Avtale. om forvaltning av. Opplysningsvesenets fonds eiendommer

Transkript

1 Vedlegg 4: Avtale om forvaltning av Opplysningsvesenets fonds eiendommer 1 Avtaleparter Denne avtale om forvaltning av Opplysningsvesenets fonds eiendommer er inngått mellom som hovedansvarlig for forvaltning av skog- og utmarkseiendommene til Opplysningsvesenets fond og Forvalter X, adresse Y, (Forvalter) som operativt ansvarlig for gjennomføring av de angitte forvaltningsoppgaver innenfor angitt forvaltningsdistrikt i perioden til Bakgrunn Bakgrunnen for denne avtalen er avtaleforholdet mellom og Opplysningsvesenets fond om forvaltning av fondets skog- og utmarkseiendommer. For gjennomføringen av de forpliktelser gjennom avtalen med Opplysningsvesenets fond har påtatt seg, har det vært forutsatt at knytter til seg et nettverk av forvaltere som underleverandører. Herværende avtale regulerer forholdet mellom og disse underleverandørene. I tillegg til dette dokumentet består avtalen av følgende usignerte avtaledokumenter som vil gjelde i avtaleforholdet mellom Opplysningsvesenets fond og : - Vedlegg A: Hovedkontrakt om rådgivning, forvaltning og drift av Opplysningsvesenets fonds eiendommer - Vedlegg B: Oppdraget - Vedlegg C: Fullmakter - Vedlegg D: Administrasjon - Vedlegg E: Kvalitet og kompetanse Opplysningsvesenets fonds ansatte vil forvalte fondets festekontrakter og oppgaver knyttet til tilsyn med eiendommene, ivaretakelse av grunneierinteresser, eiendoms- og driftsutvikling, mm. Fordelingen av oppgavene mellom og Opplysningsvesenets fond fremgår av tabellen under punkt 3.

2 Side 2 av 7 3 Forvaltningsoppgaver Forvaltningsoppgavene til nettverket vil bestå av følgende arbeidsområder (produkter) merket med : Produktgruppe Produkt Navn Hovedansvar Bi-ansvar Honorar A a 11b SKOG OG UTMARK Generell skogforvaltning Ressursregistrering Skogkultur Veger Avvirkning Virkesalg herunder tømmersalg og rotsalg Vedsalg Juletrær/pyntegrønt Storviltjakt Småviltjakt Fiske, laksefiske Annet fiske Hytteutleie Grus og mineraler Arkivering og bruk av s IT-systemer Fast årlig honorar kostnadene kostnadene** X kr/m3 Ved anbudsforespørsler i markedet, brutto tømmerverdi fratrukket fellingsavgift fratrukket fellingsavgift Se produkt 1 B TILSYN MED EIENDOMMENE / IVARETAKELSE AV GRUNNEIERS INTERESSER 15 Ivaretakelse av grunneiers interesser /Opplysning Se produkt 1

3 Side 3 av 7 Produktgruppe C Produkt Navn Hovedansvar Bi-ansvar Honorar Rettighetssikring Arealplanarbeid Andre kontrakter AVTALTE ENKELTOPPDRAG Avtalte enkeltoppdrag svesenets fond /Opplysning svesenets fond /Opplysning svesenets fond / Opplysningsvesenets fond * Alle reiseutgifter kommer i tillegg til timehonoraret. ** Arealplanarbeid hvor har hovedansvaret godtgjøres etter medgått tid med X kr/time + reiseutgifter. Når omsetningen er grunnlaget for honoraret, er omsetningen alltid fratrukket mva. Reiseutgifter til forvaltersamling dekkes av Opplysningsvesenets fond etter avtale. 4 Honorar Arbeidet godtgjøres i samsvar med utført aktivitet og i følge overstående tabell under punkt 3. Alle priser og satser er eksklusive merverdiavgift. Honorar utbetales etterskuddsvis per kvartal i samsvar med innrapportert aktivitet. Nærmere rutiner for dette vil bli gitt av. Stykkpriser og timepriser inflasjonsjusteres hvert år, første gang med utgangpunkt i KPI for oktober Bistand med opplysninger til eller til annen tjenesteleverandør er inkludert i honoraret av produkt 1. Kjøregodtgjørelse/møtegodtgjørelse er inkludert i satsene i tabellen ovenfor med unntak for honorar oppgitt i kroner per time. 5 Arbeidsfelt Forvalter skal for skog- og utmarkseiendommene i sitt distrikt (jf. punkt 9) ha ansvar for å: - Føre tilsyn med eiendommene og ivareta grunneiers interesser. - Følge opp lokale henvendelser knyttet til eiendommene. For mer generelle henvendelser eller forespørsler/innspill av prinsipiell karakter henvises til.

4 Side 4 av 7 - Følge opp eiendommene med hensyn til skogens utvikling og naturkalamiteter. - Følge med i plansituasjonen for de aktuelle eiendommene (kommuneplan/reguleringsplan). - Utarbeide kontrakter knyttet til lysløyper, mobilmaster mm. - Følge opp avtaler og muligheter for å utvikle grus- og mineralforekomster. - Bistå ved salg av arealer. - Foreslå/utarbeide nye drifts- og eiendomsutviklingsprosjekter på de aktuelle eiendommene - Bistå ved jordskiftesaker og ved krav om erstatning ved vern. - Forvalte skog og utmark i det aktuelle området. - Bidra i utarbeidelsen av årsbudsjett og årsplaner. Ansvaret for utarbeidelse av budsjett tilligger. - Gjennomføring av den operative eiendomsvirksomhet som naturlig følger av arbeidsoppgaven, og som ligger innenfor budsjett. - Sørge for at det er tilstrekkelig kvalifisert arbeidskraft tilgjengelig for de ulike oppgaver på eiendommene, eller at det er etablert kontakt med underleverandører/entreprenører for gjennomføring av de aktuelle oppgaver. Forvalter kan normalt fritt benytte leverandører av tjenester for gjennomføring av de avtalte oppgaver, men står selv ansvarlig for kvaliteten på det arbeid som utføres. og Opplysningsvesenets fond kan i enkelte tilfelle overstyre bruk av entreprenører, skogsarbeidere mv. når dette er til fondets beste. - Etter behov representere skogeier i ulike lokale utvalg som veistyrer, utmarkslag etc. der Opplysningsvesenets fond er en dominerende eller vesentlig eier eller deltaker. - Attestere fakturaer for oppgaver en selv har bestilt, eller er i stand til å vurdere. Fakturaene videresendes til for utbetaling. Ansvar for regnskapsføring ligger hos Clemens Skog. For nærmere beskrivelse av oppgavene, se vedlagte hovedavtale, tilleggsavtaler og retningslinjer mv. kan gi mer detaljerte beskrivelser av så vel arbeidsinnhold som faglige retningslinjer for arbeidenes prioritering og gjennomføring. Forvalter har frihet til å organisere arbeidet mest mulig rasjonelt, herunder til å samle arbeidsoppgavene til færrest mulig teiger for det enkelte år. Det er forvaltningen totalt sett som skal drives som en bærekraftig eiendom. Forvalter skal i tillegg delta på fellessamlinger som arrangeres for deltakere i det samlede nettverk. 6 Spesielt om avtalte enkeltoppdrag Behov for arbeidsoppgaver som er aktuelt å gjennomføre som avtalte enkeltoppdrag kan meldes eller foreslås av Forvalter, eller av. Oppgavene skal normalt forhåndsklareres med, hvor også honorarsats avtales. Avtalte enkeltoppdrag er oppgaver som er hensiktsmessig å gjennomføre for eiendomsdriften eller forvaltningen, og som ikke ligger inn under de øvrige arbeidsoppgaver som er priset særskilt. Eksempler på slike enkeltoppdrag kan være (ikke uttømmende): - Grensemerking. - Spesielt arbeid med ajourføring av gammel lite oppdatert skogbruksplan. - Oppfølging av utspill fra kommune eller annen utbygger om omdisponering av skogareal. - Utarbeiding av driftsplan for elgforvaltning. - Utarbeiding av generalplan for veibygging. - Vurdering av kjøp/salg av eiendommer.

5 Side 5 av 7 - Arbeid med avklaring av hjemmels- eller grensespørsmål. Både Forvalter, og Opplysningsvesenets fond kan komme med forslag til oppgaver som kan gjennomføres som spesielt avtalte enkeltoppdrag. 7 Konkurransekrav Når Forvalter foretar anskaffelser av varer og tjenester for utførelse av oppdrag etter til denne avtalen, skal Forvalter så langt det er mulig sørge for konkurranse om kontraktene. Forvalter plikter videre å gjennomføre anskaffelsene på en slik måte at resultatet av konkurransene gir Opplysningsvesenets fond og en best mulig kvalitet til best mulig pris. 8 Innsynsrett Opplysningsvesenets fond og har rett til innsyn i den dokumentasjonen som utgjør avtalene mellom Forvalter og dennes leverandører/entreprenører for utførelse av oppdrag i henhold til denne avtale, jf. punkt 7. 9 Forvaltningsdistrikt Forvaltningsdistriktene er definert i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget, «Areal- og forvaltningsoversikt mm. over Opplysningsvesenets fondseiendommer». Det er ansvar å fremskaffe en korrekt beskrivelse og kartgrunnlag for de eiendommer som inngår. 10 Kvalitetskrav Alt arbeid som gjennomføres skal utføres i samsvar med hva som oppfattes som økonomisk rasjonelt og kvalitetsmessig godt skogbruk, og i samsvar med de retningslinjer som er gitt av fondet for de enkelte arbeidsoppgaver. Arbeidene skal kvalitetssikres innenfor en ISO-struktur. utarbeider opplegg for kvalitetssikring. Der Forvalter ser mulighet for interessekonflikt mellom Opplysningsvesenets fond som grunneier, og Forvalteren selv, skal kontaktes, for vurdering av forholdet og eventuelt etablering av avbøtende tiltak. Alle henvendelser fra tredjeperson eller skal besvares eller på annen måte følges opp innenfor det som oppfattes som god forretningsskikk og rimelig reaksjonstid. 11 Lønns- og arbeidsvilkår Forvalter og dennes underleverandører plikter å gi sine ansatte lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av allmenngjort tariffavtale der slik finnes, eller gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

6 Side 6 av 7 Forvalter og dennes underleverandører må på forespørsel opplyse om hvilken landsomfattende tariffavtale de legger til grunn overfor sine ansatte, samt fremlegge et eksemplar av denne tariffavtalen ved kontroll. kan kreve at Forvalter dokumenterer hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte har. har rett til innsyn i relevante dokumenter, og har rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Forvalter plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører, og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Dersom Forvalter ikke oppfyller denne forpliktelsen, har rett til å pålegge dagmulkt på kr 1 000, inntil Forvalter har dokumentert at forholdet er brakt i orden. 12 Taushetsplikt Forvalter har taushetsplikt i forhold til all informasjon som kan ha økonomisk betydning for enkeltpersoner eller selskaper/organisasjoner som en får kjennskap til gjennom dette oppdraget. 13 Forvaltningsstruktur Denne avtale er en av flere tilsvarende avtaler inngått for å dekke hele Opplysningsvesenets fonds utbredelsesområde. Beskrivelse av det samlede nettverk med virksomhetsområder følge som bilag til denne avtale. På de samme arealer vil også Opplysningsvesenets fond ha arbeidsoppgaver knyttet til selve eiendomsforvaltningen. En nærmere beskrivelse er gitt i overstående tabell. For konkrete oppgaver vil det være aktuelt å samarbeide med Opplysningsvesenets fond. Overordnede strategiske oppgaver, politiske spørsmål, samt rene eiendomsrettslige og andre juridiske spørsmål vil bli ivaretatt av /Opplysningsvesenets fond selv. Det vil ligge til alle parter å samarbeide også direkte mot Opplysningsvesenets fond for denne type oppgaver når dette er aktuelt. Forvalter skal i sitt arbeid primært forholde seg til. Det vil i enkeltsaker være hensiktsmessig å samarbeide med andre aktører i nettverket fra henholdsvis og Opplysningsvesenets fond. Det påligger alle å bidra til et best mulig samarbeid der dette er rasjonelt. 14 Mislighold Denne avtale kan sies opp eller begrenses i omfang dersom vesentlige deler av avtalen misligholdes. Slik oppsigelse kan eventuelt gjennomføres uten økonomisk kompensasjon. Dersom får mistanke om mislighold eller på noen måte har merknader til innholdet i det arbeidet som utføres, skal Forvalter varsles umiddelbart for mulig oppretting.

7 Side 7 av 7 15 Varighet Denne avtale gjelder dersom ikke annen melding blir gitt fram til har opsjon på forlengelse av avtalen inntil ett år fra til Dersom Opplysningsvesenets fond skulle si opp avtalen med for utløpet av denne avtale, vil også denne avtale bortfalle med. Forvalterne vil bli varslet så snart informasjon om dette er kjent, senest 6 måneder før denne avtalen bortfaller. For øvrig har partene 1 års gjensidig oppsigelsestid innenfor avtaleperioden. 16 Ansvarsforsikring Forvalter erkjenner å ha tegnet en ansvarsforsikring som dekker et eventuelt erstatningsansvar opp til kr 5 millioner. Oslo, Forvalter For Vedlegg: Usignerte avtaledokumenter i avtaleforholdet mellom og Opplysningsvesenet fond: - Vedlegg A: Hovedkontrakt om rådgivning, forvaltning og drift av Opplysningsvesenets fonds eiendommer - Vedlegg B: Oppdraget - Vedlegg C: Fullmakter - Vedlegg D: Administrasjon - Vedlegg E: Kvalitet og kompetanse