KONTRAKTSVILKÅR FORVALTNINGSAVTALE

Transkript

1 KONTRAKTSVILKÅR FORVALTNINGSAVTALE mellom Bussanlegg AS, org. nr ( Bussanlegg ) og * +, org. nr. * + ( Forvalter ) 1. Partene i avtalen 1.1. Bussanlegg AS driver erverv, utvikling og forvaltning av eiendom. Selskapet eies i sin helhet av Kollektivtransportproduksjon AS, som igjen er heleid av Oslo kommune * + er *generell presentasjon av Tilbyder]. 2. Bakgrunnen for avtaleinngåelsen avtalens formål 2.1. Bussanlegg eier seks eiendommer beliggende i Bærum, Oslo, Oppegård og Enebakk. Eiendommene er utleid til Ruter AS, samt noen mindre leieforhold. Eiendommene benyttes i hovedsak til drift av bussvirksomhet, med kontorer, verksteder, vaskehaller, lagerlokaler og bussoppstillingsplasser. Ved denne avtale settes alle eieroppgaver knyttet til driften og forvaltningen av Eiendommene ut til Forvalter Forvalter har eiendomsforvaltning som sin kjernevirksomhet, og har tilstrekkelig kapasitet, erfaring og kompetanse til å overta ansvaret for alle de oppgaver som er beskrevet i denne avtalen med vedlegg. 3. Avtaledokumentene 3.1 Følgende dokumenter inngår i avtalen a. Nærværende avtaledokument b. Eventuelle referater og annet skriftlig materiale fra oppklarende drøftelser etter at tilbud ble inngitt og som er godkjent av begge parter c. Tilbudsinnbydelse og konkurransegrunnlag. d. Forvalters tilbud av e. Skriftlige opplysninger gitt av oppdragsgiver før tilbud ble inngitt 3.2. Ved motstrid gjelder dokumentene i angitt rekkefølge Forvalter bekrefter ved avtaleinngåelsen at de har akseptert konkurransegrunnlaget og gjort seg kjent med Eiendommene ved befaring og ved gjennomgang av vedleggene til avtalen, herunder at de er kjent med utvendige og innvendige fellesareal og alle felles tekniske anlegg som er plassert på Eiendommene. 1

2 4. Oppstart Partene er enige om at Forvalter, i forbindelse med oppstart av driftsoppgavene, skal: - foreta en forenklet teknisk gjennomgang og tilstandsanalyse av Eiendommene med tekniske anlegg, herunder gjennomgå all relevant dokumentasjon - registrere og vurdere de gjeldende driftsrutiner for Eiendommene, samt utarbeide forslag til forbedrende tiltak - etablere skriftlige rutiner for forvaltningen av Eiendommene - påse at Eiendommene er i lov- og forskriftsmessig stand, herunder særlig brann- og elforskrifter - opprette eiendoms- og saksarkiv Oppstartsperioden forutsettes å være gjennomført i løpet av 60 kalenderdager fra avtalens ikrafttredelse. Partene skal ved utløpet av perioden foreta en oppsummering og nedfelle denne i en felles protokoll. Hvis oppsummeringen fører frem til omforente justeringer eller tillegg med hensyn til de oppgaver som skal utføres etter denne avtalen, skal oppgavene beskrives i protokollen og signeres. Det som der fremkommer, vil da gjelde som en del av denne avtalen. Dersom Forvalter mener at det foreligger forhold som avviker fra konkurransegrunnlagets forutsetninger, og som kan påvirke gjennomføringen av denne avtalen, skal dette skriftlig varsles Bussanlegg umiddelbart og senest ved utløp av oppstartsperioden. 5. Honorarer 5.1. Fast honorar Partene har avtalt følgende faste honorarer: Eiendom Skui Furuveien Alnabru Klemetsrud Rosenholm Enebakk Sum Adm/øk. Forvaltning Teknisk forvaltning Eiendomsdrift Sum per mnd Sum per år Alle beløp er i NOK og eksklusiv mva. Faste honorarer skal ikke justeres med mindre det skjer vesentlige endringer av forutsetningene for honoraret, herunder endringer i Eiendommenes bygningsareal sammenholdt med bygningsmasse på Eiendommene ved avtalens oppstart. Ved endringer i 2

3 Eiendommenes samlede bygningsareal som kontrakten skal dekke, skal honoraret justeres forholdsmessig. Honoraret faktureres forskuddsvis pr. kvartal med forfall pr den 1. i hvert kvartal. Det faste honorar gjelder ikke oppgaver utført direkte for leietakere på Eiendommene. Honoraret omfatter heller ikke særskilte oppgaver som Forvalter påtar seg for Bussanlegg utover det som fremgår av avtalen Timepriser Det er avtalt følgende timepriser for regningsarbeider inklusive påslag til dekning av indirekte kostnader, risiko og fortjeneste, men eksklusive merverdiavgift:. Det faste honorar og timesatsene jf. pkt. 5.1 og 5.2 skal reguleres årlig. Reguleringen skal baseres på lønnsreguleringen for sammenlignbart personell innen LO/NHO-ordningen, første gang , og deretter hvert år med virkning fra 01.07, eventuelt med tilbakevirkende kraft hvis resultatet av lønnsforhandlingene blir klarlagt på et senere tidspunkt. 5.3 Krav til faktura Faktura sendes til Kollektivtransportproduksjon AS Postboks 2857 Tøyen N-0608 Oslo Fakturaen skal være merket med: Kontraktsnummer: <x Fakturamottaker: Peter Michael Steckmest Faktura for tjenester utover fast honorar, skal inneholde nødvendig dokumentasjon for Bussanleggs kontroll. 6. Vaktmestertjenester og prosjektoppgaver 6.1. Forvalter kan pålegges å utføre eller besørge utført vaktmestertjenester på Eiendommene. Med mindre annet er avtalt, honoreres vaktmestertjenester etter medgått tid jf. pkt. 5.2 regnet fra fremmøte på den enkelte av Eiendommene. Eventuelle påførte reisekostnader til og fra den enkelte av Eiendommene dekkes i henhold til statens satser for reisegodtgjørelse Forvalter kan pålegges andre oppgaver (prosjektoppgaver) som står i sammenheng med kontrakten. Med mindre annet er avtalt, honoreres prosjektoppgaver etter medgått tid i henhold til pkt Eventuelle reisekostnader dekkes i henhold til statens satser for reisegodtgjørelse Dersom Forvalter mener å ha krav på honorar eller kostnadsdekning utover det faste honoraret jf. pkt. 5.1 som følge av pålegg om vaktmestertjeneste eller prosjektoppgaver, må Forvalter varsle dette skriftlig til Bussanlegg. Dersom dette ikke varsles før tjenesten eller oppgaven påbegynnes, skal pålegget normalt anses å være omfattet av det faste honorar. 3

4 7. Lønns- og arbeidsvilkår Forvalter og hans underleverandører skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i henhold til kravene i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FOR NR 112. Forvalter skal sørge for at alle tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuell(e) underleverandør(er) ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av forvaltningsvirksomheten er ansvarlig for at denne bestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler Forvalter inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende krav som denne klausul. Dersom Forvalter ikke etterlever klausulen, har Bussanlegg rett til å holde tilbake deler av honoraret til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca 200 % av innsparingen for arbeidsgiver. Forvalter og hans underleverandører skal, på Bussanleggs oppfordring, kunne dokumentere lønns- arbeidsvilkårene til sine ansatte. Brudd på disse bestemmelsene anses for å være vesentlig mislighold. 8. Driftsutstyr, verktøy, maskiner, lisenser, dataanlegg m.m. Ved tjenestens oppstart utarbeides en liste som viser den enkelte Eiendoms driftsutstyr, verktøy, maskiner, dataanlegg, lisenser m.m. forbundet med driften av fellesareal og fellesanleggene. Listen vedlegges avtalen. Bussanlegg skal stå som eier av eiendelene og bekoste nødvendige utskiftninger, vedlikehold etc. Det samme gjelder forbruksmateriell som er nødvendig for gjennomføring av oppdraget på stedet. Skulle det oppstå behov for spesialverktøy for betjening av Bussanleggs Eiendommer, avklares dette mellom partene i forkant, herunder hvem som skal dekke kostnaden. 9. Informasjon og konfidensialitet 9.1 Partene skal fortløpende holde hverandre orientert om relevante endringer/forhold som måtte oppstå i avtaleperioden, slik at tjenesten kan utføres på best mulig måte og slik at grunnlaget for utfakturering og fordeling av felleskostnader til enhver tid vil være så korrekt som mulig. 9.2 Partene skal behandle all informasjon om hverandre med full konfidensialitet overfor alle som ikke har behov for informasjonen for å utføre pålagte oppgaver i henhold til denne kontrakten. Det samme gjelder informasjon Forvalter får kjennskap til om leietakere på Eiendommene. 10. Dokumentasjon 10.1 Alle tegninger og annen dokumentasjon som utarbeides i forbindelse med oppfyllelsen av denne avtalen skal utformes i henhold til Bussanleggs dokumentstandard, som forutsettes å være kjent for Forvalter ved signering av avtalen. 4

5 10.2 Alle tegninger og annen dokumentasjon som utarbeides i forbindelse med oppfyllelsen av denne avtalen er Bussanleggs eiendom, og skal kunne overleveres til Bussanlegg på forlangende. 11. Avtalens varighet m.v Denne avtale løper i 3 tre - år fra signering. Bussanlegg kan deretter kreve avtalen forlenget med 1 ett år. Krav om forlengelse av avtalen må være fremsatt senest 6 seks måneder før utløp av kontrakten Avtalen kan helt eller delvis sies opp ensidig av Bussanlegg med 3-tre- måneders skriftlig varsel. Oppsigelse innebærer at avtalen bortfaller for en eller flere av eiendommene. Andre reduksjoner i avtaleomfanget reguleres av pkt Bussanlegg står fritt til å overføre den avbestilte del av oppdraget til andre etter oppsigelse etter denne bestemmelsen. Dersom oppsigelsen ikke skyldes mislighold fra Forvalter sin side, har Forvalter krav på avtalt avbestillingsgebyr i henhold til følgende matrise: Eiendom Skui Furuveien Alnabru Klemetsrud Rosenholm Enebakk Sum Gebyret for den eller de eiendommer og for det år som avbestillingen får virkning fra, skal benyttes Innen avtalen eller del av avtalen opphører plikter Forvalter å tilbakelevere all dokumentasjon, materiell og annet som tilhører Bussanlegg for den del av avtalen som opphører. Dokumentasjonen som skal tilbakeleveres skal være ordnet systematisk, slik at det er enkelt for Bussanlegg å finne frem i den. Informasjon som finnes i elektronisk format skal overleveres elektronisk Ved opphør av avtalen, plikter Bussanlegg å oppfylle inngåtte serviceavtaler og øvrige langtidsavtaler, som for eksempel avtaler om strøm, leasing, serviceavtaler for tekniske anlegg m.m. I den utstrekning avtalene er inngått med Forvalter, plikter Forvalter å medvirke i nødvendig grad til at avtalene overføres på samme eller bedre vilkår til Bussanlegg eller den Bussanlegg utpeker. 12. Lovvalg, tvisteløsning 12.1 Denne avtale reguleres av norsk rett Med bakgrunn i at avtaleforholdet mellom partene er ment å være langsiktig, er de innstilt på å gjøre hva som er mulig for å løse minnelig de uenigheter som måtte oppstå som følge av 5

6 avtalen. Hvis det til tross for dette viser seg umulig å komme frem til en løsning, er partene enige om å løse tvisten ved voldgift i overensstemmelse med reglene i lov om voldgift av 2004 og de regler som er nedfelt nedenfor Enhver tvist mellom partene som ikke løses i minnelighet, skal avgjøres ved voldgift. Med mindre partene blir enige om rettens sammensetning, utpeker partene hvert sitt medlem som oppnevner i fellesskap voldgiftsrettens leder. Hvis tvistegjenstandens verdi er lavere enn NOK 1, 5 millioner ekskl. mva, skal voldgiftsretten settes kun med en dommer som utpekes av Sorenskriveren ved Oslo tingrett med mindre partene blir enige. Voldgiftsretten avgjør etter samråd med partene, hensiktsmessig behandlingsmåte. Herunder kan voldgiftsretten beslutte skriftlig eller muntlig saksbehandling samt fagkyndig bistand. Megling krever begge parters samtykke. 13. Kontaktpersoner 13.1 All kommunikasjon mellom partene om gjennomføringen av denne avtalen skal skje på norsk mellom følgende kontaktpersoner: Bussanlegg AS: Navn: Telefon: E-post: Postadresse: Forvalter: Navn: Telefon: E-post: Postadresse: 6

7 ---o0o--- Denne avtale er opprettet og underskrevet i 2 to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt eksemplar. Oslo, For Bussanlegg AS: For [Forvalter]: 7