Finnmark fylkeskommune FFK Eiendom TILBUDSINNBYDELSE. Skolebruksplan videregående skoler i Finnmark fase 1. Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Finnmark fylkeskommune FFK Eiendom TILBUDSINNBYDELSE Skolebruksplan videregående skoler i Finnmark fase 1 Konkurransegrunnlag Juli 2010

2 1 OPPDRAGET FORMÅL ORGANISERING YTELSER KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET KONTRAKTSBESTEMMELSER KUNNGJØRING TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON DOKUMENTENES RANGREKKEFØLGE I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSEN ALMINNELIGE REGLER FOR KONKURRANSEN AKTUELLE REGLER ANSKAFFELSESPROSEDYRE ETIKK/INTEGRITET/SERIØST ARBEIDSLIV EVALUERING FORBUD MOT Å PÅTA SEG ANDRE OPPDRAG - HABILITET KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN TILBUDET TILBUDETS UTFORMING TILBUDETS LEVERING TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERINGSSTED TILBUDSSKJEMA FORBEHOLD RANGREKKEFØLGE VED MOTSTRIDENDE OPPLYSNINGER GITT I TILBUDET KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISNING PGA FORHOLD VED LEVERANDØR ELLER TILBUD UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLLEN. AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING Side 2 av 12

3 1 OPPDRAGET 1.1 Formål Finnmark fylkeskommune skal starte arbeidet med utarbeiding av skolebruksplan for samtlige videregående skoler i Finnmark, samt Pasvik folkehøgskole. Målsettingen med arbeidet i fase 1 er å harmonisere bygningsmasse til behov og krav med utgangspunkt i dagens skolestruktur. I en senere fase vil det være aktuelt å gå videre for å tilpasse bygningsmasse til fremtidig skolestruktur som skal behandles i Kompetanseutvalg og Fylkesting. I denne forbindelse innbyr Finnmark fylkeskommune til anbudskonkurranse for gjennomføring av fase 1 i skolebruksplan for de 8 videregående skoler i fylket, samt Pasvik Folkehøyskole. Oppdraget er nærmere beskrevet i punkt 1.3 og skal gjennomføres i perioden september 2010 til september Organisering Prosjektet vil bli organisert som et internt prosjekt i Finnmark fylkeskommune (FFK) med ekstern bistand fra konsulent i henhold til denne tilbudsforespørsel. Styringsgruppe Det vil bli oppnevnt en styringsgruppe som har ansvaret for at prosjektet gjennomføres i samsvar med gitte rammer, med vekt på faglig gjennomføring og framdrift. Styringsgruppa vil bestå av Fylkesrådmann, Eiendomssjef, Opplæringssjef og IT-sjef. Fylkesrådmannen er leder styringsgruppa og orienterer samarbeidsmøtet og HAMU. Opplæringssjefen orienterer Kompetanseutvalget. Prosjektgruppe Prosjektgruppa ledes av prosjektleder ved FFK Eiendom. Gruppa består ellers av representant fra Opplæring, SA og IT-avdeling. Lederen for konsulentens faggruppe inngår i prosjektgruppa som prosjektlederassistent og har ansvaret for det faglige arbeidet med skolebruksplanen. Øvrige fagpersonell fra konsulent rapporterer til og tiltrer prosjektgruppa etter behov. Prosjektgruppa får sine instrukser fra og rapporterer til styringsgruppa gjennom prosjektleder. Samarbeidet mellom prosjektgruppa og brukergruppene skal skje i brukermøter som prosjektleder innkaller til og leder. Referater skrives av konsulenten (prosjektlederassistent). Utover dette kan konsulent konferere med brukergruppene underveis i arbeidet, men ethvert forslag til endringer og justeringer av opplegget skal forelegges prosjektleder til godkjenning. Brukergrupper Det blir opprettet egne brukergrupper ved hver skole satt sammen av skoleledelsen samt representanter for ansatte og elever. Brukergruppas oppgave er, sammen med prosjektleder og konsulent, å kvalitetssikre registreringsarbeidet og de funksjoner som skal foregå i lokalene, samt å beskrive arealbehovet i forhold til skolestruktur. Side 3 av 12

4 1.3 Ytelser Generelt om oppdraget Følgende skoler i Finnmark inngår i oppdraget: - Alta vgs ( m2) - Hammerfest vgs ( m2) - Honningsvåg vgs (5 794 m2) - Lakselv vgs (3 212 m2) - Tana vgs (9 766 m2) - Vadsø vgs (7 500 m2) - Vardø vgs ( m2) - Kirkenes vgs ( m2) - Pasvik folkehøgskole (3 570 m2) Konsulentens ytelser skal dekke det samlede behov for gjennomføring av skolebruksplanens fase 1, i henhold til beskrivelsen nedenfor. Skolebruksplanen skal bestå av en generell del med prinsipper, krav og retningslinjer for teknisk og pedagogisk utforming av skolebygg. Denne delen blir lik for alle skolene. Den spesifikke delen av skolebruksplanen skal beskrive det enkelte skoleanlegg med anbefaling om tiltak på kort og lang sikt. Skolebruksplan fase 1 Del 1 arealbruksplan basert på dagens skolestruktur Del 2 samlet plan for tiltak Del 3 prioritering av tiltak Overordnede problemstillinger - Dagens skolestruktur og prognoser for elevtall. - Pedagogisk plattform - Tilfredsstiller eksisterende bygninger/arealer de krav til undervisning som fremkommer av skolestruktur og pedagogisk plattform o arealomfang undervisningsbygg o arealorganisering/utforming/utnyttelse/driftskostnader o kvalitet og HMS o effektivitet arealutnyttelse, drift, undervisning, etc - Hvilke behov for tiltak fremkommer av skolestruktur i forhold til eksisterende bygningsmasse Målsettinger - Fremskaffe plan for å harmonisere bygningsmasse til behov og krav o Omfang/mengde o Standard, kvalitet og utforming o Fleksibilitet og effektivisering - Utarbeide skissemessig tiltaksplan - Utarbeide handlingsplan Side 4 av 12

5 Framdrift - Arealbruksplan for samtlige skoler ferdig innen 1. februar Samlet plan for tiltak med tilhørende kostnadsestimat alle skoler ferdig innen 1. mai Forslag til prioritering av tiltak ferdig innen 1. september 2011 Møter: Brukergruppe All møtevirksomhet mellom prosjektleder/konsulent og brukergrupper skal foregå ved den enkelte skole. I utgangspunktet antas det at 2 møter per skole vil være aktuelt. Styringsgruppe Møter mellom Styringsgruppa og Prosjektgruppa avholdes normalt i Vadsø. Det legges opp til maksimalt 3 møter med styringsgruppa. Andre møter Møter mellom prosjektleder/konsulent og andre involverte avholdes etter behov i forbindelse med utførelse av oppdraget. Dette honoreres som tilleggsarbeid i henhold til tilbudsskjemaets pkt. 2. Programskisse for skolebruksplanens fase 1 Del 1 1. Analyse og identifisering av tiltak Følgende områder skal identifiseres og analyseres: - Tilpassing av arealer til aktuell undervisning - Tilpassing av fellesarealer og kantine - Tiltak for å øke arealenes fleksibilitet - Nøkkeltall for arealbruk og effektivitet - Effektivisering av arealbruk - Universell utforming og HMS - Utbedring av teknisk standard - Utbygging av IKT-nett 2. Kostnadskalkyler Det skal utarbeides en overordnet kostnadskalkyle basert på tiltak som har framkommet under pkt Høring Tiltaksrapport fra del 1 sendes ut på høring til berørte skoler, vertskommuner, tillitsvalgte, styret for folkehøgskolen og eventuelt andre involverte. Side 5 av 12

6 Del 2 1. Tiltaksbehov fremkommet i del 1 utredes og planlegges nærmere. 2. Det utarbeides spesifisert kostnadskalkyler for de enkelte tiltak. 3. Det utarbeides en samlet plan for tiltak med forslag til prioriteringer. 4. Tiltaksplanen sendes ut på høring. Del 3 Forslag til samlet plan med prioriteringer forelegges Finnmark fylkesting til endelig vedtak. Mangler ved tilbudsgrunnlaget Forhold som tilbyder mener er uklare eller mangler i anbudsgrunnlaget og som han mener bør være beskrevet for å kunne gi et komplett priset tilbud, må han uttrykkelig gjøre byggherren oppmerksom på i god tid før anbudsfristens utløp, slik at byggherren kan gjøre nødvendig avklaring overfor samtlige tilbydere, jfr. kap Det står ellers tilbyder fritt å foreslå et alternativt opplegg for gjennomføring av oppdraget basert på erfaringer fra tilsvarende oppdrag som er utført tidligere. Det presiseres at dette skal beskrives og prises som et alternativ til, og ikke i stedet for vår beskrivelse. Det forutsettes at tilbyder i alle henseender er kjent med og opptrer i overensstemmelse med Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). 1.4 Kontraktens omfang og varighet Tilbyderne kan ta utgangspunkt i en forventet oppstart primio 1. september 2010 og ferdigstillelse av arbeidet innen 1. september 2011 (jfr. framdriftsplan under pkt. 1.3.) Etter avtaleinngåelse skal prosjektleder og konsulent sette opp en mer detaljert fremdriftsplan i samråd med den enkelte skole. 1.5 Kontraktsbestemmelser Som generelle kontraktsbestemmelser gjelder NS Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag. Side 6 av 12

7 1.6 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN, og hele tilbudsgrunnlaget med vedlegg hentes ut fra basen av den enkelte tilbyder. 1.7 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Spørsmål som gjelder prosjektet, eller eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget som krever presiseringer/supplering, rettes enten skriftlig, pr. E-post elller faks til: Finnmark fylkeskommune v/prosjektleder Hjalmar Steinnes Fylkeshuset, 9815 Vadsø Telefaks , e-post hjalmar.steinnes@ffk.no Telefon , mobil I prosjektleders feriefravær (19.juli 8.august 2010) kan spørsmål også rettes til eiendomssjef Eirin Tapio, e-post eirin.tapio@ffk.no Telefon , mobil Vær oppmerksom på at byggherrens frist for korrigering av konkurransegrunnlaget er senest 7 dager før anbudsfristen. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, sender oppdragsgiver svar til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 1.8 Dokumentenes rangrekkefølge i forbindelse med anskaffelsen Alle dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med anskaffelsen er kvalitetssikret med tanke på å unngå uklarheter og motstridende opplysninger. Dersom det likevel oppstår tolkningstvil eller motstrid i opplysningene, gjelder kunngjøringen foran konkurransegrunnlaget for øvrig. Side 7 av 12

8 2 ALMINNELIGE REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Aktuelle regler Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren Forhandlet ett trinns. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte og kvalifiserte leverandører kan gi tilbud, og hvor oppdragsgiver kan inngå nærmere forhandling om oppdraget med en eller flere av tilbyderne. 2.3 Etikk/integritet/seriøst arbeidsliv Finnmark fylkeskommune har vedtatt et eget Manifest om seriøst arbeidsliv som skal være en rettesnor/krav til etisk standard hos leverandører av byggeprosjekter, varer og tjenester til fylkeskommunen, jfr. vedlegg 4. Manifestets prinsipper skal følges. 2.4 Evaluering Etter avsluttet oppdrag vil oppdragsgiver foreta en evaluering av kvaliteten av prosjekteringsgruppens ytelser gjennom hele prosessen. Som eksempel på type skjema som vil bli anvendt til slik evaluering vedlegges skjema Evaluering av rådgiver og tjenestekjøp, vedlegg nr Forbud mot å påta seg andre oppdrag - habilitet Konsulenten skal ikke påta seg oppgaver for andre oppdragsgivere i direkte eller indirekte tilknytning til dette prosjekt med mindre oppdragsgiver har gitt skriftlig samtykke til dette. Konsulenten plikter å opplyse oppdragsgiver når han blir oppmerksom på forhold som kan være i strid med habilitetsbestemmelsen. Mangel på slikt varsel kan medføre avtaleoppsigelse. 3 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN Kvalifikasjonskravene til leverandørene følger i sin helhet av kunngjøringen i DOFFIN. Gjelder alle aktørene i konsulentgruppen. Dokumentasjonen i forbindelse med kvalifikasjonskravene som er angitt i kunngjøringens kap. III.2. skal struktureres som nummererte vedlegg til tilbudet og holdes helt atskilt fra dette. Nummereringen skal være i kronologisk orden i forhold til nummereringen i kunngjøringen. Side 8 av 12

9 4 TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av person med rett til å signere for firmaet og ha firmaets stempel. Opplysninger og dokumentasjon som er etterspurt i pkt 6.1 Tildelingskriterier skal framkomme som en del av tilbudsbrevet eller som eget vedlegg til dette. Opplysninger/dokumentasjon vedrørende tildelingskriterier skal ikke under noen omstendighet blandes sammen med dokumentasjonen av kvalifikasjonskrav, jf kap Tilbudets levering Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket Tilbud skolebruksplan videregående skoler i Finnmark. Tilbudet leveres direkte/sendes med post til Finnmark fylkeskommune, jf adresse i pkt Tilbudsfrist Frist for mottak av tilbud er 17. august 2010 kl NB! Tilbud anses som rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbud oversendt elektronisk godkjennes ikke. Eventuell forsinkelse i postgang anses ikke som gyldig grunn for at tilbudet ikke er rettidig avgitt. 4.4 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra tilbudsfrist. 4.5 Innleveringssted Tilbudet leveres eller sendes til: Finnmark fylkeskommune FFK Eiendom v/hjalmar Steinnes Fylkeshuset, 9815 VADSØ 4.5 Tilbudsskjema Tilbudspriser skal gis i tilbudsskjemaet, vedlegg 1 Tilbudsskjema innleveres i utfylt stand, og skal være datert, undertegnet av person med rett til å signere for firmaet og ha firmaets stempel. Dersom leverandøren har behov for å spesifisere ut over det som framgår av tilbudsskjemaet, skal dette identifiseres og gis i tilbudsbrevet. Side 9 av 12

10 4.6 Forbehold Av følgende to alternativer skal det som gjelder for tilbudet framkomme entydig og ordrett av tilbudsbrevet: a) Tilbudet har ingen forbehold eller b) Tilbudet har følgende forbehold: (angivelse/utdyping av hvert forbehold). 4.7 Rangrekkefølge ved motstridende opplysninger gitt i tilbudet Ved motstrid har opplysninger gitt i tilbudsbrevet forrang i forhold til tilbudet for øvrig. 4.8 Komplett tilbud skal bestå av 1. Tilbudsbrev med tilbudssum og tydelig presisering av eventuelle forbehold. 2. Tilbudsskjema 3. Dokumentasjon vedr. tildelingskriteriene (kfr. pkt. 4.1). 4. Dokumentasjon av kvalifikasjoner, nummerert og atskilt fra tilbudet for øvrig. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Oppdragsgiver skal registrere og påføre tidspunkt for mottakelse av tilbud etter hvert som de kommer inn. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen finner sted umiddelbart etter tilbudsfristens utløp, og skjer i møte som ledes av oppdragsgiver eller hans representant. Minimum 2 av oppdragsgivers representanter vil være til stede ved åpningen. Det føres møteprotokoll hvor tilbyderens navn og tilbudssum blir innført. Kopi av tilbudsprotokollen sendes samtlige tilbydere etter at oppdragsgiver har kontrollert tilbudene for evt. uregelmessigheter. Tilbud som mottas etter at tilbudsfristen er utløpt vil bli returnert uåpnet. Jfr. bestemmelsen om tilbudsfristen under pkt Side 10 av 12

11 5.3 Avvisning pga forhold ved leverandør eller tilbud Oppdragsgiver håndterer avvisningsspørsmål i samsvar med aktuelle bestemmelser i FOA. 5.4 Utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud. Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. For øvrig vil avviste og forkastede tilbud ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Tildelingskriterier Kontrakt tildeles tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert ut fra følgende kriterier: 1. Personlig kompetanse (vekt 30 %). Evaluering av akademisk og faglig kompetanse for de personer som skal delta aktivt i prosjektet. Det vil bli vurdert og vektlagt hvor relevant kompetansen er i forhold til oppdragets problemstillinger. Som dokumentasjon framlegges CV og referanseprosjekter for hhv: a) ansvarlig saksbehandler b) ansvarlig for kvalitetskontrollen Hvis flere personer skal dele på en oppgave/funksjon i løpet av prosjektet, skal arbeidsfordelingen tydelig framgå. Evalueringen vil gjelde alle deltagere i gruppa. 2. Prosjektgjennomføring (vekt 30 %). Følgende forhold vil bli evaluert: a) Arbeidsform og organisering. Det skal redegjøres skriftlig for hovedtrekkene i konsulentens organisering og arbeid, som skal sikre en god prosess og hindre gråsoner mellom fagene. Tilbudet skal også redegjøre for den arbeidsprosess som forutsettes lagt til grunn mellom oppdragsgiver og konsulent. b) Kvalitetssikringsrutiner. Det skal redegjøres skriftlig for hvordan hvert fagområde skal kvalitetssikre egne arbeider, og hvordan de skal dokumentere utført kvalitetskontroll. I konsulentgruppa skal det også angis hvordan kvalitetssikring ivaretas mellom gruppas deltagere. c) Rutiner ved uforutsette hendelser. Det skal redegjøres skriftlig for hvordan hvert fagområde skal håndtere uforutsette hendelser som kan medføre kapasitetsproblemer (ved sykdom, oppsigelser, arbeidstopper mv.), som igjen kan true utførelsen av kontrakten. Side 11 av 12

12 d) Gjennomføring av oppdraget. Det skal redegjøres skriftlig for hvilken kunnskap og hvilke rutiner konsulenten legger til grunn for å sikre et faglig forsvarlig opplegg ved den enkelte skole og presentasjon for styringsgruppa.. e) Presentasjon av tilbudet. Da oppdraget forutsetter en arbeidsform og kommunikasjon som er systematisk, strukturert og presis, vil presentasjonen av tilbudet og evne til å følge instrukser (gitt i tilbudsgrunnlaget) bli vurdert. 3. Total tilbudspris (vekt 40 %). Vektingen vil bli gjennomført slik at laveste pris gir 40 poeng av 40 mulige og dobbel pris av dette gir 0 poeng. 6.2 Beslutning om kontraktstildeling Resultatet av konkurransen, og oppdragsgivers valg av leverandør, meddeles jfr. FOA Vadsø Hjalmar Steinnes Prosjektleder Vedlegg: 1. Tilbudsskjema 2. Evalueringsskjema 3. Fylkeskommunens manifest om seriøst arbeidsliv Side 12 av 12