KONKURRANSEGRUNNLAG. Prosjekt Dialysestoler OUS-Ullevål

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Medisinsk teknologisk virksomhetsområde Strategi og anskaffelse KONKURRANSEGRUNNLAG Prosjekt Dialysestoler OUS-Ullevål Tilbudsfrist: 30. juli 2012 kl Oslo universitetssykehus består av de tidligere helseforetakene Aker universitetssykehus, Rikshospitalet og Ullevål universitetssykehus

2 Prosjekt Dialysestoler OUS-Ullevål INNHOLD 1 Innledning Generell konkurranseinformasjon Type kjøp, anskaffelsesprosedyre, område, kategori, avtaletype og prosess Leveranse og omfang Krav til strukturering av tilbudet Innlevering av tilbud Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Omkostninger Kontrakt Oppdragsgivers taushetsplikt Etiske rammebetingelser for konkurransen Forbehold, avvisning, avlysning og forkastning Orientering til tilbyder kontaktperson(er) Kvalifisering av leverandører leverandøropplysninger Obligatoriske krav Øvrige kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav Kommersielle betingelser Priser og kostnader Opsjoner Service- og vedlikeholdsavtaler Opplæring Garantibetingelser og prøveperiode Evaluering og tildeling Tildelingskriterier og vekt Utdypning av enkelte av tildelingskriteriene Levering og fakturering Kravspesifikasjon Vedlegg til konkurransegrunnlaget Oslo universitetssykehus består av de tidligere helseforetakene Aker universitetssykehus, Rikshospitalet og Ullevål universitetssykehus

3 Prosjekt Dialysestoler OUS-Ullevål 1 INNLEDNING Oslo universitetssykehus HF, er et helseforetak innen region Helse Sør-Øst. Det skal til Nyremedisinsk avdeling, Ullevål anskaffes 14 dialysestoler. Anskaffelsene skal foretas ved åpen anbudskonkurranse under nasjonal terskelverdi. Anskaffelsen blir gjennomført av Medisinsk teknologisk virksomhetsområde, Strategi og anskaffelse (tidligere Plan- og anskaffelsesseksjonen). 2 GENERELL KONKURRANSEINFORMASJON 2.1 Type kjøp, anskaffelsesprosedyre, område, kategori, avtaletype og prosess Anskaffelsene skal foretas ved åpen anbudskonkurranse under nasjonal terskelverdi. 2.2 Leveranse og omfang 14 stk. dialysestoler. Kravspesifikasjonen er oppgitt i vedlegg 4 til dette dokumentet. Kravene skal besvares i vedlegg 4. I tillegg ønsker oppdragsgiver som opsjon, tilbud på serviceavtaler for det utstyr som tilbys jfr. punkt 4.3 samt tilbud på forbruksartikler for det utstyret som tilbys. Alternative tilbud aksepteres Alternative tilbud aksepteres ikke Alternative tilbud må tilfredsstille minimumskrav i kravspesifikasjonen. Det er adgang til å gi tilbud på deler av leveransen: Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av leveransen: 2.3 Krav til strukturering av tilbudet Tilbudet skal struktureres etter følgende inndeling. Denne inndelingen skal også benyttes som mappestruktur i den elektroniske leveransen: Del 1: Tilbudsbrev med ev. forbehold Del 2: Kvalifisering av leverandør Del 3: Kommersielle betingelser Del 4: Informasjon om tilbudte produkter og tjenester med nødvendig dokumentasjon 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett (1) komplett eksemplar på papir fullstendig utfylt og signert samt 1 eksemplar elektronisk. Tilbudsbrevet må være undertegnet av ansvarlig med fullmakt. Side 2 av 11

4 Adresse for direkte levering av tilbudet Oslo universitetssykehus HF Medisinsk teknologisk virksomhetsområde Rikshospitalet, ekspedisjonen rom D Postadresse for levering av tilbudet Oslo universitetssykehus HF Medisinsk teknologisk virksomhetsområde Strategi og anskaffelse Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Språk i tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudsbesvarelsen skal følge nummerinndelingen i dette dokumentet Merking av tilbudet Signert og datert tilbud leveres i lukket nøytral konvolutt/pakke som tydelig merkes: Dialysestoler - Ullevål. Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Medisinsk teknologisk virksomhetsområde på angitt innleveringssted innen 30.juli 2012 kl. 12:00. Det er tilbyder selv som har alt ansvar for at Tilbudet blir levert til rett sted innen tilbudsfristen. For sent ankomne tilbud til anvist sted vil bli avvist. Levering av offentlig (sladdet) tilbud Revidert offentlighetslov trådte i kraft 1. januar Loven innebærer en betydelig endring for åpenhet om offentlige anskaffelser. Loven tolkes slik at det er anledning til å be om innsyn i leverte tilbud etter at valg av leverandør har funnet sted. Den offentlige oppdragsgiveren har plikt til å påse at det ikke gis innsyn i opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Strategi og anskaffelse ber derfor om at alle deltakerne i konkurransen i tillegg til sitt tilbud, leverer en offentlig (sladdet) versjon av tilbudet som kan benyttes dersom det bes om innsyn i denne konkurransen. Sladdet tilbud skal leveres i ett elektronisk eksemplar. Dersom det ikke leveres et offentlig (sladdet) tilbud, forutsetter Strategi og anskaffelse at Leverandørens tilbud kan offentliggjøres uten strykninger dersom innsyn blir etterspurt. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå sitt tilbud i 60 dager fra tilbudsfrist. Side 3 av 11

5 2.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbud vil bli registrert og åpnet av minimum 2 representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 2.7 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.8 Kontrakt Det vil bli inngått avtale med den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på de oppgitte tildelingskriterier. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet skriftlig. Meddelelsen vil bli sendt ut i rimelig tid før kontrakt inngås. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget og en frist for leverandøren til eventuelt å klage på tildelingen. Som kontraktsvilkår vil Standard kontraktsvilkår for anskaffelse av medisinskteknisk og teknisk utstyr for Helse Sør-Øst RHF bli benyttet, se vedlegg. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 2.9 Oppdragsgivers taushetsplikt Oppdragsgiveren og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter, eller drifts og forretningsforhold, som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår Etiske rammebetingelser for konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver/ene eller noen av dennes/disses ansatte, på annen måte en forutsatt i dette konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste anbudet dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. Tilbyderne skal oppgi i sin anbudsbesvarelse hvorvidt de har ytet forskningsstøtte eller annen form for støtte til oppdragsgiver eller noen av denne/disses ansatte i de siste 3 årene. Informasjonen skal kun brukes til å sikre at ingen av beslutningstakerne er inhabile. Opplysningene vil ikke bli brukt i vurderingen av de tilbudene som kommer inn Forbehold, avvisning, avlysning og forkastning Eventuelle forbehold må fremgå uttrykkelig av tilbudsbrevet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne avvise tilbud som inneholder forbehold som ikke anses ubetydelige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene vil bli avvist. Tilbudet vil bli vurdert etter avvisningsreglene i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Disse må tilbyderne gjøre seg kjent med. Side 4 av 11

6 Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter endt tilbudsfrist. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Sakelig grunn kan for eksempel være: Manglende endelig godkjenning av finansieringen. Manglende endelig godkjenning fra styret og/eller Helse Sør-Øst RHF. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse hele eller deler av konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering eller dersom styret eller Helse Sør-Øst RHF ikke godkjenner anskaffelsen Orientering til tilbyder kontaktperson(er) Spørsmål i tilknytning til denne konkurransen skal skje skriftlig (e-post eller brev) til oppdragsgiver: Medisinsk teknologisk virksomhetsområde Strategi og anskaffelse E-post: mtu-anbud@ous-hf.no Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli fortløpende og samtidig distribuert pr e-post til kontaktperson hos alle tilbyderne. Oppdragsgiver ber på denne bakgrunn om at tilbyderne så raskt som mulig etter mottak av dette konkurransegrunnlaget sender en e-post til oppdragsgivers kontaktperson som angitt over med opplysning om hvem som vil være kontaktperson hos tilbyder, samt e-post adresse som tilbyder vil at oppdragsgiver skal benytte for kommunikasjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, endringer og suppleringer i Konkurransegrunnlaget. 3 KVALIFISERING AV LEVERANDØRER LEVERANDØROPPLYSNINGER 3.1 Obligatoriske krav Det stilles krav til at skatte- og merverdiavgiftsattestene ikke innehar restanser, dette vil kunne medføre at leverandøren blir avvist fra konkurransen. Skatteattest for skatt (skjema RF-1244) og attest for innbetalt merverdiavgift. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises jf. FoA (1). Side 5 av 11

7 3.2 Øvrige kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav Økonomiske og tekniske minstekrav Kreditverdigheten som vil legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen vil være A Framleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Egnede bankerklæringer eller relevant ansvarsforsikring Erklæringer om foretakets totale omsetning, og dets omsetning i de tre siste regnskapsår for de tjenester/varer som forespørselen omhandler Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner For alle kontrakter: Beskrivelse av leverandørens tekniske personale eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlig for kvalitetskontrollen. For varekontrakter: Prøver, beskrivelser og/eller fotografier av varen som skal leveres Fremleggelse av sertifikater utstedt av godkjente offisielle organer eller organer for kvalitetskontroll. For varekontrakter som krever monterings- eller installasjonsarbeider skal leverandøren gi opplysninger om deres faglige dyktighet, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Side 6 av 11

8 For vare- og tjenestekontrakter: Liste over de viktigste leveransene eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring, samt en beskrivelse av leverandørens undersøkelses- og forskningsmuligheter Miljøkrav Alle statlige virksomheter plikter å innføre miljøledelse som en integrert del av organisasjonens styringssystemer jfr. I tillegg til dette legges de etiske krav i vedlegg 6 til grunn for konkurransen. 4 KOMMERSIELLE BETINGELSER 4.1 Priser og kostnader Prisene skal besvares i Vedlegg 5 Skjema for besvarelse av pris. Alle priser skal oppgis som netto tilbudspris eks. merverdiavgift i NOK. Prisene skal være basert på DDP INCOTERMS 2000 (dvs. fritt levert, ferdig installert og i gangkjørt på det enkelte sykehus), inklusive toll og alle avgifter. De tilbudte prisene skal være faste frem til vedståelsesfristen utløper. Forbehold knyttet til valutarisiko i denne perioden godtas ikke. Tilbud som inneholder slike forbehold kan bli avvist. 4.2 Opsjoner Service- og vedlikeholdsavtale for det tilbudte utstyret, skal inngå som opsjon i avtalen. En eventuell innløsing av denne opsjonen vil foretas av sykehuset innen garantiperiodens utløp. 4.3 Service- og vedlikeholdsavtaler Service Som vedlegg til tilbudet, skal det følge forslag til service- og vedlikeholdsavtale. Denne skal kunne løpe etter garantitidens utløp, dersom dette blir avtalt. Avtalen skal beskrive/omfatte bl. a.: Lokalisering og organisering av servicevirksomheten for det tilbudte utstyret Opplysning om og pris på spesialverktøy og eventuelle forbruksvarer som er nødvendig for vedlikehold Litteratur og programvare som gir full tilgang til service av utstyret skal oppgis og skal være en del av leveransen. Dette skal leveres ved leveransen av utstyret. Garantert tidsperiode for tilgang på reservedeler Opplysning om tilbyder har et vaktsystem for tilkalling utenom regulær arbeidstid Side 7 av 11

9 4.3.2 Vedlikeholdsavtale Den avtalen vi ønsker å få tilbud på er følgende: Alternativ 1: Totalavtale med årskostnader for forebyggende vedlikehold, akuttilkallinger inklusive deler, reiser og oppholdsutgifter og eventuelt applikasjonsoppfølging eller lignende. Det bes om forslag til samarbeidsavtale med foretaket (Medisinsk teknologisk virksomhetsområde), hva denne kan omfatte og prisreduksjon i vedlikeholdsavtale dersom slik avtale inngås. Forslag til samarbeidsavtale ønskes på alle nivåer. Uavhengig av serviceavtale ønskes følgende oppgitt: Tilkallingstid (responstid), oppgi antall timer (hverdager/andre dager, klokkeslett) Oppetidsgaranti i prosent (angi beregningsmåte). Årlige oppgraderingskostnader. Oppdateringskostnader skal være kostnadsfritt i produktets levetid Rabatt for flere års vedlikeholdsavtale Rammeavtale-/volumrabatt Timepris Timepris ved reise 4.4 Opplæring Brukeropplæring Tilbyder må i eget vedlegg levere forslag til brukeropplæring. 4.5 Garantibetingelser og prøveperiode Garantibestemmelser: se vedlagte kontraktsbestemmelser. Garantitiden er 2 år for alle tilbudte anskaffelser. Det skal gjennomføres prøvedrift i en periode på 3 måneder før overtakelse finner sted. 5 EVALUERING OG TILDELING 5.1 Tildelingskriterier og vekt Tildeling vil skje ut fra hvilket tilbud som etter en totalvurdering er det økonomisk mest fordelaktige. De kriterier som vil bli vektlagt i vurderingen er gjengitt i tabellen nedenfor. I tabellen er det opplyst om hvilken vekt de enkelte forhold vil bli tillagt. Ved evalueringen vil det bli benyttet en karakterskala fra 1-6 på følgende måte: Side 8 av 11

10 Karakter 1: Ikke tilfredsstillende Karakter 2: Tilfredsstillende med store anmerkninger/svakheter Karakter 3: Tilfredsstillende med mindre anmerkninger/svakheter Karakter 4: Tilfredsstillende Karakter 5: Tilfredsstillende med merverdi Karakter 6: Meget tilfredsstillende Karakter for pris blir utregnet og gitt i forhold til gjennomsnittspris. Tildeling av kontrakt vil i utgangspunktet skje til den Tilbyder som får høyest poengsum. For Tilbydere som kommer ut med lik eller ubetydelig forskjell i total poengsum vil det bli gjort en helhetsvurdering, da en slik forskjell kan være mindre enn presisjonsnivået i karaktersettingen. Kriterier Vekt Totalkostnad 30 Funksjonalitet/opplevd brukervennlighet 50 Leveringstid 15 Teknisk bistand 5 SUM Utdypning av enkelte av tildelingskriteriene Følgende momenter innenfor disse kriteriene vil bli tillagt vekt (listen er ikke uttømmende) Totalkostnad Innkjøpspris for utstyret som skal anskaffes Årlig kostnad for serviceavtale, totalavtale Driftskostnader Funksjonalitet/opplevd brukervennlighet Hvordan kravspesifikasjonen er oppfylt Ergonomi og brukervennlighet Faglig vurdering av tilbudet Erfaringer fra eventuell utprøving/innhenting av referanseinformasjon av utstyret mht kriteriet, eller fra befaring Leveringstid Det er viktig for Oslo universitetssykehus HF å kunne benytte utstyret raskt. Derfor vil leveringstid etter signert kontrakt tas med i evalueringen Teknisk bistand Fagmiljø Responstid Telefon-support Oppetid ved fullverdi service-avtale Side 9 av 11

11 6 LEVERING OG FAKTURERING Dersom annet ikke er bestemt kan det faktureres for 75 % av kontraktssum ved levering og 25 % ved overtakelse (etter godkjent prøveperiode). 7 KRAVSPESIFIKASJON Vi gjør oppmerksom på at de krav som er benevnt som skal-krav i kravspesifikasjonen, er krav som klargjør hvilket kvalitetsnivå kjøper ønsker at utstyret skal ha. Det betyr ikke at et tilbud automatisk blir avvist dersom ett enkelt skal-krav ikke er tilfredsstilt. Kjøper kan imidlertid avvise et tilbud dersom tilbudet etter kjøpers oppfatning avviker vesentlig fra ett eller flere skalkrav. 8 VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Standard kontraktsvilkår for anskaffelse av Medisinskteknisk og teknisk utstyr for Helse Sør-Øst Mal for leverandørens tilbudsbrev til oppdragsgiver Kontrollskjema for vedlegg Skjema for besvarelse av krav Skjema for besvarelse av pris Etiske krav Kontraktsvilkår Kontraktsmal Side 10 av 11