KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV MOTORISERTE ARKIVREOLER

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV MOTORISERTE ARKIVREOLER 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Oppland fylkeskommune har i alt nesten 2000 ansatte, og består av sentraladministrasjonen med 14 ulike fagenheter, samt tannklinikker og videregående skoler. Fylket har et areal på km 2, og et innbyggertall på ca Fylkesarkivet i Oppland er fylkeskommunes fjernarkiv. Fylkesarkivet er også depotinstitusjon for kommunale arkiver samt arkivene etter Lillehammer Olympiske Organisasjonskomité. Oppland fylkeskommune (OFK) ønsker herved å invitere Dem til å gi tilbud på levering av MOTORISERTE ARKIVREOLER, i henhold til dette dokumentet og kunngjøring i Doffin/Ted. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: TORMOD HOLDBREKKEN tormod.holdbrekken@oppland.org Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson Anskaffelsens formål, omfang og kontraktstype Fylkesarkivet skal anskaffe motoriserte reoler til et lokale på ca. 24m x 25m. Takhøyde er ca. 7 m. Se vedlagt tegning. Arkivlokalet skal innredes med rullearkiver i ett plan på hele lokalet, men det skal tilrettelegges for senere montering og innredning av plan 2. Levering skal skje etter avtale, 4. kvartal Standard avtalevilkår for Oppland fylkeskommune (vedlagt) gjelder for denne anskaffelsen. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i vedlegg A, Kravspesifikasjon.

2 1.3. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil bli avholdt felles tilbudsbefaring/tilbudskonferanse den: Torsdag 10. mai kl Oppmøte: Fylkesarkivet Fakkelgården ved Storhove på Lillehammer, Vormstuguvegen 40 Utenfor inngang B. Utgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaring/tilbudskonferansen dekkes av den enkelte leverandør. Vi oppfordrer alle tilbydere til å delta på tilbudsbefaringen, da det ikke er anledning til å besiktige lokalet på annet tidspunkt. Det forutsettes at tilbyder kontrollmåler rommet Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er torsdag 14. juni kl Tilbudsfrist Tilbudsåpning vil skje torsdag 14. juni kl Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Uke 17 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 10. mai kl Frist for å levere tilbud 14. juni kl 12:00 Kontraktsinngåelse ca 15. august Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2

3 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØSterskelverdi) Tilbudets utforming Tilbudet skal: være merket: TILBUD MOTORISERTE REOLER oversendes i lukket forsendelse være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. være utformet på norsk. inneholde leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal ikke oversendes per . For sent innkomne tilbud og tilbud oversendt på vil bli avvist. kopi av tilbudet leveres også på en CD, DVD eller minnepinne Leveringsadresse: Postadresse Oppland fylkeskommune Postboks Lillehammer Besøksadresse Oppland fylkeskommune Kirkegata 76 Lillehammer Vi gjør oppmerksom på at tilbud skal leveres til Oppland fylkeskommunes sentraladministrasjon i Lillehammer sentrum, og ikke direkte til fylkesarkivet Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg (se pkt 2.3)Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3

4 2.5. Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke mulig å gi tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 1. OKTOBER KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget) (Valgfritt for varekjøp) 3.2. Leverandørens organisatoriske, juridiske, økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Det kreves referanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Oppdragsgiver vil innhente kredittrating opplysninger fra Soliditet CreditControl. Det skal opplyses om minimum 3 tilsvarende referanseprosjekter de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Listen skal inneholde informasjon om kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. Referansene må kunne kontaktes. 4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 4

5 4.2. Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildeling skjer på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Dokumentasjon Pris vekt 60 % Tilbudet evalueres på tilbudt totalpris for anskaffelsen samt kostnader til service og vedlikehold. Se vedlegg C Tilbudsskjema Plassutnyttelse vekt 30 % Tilbudet evalueres på antall hyllemeter tilbudt. Dette opplyses i vedlegg C Tilbudsskjema Service og vedlikehold vekt 10 % Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av tilbudt service. Som et minimum må følgende punkter være inkludert i beskrivelsen: Hvilke tjenester er inkludert i serviceavtalen Hvilke tjenester tilbys mot timebetaling Hvilke kontaktkanaler benyttes av tilbyder (tlf. e- post, web etc.) Garantitid på reoler Garantitid på andre produkter Beskrive tilgjengelighet på reservedeler Andre forhold som naturlig hører hjemme under service og vedlikehold. Med hilsen Tormod Holdbrekken Arkivar Vedlegg A: Vedlegg B: Vedlegg C: Vedlegg D: Vedlegg E: Kravspesifikasjon Standard avtalevilkår HMS-egenerklæringsskjema Prisskjema Tegninger 5

6 Vedlegg A - Kravspesifikasjon Kravspesifikasjon motoriserte reoler til Fylkesarkivet i Oppland Tilbyder skal tilby arkivreoler i henhold til kravspesifikasjon nedenfor. Generelt 1. Arkivlokalet skal innredes med elektrisk drevne mobile arkivreoler i ett plan i hele rommet. Det skal senere utvides til reoler i to plan med felles styringssystem, mesanin og heis. 2. Arkivlokalet som skal innredes ligger på bakkeplan / delvis over kulvert. Materiell under montasjeperioden må lagres i lokalet. 3. Rommet er ca. 24 m x 25 m. Takhøyde: ca 7 m. Det skal bygges et kontor og et ordningsrom på til sammen ca. 11 x 5 m i nordvestlige hjørnet av lokalet. Se vedlagt tegning. 4. Reoler skal monteres med en klaring mot yttervegger på 20 cm (pga ventilasjon). 5. Golvet er støpt i betong direkte på grunn og delvis over kulvert. 6. Arkivlokalet skal innredes med rullearkiver i ett plan på hele lokalet Tilbyder må tilpasse og legge til rette for senere montering og innredning av plan 2. som skal plasseres oppå vogner i plan Alle hensyn til senere utvidelse må tas med, slik at det ikke blir nødvendig med tilpasninger når reoler, mesanin og heis for plan 2 skal monteres Alt materiale må derfor være dimensjonert til å tåle vekten av en etasje til Elektriske motorer på vognene må være dimensjonert for å flytte reoler i to høyder samtidig. 7. Midtgang / korridor mellom reolradene skal være 2,5m, for å gi god plass til passering ved transport av arkivmateriale på pall 8. Arkivlokalet skal deles i to brannceller med en 10cm skillevegg og ståldører i begge plan. Tilbyder må gi innspill på plassering av vegg, dører og ventilasjonskanaler, slik at plasseringen blir fornuftig i forhold til blokkene på rullearkivet. 9. Over kontor og ordningsrom skal det bygges teknisk rom for klimaanlegg Tilbudet må derfor omfatte trapp og deler av (fremtidig) mesanin rundt inngangsdør til tekniske rom Gulv på mesanin skal i hovedsak være tett og skal tåle vekt av fullastet (12 pappesker) jekketralle med papir. Det skal være tilstrekkelig antall rister, for å oppnå god luftsirkulasjon og personalsikkerhet Mesanin skal monteres slik at den er klar for senere utvidelse Det skal være sikring med rekkverk i trapp og mesanin Tilbyder må gi innspill på plassering av dør til tekniske rom, slik at denne blir plassert i samme høyde som mesanin. 10. Tilbyder må planlegge for, og komme med forslag til plassering av fremtidig heis. 11. Rommet må kontrollmåles av tilbyder 12. Universell utforming: Alle arbeidsganger og betjeningsfunksjoner skal være tilpasset for rullestolbrukere. 6

7 Vedlegg A - Kravspesifikasjon Tjenester 1. Montering: Vi ønsker at reolene overleveres ferdig montert og testet. I tillegg skal arkivlokalet og reoler være ryddet og rengjort etter montering. Nødvendig strøm må hentes fra anvist el-tavle og skal monteres forsvarlig i henhold til regelverk. Strøm til reoler skal styres av lysbryter. 2. Opplæring: Nødvendig opplæring i betjening av reolene skal være inkludert i tilbudet. 3. Service- og vedlikeholdstjenester Tilbudet skal inkludere tilbud på service og vedlikeholdstjenester. Vi har følgende krav til responstid, hvor responstid defineres som tid fra henvendelse er mottatt hos leverandør til arbeidet er påbegynt: Krav til responstid er maksimum 2 virkedager. Reoler 1. Rommet skal fylles med elektrisk drevne, mobile reoler for lagring av arkivbokser og protokoller. Det kan også benyttes faste reoler for å utnytte plass som ikke nås med mobile reoler. 2. Reoler skal være i henhold til arkivforskriften 3. Gulv mellom skinner skal være støpt i betong. Tilbyder skal stå ansvarlig for arbeidet, og inkludere materiale og arbeide i pristilbudet. Betong må være behandlet slik at ikke smitter/støver og er enkelt å rengjøre med overflate som tåler kjøring med jekketralle/truck. 4. Gulvet skal dekke hele anleggets vogn- sokkellengde. Avstanden mellom golv og vogn skal være slik at det ikke utgjør noen klemfare for brukere eller materiell. 5. Det skal være skråterskler på betjeningsside for å forenkle tilgang med traller og lignende. Skråterskler skal også være montert på alle andre skarpe avslutninger slik at det ikke blir trinn ned fra golvet. 6. Skinner må monteres oppå eksisterende gulv. På grunn av noe usikkerhet i forhold til gulvets bæreevne skal det monteres ekstra skinner for å fordele vekt. 7. Belysning: Det skal være montert tilstrekkelig arbeidsbelysning i arbeidsganger mellom reolene, med tenning og slukking ved åpning/lukking av reoler. 8. Reolene skal produseres i stål med pulverlakkert overflate med homogen dekning i alle snittflater og hjørner. 9. Hylledimensjon ca 370x1000 mm (DxL). 10. Hvert fag skal ha en beskyttende hylle på toppen 11. Lysåpning mellom hyllene på minimum 325 mm. 12. Arbeidsganger mellom reoler skal minimum være 110 cm. 13. Hyllene skal ved last på 95 kilo pr hylle ha en maksimal nedbøyning på 5 mm på 1000 mm hylle. 14. Hyllene skal være regulerbare etter montasje og skal ha individuelt oppheng. 15. Gavlene skal være slette mot hylleplanene. Ingen fysisk åpning der arkivmateriale kan falle ned. 16. Reoler og hyller skal leveres uten skarpe kanter som kan skade arkivmaterialet eller brukere. 17. Det skal ikke være mulig å få foten i klem mellom nederste hylle og gulv 18. Det skal være minimum dobbel sikringsmekanisme for å hindre at noen kan komme i klem ved flytting av reoler. Dette kan for eksempel være automatisk stopp ved motstand, bevegelsessensor eller annet tilsvarende. 7

8 Vedlegg A - Kravspesifikasjon 19. Det skal være en mulighet for å flytte reolene manuelt i tilfelle strømbrudd eller feil på anlegget. 20. Reolene skal leveres med heldekkende dekorfronter på betjeningsside. 21. Reolene skal utstyres med A4 reoletikett. 22. Hver arbeidsgang skal være utrustet med minimum 1 stk uttrekkbar avlastningshylle. 23. Det skal være mulig å låse seksjoner eller reoler for tilgang fra uautoriserte personer med tilgang til rommet 24. Universell utforming: Alle arbeidsganger og betjeningsfunksjoner skal være tilpasset for rullestolbrukere. 8

9 Vedlegg B Standard avtalevilkår OPPLAND FYLKESKOMMUNE Standard avtalevilkår ved kjøp av varer og/eller tjenester INNHOLD 1. DEFINISJONER KUNDEN ANSVAR KOMMERSIELLE BETINGELSER BETALING OG FAKTURERING EIENDOMSRETT LEVERINGSBETINGELSER RETURRETT AV VARER LEVERINGSTIDER MONTERING/INSTALLASJON TJENESTELEVERANSER TAUSHETSPLIKT FORSINKELSER FEIL OG MANGLER MISLIGHOLD PRODUKTOPPLYSNING/SAMARBEID RETURORDNINGER FOR EMBALLASJE OG VARER... Feil! Bokmerke er ikke definert. 18. ETISK HANDEL/LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR STATISTIKK OPPSIGELSE DOKUMENTRANG ENDRINGER TRANSPORT AV AVTALEN REKLAME LOV OG TVISTER... 12

10 Vedlegg B Standard avtalevilkår DEFINISJONER Delivered Duty Paid (DDP) betyr at selger leverer varen til kjøper klarert for import, og ulosset fra det ankomne transportmiddel på det angitte bestemmelsessted. Selger bærer all risiko og alle kostnader forbundet med å bringe varen frem hertil, inkludert, hvor det er påkrevet, enhver toll (som innebærer ansvaret for og risikoen med å oppfylle alle tollbestemmelser og kostnader ved tollbehandlingen, samt alle tollavgifter, skatter og andre gebyrer) for import i ankomstlandet. Fakturadato er datoen faktura er utstedt. INCOTERMS er de til enhver tid gjeldende internasjonale leveringsbetingelser. Kontraktsparter er Kunde og Leverandør. Kunden er hele fylkeskommunens / kommunens virksomhet som juridisk person. Leverandør er den som leverer produkter etter denne kontrakt Produkt er fellesbetegnelse for vare og tjeneste Salgsdokument er i disse avtalevilkårene å forstå som faktura. Spesifiserte produkter er de produkter som er spesifisert i konkurransegrunnlaget og bedt om priser for. Andre produkter er ikke-spesifiserte produkter. 1 KUNDEN 1.1 Ved rammeavtaler skal alle kundens virksomheter benytte inngått avtale dersom ikke annet fremgår av konkurransedokumentene eller avtales særskilt. 1.2 Dersom Kunden i løpet av avtaleperioden skiller ut deler av driften til egne rettssubjekter (f eks aksjeselskap, stiftelse el) skal disse ha opsjon på innen rimelig tid å tilknytte seg inngått avtale på opprinnelige vilkår. Eventuell utskillelse vil kunne redusere leveransens omfang. 2 ANSVAR 2.1 Leverandøren er ansvarlig for at alle leveringer i henhold til denne avtale blir levert i overensstemmelse med avtalens vilkår. 2.2 Det kreves at tilbudte varer produseres iht. produsentlandets lov- og forskriftskrav. 2.3 De produkter som leveres Kunden skal til enhver tid være i overensstemmelse med norske lover og forskrifter. 2.4 Dersom Leverandøren engasjerer underleverandører til å utføre arbeidsoppgaver som følge av denne avtalen, er Leverandøren ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv sto for utførelsen.

11 3 KOMMERSIELLE BETINGELSER Vedlegg B- Standard avtalevilkår 3.1 Alle priser og kostnader skal være angitt i NOK. 3.2 Dersom ikke annet er avtalt, er prisen fast og eksklusive merverdiavgift. For varer skal prisen inkludere emballasje, toll og frakt, skatter og andre avgifter. For tjenester er fastpris, time- eller kostnadssatser ikke gjenstand for regulering med mindre annet er avtalt. Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, kan prisen endres tilsvarende etter fremleggelse av dokumentasjon. 3.3 Kunden betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for disse, er skriftlig godkjent av Kunden. 3.4 Hvis Leverandøren i avtaleperioden tilbyr markedet spesielle tilbud/kampanjer, hvor prisene i slike tilfeller er lavere enn de avtalte betingelser etter denne avtale, skal Kunden tilbys de samme betingelsene. 4 BETALING OG FAKTURERING 4.1 Forskudd vil ikke bli utbetalt, dersom ikke annet er avtalt. Det skal kun faktureres for levert kvantum. 4.2 Dersom ikke annet er avtalt er betalingsbetingelsen fri leveringsmåned pluss 30 dager. For å sikre rettidig betaling må Kunden ha mottatt leveransen, og ha faktura i hende senest fire dager etter fakturadato. Øvrige betingelser i fm fakturering avtales særskilt. All salgsdokumentasjon skal utstedes i henhold til den til enhver tid gjeldende Bokføringsforskrift. 4.3 Når det utstedes nytt salgsdokument til erstatning for allerede avsendt salgsdokument, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokument. Kreditnota skal alltid sendes Kunden. 4.4 Dersom forfalte beløp ikke betales rettidig, betales gjeldende morarente etter fremsatt krav i henhold til den til enhver til gjeldende lov om renter ved forsinket betaling. 3

12 4.5 Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Vedlegg B- Standard avtalevilkår 4.6 Fakturaer skal referere til virksomheten, leveringsadressen, navnet på den som har bestilt og eventuelt referansenummer gitt av Kunden. 4.7 Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra Kunden skyldes mangelfull eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura etc fra Leverandøren eller kvalitetssvikt i leveransen. Fakturagebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke, med mindre annet er avtalt på forhånd. 5 EIENDOMSRETT 5.1 Varer som leveres etter denne avtalen blir Kundens eiendom fra og med betalingstidspunktet. For finansieringsformer som leie og leasing er varen Leverandørens eller utleiers eiendom. 6 LEVERINGSBETINGELSER 6.1 Leverandøren forplikter seg til å emballere alle forsendelser på en sikker og forsvarlig måte. 6.2 Levering skal anses å ha skjedd når varen er mottatt på avtalt sted. Leveringsbetingelsene er: Fritt levert den enkelte virksomhet på anvist sted, jf DDP i henhold til de til enhver tid gjeldende INCOTERMS bestemmelser. Leverandøren er ansvarlig for fjerning av emballasje og montering av varen hvis ikke annet er avtalt. 6.3 Nødvendige instruksjoner for drift og vedlikehold, og annen dokumentasjon som måtte være avtalt eller lovpålagt, skal følge varen ved levering. Dokumentasjonen skal være skrevet på norsk hvis ikke annet er avtalt. 6.4 Kunden er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottak å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen ved slik kontroll ikke er i samsvar med bestillingen, har Kunden rett til å avvise varen. Kunden skal gi Leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. I slike tilfeller anses levering for ikke skjedd. Dersom leveransen ikke avvises, får reglene i punkt 14 anvendelse overfor den mangelfulle del av leveransen. 4

13 6.5 Følgeseddel skal følge med hver forsendelse. Følgeseddel skal minimum inneholde: Leverandørens navn og adresse Leverte varer og antall, samt antall kolli Kundens navn og eventuelt bestillingsnummer Kundens vareadresse Dokumentene skal være skrevet på norsk dersom ikke annet er avtalt. Vedlegg B- Standard avtalevilkår 7 RETURRETT AV VARER 7.1 Kunden har rett til å returnere ubrukte varer for kredit, forutsatt at de er i originalemballasje og for øvrig i fullgod stand og salgbare. Retur må skje innen 30 dager fra levering. Returen krediteres med den pris som ble betalt for varen. Kunden skal gi Leverandøren skriftlig beskjed før retur finner sted. Kunden skal i slike tilfeller betale returkostnader. Ved retur som skyldes feil og mangler, jf. punkt 14, belastes returkostnadene Leverandøren. 8 LEVERINGSTIDER 8.1 Leveringstid og leveringsfrekvens avtales nærmere mellom Leverandør og Kunde. Eventuell restlevering skal finne sted senest én uke etter hovedlevering, dersom ikke annet er avtalt. Tidspunkt for restlevering skal gis ved ordrebekreftelse. 8.2 Dersom Leverandøren ikke greier å overholde avtalt leveringstid, skal Kunden uten opphold bli varslet skriftlig. 8.3 Dersom Kunden ikke kan motta det bestilte produktet til avtalt tid, skal Kunden umiddelbart underrette Leverandøren skriftlig med beskjed om hvordan Leverandøren skal forholde seg. Kunden betaler de bestilte produktene slik opprinnelig forutsatt og dekker for øvrig de merkostnader Leverandøren måtte ha som følge av slik forsinkelse. 8.4 Leverandøren er forpliktet til å levere de produkter som avtalen gjelder innenfor den avtalte leveringstid, jf punkt 9.1. Ved produktknapphet skal Leverandøren gi Kunden høyeste prioritet, og dette skal kunne dokumenteres. Må produktene anskaffes fra annet sted, kan den kontraktsfestede Leverandør bli gjort økonomisk ansvarlig. Leverandøren kan henvise til annen leverandør hvor den enkelte virksomhet skal plassere ordren, inntil den valgte Leverandør igjen er leveringsdyktig. Avtalte betingelser vil da gjelde. 5

14 Vedlegg B- Standard avtalevilkår 8.5 Der hvor annet ikke er fastsatt gjelder misligholdsreglene (forsinkelser, mangler og ansvar) i lov om kjøp av MONTERING/INSTALLASJON 9.1 For monteringsarbeider som inngår i leveransen gjelder bestemmelsene i punktene 10.2 til Leverandøren skal i god tid før montering/installasjon finner sted, framlegge en plan for alle ytelser som Kunden skal stå for ifølge avtalen. 9.3 Dersom montering/installasjon utføres etter en fast avtalt pris, omfatter denne alle utgifter og ytelser som ikke er spesielt unntatt i bestillingen, samt idriftsettelse og prøvedrift hvor dette må anses forutsatt. 9.4 Monteringsarbeidet skal utføres innenfor rammen av de forskrifter, arbeidsordninger, arbeidsreglement og sikkerhets- og kontrollbestemmelser som gjelder på arbeidsstedet. 9.5 Under og i forbindelse med monteringsarbeid, skal Leverandør besørge nødvendig og tilstrekkelig forsikringsdekning for arbeid og materiell frem til overtakelsestidspunktet, samt ha ansvar for skade som påføres Kunden eller Kundens samarbeidspartnere eller annen persons liv, helse eller eiendom, frem til overtakelsestidspunktet, i den grad dette ikke dekkes av Kundens egne forsikringer. 10 TJENESTELEVERANSER 10.1 Leverandøren skal i tilbudet ha definert alle ytelser som skal være Kundens ansvar. 11 TAUSHETSPLIKT 11.1 Leverandøren skal behandle alle opplysningene han får kjennskap til under gjennomføring av oppdraget for kunden som konfidensielle. 6

15 12 FORSINKELSER Vedlegg B- Standard avtalevilkår 12.1 Ved forsinkelser i forhold til avtalefestede leveringsfrister, som ikke skyldes force majeure eller andre forhold godkjent av Kunden, vil Kunden kreve konvensjonalbot. Kundens krav om konvensjonalbot vil bli gjort gjeldende uten noen dokumentasjon av økonomisk tap eller skade. Kunden kan kreve dekket ytterligere dokumenterte økonomiske tap utover avtalt konvensjonalbot etter vanlige erstatningsrettslige regler Konvensjonalbotens størrelse beregnes til 0,5 % pr. virkedag av verdien av den del av leveransen som påvirkes av forsinkelsen, så lenge forsinkelsen vedvarer. Konvensjonalboten skal alltid utgjøre minimum NOK 1000,- pr virkedag inntil levering finner sted. Konvensjonalbotens størrelse begrenses likevel oppad til 20 % av totalverdien av leveransen Manglende levering eller forsinkelse fra underleverandør, som ikke skyldes force majeure eller forhold godkjent av Kunden, fritar eller begrenser ikke Leverandørens ansvar Eventuell force majeure skal dokumenteres av Leverandøren. Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. 13 FEIL OG MANGLER 13.1 Produktet skal være etter den standard og kvalitet som beskrevet i konkurransegrunnlaget og i tilbudet fra Leverandør. Varer skal være merket iht. norsk lov. Det regnes som mangel dersom produktet ikke holder den kvalitet eller standard som er avtalt Hvis en leveranse, eller del av leveransen, ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Kunden avvise leveransen eller deler av den. Kundens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke Leverandøren for de forpliktelser Leverandøren har påtatt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra Kundens side, utover undersøkelsesplikten iht. kjøpsloven, medfører ingen reduksjon av hans rettigheter I tilfeller av feillevering som skyldes forhold Leverandøren har ansvaret for i henhold til avtalen, plikter Leverandøren å levere Kunden den bestilte varen uten ekstra kostnad. 7

16 Vedlegg B- Standard avtalevilkår 13.4 Dersom ikke annet er avtalt, påtar Leverandøren seg i de første 12 måneder etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved produkter som leveransen omfatter. Nevnte garantitid skal likevel ikke være kortere enn det som vanligvis gjelder for produktet. Leverandøren skal i denne garantitid snarest mulig og for egen regning, bytte ut defekte deler eller reparere materiellet, slik at de leverte produkter er uten feil og mangler av noe slag. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normal slitasje For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til punkt 14.4, påtar Leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiellet, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftningen er foretatt Kunden taper sin rett til å gjøre mangler gjeldende dersom han innen rimelig tid etter at han oppdaget eller burde ha oppdaget dem, ikke gir Leverandøren melding som angir hva slags mangler det gjelder. Reklamerer ikke kunden innen to år etter den dag han overtok produktet, kan han ikke senere gjøre mangler gjeldende. Dette gjelder ikke hvis Leverandøren ved garanti eller annen avtale har påtatt seg ansvar for mangler ved produktet i lengre tid. 14 MISLIGHOLD 14.1 Ved vesentlig mislighold av avtalen kan denne heves av begge parter med øyeblikkelig virkning. Som vesentlig mislighold regnes blant annet: Leverandørens produkter og servicetilbud er av en vesentlig dårligere kvalitet /ytelse /funksjonalitet enn forutsatt i konkurransegrunnlaget At leverandør ikke kan levere til alle kundens virksomheter som er omfattet av avtalen At Kunden ikke benytter avtalen som forutsatt, men kjøper fra andre leverandører 14.2 Gjentatt mislighold fra partenes side kan betraktes som vesentlig mislighold og gir partene rett til heving av kontrakten uten kostnader. Som mislighold regnes blant annet: Betalingsforsinkelser Leveringsforsinkelser Leverandøren fakturerer til høyere priser enn avtalt Feil og mangler ved avtaleprodukter Service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene 14.3 Dersom det foreligger mangel ved produktet, kan Kunden enten kreve mangelen avhjulpet (retting eller omlevering) for Leverandørens regning og risiko, eller kreve prisavslag. 8

17 Vedlegg B- Standard avtalevilkår Dersom Leverandøren ikke innen rimelig tid foretar det nødvendige for å avhjelpe mangelen eller gir prisavslag, har Kunden rett til å heve kjøpet I tillegg til heving eller prisavslag, kan Kunden kreve erstatning etter vanlig erstatningsrettslig regler. 15 PRODUKTOPPLYSNING/SAMARBEID 15.1 Når avtalen er inngått skal Leverandøren etter avtale ta kontakt med Kundens virksomheter som omfattes, for å gi nødvendige produktopplysninger og informasjon om leveringsforhold Leverandøren skal i nødvendig grad gi brukeropplæring på egnet sted for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostnader for Kunden Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter i avtaleperioden, også fra andre leverandører dersom dette anses nødvendig. Eventuell utprøving koordineres av avtaleansvarlig hos Kunden Leverandøren skal sammen med kunden avholde oppfølgingsmøter. Frekvens avtales nærmere mellom partene. 16 MILJØKRAV 16.1 RERURORDNINGER Varer: Det eksisterer en rekke produsentansvarsordninger for utrangerte varer. Leverandøren plikter å være medlem av de ordningene som benyttes for de vareslag som inngår i denne avtalen eller leverandøren plikter å framlegge dokumentasjon som viser at Leverandøren har et eget system for innsamling og sluttbehandling av de relevante vareslag. Det forutsettes at et eventuelt eget system ikke innebærer noen merkostnader for Kunden. 17 ETISK HANDEL/LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR 17.1 For tjenestekontrakter og tjenestedelen av varekontrakter som foregår i Norge, kreves i tråd med ILO-konvensjon nr. 94, norske lønns- og arbeidsvilkår for alle oppdrag til kunden. Leverandøren skal sørge for at tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler. 9

18 Vedlegg B- Standard avtalevilkår Med lønns- og arbeidsvilkår mener vi bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om de ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Alle avtaler Leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser Varekontrakter: Det kreves at tilbudte varer er produsert/produseres, iht. ILOs kjernekonvensjoner, uansett hvor i verden produksjonen foregår og at leverandøren garanterer for dette: 1) Forbud mot barnearbeid Konvensjon nr. 138 om minstealder for adgang til sysselsetting Konvensjon nr. 182 om forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid 2) Organisasjonsfrihet Konvensjon nr. 87 om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten Konvensjon nr. 98 om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger 3) Forbud mot diskriminering Konvensjon nr. 100 om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid av lik verdi Konvensjon nr. 111 om diskriminering i sysselsetting og yrke 4) Forbud mot tvangsarbeid Konvensjon nr. 29 om tvangsarbeid Konvensjon nr. 105 om avskaffelse av tvangsarbeid Dette kravet gjelder produsentens egen produksjon og for underleverandører ett ledd bakover i verdikjeden. Leverandøren skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om de ansattes lønns- og arbeidsvilkår Dersom Leverandøren ikke etterlever pliktene i punktene 18.1 og 18.2, er dette å anse som vesentlig mislighold, jf punkt STATISTIKK 18.1 Leverandøren skal, uten omkostninger for kunden; levere statistikk pr år og for hele avtaleperioden senest 1 måned etter periodens utløp. Statistikk skal leveres både på virksomhetsnivå og avdelingsnivå. På forespørsel skal leverandøren levere statistikk per halvår. Statistikken skal inneholde opplysninger om: Type produkter og modeller 10

19 Levert mengde pr produkt og totalt Forbruk i kroner pr produkt og totalt Eventuelle andre opplysninger pr enhet. Vedlegg B- Standard avtalevilkår Statistikken skal være utarbeidet i elektronisk form, i Excel-format hvis ikke annet er avtalt. 19 OPPSIGELSE 19.1 Ved vesentlig endrede forutsetninger underveis i avtaleperioden, kan både Kunden og Leverandøren si opp avtalen med 6 måneders skriftlig varsel. Forut for en slik oppsigelse skal partene søke dialog UTLØSNING AV OPSJON Dersom kunden ikke varsler om uttak av opsjon senest 1 mnd. før utløp av ordinær avtaleperiode, vil avtalen automatisk bli prolongert for neste opsjonsperiode. 20 DOKUMENTRANG 20.1 Dersom kontraktdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Spesielle avtalevilkår Konkurransegrunnlag med vedlegg Standard avtalevilkår Tilbud fra leverandør 21 ENDRINGER 21.1 Forhold som partene ikke var klar over på tidspunktet for avtaleinngåelse, kan gi rett til endringer eller tillegg til avtalen. Endringer eller tillegg skal være skriftlig. 22 TRANSPORT AV AVTALEN 22.1 Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter og plikter i denne avtalen til en tredjepart uten den andre parts skriftlige godkjenning. 11

20 23 REKLAME Vedlegg B- Standard avtalevilkår 23.1 Leverandøren eller Kunden skal ikke bruke noe av innholdet i denne avtalen i reklameøyemed, uten at dette er avtalt særskilt. 24 LOV OG TVISTER 24.1 Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i forbindelse med avtalen, skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten avgjøres for de ordinære domstoler ved Kundens verneting. Alternativt kan voldgift benyttes etter særskilt avtale mellom partene Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder den til enhver tid gjeldende kjøpslovgivning. 12

21 Vedlegg C HMS egenerklæringsskjema HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.