etiske standarder og fortolkes i lys av hvilken allmenn interesse opplysningene har. Kritiske ytringer som er en del av den alminnelige interne kommunikasjonen i virksomheten faller også innenfor lovens vern. Forhold som en arbeidstaker mener er kritikkverdige kun ut fra sin personlige etiske overbevisning faller utenfor. Kritikk av forhold som ikke er ulovlige eller uetiske er det ikke naturlig å regne som varsling, som for eksempel sykepleiere som går ut med kritikk av budsjett- eller bemanningssituasjonen på sykehuset der de arbeider. For at det skal være tale om varsling må det dreie seg om opplysninger som ikke er allment tilgjengelige, men som arbeidstaker er kjent med gjennom ansettelsesforholdet. a) Forsvarlig varsling 2-4 I følge loven skal arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling være forsvarlig. Ved å legge vekt på fremgangsmåten gis det et signal om at arbeidstaker som utgangspunkt alltid har rett til å varsle, spørsmålet er i stedet hvordan det skal skje. Regelen skal ivareta arbeidsgivers/virksomhetenes saklige og Saksfremlegg - arkivsak 06/

3 tungtveiende interesser som i særlige tilfeller ikke bør vike for hensynene bak ytringsfriheten. Hensynet til ytringsfriheten skal i utgangspunktet veie tyngst, og det skal mye til for at ytringsfriheten må vike. Det skal være vesentlig interesseovervekt i favør av arbeidsgivers interesser for at en skal kunne si at arbeidstaker ikke har varslet på en forsvarlig måte. Vurderingstemaet vil i hovedsak være om arbeidstaker har saklig grunnlag for kritikken og om arbeidstaker har tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers og virksomhetens legitime interesser med hensyn til måten det varsles på. Intern varsling som hovedregel alltid forsvarlig I loven blir det understreket at det alltid er forsvarlig å varsle til overordnet, tillitsvalgt, verneombud, i samsvar med virksomhetens egne rutiner for varsling og til tilsynsmyndigheter. Intern varsling vil bare helt unntaksvis kunne falle utenfor 2-4. Dette gjelder hvis de kritikkverdige forholdene tas opp på en helt utilbørlig måte som unødvendig skader samarbeidsklima, arbeidsmiljøet eller enkeltpersoner i virksomheten, for eksempel ved gjentatte grunnløse påstander rettet mot kolleger. b) Forbud mot gjengjeldelser 2-5 Enhver ugunstig behandling som er en reaksjon på ytringen regnes i utgangspunktet som gjengjeldelse. Forbudet vil først og fremst gjelde formelle sanksjoner som oppsigelse, suspensjon og avskjed samt ordensstraff hjemlet i tjenestemannsloven. Forbudet vil også omfatte mer uformelle sanksjoner som for eksempel endringer i arbeidsoppgaver, interne overføringer og såkalt tjenstlig tilrettevisning overfor offentlig ansatte. Forbudet skal derimot ikke utelukke at arbeidsgiver kommer med motytringer. Arbeidsgivers reaksjoner må imidlertid ikke ha karakter av trakassering. Hvis arbeidstaker legger frem opplysninger som gir grunn til å tro at en handling fra arbeidsgiver er en lovstridig gjengjeldelse, så må arbeidsgiver sannsynliggjøre at lovstridig gjengjeldelse ikke har funnet sted. Den som er blitt diskriminert kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. c) Arbeidsgivers plikt til å legge forholdene til rette for varsling i virksomheten 3-6 Arbeidsgiver skal i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for varsling, dersom forholdene til virksomheten tilsier det. Departementet legger til grunn at et åpent ytringsklima og gode reelle muligheter til å si fra om kritikkverdige forhold er et vesentlig trekk ved et godt arbeidsmiljø og en sunn bedriftskultur. Ytringsfrihet er i stor grad et spørsmål om kultur og holdninger. Den viktigste innsatsen for å styrke den reelle ytringsfriheten vil måtte gjøres lokalt. III IVARETAKELSE AV VARSLERE I TRONDHEIM KOMMUNE 1. Ytringsfrihet og ytringsklima Trondheim kommune har allerede gjennom rådmannens notat om ytringsfrihet av 2003 satt ansattes ytringsfrihet i fokus. Det fremgår av dette notatet at : - Ansatte i Trondheim kommune har - på egne vegne - full anledning til å delta aktivt i samfunnsdebatten og uttale seg offentlig i saker som angår kommunens arbeid generelt eller eget fag- og arbeidsområde. - Det er et lederansvar å oppmuntre de ansatte til å si i fra om forhold på arbeidsplassen, og å vise at aktiv deltakelse i samfunnsdebatten anses som positivt og legitimt. Saksfremlegg - arkivsak 06/

4 - Det forventes at ansatte i Trondheim kommune aktivt legger fram forslag, synspunkter og kritikk gjennom ordinær tjenestevei eller via tillitsvalgte før de går ut med offentlig kritikk som gjelder eget arbeidsområde og egen arbeidsplass. Styrking av ytringsklimaet skal inngå som en integrert del av arbeidet for å fremme et godt arbeidsmiljø. Det å ytre kritikk skal ikke betraktes som noe ekstraordinært, men tvert imot som en ordinær del av avviksrapportering, intern debatt, kommunikasjon mellom ledelse og medarbeidere, osv. Et bedre ytringsklima vil kunne føre til en lavere terskel for å varsle om forhold som arbeidstaker mener er kritikkverdige. Trondheim kommunes sentrale verdier er åpen, kompetent og modig. Det settes fokus på at ytringsklimaet i enhetene skal være så åpent at problemstillinger takles åpent på den enkelte enhet. Skulle det oppstå situasjoner hvor dette ikke er mulig, oppfordres ansatte til å si i fra i ordinære tjenestevei eller via tillitsmannsapparatet. For å sikre at ansatte sier fra om kritikkverdige forhold etableres nå rutiner for varsling som kan benyttes dersom varsleren av ulike grunner ikke ønsker å benytte de eksisterende kanaler. En åpen bedriftskultur med godt ytringsklima og godt arbeidsmiljø er således avgjørende for å lykkes i arbeidet med å avdekke kritikkverdige forhold og ta vare på de som faktisk sier i fra. 2. Plikt til å utarbeide rutiner AML 3-6 pålegger virksomheter å utarbeide rutiner dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Trondheim kommune er en 2-nivå kommune med utflating og delegering som medfører en struktur med mange enheter med relativt autonomt ansvar. I en organisasjon med et stort kontrollspenn, er man avhengig av at svikt i prosedyrer, rutiner og tjenestetilbud avdekkes. Hvis ikke vil dette kunne føre til styringsproblemer for både enhetsledelsen og rådmannen, manglende saksgrunnlag for politikere, dårligere tjenestetilbud for brukerne og et dårligere arbeidsmiljø for ansatte. Rutinene er ment som et supplement til allerede eksisterende kommunikasjonskanaler. Det er derfor opp til den som ønsker å varsle om et kritikkverdig forhold om eksisterende eller nytt varslingssystem benyttes. Et viktig argument for etablering av nye varslingsrutiner er å legge forholdene til rette slik at ansatte i Trondheim kommune føler seg helt trygge dersom de velger å varsle om kritikkverdige forhold. I rutinene fremkommer det tydelig hvor og hvordan det kan varsles. Slike rutiner vil også kunne bidra til å forebygge og avsløre korrupsjon/misligheter ved å øke oppdagelsesrisikoen.. 3. Utredningen - utvikling av rutiner for ivaretakelse av varslere Rådmannen har et godt grunnlag for å vurdere hvordan Trondheim kommune kan legge forholdene til rette for varsling av kritikkverdige forhold: a) Spørreundersøkelse Rådmannen har gjennomført en anonym spørreundersøkelse blant et tilfeldig utvalg på 50 prosent av ansatte i Trondheim kommune, inkludert alle enhetsledere. Formålet med undersøkelsen var å avklare omfang av kritikkverdige forhold, hvordan dagens ytringsklima er, om ansatte varsler om kritikkverdige forhold og hva ansatte mener må gjøres for å bedre ytringsklimaet. 35 prosent svarte på spørreundersøkelsen. Resultatene viser at det er kritikkverdige forhold i Trondheim kommune, de fleste innenfor arbeidsmiljø. De aller fleste ansatte varsler om kritikkverdige forhold, men 26 prosent har ikke gjort det. Det avgjørende for om man varsler om et kritikkverdig forhold er at det blir Saksfremlegg - arkivsak 06/

5 gjort noe med forholdet det varsles om og at den som varsler blir hørt og tatt på alvor. Ansatte mener at det bør etableres systemer for varsling i linjeorganisasjonen som kommer i tillegg til de eksisterende. Det er ansett som viktig at rådmann og enhetslederne gir tydelige signaler. Resultatene i spørreundersøkelsen er samsvarende med hva FAFO har oppsummert i sine undersøkelser. b) Seminar Den ble det avholdt et seminar med deltakelse fra Sissel Trygstad fra FAFO (som har gjennomført et studie om varsling i norsk arbeidsliv), tillitsvalgte, sentralt hovedverneombud, personaltjenesten, Trondheim kommunerevisjon, Kontrollkomiteens sekretariat, Internrevisjonen i Oslo kommune, Direktoratet for Arbeidstilsynet og Autronica AS. Formålet med seminaret var å få erfaringsog ideutveksling i forhold til varsling i arbeidslivet, og viktige forhold ved etablering av et varslingssystem. c) Involvering av tillitsvalgte og verneombud: drøftet i møte med 10er gruppa, SAMU, sentralt hovedverneombud og med alle hovedverneombud innenfor de ulike sektorene. IT konsulenter - I forhold til mulige dataløsninger og kostnader 4. Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold Rutinen skal gjelder for alle ansatte i Trondheim kommune som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Det legges til grunn samme definisjon av kritikkverdige forhold som det fremgår av forarbeidene til AML se punkt I 2 ovenfor. Rådmannen ønsker ikke å sette formelle begrensninger for typer saker det kan varsles om, men henviser til den nevnte definisjon som veiledende. Det oppfordres til at rutinene benyttes for forhold som i stor grad sammenfaller med ovennevnte definisjon. Når en ansatte varsler fra om kritikkverdige forhold må dette skje til en som har kompetanse og myndighet til å gjøre noe med problemstillingen. Ansatte må vurdere om de ønsker å bruke allerede eksisterende system ( enhetsleder, tillitsmannsapparatet, vernetjeneste eller etablerte avvikssystem) før rutinene for varslere benyttes. Det kreves ingen begrunnelse for valgte fremgangsmåte. a) Anonymitet Trondheim kommunens sentrale verdier er åpen, kompetent og modig. En stor andel ansatte vil nok oppgi navn når de skal varsle om kritikkverdige forhold, men av ulike grunner ønsker ikke alle å stå frem når de skal varsle. Vi vil heller ha en anonym varsler enn ingen varsler sitat Internrevisjonen i Oslo kommune. Dersom man etablerer en anonym varslingsordning er det viktig å fokusere på rettsikkerheten til den det varsles om. Dette kan ivaretas blant annet ved krav om at påstander skal sannsynliggjøres og en god implementering i forhold til hvilke typer forhold som primært ønskes håndtert i varslingssystemet. Et anonymt system kan være lettere å misbruke. I følge Oslo Kommune (som har samarbeidet en del med Statoil) kan det i en oppstartsfase være tilfeller av useriøse henvendelse, men etter Statoils erfaring avtar slike etter hvert. Ved hjelp av pin koden (jf nedenfor) kan også sekretariatet veilede i forhold hvilke saker som systemet primært er tenkt å håndtere ( jf definisjon av kritikkverdige forhold ovenfor). Det fremgår av lovens forarbeider at det generelt synes å være et større problem at arbeidstakere tier enn at arbeidstakere sier fra i utide. Gode kjøreregler vil uansett kunne avverge at grunnløse mistanker og påstander får grobunn i virksomheten. Saksfremlegg - arkivsak 06/

6 b) Forslag til rutiner ( se vedlagt figur) Rådmannens forslag bygger på den løsningen som Oslo kommune holder på å utarbeide. De har utarbeidet systemet etter inspirasjon fra Statoils varsler system. På KS sin storbysamling vedr Arbeidsgiverpolitikk i desember 2006 ble rådmannen gjort kjent med at ingen andre storbykommuner har etablert rutiner for varsling. Hovedtrekk i Trondheim kommunes system for varsling (nærmere presiseringer og begrunnelse følger nedenfor): 1. VARSLEREN sender sin melding om kritikkverdig forhold til et uavhengig sekretariat. Varslingen sendes via en WEB side, gjennom post eller per telefon. Varsleren kan velge å være helt anonym, men rådmannen oppfordrer varslere til å oppgi hvem de er. Når varsleren sender melding via WEB løsningen, får denne en pin-kode. Hensikten med pin-koden er at sekretariat og varsler skal kunne kommunisere via websiden uten at varslerens identitet avsløres. Varsleren får gjennom pinkoden også en mulighet til å følge gangen i sin sak. Pinkoden kan også etableres ved en anonym telefonisk henvendelse, men har ingen hensikt dersom varsleren ikke har tilgang til PC. Varsleren skal alltid ha tilbakemelding om resultatet i sin sak. Som hovedregel er det sekretariatet som kommuniserer med varsleren. 2. SEKRETARIATET tar i mot varselet og registrer dette i tråd med lovlige rutiner (avklares med datatilsynet). Sekretariatet skal være helt objektivt og ivareta rettsikkerheten til både den som varsler og den det varsles om. Varselets innhold må dokumenteres eller sannsynliggjøres. Sekretariatet foretar en vurdering av saken og kan kommunisere enten direkte med varsleren eller gjennom pin-koden hvis varsleren er anonym. 3. KOMMUNALDIREKTØREN for den enkelte sektor har møte med sekretariatet minst en gang per måned, i den grad det foreligger saker på det aktuelle tjenesteområdet. Sekretariatet kommer med en anbefaling, men det er kommunaldirektøren som avgjør om saken skal utredes videre eller henlegges. Sekretariatet kan imidlertid velge å ta saken direkte til rådmannen selv, ordføreren, revisjonen eller tilsynsmyndigheter dersom sakens innhold tilsier dette. WEB løsning I følge IT konsulenter i Trondheim kommune vurderes det som mest hensiktsmessig å koble en web løsning til kvalitetsystemet som er under utarbeidelse. I dette skal det ligge et avvikssystem som går tjenestevei og rutinene for varsling vil da være et alternativ. I tillegg skal varslingssystemet gjøres tilgjengelig på intranettet for Trondheim kommune. På WEB siden vil varsleren veiledes i forhold til aktuelle typer saker som det kan og bør sies i fra om, opplysninger om konfidensialitet / anonymitet og viktigheten av at ansatte varsler fra om kritikkverdige forhold. Varsleren skal deretter klikke av på hvilke type forhold man ønsker å varsle fra om : Aktuelle hovedklassifiseringer kan være - Økonomiske misligheter - Arbeidsmiljø - Kvalitet på tjenester - Hvordan tjenestene utøves Disse kan deles i hovedklassifisering, underklassifisering og beskrivelse; Eks ( hovedklassifisering:)arbeidsmiljø ( underklassifisering:) trakassering ( beskrivelse:) det vil si Saksfremlegg - arkivsak 06/

7 erklæringer, oppførsel eller handlinger som er krenkende, støtende, ydmykende eller truende. Spørsmålene som kommer opp deretter bør styres av hvilken klassifisering man har valgt fordi det kan være ulike opplysninger som er sentrale i de ulike typer saker. Når skjemaet er fylt ut og varsleren trykker send får denne oppgitt en pinkode som må tas vare på for å følge saken i systemet og evt. kommunisere med sekretariatet dersom varsleren er anonym. Varsling gjennom post Det må utarbeides et skjema med tilnærmet samme innhold som web siden. Innsendelsen til sekretariatet kan foregå enten ved at frankerte konvolutter legges ut på enhetene ( evt bare på enheter hvor ansatte ikke har egen PC) eller at man henger opp egne postkasser. Det blir her vanskelig å kommunisere med varslere som ønsker å være anonyme, men varsleren bør oppfordres til å ta telefonisk kontakt med sekretariatet etter ca 2 uker for å følge opp saken. Telefon Det bør være ett eller to tlf nummer som varslere kan ringe innenfor visse tidspunkter. De skjema som utarbeides for varsling gjennom post må benyttes av sekretariatet i samtalen med varsleren for å sikre at det blir innhentet tilstrekkelig med opplysninger vedrørende saken. c) Sekretariatet Sekretariatet skal - koordinere, systematisere, vurdere og arkivere varsel som er kommet inn slik at henvendelsen bli håndtert på en profesjonell og tillitsvekkende måte. - kommunisere med varsleren for evt å få belyst saken ytterligere - ivareta rettsikkerheten til den som varsler og den det varsles om. - diskutere saken med kommunaldirektør ut i fra hvilken sektor saken gjelder og hvem varslingen gjelder - opptre helt uavhengig og kan ta en sak direkte til politisk nivå om sakens innhold tilsier dette. - utarbeide årsrapport som legges i Trondheim kommunes årsmelding Antall medarbeidere bør ikke være flere enn at organet blir oversiktlig og troverdig, men samtidig stort til nok til at nødvendig kompetanse er tilstede samt at alle sakene kan bli håndtert profesjonelt og tillitsvekkende. Sekretariatet bør ha en koordinator som har hovedansvaret for at sekretariatet fungerer etter hensikten. Arbeidsfordelingen konkretiseres i en intern rutine. Organisatorisk plassering: I utredningen av saken har det vært drøftet om sekretariatet bør ligge eksternt, f.eks til Trondheim kommune revisjon eller eksternt til f. eks et advokatkontor. I følge AML 3-6 har arbeidsgiver plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. I spørreundersøkelsen som ble foretatt, var en av hovedkonklusjonene at ansatte ønsket et system for håndtering av varsling som ligger i linjeorganisasjonen og ikke eksternt. Trondheim kommunerevisjon skal kontrollere og vurdere rutinene for ivaretakelse av varslere og vil også ha en rolle i utredning av saker av økonomisk art (se nedenfor.). Revisjonens kompetanse vil derfor bli benyttet i andre deler av saksprosessen Saksfremlegg - arkivsak 06/

8 På denne bakgrunn vil rådmannen legge varslersystemet som en del av intern-kontroll systemet, på rådmann nivå og formelt under kommunaldirektør for organisasjon. Selv om sekretariatet ligger på rådmann nivå, skal rådmann og kommunaldirektører ikke ha direkte innsyn i eller instruksjonsmyndighet i forhold til sekretariatet i enkeltsaker. For å ha tillit og troverdighet blant ansatte er det viktig å være tydelig på at rollen er fri og uavhengig. Personene som sitter i sekretariatet skal utelukkende ta faglige hensyn under utøvelsen av sitt arbeid. Sekretariatet har også myndighet til å løfte saken direkte til ordfører dersom forhold i saken skulle tilsi at dette er nødvendig ( se nedenfor under myndighet). Oslo kommune har valgt å legge sekretariatet eksternt. Deres sekretariat skal ikke ha noen myndighet ut over å informere om ordningen, ta i mot varsel og videre sende disse til Internrevisjonen i Oslo kommune som ligger i tjenestelinjen under byrådslederen. Så lenge sekretariatet som ligger eksternt ikke tillegges noen som helst myndighet i forhold til å sluse sakene til korrekt ut i fra varselets innhold ( f. eks forbi den personen varslet gjelder hvis nødvendig) så kan ikke rådmannen se at uavhengigheten og kontrollen blir større enn ved den løsningen som rådmannen anbefaler for Trondheim kommune. Et fritt og uavhengig internt organ med myndighet til å ta saken til ordføreren om nødvendig, vil da kunne være like tillitsvekkende. Myndighet Den viktigste myndigheten sekretariatet har - er at det er uavhengig og objektivt. Sekretariatet skal ikke avgjøre saker på egen hånd, men forelegge disse for aktuell kommunaldirektør. Kommunaldirektør for organisasjon skal orienteres om alle saker dersom det ikke foreligger spesielle forhold som tilsier at dette ikke bør gjøres. Dersom det i varselet fremgår at varsleren ikke ønsker at sektorens kommunaldirektør skal involveres, skal saken diskuteres med en annen kommunaldirektør, som hovedregel kommunaldirektør for organisasjon. Sekretariatet kan ta saken direkte til rådmannen selv eller til politisk nivå dersom det er nødvendig av hensyn til sakens art og innhold. Dersom saken følges opp skal kommunaldirektøren vurdere om Trondheim kommunerevisjon, interne tjenester eller andre bør involveres. Kompetanse Juridisk kompetanse for ivaretakelse av rettsikkerhet og bevisvurdering. Økonomikompetanse fordi de potensielt mest omfangsrike sakene dukker opp innen økonomi og det kan være avgjørende at sekretariatet har kunnskap innen økonomi for å kunne stille de riktige spørsmål i saker som er lite dokumentert. Arbeidsmiljøkompetanse kan også være aktuelt fordi vi gjennom spørreundersøkelsen avdekket at de fleste kritikkverdige forhold gjaldt arbeidsmiljø. Personlige egenskaper er også viktig : evne til kommunikasjon, imøtekommenhet men også være tydelig. Den som sitter i organet bør ha en oversikt over Trondheim kommune som organisasjon (de ulike tjenesteområdene og enhetene). Rådmannens ledergruppe angir i felleskap 3-4 personer som skal sitte i sekretariatet, i angitte timer hver uke. Oppnevnelsen skal skje i samhandling med tillitsvalgte. I utredningen har det vært drøftet om tillitsvalgte eller verneombud bør sitte i sekretariatet. Disse har et verv for sin fagforening (med unntak av sentralt hovedverneombud). Sekretariatet skal være objektivt og bør således ikke ha tilknytning til noen spesiell fagforening. Tillitsvalgte og vernombudenes oppgave er å bistå den enkelte ansatte (både varslere og den det varsles om) og det anses ikke forenelig med å sitte i et objektivt sekretariat. Det er heller ikke ønskelig å trekke ut et verneombud fra sin oppgave for å være i sekretariatet. Dette vil kunne gå ut over verneombudenes primæroppgave å ivareta den enkelte ansatte. Saksfremlegg - arkivsak 06/

9 d) Utøvende - rådmannen Alle saker skal i utgangspunktet diskuteres med aktuell kommunaldirektør i et møte som avholdes minst en gang i måneden. Ved hastesaker tas et ekstraordinært møte etter initiativ fra sekretariatet. Rådmannen avgjører om sakene skal henlegges, men dersom sekretariatet er uenig skal minst en kommunaldirektør til være med å vurdere saken. Som hovedregel kommunaldirektør for organisasjon. Selv om varsleren er anonym vil den det varsles om som oftest være angitt med navn. Sekretariatet skal bare oppgi navn i de sakene som skal utredes videre. Hvis saken henlegges har rådmannen ingen sak og det er unødvendig å koble personer opp i mot påstander som ikke kan verifiseres. Dette er viktig i forhold til rettsikkerheten for den det varsles om. Det må settes klare retningslinjer i forhold til forventet saksbehandlingstid og tilbakemelding til varsleren om hvor saken står. Varsleren skal ikke ha detaljer i saken, men vite hvor saken er i systemet og når den forventes behandlet ferdig. Det er vanskelig å sette generell saksbehandlingstid da omfanget av saker kan variere, men det kan være greit å følge forvaltningsloven. Dersom saken ikke forventes ferdigbehandlet innen 1 måned, skal det sendes et forhåndsvarsel om når saken forventes ferdig. 5 Årsrapport Når man etablerer et slikt system er det viktig at det er tillitsvekkende og at resultatene blir synliggjort. Alle varslinger som kommer inn til sekretariatet angis i en årsrapport på generelt grunnlag i forhold til antall saker, type saker, evt fordeling på bruk av web løsning, tlf, post, antall som er anonyme etc. Hovedtrekkene i årsrapporten gjengis i Trondheim kommunes årsmelding. 6. Kontroll av ordningen Rådmannen er hovedansvarlig for rutinene for ivaretakelse av varslere og skal gjennom årsrapporten fra sekretariatet og andre pålagte generelle rapporteringer føre tilsyn med ordningen Trondheim kommunerevisjon vil kunne gjennomføre en ekstern kontroll av ordningen. Arbeidstilsynet vil i sammenheng med tilsyn og eventuelle pålegg kunne foreta en selvstendig vurdering av behovet og således ha kompetanse til å overprøve arbeidsgivers vurderinger. Ordningen bør uansett evalueres senest innen et år slik at man kan ta evt nødvendige justeringer ut i fra de erfaringer som gjøres. III KONKLUSJON Det fremgår av lovens forarbeider at hvor omfattende rutiner som lages avhenger av forholdene i virksomheten. Rådmannen mener at det foreslåtte system på en god måte både ivaretar rettsikkerhet for varslere og den det varsles om, samt at forholdene legges til rette for at kritikkverdige forhold blir avdekket. Rådmannen i Trondheim, Elin Rognes Solbu Kommunaldirektør for organisasjon Saksfremlegg - arkivsak 06/

10 Janne Hafskjær Rådgiver Vedlegg Saksfremlegg - arkivsak 06/