MANDAL KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG EIENDOMSMEGLERTJENESTER

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG EIENDOMSMEGLERTJENESTER November

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN Oppdragsgiver Kontaktperson Konkurransen gjelder Omfang og eventuell deling av avtalen Avtalens varighet Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Krav til tilbudets utforming Informasjon om tilbyder Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Tilbudsåpning Avvisning Vedståelsesfrist Avvik fra konkurransegrunnlaget Presentasjon / avlaring Avlysning / forkastelse Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN Produktene... 9 Tilbyder skal gi pris på gjennomføring av salg av kommunale arealer og bygg/boliger. Eiendommene er delt inn i tre kategorier: Utdyping av tildelingskriterier Priser Eiendomsmeglers kvalifikasjoner Salgs- og serviceapparat SJEKKLISTE OVERSIKT OVER VEDLEGG

3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Mandal kommune, Bygg og eiendom heretter kalt oppdragsgiver. Informasjon om Mandal kommune finnes på Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Arne Wilhelmsen Telefon: e- post: arne.wilhelmsen@mandal.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av eiendomsmeglertjenester som i hovedsak består av: Bistand og salg av kommunale eiendommer. Mandal kommune forventer salg av næringsarealer, boligarealer og boliger i perioden opptil ca. kr 35 mill. Tilbudet bes spesifisert på meglerprovisjon, markedsføring og direkte utlegg. Mandal kommune ønsker også tilbud på honoraroppdrag, herunder utarbeide kontrakt og foreta oppgjør med nødvendig tinglysing. På denne delen av konkurransen ønskes fast pris med tillegg for ordinære utlegg. Se del 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen Omfang og eventuell deling av avtalen Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift: Varegruppe Beskrivelse Verdi i NOK (i perioden ) A salg næringsarealer Salg av kommunalt eide arealer 10 mill som er regulert til næringsformål B salg boligarealer Salg av kommunalt eide arealer 15 mill som er regulert til boligformål C salg boliger Salg av kommunale 10 mill bygg/boliger Totalt 35 mill Ovennevnte beløp medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at spesifiserte beløp er beheftet med betydelig usikkerhet, og er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. 3

4 Oppdragsgiver kan selv velge å gjennomføre salg i de tilfeller der dette er mest hensiktsmessig. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller flere leverandører. Det er mulig å innlevere tilbud på en eller flere av varegruppene. En ytterligere oppdeling aksepteres ikke. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes, er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen Avtalens varighet Kontrakten skal gjelde i to år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på år. Stipulert oppstartstidspunkt: Januar Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før denne skal tre i kraft Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse under terskelverdi, etter forskriftens del I og II.(mellom NOK eks. mva.) ihht. regelverket for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.17 Kvalifikasjonskrav Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN - database for offentlige anskaffelser 1.8. Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i en original og en komplett kopi inkl en digital kopi i lukket forsendelse merket: Tilbud til følgende adresse: MANDAL KOMMUNE Bygg og eiendom v/ Arne Wilhelmsen Postboks MANDAL Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til tirsdag 7. desember, kl 13.00, og skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok, slik at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. 4

5 For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.) Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 1 kopi. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD/minnepenn (hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk, og det skal være undertegnet. Tilbud utformet på andre språk, vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: Tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse Spørsmål og svar knyttet til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart Saksbehandling og innsynsrett Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer, vil ikke bli distribuert, utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen. 5

6 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra , vil anskaffelsesprotokollen og mottatte tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 3 måneder fra tilbudsfristen Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyderen skal i eget vedlegg (bruk vedlagte skjema) liste alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget, vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg Presentasjon / avlaring Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn tilbydere til presentasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter Avlysning / forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, for å få sitt tilbud vurdert. De etterspurte dokumentene skal leveres til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN: 6

7 Obligatoriske/ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter, som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (Mva-attest). (Skatteattest for merverdiavgift fås hos skattefogden i det fylket hvor leverandøren har sitt hovedkontor.) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Felles for begge attester: Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 4 HMS - egenerklæring Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Det kreves at tilbyder har tillatelse til å drive eiendomsmegling, og til enhver tid oppfyller bestemmelsene i Lov om eiendomsmegling med tilhørende forskrifter. Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige registre som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer) Bevilling / tillatelse til å drive eiendomsmegling. 7

8 Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har god soliditet Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kompetanse Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier vektet slik tabellen nedenfor viser: Tildelingskriterier Karakter Delvekt Sum Totalvekt Sum 1 Priser Meglerprov. /salg kommunale eiend. 70 Priser på honorararbeid 30 Sum Priser 40 2 Eiendomsmeglers kvalifikasjoner Salgs- og serviceapparat SUM 100 I tabellen er komponentene i tildelingskriteriene tillagt delvekter. Hver komponent gis karakter (0 10) som multipliseres med delvekten. Den sum som framkommer vil samlet telle mot en totalvekt for hvert tildelingskriterium. Beste leverandør gis karakteren 10 hvorav øvrige blir evaluert i forhold til beste leverandør. Leverandøren med høyest samlet poengsum får kontrakt. Evaluering gjøres for hver produktgruppe. Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene, framgår av beskrivelse i del 2. 8

9 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN 2.1. Produktene Tilbyder skal gi pris på gjennomføring av salg av kommunale arealer og bygg/boliger. Eiendommene er delt inn i tre kategorier: A Næringsarealer: Salg av kommunalt eide arealer som er regulert til næringsformål B Boligarealer: C Bygg / boliger: Salg av kommunalt eide arealer som er regulert til boligformål Salg av kommunale bygg/boliger Mandal kommune ønsker også tilbud på honoraroppdrag, herunder å utarbeide kontrakt og foreta oppgjør med nødvendig tinglysing Utdyping av tildelingskriterier Priser Tilbyder skal presentere de prisene som tilbys på en oversiktlig og enkel måte. Ved salg av eiendommer skal tilbyder presentere et par alternative fravikelige markedsføringspakker, en standard provisjonssats, samt en standard timepris/fastpris for å utarbeide salgsoppgaver. Øvrige kostnader som vil tilkomme i forbindelse med standard salgsoppdrag inntas på fritt grunnlag. Tilbyder skal for honoraroppdrag angi tilbud i form av fast pris med tillegg for utlegg. Tilbyder må oppgi priskonsekvens dersom avtalen deles, viser til pkt Eiendomsmeglers kvalifikasjoner Tilbyder skal presentere sin organisasjon, samt en oversikt over medarbeidernes faglige bakgrunn (CV), inkludert gjennomføring av tilsvarende oppdrag Salgs- og serviceapparat Tilbyder skal beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette vil bli organisert i forbindelse med en eventuell avtale. Tilbyderen må redegjøre nærmere for eventuell bruk av underleverandør. Ved valg av tilbyder forutsettes det at tilbyderen har kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov på en tilfredsstillende måte, og at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for avtaleleverandøren. Oppdragsgiver ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet. Lokal presentasjon av salgsobjekter (vindusutstillinger etc.) skal beskrives i tilbudet. 9

10 Statusmøter Vi ønsker å ha gode samarbeidsforhold med våre avtaleleverandører, og vil derfor legge opp til gjensidig informasjonsutveksling, ved blant annet å gjennomføre minimum et statusmøte i året. I tillegg til statusmøter, skal det avholdes møter med oppdragsgiver etter behov. Møtene skal avholdes i Mandal, og leverandøren må dekke egne kostnader ved møtene. 3. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder for å gjøre tilbudet mer oversiktlig, både for tilbyder og oppdragsgiver, og skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 2 eksemplarer av tilbudet (1 original og 1 kopi) Skjema for opplysninger om tilbyder Avviksskjema Kvalifikasjonskrav ref 1.18 Skatteattest MVA-attest Øvrige krav satt i pkt Tildelingskriterier ref 1.19 Produkter Priser Kvalifikasjoner Salg service Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som det er bedt om i konkurransegrunnlaget, slik at vi kan vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene bli avvist. 10

11 4. OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) 11

12 MANDAL KOMMUNE BYGG OG EIENDOM VEDLEGG 1 GENERELLE AVTALEVILKÅR FOR KJØP AV TJENESTER Vilkårene skal være basis for inngåelse av endelig avtale. Eventuelle forbehold til generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester må være tatt med skriftlig i avviksskjemaet som vedlegg til tilbudet. Med Kjøper menes den enkelte kommune/enhet/virksomhet som er oppdragsgiver overfor leverandøren. 1. ALMINNELIGE BESTEMMELSER Dersom avtaledokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1. Avtaledokument 2. Konkurransegrunnlaget 3. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 4. Eventuelle vedlegg i den rekkefølge de er opplistet 5. Tilbudet Generelt Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder Lov om kjøp av 13. mai 1988 Avvik/endringer Alle endringer/tilførsler til kontrakten må foreligge i skriftlig form undertegnet av begge parter for å være gyldig. Parter i avtalen Den juridiske kontraktspart er Mandal kommune. Partene skal til enhver tid holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og om de fullmakter disse har. Overdragelse av avtalen Ingen av partene kan overdra sine kontraktsforpliktelser uten samtykke av den annen part. Dette gjelder også dersom leverandør i kontraktsperioden endrer eierskaps- og eller organisasjonsstruktur. 2. LEVERANDØRENS PLIKTER - GENERELT Tjenesten skal utføres i samsvar med gjeldende lovregler og forskrifter. Leverandøren skal innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med tjenesten, og skal på kjøperens anmodning fremlegge dokumentasjon på at nødvendige tillatelser foreligger. Leverandøren skal ikke overlate vesentlige deler av tjenesten til underleverandører uten kjøperens skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke leverandøren for noen plikter etter kontrakten. Kjøperen skal ikke anses som arbeidsgiver for leverandørens personell, selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med kjøperen. Dersom kontrakten utpeker nøkkelpersonell hos leverandøren, skal utskifting av slikt personell godkjennes av kjøperen. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandøren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som opptrer på en klanderverdig måte, eller som er uegnet til å utføre tjenesten. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 1

13 MANDAL KOMMUNE BYGG OG EIENDOM Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Kjøperen har rett til å foreta, og leverandøren skal være behjelpelig med å gjennomføre, kvalitetsrevisjoner hos leverandøren og eventuelle underleverandører. Ved arbeid på kjøperens virksomhetssted skal leverandøren påse at tjenesten utføres innenfor rammen av de regler for sikkerhet og arbeidsforhold som gjelder på kjøperens virksomhetssted. Kjøperen skal gjøre leverandøren kjent med disse reglene. Når leverandøren anser tjenesten som utført, skal han varsle kjøperen skriftlig så snart som mulig. Innen rimelig tid etter slikt varsel er mottatt, skal kjøperen ved skriftlig melding enten akseptere utførelsen av tjenesten, eller erklære at tjenestens utførelse ikke er akseptert og årsaken til dette. 3. FREMDRIFT Forsinkelse Dersom leverandøren har grunn til å tro at tjenesten ikke kan gjennomføres i samsvar med fremdriftsplanen, skal han straks skriftlig varsle kjøperen. Varselet skal oppgi årsak til forsinkelsen, antatt innvirkning på fremdriftsplanen, samt forslag til tiltak for å begrense forsinkelsen. Leverandøren skal dekke egne kostnader som påløper for å begrense forsinkelsen, med mindre denne skyldes kjøperens forhold. Tap Leverandøren er ansvarlig for tap som kjøperen lider, og som kunne vært unngått dersom leverandøren hadde gitt kjøperen varsel i rett tid. 4. ENDRINGER, UTSETTELSE OG AVBESTILLING Endringer Innenfor det partene med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått, kan kjøperen kreve kvalitetsmessige og/eller kvantitetsmessige endringer i tjenesten samt endringer i fremdriftsplanen. For eiendomsmeglertjenester kan oppdragsgiver selv velge å gjennomføre salg i de tilfeller der dette er mest hensiktsmessig. Oppdager leverandøren behov for endringer, skal kjøperen varsles skriftlig om dette så snart som mulig. Endringer skal være godkjent av kjøperen ved skriftlig endringsordre før de iverksettes. Krever kjøperen endring, skal leverandøren uten ugrunnet opphold utarbeide en bekreftelse med beskrivelse av endringen, samt opplysninger om eventuell innvirkning på pris og fremdriftsplan. Leverandøren skal ikke påbegynne endringer før kjøperen skriftlig har tatt stilling til leverandørens bekreftelse. Vederlag for endringer skal være i samsvar med kontraktens opprinnelige prisnivå. Dersom endringer medfører besparelser for leverandøren, skal kjøperen godskrives dette. Er partene uenige om det beløp som skal tillegges eller fratrekkes avtalesummen som følge av endringer, skal leverandøren likevel iverksette endringen uten å avvente endelig løsning av tvisten. Utsettelse Kjøperen kan ved skriftlig varsel utsette hele eller deler av tjenesten. Etter slikt varsel skal leverandøren uten ugrunnet opphold meddele kjøperen hvilke virkninger utsettelsen kan få på gjennomføringen av tjenesten. Leverandøren skal gjenoppta tjenesten straks kjøperen varsler om dette. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 2

14 MANDAL KOMMUNE BYGG OG EIENDOM Dersom utsettelsen varer utover 90 dager, har leverandøren rett til å si opp avtalen ved skriftlig varsel til kjøperen. I utsettelsesperioden skal kjøperen kun dekke dokumenterte og nødvendige utgifter i forbindelse med demobilisering og mobilisering av personell. Avbestilling Kjøperen kan ved skriftlig varsel til leverandøren avbestille tjenesten helt eller delvis med umiddelbar virkning. Etter slik avbestilling skal kjøperen betale det beløp leverandøren har til gode for den del av tjenesten som er utført, samt dekke dokumenterte og nødvendige utgifter oppstått som en direkte følge av avbestillingen. 5. FAKTURERING OG BETALING Fakturering Alle fakturaer skal være påført kontraktsummer, bestillende enhet, bestillers navn og andre referanser som måtte være avtalt og skal klart angi hva beløpet gjelder. Kjøper skanner i dag alle inngående fakturaer. Det skal sendes en faktura pr. ordre. Alle fakturaer skal være i A4 format og lesbare for skanning. Kjøperen har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene. Gebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke, dersom det ikke er avtalt på forhånd. Kjøper skal ha innsynsrett i leverandørens kalkyler og regnskaper, for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes. Eventuell kontroll vil bli gjennomført av intern eller ekstern revisor. Kjøperen kan gjøre fradrag i mottatt faktura for forskuddsbetalinger, omtvistet eller utilstrekkelig dokumentert beløp. Leverandøren skal innen 90 dager etter at kjøperen har akseptert utførelsen av tjenesten sende sluttfaktura. Sluttfaktura skal dekke alle leverandørens krav under kontrakten. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen, kan ikke senere gjøres gjeldende. Prisendring Melding om prisøkning som skyldes andre forhold enn endringer i offentlige avgifter, skal dokumenteres og skje med 60 dagers varsling - med mindre annet er avtalt, og trer først i kraft når kjøperen har godkjent prisendringen. Dokumentasjon fra leverandørens underleverandører om årsak til prisendringer, skal vedlegges. Prisendringer i samsvar med endring i offentlige avgifter aksepteres. Melding om slike prisendringer skal skje til kjøperen så tidlig som mulig før ikrafttredelse av endring. Valutaforhold Eventuelle valutaendringer aksepteres dersom variasjonene er mer enn +/- 5 % i forhold til valutakursen fra kontraktsdato. Leverandør skal oppgi hvilken valuta og valutadato tilbudet er basert på. Det er kun den valutautsatte delen av prisen som skal justeres. Melding om endring skal skje med 60 dagers varsling, med mindre annet er avtalt i endelig kontrakt. Betaling Betalingsbetingelser er lik fri leveringsmåned + 30 dager. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Forskudd vil ikke bli utbetalt. Betaling innebærer ikke nødvendigvis godkjenning av leveransen. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 3

15 MANDAL KOMMUNE BYGG OG EIENDOM Dersom det er avtalt at leverandøren skal stille bankgaranti, plikter ikke kjøperen å foreta utbetalinger før han har mottatt slik garanti. Morarente ved forsinket betaling beregnes i henhold til morarenteloven - Lov om renter ved forsinket betaling m.m. og den til enhver tid gjeldende morarentesats fastsatt av Finansdepartementet. Renteberegning aksepteres ikke dersom for sen innbetaling fra kjøperen skyldes mangelfull leveranse eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel. følgebrev, faktura ete. fra leverandøren; eller kvalitetssvikt i leveransen. Dersom leverandør benytter seg av factoringavtale, skal dette opplyses i tilbudet. Leverandøren er forpliktet til å informere factoringselskapet om at de inngåtte betingelser er gjeldende. 6. AVTALEBRUDD Erstatning Med unntak av bestemmelsene om konvensjonalbot under pkt. Virkning av forsinkelse, er avtalens bestemmelser om erstatning begrenset til direkte tap med mindre leverandøren, eller noen han svarer for, har vist grov uaktsomhet eller forsett. Dersom det er utvist slik grov uaktsomhet eller forsett, er leverandøren også ansvarlig for indirekte tap den juridiske kontraktpart påføres som følge av et slikt forhold. Forsinkelse Leverandøren er ansvarlig for forsinkelse i henhold til neste avsnitt. Dersom leverandørens utførelse av tjenesten har slike mangler at kjøperens formål med tjenesten blir vesentlig forfeilet, likestilles dette med forsinkelse. Virkninger av forsinkelse Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfelle forsinkelse konvensjonalbot med 0,5 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til avtalen for hver kalenderdag leverandøren er forsinket. Samlet konvensjonalbot skal likevel ikke overstige 10 % av det totale vederlaget som skal betales i henhold til kontrakten. Skyldes forsinkelsen at leverandøren eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett, kan kjøperen, i stedet for konvensjonalbot, kreve erstatning for tap han lider som følge av forsinkelsen. Kjøperen kan heve avtalen dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt, eller forsinkelsen medfører vesentlig avtalebrudd. Mangler Dersom det foreligger en mangel ved utførelsen av tjenesten, er leverandøren ansvarlig for mangelen i henhold avsnitt om virkning av mangler. Kjøperen skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget, men ikke senere enn 24 måneder etter at kjøperen skriftlig har akseptert utførelsen av tjenesten. For utbedringsarbeider løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunkt utbedringsarbeidet ble fullført. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt avtaleoppfyllelse. Virkninger av mangler Dersom kjøperen reklamerer, skal leverandøren utbedre mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom kjøperen har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnad for kjøperen. Dersom leverandøren ikke innen rimelig tid foretar nødvendig utbedring av mangelen, er kjøperen berettiget til selv eller ved andre å foreta utbedring for leverandørens regning og risiko. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for kjøperen å avvente leverandørens utbedring. I slike tilfeller skal leverandøren underrettes før utbedring iverksettes. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 4

16 MANDAL KOMMUNE BYGG OG EIENDOM Dersom leverandøren ikke utbedrer mangelen innen rimelig tid, kan kjøperen kreve prisavslag. Kjøperen kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel. Kjøperen kan heve kontrakten dersom mangelen medfører vesentlig avtalebrudd. I slike tilfeller kan kjøperen motsette seg leverandørens tilbud om utbedring. Leverandøren skal holde kjøperen skadesløs dersom utførelsen eller resultatet av tjenesten innebærer inngrep i tredjemanns patentrettigheter eller andre immaterielle rettigheter, unntatt når dette er en nødvendig følge av kjøperens spesifikasjoner og leverandøren ikke visste eller burde ha visst at slikt inngrep forelå. Med unntak av bestemmelsene om konvensjonalbot, er avtalens bestemmelser om erstatning begrenset til direkte tap, med mindre leverandøren eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Dersom det er utvist slik grov uaktsomhet eller forsett, er leverandøren også ansvarlig for indirekte tap kjøperen påføres som følge av slikt forhold. Brudd på forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (gjelder for kontrakter over EØS terskelverdi) Dersom leverandøren ikke overholder bestemmelsene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter fastsatt ved kgl.res med hjemmel i lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11a har Kjøper rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdene er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. 7. OPPSIGELSE AV AVTALEN Avtalen har en gjensidig skriftlig oppsigelsestid på 3 måneder. Eventuell oppsigelse skal være saklig begrunnet. 8. FORCE MAJEURE Force majeure betyr en hendelse utenfor en parts kontroll som han ikke burde ha forutsett da avtalen ble inngått og som han heller ikke med rimelighet kan ventes å overvinne eller avverge virkningen av. Det foreligger ikke avtalebrudd i den utstrekning det godtgjøres at overholdelse av avtalen er blitt forhindret på grunn av force majeure. Hver av partene skal dekke sine omkostninger som skyldes force majeure. Den part som vil påberope seg force majeure, skal så snart som mulig gi den annen part varsel om force majeure situasjonen, dens årsak og antatte varighet. Hver av partene har rett til å si opp kontrakten dersom force majeure situasjonen varer, eller det er klart at den vil vare i mer enn 60 dager. 9. FORSIKRING Leverandøren skal for egen regning tegne og opprettholde en ansvarsforsikring tilpasset leverandørens virksomhet og tjenestens art. Leverandøren skal sørge for at hans forsikringsselskap frafaller retten til å gjøre regresskrav gjeldende mot kjøper. Videre skal leverandøren sørge for at kjøperen varsles av forsikringsselskapet minimum 30 dager før forsikring blir endret, sagt opp eller faller bort. Leverandøren skal på kjøperens anmodning utlevere forsikringssertifikat som dokumenterer at plikten er oppfylt. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 5

17 MANDAL KOMMUNE BYGG OG EIENDOM 10. RETTIGHETER TIL RESULTATER. OFFENTLIGHET Rettigheter til resultater Dersom ikke annet er avtalt, får kjøperen eksklusiv eiendomsrett til resultatene av tjenesten etter hvert som det utføres. Alle rapporter, tegninger, spesifikasjoner og lignende dokumenter samt dataprogrammer, som utarbeides i forbindelse med tjenesten, inngår som en del av tjenestens resultater. Leverandøren har rett til å bruke resultater av generell art i sin virksomhet. Offentlighet All informasjon som partene utveksler skal holdes unntatt offentlighet og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten skriftlig samtykke fra den annen part. En part kan likevel gjøre slik informasjon tilgjengelig for utenforstående, dersom den allerede var kjent for parten på det tidspunktet informasjonen ble mottatt, er eller blir alminnelig kjent på annen måte enn ved feil begått av en av partene, eller mottas fra andre på rettmessig måte uten pålegg om unntak fra offentlighet. Partene kan også overføre informasjon til utenforstående i den utstrekning dette er nødvendig for oppfyllelse av kontrakten, forutsatt at slik annen mottaker av informasjon pålegges en plikt til unntak fra offentlighet slik det framgår her. 11. REKLAME Leverandør må innhente forhåndsgodkjenning fra kjøperen dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten utover å oppgi leveransen som generell referanse. Kommunevåpenet kan ikke benyttes uten særskilt tillatelse. 12. RETTSVALG, TVISTER OG VERNETING Kontrakten er undergitt norsk rett. Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkningen av avtalen, skal tvisten først og fremst søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom forhandlingene ikke fører fram, skal tvisten avgjøres ved ordinær rettergang ved Tingretten i Kristiansand, med mindre partene blir enige om å endelig avgjøre den ved voldgift etter tvistemålsloven kap. 32. Voldgiftsretten skal i slike tilfeller bestå av tre medlemmer, hvorav hver av partene oppnevner ett medlem og disse i fellesskap det tredje. Blir ikke partene enige om valget, oppnevnes det tredje medlemmet av fylkesmannen i Vest-Agder. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester 6

18 VEDLEGG 2 TILBYDEROPPLYSNINGSSKJEMA Utfylt skjema vedlegges tilbudet Leverandør/tilbyders navn Organisasjonsnummer Postadresse Postnr. Telefonnr.: Poststed Telefaksnr.: Kontaktperson e-post Adresse Sted Dato / 20 Underskrift

19 VEDLEGG 3 AVVIKSSKJEMA Utfylt skjema vedlegges tilbudet Ingen avvik til konkurransegrunnlaget Avvik til konkurransegrunnlaget, vedr. detaljer se etterfølgende tabell Avvik nr. Avvik vedr. pkt. Avvikstekst Priskonsekvens Sted Dato / 20 Underskrift

20 VEDLEGG 4 EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET FIRMA ADRESSE Postnr/Poststed LAND (*) Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid for virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder Dato